5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Teori Sistem Informasi Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait yang
beroperasi bersama-sama untuk mencapai suatu sasaran atau suatu maksud. Hal ini berarti bahwa, sebuah sistem bukanlah seperangkat dari unsur yang tersusun secara tidak terstruktur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal dan saling melengkapi karena mempunyai suatu tujuan, maksud, dan sasaran. Model yang umum dari sebuah sistem adalah terdiri dari suatu masukan (input), proses (process), dan keluaran (output). Hal ini terjadi setelah mengalami proses penyederhanaan, karena sebuah sistem mungkin saja memiliki beberapa masukan (input) dan keluaran (output).
2.1.1 Pengertian Sistem Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Apa itu sistem ? Menurut McLeod (2001, p.11) sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan O’Brien (2003, p.8), ”system is a group of interrelated components working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process”, sistem adalah sekumpulan komponen-komponen terkait yang bekerja sama untuk mencapai
6
suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam suatu proses transformasi yang terorganisir. Menurut Hall (2001, p.5) sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkait (inter related) atau subsistem–subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Menurut http://www.total.or.id/info.php?kk=sistem suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Berdasarkan Harun Al Rosyid, M.Kom dalam penelitian yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Syarat-syarat sistem :
1.
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, sinergi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
5.
Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.
Sistem analis merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem analis mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analis juga merupakan
7
orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi. Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang kompleks yang terdiri dari kumpulan elemen-elemen yang berbeda yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran tertentu. Suatu elemen dikatakan saling membangun jika elemen yang berbedabeda tersebut saling bekerja sama, dan jika elemen-elemen tersebut masih bekerja secara individu tanpa mempengaruhi aktivitas lain, maka kumpulan elemen tersebut masih belum dapat dikatakan sebagai suatu sistem. Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semuanya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian memodifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baru atau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
8
2.1.2 Pengertian Informasi Kelangsungan hidup suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh, suatu organisasi dapat semakin berkembang. Sebaliknya jika suatu organisasi tidak memperoleh informasi, maka organisasi tersebut tidak dapat berkembang. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Informasi menggambarkan suatu kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manager. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, yang bersumber pada pengaruh bisnis yang semakin kompleks dan komputer yang semakin baik. Menurut O’Brien (2005, p.13), “Information as data that have been converted into meaningful and useful context for specific end users”, informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai. Menurut Ralph, Stair dan George Reynolds (2006, p.5), informasi adalah suatu kumpulan fakta yang terorganisir sedemikian rupa sehingga mempunyai nilai lebih. Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manager. Sebagian besar manager berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manager tingkat tinggi. Para manager ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakan pengolah informasi.
9
Ada empat dimensi dasar informasi, yaitu : 1. Relevansi Informasi memiliki relevasi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada, sehingga manager harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai sujek-subjek lainnya. 2. Akurasi Manager terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna karena peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. 3. Ketepatan Waktu Manager harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau. 4. Kelengkapan Manager harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian, manager harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Kertahadi (Fatta, 2007) sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaa, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan, operasi suatu perusahaan yang menyajikan sinergi organisasi pada proses.
10
Menurut Krismiaji (2002; 12) sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi menurut Whitten et al. (2004,p.12) adalah suatu tatanan dari data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan suatu output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kinerja suatu perusahaan. Menurut McLeod (2001), sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung orerasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan . Berdasarkan Turban, Rainer dan Potter (2003, p.15), ”Information system is a collects, process, stores, analyzes, disseminates information for a specific purpose. Sistem informasi adalah kumpulan, proses, penyimpanan, analisa, menggabungkan informasi untuk tujuan spesifik. Kriteria-kriteria agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi menjadi lebih berguna dan berarti sehingga memberikan kepuasan bagi penerima informasi (Umar, 2001), yaitu : •
Relevan (sesuai kebutuhan) Informasi harus relevan yaitu, mengurangi ketidakpastian, meningkatkan
kemampuan para pengambil keputusan untuk membuat prediksi, konfirmasi atau perbaikan terutama pada apa yang telah diharapkan
11
•
Reliability Keandalan dari sistem yang artinya bebas dari kesalahan, bias, dan secara akurat menggambarkan kegiatan atau event dari suatu organisasi
•
Timeliness Informasi tersedia dengan tepat waktu yang berguna untuk pengambilan keputusan
•
Simplicity to understand Kemudahan dari sistem untuk dapat dimengerti dan informasi tersebut juga harus berguna untuk pemakainya
•
Aksesibilitas Kemudahan untuk mengakses sistem informasi agar memudahkan kerja dari para pengguna sistem informasi
•
Verifiable Isi dan informasi yang ditampilkan harus dapat memberikan persepsi yang sama bagi para pengguna informasi. Menurut Umar, 2002, manfaat-manfaat yang didapat dari penerapan
sistem informasi adalah : •
Mengurangi biaya
•
Mengurangi kesalahan
•
Meningkatkan kecepatan aktivitas
•
Meningkatkan perencanaan dan pengendalian aktivitas Manfaat lain dapat dilihat dari sisi keuntungan berwujud yang dapat
diukur secara kuantitatif dan keuntungan tak berwujud seperti peningkatan
12
pelayanan, kepuasan kerja karyawan, dan peningkatan mutu pengambilan keputusan manajemen.
2.1.4 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Aspek penting dalam penyelesaian masalah proses pengembangan sistem, yaitu mengumpulkan data tentang masalah-masalah yang ada saat ini, dan data tentang kemungkinan penelesaian untuk masalah-masalah tersebut. Tujuan pengembangan sistem berhubungan dengan sistem yang sedang disusun dan berhubungan dengan proses penyusunan sistem, yaitu : 1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan operasi organisasi. 2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif. 3. Meningkatkan kegiatan operasional yang berhubungan dengan : Performance (Kinerja), Information (Informasi), Economy (Ekonomi), Control (Kontrol), Efficiency (Efisiensi), Service (Pelayanan).
2.2
Teori Persediaan Barang Sumber utama dari penerimaan suatu perusahaan dagang atau industri
adalah dilihat dari arus penjualan barang dagangannya. Untuk dapat melakukan kegiatan tersebut perusahaan harus mempunyai barang dagangan yang akan dijualnya terlebih dahulu. Perusahaan memiliki sejumlah persediaan barang dagangan yang telah dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali ke customer baik yang berupa koperasi, perusahaan, atau badan usaha lainnya.
13
2.2.1 Pengertian Persediaan Barang Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode yang normal, disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen. Persediaan dapat dioptimalkan dengan mengadakan perencanaan dan pengorganisasian yang lebih efisien, sehingga produktifitas dari perusahaan tetap terjaga kesinambungannya. Secara umum istilah persediaan barang digunakan untuk menunjukkan banyaknya barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau untuk memproduksi barang yang akan dijual. Persediaan barang dalam perusahaan dagang merupakan masalah yang sangat penting karena jumlahnya akan mempengaruhi Neraca maupun Laporan Rugi Laba. Untuk itu besarnya persediaan barang yang dimiliki selama satu periode harus dapat dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan mana yang belum terjual, sehingga dapat dilaporkan ke dalam harta dalam Neraca.
2.2.2 Sistem Persediaan Barang Sistem persediaan barang adalah suatu struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan seperti berikut ini : 1. Mendukung pekerjaan rutin dalam berbagai pengendalian persediaan barang. 2. Mendukung pembuatan keputusan untuk karyawan yang mengelola gudang dan bagian pengendalian persediaan barang. 3. Mendukung persiapan persediaan barang. Sistem persediaan barang berguna untuk mencatat data yang berhubungan dengan persediaan barang, misalnya transaksi penerimaan dan
14
pengeluaran barang, transaksi penjualan, transaksi penyesuaian persediaan barang yang terdiri dari pengembalian, penjualan, penurunan, dan penaikan harga persediaan barang. Beberapa
faktor
yang
menyebabkan
perlunya
kebutuhan
akan
persediaan, antara lain adalah : 1. Adanya fluktuasi volume penjualan dari periode ke periode. 2. Adanya Lead Time, yaitu selang waktu antara pemesanan dan diterimanya barang yang dipesan. 3. Adanya kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila mendapat perubahan jumlah permintaan seperti yang telah diperkirakan sebelumnya apabila terdapat perubahan harga.
2.2.3 Jenis-jenis Persediaan Jenis persediaan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu : 1. Raw Materials 2. Work In Process 3. Finished Goods 4. Supplies Dari definisi di atas, dapat dijelaskan bahwa persediaan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Bahan Baku ( Raw Materials ) Merupakan bahan yang diperoleh untuk digunakan dalam proses. Bahan baku ini dapat diperoleh langsung dari sumber alam ataupun melalui pembelian dari perusahaan lain yang merupakan barang jadi.
15
2. Barang Dalam Proses ( Work In Process ) Merupakan barang yang masih memerlukan proses lebih lanjut sebelum menjadi barang jadi yang dapat dijual. 3. Barang Jadi ( Finished Goods ) Merupakan barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan siap untuk dijual. 4. Bahan Pembantu ( Supplies ) Bahan ini meliputi : a. Bahan yang bukan merupakan bagian atau komponen dari barang jadi, tetapi diperlukan untuk membantu berhasilnya suatu proses produksi. b. Bahan yang merupakan bagian dari barang jadi, tetapi tidak ekonomis untuk ditelusuri pemakaiannya pada setiap jenis proses produksi.
2.3
Teori Penjualan Penjualan
merupakan
aktivitas
yang
penting
dalam
perusahaan.
Perusahaan dapat dikatakan berhasil bila produk yang ditawarkan dapat terjual kepada pihak yang memerlukan. Penjualan baik secara kredit maupun tunai merupakan sumber pendapatan perusahaan. Karena pendapatan perusahaan di dapat dari keuntungan atau laba melalui volume penjualan. Keberhasilan dari kegiatan bisnis tergantung dari perencanaan yang cermat oleh manajemen. Perencanaan merupakan suatu keputusan sekarang tentang langkah-langkah yang harus di ambil di masa yang akan datang. Pada umumnya perusahaan mempunyai tujuan mendapatkan laba tertentu, dan mempertahankan atau berusaha menaikan untuk jangka waktu yang lama.
16
Fungsi dari sistem informasi penjualan adalah meliputi perencanaan, promosi, penjualan produk yang ada sekarang, pengembangan produk dari pasar baru untuk melayani pelanggan secara lebih baik. Tujuan umum perusahaan dalam melaksanakan penjualan yaitu : 1. Mendapatkan laba tertentu. 2. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.3.1 Pengertian Penjualan Aktivitas penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam operasi perusahaan karena mempengaruhi jalannya perusahaan. Penjualan ini merupakan sumber pendapatan yang diperlukan untuk menutup ongkosongkos untuk mendapatkan laba. Penjualan barang dagangan merupakan sumber utama pendapatan dari suatu perusahaan dagang. Dalam usaha melakukan kegiatan tersebut, perusahaan harus menyediakan barang yang akan diperjual belikan. Kadang-kadang orang salah mengerti tentang istilah penjualan yang dianggap sama dengan istilah pemasaran. Kedua istilah tersebut mempunyai ruang lingkup yang berbeda. Pemasaran meliputi kegiatan yang luas termasuk didalamnya penjualan. Sedangkan penjualan hanyalah merupakan satu kegiatan saja dalam pemasaran (penjualan merupakan subsistem dari pemasaran). Beberapa ahli menyebutkan penjualan sebagai ilmu dan beberapa ahli yang lain menyebutnya sebagai seni. Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan adalah : 1. Surat order pengiriman dan tembusannya
17
2. Faktur dan tembusannya 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan 4. Bukti memorial
2.3.2 Tujuan Penjualan Tujuan penjualan pada hakikatnya adalah untuk mendapatkan uang atau laba dengan suatu proses pertukaran barang atau jasa kepada konsumen. Didalam perekonomian kita, seseorang yang menjual sesuatu akan mendapatkan imbalan berupa uang. Dengan alat penukar uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya.
2.3.3 Sistem Informasi Penjualan Dalam
praktek
sehari-hari,
sistem
penjualan
pada
umumnya
dikategorikan dalam 2 ( dua ) jenis, yaitu : 1. Sistem Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. 2. Sistem Penjualan Kredit Penjualan kredit dilakukan dengan cara perusahaan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan, tetapi perusahaan tidak menerima secara langsung pembayaran dari konsumen. Pembayaran dibayar secara berangsur, ditagih
18
kemudian sesuai dengan perjanjian dan syarat yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Jadi dengan adanya kedua sistem ini, akan mempermudah proses transaksi jual beli antara penjual dengan pembeli. Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Menurut
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi,
Sistem
Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.
2.3.4 Pelaporan Penjualan Salah satu tugas atau aktivitas bagian penjualan adalah menyusun laporan yang berhubungan dengan kegiatan penjualan. Ada beberapa laporan yang dihasilkan diantaranya : 1. Laporan bulanan penjualan dan harga pokok penjualan berdasarkan kelompok a. Menurut kelompok produk b. Menurut daerah penjualan 2. Laporan harian, mingguan, bulanan berdasarkan penggunaannya a. Menurut jenis produk b. Menurut jenis salesman
19
c. Menurut jenis langganan d. Jumlah produk untuk tiap salesman dan langganan
