BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen dan elemenya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedure mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure-prosedure yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedure lebih menekankan
urutan-urutan
operasi
didalam
sistem.
Prosedur
(procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neushel sebagai berikut ini: “Sistem procedure adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal(tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang menerapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”. Lebih lanjut Jerry FitzGerald dan Warred D. Stalling Jr, mendefinisikan prosedur sebagai berikut:
6
7
“Suatu procedure adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksional yang menerangkan apa(what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakannya, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana(how) mengerjakannya”. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen yang mencapai suatu tujuan tertentu. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Suatu sistem akan dianalisa dan dirancang oleh satu tim atau orang disebut Analis Sistem. Dalam menganalisa dan merancang sistem, analisa sistem harus memperhatikan 3 faktor yang menentukan baik buruknya sistem yang mereka rancang Sistem yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1.
Sistem harus dibentuk untuk dapat menyelesaikan tujuan.
2.
Elemen sistem harus memiliki rencana yang telah ditetapkan.
3.
Adanya hubungan antar elemen sistem yang solid.
4.
Unsur dasar dari proses seperti arus informasi, energi dan material
lebih penting daripada elemen sistem. 5.
Tujuan organisasi lebih penting daripada elemen sistem.
2.2 Karakteristik Sistem Dalam membangun suatu sistem harus dipenuhi apa saja yang dibutuhkannya kemudian dirancang secara teliti dan seksama dengan memperhitungkan semua
8
kemungkinan yang terjadi atau yang akan terjadi. Karenanya perlu diketahui dan dipelajari karakteristik sistem yang terjadi dari : 1. Komponen Merupakan alat Bantu perangkat yang saling berinteraksi / bekerja sama untuk menyusun sistem menjadi satu kesatuan. 2. Masukan (Input) Merupakan bagian dari sistem yang bertugas menerima masukan, masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (sigmal input). Adapun arti dari masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan
masukan
sinyal
adalah
energi
yang
diproses
untuk
mendapatkan keluaran. 3. Proses (Process) Merupakan bagian dari sistem yang bertugas memproses / merubah masukkan data menjadi keluaran berupa informasi sesuai keinginan penerima. 4. Keluaran (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasi menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
9
5. Batasan (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi batas antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya sekaligus membedakan atau mencirikan suatu sistem dengan sistem yang lain. 6. Penghubung (Interface) Adalah penghubung yang ada di dalam suatu sistem sehingga terjadi suatu interaksi antar komponen. 7. Lingkungan (Environment) Segala suatu yang berada di luar sistem tetapi terdapat kemungkinan mempengaruhi ruang sistem. 8. Tujuan (Goal) Merupakan target atau objek yang diharapkan oleh sebuah sistem. 2.3 Konsep Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama laindengan alur data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file juga merupakan alat yang digunakan pada pengembangan sistem yang struktur dan juga dokumentasi sistem.
10
2.3.1. Komponen Data Flow Diagram Komponen Data Flow Diagram pada suatu sistem dibedakan menjadi empat bagian diantaranya, yaitu : 1. Entitas Luar (Terminator) Melambangkan entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang. Organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input dan menerima output dari sistem. Terminator dapat ditunjukkan dengan simbol persegi panjang atau kotak.
Gambar 2.1 Terminator 2. Data (Data Flow) Menunjukkan arus data / informasi yang mengalir menuju atau dari suatu proses. Arus data diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, kesatuan luar.
Gambar 2.2 Data Flow
11
3. Proses (Process) Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses tersebut. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan symbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang yang sudut-sudutnya agak tumpul.
Atau Gambar 2.3 Proses 4. Simpanan Data (Data Store) Digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Biasanya berkaitan dengan penyimpanan –penyimpanan seperti file, database, folder, agenda, dsb. Simpanan data biasanya digambarkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup dan tidak tertutup di salah satu ujungnya. Atau Gambar 2.4 Data Store Terdapat beberapa syarat dalm pembuatan komponen Data Flow Diagram, yaitu :
12
a. Pemberian nama untuk tiap komponen. b. Pemberian nomor pada komponen Data Flow Diagram. c. Penggambaran Data Flow Diagram yang sesering mungkin, dari segi ukuran dan bentuk proses serta alur data melingkar dan alur data lurus. d. Menghindari penggambaran yang rumit, seperti persilangan alur data karena banyaknya proses. e. Penggambaran Data Flow Diagram yang konsisten, dengan menghindari penggambaran lubang hitam (Black Holes) dan penggambaran rumit lainnya. 2.3.2. Flow Of Document Dalam pembuatan perancangan sistem hendaknya membuat suatu aliran dokumen yang membuat gambaran tentang bagaimana dokumen ini melalui input, prose, output yang menghasilkan dokumen yang dalam bentuk fisiknya tidak boleh hilang atau rusak dalam proses baik karena kesalahan manusia yang akan menjadikan sebuah informasi yang dihasilkan oleh sebuah dokumen menjadi lebih jelas dan akurat. Melalui Flow Of Document kita dapat dengan mudah menghasilkan dokumen apa saja Simbol-simbol yang digunakan dalam sebuah flow of document, yaitu : 1.
Document Digunakan untuk menggambarkan suatu document atau kegiatan mengeluarkan data baik secara manual maupun otomatis.
13
Simbolnya sebagai berikut :
Gambar 2.5 Simbol Document 2.
Manual Input Digunakan untuk menggambarkan kegiatan masukan data dengan menggunakan consule atau terminal atau data entry. Simbol sebagai berikut :
Gambar 2.6 Simbol Manual Input 3.
Manual Operation Digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang dilaksanakan sebagai tenaga manusia atau secara manual. Simbol sebagai berikut :
Gambar 2.7 Simbol Manual Operation 4.
Flow Line Digunakan untuk menggambarkan suatu arus document dari suatu kegiatan lainnya atau kegiatan pada terminal untuk kebutuhan kecuali transmisi data. Simbol sebagai berikut :
14
Gambar 2.8 Simbol Flow line 5.
Arsip Digunakan untuk mengarsipkan document melalui manual operation untuk mencegah document agar tidak hilang. Simbol sebagai berikut :
Gambar 2.9 Simbol Arsip 6.
Proses Digunakan untuk memproses document yang sedang berjalan dalam flow of documentsecara manual operation. Simbol sebagai berikut :
Gambar 2.10 Simbol Proses 2.3.3. Levelisasi Data Flow Diagram Levelisasi ditampilkan dalam bentuk diagram yang terdiri dari : 1. Diagram Konteks
15
Suatu diagram yang menggambarkan suatu sistem secara umum / global. 2. Diagram Zero Bagan berjenjang untuk memperjelas semua proses yang terdapat pada level diagram konteks. 3. Diagram Detail / Level / Primitive Bagan berjenjang yang didekomposisi / menjelaskan terhadap proses yang lebih detail. 2.4
Perancangan Database Database adalah kumpulan data operasional yang saling berkaitan dengan
kerangkapan minimal atau file-file yang saling memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu kesatuan data untuk menghasilkan suatu informasi yang digunakan bersama oleh beberapa aplikasi atau perusahaan. Perancangan database merupakan salah satu aktivitas yang harus dilakukan di dalam pengembangan sistem informasi untuk menciptakan informasi yang handal. 2.4.1. Konsep Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang disajikan dengan menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara tidak nyata / abstrak, dan diperkenalkan pertama kali oleh P. P. Chen pada tahun 1976.
16
2.4.1.1. Komponen ERD 1. Entity Objek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dimana informasi
yang
saling
berkaitan
dengannya
dikumpulkan. Biasanya entity dapat berupa objek secara fisik (rumah, kendaraan, peralatan) dan konsep yang informasinya direkam. Simbol entity dapat digambarkan dengan persegi panjang.
Gambar 2.11Entity 2. Relationship Hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entity, relationship tidak mempunyai fisik kecuali yang mewarisi
dari
hubungan
antara
entity
tersebut.
Relationship dapat digambarkan dengan simbol wajit.
Gambar 2.12 Relationship
17
3. Atribut Karakteristik
dari
entity
atau
relationship,
yang
menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Atribut dapat digambarkan dengan simbol Oval
Gambar 2.13 Atribut 2.4.1.2
Derajat Relationship Menjelaskan jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu
relationship. Derajat Relationship terdiri dari : 1. Unary Degree (Derajat Satu) Mahasiswa
Belajar
Gambar 2.14 Unary Degree 2. Binary Degree (Derajat Dua) Mahasiswa
Belaj ar
Kampus
Gambar 2.15 Binary Degree 3. Ternary Degree (Derajat Tiga) Mahasiswa
Belaj ar Rumah Gambar 2.16 Ternary Degree
Kampus
18
2.4.1.3. Cardinality Ratio Menjelaskan batasan jumlah ketergantungan satu entity dengan banyak entity. Jenis Cardinality Ratio terdiri atas : 1. 1 : 1 (One to One) Mahasiswa
1
Memili ki
1
Buku
Gambar 2.17 One to One 2. 1 : M / M : 1 (One to Many) Mahasiswa
1
Belajar
M
Kampus
Gambar 2.18 One to Many 3. M : N (Many to Many) Mahasiswa
M
Belajar
N
Rumah
Gambar 2.19Many to many 2.4.2
Konsep Normalisasi Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalam
tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai didalam suatu organisasi. Adapun tujuan dari normalisasi adalah : 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data. 2. Untuk mengurangi kompleksitas. 3. Untuk mempermudah pemodifikasan data.
19
Untuk menghasilkan tabel-tabel yang jelas dan akurat harus melalui tahapantahapan sebagai berikut Bentuk Tidak Normal Menghilangkan perulangan group
Bentuk Normal Pertama (1NF) Menghilangkan ketergantungan sebagian
Bentuk Normal Kedua (2NF) Menghilangkan ketergantungan transitif
Bentuk Normal Ketiga (3NF) Menghilangkan anomali-anomali hasil dari ketergantungan fungsional Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF) Menghilangkan ketergantungan Multivalue
Bentuk Normal Keempat (4NF)
Menghilangkan anomali-anomali yang tersisa Bentuk Normal Kelima (5NF)
20
2.5
Pengenalan Microsoft Access 2000 Access 2000 adalah perangkat lunak pengolahan database yang cocok untuk
mengolah informasi dalam jumlah yang banyak. Selain itu access 2000 juga merupakan software manajemen database yang disingkat menjadi DBMS.
Gambar 2.7.1 Kotak dialog pilihan objek database Access 2000 menyediakan cara peragaan informasi dibuat dengan: 1. Query adalah sebuah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain. 2. Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrolkontrol untuk proses masukkan, memeriksa dan memperbarui data. 3. Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang pernah anda berikan.
21
Beberapa istilah database yang sering dipakai dalam access 2000 antara lain : a. Database adalah sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang mempunyai topik atu tujuan tertentu. b. Informasi atau data yang diolah tersebut disimpan dalam sebuah file dengan ekstensi .MDS (Microsoft Access Database). c. Field adalah data terkecil dari suatu tabel yang menempati bagian kolom. d. Record adalah kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris. Beberapa keunggulan dan fasilitas baru pada access 2000 antara lain : 1.
Office assistant digunakan untuk melihat fasilitas help yang terdapat
pada access 2000. 2.
Hyperlink berguna untuk memudahkan dalam mengaktifkan atau
meloncat kedata lain yang tersimpan dalam hardisk, network server dan internet. 3.
Toolbar Web digunakan untuk menampilkan data dan informasi yang
ada di dalam halaman Web yang ada di Internet. Access 2000 bekerja lebih cepat dan lebih canggih dibanding dengan Access versi sebelumnya. 4.
DAO (Database Aplication Objek) merupakan kumpulan obyek siap
pakai yang dimanfaatkan dalam pembuatan program database Access 2000.
