11
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Manajemen Operasional
2.1.1 Pengertian Manajemen Operasional Pengertian manajemen operasional tidak lepas dari pengertian manajemen. Dengan kata lain manajemen yang dimaksud disini adalah kegiatan atas usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasi kegiatan-kegiatan orang lain. Dalam pengertian ini terdapat unsur penting yaitu adanya orang yang lebih daripada satu, adanya tujuan yang ingin dicapai dan orang yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan tersebut. Bila dilihat dari segi perusahaan, sukses atau tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada pelaksanaan dan pengelolaan manajemen perusahaan tersebut. Adapun kegiatan operasi dan produksi adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan kegunaan atau daya guna dari suatu barang atau jasa, atau juga sering disebut sebagai kegiatan masukan (Input) menjadi keluaran (Output) yang tidak dapat dilakukan sendiri tetapi dibutuhkan bantuan dan harus dilakukan bersama-sama dengan orang lain sehingga dibutuhkanlah kegiatan manajemen. Kegiatan manajemen itu sendiri dibutuhkan untuk mengatur dan mengkombinasikan faktor-faktor produksi yang berupa sumber daya dan bahan baku, agar dapat meningkatkan 11
12
kegunaan dari barang atau jasa tersebut secara efektif dan efisien dengan meningkatkan keterampilan atau skill yang dimiliki para manajernya. Ada empat fungsi dalam manajemen operasi : 1. Proses pengolahan yang menyangkut metode dan tehnik yang digunakan untuk rangkaian kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan peralatan, sehingga masukan data input dapat dipolah menjadi keluaran (output) yang bias berupa barang atau jasa yang akhirnya dapat dijual ke pelanggan, untuk memungkinkan peruahaan memperoleh hasil keuntungan yang diharapkan. 2. Jasa penunjang, yakni pengorganisasian yang perlu dijalankan sehingga proses pengelolaan dapat dilakukansecara efektif dan efisien. 3. Perencanaan
yang
merupakan
penetapan
keterkaitan
dan
pengorganisasian dari kegiatan operasional yang akan dilakukan dalam kurun waktu tertentu 4. Pengendalian pengawasan yang merupakan fungsi untuk menjamin terlaksananya kegiatan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Untuk lebih menjelaskan pengertian tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, penulis akan menguraikan pendapat dari beberapa ahli, antara lain : Menurut pendapat Assauri (2004, p12) : “Manajemen adalah kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain.”
Dengan demikian, manajemen adalah suatu proses yang khas
13
yang terdiri
dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain Menurut pendapat Subagyo (2000, p1) : “Operasi atau Operation adalah kegiatan untuk merubah masukan (yang berupa faktor-faktor produksi/operasi) menjadi keluaran sehingga lebih bermanfaat dari bentuk aslinya.” Dari pengertian yang telah dikemukakan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian operasi merupakan kegiatan yang mengubah bentuk dengan menciptakan atau menambah manfaat suatu barang atau jasa yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia sehingga nilai atau manfaatnya lebih tinggi dari bentuk aslinya. Dalam pengertian paling luas, manajemen operasi berkaitan dengan produksi barang dan jasa. Setiap hari kita dapat menjumpai barang atau jasa yang melimpah yang ditawarkan oleh sejumlah perusahaan, dimana semuanya itu dihasilkan dibawah pengawasan manajer operasi. Beberapa pengertian tentang manajemen operasi adalah sebagai berikut Dengan adanya manajemen maka tingkat efisiensi dalam semua kegiatan manusia atau organisasi akan lebih meningkat, karena manejemen selalu menginginkan yang lebih baik. Untuk jelasnya kita lihat pendapat dari para ahli mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen operasi dan
produksi,
juga
apa
yang
dimaksud
dengan
manajemen
14
operasional
Menurut pendapat Barry Render dan Jay Heizer (2001,p2) : “Operation Management is the set of activities that creates goods and services by transforming inputs into outputs.”
Menurut pendapat Chase-Jacobs-Aquilono (2004,p6) : “Operation Management (OM) is define as the design, operation, and improvement of the systems that create and deliver the firms primary producs and service.” Jadi manajemen operasi adalah serangkaian kegiatan membuat barang dan jasa melalui perubahan dari masukan menjadi keluaran atau pengelolaan sumber daya yang berupa faktor-faktor produksi seperti bahan baku pakan, tenaga kerja, modal untuk diubah menjadi barang dan jasa yang lebih bermanfaat.
2.1.2 Pengertian Manajemen Persediaan
Menurut Pendapat Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2003,p4) : “Manajemen Persediaan (Inventory Control) atau disebut juga Inventory Management atau Pengendalian Tingkat Persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi dapat terpenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal.”
Menurut
pendapat
T.
Hani
Handoko
(1997,p334)
:
“Sistem
Persediaan adalah serangkaian dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan
15
persediaan harus diisi, dan seberapa besar pesanan yang harus dilakukan.” Jadi dapat disimpulkan bahwa manajemen persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi dan seberapa besar pesanan yang harus dilakukan sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara optimal. 2.1.3 Pengertian Persediaan Setiap peruasahaan, baik yang bergerak dibidang perdagangan maupun pabrik selalu mengadakan persediaan. Persediaan (inventory) dapat memiliki barbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan dan dengan adanya persediaan dapat mempermudah dan memperlancar jalannya proses produksi. Jika tidak adanya persediaan maka perusahaan akan menghadapi berbagai masalah dimana proses produksi akan terganggu ataupun akan terhenti yang selanjutnya tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan. Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal dibanyak perusahaan, mencerminkan sebanyak 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajer operasi telah lama menyadari bahwa manajemen persediaan yang baik itu sangatlah penting, karna melalui manajemen persediaan yang baik dapat mengurangi biaya produksi dan operasi. Beberapa
16
pengertian tentang persediaan (inventory) adalah sebagai berikut :
Menurut pendapat Zulfikarijah (2005,p4) : “Persediaan adalah stock bahan baku pakan yang digunakan untuk memfasilitasi
produksi
atau
memuaskan
permintaan
konsumen”. Jenis persediaan meliputi ; bahan baku pakan, barang dalam proses dan barang jadi. Jadi persediaan (inventory) adalah persediaan berbagai jenis barang
atau
sumber
daya
yang
digunakan
dalam
suatu
organisasi/perusahaan untuk memfasilitasi produksi atau memuaskan permintaan konsumen
2.2
Fungsi Manajemen Operasional
2.2.1 Fungsi Manajerial Fungsi Manajerial dari Operasional menurut pendapat Nahmias (2001, p.193) 1. Skala Operasi Ekonomis (Economies of Scale) Dengan asumsi bahwa perusahaan memproduksi satu item yang sejenis maka bisa jadi
akan
lebih
akan
ekonomis
bila
memproduksi jumlah item yang relatif besar dalam setiap produksi yang berjalan dan menyimpannya untuk pemakaian di masa yang akan datang. Dengan demikian perusahaan juga akan mencicil biaya set up tetap pada jumlah unit yang besar 2. Ketidakpastian (Uncertainties) Ketidakpastian merupakan dorongan utama perusahaan menyimpan
17
persediaan.
Terutama
ketidakpastian
permintaan
eksternal.
Ketidakpastian lain yang menjadi alasan adalah ketidakpastian waktu tunggu (lead time), walaupun permintaan yang akan datang dapat diprediksi secara akurat, tapi perusahaan perlu menyimpan stok untuk menjamin kelancaran pergerakan produksi atau kelanjutan penjualan ketika waktu tunggu penambahan tidak pasti. Selain itu ketidakpastian pasokan tenaga kerja (labor supply), harga dari sumber-sumber bahan baku pakan, dan biaya modal (cost of capital) juga menjadi alasan perusahaan menyimpan modal. 3. Spekulasi (Speculation) Jika nilai dari barang atau sumber alam diperkirakan akan naik, maka akan lebih ekonomis bila membeli dalam jumlah besar pada harga sekarang dan menyimpan barang untuk digunakan pada masa yang akan datang. 4. Transportasi (Transportation) Persediaan pipa saluran (pipeline) ada karena waktu transportasi adalah positif. Salah satu kekurangan memproduksi di lepas pantai adalah akan meningkatkan waktu transportasi dan untuk mengatasi ini dengan menggunakan pipa saluran. 5. Kelancaran (Smooting) Perubahan pada pola permintaan atas produk bisa dalam bentuk determinasi
atau
persediaan
dalam
random.
Memproduksi
mengantisipasi
atau
menyimpan
puncak permintaan
(peak
18
demand) biasa membantu mengurangi penyebab gangguan dari perubahan tingkat produksi. 6. Logistik (Logistics) Beberapa kendala tertentu bisa ada dalam pembelian, produksi, atau distribusi dari barang yang memberikan kekuatan pada sistem untuk
memelihara
persediaan (maintain inventory) pada salah
satu kasus dimana barangnya harus dibeli dalam jumlah yang kecil. 7. Biaya Pengendalian (Control Cost) Dalam sistem ini banyak persediaan yang tidak diadakan dalam tingkatan pengendalian yang sama. Biaya pengendalian bisa menjadi rendah bagi perusahaan dalam jangka panjang untuk memelihara persediaan barang yang tidak lebih mahal daripada mengeluarkan waktu pekerjaan untuk menyimpan salinan detail untuk barang ini. Pentingnya menanggulangi
suatu
persediaan
bagi
perusahaan
adalah
suatu ketidakpastian atau berjaga-jaga untuk mencari
kondisi yang aman bagi perusahaan, memastikan apabila terjadi hal-hal di luar perkiraan perusahaan baik yang terjadi pada faktor internal atau eksternal perusahaan sehingga proses produksi dapat terus berjalan secara efektif.
19
2.2.2 Fungsi Persediaan Persediaan timbul disebabkan oleh tidak singkronnya permintaan dengan penyediaan dan waktu yang digunakan untuk memproses bahan baku pakan. Untuk menjaga keseimbangan permintaan dengan penyediaan bahan baku pakan dan waktu proses diperlukan persediaan.
Menurut Zulian Yamit (2003,p6) terdapat empat faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan, yaitu : 1. Faktor
waktu,
yaitu
menyangkut
lamanya
proses
produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen. 2. Faktor
ketidakpastian
waktu,
yaitu
ketidakpastian
waktu dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen. 3. Faktor ketidakpastian penggunaan, yaitu faktor yang datang dari dalam perusahaan yang disebabkan oleh kesalahan dalam
peramalan
permintaan,
kerusakan
mesin,
keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya. 4. Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif
biaya
rendah
dalam
memproduksi atau membeli barang dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.
20
Menurut Barry Render dan Jay Heizer (2001,p314), persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada enam penggunaan persediaan, yaitu : 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk
memasangkan
produksi
dengan
distribusi.
Misalnya, bila permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stock selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. Demikian pula, bila pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku
pakan
ekstra
mungkin
diperlukan
untuk
“memasangkan” proses produksinya. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena
pembelian dalam jumlah besar dapat secara
substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat tercadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. “stok pengaman”
21
misalnya, barang di tangan ekstra, dapat mengurangi resiko kehabisan stok. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik menggunakan “barang-dalam-proses” dalam manajemen persediaan, hal ini penting karena perlu waktu untuk memproduksi barang. 7. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan
menggunakan
“barang-dalam-proses”
persediaannya. Hal ini karena perlu waktu memproduksi
barang
dan
karena
dalam untuk
sepanjang
berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan.
2.2.3 Biaya-Biaya Persediaan Menurut Fredy Rangkuti (2004, p16-p18), ada 4 jenis biaya persediaan, yaitu : 1. Biaya penyimpanan (Holding cost atau Carrying cost), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per-periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah sebagai berikut : a) Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan pendingin ruangan dan sebagainya).
22
b) Biaya modal (Opportunity Cost of Capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. c) Biaya keusangan. d) Biaya perhitungan fisik. e) Biaya asuransi persediaan. f) Biaya pajak persediaan. g) Biaya pencurian, kerusakan, atau pencurian. h) Biaya penanganan persediaan dan sebagainya. 2. Biaya
pemesanan
atau
pembelian
(Ordering
Cost
atau
Procurement Cost), biaya- biaya ini meliputi : a) Pemprosesan pesanan dan biaya ekspedisi. b) Upah. c) Biaya telepon. d) Pengeluaran surat menyurat. e) Biaya pengepakan dan penimbangan. f) Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan. g) Biaya pengiriman kegudang. h) Biaya utang lancar dan sebagainya. Pada umumnya, biaya pemesanan (diluar biaya bahan dan potongan kuantitas) tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan. Jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah pesanan yang
23
dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan. 3. Biaya penyiapan (Set-up Cost). Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik” perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari : a) Biaya mesin-mesin menganggur. b) Biaya penyiapan tenaga kerja langsung. c) Biaya penjadwalan. d) Biaya ekspedisi dan lain sebagainya. 4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (Shortage Cost) Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (Shortage Cost) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut : a) Kehilangan penjualan. b) Kehilangan pelanggan. c) Biaya pemesanan khusus. d) Biaya ekspedisi. e) Selisih harga. f) Terganggunya operasi. g) Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial dan sebagainya.
24
2.2.4 Pengendalian Persediaan
Dalam suatu perusahaan, kelancaran seluruh kegiatan operasi harus didukung oleh beberapa kegiatan penting. Pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan penting dari urutan kegiatan-kegiatan yang berkaitan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kuantitas, dan biayanya. Pengendalian persediaan ini meliputi perencanaan persediaan jadwal untuk pemesanan, pengaturan penyimpanan, dan lainnya. Pengendalian persediaan ini juga penting bagi semua jenis perusahaan karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efesiensi penggunaan dalam persediaan.
2.2.5 Pengertian Pengendalian Persediaan
•
Menurut pendapat Assauri (2004,p176) : “Pengawasan persediaan merupakan salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang berurutan erat satu sama lain dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kuantitas, maupun biayanya.”
•
Menurut Fredy Rangkuti (2004,p25) : “Pengawasan persediaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang dapat dipecahkan dengan menerapkan metode kuantitatif.” Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian
persediaan adalah suatu aktivitas untuk menetapkan besarnya persediaan
25
dengan
memperhatikan keseimbangan antara besarnya persediaan yang
disimpan dengan biaya-biaya yang ditimbulkannya.
2.3
Tujuan Pengendalian Persediaan
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Menurut pendapat Assauri (2004,p177) tujuan pengendalian persediaan secara terperinci dapat dinyatakan sebagai usaha untuk : a) Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga
dapat
mengakibatkan
terhentinya
kegiatan
produksi. b) Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biayabiaya yang ditimbulkan dari persediaan tidak terlalu besar. c) Menjaga agar pembelian kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar Dari
kegiatan
diatas
dapat
dikatakan
bahwa
tujuan
dari
pengendalian persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahan yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaan. Dengan kata lain pengendalian persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi dapat berjalan dengan lancar dan biaya persediaan adalah minimum.
26
2.4
Model Persediaan
Perusahaan manufaktur dalam menjalankan usahanya membutuhkan persediaan mulai dari keperluan bahan baku sampai pada barang jadi. Manajemen persediaan ini bertujuan unutuk membantu perusahaan dalam meningkatkan dan memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen. Pengadaaan stok barang-barang agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan, karena jika terjadi kekurangan pelanggan akan merasa tidak puas atas badan usaha tersebut. Sebaliknya jika terjadi kelebihan stok bisa menimbulkan kerusakan terhadap barang-barang tersebut dan biaya yang dikeluarkan tidak seimbang dengan hasil penjualan. Disamping itu, harus diperhatikan juga segi-segi meminimalkan biayanya sebab banyak biaya yang diperlukan dalam mengadakan stok barang tersebut. Di antara biaya pembelian, biaya pengadaan atau pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya kehilangan penjual. Untuk itu maka diperlukan metode persediaan yang dapat mengantisipasi penentuan diadakannya persediaan pada perusahaan tersebut. Model persediaan pada manajemen persediaan menurut pendapat Fredy Rangkuti (2004, p116) : 1. Prosedur Perolahan Bahan Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh Departemen / Divisi Pembelian. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan yang dibeli, diperlukan sistem yang sistematis. Dengan
27
demikian, pembelian, pemakaian, maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara cepat dan optimal. 2. Penyimpanan dan Penggunaan Bahan Setelah semua bahan diterima oleh bagian gudang disertai dengan salinan proposal penerimaannya dari Departemen Penerimaan dan Pemeriksaan, barang- barang atau bahan disimpan secara cermat yaitu : Barang disimpan dalam berdasarkan nomor perkiraan bahan; Frekuensi penggunaan bahan; Sifat, ukuran, dan bentuk bahan tersebut 3. Penentuan Harga Pokok persediaan Penentuan harga pokok persediaan sangat tergantung dari metode penilaian yang dipakai, yaitu metode FIFO (First In, First Out), metode LIFO (Last In, First Out) atau metode harga pokok rata-rata (Average Cost Method). 4. Metode Harga Ecer untuk Penentuan Harga Pokok Persediaan Metode ini pada umumnya digunakan oleh retailer atau perusahaan dagang eceran, misalnya pasar swalayan, department store dan sebagainya. 5. Material Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan Material) Material Requirement Planning (MRP) dapat mengatasi masalahmasalah
kompleks
yang
timbul
dalam
persediaan
yang
memproduksi banyak. Masalah ini antara lain kebingungan,
28
inefesiensi, pelayanan yang tidak memuaskan para konsumen. MRP dapat menghasilkan banyak keuntungan, seperti mengurangi persediaan dan biaya gabungannya (inventory hopding cost) karena biaya itu hanya sebesar materi dan komponen yang dibutuhkan
2.5
Teknik Penentuan Ukuran Lot (Lot Sizing) Menurut Herjanto (2004,p271) terdapat beberapa teknik penentuan ukuran Lot, yang terdiri dari: 1.
Lot For Lot (LFL) Metode Lot For Lot (LFL) atau metode persediaan minimal berdasarkan pada ide menyediakan persediaan (memproduksi) sesuai dengan yang diperlukan saja, jumlah persediaan diusahakan seminimal mungkin. Jika pesanan dapat dilakukan dalam jumlah berapa saja, pesanan sesuai dengan jumlah yang sesungguhnya diperlukan (Lot For Lot) menghasilkan tidak hanya persediaan. Biaya yang timbul hanya berupa biaya pemesanan. Apabila terjadi keterlambatan dalam pengiriman barang, mengakibatkan terhetinya produksi, jika persediaan itu berupa bahan baku pakan, atau tidak terpenuhinya permintaan pelanggan apabila persediaan itu berupa bahan jadi. Namun, bagi perusahaan tertentu seperti yang menjual barang-barang yang tidak tahan lama, metode ini merupakan satusatunya pilihan yang terbaik. 2. Period Order Quantity (POQ) Metode ini sering disebut juga dengan metode uniform order
29
cyle,
merupakan
pengembangan
dari
metode
EOQ
untuk
permintaan yang tidak seragam dalam beberapa periode. Rata-rata permintaan digunakan dalam metode EOQ untuk mendapatkan ratarata jumlah barang setiap kali pemesanan. Angka ini selanjutnya dibagi dengan rata-rata jumlah permintaan per periode dan hasilnya dibulatkan ke dalam angka integar. Angka terakhir menentukan jumlah periode waktu yang dicakup dalam setiap kali pemesanan. 3. Metode Part – Periode Balancing (PPB) Metode ini merupakan salah satu pendekatan dalam menentukan ukuran
lot untuk suatu kebutuhan materi yang tidak seragam
menjadi lot-lot yang dapat memperkecil total biaya persediaan. Meskipun tidak menjamin diperolehnya biaya total yang minimum, metode ini memberikan pemecahan yang cukap baik. Metode ini mirip dengan model EOQ yang berusaha membuat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan. Namun, berberapa dengan model EOQ, metode ini dapat menggunakan jumlah pesanan yang berbeda untuk setiap pesanan, yang dikarenakan jumlah permintaan setiap periode tidak sama. Ukuran Lot dicari dengan menggunakan pendekatan periode – bagian yang ekonomis (economic part period, EPP), yaitu dengan membagi biaya pesanan (biaya set-up) dengan biaya penyimpanan perunit per periode.
30
4. Economic Order Quantity (EOQ) Apabila menggunakan pendekatan EOQ, ukuran lotnya sebagai berikut Jumlah Persediaan
Q
Tingkat persediaan
Q/2
Rata-rata persediaan Waktu
0 Gambar 2.1 Grafik persediaan model EOQ (sumber Eddy Herjanto)
Pada gambar 2.1grafik persediaan dalam model ini berbentuk gigi gergaji karena permintaan dianggap konstan. Keterangan Q
= Jumlah barang dipesan (tingkat persediaan maksimum)
Q/2
= Persediaan Rata-rata ditangan
0
= Persediaan minimum
Karena permintaan nya konstan sepanjang waktu persediaan menurun dengan tingkat yang sama sepanjang waktu. Pada saat persediaan mencapai 0 pesanan untuk kelompok baru dapat
31
Jumlah Persediaan
Q-b
Q
Waktu
Gambar 2.1 Grafik Persediaan dalam model Pemesanan Tertunda (sumber Eddy Herjanto)
Gambar grafik persediaan diatas akan memperhitungkan stock out dan back order dimana pesanan dari pelanggan akantetap diterima meskipun pada saat itu tidak ada persediaan, permintaan akan dipenuhi kemudian. Q
= Jumlah setiap pemesanan
Q-b
= Merupakan on hand inventory yang menunjukan jumlah
persediaan pada setiap awal siklus persediaan yaitu jumlah persediaan yang tersisa setelah dikurangi back order barang yang dipesan oleh pembeli tetapi belum dapat dipenuhi
Model persediaan dengan penerimaan bertahap
Pada persediaan sebelumnya kita mengasumsikan bahwa keseluruhan pemesanan persediaan diterima dalam satu waktu. Meskipun demikian pada saat-saat tertentu dimana suatu perusahaan dapat menerima persediaan nya sepanjang suatu periode. Selama terjadi akumulasi persediaan, unit dalam persediaan juga digunakan untuk produksi sehingga menyebabkan berkurangnya persediaan.
32
Keadaan seperti ini biasanya terjadi jika perusahaan berfungsi sebagai pelaku sekaligus pemakai yaitu memproduksi komponen dan menggunakan dalam memproduksi suatu barang. Jadi jika pemasok dan pembeli berbeda perusahaan terjadi jika pemasok mengirim pesanan secara berangsur-angsur tanpa menunggu semua pesanan selesai dibuat, sementara pembeli langsung menggunakan persediaan yang ada tanpa menunggu semua pesanan tiba. Tingkat Persediaan Akumulasi Produksi
Q
Ukuran
Persediaan Maksimum
Waktu
t0
td
Gambar 2.2 Grafik Persediaan dalam model penerimaan bertahap (Eddy Herjanto) Diasumsikan bahwa kecepatan penerimaan barang melebihi kecepatan pendekatan barang maka persediaan akan bertambah sampai produksi mencapai Q dari pertumbuhan persediaan tidaklah vertical tetapi miring, periode tp dapat disebut sebagai periode dimana terjadi produksi sekaligus penggunaan sedangkan td merupakaan penggunaan saja.
33
Persediaan Pengaman dan Titik pemesanan ulang
Untuk memesan suatu barang sampai barang itu datang diperlukan jangka waktu bervariasi. Perbedaan waktu antara saat memesan sampai saat barang itu datang disebut waktu tenggang (lead time). Waktu tenggang dipengaruhi oleh ketersediaan dari barang itu sendiri dan jarak lokasi antar pembeli dan pemasok berada. Karena adanya waktu tenggang, perlu adanya persediaan yang dicadangkan selama menunggu barang datang yang disebut sebagai kebutuhan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang. Jumlah persediaan yang menandai saat harus dilakukan pemesanan ulang sedemikian rupa sehingga kedatangan dan penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu disebut sebagai titik pemesanan ulang (Reorder Poin, ROP). Titik ini menandakan bahwa pembelian harus segera dilakukan untuk mengganti persediaan yang telah digunakan.
2.6
Perencanaan Sistem Material Requirement Plannning Pengendalian kebutuhan bahan baku pakan penting untuk kelangsungan
proses produksi. Metode yang digunakan dalam pengendalian bahan baku pakan yaitu membuat suatu perencanaan dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku pakan salah satunya adalah menggunakan sistem Material Requirement Plannning.
34
Pengaturan material mempunyai pengertian sebagai suatu pengaturan yang mencangkup hal- hal yang berhubungan dengan sistem persediaan yang sekaligus sistem informasinya, agar dicapai sistem pengadaan material yang tepat waktu, tepat jumlah, tepat bahan, dan tepat harga. Sistem pengaturan ini kemudian dikenal dengan perencanaan kebutuhan bahan baku pakan atau dalam istilah asing dikenal sebagai MRP (Material Requirement Planning) Material Requirement Planning (MRP) dapat didefinisikan sebagai suatu teknik atau set prosedur yang sistematis dalam penentuan kuantitas serta waktu dalam proses pengendalian kebutuhan bahan terhadap komponen-komponen permintaan yang saling bergantungan. (Dependent demand items). Permintaan dependent adalah komponen barang akhir-seperti bahan mentah dan subperakitandimana jumlah sediaan yang dibutuhkan tergantung (dependent) terhadap jumlah permintaan item barang akhir. 2.6.1 Tujuan MRP Suatu sistem MRP pada dasarnya bertujuan untuk merancang suatu sistem yang mampu menghasilkan informasi untuk mendukung aksi yang tepat baik berupa pembatalan pesanan, pesan ulang, atau penjadwalan ulang. Aksi ini sekaligus merupakan suatu pegangan untuk melakukan pembelian dan/ atau produksi. Tujuan dari perencanaan kebutuhan bahan baku pakan adalah sebagai berikut (Yamit, 2003): 1.
Menjamin tersedianya material, item, atau komponen pada saat dibutuhkan untuk memenuhi jadwal induk produksi dan menjamin tersedianya produk jadi bagi konsumen.
35
2.
Menjaga tingkat persediaan pada kondisi minimum
3.
Dengan adanya MRP jadwal produksi yang diharapkan dapat dipenuhi sesuai rencana sehingga aktifitas pengiriman, dan aktifitas pembelian dapat dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan
2.6.2 Komponen MRP Tujuan dari MRP untuk menghasilkan informasi persediaan yang mampu digunakan untuk mendukung melakukan tindakan secara tepat dalam melakukan produksi. Agar MRP dapat berfungsi dan dioperasionalisasikan dengan efektif ada beberapa persyaratan dan asumsi yang harus dipenuhi. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah (Gaspersz, 2004) 1. Tersedianya Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule), yaitu suatu rencana produksi yang menetapkan jumlah serta waktu suatu produk akhir harus tersedia sesuai dengan jadwal yang harus diproduksi. Jadwal Induk Produksi ini biasanya diperoleh dari hasil peramalan kebutuhan melalui tahapan perhitungan perencanaan produksi yang baik, serta jadwal pemesanan produk dari pihak konsumen. 2. Setiap item persediaan harus mempunyai identifikasi yang khusus. Hal
ini disebabkan
karena biasanya
MRP
bekerja
secara
komputerisasi dimana jumlah komponen yang harus ditangani sangat banyak, maka pengklasifikasian atas bahan, bagian atas bahan,
36
bagian komponen, perakitan setengah jadi dan produk akhir haruslah terdapat perbedaan yang jelas antara satu dengan yang lainnya. 3. Tersedianya struktur produk pada saat perencanaan. Dalam hal ini tidak diperlukan struktur produk yang memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan suatu produk apabila itemnya sangat banyak dan proses pembuatannya sangat komplek. Walaupun demikian,
yang
penting
struktur
produk
harus
mampu
menggambarkan secara gamblang langkah-langkah suatu produk untuk dibuat, sejak dari bahan baku pakan sampai menjadi produk jadi. 4. Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan status persediaan sekarang dan yang akan datang. Ada 4 macam yang menjadi ciri utama MRP, yaitu: (Nasution, 2002) 1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat, kapan suatu pekerjaan akan selesai (material harus tersedia) untuk memenuhi permintaan produk yang dijadwalkan berdasarkan MPS yang direncanakan. 2. Menentukan kebutuhan minimal setiap item, dengan menentukan secara tepat sistem penjadwalan. 3. Menentukan
pelaksanaan
rencana
pemesanan,
dengan
memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan suatu pesanan harus dilakukan.
37
4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan.Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang dikehendaki, maka MRP dapat memberikan indikasi untuk melaksanakan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistis. Seandainya penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan terhadap suatu pesanan harus dilakukan.
2.6.3 Output dan Input MRP Penggunaan MRP dimulai dengan mengestimasikan produkproduk apa saja yang dibutuhkan pada periode selanjutnya berdasarkan master production schedule. Software MRP selanjutnya menghitung waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi manufaktur, Estimasi waktu perakitan diterapkan pada setiap produk. Kemudian, sistem tersebut mengelompokkan produk dalam daftar (bills of materials) untuk dikembangkan oleh departemen teknik. Sistem ini bekerja melalui proses input dan output. Proses input dimasukkan dalam software yang digunakan untuk proses output. Proses input dan output dalam MRP mencakup : Ada 3 Input yang dibutuhkan dalam konsep MRP yaitu (Nasution, 2002):
38
1. Jadwal
Induk
Merupakan
suatu
Produksi
(Master
Production
produksi
yang
rencana
Schedule)
menggambarkan
hubungan antara kuantitas setiap jenis produk akhir yang diinginkan dengan waktu penyediaannya 2. Struktur Produk (Product structure Record & Bill of Material) Merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi :
Jenis Komponen
Jumlah yang dibutuhkan
Tingkat Penyusunannya
Selain ini ada juga masukan tambahan seperti :
Pesanan komponen dari perusahaan lain yang membutuhkan
Peramalan atas item yang bersifat tidak bergantungan
Status Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record) Menggambarkan keadaan dari setiap komponen atau material yang ada dalam persediaan, yang berkaitan dengan Jumlah persediaan yang dimiliki pada setiap periode (on hand inventory), Jumlah barang dipesan dan kapan akan datang (on order Inventory, waktu ancang – ancang (lead time) dari setiap bahan.
39
Ada 3 Output yang dibutuhkan dalam konsep MRP yaitu (Nasution,2002): Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu : (Gaspersz, 2004) 1. Jadwal Pesanan Terencana (Planned Order Schedule) adalah penentuan jumlah kebutuhan material serta waktu pemesanannya untuk masa yang akan datang. 2. Laporan Pengeluaran Pesanan (Order Release Report) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegosiasi dengan pemasok, dan berguna juga bagi manejer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi. 3. Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan (Changes to planning Orders) adalah yang merefleksikan pembatalan pesanan, pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan. 4. Laporan Penampilan (Performance Report) suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain. Terlihat pada gambar Sistem MRP Status persediaan ini harus diketahui untuk setiap bahan atau item dan diperbaharui setiap terjadi perubahan untuk menghindari adanya kekeliruan dalam perencanaan.
40
2.6.4 Proses MRP Langkah - langkah dasar dalam penyusunan Proses MRP (Nasution,2002) 1. Kebutuhan Bersih (Netting) yaitu Proses perhitungan kebutuhan bersih untuk setiap periode selama perencanaan. 2. Kuantitas Pesanan (Lotting) yaitu Proses penentuan besarnya ukuran jumlah pesanan yang optimal untuk sebuah item, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan. 3. Rencana Pemesanan (Offsetting) Bertujuan untuk menentukan kuantitas pesanan yang dihasilkan proses lotting. Penentuan rencana saat pemesanan ini diperoleh dengan cara mengurangkan saat kebutuhan bersih yang harus tersedia dengan waktu menunggu (Lead Time). 4. Proses perhitungan kebutuhan kotor (Exploding): Merupakan untuk tingkat (level) yang lebih bawah dalam suatu struktur produk, serta didasarkan atas rencana pemesanan. 2.7
Kerangka Pemikiran Persaingan yang tinggi akan menyebabkan setiap perusahaan
berlomba-lomba mengelola bisnis dengan efektif dan efisien agar dapat memiliki daya saing yang tinggi. Pentingnya persediaan karena merupakan salah satu aset diperusahaan, mencerminkan 40% dari total yang diinvestasikan menurut Heizer ( 2001;314 ) dengan menggunakan system MRP maka dapat diketahui bahan baku pakan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk dimasa datang sehingga perusahaan dapat
41
mengoptimumkan persediaan bahan baku pakan yang diperlukan agar jumlah persediaan tidak terlalu banyak tetapi juga tidak terlalu sedikit. Serta pengendalian dan kualitas bahan pakan ternah sebelum diberikan kepada ayam harus diperharikan agar ayam dapat menghasilkan telur dengan baik dan meliliki telur yang berkualitas. Berkaitan dengan investasi, maka apabila jumlah persediaan bahan baku pakan terlalu besar maka akan mengakibatkan timbulnya biaya-biaya yang seharusnya tidak terjadi, misalnya biaya penyimpanan. Namun sebaliknya bila bahan baku pakan terlalu kecil maka akan menyebabkan terganggunya kelancaran proses produksi akibat kekurangan bahan baku pakan untuk di proses, hal ini mengakibatkan perusahaan tidak dapat memenuhi rencana produksi tepat waktu. Untuk menyusun sistem Perencanaan Kebutuhan MRP (Material Requirement Planning) pada PT. Puri Kadusirung Raya Farm dibutuhkan sejumlah data atau daftar kebutuhan bahan, persediaan, penerimaan yang diperkirakan, dan jadwal produksi induk untuk menentukan kebutuhan material. Data-data tersebut dibutuhkan karena MRP merupakan sebuah teknik permintaan terkait, yang menggunakan sejumlah data sebagai masukan, terutama Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule) dimana jadwal produksi merupakan gambaran atas periode perencanaan dari suatu permintaan, termaksud peramalan, backlog, rencana suplai/ penawaran, persediaan akhir, dan kuantitas yang dijanjikan tersedia ATP (available to promise).
42
Untuk menyusun Jadwal Produksi Induk (Master Production Schedule – MPS) Aktivitas penjadwalan produksi induk pada dasarnya berkaitan dengan bagaimana menyusun dan memperbaharui jadwal produksi induk, memproses transaksi dari MPS, memelihara catatan MPS, mengevaluasi efektivitas dari MPS, dan memberikan laporan evaluasi dalam periode waktu yang teratur untuk peninjauan ulang. Adapun fungsi dari Jadwal Induk Produksi adalah sebagai berikut (Gaspersz, 2004):
1. Menjadwalkan produksi dan order pembelian untuk item-item JIP. 2. Memberikan input dasar bagi sistem MRP. 3. Menjadi dasar bagi penentuan kebutuhan sumber daya (tenaga kerja, waktu, mesin, dan lain-lain). 4. Menjadi dasar dalam membuat janji pengiriman pada konsumen.
Pada saat akan mendesain MPS, perlu diperhatikan beberapa faktor utama yang menentukan proses penjadwalan produksi induk. Beberapa faktor utama itu adalah (Gaspersz, 2004):
1. Lingkungan manufacturing. 2. Struktur produk. 3. Horizon perencanaan, waktu tunggu produk dan production time fences. 4. Pemilihan item-item MPS.
Untuk itu PT. Puri Kadusirung Raya Farm memerlukan sejumlah data yang harus diolah terlebih duhulu, seperti data pemesanan dari konsumen dan data persediaan
akhir bahan baku pakan. Dari data
43
pemesanan
(customer order)
sejumlah
produk , yang kemudian
perusahaan mencari tahu daftar kebutuhan bahan baku pakan (Bill Of Material) BOM produk tersebut dengan melihat daftar komponen, komposisi, dan jumlah dari setiap bagian yang diperlukan untuk membuat satu unit produksi. Setelah itu, d i cek bagian ( Store Keeping) untuk mengetahui jumlah bahan baku pakan utama yang telah tersedia atau jumlah persediaan bahan baku pakan akhir (bahan baku pakan utama sisa produksi sebelumnya). Bila
kedua
hal
tersebut
diketahui
dengan
jelas,
barulah
penghitungan menggunakan metode MRP Lot For Lot. Setelah diketahui hasil penghitungan menggunakan metode MRP Lot For Lot, barulah hasilnya dibandingan dengan sistem yang berjalan di perusahaan. Bila hasil penghitungan MRP Lot For Lot lebih minimal dibandingkan dengan sistem yang berjalan, maka selanjutnya dilakukan penerapan sistem MRP pada PT. Puri Kadusirung Raya Farm Serta Pengawasan mutu dilakukan pada setiap aktivitas dalam menghasilkan produk dimulai dari bahan baku pakan, proses produksi hingga produk akhir. Bahan baku pakan yang digunakan sebagai input dalam industri pakan ternak diperoleh dari berbagai sumber, mempunyai kualitas yang sangat bervariasi. Bervariasinya kualitas bahan baku pakan disebabkan oleh variasi alami (natural variation), pengolahan (processing), pencampuran (adulteration) dan penurunan kualitas (damaging and deterioration).
44
Gambar 2.1 Prinsip metode MRP
Persaingan Pelanggan
Perencanaan Agregat
Ramalan Permintaan
MPS
Perencanaan Kapasitas
Master Production Schedule
Design Teknis
Catatan Persediaan
Bill of Material
Transaksi Persediaan
Kebutuhan unit
Pembelian Pesanan
Pesanan
Perencanaan Kapasitas Pengendalian
Penjual
Gambar Sistem MRP
Operasi
Produksi
