BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian Data, Informasi dan Pengetahuan Data adalah fakta mentah atau gambaran dasar dari barang, peristiwa,
kegiatan, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, dan digolongkan, tetapi tidak diolah sehingga belum memiliki arti. Contoh data adalah suatu nilai rata-rata, saldo bank, atau jumlah waktu kerja para karyawan. Informasi adalah kumpulan fakta (data) yang diolah dengan cara tertentu sehingga memiliki arti bagi penerimanya. Contohnya, jika kita memasukkan namanama siswa dengan nilai rata-ratanya, nama-nama pelanggan dengan saldo banknya, dan gaji karyawan dengan jam kerjanya, maka kita akan memiliki informasi yang berguna. Dengan kata lain, informasi berasal dari data yang diolah. Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diatur dan diolah untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, kumpulan hasil penelitian, atau keahlian seperti yang diterapkan ke dalam pengelolaan bisnis masa kini (Turban et all, 2003). Menurut Davenport (1998), informasi dan pengetahuan dapat diperoleh dari data, yang berarti bahwa data sebagai sarana yang memungkinkan informasi dan pengetahuan dapat disimpan dan ditransfer. Informasi dan pengetahuan dapat berkomunikasi melalui data dan hasil akhirnya merupakan data yang disimpan. Data
9
10
hanya dapat menjadi informasi atau pengetahuan bila dapat ditafsirkan oleh penerima. Sebaliknya, informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang dapat ditransfer ke orang lain setelah ditransfer dalam bentuk data.
2.2
Sistem Informasi Eksekutif Rockart dan DeLong (Turban, 1993) mendefinisikan sistem informasi
eksekutif (EIS) sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan kebutuhan informasi bagi para eksekutif. EIS memberikan kecepatan akses terhadap informasi yang tepat waktu dan pengaksesan data secara langsung untuk menghasilkan laporan bagi pihak manajemen. EIS sangat mudah digunakan baik untuk para eksekutif awam terhadap teknologi informasi, didukung dengan grafik, menyediakan laporan pengecualian dan kemampuan “drill-down”. Kemampuan drill down sangat membantu dalam mengambil atau memilah data sampai pada data rinci sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dari keseluruhan data yang ada dalam suatu sistem. Sedangkan menurut Sprague dan Watson (1993), EIS didefinisikan sebagai sistem komputer yang melayani para eksekutif dalam hal kemudahan untuk mengakses informasi internal dan eksternal yang relevan dengan faktor sukses kritis bagi para eksekutif.
11
2.3
Lingkungan Kerja Eksekutif Sebelum membangun Sistem Informasi Eksekutif, hendaknya pertama kali
harus dipahami lingkungan kerja eksekutif terlebih dahulu. Mintzberg membagi peranan seorang manajer ke dalam tiga kategori: 1. Peran interpersonal. Tokoh pemimpin, pemimpin, penghubung; 2. Peran Informasional. Monitor, penasehat, juru bicara, 3. Peran Pengambil Keputusan. Wirausahawan, mengatasi gangguan, menempatkan sumber daya, bernegosiasi. Awalnya EIS berfungsi untuk mendukung sebagian dari peran informasional, sedangkan tujuan EIS generasi selanjutnya adalah untuk mendukung peran sebanyak mungkin. Sedangkan untuk menentukan kebutuhan informasi eksekutif, pemahaman terhadap lingkungan kerja eksekutif diperlukan untuk menetapkan aktivitas yang dilakukan pada setiap peran. Turban (1993) membagi kerja eksekutif yang berhubungan dengan peranan pengambilan keputusan ke dalam 2 tahap, yaitu :
Tahap I : Identifikasi masalah dan kesempatan Data yang diperoleh berasal dari lingkungan internal dan eksternal serta selanjutnya mengalir ke saluran Evaluation of Information. Informasi internal berasal dari unit fungsional (keuangan, pemasaran, produksi, akuntan, sumberdaya manusia, dan sebagainya). Informasi eksternal berasal dari sumber-sumber seperti database online, koran, newsletter industri, laporan pemerintah, kontak personal, dan lain-lain. Karena banyaknya informasi yang tersedia, maka diperlukan proses pemeriksaan lingkungan
12
dan sumber data untuk menemukan bagian-bagian yang relevan. Selanjutnya dari Evaluation of Information kemudian dianalisis melalui dua analisis, yaitu Quantitative Analysis dan Qualitative Analysis yang saling dapat bertukar informasi. Kemudian proses dilanjutkan dengan interpretasi dan Quantitative Analysis dan Qualitative Analysis. Jika sudah benar, maka outputnya akan menjadi input bagi pengambilan keputusan dan selanjutnya masuk ke tahap II.
Tahap II : Keputusan yang diambil Tahap II merupakan tahap akhir dalam pengambilan keputusan untuk mengetahui ada atau tidaknya peluang atau masalah. Selanjutnya pengambilan keputusan dilakukan oleh eksekutif. Namun apabila terjadi kekeliruan dalam interpretasi maka sebelum masuk ke tahap II harus dikirim kembali ke atas, yaitu ke lingkungan internal dan eksternal untuk diteliti lebih cermat lagi.
Untuk lebih jelasnya mengenai hal tersebut, proses kerja eksekutif dalam mengambil keputusan ditampilkan pada Gambar 2.1.
13
External environment
Internal environment
Scanning
Scanning Evaluation of Information
Qualitative Analysis
Quantitative Analysis
Interpretation : Is the problem (opportunity)? Tahap I
Tahap II Decision : What to do about the problem (Opportunity).
Gambar 2.1 Peran Pengambilan Keputusan dari Proses Kerja Eksekutif Sumber : Turban, E. Decision Support System and Expert Systems, 4th ed.
14
2.4
Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif Menurut Turban (1993), karakteristik EIS terdiri dari 6 karakteristik, yaitu :
a. Drill Down. Salah satu kemampuan EIS yang paling berguna yang menyediakan rincian dari informasi yang diberikan. Jika sebuah masalah ditemukan, eksekutif dapat melihat rincian lebih lanjut. Pada kasus-kasus tertentu, proses “drill down” ini dapat berlanjut sampai beberapa tingkatan rincian. b. Critical
Success
Factor
(CSF).
Faktor-faktor
penentu
yang
harus
dipertimbangkan dalam mencapai tujuan organisasi disebut sebagai CSF. Faktorfaktor ini dapat bersifat strategis atau operasional, dan berasal dari tiga sumber utama: faktor organisasional, industri, dan lingkungan. Setelah diidentifikasi, CSF dapat dimonitor dengan lima tipe informasi : narasi masalah kunci, bagan yang ditonjolkan, faktor penentu, dan laporan pertanggungjawaban yang terinci. c. Status Access. Dalam tampilan ini, data atau laporan terkini dari variabel kunci dapat tetap diakses setiap saat, dengan menggunakan sarana telekomunikasi. d. Personalized Analysis. Kemampuan analisis tersedia pada EIS. Meskipun jarang mengakses data, dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sendiri. Analisis tersebut sudah disesuaikan dengan pengguna. Eksekutif memilih isi dari database, alat pembuat program yang akan digunakan, dan presentasi informasi yang sesuai dengan keinginannya.
15
e. Exception Reporting. Perhatian eksekutif hanya akan dicari bila terjadi kasuskasus yang amat buruk (atau amat baik). Pendekatan ini menghemat waktu untuk pembuatan dan pembacaan laporan. f.
Nafigation of Information. Kemampuan mengakses data dalam jumlah besar secara mudah dan cepat. Karakteristik yang diinginkan dari EIS sebaik keuntungannya yang
ditampilkan pada Tabel 2.1. Akan tetapi tidak semua sistem memproses semuanya. Tabel 2.1 Karakteristik dan Keuntungan EIS Kualitas Informasi : •
Fleksibel
•
Menghasilkan informasi yang benar
•
Menghasilkan informasi yang tepat waktu/cepat
•
Menghasilkan informasi yang relevan
•
Menghasilkan informasi yang lengkap
•
Menghasilkan informasi yang telah divalidasi/diperiksa dan disahkan
Interface pengguna : •
Mencakup grafis interface pengguna yang canggih (seperti GUI)
•
Menyediakan interface pengguna yang mudah digunakan
•
Menyediakan akses yang aman dan rahasia pada informasi
•
Waktu responnya pendek (informasi yang tepat waktu)
•
Dapat diakses dari banyak tempat
•
Memiliki prosedur akses yang dapat dipercaya
•
Meminimalisasi penggunaan keyboard; menggunakan pengontrol infrared, mouse, papan sentuh atau layar sentuh sebagai penggantinya
•
Menyediakan pelacakan cepat informasi yang diinginkan
•
Dapat disesuaikan dengan gaya manajemen atau eksekutif secara individual
•
Berisi menu pertolongan sendiri
16
Kemampuan teknis yang tersedia : •
Akses pada informasi global
•
Penggunaan data eksternal yang ekstensif
•
Penafsiran yang tertulis
•
Menggarisbawah indikator masalah
•
Hyperteks dan Hypermedia
•
Analisa ad hoc
•
Informasi disajikan secara hierarkis
•
Menyertakan grafik dan teks dalam display yang sama
•
Menyediakan laporan pengecualian manajemen
•
Menyajikan tren, rasio dan deviasi
•
Menyediakan akses pada data historis sampai yang terkini
•
Dikelola seputar faktor penentu keberhasilan
•
Menyediakan kemampuan meramal/membuat perkiraan
•
Menyediakan informasi dengan level rincian yang bervariasi (“drill down”)
•
Menyaring, meringkas, dan melacak data penting
•
Menunjang penjelasan masalah yang tak terselesaikan
Keuntungan : •
Memfasilitasi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi
•
Memfasilitasi akses pada informasi
•
Membuat pengguna menjadi lebih produktif
•
Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
•
Menimbulkan keuntungan kompetitif (competitive advantage)
•
Menghemat waktu pengguna
•
Meningkatkan kapasitas komunikasi
•
Meningkatkan kualitas komunikasi
•
Memberikan kendali organisasi yang lebih baik
•
Memungkinkan antisipasi masalah/kesempatan
•
Memungkinkan perencanaan
•
Memungkinkan penemuan dari penyebab masalah
•
Memenuhi kebutuhan para eksekutif
17
2.5
Metode Pencarian Kebutuhan Informasi Menurut Turban (1993), ada beberapa metode dalam menemukan kebutuhan
informasi para eksekutif, seperti melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut : 1.
Bertanya pada para eksekutif senior pertanyaan apa yang akan mereka tanyakan setelah mereka berlibur selama tiga minggu.
2.
Menggunakan metodologi faktor penentu keberhasilan
3.
Mewawancara semua manajer senior untuk menentukan data apa yang mereka anggap paling penting.
4.
Mendata tujuan-tujuan penting dalam perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dan mengenali kebutuhan informasi mereka.
5.
Bertanya pada para eksekutif informasi apa yang paling tidak ingin mereka perlihatkan pada pesaing mereka.
6.
Melalui wawancara atau proses observasi menentukan informasi apa saja yang berasal dari laporan manajemen terkini yang digunakan oleh para eksekutif.
7.
Menyediakan akses yang lebih cepat secara online untuk laporan manajemen terkini mereka, dan kemudian bertanya bagaimana anda dapat memodifikasi sistem sehingga lebih sesuai dengan kebutuhan mereka.
8.
Menggunakan prototipe (menunjukkan, diberikan kritik, memperbaiki).
Namun secara umum, diantaranya ada 3 pendekatan yang bisa digunakan dalam menentukan kebutuhan informasi bagi para eksekutif, yaitu :
18
a. Pendekatan Wetherbe Pendekatan ini terdiri dari dua tahap. Tahap I adalah wawancara struktural yang diadakan untuk menentukan kebutuhan informasi yang ditemukan oleh para eksekutif. Wetherbe membagi ada tiga metode untuk mengadakan wawancara struktural : 1.
Perencanaan Sistem Bisnis (IBM’s Business System Planning/BSP)
2.
Faktor Penentu Keberhasilan (CSF)
3.
Analisa Ends/Mean
Selanjutnya pada tahap II sudah menggunakan sebuah prototipe. Berdasarkan konsep kebutuhan informasi yang didapatkan pada fase I, maka sebuah prototipe EIS segera dibuat. Pengujian dan modifikasi berlangsung selama beberapa tahap sampai kebutuhan yang terperinci dapat ditetapkan. Sumber informasi yang paling tepat kemudian ditentukan, dan akhirnya EIS dapat diselesaikan.
Tabel 2.2 Metode dan Contoh Pertanyaan untuk Wawancara Struktural Metode 1. Bagian
wawancara
Contoh Pertanyaan eksekutif
dari a. Masalah besar apa saja yang dihadapi
Perencanaan Sistem Bisnis (BSP) :
saat menyelesaikan misi dari unit
Merinci masalah dan keputusan
manajemen yang anda pimpin? b. Solusi terbaik apa yang dapat diambil? c. Peran apakah yang dimiliki informasi dalam pemecahan masalah tersebut? d. Keputusan besar apa yang termasuk
19
tanggung jawab manajemen anda? e. Perbaikan
dalam
seperti
apakah
menghasilkan
bidang
informasi
yang
dapat
keputusan-keputusan
yang lebih baik? 2.
Faktor Penentu Keberhasilan (CSF): a. Apa saja faktor penentu keberhasilan Merinci faktor-faktor penentu
dari unit organisasi yang anda pimpin? Informasi seperti apa yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa faktor penentu keberhasilan tetap dapat dikendalikan? b. Bagaimana cara anda mengukur CSF yang spesifik?
3.
Analisa End/Means: Merinci kriteria a. Apakah hasil akhir: barang atau jasa atau hasil keefektifan dan kriteria
yang dihasilkan oleh proses bisnis?
efisiensi untuk penggunaan dalam b. Apa yang membuat barang atau jasa ini proses yang menghasilkan output.
efektif bagi penerima atau konsumen? c. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengevaluasi keefektifan ini? d. Apa saja mean kunci atau proses yang digunakan untuk menghasilkan atau menyediakan barang atau jasa? e. Apa saja penentu efesiensi dalam penyediaan barang atau jasa? f. Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengevaluasi keefisienan?
b. Pendekatan Watson dan Frolick Pendekatan Watson dan Frolick berdasarkan strategi mendasar ini : 1. Melalui pertanyaan (pendekatan wawancara yang sudah dibahas sebelumnya)
20
2. Menyimpulkan kebutuhan dari sistem informasi yang ada sekarang. 3. Sintesis dari karakteristik sistem. 4. Penemuan dari proses eksperimen dengan mengaplikasi sistem yang digunakan secara berevolusi (prototipe).
Berdasarkan pendekatan ini, Watson dan Frolick menyarankan sepuluh metode yang spesifik diatur dalam dua dimensi, yaitu : (1) Sumber informasi (interaksi baik langsung atau tidak langsung dengan eksekutif) (2) Metode utama untuk menentukan kebutuhan (terkomputerisasi atau tidak terkomputerisasi).
Tabel 2.3 Metode untuk Mengetahui Kebutuhan Informasi Interaksi Interaksi Langsung dengan Eksekutif
Interaksi Tidak langsung dengan Eksekutif
Berhubungan dengan Komputer
Tidak Berhubungan dengan Komputer •
Partisipasi dalam sesi perencanaan • strategis
•
Sesi CSF formal
•
Diskusi informal tentang kebutuhan informasi
•
Melacak kegiatan eksekutif
•
Diskusi dengan personil pendukung
•
•
Pemeriksaan informasi dihasilkan komputer
Melacak penggunaan EIS dengan software
•
Pemeriksaan informasi yang diperoleh dari komputer
•
Kehadiran dalam rapat
yang
tidak
Sesi sistem kerja kolaboratif
21
c. Pendekatan Volonino dan Watson Pendekatan ini mengambil sudut pandang luas untuk seluruh perusahaan bagi pengembangan EIS. Ada enam langkah yang harus dilakukan: 1. Mengenali tujuan strategis bisnis 2. Mengenali proses bisnis yang penting 3. Memprioritaskan hal-hal di atas 4. Mendefinisikan kebutuhan informasi untuk hal-hal di atas 5. Mengenali hubungan antar proses bisnis 6. Merencanakan sebuah modul pengembangan, implementasi dan evaluasi EIS
2.6
Kerangka Pengembangan Sistem Informasi Eksekutif Menurut Sprague (1980), suatu kerangka pengembangan sistem sangat
menolong dalam mengatur subyek yang kompleks, mengidentifikasi hubungan antar bagian, dan menyatakan area pengembangan lebih lanjut yang akan diperlukan. Kerangka pengembangan EIS diilustrasikan secara perspektif struktural dan dapat dilihat pada Gambar 2.2.
22
External Environment Vendors External
Consultants
Preasure Internal Environment
Executive Sponsor
Internal Preasure EIS
External Data
Operating Sponsor
Internal Data
Executive Users
Organizational Data Base
Functional Area
I/S Group
Builders
Gambar 2.2 Perspektif Struktural Kerangka Pengembangan EIS Sumber : Sprague, Ralph H. Jr., Watson, Hugh J. Decision Support System : Putting Theory Into Practice, 3rd ed.
23
Dalam perspektif ini, ada elemen kunci dan interaksi antar elemen yang penting ketika dikembangkan EIS. Elemen-elemen tersebut termasuk eksekutif, staf fungsional, staf sistem informasi, vendor, data dan tehnologi informasi. Dari prespektif pengguna, dialog dengan sistem adalah suatu kepentingan yang fundamental. Hal tersebut termasuk apa yang mesti diketahui untuk menggunakan sistem, bagaimana kerja sistem secara langsung, dan bagaimana output ditampilkan oleh sistem (Bennet, 1977). Dialog juga merupakan bagian penting lainnya dalam kerangka pengembangan EIS. Kerangka pengembangan EIS termasuk perspektif struktural, proses pengembangan, dan dialog dengan sistem user. Ketiga aspek tersebut harus bekerja sama satu sama lainnya. Berikut ini dijelaskan hasil penelitian yang diidentifikasikan pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Aspek Kerangka Pengembangan EIS Structural Personnel
EIS Initiator Executive Sponsor Operating Sponsor EIS Builder/Support Staff EIS Users Funtional Area Personnel IS Personnel
Data Internal External
24
Development Process External and internal Pressure Cost/Benefit Analysis Cost
: Development cost Annual Operating Costs
Development Time Development Methodology Hardware Software Spread Evolution Information Provided EIS Capabilities User-System Dialog Knowledge Base Training User Documentation System User Action Language User-System Interface System Response Time Presentation Language Multiple Information Format Color
