Bab II LANDASAN TEORI
2.1 Teori Pendukung 2.1.1 Sistem Informasi Information System (IS) atau yang dikenal dengan Sistem Informasi (SI), didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang ada di perusahaan digunakan untuk mengambil dan mengelola data sehingga menghasilkan sebuah informasi yang berguna untuk mendukung perusahaan, karyawan, pelanggan, dan semua pihak yang terkait dengan perusahaan (McGraw Hill,2004).
Dan Oetomo (2002, p11) didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu samalain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dapat diartikan, SI merupakan kesatuan elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan.
SI juga mampu mendukung para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisis permasalahan, mengvisualisasikan ikhtisar analisis melalui grafik grafik dan tabel - tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru. SI yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang telah ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya.
10
11
Jika
pada
awalnya
SI
diposisikan
sebagai
alat
pendukung
untuk
mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata, maka kini SI telah menjadi bagian dari strategi bisnis yang diperhitungkan. Penerapan SI di hampir semua bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan tekanan yang dialami oleh perusahaan. Banyak manfaat yang dapat dipetik oleh perusahaan dengan membangun SI, antara lain : •
Integrasi data dan informasi.
•
Sistem pengorganisasian data yang memungkinkan sistem bebas redundansi data.
•
Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial.
•
Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan konsumen.
•
Meningkatkan citra perusahaan.
(Alter, 1992), Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
(Bodnar and Hopwood, 1993), Sistem Informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
(Hall,2001), Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
(Turban, McLean dan Wetherbe, 1999), Sebuah Sistem Informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang sepesifik.
Sistem Informasi (Laudon, p.35) dapat dibagi menjadi 4 level sistem, yaitu :
12
•
Level Sistem Operasional
Level Sistem Operasional adalah sistem transaksi operasional (Transaction Processing System) yang terjadi pada jajaran manajemen lapisan terbawah. Sistem yang terkomputerisasi ini akan mengolah dan menyimpan data transaksi rutin secara yang nantinya akan digunakan sebagai bahan analisa oleh perusahaan.
•
Level Sistem Pengetahuan (knowledge)
Level Sistem Pengetahuan (Knowlegde Work System) adalah sistem informasi yang dibuat untuk membantu pekerja berpendidikan dalam menangani penciptaan dan pengintegrasian pengetahuan baru dalam organisasi. Sistem komputer seperti word processing, e-mail system dan schedulling system dirancang dan digunakan untuk meningkatkan produktifitas dari pekerja pengumpul data dalam organisasi.
•
Level Sistem Manajemen
Level Sistem Manajemen (Management Information System) adalah sistem komputer yang membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan, pengontrolan dan pengambilan keputusan dengan mengambil kesimpulan dari data laporan rutin yang dihasilkan oleh kedua level sebelumnya.
•
Level Sistem Strategi
Decision Suport System (DSS), Sistem komputer yang mengkombinasikan data, model analisis dan statistik dengan trend yang berlaku untuk membantu pengambilan keputusan. Level Sistem Strategi (Executive Information System), Sistem informasi yang dirancang untuk membantu para manajer tingkat atas untuk mengambil kesimpulan.
Executive Suport System (ESS), sistem infomasi yang mendukung keperluan informasi dan mendukung komunikasi dan keperluan analisis dalam pengambilan keputusan.
13
2.1.2 Cetak Biru Pengertian cetak biru sistem informasi eksekutif menurut Oracle Corporation, adalah rancangan sistem dimana berbagai komponen saling berinteraksi, diantaranya input (data) dari berbagai sumber baik dari sistem/aplikasi back office, maupun datadata yang ditampung manual, kesemuanya di-mapping-kan untuk menghasilkan laporan-laporan pada Oracle BI Application.
(Indrajit, Eko, 2000) Cetak biru atau Blueprint dalam sistem informasi perusahaan adalah sebagai bahan pijakan bagi manajemen perusahaan dalam proses pengembangan teknologi informasi agar dapat menjadi sarana penunjang perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan.
Sebuah cetak biru memiliki tiga komponen penting sebagai aspek utama, yaitu: Information System Requirements, Information Technology Specification, dan Information Management Strategy.
Information System Requirements merupakan bagian dari cetak biru yang berisi definisi kebutuhan sistem informasi yang diharapkan perusahaan atau organisasi terkait untuk dapat diimplementasikan.
Kebutuhan sistem yang telah terdefinisi tersebut dilanjutkan kepada spesifikasi teknis teknologi informasi (Information Technology Specification) yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Komponen-komponen teknologi informasi harus dijelaskan secara lengkap dengan rancangan sistem, spesifikasi teknis, skenario pengembangan sistem, dan hal-hal terkait lainnya. Dalam penyusunan spesifikasi secara baik dapat dijelaskan dalam beberapa hal, seperti pemisahan antara komponen data, aplikasi, dan teknologi, atau pengkategorian software, hardware, dan brainware, atau mengklasifikasikan secara lebih rinci berdasarkan jenis teknologi yang ada, seperti media transmisi, sistem komputer, database, bahasa pemrograman, user interface, dan lain sebagainya.
14
Aspek selanjutnya yang merupakan bagian terpenting dari cetak biru adalah Information Management Strategy. Inti dari bagian ini sebenarnya adalah bagaimana menyusun strategi dan teknik pengembangan dan pengelolaan agar kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan dan merupakan bagian dari aspek manajemen dan organisasi perusahaan dapat terjawab dengan tersedianya teknologi informasi yang tepat.
ANALYSIS PROCESS INPUT
BLUE PRINT
INTERNAL Business Plan
A
T
N
S
H
A
Technical Design Priorities Level and Schedule S
R
E
H
O
L
D
Risk Management
Project Management
VALUE
LEGAL ASPECT
STRATEGIC PLANNING
Cost/Benefit Analysis
PEOPLE STANDARD
S
Information Management Strategy
List of Scenarios CULTURE
POLICIES
Benchmarking
Information Technology Supply
R
FINANCIAL RESOURCES
VISION MISSION CSFs KPIs STRATEGY
BUSINESS PROCESS
Industry Trend
Competitor Analysis
Information System Requirements E
COMPANY ASSETS
COMPANY GEOGRAPHICAL TOPOLOGY
EXTERNAL
THREE DOMAINS
T
TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE
ORGANIZATION STRUCTURE
E
PROCEDURES
Information Technology Development
R
N
Strength and Weakness Approach and Methodology
P
W
Existing Information Technology Constraints and Opportunities
R
O
Corporate History
&
K
E
R
Best Practice
Implementation Plan Human Resource Skills and Competencies Requirements Change Management
Macro Environment Ideology, Political Agenda, Economic Environment, Social and Culture, International Relationship, National Defense, Religion, Behaviors,
Gambar 1 Cetak Biru Sistem Informasi Korporat (sumber : Eko Indrajit,2000)
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan cetak biru sehubungan dengan ketiga aspek di atas adalah proses pencarian informasi yang harus dilalui dalam mendefinisikan kebutuhan sistem informasi, spesifikasi teknologi informasi, maupun strategi manajemen informasi. Informasi yang dibutuhkan dapat berasal dari internal dan eksternal perusahaan serta benchmarking dari perusahaanperusahaan dengan industri bisnis yang sama.
15
Dari sisi internal, selain dokumen Corporate Plan atau Business Plan yang harus menjadi patokan utama, perlu dipelajari dan produk dan jasa yang ditawarkan, struktur organisasi, teknologi yang dimiliki, target market dan pelanggan, prosedur aktivitas sehari-hari, budaya perusahaan, komunitas pesaing, rekanan bisnis, kekuatan finansial, strategi pemasaran, dan lain sebagainya. Hal ini bertujuan agar cetak biru yang disusun sejalan dengan keadaan dan strategi bisnis yang telah disepakati dan dicanangkan oleh manajemen perusahaan. Sedang aspek luar perusahaan (eksternal), informasi mengenai trend industri dimana perusahaan berada merupakan hal yang penting untuk dipelajari agar manajemen tahu ke arah mana perkembangan teknologi di dalam perusahaan harus dilakukan. Satu aspek eksternal lainnya yang telah terbukti banyak
membantu
manajemen
dalam
proses
peningkatan
kinerja
melalui
pengembangan teknologi informasi adalah dengan melakukan benchmarking (studi perbandingan) terhadap perusahaan serupa yang berada pada industri sejenis. Proses benchmarking biasanya diikuti dengan mencari best practice (yang terbaik) yang dapat dipergunakan sebagai bahan referensi tambahan.
16
Gambar 2 Arsitektur Business Intelligent versi Oracle (Sumber : www.oracle.com)
2.1.3 IS Framework
Gambar 3 IS Framework
17
2.1.3.1 Business Applications Cara lain dalam melihat sistem informasi suatu perusahaan dapat melalui perspektif bisnis perusahaan tersebut. Karena perspektif bisnis yang terjadi disadari berperan penting dan dapat mempengaruhi sistem informasi yang dimiliki/akan dimiliki oleh perusahaan. (Mcgraw Hill,2004). Perkembangan tren bisnis membuat perusahaan untuk bergerak dan inovatif dalam mengembangkan sistem informasinya, dampak tren bisnis terhadap sistem informasi diantaranya : • Globalisasi ekonomi Persaingan sekarang ini sudah bukan hanya dalam ruang lingkup negara saja, namun sudah mencakup global karena adanya perkembangan tren bisnis ekonomi. Persaingan ini memaksa para pelaku bisnis untuk berinovasi dan berkembang sesuai dengan kebutuhan pasar. Dalam hal ini, sistem informasi dapat mendukung dan harus mengembangkan diri pula, diantaranya sistem harus mendukung banyak bahasa, currency exchange rate, sistem juga memberikan kemudahan bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan strategis karena persaingan semakin ketat. • E-commerce dan e-business Karena perkembangan tren kearah globalisasi pasar, maka jangkauan pasar dari sebuah bisnis pun semakin berkembang sampai keseluruh dunia. Untuk memaksimalkan bisnis yang ada, suatu perusahaan dapat mengembangkan konsep e-commerce dan e-business dalam memasarkan bisnisnya. e-commerce adalah proses membeli dan menjual suatu barang atau jasa dengan menggunakan media internet. e-business adalah penggunaan internet untuk mengarahkan dan mendukung aktivitas bisnis dari hari ke hari. • Perkembangan yang terus-menerus Sistem informasi digunakan untuk mendukung dan mengautomatisasikan proses bisnis didalam suatu perusahaan. Disadari bahwa proses bisnis perusahaan tidaklah statis namun terus berubah menyesuaikan dengan
18
keadaan yang ada, baik pesaing, pelanggan, supplier, tren bisnis dan sebagainya, oleh karena itu sistem informasi pun harus terus mengalami perkembangan menyesuaikan kebutuhan bisnis. Perubahan sistem informasi ini harus membawa dampak positif terhadap perusahaan dengan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi atau meningkatkan nilai serta keuntungan perusahaan.
2.1.3.2 Management Challenges Stakeholders didalam IS Framework merupakan suatu pengguna/pemakai sistem informasi, dapat dikatakan sebagai tim dalam suatu sistem informasi (McGraw Hill,2004). Didalam suatu pengerjaan/perencanaan pembangunan sistem informasi akan ada tim yang terlibat didalamnya, tim tersebut bisa datang dari kalangan pekerja teknis dan nonteknis serta tidak menutup kemungkinan didalamnya terdiri dari pekerja internal maupun eksternal/diluar perusahaan.
19
Stakeholders dapat diklasifikasikan menjadi 5 grup dengan memiliki perspektif yang berbeda-beda terhadap sistem informasi yang sama, •
System Owner Yang tergolong kedalam pemilik sistem biasanya berasal dari kalangan manajemen perusahaan. Pada sistem yang tergolong sedang dan besar (diukur berdasarkan cakupan, biaya) biasanya pemilik sistem berasal dari kalangan manajer eksekutif, sedangkan untuk sistem yang tergolong kecil, biasanya pemilik sistem datang dari kalangan manajer atau supervisor.
•
System Analyst Seorang sistem analis berperan sebagai fasilitator yang menjembatani gap/jarak dalam hal komunikasi antara pemiliki sistem nonteknis dan pengguna serta sistem desain teknis.
•
System User Suatu sistem informasi yang dibangun/direncanakan/digunakan, pastilah melibatkan tim pengguna. Mereka berperan penting dalam perancangan, penerapan dan penggunaan sistem informasi yang ada. Pengguna sistem tidaklah tertutup hanya bagi pekerja dalam suatu perusahaan, mengingat sistem informasi juga dapat dibangun untuk menghubungkan informasi antara perusahaan dengan pihak diluar perusahaan seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya. Dari dasar itulah, Pengguna sistem dapat dikategorikan menjadi 2 bagian besar; pengguna sistem internal dan pengguna sistem eksternal.
•
System Designer Seorang pendesain sistem merupakan salah satu bagian penting dalam membangun suatu sistem informasi. Pendesain sistem mengambil peranan dalam hal menterjemahkan kebutuhan bisnis yang ada diperusahaan kedalam solusi
teknis,
seperti
perancangan
database,
input,
output,
desain
layar/tampilan, jaringan dan perangkat lunak yang digunakan untuk menjawab kebutuhan pengguna. Pendesain sistem dapat dikategorikan sesuai dengan keahlian
dan
spesialisasinya
masing-masing,
diantaranya
application
programmers (spesialis menterjemahkan kebutuhan bisnis kedalam bahasa
20
pemrograman), system programmers (spesialis membangun, menguji, implementasi perangkat lunak, utilitas serta pelayanan supaya dapat digunakan oleh application programmers), database programmers (spesialis bahasa database dan teknologinya), network programmers (spesialis desain, install, troubleshooting dan mengoptimalisasikan jaringan), webmasters (spesialis mengelola web server), software integrators (spesialis integrasi perangkat lunak, jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak lainnya) •
System Builders Sebagai tim pembangun sistem dibutuhkan keahlian dari sisi teknis untuk membangun sistem informasi dan menterjemahkan desain sistem yang telah diberikan oleh pendesain sistem. Seperti halnya pendesain sistem, pembangun sistem pun dikategorikan sesuai dengan keahlian dan spesialisasinya masingmasing, diantaranya application programmers (spesialis menterjemahkan kebutuhan bisnis kedalam bahasa pemrograman), system programmers (spesialis membangun, menguji, implementasi perangkat lunak, utilitas serta pelayanan supaya dapat digunakan oleh application programmers), database programmers (spesialis bahasa database dan teknologinya), network programmers
(spesialis
desain,
install,
troubleshooting
dan
mengoptimalisasikan jaringan), webmasters (spesialis mengelola web server), software integrators (spesialis integrasi perangkat lunak, jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak lainnya).
21
2.1.3.3 Development Pada bagian development (proses), menjadi bagian yang penting dalam sebuah IS framework. Di dalam bagian ini terdapat aktifitas, metode, deliverables, alat automatisasi yang dapat digunakan oleh stakeholders untuk membangun dan mengelola suatu sistem informasi dan perangkat lunak (McGraw Hill, 2004). Development System Initiation
Aktivitas 1. Identifikasi masalah/isu
Sistem Analysis
2. Analisa dan memahami masalah/isu yang ada 3. Identifikasi solusi yang dibutuhkan serta ekspektasi
Sistem Design
4. Identifikasi solusi alternatif dan memilih solusi yang tepat 5. Desain solusi yang dipilih
6. Implementasi solusi yang dipilih 7. Evaluasi hasil dari implementasi (jika masalah/isu belum Sistem Implementation terselesaikan, maka proses akan berulang dari aktivitas 1) Tabel 2 System Development Process
2.1.3.4 Information Technology Perkembangan dan kebutuhan bisnis yang berimplikasi kepada sistem informasi yang ada akan berhasil dan sejalan jika adanya dukungan dari beberapa bagian, diantaranya teknologi. Teknologi haruslah terus berkembang dan beradaptasi dengan kemajuan yang ada serta diimbangi dan sejalan dengan perspektif bisnis dan TI pada perusahaan. Teknologi dapat mendukung sistem informasi dalam hal, (McGraw Hill,2004) •
Jaringan dan internet Globalisasi mendorong perusahaan untuk dapat mengembangkan dan memposisikan diri dikancah global untuk tetap dapat bersaing dan bertahan. Salah satu fasilitas yang dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan tersebut adalah dengan internet dan jaringan. Teknologi terus berkembang untuk memenuhi kebutuhan pasar. Dengan jaringan dan internet, perusahan dapat memasarkan perusahaan, barang dan jasa yang ditawarkan dan mendukung perspektif bisnis perusahana itu sendiri.
22
•
Teknologi mobile dan wireless Dengan perkembangan teknologi mobile dan wireless mendorong perusahaan untuk melakukan inovasi dan berkembang dalam menjalankan proses bisnisnya. Dengan teknologi mobile, para pelaku bisnis dimungkinkan untuk melakukan transaksi atau mengakses sistem informasi dimanapun dan kapanpun tanpa harus ke kantor ataupun membuka laptop/PC kerja.
•
Teknologi kolaboratif Hal penting yang dapat digunakan dan dikembangkan dalam sistem informasi adalah teknologi kolaboratif. Dengan menggabungkan beberapa fitur teknologi yang ada kedalam sistem informasi merupakan ide yang baik dalam mengembangkan sistem informasi, misalnya didalam sistem informasi perusahaan digabungkan dengan teknologi groupware yang memungkinkan antar individu dalam perusahaan aktif dan saling kolaborasi dalam memajukan perusahaan.
2.1.4 Sistem Informasi Eksekutif 2.1.4.1 Definisi Sistem Informasi Eksekutif Sistem Informasi Eksekutif adalah sebuah alat yang didesain untuk membantu organisasi dalam memonitor status berjalan, kemajuan yang dicapai seiring dengan tujuan perusahaan, dan hubungan antara realita dengan keadaan yang ada di perusahaan (John Kelly,1988). Sistem Informasi Eksekutif didesain untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusan dimana analisa tersebut berdasarkan data internal maupun eksternal dengan menggunakan teks, grafik serta dikombinasikan dengan teknologi komunikasi sehingga mudah digunakan dan dimengerti oleh kalangan eksekutif dengan kemampuan komputerisasi yang minim (Campbell, John, 1996).
Sistem
Informasi Eksekutif ini juga memberikan kemudahan bagi para eksekutif dalam mengetahui informasi performa perusahaan, tidak perlu menunggu sampai berminggu-minggu atau berbulan-bulan lagi.
23
Chou menjelaskan bahwa SIE pada awalnya diperkenalkan sebagai BI oleh Dresner Howard dari Gartner group pada tahun 1989. Dia menggambarkan satu set konsep dan metodologi yang telah dirancang untuk kemajuan pengambilan keputusan dalam bisnis dengan fakta dan sistem berbasis fakta (Hashmi, 2004; dikutip oleh Chou et al., 2004). Bahkan ia menggambarkan sistem berbasis fakta sebagai Managerial Information Systems, Decision Support Systems, Activity Information Systems, Management Support Systems, OLAP, dan yang terbaru seperti Data Mining, Data Visualization, serta Geographical Information Systems. (Chou et al., 2005) Gambar 4 memberikan gambaran tentang perkembangan pelaporan dari tahun 1985 hingga tahun 2002, dimana laporan tersebut berkembang menjadi sebuah tools yang memiliki pengetahuan yang baik dalam mendukund eksekutif dalam mengambil keputusan strategi bisnis.
Gambar 4 Evolusi laporan statis menuju IB (intelijen bisnis)
24
SIE menurut McCleod (1993, p 430) adalah suatu sistem yang dirancang khusus untuk manajer pada tingkat perencanaan strategis.
SIE menurut Turban (P. 403) adalah suatu sistem berbasis computer yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak.
Definisi SIE lainnya adalah yang sebagaimana diungkapkan oleh DJ Powers : “SIE menjelaskan tentang suatu konsep dan metode bagaimana untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan sistem yang berbasiskan data.” SIE menurut (Sprague dan Watson, 1993) adalah sebuah sistem komputerisasi yang memudahkan eksekutif untuk melakukan akses terhadap informasi internal maupun eksternal yang relevan terhadap Critical Success Factor suatu perusahaan.
Dari keempat definisi diatas, dapat penulis simpulkan bahwa SIE adalah sebuah sistem yang dirancang menggunakan data-data internal maupun eksternal yang digunakan oleg eksekutif puncak dalam mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Gambar 5 Sistem Informasi Eksekutif
25
Sumber: “A firm with an executive information system”, Raymond mc.Leod; 332
Turban mendeksripsikan SIE seperti sebuah payung, yang didalamnya terkandung arsitektur, tools, databases, aplikasi dan metodologi. Dia juga menyebutkan bahwa objektif utama dari SIE adalah memberikan akses yang interaktif dengan data, dan memberikan kebebasan dalam mengelola data untuk menyediakan data untuk digunakan oleh eksekutif. (Turban et al, 2007).
Rasmussen menilai sebuah perusahaan butuh SIE yang efektif untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Hamper semua perusahaan atau organiasasi menghabiskan waktu yang lama dalam mempersiapkan data dan laporan keuangan, tapi mereka hanya mempunyai waktu yang sedikit untuk melakukan analisa data. Cara ini tergambar pada gambar 6 dibawah ini, dimana terdapat gap antara data, analysis, dan review dengan action, sehingga keputusan seringkali terlambat diambil dan tidak akurat. Dimana ideal sebuah keputusan harus diimbangi dengan data, analisa serta review yang baik sehinggan action yang diambil tepat sasaran.
Gambar 6 Why Business Intelligence solutions are needed
26
William A. Giovinazzo dalam bukunya “Internet-Enabled Business Intelligence” menerangkan bahwa SIE adalah semua pemikiran yang ada. SIE memikirkan teoritis tentang organisasi, analisa dari bisnis, dan mengatur data yang jumlah besar. William juga mengatakan bahwa organisasi membututkan SIE agar tetap eksis dan tetap kompetitif dalam menerapkan strategi perusahaan untuk mencapai target dimasa akan datang. (Giovinazzo, 2002)
Gambar 7 BI Systems as holistic IT infrastructure that supports decision making
2.1.4.2 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif Beberapa karakteristik dalam Sistem Informasi Eksekutif, diantaranya yang paling populer dan umum ada adalah (Moynihan Gary,1993 dan John, 1996) : •
Mudah untuk digunakan dan mengelola tampilan yang berbentuk grafik.
•
Kemampuan terintegrasi untuk akses data, keamanan data, dan kontrol data.
•
Menyediakan on-line status access, trend analysis, exception reporting, dan drilldown (yang mengijinkan user untuk melakukan akses terhadap data detil transaksi guna menganalisa).
•
Menampilkan indikator kesehatan perusahaan.
•
Memiliki fungsi dalam membantu pengambilan keputusan, ad hoc queries dan what-if analysis.
•
Memiliki fungsi menganalisa data dan mengakses data baik internal maupun eksternal.
27
•
Memiliki fasilitas untuk menghasilkan laporan yang kompleks.
•
Monitoring Trend, Grafik, tabular, tekstual. Penggunaan grafik, tabular dan tekstual akan sangat membantu eksekutif untuk melihat data secara global dan tepat.
•
Menyediakan highlight pada data atau informasi yang tidak sesuai standar perusahaan.
•
Menyediakan drill-down informasi secara lengkap dan cepat.
•
Menyediakan solusi berdasarkan fakta yang tersedia.
28
2.1.4.4 Kapabilitas Sistem Informasi Eksekutif Dua puluh tiga kapabilitas dari SIE yang dihasilkan melalui tiga belas riset yang berhasil dirangkum oleh Elmarie dan Herman yang tertera pada Gambar 7. kapabilitas ini juga yang akan menjadi salah satu kunci sukses tentang kritera SIE, yang tertera pada Gambar 8.
Gambar 8 Kriteria Keberhasilan SIE
Gambar 9 Kapabilitas SIE (Lanjutan)
29
2.1.5 Executive Information System Development 2.1.5.1 Siklus Pengembangan SIE Dalam mengembangkan SIE digunakan metode rekayasa sistem SIE lifecycle (gambar 10) atau yang disebut siklus SIE. Siklus SIE terdiri dari 6 bagian, yaitu: 1. Justifikasi 2. Perencanaan 3. Analisa bisnis 4. Desain sistem 5. Konstruksi 6. Deployment dan rilis
Gambar 10 Siklus SIE
30
Tahap 1 : Justifikasi Pada tahap justifikasi, akan ditentukan keuntungan dan kerugian dari pengembang SIE terhadap bisnis perusahaan, baik dari sisi tangible maupun intangible. Dari hasil analisa ini, akan dibuatkan solusi yang tepat dari sisi biaya dan keuntungan bagi bisnis.
Pada tahap justifikasi terdiri dari 4 bagian, yaitu: 1. Business drivers, mengidentifikasi penggerak bisnis, goal bisnis, dan ojektif dari SIE. Harus dipastikan objektif dari SIE adalah sejalan dengan tujuan bisnis. 2. Business analysis issues, mengidentifikasi isu-isu bisnis dan informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dari bisnis. 3. Cost benefit analysis, mengidentifikasi biaya pengembangan dari SIE dan mengidentifikasi Return On Investment (ROI) dari sisi tangible dan intangible bisnis. 4. Risk assessment, menilai resiko dari sisi teknologi, kompleksitas, integrasi, organisasi, tim proyek, dan investasi.
Tahap 2 : Perencanaan Pada tahap ini, akan dilakukan analisa terhadap infrastruktur yang dimiliki perusahaan dalam pengembangan SIE dan membuat perencanaan proyek secara keseluruhan. Pada tahapan analisa infrastruktur terdiri dari 2 bagian yaitu: 1. Technical infrastructure, seperti hardware, software, middleware dan database. 2. Non technical infrastructure, seperti standarisasi, meta data, business rules, dan policies
31
Selanjutnya dari tahapan perencanaan adalah perencanaan proyek, yang nantinya akan menjadi pedoman dalam pengembangan SIE. Pada perencanaan proyek, ada 2 langkah yaitu: 1. Defining SIE project, mengidentifkasi objektif dan tujuan SIE, project scope, project risks, project constraints, asumsi, change-control procedures, issues management procedures. 2. Planning an SIE project, mempersiapkan perencanaan proyek seperti aktivitas dan tugas, estimasi pengembangan, resources assignment, task dependencies, resource dependencies, critical path method, project schedule.
Tahap 3 : Analisa Bisnis Pada tahap analisa bisnis, akan mengidentifikasi tujuan bisnis dan kebutuhan dari proyek, analisa data, serta mengembangkan prototype dari SIE berupa screen design.
Aktivitas identifikasi kebutuhan proyek terdiri dari menentukan persyaratan teknis untuk peningkatan infrastruktur, menentukan persyaratan untuk perangkat tambahan infrastruktur nonteknis,
menentukan
persyaratan
pelaporan, menentukan persyaratan untuk data sumber, meninjau kembali ruang lingkup proyek. Aktivitas analisa data pada tahap analisa bisnis adalah menentukan sumber data untuk SIE, menentukan kualitas data, dan menentukan cara pembersihan data yang didapatkan sehingga bisa digunakan untuk SIE.
Aktivitas selanjutnya dari analisa bisnis adalah membuat prototype dari SIE dalam bentuk visualisasi dokumentasi sehingga prototype tersebut dapat digunakan untuk menvalidasi objektif SIE bagi kebutuhan bisnis. Apabila prototype ini diterima oleh perusahaan, maka prototype ini akan menjadi dasar bagi tahap desain sistem dan konstruksi sistem berupa database desain,
32
metadata desain, Extraction, Transformation and Loading (ETL) desain, pengembangan aplikasi dan pengembangan ETL.
Tahap 4 : Desain Pada tahapan desain sistem, akan merencanakan desain dari database, ETL dan metadata. Pada tahapan desain sistem, akan menghasilkan tiga desain yaitu desain database, ETL dan metadata. Pada desain database akan mengidentifikasi struktur database, backup database, tuning database dan monitoring database. Pada desain ETL (extract/transform/load) akan mengidentifikasi proses ETL dalam mengelola data sehingga data tersebut siap dipakai untuk datawarehouse.
Berikut gambar proses awal data melalui ETL sampai menjadi sebuah informasi untuk database:
Gambar 11 Extract Transform Load
33
Pada desain metadata repository akan mengidentifikasi atribut dari sebuah tabel. Tujuan desain metadata adalah menghemat kapasitas database sehingga tabel-tabel yang dibuat adalah efisien dan efektif.
Gambar 12 Metadata
Gambar diatas menjelaskan hubungan antara database, tabel, kolom, dan atributnya. Selain mengidentifikasi metadata dari database, proses metadata juga mengidentifikasi migrasi data dari sebuah sumber kedalam database EIS.
Tahap 5 : Konstruksi Sistem Pada tahapan konstruksi sistem, akan dilakukan pengembangkan aplikasi sesuai dengan prototype yang dirancang serta mengembangkan ETL berdasarkan desain dari ETL.
Tahap 6 : Deployment dan Rilis Pada tahapan ini deployment dan rilis, tim akan merancang perencanaan pelatihan terhadap users, membuat user guide, memastikan kualitas dari aplikasi, merencanakan User Acceptance Test (UAT) bagi para pengguna, perbaikan bila ada permintaan dari user, dan merilis aplikasi yang siap pakai.
Setelah aplikasi dirilis, tim akan mengevaluasi keseluruhan proyek dari sisi biaya, perbaikan masih diperlukan dan pengembangan untuk kebutuhan yang belum terangkum dalam aplikasi tersebut.
34
2.1.6 Pendekatan Untuk Membangun Sistem Informasi Eksekutif Dalam membangun dan mengimplementasikan SIE di suatu organisasi, terdapat 3 (tiga) pendekatan yang bisa digunakan. Pendekatan tersebut adalah sebagai berikut : a. Top-down Approach Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun SIE dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang melakukan perubahan proses kerja (business process re-engineering) secara menyeluruh diseluruh aspek organisasi.
Kelebihan dari pendekatan ini adalah : •
Pembangunan SIE langsung mencakup data seluruh organisasi
•
Kerangka SIE akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari berbagai data mart (data parsial)
•
Penyimpanan data menjadi terpusat
•
Kontrol informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah: •
Waktu implementasi lebih lama
•
Risiko kegagalan relatif tinggi karena kerumitannya
•
Membutuhkan biaya yang relatif besar
b. Bottom-up Approach Pendekatan ini data warehouse disusun dari tingkat departemental, yang kemudian baru diintegrasikan dengan data warehouse secara organisasi secara keseluruhan. Kelebihan dari pendekatan ini adalah : •
Implementasi lebih mudah untuk dikelola dan lebih cepat memperlihatkan hasil.
•
Resiko kegagalan relatif lebih kecil.
35
•
Bersifat incremental, dimana data mart yang penting dapat dijadwalkan lebih awal.
•
Memungkinkan anggota tim proyek untuk belajar dengan baik.
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah: •
Tiap data mart merupakan departmental-view
•
Memungkinkan terjadinya duplikasi data di setiap data mart di masing-masing departemen.
•
Data tidak konsisten dan data sulit direkonsiliasi.
•
Terdapat banyak interface yang sulit dikelola.
c. Practical Approach Pendekatan ini mengkombinasikan kedua pendekatan sebelumnya untuk mendapatkan kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembangan SIE di suatu organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefinisian arsitektur
kebutuhan
data
warehouse
organisasi
secara
keseluruhan
(standardisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan SIE pada tiap departemen yang membutuhkan.
(Spraque, 1980) Kerangka pengembangan sistem sangat menolong dalam mengatur subjek yang kompleks, mengidentifikasi hubungan antar bagian dan menyatakan area pengembangan lebih lanjut yang akan diperlukan. Kerangka pengembangan SIE diilustrasikan secara perspektif struktural dan dapat dilihat pada gambar 13.
36
Gambar 13 Perspektif Struktural Kerangka Pengembangan SIE (Spraque, 1980)
37
2.1.7 Tingkatan Manajemen dan Informasi
Gambar 14 Level dan Area Fungsional pada Perusahaan
(McLeod,2001) Level dan area fungsional perusahaan terbagi menjadi 3 bagian besar, 1. Level Operasional a. Menangani aktifitas rutin operasional dan administrasi 2. Level Manajemen a. Pengawasan secara periodik b. Pengambilan keputusan dan administrasi c. Mengetahui apakah kegiatan bisnis bekerja dengan baik 3. Level Strategis a. Perencanaan strategis jangka panjang (5 tahun) b. Membutuhkan informasi eksternal dan internal
38
(Siagian, 1995) Tingkatan manajemen dalam perusahaan secara umum terbagi menjadi 3 bagian, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat operasional dengan masing-masing memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda, dijelaskan sebagai berikut : •
Manajemen tingkat atas bertugas dan bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan strategis
•
Manajemen tingkat menengah bertugas dan bertanggung jawab dalam melakukan pengendalian manajemen, melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan
•
Manajemen operasional bertugas dan bertanggung jawab dalam kelangsungan operasional perusahaan
Selain tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda antar tingkatan, perbedaan pun terjadi pada sumber dan bentuk informasi serta sifat keputusan yang harus diambil oleh masing-masing tingkatan manajemen. Perbedaan tersebut dijelaskan pada gambar 15-17
Gambar 15 Sumber informasi yang digunakan pada tiap tingkat manajemen
Gambar 16 Bentuk informasi yang dibutuhkan pada tiap tingkat manajemen
39
Gambar 17 Bentuk dan macam keputusan pada tiap tingkat manajemen
Menurut pengamatan penulis, manajemen pada suatu perusahaan idealnya terbagi menjadi 3 bagian besar seperti yang disebutkan oleh McLeod, 1993, diantaranya level operasional, level manajemen, level strategis. Namun pada kenyataannya tidak sedikit perusahaan yang masih belum memahami benar perbedaan ketiga level tersebut, sehingga manajemen yang ada seringkali merangkap antara strategi dan manajemen.
2.1.8 Tipe Pengguna Sistem Informasi Eksekutif Hasil riset untuk tipe pemakai SIE, Kent dan Rick, mengkategorikan 3 tipe pemakai SIE, adalah sebagai berikut: •
Converts, tipe ini menganggap SIE adalah aplikasi pengganti dalam sistem lama;
•
Pacesetters, tipe ini banyak menggunakan SIE untuk komunikasi dan analisa data sebagai fungsi utama;
•
Analyzers, tipe ini banyak menggunakan SIE untuk menganalisa data untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi. (Kent & Rick, 1997)
2.1.9 Penjualan Penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan (Kotler,2006).
40
Pendapat lain mengenai penjualan disampaikan oleh Marwan, bahwa penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. (Marwan,1991).
2.1.10 Kebutuhan Informasi Penjualan Bagi Para Eksekutif (McLeod, 1993) Salah satu peran penting yang dilakukan dalam pekerjaan bagi para eksekutif di dalam suatu organisasi dari level strategis adalah melakukan pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil oleh para eksekutif tersebut merupakan keputusan yang sangat penting, menyangkut dengan kelangsungan hidup dalam jangka panjang perusahaan tersebut. Untuk menjalankan pekerjaan yang efektif sebagai eksekutif ini diperlukan pengambilan keputusan berdasarkan keputusan yang akurat, tepat, dapat diandalkan dan informasi yang digunakan merupakan informasi yang memiliki relevansi dengan keputusan yang akan diambil. Informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif biasanya ditampilkan dalam bentuk ringkasan, grafik dan table bukan dalam bentuk data rinci. Diantaranya : 1. Ramalan tren penjualan 5 tahun kedepan 2. Informasi tren penjualan dalam 5 tahun kebelakang 3. Perencanaan keuntungan 4. Perencanaan personalia
Dalam hal INDOMOBIL NISSAN, informasi penjualan menjadi sangatlah penting karena merupakan parameter penting dalam bisnis INDOMOBIL NISSAN.
41
Informasi yang terkait dengan penjualan yang digunakan sebagai sumber analisa dan pengambilan putusan bisa berasal dari internal maupun eksternal dari INDOMOBIL NISSAN. Diantaranya : 1. Informasi tren penjualan produk INDOMOBIL NISSAN per kuartal 2. Informasi tren penjualan produk otomotif dipasaran 3. Informasi tren penjualan di cabang-cabang INDOMOBIL NISSAN 4. Informasi kinerja cabang-cabang INDOMOBIL NISSAN 5. Informasi kebutuhan pasar akan produk otomotif 6. Ramalan tren penjualan produk otomotif 7. dan sebagainya
Semua informasi tersebut akan dianalisa oleh para eksekutif dengan mudah dan cepat sehingga dapat mengambil keputusan strategis guna memajukan bisnis INDOMOBIL NISSAN dan dapat bersaing dengan para pesaingnya.
42
Gambar 18 Karakteristik Aliran Informasi (Turban,1993)
43
2.1.11 Data Sekunder (Churchill, Gilbert A., 2005) Data sekunder merupakan informasi yang dikumpulkan bukan untuk kepentingan studi yang sedang dilakukan saat ini tetapi untuk beberapa tujuan lain.
Data sekunder dapat diklasifikasikan berdasarkan sumber, yaitu data internal dan data eksternal. Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi dimana riset sedang dilakukan. Misalnya, data penjualan dan biaya yang dikomplikasi dalam siklus akuntansi yang normal merupakan data sekunder internal yang akan diberikan pada banyak masalah riset, seperti evaluasi startegi pemasaran atau penilaian posisi kompetitif perusahaan dalam industri.
Sedangkan, data eksternal adalah data yang berasal dari luar organisasi dimana riset sedang dilakukan. Sumber eksternal dapat dibagi menjadi sumbersumber yang secara teratur menerbitkan data-data statistic dan menyediakannya secara gratis kepada para pengguna (misalnya pemerintah), dan organisasi-organisasi komersial yang menjual jasanya kepada berbagai pengguna (misalnya ACNielsen).
2.2 Kerangka Pikir Cetak biru Sistem Informasi Eksekutif memiliki lima buah variabel yang saling berkaitan. Kelima variabel tersebut akan digunakan dalam siklus pengembangan SIE yang digunakan dalam cetak biru sistem informasi eksekutif.
Variabel pertama adalah data, yang berupa internal dan eksternal data perusahaan untuk kemudian diolah menjadi informasi. Variabel kedua adalah informasi, yang akan disajikan berupa tabel, grafik, maupun laporan historical atau predictive. Variabel ketiga adalah keputusan, yang akan diambil oleh para eksekutif menurut informasi yang didapatkan pada dashboard.
44
Variabel keempat adalah performa, dimana keputusan dari eksekutif akan meningkatkan performa perusahaan, membuka market baru, dan kultur organisasi yang baru. Variabel kelima adalah pihak ketiga, pengaruh performa perusahaan akan berdampak pada pihak ketiga seperti karyawan, supplier, dan customer serta produk.
Konsep cara bekerjanya cetak biru sistem informasi ini adalah memberikan sebuah rancangan konsep kepada eksekutif melalui pengamatan terhadap variabelvariabel yang akan didapatkan melalui kuesioner yang akan diisi oleh eksekutif. Data kuesioner akan dijadikan kriteria dalam menentukan isi dari variabel-variabel yang akan diamati. Hubungan antar variabel adalah satu arah, yaitu variabel data akan memberikan data kepada variabel informasi, lalu diteruskan menjadi variabel keputusan, lalu menjadi patokan menjadi variabel performa, dan akan mempengaruhi variabel pihak ketiga, yang selanjutnya akan menjadi data untuk variabel data kembali.
45
2.3 Kerangka Konsep
Gambar 19 Kerangka Konsep
2.4 Hipotesa Pengarah Penulis hanya menggunakan hipotesa pengarah (misalnya hubungan antar konsep), bukan hipotesa uji yang menghubungkan variabel secara kuantitatif. Dalam hal ini hubungan antar variabel dengan perangkat dalam cetak biru yaitu siklus pengembangan SIE.
Lima hipotesa pengarah yang menjadi acuan dalam perencanaan dan pengembangan SIE ini adalah : 1. Cetak biru sistem informasi eksekutif untuk INDOMOBIL NISSAN dapat membantu dalam menilai kinerja penjualan 2. Para eksekutif INDOMOBIL NISSAN mendapatkan data dan informasi dengan cepat, tepat, lengkap dan benar melalui cetak biru sistem informasi eksekutif 3. Dengan adanya cetak biru dapat mendorong pihak-pihak terkait dalam melakukan penyediaan data dan informasi melalui pemanfaatan teknologi informasi
46
4. Cetak biru sistem informasi eksekutif dapat membantu para eksekutif INDOMOBIL NISSAN dalam pengambilan keputusan strategi bisnis 5. Cetak biru sistem informasi eksekutif dapat membantu INDOMOBIL NISSAN dalam meningkatkan performa dan keuntungan perusahaan dari sisi penjualan
