BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Perencanaan Perencanaan
adalah
suatu
proses
analisis
yang
sistematis
dan
komprehensif untuk menghasilkan suatu gambaran tindakan-tindakan terpadu yang harus dilakukan untuk meningkatkan masa depan serta kekuatan bersaing dari perusahaan (Ward, 2002, p69). Perencanaan adalah proses mengidentifikasikan tujuan serta strategi yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungan bisnis (McLeod, 2007, p40). Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah proses analisis yang mengidentifikasi tujuan dan strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kekuatan daya saing perusahaan dimasa depan.
2.2 Strategi Strategi berasal dari bahasa Yunani, yaitu stratēgos, yang memiliki arti komandan militer dan digunakan pada zaman demokrasi Athena. Pada awal mulanya, kata ini dipergunakan untuk kepentingan militer namun pada perkembangannya kata ini banyak digunakan dalam berbagai bidang ,seperti strategi ekonomi. Menurut Barry (1986) dalam buku “Strategic Planning workbook for Nonprofit Organization”, “Strategy is a plan of what an organization intends to be in future an how it will get there”, dimana pengertiannya adalah suatu strategi 5
6
merupakan suatu rencana tentang apa yang akan ingin dicapai atau hendak diraih suatu prganisasi dikemudian hari dan bagaimana cara mencapai keadaan yang diinginkan tersebut. Sedangkan menurut Fred Nickols (2006), secara umum strategi mengacu pada suatu cara yang digunakan untuk mencapai tujuan. Secara keseluruhan, strategi memiliki hubungan antara tujuan dan sarana yang digunakan yaitu hasil yang dicari dan sumber daya yang dimiliki. Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan yang jelas dan ingin dicapai. Dengan adanya strategi, perusahaan diharapkan dapat mengetahui dengan baik langkah – langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
2.3 Manfaat Strategi Tanpa perlu kita melihat apapun yang menjadi suatu latar belakangnya, baik dikarenakan karena permasalahan maupun keinginan organisasi tetap perlu memiliki suatu strategi, dimana strategi itu sendiri mempunyai beberapa manfaat bagi organisasi atau perusahaan, yang akan disampaikan dibawah ini. 1.
Mendorong Pemahaman Terhadap Situasi Pada saat membuat, memahami dan melaksanakan rumusan strategi, orang akan terdorong untuk memahami tentang apa yang akan terjadi dimasa depan yang dapat mempengaruhi suatu organisasi, dengan demikian diharapkan organisasi menjadi lebih responsif terhadap perubahan karena mampu mendeteksi masalah sebelum terjadi, sebagai contoh, pada saat melakukan identifikasi terhadap perubahan lingkungan, baru akan disadari bahwa telah terjadi perubahan
7
teknologi informasi yang begitu besar dan pesat sehingga menuntuk peninjauan kembali berbagai metode yang sedang dipergunakan. Misal yang menyangkut manajemen pemasaran, logistik, operasi, keuangan. 2.
Mengatasi Konflik Karena Arah Pengembangan Yang Tidak Jelas Dalam kenyataan sehari hari banyak dijumpai beberapa perusahaan besar yang tidak memiliki permasalahan dala menghadai persaingan bisnis, akan tetapi diantara pimpinan direksi atau pimpinan perusahaan sering terjadi konflik, konflik ini bisa disebabkan karena tidak tahu nya para anggota terhadap kondisi yang ingin dicapai perusahaan tersebut di masa mendatang serta bagaimana cara untuk mencapai kondisi tersebut. Ketidak jelasan arah tersebut menyebabkan keputusan atau kinerja seseorang sulit untuk dinilai dengan cara yang objektif. Strategi yang baik dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena hubungan sebab akibat antara tujuan dan kegiatan menjadi lebih jelas, sehingga: a. Menjadi alat untuk menentukan prioritas dalam suatu kegiatan b. Organisasi tidak mudah terpengaruh oleh berbagai macam kondisi yang sekilas terlihat sangat menguntungkan c. Meningkatkan saling pengertian diantara bagian-bagian organisasi, sehingga dapat mengurangi kemungkinan muncul konflik d. Strategi yang baik dapat digunakan sebagai salah satu untuk merumuskan acuan dalam menilai kinerja organisasi, pimpinan dan anggota organisasi
8
3.
Pendayagunaan dan Alokasi Sumber daya Terbatas Banyak konflik yang terjadi dalam suatu organisasi yang muncul karena memperebutkan sumberdaya yang memiliki jumlah terbatas. Strategi lalu dirumuskan untuk menggalang berbagai sumberdaya organisasi dan mengarahkannya sesuai dengan strategi organisasi sehingga mampu menentukan mana pengeluaran dalam jumlah besar yang pantas dilakuan dan mana pengeluaran kecil yang tidak perlu dilakukan, hal itu bertujuan untuk melakukan efisiensi secara tepat.
4.
Memenangkan Kompetisi Strategi dibutuhkan karena organisasi ingin bertahan hidup atau berkembang dengan harus menghadapi pesaing pesaing yang lain. Pesaing dapat menyangkut perebutan konsumen, sumber daya, posisi dan lain lain.
5.
Mampu Mencapai Keinginan dan Memecahkan Permasalahan Besar Dengan
memusatkan
perhatian
permasalahan
atau
keinginan
organisasi yang paling kritis, secara sistematis organisasi mampu memecahkan permasalahan atau mencapai keinginan yang mungkin terkait satu sama lain, walaupun sumber daya yang dimiliki terbatas.
2.4 Strategi Bisnis “Strategi bisnis adalah strategi yang beorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau
9
operasional, strategi distribusi, strategi organisasi, dan strategi-strategi yang berhubungan dengan keuangan” Rangkuti (1997). “Strategi bisnis adalah sesuatu yang harus dibuat dan dipikirkan terlebih dahulu dan akan mendasari segala hal. Strategi tersebut tidak harus formal tetapi cukup mempunyai arah dan visi yang jelas, yang akan menjelaskan tentang maksud dan tujuan dari bisnis, serta menjelaskan bagaimana cara menjalankan dan mencapai tujuan bisnis tersebut“ Tozer (1996). Menurut Ward (2002) Strategi bisnis dapat ditemukan dalam berbagai bentuk, dapat berupa dokumen resmi perusahaan, dokumen strategi dari suatu unit bisnis, atau bahkan dapat berupa suatu pandangan strategi yang tersimpan didalam pikiran seseorang. Dan suatu strategi bisnis biasanya meliputi beberapa hal seperti berikut : 1. Mission Adalah pernyataan yang memberikan arahan tentang apa yang akan dilakukan oleh sebuah perusahaan dalam mencapai visinya. 2. Vision Adalah pencapaian dari sebuah misi, atau dapat diartikan sebagai sebuah pandangan masa depan dari sebuah bisnis, yang menjadi tujuan umum sebuah perusahaan. 3. Business Driver Adalah beberapa faktor kritis pendorong perubahan yang dapat memberikan fokus pada bisnis sehingga dapat memenuhi sasarannya.
10
4. Objectives Adalah sasaran-sasaran yang ditetapkan dan harus dipenuhi oleh perusahaan dalam pencapaian visi perusahaan. 5. Strategies Adalah kebijakan atau tindakan langsung yang dipilih perusahaan sebagai alat untuk mencapai tujuan dan memenuhi misinya. 6. Critical Success Factors (CSFs) Adalah beberapa area kunci dimana ‘sesuatu harus berjalan dengan baik’ sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai. 7. Business Area Plans Adalah perencanaan dari berbagai area bisnis yang ada yang berkaitan dengan strategi bisnis perusahaan.
2.5 Proses Bisnis Secara umum, Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Menurut Johansson pada tahun 1993, proses bisnis adalah “serangkaian aktivitas yang saling terhubung yang mengambil sebuah input dan mengubanya menjadi sebuah hasil. Idealnya, perubahan yang terjadi didalam proses harus
11
menambahkan nilai (value) pada input dan menciptakan sebuah hasil yang lebih berguna dan efektif untuk penerimanya”. Ditambahkan pula, sebuah proses bisnis harus memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas. 2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang. 3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses. 4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima. 5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi. 6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
2.6 Perencanaan Strategi Perencanaan strategi mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut (McLeod, 2007, p.39). Perencanaan strategi dapat dikatakan juga sebagai sebuah proses dimana sebuah organisasi mengidentifikasikan objektivitas bisnis mereka, memilih tujuan yang ingin dicapai, dan menginisialisasi pengalokasian sumber daya perusahaan. Merencanakan dan mengimplementasikan strategi sistem informasi membutuhkan
12
biaya yang besar, namun sistem informasi mampu mengefektifkan biaya dalam mencapai sistem strategi tersebut. Perencanaan mampu membantu perusahaan untuk mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang baru dan mencari peluang baru dalam menggunakan informasi tersebut dan hal itu mendefinisikan kebutuhan aktivitas untuk mengimplementasikan strategi yang telah dipilih. Tujuan dari perencanaan strategis sistem informasi adalah untuk mengidentifikasi target penting dalam hal dukungan teknologi dan untuk menjadwalkan adaptasi teknologi. Strategi sistem informasi dan perencanaannya harus sesuai dengan: 1. Perencanaan perusahaan 2. Gambaran manajemen mengenai peranan sistem informasi dalam organisasi. 3. Tingkat kedewasaan dari penggunaan dan manajemen dari sistem informasi.
2.7 Informasi Informasi adalah kumpulan fakta-fakta yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti dan pengertian. Semakin baik mutu informasi yang dihasilkan maka semakin baik pula kualitas dari suatu sistem informasi. Adapun yang menjadi masukan sistem adalah data. (McLeod, 2007, p12). Informasi adalah data yang telah dikonversi kedalam bentuk yang lebih berarti dan berguna untuk end user tertentu (O’Brien, 2005, p13).
13
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan data yang telah diproses dan diolah sehingga memiliki arti dan pengertian bagi orang yang menggunakannya. Informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Akurat ( Accuracy ) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus jelas mencerminkan atau menggambarkan maksud dan tujuan yang ingin disampaikan. 2. Tepat waktu ( Timeliness ) Informasi yang diterima oleh pengguna tidak boleh terlambat, sebab informasi yang sudah usang ( out of date ) tidak mempunyai nilai lagi. Informasi merupakan dasar atau landasan di dalam mengambil keputusan,
sehingga
jika
informasi
terlambat
diterima,
maka
pengambilan keputusan akan terhambat dan hasilnya tidak akan maksimal. 3. Relevan ( Relevancy ) Setiap informasi harus memiliki manfaat bagi masing-masing pemakainya. Relevansi bagi setiap pemakai berbeda - beda, tergantung pada bidang dan kebutuhannya masing - masing. 4. Lengkap ( Completeness ) Bagian-bagian informasi yang penting bagi seorang pengambil keputusan atau pelaksana harus paripurna. 5. Ringkas atau rangkuman ( Concise )
14
Informasi yang baik harus memenuhi tingkat agregasi, agar sesuai dengan kebutuhan pemakai.
2.8 Sistem Menurut O’Brien (2005, p8), sistem adalah kelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama terhadap suatu tujuan umum dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam bentuk proses terorganisir. Menurut McLeod (2007, p11), sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapau suatu tujuan. Mengacu pada uraian definisi diatas, maka sistem dapat juga diartikan sebagai sekelompok unusr / elemen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Kata sistem sendiri berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) yang memiliki arti suatu kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen / elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Untuk dapat memformulasikan sistem yang dapat digunakan untuk menyelesaikan suatu masalah dengan baik, sistem yang dibuat haruslah memenuhi beberapa persyaratan. Syarat – syarat sistem tersebut diantaranya adalah: 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan 2. Setiap elemen yang terhubung didalam sistem haruslah memliki perencanaan yang ditetapkan 3. Adanya hubungan antara elemen – elemen sistem
15
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem 5. Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen Adapun kriteria – kriteria yang harus diperhatikan dari sebuah sistem. Kriteria – kriteria tersebut adalah: 1. Komponen / elemen sistem Merupakan pembentuk sistem. Komponen / elemen sistem dapat berupa elemen – elemen yang lebih kecil atau disebut juga subsistem dan juga elemen – elemen yang lebih besar atau disebut juga supra sistem. Misalnya perangkat keras memiliki subsistem CPU dan memori, perangkat keras juga memiliki supra sistem sistem komputer. 2. Batas sistem Adalah daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan
lingkungan
luarnya.
Batas
sistem
ini
memungkinkan
sekelompok elemen / komponen dipandang sebagai satu sistem. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan sistem Merupakan daerah diluar sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Merupakan media perantara antara subsistem, melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya yang dibutuhkan sistem mengalir dari satu
16
subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya dan membentuk satu kesatuan. 5. Masukan / input Merupakan sumber daya yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan / input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah sumber daya yang dimasukan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input merupakan sumber daya yang dimasukan dengan maksud untuk mendapatkan keluaran. 6. Keluaran / output Merupakan hasil dari sumber daya yang diolah dalam suatu sistem. Keluaran / output dapat berupa masukan / input untuk sistem lain atau supra sistem. 7. Pengolah Merupakan suatu bagian sistem yang merubah masukan menjadi keluaran, atau dapat juga dikatakan sebagai pemroses kegiatan suatu sistem. Sasaran atau tujuan. Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan. Sasaran atau tujuan suatu sistem sangat berpengaruh terhadap jenis masukan dari sistem tersebut.
17
2.9 Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan , mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Secara umum sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu sistem terintegrasi yang mampu mengolah dan menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Pengolahan data yang baik akan menghasilkan informasi yang akurat, dan selanjutnya informasi tersebut akan digunakan memformulasikan strategi perusahaan / organisasi. Sistem informasi bertanggung jawab dalam pemrosesan data menjadi informasi yang dibutuhkan. Semakin pentingnya informasi menyebabkan semakin pentingnya penerapan sistem informasi pada perusahaan / organisasi. Adapun tujuan dari sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan 2. Membantu pengguna dalam melakukan aktifitas operasional perusahaan 3. Menyediakan informasi yang layak untuk pengguna diluar perusahaan / organisasi
2.10 Teknologi Informasi Dalam kehidupan sehari hari saat ini, tidak asing lagi bagi kita mendengar istilah teknologi informasi disekitar kita, teknologi informasi itu sendiri mempunyai beberapa pengertian mengenai istilah tersebut.
18
Menurut Turban et al (2003) “Teknologi Informasi (TI) adalah kumpulan dari komponen teknologi yang di organisir kedalam suatu sistem informasi berbasis computer“. Sedangkan menurut O’Brien (2005) teknologi informasi adalah perangkat keras, perangkat lunak, perangkat telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pengolahan informasi lainnya yang digunakan didalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Teknologi Informasi atau itu sendiri lebih mengacu pada penerapan teknologi, baik berupa hardware, software, dan jaringan telekomunikasi yang memfasilitasikan
dan
mendukung
proses
pengumpulan,
pengolahan,
penyimpanan, penyebaran, dan pertukaran informasi. Dapat diartikan bahwa teknologi informasi adalah infrastuktur yang mendukung aktivitas dari sebuah sistem informasi sehingga bisa berjalan sesuai fungsinya.
2.11 Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Berdasarkan pengertian yang telah dikemukakan pada sub bab – sub bab sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan atas pengertian dari perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, yaitu suatu proses analisis yang meyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan, serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing. Model dari sebuah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat dijelaskan sebagai berikut :
19
1. Input Sebagai masukan dalam perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi, terdiri atas: a. The Internal Business environment Merupakan
strategi
bisnis
yang
digunakan
pada
masa
sekarang,tujuan, sumber daya, proses, dan budaya organisasi serta nilai dari bisnis itu sendiri. b. The External Business environtment Sisi politik, ekonomi, sosial, teknologi, industri, dan iklim kompetisi dimana perusahaan tersebut beroperasi. c. The Internal IS/IT environtment Pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman
perusahaan
dalam
bisnis,
cakupan
bisnis,
dan
kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya dalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Aplikasi portfolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan atau belum dikembangkan tapi sudah di rencanakan pada perusahaan. d. The External IS/IT environtment Perkembangan teknologi dan peluang yang ada, serta SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama konsumen, pesaing dan pemasok.
20
2. Proses perencanaan strategi SI/TI Informasi yang diperoleh, serta hasil analisa yang diperoleh dari input, akan diolah untuk menghasilkan output. 3. Output Merupakan hasil dari proses yang mencakup : a. Business IS Strategies Bagaimana setiap unit dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran
bisnisnya.
Mencakup
portfolio
aplikasi
yang
akan
dikembangkan untuk setiap unit dan model bisnis. Menjelaskan arsitektur informasi setiap unit. b. IT strategy Strategy dan kebijakan yang diterapkan untuk mengatur penggunaan teknologi dalam perusahaan dan mengatur sumber daya teknisi ahli. c. IS/IT management strategy Elemen umum dari strategi yang akan diaplikasikan pada organisasi secara menyeluruh, memastikan konsistensi kebijakan berdasarkan kebutuhan. 4. Current Application Portfolio Rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan perusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan
21
teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat sekarang ini. 5. Future Application Portfolio Rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu kedepan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan
dan
menyesuaikan
perkembangan
teknologi
dengan
perkembangan perusahaan.
2.12 Analysis Tools 2.12.1 Porter’s Five Force Model Porter’s Five Force Model adalah metode analysis yang digunakan untuk menentukan keadaan persaingan di tingkat industri atau bisnis. Analisis Porter’s Five Force menegaskan bahwa persaingan dalam suatu industri adalah fungsi dari interaksi dinamis lima kekuatan, yaitu: 1. Kekuatan pemasok (Suppliers) Kekuatan pemasok industri untuk mengendalikan harga, kualitas, dan pembelian. 2. Kekuatan pembeli (Buyers) Kekuatan pelanggan industri untuk mempengaruhi harga, kualitas, dan pembelian. 3. Ancaman pendatang baru (Threat of Entry) Kemudahan masuknya pesaing baru.
22
4. Produk pengganti (Substitute Products) Ketersediaan dan daya tarik dari produk pengganti. 5. Persaingan dari pesaing yang ada (Rivalry of Existing Competitors) Intensitas kompetisi di antara pesaing dan pemain lainnya.
Gambar 2.1 Lima Faktor Persaingan Porter (Porter, 2003)
2.12.2 SWOT SWOT analisis adalah analisis keadaan bisnis dari dimensi-dimensi berikut: 1. Kekuatan (Strength) Kolektivitas
kompetensi,
aset,
atau
kemampuan
sebuah
organisasi yang telah mencapai tingkat kemahiran yang tinggi. 2. Kelemahan (Weakness)
23
Kolektivitas
kompetensi,
aset,
atau
kemampuan
sebuah
organisasi yang lebih rendah sehingga rentan untuk dieksploitasi oleh pesaing. 3. Kesempatan (Opportunity) Peristiwa yang dapat menyebabkan perubahan positif dalam posisi jika ditangani dengan respon yang strategis. 4. Ancaman (Threat) Peristiwa yang dapat menyebabkan perubahan negatif dalam posisi jika tidak ditangani dengan respon yang strategis.
Gambar 2.2 Analisis SWOT (Rangkuti, 1997)
a. Kuadran 1 Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan
24
dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy). b. Kuadran 2 Meskipun menghadapi berbagai ancaman, perusahaan ini masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus ditetapkan adalah menggunakan kekuatan ntuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara strategi diversifikasi ( produk atau pasar). c. Kuadran 3 Perusahaan menghadapi peluang pasar yang sangat besar, tetapi di lain pihak, ia menghadapi beberapa kendala / kelemahan internal. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik. d. Kuadran 4 Ini adalah situasi yang sangat tidak menguntungkan, perusahaan tersebut menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
2.12.3 Critical Success Factor (CSF) CSF mengidentifikasi kompetensi, kemampuan, dan proses yang spesifik yang harus dilakukan oleh suatu organisasi untuk mencapai sukses. CSF fokus pada kebutuhan pelanggan dan persaingan.
25
Seperti ditunjukkan pada Gambar di bawah, CSF dapat terbentuk pada beberapa level, yang merepresentasikan area kunci dimana segala sesuatu harus dijalankan dengan baik agar bisnis dapat berkembang.
Gambar 2.3 Hirarki CSF (Bernard H Boar, 2001)
2.12.4 Balance Score Card (BSC) Balanced
Scorcard
merupakan
konsep
manajemen
yang
diperkenalkan Robert Kaplan pada tahun 1992, sebagai perkembangan dari konsep pengukuran kinerja (performance measurement) yang mengukur suatu kinerja dan pencapaian perusahaan. Konsep pengukuran kinerja diperjelas dan diperbaharui dengan menentukan suatu pendekatan efektif yang seimbang (balanced) dalam mengukur kinerja strategi perusahaan. Pendekatan tersebut berdasarkan 4
26
(empat) perspektif yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pembelajaran serta pertumbuhan.
Gambar 2.4 Balance Score Card (Ward, 2002)
Keempat perspektif ini menawarkan suatu keseimbangan antara tujuan jangka pendek dan jangka panjang, hasil yang diinginkan (outcome) dan pemicu kinerja (performance drivers) dari hasil tersebut, dan tolak ukur dapat dibuat. Untuk itu dibuatlah BSC pada suatu perusahaan untuk menentukan index perusahaan yang terjadi saat ini, diambil berdasarkan 4 (empat) perspektif yang ada.
27
2.12.5 Information Tecnology Balance Score Card (IT
BSC) Kaplan dan Norton telah menciptakan balanced scorecard yang digunakan pada level bisnis. Pada Business Balanced Scorecard, hal yang paling utama diperhitungkan adalah perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pembelajaran serta pertumbuhan. Pada
tahun
1997,
Van
Grembergen
dan
Van
Bruggen
menggunakan Balanced Scorecard pada Departemen Teknologi Informasi perusahaan yang kemudian dikenal dengan IT Balanced Scorecard. Karena departemen Teknologi Informatika merupakan penyedia layanan internal maka perspektif yang digunakan harus dirubah dan disesuaikan. Penerapan TI akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi dan misi. Sehingga dibutuhkan suatu analisis berbagai faktor yang mempengaruhi terbentuknya suatu perencanaan teknologi informasi yang bisa di adaptasikan dan selaras dengan strategi bisnis menggunakan konsep IT BSC. Dari tujuan ini IT BSC merupakan alat yang tepat karena menyediakan pemaparan dan ulasan yang menyeluruh dan terstruktur sehingga manajer yang berkaitan dapat terus memantau perkembangan setiap aspek strategi penerapan TI dengan mengacu pada nilai masingmasing perspektif. Pada umumnya IT Balanced Scorecard diterapkan pada sebuah departemen yang menyediakan kebutuhan penerapan teknologi informasi untuk departemen lain dalam sebuah organisasi.
28
Gambar 2.5 Perubahan Perspektif BSC dan IT BSC (Grembergen, 1997) IT Balance Scorecard merupakan suatu alat bantu yang digunakan untuk mengukur kinerja divisi TI dari suatu perusahaan melalui empat perspektif, yaitu: 1. Perspektif Kontribusi Perusahaan (Business Contribution). Perspektif ini mengevaluasi kinerja divisi TI dari sudut pandang manajemen eksekutif perusahaan dan shareholders. Tujuan yang ingin dicapai dari perspektif ini adalah untuk mendapatkan kontribusi yang maksimal dari divisi TI kepada perusahaan. Sasaran dari perspektif ini adalah nilai bisnis dari penerapan TI, kontribusi dari penerapan TI terhadap perusahaan, mengendalikan biaya terhadap TI, mengatur investasi TI, dan lain-lain. 2. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientation). Perspektif ini mengevaluasi kinerja divisi TI dari sudut pandang pengguna TI. Tujuan yang ingin dicapai dari perspektif ini adalah untuk mengevaluasi kinerja TI terhadap penyediaan layanan TI yang baik kepada pengguna TI. Sasaran dari perspektif ini diantaranya adalah memberikan dukungan TI, pengembangan layanan-layanan / produk TI, IT/Business partnership, kepuasan pengguna, dan lain-lain.
29
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional (Operational Excellence). Perspektif ini mengevaluasi kinerja TI dari sudut pandang manajemen TI dan audit TI. Tujuan yang ingin dicapai dari perspektif ini adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari operasional internal TI serta memastikan keamanan dan ketersediaan sumber daya TI, sehingga dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pengguna. Sasaransasaran dari perspektif ini diantaranya adalah proses operasional TI yang baik, kualitas dari pelayanan TI, keamanan dan ketersediaan layanan TI, backlog management, dan lain-lain. 4. Perspektif Orientasi Masa Depan (Future Orientation) Perspektif ini mengevaluasi kinerja TI saat ini terhadap kebutuhankebutuhan yang akan datang. Tujuan dari perspektif ini adalah untuk membangun sumber daya yang ada dan menciptakan peluang-peluang untuk dapat menjawab kebutuhan-kebutuhan dan ancaman di masa mendatang. Sasaran dari perspektif ini salah satunya adalah dengan mengembangkan sumber daya manusia dengan memberikan pelatihan kepada staff agar dapat meningkatkan kemampuan dan kompetensi dari staff perusahaan. Selain itu, melakukan riset terhadap teknologi-teknologi baru yang dapat meningkatkan kompetensi dan daya saing perusahaan. Dari komponen-komponen didalam IT balanced scorecard, maka kriteria-kriteria tersebut digunakan untuk mencapai suatu IT excellence yang mana akan berkaitan dengan kontribusi IT terhadap bisnis organisasi. Pencapaian dalam setiap komponen tersebut akan meningkatkan membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja bisnis.
30
Dibawah ini adalah relationship cause-effect dalam IT balanced scorecard terhadap Business balanced scorecard :
If Future Orientation Keahlian karyawan ditingkatkan Then
Operational Excellence Dapat menyebabkan kualitas yang lebih baik dari sistem yang dikembangkan Then
User Orientation Dapat memenuhi harapan pengguna yang lebih baik Then
Business Contribution Dapat meningkatkan dukungan terhadap proses bisnis
Gambar 2.6 Hubungan Sebab Akibat IT BSC (Grembergen, 1997)
2.12.6 Value Chain Value Chain adalah metode untuk mengklasifikasi, menganalisis, dan memahami arti dari sumber daya yang ada melalui proses hingga menjadi produk atau servis.
31
Porter (1985) menjelaskan bahwa untuk mencapai keuntungan yang kompetitif, keseluruhan kegiatan tersebut harus mempunyai dan ditingkatkan lagi nilai nya sehingga bisa menjadi lebih efisien dan efektif. Nilai di tiap kegiatan akan dibawa kegiatan lainnya dan akan menambah nilai kegiatan berikutnya, hal itu disebut sebagai Value Chain dan digambarkan pada gambar berikut:
Gambar 2.7 Value Chain Analysis (Bernard H Boar, 2001)
Porter membagi aktifitas didalam organisasi menjadi sembilan akitifitas yang dibedakan menjadi dua aktifitas besar yaitu 4 aktifitas utama dan 5 aktifitas pendukung. Aktifitas Utama / Primer : Merupakan Aktifitas dalam membuat produk secara fisik serta menjual dan menyampaikannya kepada pembeli selain juga Aktifitas dalam bentuk purna jual. Pada setiap perusahaan Aktifitas primer dapat dibagi menjadi lima kelompok generic seperti berikut :
32
1. Penanganan dan penyimpanan bahan baku (inbound logistic) Aktifitas yang berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan penyebaran masukan ke produk, seperti penanganan material, pergudangan, pengendalian persediaan, penjadualan kendaraan pengangkut, pengembalian barang kepada pemasok. 2. Operasional (produksi pembuatan barang, perakitan) Aktifitas yang menyangkut pengubahan masukan menjadi produk
akhir,
pemeliharaan
seperti
masinasi,
alat-alat,
pengemasan,
pengujian,
perakitan,
pencetakan,
dan
pengoperasian fasilitas. 3. Penanganan dan penyimpanan bahan jadi (outbond logistic) Aktifitas
yang
berhubungan
dengan
pengumpulan,
penyimpanan, dan pendistribusian fisik produk kepada pembeli, seperti pergudangan barang jadi, penanganan material, operasi kendaraan pengirim, pengolahan pesanan, dan penjadualan. 4. Penjualan dan pemasaran (marketing and sales) Aktifitas yang menyangkut penyediaan sarana agar pembeli dapat membeli produk dan Aktifitas yang mempengaruhi pembeli agar mereka mau membelinya, seperti periklanan, promosi, wiraniaga, penentuan kuota, pemilihan penyalur, hubungan dengan penyalur, penetapan harga. 5. Pelayanan purna jual (service)
33
Aktifitas
yang
menyangkut
penyediaan
layanan
untuk
memperkuat atau menjaga nilai produk, seperti pemasangan, perbaikan, pelatihan, pasokan suku cadang, dan penyesuaian produk. Akitifitas Pendukung : adalah Aktifitas yang menunjang Aktifitas primer dan Aktifitas pendukung lainnya dengan menyediakan masukan yang dibeli, teknologi, sumber daya manusia, serta sejumlah fungsi dalam perusahaan lainnya, antara lain: 1. Infrastruktur perusahaan (management dan administrative services seperti manajemen, akutansi, keuangan dan sebagainya) Aktifitas yang mempengaruhi semua aktifitas utama secara umum,
seperti
manajemen
umum,
mengelola
masalah
perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum dan hubungan dengan pemerintah. 2. Manajemen
sumber
saya
manusia
(
Human
Resource
Management seperti penerimaan, pelatihan, pengembangan sumber daya manusia) Semua aktifitas yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, promosi,
penempatan,
penghargaan
dan
pengembangan
karyawan serta menjaga hubungan antar karyawan. 3. Pengembangan teknologi (Teknologi development seperti R&D, peningkatan kualitas produk dan proses.)
34
Mencakup
semua
aktifitas
yang
melibatkan
penyediaan
kebutuhan akan teknologi, prosedur dan teknik terbaru yang dibutuhkan oleh setiap aktifitas. 4. Pengadaan barang (procurement seperti pembelian bahan mentah, barang dijual, mesin dan peralatan.) Berhubungan dengan aktifitas mendapatkan sumber daya seperti material dan mesin, yang digunakan oleh aktifitas-aktifitas utama, seperti pembelian bahan baku dan peralatan pendukung termasuk aset perusahaan.
2.12.7 Competitor Analysis Competitor Analysis adalah analisis mengenai strategi pesaing agar dapat mengambil tindakan untuk menggagalkan strategi mereka, untuk mencapai hal tersebut diperlukan melakukan analasis strategis paralel dari tiap-tiap pesaing. “What is valued is foiling the opponent’s strategy, not pitched battle. A skillful strategist ruins plans, spoils relations, cuts off supplies, or blocks the way and hence can overcome people without fighting. Use strategy to thwart the opponents causing them to overcome themselves and destroy themselves. Overcome the opponent psychologically. Destroy their countries artfully, do not die in protracted warfare.” Sun Tzu, The Art of War
35
Gambar 2.8 mengilustrasikan komponen dari proses perencanaan strategis yang harus dieksekusi.
Gambar 2.8 Tahapan Competitor Analysis (Bernard H Boar, 2001)
Dalam tahapan ini akan sulit untuk mendapatkan data langsung dari pihak kompetitor, akan tetapi kita bisa menggunakan informasi yang menyebar di lingkungan umum seperti laporan keuangan, laporan penelitian pemasaran, literatur marketing. Dari data itu kita bisa memprediksi seperti apakah strategi yang digunakan oleh kompetitor kita dalam proses bisnis mereka. Dengan memahami strategi bisnis pesaing, kita dapat mengembangkan suatu kesimpulan yang dapat digunakan untuk menghentikan mereka.
2.12.8 Portfolio Aplikasi Dalam portfolio aplikasi sebuah aplikasi dapat dikategorikan beberapa bagian yaitu: strategic, high potential, key operational, atau support tergantung dari peranannya dalam mendukung strategi bisnis
36
perusahaan, baik pada saat ini maupun di masa mendatang. Kategori yang ada pada portfolio aplikasi adalah: 1. Strategic Aplikasi yang memiliki pengaruh sangat penting terhadap keberhasilan bisnis perusahan di masa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suatu aplikasi strategis atau tidak, keberhasilan dan hasil dari aplikasi ini lah yang menentukan apakah aplikasi termasuk ke dalam aplikasi yang stategis. 2. Key Operational Aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan ini akan mengakibatkan menurunnya keunggulan perusahaan serta mematikan proses operasional perusahaan. 3. Support Aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan efesiensi bisnis dan efektivitas manajemen, namun tidak memberikan keunggulan bersaing. 4. High Potential Aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan di masa mendatang, tapi masih belum terbukti.
37
Gambar 2.9 Portfolio Aplikasi (Ward, 2002)
Para pengguna aplikasi mungkin saja berpendapat berbeda dalam mengidentifikasi aplikasi-aplikasi kedalam kuadran yang telah diuraikan diatas. Perbedaan pendapat ini dapat membuat proses pengelompokan aplikasi menjadi sulit. Maka dari itu diperlukan suatu alat bantu untuk dapat mengelompokan aplikasi-aplikasi berdasarkan kuadran-kuadrannya. Menurut John Ward dan Peppard (2002), berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat digunakan untuk pengkategorian aplikasi dalam portfolio aplikasi:
38
Tabel 2.1 Pertanyaan Klasifikasi Portfolio Aplikasi (Ward, 2002) Pertanyaan
Ya / Tidak
A
Menciptakan Competitive Advantage bagi organisasi ?
B
Memungkinkan tercapainya sasaran bisnis yang spesifik ? Mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan
C
pesaing ? Menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul
D
dalam waktu dekat ?
E
Meningkatkan produktifitas bisnis dan mengurangi biaya ?
F
Memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan ? Manfaatnya belum diketahui namun dapat menghasilkan
G
poin (a) dan (b)
Setiap pertanyaan yang telah diuraikan merupakan pertanyaan yang bertujuan untuk menganalisa aplikasi-aplikasi yang digunakan perusahaan. Setelah menjawab pertanyaan dalam tabel diatas untuk masing-masing aplikasi, setiap jawaban “YA” dipetakan kembali kedalam tabel klasifikasi portfolio. Tabel klasifikasi portfolio akan terlihat kuadran yang tepat untuk masing-masing aplikasi yang digunakan perusahaan. Tabel 2.2 Klasifikasi Portfolio Aplikasi (Ward, 2002) High Potential
Key Operasional
YA(i)
YA (1)
c
YA
d
YA YA
e f g
Support
YA
a b
Strategic
YA (2) YA
YA (2)
39
Apabila dalam penilaian sebuah aplikasi terdapat jawaban “YA” di dua kolom atau lebih, maka aplikasi tersebut berada pada dua kategori atau lebih, maka harus dilakukan penilaian lebih lanjut terhadap aplikasi tersebut. Penilaian lebih lanjut terhadap aplikasi – aplikasi tersebut adalah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut : 1. Apakah manfaat bisnis dan bagaimana cara pencapaiannya telah jelas? Jika
jawabannya adalah “YA”
maka aplikasi
tersebut dapat
dikategorikan sebagai aplikasi Strategic, jika tidak maka aplikasi tersebut dapat dikategorikan sebagai High Potential. 2. Apakah kegagalan dalam pemenuhan akan menimbulkan resiko bisnis yang signifikan? Jika
jawabannya adalah “YA”
maka aplikasi
tersebut
dapat
dikategorikan sebagai Key Operational, sedangkan jika tidak maka aplikasi tersebut dikategorikan sebagai Support.
