BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem Pengendalian Internal 1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Alasan bagi suatu perusahaan untuk menerapkan sistem pengendalian internal adalah untuk membantu manajemen dengan tujuan tercapainya mekanisme kerja yang lebih efisien dan efektif. Bentuk dan tipe dari pengawasan harus mempertimbangkan atau membandingkan hubungan antara cost dan benefit. Pada tahun 1992, COSO (Committee of Sponsoring Organization) mengeluarkan definisi pengendalian internal yang dinyatakan oleh Romney dan Steinbart (2006:230) sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut : a. Keandalan pelaporan keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi Pengendalian internal (internal control system) menurut Singleton dan Hall ( 2007:19) adalah sebagai berikut : Terdiri atas kebijakan, praktik dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umum, yaitu :
5
6
a. Mengamankan aktiva perusahaan b. Memastikan akurasi dan keandalan berbagai catatan dan informasi akuntansi c. Menyebarluaskan efisiensi dalam operasi perusahaan d. Mengukur ketaatan dengan berbagai kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen Pengendalian internal menurut Warren (2008:207) adalah sebagai kebijakan dan prosedur yang melindungi aset perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah ditetapkan. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atau kontrol internal didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang). Menurut Reeve dkk. (2008:350) objek internal control yaitu memberikan jaminan bahwa :
7
a. Aset terlindungi dan dapat digunakan untuk tujuan bisnis Internal control dapat melindungi aset dari pencurian, kecurangan, penyalahgunaan, dan penempatan yang salah. b. Informasi akurat Informasi yang akurat sangat diperlukan untuk kesuksesan dan kelancaran operasi bisnis. c. Karyawan patuh terhadap undang-undang dan peraturan. Bisnis harus patuh terhadap undang-undang/hukum yang berlaku peraturan,
dan
standar
laporan
keuangan.
Contohnya
peraturan
lingkungan, jangka waktu kontrak, peraturan keamanan, dan sesuai dengan prinsip akuntansi. 2. Prinsip Dasar Sistem Pengendalian Internal Menurut Sanyoto (2007:250), ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian internal bagi suatu entitas organisasi atau perusahaan : a. Sistem pengendalian internal merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian
intern
suatu
entitas
organisasi/perusahaan
adalah
manajemen, lebih tegasnya lagi adalah top manajemen/direksi, karena dengan sistem pengendalian internal yang baik itulah top manajemen dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta perusahaan dilindungi, dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik.
8
b. Top manajemen bertanggung jawab menyusun sistem pengendalian internal, tentu saja dilaksanakan oleh para stafnya. Dalam penyusunan tim yang akan ditugaskan untuk merancang sistem pengendalian internal, harus dipilih anggotanya dari para ahli, termasuk yang berkaitan dengan teknologi informasi (mengingat saat ini sistem lazimnya dibuat berbasiskan teknologi informasi). c. Sistem pengendalian internal seharusnya bersifat generic, mendasar, dan dapat diterapkan pada semua perusahaan pada umumnya (tidak boleh jika hanya berlaku untuk satu perusahaan saja, melainkan harus ada hal-hal yang bersifat dasar yang berlaku umum). d. Sifat sistem pengendalian internal adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang kita desain adalah yang paling optimal. Sistem pengendalian internal yang paling baik ialah bukan yang paling maksimal, apalagi harus dipertimbangkan cost benefitnya. e. Sistem pengendalian intern mempunyai keterbatasan-keterbatasan atau
constraints, misalnya adalah sebaik-baik kontrol tetapi kalau para pegawai yang melaksanakannya tidak cakap, atau kolusi, maka tujuan pengendalian internal itu mungkin tidak tercapai. f.
Sistem pengendalian internal harus selalu dan terus menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan, dengan perkembangan kondisi dan teknologi.
3. Fungsi Sistem Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steibart (2006:239) pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting yaitu :
9
a. Pengendalian untuk pencegahan ( preventive control ) Yaitu suatu pengendalian yang ditunjukkan untuk mencegah timbulnya suatu masalah sebelum masalah itu muncul. Dalam pengendalian ini, terdapat personel akuntansi yang berkualifikasi tinggi, pemisahan tugas, pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas suatu aset, fasilitas dan informasi. b. Pengendalian untuk pemeriksaan ( detective control ) Yaitu suatu pengendalian yang dibutuhkan untuk mengungkap suatu masalah begitu masalah tersebut muncul. c. Pengendalian korektif ( corrective control ) Pengendalian yang ditunjukkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, mengubah sistem agar masalah di masa mendatang dapat diminimalisasi. 4. Tujuan Sistem Pengendalian Internal Sebuah sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang agar manajemen mendapatkan keyakinan yang memadai bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannnya. Kebijakan dan prosedur tersebut sering kali disebut sebagai pengendalian, dan secara kolektif akan membentuk suatu pengendalian internal entitas. Fungsi utama dari sistem pengendalian internal terdapat dalam arus transaksi yang mencakup persetujuan, pelaksanaan, dan
10
pencatatan transaksi, serta pertanggung jawaban atas harta perusahaan. Sanyoto dan Henny (2007:134) menyatakan tujuan pengendalian internal sebagai berikut : a. Melindungi harta milik perusahaan Pengamanan
atas
berbagai
harta
benda
(termasuk
catatan
pembukuan/file/database ) menjadi semakin penting dengan adanya computer. Data / informasi yang begitu banyaknya yang disimpan di dalam media komputer seperti magnetic tape, disket, USB, yang dapat dirusak apabila tidak diperhatikan pengamanannya. b. Mendorong kecermatan dan kehandalan data dan pelaporan akuntansi Pimpinan hendaklah memiliki informasi yang benar atau tepat dalam rangka melaksanakan kegiatannya. Mengingat bahwa berbagai jenis informasi digunakan untuk bahan mengambil keputusan sangat penting artinya, karena itu suatu mekanisme atau sistem yang dapat mendukung penyajian informasi yang akurat sangat diperlukan oleh pimpinan perusahaan. c. Efektivitas dan efisiensi usaha Pengawasan dalam suatu organisasi merupakan alat untuk mencegah penyimpangan tujuan atau rencana organisasi, mencegah penghamburan usaha, menghindarkan pemborosan dalam setiap segi dunia usaha dan mengurangi setiap jenis penggunaan sumber-sumber yang ada secara tidak efisien. d. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan dan aturan-aturan (termasuk undang-undang) yang ada
11
Pimpinan menyusun tata cara dan ketentuan yang dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur pengendalian internal berarti memberikan
jaminan
yang
layak
bahwa
kesemuanya
itu
telah
dilaksanakan oleh karyawan perusahaan. Sedangkan tujuan pengendalian internal menurut Boynton (2006:231) dinyatakan sebagai berikut : a. Lingkup dan ukuran bisnis entitas telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif. b. Pengujian dan penelaah yang melekat dalam sistem pengendalian internal yang menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan. c. Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada struktur pengendalian internal klien. Berdasarkan faktor-faktor penyebab pentingnya pengendalian internal di atas, maka pengendalian internal diharapkan dapat memenuhi tujuan sebagai berikut : a. Untuk menjaga kekayaan atau asset perusahaan b. Mengevaluasi ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efektivitas dan efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
12
5. Komponen Pengendalian Internal Kerangka
terintegrasi
–
pengendalian
internal
COSO,
kerangka
pengendalian internal yang paling banyak diterima di AS, menjelaskan lima komponen pengendalian internal yang dirancang dan diterapkan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan-tujuan pengendaliannya dapat terpenuhi. Lingkungan pengendalian merupakan payung dari keempat komponen pengendalian lainnya. Tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen pengendalian yang lain tidak mungkin menghasilkan suatu pengendalian internal yang efektif, tanpa mempertimbangkan kualitasnya. Menurut Mardi (2011:62) komponen pengendalian internal sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian ini merupakan persepsi perorangan dalam perusahaan tentang pentingnya pengendalian internal. Pimpinan perusahaan harus menunjukkan komitmennya terhadap pelaksanaan kontrol yang ketat dan kebijakannya secara sadar dan langsung dikuti oleh para bawahan. Suasana seperti ini merupakan lingkungan pengendalian yang efektif diterapkan dalam perusahaan. Dalam praktiknya, lingkungan pengendalian meliputi hal berikut ini : 1. Komitmen dan integritas dan nilai etika Perusahaan dapat menetapkan kesetiaan yang dijadikan sebagai prinsip dasar operasional dan mengembangkan kebijakan tertulis dengan jelas, Dalam praktiknya dapat mendeskripsikan perilaku jujur dan tidak jujur. Seluruh tindakan tidak jujur harus
13
diinvestigasi secara menyeluruh dan mereka yang dianggap bersalah harus dibebastugaskan agar nilai etika tetap terjaga dalam membantu proses pengendalian. 2. Filosofi dan gaya beroperasi Filosofi merupakan pemikiran dan keyakinan dasar yang menjadi tolak ukur bagi perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan harus dilaksanakan, sehingga gaya beroperasi bervariasi, ada yang bersifat demokrasi dan ada juga yang bersifat komando. 3. Struktur organisasi Struktur yang jelas dan tegas menunjukkan batas wewenang seseorang melalui garis komando dan menetapkan garis otoritas serta tanggung jawab, termasuk sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk tugas tertentu, pembagian wewenang terhadap tanggung jawab seseorang mempengaruhi informasi manajemen. 4. Badan audit dan dewan komisaris Komite audit bertanggung jawab mengawasi struktur pengendalian internal
perusahaan,
proses
pelaporan
keuangannya,
dan
kepatuhannya terhadap peraturan serta standar yang terkait. Komite berhubungan secara dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan. Peninjauan ini berfungsi untuk memeriksa
14
integritas manajemen guna meningkatkan kepercayaan publik yang berinvestasi atas kesesuaian pelaporan keuangan. 5. Metode manajemen Metode
ini
merupakan
pola
manajemen
mengendalikan
operasional perusahaan sesuai sumber daya yang ada yang diarahkan guna mencapai tujuan bisnis tertentu serta membuat sumber daya bertanggung jawab untuk kepentingan pengembangan usaha. 6. Pengaruh eksternal Pengaruh dari pihak luar juga memberi peranan yang signifikan terhadap operasional perusahaan seperti persyaratan bursa efek, persyaratan peraturan lembaga lain, bank, sarana umum, dan perusahaan asuransi. Pengaruh ini harus dikelola maksimal untuk memberdayakan perusahaan. b. Penilaian Resiko Pendekatan strategi manajemen resiko merupakan instrument penting dalam mengontrol bisnis perusahaan. Sistem pengendalian harus dievaluasi secara berkala efektivitasnya. Organisasi harus melakukan penilaian resiko untuk mengindentifikasi, menganalisis dan mengatur resiko
yang relevan dengan pelaporan keuangan. Dampak dari
perencanaan strategis dan operasional serta keuangan dan informasi akan menimbulkan resiko bisnis, beberapa kebijakan bisa berakibat yang lebih besar serta kemungkinan muncul lebih besar. Oleh karena itu, segala
15
sesuatu yang terkait dengan biaya dan manfaat pengendalian harus direncanakan dan diperhitungkan secara cermat sehingga kegagalan dan resiko dapat diminimalisir dampaknya. c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan sekumpulan peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dan digariskan untuk tujuan keberhasilan pengendalian dalam perusahaan. Aktivitas pengendalian pada dasarnya berbentuk pengendalian yang menggunakan pendekatan berbasis teknologi informasi dan pengendalian yang menggunakan pendekatan manual. Pengendalian berdasarkan teknologi informasi secara khusus berkaitan dengan lingkungan teknologi dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum meliputi kegiatan yang berhubungan dengan audit teknologi informasi, yang ditujukan melindungi lingkungannya agar dikelola secara baik, sehingga proses pengendalian mendapatkan dukungan lebih efektif. Berkaitan dengan pengendalian aplikasi lebih ditujukan untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan pada pengolahan data sistem komputer. Pengendalian fisik berkaitan dengan sistem konvensional yang melakukan aplikasi prosedur manual. Namun, konsep pengendalian ini tetap memperhatikan terhadap dampak pengendalian yang berhubungan dengan lingkungan teknologi informasi, pengendalian fisik dalam perusahaan terdiri dari beberapa unsur berikut :
16
1. Kewenangan penanganan transaksi Wewenang yang diberikan oleh pimpinan tertinggi dalam suatu organisasi dalam rangka menjalankan tugas atau fungsi dapat dikategorikan sebagai otorisasi. Ini bentuk pelimpahan tugas dan wewenang kepada pegawai untuk menentukan pilihan yang tepat untuk kemajuan organisasi. Seorang pegawai akan bertindak sesuai prosedur
apabila
dirinya
mendapatkan
wewenang
untuk
memutuskan tindakan dalam pekerjaan. Setiap transaksi yang berhubungan dengan tugasnya akan diberikan wewenang. 2. Spesialisasi yang bertanggung jawab Seseorang yang diberi tanggung jawab sesuai dengan bidangnya dan
otoritas
yang
dimilikinya
merupakan
pelaksanaan
pengendalian internal yang baik serta tidak memberikan mereka tugas dan tanggung jawab yang terlalu banyak. Orang yang tidak memiliki kecakapan dalam bidangnya cenderung melakukan keputusan yang keliru atau kesalahan yang tidak disengaja dan berdampak kepada kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, harus jelas memisahkan tugas dan tanggung jawab setiap pegawai. 3. Format dan penggunaan dokumen pekerjaan Penggunaan
dokumen
yang
baik
harus
didesain
dengan
memperhatikan format yang jelas dan mempermudah pekerjaan seseorang. Mempermudah bukan berarti format dokumen tidak
17
informatif, tapi isi dokumen harus menginformasikan sesuai dengan kebutuhan organisasi perusahaan. 4. Pengamanan harta kekayaan perusahaan Semua
harta
pengawasan,
kekayaan Kelengahan
perusahaan dalam
harus
menjaga
mendapatkan aset
dapat
menghancurkan keberlangsungan perusahaan. Aset perusahaan bermacam-macam bentuknya, baik aset fisik maupun aset non fisik, semua harus dijaga dari incaran pihak luar maupun pihak dari dalam sendiri yang tidak memiliki tanggung jawab. 5. Independensi pemeriksaan Untuk
mengetahui
kinerja
perusahaan,
pemeriksaan
harus
dilakukan secara objektif. Untuk menghasilkan pemeriksaan tersebut perlu dilakukan secara intensif dan dilakukan oleh badan independen yang berasal dari luar perusahaan, di mana mereka dapat bekerja secara profesional. Menurut James A Hall (2007:191), salah satu kategori dalam aktivitas pengendalian adalah pengendalian fisik. Jenis pengendalian ini terutama berhubungan dengan aktivitas manusia yang digunakan dalam sistem akuntansi. Pengendalian fisik tidak berarti berkaitan dengan lingkungan di mana seorang staf administrasi memperbarui akun dengan menggunakan kertas dan tinta. Pengendalian fisik terdiri dari enam kategori, antara lain :
18
1. Otorisasi transaksi Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Otorisasi dapat bersifat umum dan khusus. Otorisasi umum diberikan pada para personel operasional untuk melakukan operasi rutin. Ini disebut sebagai keputusan terprogram di mana aturan keputusan ditentukan lebih dahulu dan tidak dibutuhkan persetujuan tambahan. Otorisasi khusus berkaitan dengan keputusan situasional yang berhubungan dengan transaksi non rutin. Otorisasi khusus biasanya adalah tanggung jawab pihak manajemen. 2. Pemisahan tugas Salah satu aktivitas pengendalian yang penting adalah pemisahan tugas karyawan untuk meminimalkan fungsi yang tidak boleh disatukan. Pemisahan tugas dapat berupa berbagai bentuk, tergantung
pada
berbagai
kewajiban
tertentu
yang
akan
dikendalikan. Ada tiga yang menjadi tujuan dari pemisahan tugas, yaitu pemisahan tugas harus sedemikian rupa hingga otorisasi untuk transaksi terpisah dari pemrosesan transaksi tersebut, tanggung jawab pemeliharaan aktiva harus dipisahkan dari tanggung jawab pencatatan, dan perusahaan harus distrukturisasi sehingga penipusan akan membutuhkan adanya kolusi antara dua
19
atau lebih yang penting memiliki tanggung jawab yang tidak bisa disatukan. 3. Supervisi Mengimplementasikan
pemisahan
tugas
secara
memadai
mensyaratkan agar perusahaan mempekerjakan karyawan dalam jumlah yang cukup banyak. Mencapai pemisahan fungsi yang memadai sering kali meimbulkan kesulitan bagi perusahaan kecil. Asumsi yang mendasari pengendalian supervisi adalah perusahaan mempekerjakan personel yang kompeten dan dapat dipercaya. Asumsi karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya mendorong efesiensi supervisi. Jadi perusahaan dapat membuat ruang pengendalian manajerial dengan seorang manajer mengawasi beberapa karyawan. 4. Catatan akuntansi Catatan akuntansi perusahaan terdiri dari atas dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Berbagai catatan ini menangkap esensi ekonomi dari berbagai transaksi dan menyediakan jejak audit berbagai peristiwa ekonomi. Jejak audit memungkinkan auditor menelusuri
transaksi
apa
saja
melalui
semua
tahapan
pemrosesannya, dari awal hingga laporan keuangan. Untuk alasan penggunaan yang praktis dan kewajiban hukum, perusahaan harus memelihara catatan akuntansi yang memadai untuk menjaga jejak auditnya.
20
5. Pengendalian akses Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan bahwa hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan. Akses tidak sah akan mengeksplorasi aktiva ke penyalahgunaan, kerusakan, dan pencurian. Oleh karena itu, pengendalian akses memainkan bagian penting dalam menjaga aktiva. Pengendalian akses yang dibutuhkan untuk melindungi catatan akuntansi akan tergantung dari karakteristik teknologi sistem akuntansinya. Pengendalian akses tidak langsung dapat dicapai dengan mengendalikan penggunaan berbagai dokumen dan catatan serta dengan memisahkan fungsi karyawan yang harus mengakses dan memproses berbagai catatan ini. 6. Verifikasi independen Prosedur verifikasi adalah pemeriksaan independe sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan dan kesalahan penyajian. Verifikasi berbeda dengan supervisi karena terjadi setelah fakta, oleh seseorang yang tidak secara langsung terlibat dalam transaksi atau pekerjaan yang diverifikasi. Supervisi dilakukan ketika aktivitas sedang berjalan, oleh seorang supervisor yang memiliki tanggung jawab langsung atas pekerjaan tersebut. Melalui prosedur verifikasi independen, pihak manajemen dapat mengakses kinerja individu, integritas sistem pemrosesan transaksi, dan kebenaran data yang terdapat dalam catatan akuntansi.
21
d. Informasi dan Komunikasi Kualitas informasi yang dihasilkan memberi dukungan penuh keberhasilan pimpinan membuat keputusan bisnis, informasi laporan yang dihasilkan sistem informasi akuntansi membantu pimpinan membuat keputusan terkait dengan operasi perusahaan serta bagaimana informasi keuangan yang dibuat dapat dikomunikasikan secara cepat dan akurat. Informasi keuangan yang dihasilkan harus akurat, didukung dengan data dan fakta sehingga memiliki nilai penting untuk dijadikan sebagai pengambilan keputusan. e. Pengawasan Tingginya kinerja yang diraih tidak lepas dari penerapan teknik pengawasan yang menunjukkan bahwa seseorang dalam pengawasan, namun merasa tidak diawasi. Pengawasan yang efektif dilakukan untuk meningkatkan kinerja bukan untuk menghilangkan kinerja dan prestasi perusahaan. Di beberapa perusahaan, hal ini kurang mendapat perhatian. Pengawasan yang dilakukan antara lain sebagai berikut: 1. Supervisi yang efektif. Supervisi bertindak sebagai model pengembangan maksimum pegawai menjadi seseorang yang profesional dan efisien menurut kemampuannya. Kegiatan supervise bukan mengukur kinerja atau mencari kesalahan, namun hal ini sebagai upaya membantu pihak lain mengatasi kesulitan dan meningkatkan motivasi kerja secara mandiri dan berkelanjutan
22
2. Akuntansi pertanggung jawaban. Pengawasan terhadap sistem akuntansi pertanggung jawaban menunjukkan informasi yang terkait dengan anggaran, kuota, jadwal, biaya standar, dan standar kualitas, kemudian apabila ada ditemukan hal yang berbeda antara perencanaan kinerja dengan hasil yang diperoleh, maka harus segera dilakukan tindakan. 3. Audit internal. Pengawasan kegiatan melakukan peninjauan ulang terhadap keefektifan pengendalian internal merupakan peranan yang selalu dilakukan seorang auditor internal. Motivasi pegawai dalam menjalankan tugas dan fungsinya sesuai peraturan yang berlaku serta efektivitas dan efisiensi manajemen tidak luput dalam tindakan evaluasi dilakukan auditor internal. 6.
Keterbatasan Pengendalian Internal Perlu diingat bahwa sistem pengendalian intern yang terbaik adalah bukan
struktur
pengendalian
yang
pengendalian internal juga
seketat
mungkin
secara
maksimal,
sistem
mempunyai keterbatasan-keterbatasan. Menurut
Sanyoto (2007:253) keterbatasan atau kelemahan yang melekat pada sistem pengendalian intern antara lain : a. Persekongkolan (kolusi) Pengendalian internal mengusahakan agar persekongkolan dapat dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan mengharuskan giliran bertugas, larangan dalam menjalankan tugas-tugas yang bertentangan oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan mengambil cuti dan
23
seterusnya. Akan tetapi pengendalian internal tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi. b. Perubahan Struktus pengendalian internal pada suatu organisasi harus selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan kondisi dan teknologi. c. Kelemahan manusia Banyak kebobolan terjadi pada sistem pengendalian internal yang secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena lemahnya pelaksanaan yang dilakukanoleh personel yang bersangkutan. Oleh karena itu, personel yang paham dan kompeten untuk menjalankannya merupakan salah satu unsure terpenting dalam pengendalian internal. d. Azas biaya manfaat Pengendalian
internal
juga
harus
mempertimbangkan
biaya
dan
kegunaannya . Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu mungkin melebihi kegunaannya ,atau manfaat tidak sebanding dengan biaya yang dikeluarkan (cost benefit analysis). Menurut Hery (2011:103) Faktor manusia adalah faktor yang penting sekali dalam setiap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Sebuah sistem pengendalian intern yang baik akan dapat menjadi tidak efektif oleh karena adanya karyawan yang kelelahan, ceroboh, atau bersikap acuh tak acuh. Demikian juga halnya dengan kolusi, dimana kolusi ini akan dapat secara signifikan mengurangi keefektifan sebuah sistem dan mengeliminasi proteksi yang ditawarkan dari pemisahan tugas. Belum lagi adanya sebuah pandangan umum
24
yang mengatakan bahwa pada prinsipnya di dunia ini tidak ada sesuatu yang sempurna, termasuk sistem pengendalian intern yang dijalankan perusahaan. B. Penjualan Kredit 1. Pengertian Penjualan kredit Cara perusahaan untuk memperoleh laba yang maksimal adalah dengan meningkatkan volume penjualan dilakukan dengan memberikan kemudahan pelanggan untuk mendapatkan produk perusahaan yaitu dengan menerapkan kebijakan penjualan secara kredit. Penjualan kredit dilakukan oleh perusahaan dengan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan pesanan kepada pelanggan sehingga pelanggan tersebut mempunyai tagihan (piutang) kepada perusahaan. Piutang ini harus dibayar sesuai dengan kesepakatan antar peusahaan dan pelanggan tersebut. Untuk menjaga agar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik dan dapat melindungi perusahaan dari suatu penyelewengan dalam pelaksanaan transaksi ini maka perusahaan membutuhkan suatu sistem pejualan kredit. Menurut Kieso (2009:386) pengertian penjualan kredit adalah janji lisan dari pembelian untuk membayar barang dan jasa yang dijual biasanya dapat ditagih 20-60 hari dan merupakan piutang terbuka yang berasal dari perluasan kredit jangka pendek. Menurut Soemarso (2009:160) penjualan kredit adalah transaksi antara perusahaan dengan pembeli untuk menyerahkan barang atau jasa yang berakibat timbulnya piutang, kas, aktiva.
25
Dari beberapa definisi yang diberikan oleh beberapa ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa penjualan kredit adalah penjualan barang dan jasa yang dilaksanakan dengan cara mengirim barang yang dipesan terlebih dahulu kepada pembeli yang jangka waktu pembayarannya 30 hari atau lebih. 2. Fungsi – Fungsi yang Terkait Dalam sistem penjualan kredit, harus dilaksanakan oleh beberapa karyawan yang terkait dengan transaksi penjualan kredit. Menurut Mulyadi (2001:211) fungsi-fungsi yang terkait dengan penjualan kredit adalah : a. Fungsi penjualan Dalam transaksi penjulan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order. b. Fungsi kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
26
d. Fungsi pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. e. Fungsi penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. 3. Dokumen yang Digunakan Dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit ada berbagai dokumen yang digunakan agar kebenaran transaksi penjualan kredit dapat dipertanggung jawabkan. Dokumen-dokumen ini yang berfungsi sebagai bukti bahwa suatu transaksi penjualan kredit telah dilaksanakan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:314) adalah
27
a. Surat order pengiriman dan tembusannya Surat oreder dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses transaksi penjualan kredit. Surat ini dibuat oleh fungsi penjualan yang berisi mengenai produk yang dipesan oleh pelanggan. b. Faktur dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penagihan yang kemudian juga didistribusikan kepada fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit c. Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan adalah dokumen yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. d. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Bukti memorial juga merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 4. Prosedur yang Membentuk Penjualan Kredit Suatu sistem terdiri dari prosedur – prosedur yang saling berkaitan. Oleh karena itu sistem penjualan kredit juga dibentuk dari jaringan prosedur-prosedur yang saling berkaitan. Menurut James A Hall (2007:225) ada beberapa tahapantahapan yang dipengaruhi proses penjualan, yaitu : (flowchart di lampiran)
28
a. Departemen penjualan Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta. Pesanan ini dapat diterima dalam bentuk surat, telepon, atau dari staff penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Pesanan penjualan ini mengungkapkan informasi penting seperti nama, alamat, nomor akun pelanggan, nama, nomor dan deskripsi barang yang dijual, jumlah, harga per unit serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga dan biaya pengiriman. Salinan pesanan penjualan antara satu sistem dan sistem lainnya. Salinan pesanan penjualan ini untuk otorisasi kredit, slip pengepakan, dokumen pengeluaran barang, dokumen pengiriman, faktur penjualan, dan pencatatan ke buku besar. b. Departemen kredit Langkah awal dalam depertemen ini adalah otorisasi transaksi yang mencakup kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan penjualan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap kepada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan kredit pada penjualan berikutnya harus mencakup pemastian bahwa penjualan saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan. Hasil persetujuan yang dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
29
c. Departemen Gudang Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang. Dokumen ini juga memberikan persetujuan formal kepada petugas gudang untuk mengeluarkan barang yang dimaksud. Petugas gudang akan menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang untuk mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar. Satu salinan dari pengeluaran barang dikirim bersama barang yang dipesan ke bagian pengiriman dan salinan lainnya disimpan di
gudang sebagai
catatan transaksi. Petugas
menyesuaikan record barang untuk menunjukkan penurunan persediaan persediaan. d. Departemen pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut . Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Pada saat menerima barang dari gudang petugas pengiriman mencocokkan barang dengan dokumen pengeluaran barang, slip, pengepakan dan dokumen pengiriman untuk memverifikasi kebenaran pesanan. Ini merupakan langkah penting untuk mendeteksi kesalahan sebelum pengiriman barang.
30
e. Departemen penagihan Memainkan
peranan
penting
dalam
sistem
pesanan
penjualan.
Mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi dan menditribusikan informasi ini ke departemen lain. Departemen penagihan juga melakukan pembukuan sesuai dengan tugastugas seperti mencatat penjualan pada jurnal penjualan, mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang, mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan, dan menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan. f. Departemen pengendalian persediaan Menggunakan dokumen pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan. Pada akhir periode nilai keuangan dari total penurunan di persediaan dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum. g. Departemen piutang Akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar buku pembantu piutang yang berisi informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur dan saldo. Setelah membukukan, staff piutang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum.
31
h. Departemen buku besar umum Pada saat penutupan periode pemrosesan departemen buku besar telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. 5. Aktivitas Pengendalian Penjualan Kredit Menurut Krismiaji (2010:310), aktivitas pengendalian untuk penjualan kredit adalah sebagai berikut : a. Otorisasi transaksi Manajer penjualan mengotorisasi transaksi penjualan dan manajer kredit menyetujui permohonan kredit oleh pelanggan. b. Pengamanan aktiva dan catatan Order hanya dipenuhi atas dasar order penjualan yang disetujui, kuantitas barang dihitung secara independen, barang hanya dikirimkan kepada pelanggan setelah diterimanya order penjualan dari bagian penerimaan pesanan. c. Pemisahan tugas Fungsi penerimaan pesanan dan otorisasi kredit, fungsi gudang dan fungsi pengiriman, fungsi piutang dan fungsi pencatatan buku besar. d. Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan yang memadai terdiri dari :
32
1. Faktur penjualan Dibuat berdasarkan penerimaan order pembeli, bernomor urut tercetak, kredit telah disetujui, dicocokkan dengan daftar harga, dan diverifikasi sebelum dikirim ke pelanggan. 2.
Piutang Transaksi diposting setiap hari, total kontrol dibuat setiap hari, laporan bulanan dikirim setiap bulan, daftar umur piutang dibuat setiap bulan.
3. Buku besar Digunakan jurnal voucher standar, total kontrol dibandingkan setiap hari, jurnal transaksi dibuat setiap hari. C. Piutang Usaha 1. Pengertian Piutang Untuk meningkatkan volume penjualan, pada umumnya perusahaan menawarkan berbagai kemudahan untuk menarik perhatian customer. Salah satunya dengan memberikan fasilitas penjualan secara kredit. Dengan penjualan kredit, customer akan diberi tenggang waktu (Term of payment) untuk melakukan pembayaran. Dalam tenggang waktu tersebut, penjualan kredit akan menimbulkan tagihan terhadap customer. Tagihan kepada customer ini lah yang disebut dengan piutang. Menurut Hadri (2008:198), pengertian piutang adalah piutang dagang dengan piutang wesel secara umum memiliki arti yang hampir sama, yaitu sama-
33
sama berupa hak klaim atau tagihan berupa uang atau bentuk lainnya kepada seseorang atau suatu perusahaan. Pengertian lain mengenai piutang menurut Warren dan Reeve (2006:404) adalah semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. Piutang biasanya dimiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Sedangkan Kieso dan Weygandt (2007:347) mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : jumlah yang terutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan sebagai bagian dari operasional bisnis. Berdasarkan ketiga pengertian di atas maka dapat disimpukan bahwa piutang adalah uang, barang, atau jasa yang akan didapatkan perusahaan karena adanya hutang yang dilakukan oleh pelanggan kepada perusahaan atas penjualan barang atau jasa terhadap pelanggan dalam waktu satu tahun atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan. Biasanya seluruh piutang usaha diklasifikasikan sebagai aktiva lancar tanpa memandang jangka waktu tertagihnya. Dalam kasus demikian, jumlah piutang usaha yang jangka waktu penagihannya lebih dari satu tahun atau siklus usaha normal, harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan. Penyajian piutang di dalam neraca harus didasarkan kepada prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Menurut Mulyadi (2001:88) prinsip-prinsip akuntansi berterima umum dalam penyajian piutang pada neraca dapat dijelaskan sebagai berikut :
34
a. Piutang usaha harus disajikan di neraca sebesar jumlah yang diperkirakan dapat ditagih dari debitur pada tanggal neraca. Piutang usaha disajikan di neraca dalam jumlah bruto dikurangi dengan taksiran kerugian tak tertagihnya piutang b. Jika perusahaan tak membentuk cadangan kerugian piutang usaha, harus dicantumkan pengungkapannya di neraca bahwa saldo piutang usaha tersebut adalah jumlah bersih. c. Jika piutang usaha bersaldo material pada tanggal neraca, harus disajikan rinciannya di neraca. d. Piutang usaha yang bersaldo kredit ( terdapat di dalam kartu piutang ) pada tanggal neraca harus disajikan dalam kelompok utang lancar. e. Jika jumlahnya material, piutang non usaha harus disajikan terpisah dari piutang usaha. 2. Akuntansi Piutang Usaha Pengakuan piutang usaha terjadi jika perusahaan menjual produk secara kredit atau memberi jasa namun belum terjadi pembayaran kepada perusahaan. Pengakuan piutang usaha sering berhubungan dengan pengakuan pendapatan. Karena pengakuan pendapatan pada umumnya dicatat ketika proses menghasilkan laba telah selesai dan kas terealisasi atau dapa direalisasi, maka piutang yang berasal dari penjualan barang umumnya diakui pada waktu hak milik atas barang beralih ke pembeli. Karena saat peralihan hak dapat bervariasi sesuai dengan syarat-syarat penjualan maka piutang lazimnya diakui pada saat
35
barang dikirimkan ke pelanggan. Sedangkan piutang untuk jasa kepada pelanggan semestinya diakui pada saat jasa itu dilaksanakan. Berikut ini adalah pengakuan atau pencatatan ayat jurnal transaksitransaksi yang berhubungan dengan piutang menurut Hery (2011: 41): a. Transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepada pelanggan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Piutang usaha
xxx
Pejualan/pendapatan jasa
xxx
b. Transaksi retur penjualan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Retur penjualan dan pengurangan harga Piutang usaha
xxx xxx
c. Transaksi penerimaan kas dari debitur. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah: Kas
xxx
Potonngan penjualan
xxx
Piutang Usaha
xxx
d. Transaksi penghapusan piutang usaha, Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Cadangan kerugian piutang Piutang usaha
xxx xxx
36
3. Penilaian Piutang Menurut Kieso, dkk (2007:260) semua piutang dinilai dalam jumlah yang mewakili nilai sekarang dari perkiraan penerimaan kas di masa datang. Oleh karena piutang usaha berjangka pendek, biasanya ditagih dalam jangka waktu 30 hingga 90 hari, bagi piutang jangka pendek yang dikenakan bunga, bunganya akan relatif lebih kecil dari jumlah piutangnya. Sebagai ganti dari penilaian piutang usaha pada nilai sekarang yang didiskontokan, piutang usaha dilaporkan sebagai nilai realisasi bersih (net realizable value), yaitu nilai kas yang diharapkan. Hal ini berarti bahwa piutang usaha harus dicatat sebagai jumlah bersih dari estimasi piutang tak tertagih dan potongan dagang. Tujuannya adalah untuk melaporkan piutang sejumlah klaim dari pelanggan yang benar-benar diperkirakan dapat diterima secara tunai. Menurut Kieso, dkk (2007:351) ada metode yang dapat digunakan untuk mengakui kerugian, yaitu : a. Metode penghapusan langsung (direct write – off method) Metode ini biasanya dipakai oleh perusahaan kecil, dimana taksiran kerugian piutang tidak dapat ditentukan dengan tepat, karena pada setiap akhir periodenya tidak dibuat taksiran kerugian piutang tetapi kerugian piutang diakui pada saat piutang tersebut diketahui tidak dapat tertagih. b. Metode penyisihan (allowance method) Di dalam metode ini setiap akhir periode dilakukan perhitungan untuk memperkirakan jumlah piutang yang tidak dapat ditagih kemudian kerugian akan dibebankan sebagai biaya dalam periode tersebut.
37
4. Pengendalian Internal atas Piutang Menurut Hery (2011:39), mengenai pengendalian internal atas piutang, maka sesungguhnya yang menjadi pusat perhatian adalah bagaimana pengamanan yang efisien dan efektif dilakukan atas piutang, baik dari segi pengamanan atas perolehan fisik kas, pemisahan tugas (termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit), sampai pada tersedianya data catatan akuntansi yang akurat. Setiap pengajuan kredit yang dilakukan oleh calon pembeli haruslah diuji atau dievaluasi terlebih dahulu kelayakan kreditnya. Bagian penjualan tidak boleh merangkap bagian kredit. Persetujuan pemberian kredit hanya boleh dilakukan oleh manajer kredit. Manajer penjualan tidaklah memiliki otorisasi atau wewenang untuk menyetujui proposal kredit pelanggan. Apabila bagian penjualan merangkap bagian kredit, maka dikhawatirkan (terutama apabila komisi penjualan ditetapkan berdasarkan pada besarnya omset penjualan) seluruh proposal kredit (tanpa kecuali) yang diajukan calon pembeli akan langsung disetujui tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu. Dalam hal ini, kemungkinan besar resiko akan muncul terutama terhadap calon pembeli dengan peringkat kredit yang buruk. Penerapan pengendalian internal memang tidak terlepas dari biaya-biaya tambahan yang harus dikorbankan perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan pada dasarnya harus mempertimbangkan atau membandingkan antara besarnya biaya tambahan yang akan dikeluarkan (dalam rangka efektifnya pemisahan tugas) dengan manfaat yang akan diperoleh. Atas dasar pertimbangan cost dan benefit, apabila perusahaan pada akhirnya memilih untuk merangkap kedua fungsi (antara fungsi persetujuan kredit dengan fungsi penjualan), maka dasar perhitungan
38
komisi haruslah berdasarkan kepada tingkat kolektabilitas piutang, bukan omset penjualan. Artinya, komisi penjualan akan dihitung berdasarkan pada besarnya piutang usaha ( yang ditimbulkan dari penjualan kredit) yang telah berhasil ditagih atau dikonversi menjadi uang kas. Akan tetapi, secara normatif, mengenai pemisahan tugas (dalam kaitan dengtan pengendalian internal atas piutang usaha), maka harus adanya pemisahan fungsi antara bagian persetujuan kredit, bagian penjualan, bagian pencatan (akuntansi), dan bagian penagihan. Fungsi persetujuan kredit dan fungsi pembukuan memegang peranan sebagai pengecek keabsahan penjualan. Karyawan yang menangani pencatatan piutang usaha tidak boleh ikut dalam aktivitas penagihan. Berdasarkan uraian pengendalian internal di atas, maka pengendalian internal atas piutang diharapkan dapat memenuhi tujuan sebagai berikut : a. Meyakini kebenaran jumlah piutang yang ada yang benar-benar menjadi hak milik perusahaan. b. Meyakini bahwa piutang yang ada dapat ditagih (collectable). c. Ditaatinya kebijakan-kebijakan mengenai piutang. d. Piutang aman dari penyelewengan. 5. Umur Piutang Salah satu ujian mengenai efektifitas departemen kredit adalah waktu rata-rata dan saldo piutang. Informasi ini dapat dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut :
39
Piutang rata-rata
Penjualan kredit tahunan
X 365 = banyaknya hari piutang yang belum tertagih ( waktu rata-rata peredaran piutang )
Menurut Hery (2011: 52) Beberapa laporan yang paling berguna yang diedarkan
oleh
departemen
akuntansi
dalam
hubungannya
dengan
pengendalian piutang adalah analisa umur piutang. Pertama kali piutang dikelompokkan berdasarkan pada masing-masing karakteristik umurnya, yang berarti adanya pengelompokkan piutang ke dalam kategori yang berdasarkan atas tanggal jatuh temponya piutang. Karakteristik umum piutang di sini dapat diklasifikasikan menjadi belum jatuh tempo, telah jatuh tempo 1-30 hari, telah jatuh tempo 31-60 hari, telah jatuh tempo 61-90 hari, telah jatuh tempo 91-180 hari, telah jatuh tempo 181-365 hari, dan telah jatuh tempo di atas 365 hari. Lamanya umur piutang yang telah jatuh tempo ini merupakan lamanya hari mulai saat piutang tersebut jatuh tempo hingga laporan umur piutang ( aging schedule ) disiapkan. Berdasarkan umur piutang, piutang yang sudah lama beredar ( jatuh tempo ) sangat kecil kemungkinannya untuk dapat ditagih. Dengan metode umur piutang, estimasi secara terpisah atas presentasi piutang yang tidak dapat tertagih ditetapkan ke masing-masing kelompok umur. Jadi dalam hal presentasi yang berbeda akan diterapkan atas kelompok umur yang berbeda, Setelah presentase yang berbeda diterapkan untuk masing-masing kelompok umur, lalu masing-masing hasilnya tersebut akan dijumlahkan secara bersama-sama untuk menentukan total estimasi. Selain analisa piutang menurut umur dapat disiapkan banyak laporan tentang kegiatan piutang dan tentang fungsi pemberian kredit dan
40
penagihannya, walaupun beberapa laporan tersebut biasanya akan disiapkan oleh staf akuntansi untuk keperluan manajer kredit dan pimpinan umum, laporan yang lain dapat disiapkan oleh departemen kredit sendiri atau sebagai hasil kerja sama kedua departemen tersebut. Beberapa laporan dapat mencakup informasi sebagai berikut: a. Perincian piutang yang dihapuskan dan penjelasan sebab-sebabnya b. Presentase kerugian piutang sangsi terhadap penjualan kredit perbulan termasuk perbandingan dengan periode yang sama dengan periode yang lalu c. Ikhtisar historis perbulan, mengenai rata-rata banyaknya hari piutang yang masih beredar untuk klasifikasi piutang. d. Analisa kerugian piutang sangsi menurut golongan / kelas pelanggan, syarat penjualan, besarnya piutang e. Perbandingan penagihan yang sesungguhnya dengan yang dianggarkan f. Perincian tentang piutang sangsi yang ternyata dapat ditagih g. Hubungan biaya departemen kredit dengan penjualan kredit h. Perbandingan biaya kredit dan penagihan yang sebenarnya dalam anggaran i. Penjualan, penagihan, dan persentase penagihan terhadap penjualan, untuk bulan berjalan dan kumulatif dari awal tahun sampai bulan berjalan.
41
D. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual penelitian digambarkan di bawah ini :
Prosedur Penjualan Kredit PT. Astra International Tbk - HSO
Sistem Pengendalian internal
Piutang Overdue Gambar 2.1 Kerangka konseptual
Kegiatan PT Astra International Tbk – Honda Sales Operation adalah penjualan dan service sepeda motor. Dalam kegiatan operasionalnya, terdapat penjualan dengan pemberian tempo pembayaran / Term Of Payment (TOP) sehingga menimbulkan piutang. Piutang terhadap konsumen timbul pada saat proses faktur ( billing ).
Piutang tersebut harus dapat ditagih sesuai jangka
waktunya, sehingga harus dikelola dan dikontrol dengan baik. Kerangka konseptual di atas menggambarkan bahwa pengelolaan piutang dilakukan melalui sistem pengendalian internal yang mengacu pada model COSO, sehingga diharapkan dengan adanya sistem pengendalian internal akan meningkatkan kinerja perusahaan dan meminimalisasi jumlah keterlambatan pelunasan piutang.
