BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan diuraikan tentang landasan teori yang sesuai dengan masalah sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan diteliti. Landasan teori akan menjelaskan tentang tinjauan pustaka yang akan diuraikan dalam penjelasan dibawah ini : 2.1. Arsip 2.1.1. Pengertian Arsip Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi kantor. Arsip harus disimpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip tersebut dibutuhkan. “Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa Indonesia, arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.” 1 Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah : “ a. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga– lembaga Negara dan Badan–badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan 1
Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk manajer & Staf, Visimedia, Jakarta, hal. 42
9
b. Naskah–naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan–badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan berbangsa.” 2
2.1.2. Wujud Arsip Wujud arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu : a. Dokumen adalah “Semua benda yang dapat memberi informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi”. 3 b. Warkat adalah “Setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai alat pengingat.”
4
2.1.3. Penggolongan Arsip Menurut penggunaannya arsip dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu : 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Menurut PP No. 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis dibedakan dalam dua kategori yaitu : a. Arsip Dinamis Aktif arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan
dan
digunakan
dalam
penyelenggaraan
administrasi.
2
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 1 Ibid. hal. 4 4 Ibid. hal. 5 3
10
b. Arsip
Dinamis
Inaktif
arsip
dinamis
yang
frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 2. Arsip Statis “Arsip Statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari- hari. “5
2.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan Ruang lingkup kearsipan dapat dikatakan sebagai pengelolaan dan penanganan dokumen arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat itu dinyatakan dilestarikan/dihapus. a. Penciptaan Arsip / Warkat “Kegiatan
manajemen
warkat
berangkat
dari
penciptaan
arsip/warkat.“ 6 Sumber arsip Kecamatan Tengaran berasal dari arsip interen dan eksteren, perwujudanya ketika Kecamatan Tengaran mengirim/menerima surat. b. Pemilihan Arsip Pemilihan arsip sangat penting untuk menghemat tempat dan waktu pencaraian arsip ketika arsip dibutuhkan. Pemilihan arsip adalah penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar berguna bagi Kecamatan Tengaran.
5
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 12 6 Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 7
11
c. Pengendalian Arsip Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain : “Perlu perencanaan penciptaan formulir/warkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1) Penyimpanan Arsip : arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya. 2) Perawatan Arsip dimaksudkan agar nilai guna informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka waktu tertentu. 3) Penyusutan/ Pemusnahan Arsip: arsip yang sudah tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan. Angka pemakaian =
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑝𝑒𝑟𝑙𝑢𝑘𝑎𝑛 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑎𝑟𝑠𝑖𝑝 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑠𝑖𝑚𝑝𝑎𝑛
x 100%
patokannya : 15 s/d 20% = arsip aktif >20% = arsip lebih aktif < 15 % = arsip inaktif “7
2.1.5. Petugas Kearsipan Petugas Kearsipan yang baik adalah petugas yang mampu mengelola arsip dengan baik dan memenuhi persyaratan sebagai berikut : “a.Pengetahuan : mempunyai pengetahuan umum yang bersangkutan dengan masalah surat dan arsip, mengetahui seluk-beluk instansinya terutama organisasi dengan tugas pejabatnya, dan mempunyai pengetahuan khusus tentang kearsipan. 7
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 9
12
b. Keterampilan : mempunyai kemampuan melaksanakan tekhnik tata kearsipan yang sedang dijalankan c. Kepribadian : mempunyai ketekunan dalam bekerja, sabar, teliti, rapi, cekatan, cerdas, jujur, loyal, dapat menyimpan rahasia organisasi, dan lain-lain.” 8
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip Peralatan penyimpaan arsip adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Alat-alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan. Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain: a. Sekat; digunakan sebagai pemisah antara satu pokok urusan dengan pokok urusan lain. b. Folder; map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat terhimpun dalam satu tempat. c. Filling cabinet (alamari arsip); tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, didalam suatu susunan sekat dan folder. Penyusunan filing cabinet selalu dari laci atas ke bawah. d. Rak arsip e. Almari kayu; dapat digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
2.1.6.1. Penggolongan peralatan penyimpanan arsip menurut Hendi Haryadi : 1. Peralatan Penyimpanan Manual Dokumen yang disimpan dalam penyimpanan manual adalah dokumen dalam bentuk kertas, sehingga pelaksanaanya memerlukan
8
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 10
13
tempat penyimpanan yang luas. Contoh penyimpanan arsip secara manual: “1. Spindle File alat penyimpanan arsip revolusioner (paling kuno), karena dokumen kertas langsung ditancapkan kealat yang berbentuk paku. 2. Vertical Filling Cabinet dokumen disimpan mendatar dan disusun menurut abjad, lalu ditegakkan. 3. Rotary Filling System bentuknya bermacammacam, ada yang berbentuk trolley yang bisa digerakkan atau dipindah-pindahkan. 4. Rotary Cabinet sarana penyimpanan arsip yang sangat efisien, dapat menghemat waktu dan 60% luas ruangan, tanpa risiko kesalahan.” 9 2. Peralatan penyimpanan mekanis/ Retrix indexing “Penyimpanan file atau data dengan sistem penyimpanan arsip menggunakan kantong-kantong yang tersusun secara acak berupa sistem kode lima angka atau enam digit yang mampu menampung hingga 100.000 berkas.“10 Arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah menggunakan alat pencari indeks. Contoh peralatan penyimpanan mekanis adalah punch card dan paper tape 3. Peralatan Penyimpanan Otomatis Peralatan penyimpanan otomatis adalah penyimpanan file dengan komputer. Penyimpanan semacam ini sangat menghemat tempat dan waktu pencarian data yang diperlukan, namun tidak dapat digunakan sepenuhnya karena tidak semua arsip dapat disimpan dalam bentuk soft file. Data –data penting memerlukan tanda tangan 9
Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk manajer & Staf, Visimedia, Jakarta, hal. 46 10 Ibid. hal. 47
14
sehingga harus dicetak, maka penyimpanannya pun harus dalam bentuk kertas.
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip Informasi yang terkandung dalam arsip sangat penting sehingga arsip harus dijaga dan dikelola sedemikian rupa sehingga informasi tersebut tidak hilang. Arsip harus disimpan di tempat khusus agar kerahasiaan dan perawatanya dapat tercapai dengan baik. “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi dengan baik.” 11 Ruang penyimpanan arsip tidak boleh terkena matahari secara langsung dan harus dipastikan tidak bocor ketika hujan. Suhu udara yang paling tepat dalam ruang penyimpanan arsip berkisar antara 65ºF – 75ºF. Selain hal-hal tersebut ruang penyimpanan arsip sebaiknya dilengkapi dengan AC yang dipasang 24jam. “AC berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperature udara serta mengurangi banyaknya debu.”12
2.2. Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Seluruh organisasi pasti mempunyai sistem untuk mencapai tujuannya.
11 12
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 56 Ibid.
15
Elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem : “ 1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. 2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud ataupun tidak. 3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna. 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya. 5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. 6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 7. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.” 13
13
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem, 16 Agustus 2012
16
Gambar 2.1. Subsistem Administrasi
Masukan (Sumber Daya)
Rencana dan Rencana dan anggaran anggaran
Prosedur Administrasi
Tindakan Koreksi
Umpan Balik
Perusahaan yang terorganisasi dengan baik
Deteksi penyimpangan dari rencana
Manajemen (Pengendalian)
Sumber : Geoffrey Mills, Oliver Standingford, Robert C Appleby, Manajemen Perkantoran Moderen, Binarupa Aksara, Tangerang, hal. 18
2.2.1. Sistem Kearsipan Sistem kearsipan yang dipilih haruslah disesuaikan dengan kondisi kantor dan jenis arsip yang akan disimpan. Berdasarkan dengan teori ilmu kearsipan, filling sistem kearsipan dibagi menjadi empat sistem yaitu : “1. Sistem Kronologis Penyusunan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal . 2. Sistem abjad Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad 3. Sistem nomor /kode klasifikasi persepuluhan Arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan masalah/pokok soal. 4. Sistem Geografis Arsip disusun berdasarkan nama wilayah/daerah.” 14
14
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 98
17
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
Sistem penyimpanan yang sering digunakan
“Jenis arsip dinamis Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan setiap jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakanya dari seri arsip dinamis lainya
Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).
Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokan berdasarkan folder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem.
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan Biasanya menurut nama atau arsip dinamis personil lainnya, kelompok atau diindeks menurut klaim, tuntutan hukum, kontrak, nomor berkas. asuransi, dan berkas sejenis). Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti. Berkas khas (peta dan gambar Biasanya nomor indeks abjad. “ 15 rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin) 15
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,
hal. 168
18
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip. Pekerjaan kearsipan seluruh kantor dikelola oleh satu bagian khusus. Kebaikan sistem penyimpanan arsip sentralisasi : “ 1. Mudah menyeragamkan cara kerja, 2. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, 3.Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat alat kantor dapat lebih hemat pula, 4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, 5.Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.”16 Kelemahan sistem penyimpanan arsip sentralisasi : “ 1. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat, 2. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran, 3. Kurang dapat dirasakan kemanfaatanya bagi organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.”17
2. Desentralisasi Desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi. Masing-masing unit
melakukan
pengelolaan dan penyimpanan arsip sendiri. Tidak ada bagian khusus yang menangani seluruh arsip kantor.
16 17
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 13 Ibid. hal. 14
19
Kebaikan sistem penyimpanan arsip desentralisasi : “ 1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat/gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya,” 18 Kelemahan sistem penyimpanan arsip desentralisasi : “ 1. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat- alat yang sama ,hal ini akan memboroskan biaya kantor 2. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja, 3. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.”19 2. Gabungan / Kombinasi Gabungan atau kombinasi adalah sistem penyimpanan arsip yang mengkombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini berangkat dari kelemahan dan kelebihan yang ada dalam masing-masing sistem. Kombinasi berupaya meminimalisir kekurangan dari masingmasing sistem dan memanfaatkan kelebihan dari keduanya untuk menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. “Kombinasi merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Penerapanya ketika organisasi kantor lebih menitikberatkan pada asas sentralisasi dan pada kesempatan lain lebih menekankan pada penerapan asas desentralisasi, dan pada kesempatan lain mungkin pengurusan teknis sesuatu pekerjaan kantor sepenuhnya diserahkan kepada masingmasing unit tanpa mengurangi akan perlunya bantuan tenaga ahli dalam bidang pekerjaannya.”20 2.3. Manajemen Kearsipan “Istilah manajemen kearsipan berasal dari bahasa Inggris yaitu records management ada juga istilah recordkeeping. Istilah ini dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi tata arsip dinamis. Tata arsip dinamis artinya penyusunan dan 18
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 13 Ibid. hal. 15 20 Ibid. hal. 16 19
20
penyediaan bukti transaksi bisnis yang lengkap, tepat, dan handal dalam bentuk informasi terekam” 21 Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis meliputi : “ a. Personil yang relevan (staf managemen arsip dinamis dan
b. c. d. e. f.
pemakainya); Garis haluan, prosedur, dan praktek tata arsip dinamis; Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan praktek tersebut termasuk pedoman dan panduan prosedur; Arsip dinamis itu sendiri; Sistem arsip dinamis dan informasi yang dikhususkan untuk mengontrol arsip dinamis; Perangkat lunak, Perangkat keras dan perlengkapan lain serta alat tulis kantor.”22
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas Tempat penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus dipisahkan agar arsip yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah
saat
diperlukan. Secara umum komponen arsip dinamis sebuah badan korporasi yang disimpan dan atau dimusnahkan disusun sebagai berikut : a. 10 % arsip dinamis dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang b. 25 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip aktif. c. 30 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip inaktif. d. 35 % arsip dinamis tidak berguna dan dapat dimusnahkan. “23 2.3.2 Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas A. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Penting a. Naskah Dinas Penting Masuk Naskah Dinas Penting masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat penting. Alur pengurusan naskah dinas penting masuk 21
Sulistyo Sulistyo Basuki,2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 15 22 Ibid 23 Ibid. hal. 161
21
dimulai dari penerima naskah dinas, Pengarah naskah dinas, Pencatat naskah dinas, Pengendali naskah dinas, Tata usaha unit pengolah naskah dinas, kemudian berakhir di Penyimpan naskah dinas. “ a.Penerima
;menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, Menyortir dan membuka naskah dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim. b.Pengarah ;membaca, memberikan kode klasifikasi naskah dinas pada sudut kanan atas dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat. c. Pencatat ; mencatat naksah dinas dalam kartu kendali rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali. d.Pengendali ;meneliti kebenaran kartu kendali, menyampaikan naskah beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah, menyusun kartu kendali I dalam kotak kartu kendali berdasarkan pengelelompokan urutan kode klasifikasi. e. Penyimpan ;menyimpan kartu kendali II sebagai pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah. f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi naskah dinas.”24
b. Naskah Dinas Penting Keluar Naskah Dinas Penting Keluar adalah naskah dinas yang dikeluarkan, dimana naskah dinas tersebut bersifat penting. Alur pengurusan naskah dinas penting keluar dimulai dari pembuatan konsep naskah dinas, kemudian kepada unit pengolah, pengendali dan dikirim. 24
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 4
22
“ a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu
kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali, menyimpan konsep dan kartu kendali lembar III berdasarkan kode. b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali, menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III kepada pengolah untuk disimpan, kemudian menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat. c. Pengirim; mengirimkan naskah dinas sesuai dengan alamat.“ 25 B. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Biasa a. Naskah Dinas Biasa Masuk Naskah dinas biasa masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Alur pengurusan naskah dinas biasa dimulai ketika naskah dinas diterima oleh penerima, kemudian disampaikan kepada pengarah, pencatat, pengendali dan yang terakhir sampai pada unit pengolah. “ a. Penerima ; menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah, menyortir dan membuka naskah dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim. b. Pengarah ;mengarahkan naskah dinas kemudian meneruskan kepada pencatat. c. Pencatat ;mencatat naskah dinas dalam lembar pengantar yang dibuat rangkap dua kemudian menyerahkan kepada pengendali. d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar, menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar 25
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 5
23
pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah. e. Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan segera di teruskan kepada pelaksana.” 26 b. Naskah Dinas Biasa Keluar Naskah dinas biasa keluar adalah naskah dinas yang dikeluarkan dimana naskah tersebut bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa keluar sama dengan pengurusan naskah dinas penting, dengan pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena memang ada suatu kepentingan. C. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia a. Naskah Dinas Rahasia Masuk Naskah dinas rahasia masuk adalah naskah dinas yang diterima dan bersifat rahasia. Pengurusan naskah dinas rahasia juga tidak mengggunakan kartu kendali, seperti pada naskah dinas biasa, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Rahasia berarti tidak sembarang orang boleh mengetahui isi dari naskah dinas tersebut, jadi pengurusan naskah tetap dalam keadaan tertutup sampai pada alamat yang dituju. Alur pengurusan naskah dinas penting dimulai ketika naskah dinas diterima oleh penerima, disampaikan kepada pencatat, kemudian diteruskan kepada pimpinan. “ a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan
tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat. b. Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada naskah dinas rahasia dalam lembar pengantar rangkap 26
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 6
24
dua (naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya pimpinan yang berhak membukanya), menyimpan lembar pengantar I. c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II.”27 b. Naskah Dinas Rahasia Keluar Naskah dinas rahasia keluar berbeda dengan naskah dinas rahasia masuk karena naskah dinas keluar rahasia kembali menggunakan kartu kendali. Naskah dinas rahasia keluar dibuat langsung oleh pimpinan atau orang yang benar-benar dapat dipercaya, baik konsep maupun pengetikannya. Unit pengolah dan pencatat hanya mencatat tanda- tanda surat kemudian menyimpan kartu kendali dan konsep surat dan selanjutnya mengirimkan surat ke alamat yang dituju. “ a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali
rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dinas dalam keadaan tertutup untuk dikirimkan ke alamat, kemudian menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas. b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.” 28
2.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis aktif yang terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis aktif masih digunakan secara terus menerus sebagai berkas kerja dalam unit pengolah di lingkungan suatu organisasi.
27
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7 28 Ibid.
25
A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Aktif Penataan berkas adalah cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Tahap – tahap penataan berkas : “ a. Memisah- misahkan arsip yang akan disimpan dengan
b.
c.
d. e.
f. g.
h.
arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan – kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain- lain segera dimusnahkan. Memeriksa, tindakan ini meliputi : - Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan - Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam surat. Mengelompokkan arsip ; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder. Penempatan arsip dalam folder ; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.”29
B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Inaktif Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang sudah berkurang frekuensi penggunaanya dalam penyelenggaraan administrasi. 29
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal 9
26
Penanganan Arsip Inaktif dapat dilakukan sebagai berikut : I. Penanganan Arsip Daftar A (I) Sementara; Penanganan arsip menurut unit kerja/ Pengolah. 8 hal yang harus dilakukan, antara lain : “ a. Membersihkan arsip dari debu- debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga. b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja / pengolah disusun menurut kronologi d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor sementara e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu. f. Membuat daftar pretelan arsip g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks, sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus. h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 30
II. Penanganan Arsip daftar B (II) langsung dari arsip kacau arsip dari kotoran-kotoran dan membasmi serangga dan bakteri dengan bahan kimia. b. Memilah arsip, non arsip dan duplikasi c. Mengidentifikasikan menurut seri, rubric, dan dosir d. Mengklasifikasikan/mengelompokan arsip menurut seri, rubik, dan dosir, dan disusun menurut kronologi. e. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm, beri nomor sementara, dicatat pada kartu menurut seri, rubric dan dosir sesuai dengan hasil seleksinya. f. Atas dasar catatan pada waktu tadi dibuat skema mana yang masuk pada seri rubik dan dosir. g. Pengelompokan kartu (finches manuvere) menurut seri rubik dan dosir disusun menurut kronologi lalu diberi definitive(tetap) pada kartu yang telah diberi nomor sementara tersebut. h. Membuat daftar pretelan arsip( daftar susunan arsip) sesuai dengan susunan kartu diatas. i. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks sambil memberikan nomor definitive pada bungkusan
“ a. Membersihkan
30
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 9
27
arsip sesuai dengan nomor definitive pada kartu. j. Memasukkan kamper ke dalam boks yang telah dimasuki arsip .”31 III. Penanganan Arsip dengan Daftar (II) dari arsip Daftar (I) “ a. Membuka arsip hasil penanganan daftar A (I)
b. Mengidentifikasi antara seri, rubik dan dosir c. Mengklasifikasikan/ mengelompokan antara seri, rubik dan dosir disusun dalam kartu menurut seri, rubik dan dorsir disusun atas kesamaan masalah dan kronologi d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm, beri nomor sementara, dicatat dalam kartu menurut seri, rubrik dan dorsir, beri nomor sementara sesuai dengan hasil seleksinya. e. Mengelompokkan kartu-kartu (fiches manuver) menurut seri, rubric dan dorsir dan disusun menurut kronologi lalu diberi nomor definitive(tetap) pada kartu sementara f. Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedalam boks sambil memberikan nomor definitive(tetap) sesuai dengan nomor definitive pada kartu g. Membuat daftar pretelan arsip h. Memasukkan kamper kedalam boks yang telah dimasuki arsip..”32
IV. Penanganan Arsip Teratur ; arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut : “ a. Diperiksa kembali atas penataan dengan dasar sistem
yang dipergunakan b. Ditertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembali dapat lancar c. Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh lembaga Negara/ Badan Pemerintahan dapat dibuat daftar pertelaannya untuk dimusnahkan. d. Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi untuk kepentingan sehari – hari dapat dibuatkan daftar pertelaanya untuk diserahkan ke Pusat Arsip Daerah.”33 31
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang 32 Ibid. 33 Ibid.
28
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Arsip tidak hanya memerlukan sistem penyimpanan yang baik, namun pemeliharaan dan penjagaan yang baik tidak kalah penting untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Arsip mudah dan cepat ditemukan tidak ada gunanya jika ditemukan dalam keadaan rusak dan tidak dapat dikenali lagi. Pemeliharaan dan penjagaan arsip dari kerusakan dan kemusnahan sangat penting untuk melindungi informasi yang terkandung dalam arsip. A. Pemeliharaan Arsip dilihat dari penyebabnya a. Kelembaban Kelembaban udara merupakan salah satu penyebab kerusakan arsip dalam bentuk kertas. Seperti yang dikemukakan Basir Bartos “Kelembaban udara yang tidak terkontrol memungkinkan timbulnya jamur, pasta/ lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit.” 34 Udara yang terlalu lembab tentunya harus ditambah edaran udara kering untuk menstabilkan kelembaban. “Kelembaban udara yang baik tidak melampaui 75º.”35 “ Di dalam suatu ruangan yang relatif kecil seperti almari, ruang belajar dan lain-lain anhydrous calcium ch. dapat dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkanya didalam mangkok, dengan cara ini air akan terserap oleh panasnya. “36 b. Udara yang terlampau Kering Udara yang terlalu kering dapat merusak arsip dalam bentuk kertas karena kertas akan menjadi kering dan kesat sehingga mudah getas. Hygrometer perlu dipasang didalam ruangan untuk mengukur kelembaban udara. 34
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 52 Ibid 36 Ibid. hal. 53 35
29
c. Sinar Matahari Sinar matahari langsung dapat merusak arsip berbentuk kertas. Ultraviolet berbahaya untuk keutuhan arsip karena dapat mengancam struktur dan molekul kertas. Arsip dalam bentuk kertas akan berubah warna menjadi kecoklatan dan tintanyapun dapat luntur. “ Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung, hendaklah pintu-pintu, jendela-jendela dibuat menghadap utara atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Apabila sinar matahari tidak dapat secara langsung dihindari, yang dapat kita lakukan adalah dengan menyaring sinar matahari dengan kaca hijau atau kuning yang tebal.”37 d. Debu Debu yang begitu kecil dan lembut tidak dapat diremehkan karena dapat merusak kertas. Kertas menjadi kotor . “Untuk menghadapi debu dapat dipasang jaring-jaring kawat yang halus pada pintu dan jendela.”38 Kawat yang dipasang dapat mencegah serangga dan udara kotor masuk ke ruangan. e. Kotoran Udara Tempat-tempat di daerah industri selalu terkena dampak pencemaran lingkungan. Udara kotor merupakan salah satu dampak yang tidak hanya berbahaya bagi kesehatan, tapi keselamatan arsip berbentuk kertaspun dapat terancam. “Zat besi yang terkandung dalam kertas atau kulit akan menjadi asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.”
39
Penyimpanan
arsip pada daerah seperti ini harus menggunakan AC.
37
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 53 Ibid. hal.54 39 Ibid. hal.55 38
30
f. Jamur dan sejenisnya Timbulnya jamur pada kertas arsip ditandai dengan munculnya lapisan tipis yang berwarna putih. Jamur tumbuh karena tempat penyimpanan arsip terlalu lembab. Arsip harus dibersihkan dengan kain bersih dan kering agar jamur tidak meluas. g. Rayap Serangan rayap dan serangga lain sangat berbahaya bagi keselamatan arsip berbentuk kertas, karena rayap memakan kertas dan juga kayu. Serangan rayap harus diwaspadai dan dicegah “yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah”40.
B. Penjagaan Arsip a. Mebersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya dibersihkan minimal satu minggu sekali agar debu dan serangga tidak dapat berkembang biak. Ruangan harus selalu diperiksa untuk mencegah perkembangbiakan serangga. b. Penggunaan racun serangga “Setiap enam bulan hendaknya ruangan disemprot dengan racun serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama benzenehexa- chloride.” 41 Penyemprotan digunakan untuk membunuh serangga, agar tidak merusak arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai terkena arsip.
40 41
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 55 Ibid. hal. 58
31
c. Larangan makan dan merokok Sisa-sisa makanan dapat menarik tikus dan serangga yang berbahaya bagi arsip. Rokok tentunya berhubungan dengan api, dan api sangat berbahaya bagi keselamatan arsip dalam bentuk kertas. d. Rak penyimpanan arsip “Arsip- arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.”42 Rak dari logam dapat mencegah rayap yang biasanya berawal dari kayu. Jarak 6 inci dapat mempermudah sirkulasi udara dan mempermudah pembersihan kolong rak. Rak harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. e. Membersihkan arsip Arsip harus dibersihkan secara berkala agar tidak ada serangga yang berkembang biak dan merusak arsip. Arsip yang rusak atau basah harus segera diperbaiki dan dikeringkan agar arsip tidak rusak. f. Arsip-arsip yang sudah inaktif Arsip yang inaktif hendaknya dipisahkan dengan arsip yang masih aktif. Hal ini untuk mempermudah penemuan kembali arsip-arsip yang masih aktif. Penataan arsip yang inaktif juga harus rapi dan bersih sebagaimana arsip aktif. 2.3.5. Penemuan kembali Arsip Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga agar arsip tidak hilang dan atau rusak. Arsip tidak hilang atau rusak saja tidak cukup untuk menunjang
42
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 59
32
kelancaran kegiatan perkantoran. Kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip sangat penting karena setiap keputusan harus diambil dengan cepat, cermat dan tepat agar kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu. Sistem penyimpanan arsip yang baik dapat dibuktikan dengan kecepatan dan kemudahan penemuan kembali arsip yang dicari. Jika arsip yang dicari dapat ditemukan dengan mudah, maka sistem penyimpanan arsip sudah baik. Sebaliknya sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan kurang baik atau harus diperbaiki jika penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama dan tidak mudah. Kecermatan dan Kecepatan penemuan kembali arsip dapat menjadi pengukur penyelenggaraan kearsipan dalam suatu kantor. A. Penggunaan Angka Kecermatan Kecermatan penemuan kembali arsip dapat diukur. Presentase angka perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan dengan warkat yang harus ditemukan akan menghasilkan angka kecermatan penemuan kembali arsip. 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑤𝑎𝑟𝑘𝑎𝑡 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑚𝑢𝑘𝑎𝑛
“Angka kecermatan = 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑤𝑎𝑟𝑘𝑎𝑡 Semakin
rendah
angka
kecermatan,
𝑦𝑎𝑛𝑔 ℎ𝑎𝑟𝑢𝑠 𝑑𝑖𝑡𝑒𝑚𝑢𝑘𝑎𝑛
membuktikan
x 100%.” 43
semakin
baik
penyelenggaraan arsip dalam suatu kantor. Sebaliknya, jika angka kecermatan semakin tinggi maka semakin kurang baik pula penyelenggaraaan arsip dalam suatu kantor sehingga perlu diadakan perbaikan pada sistem penyimpanan arsip.
43
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 167
33
Sistem kearsipan yang benar- benar baik ditunjukkan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari ½ %. “Sebagai patokan angka kecermatan adalah 3% .” 44 Jika penemuan kembali arsip memiliki angka kecermatan mempunyai prosentase 3% atau lebih, maka penyelenggaraan penyimpanan arsip kurang baik. B. Penggunaan Jangka Waktu Penemuan Kelancaran kegiatan perkantoran sangat ditentukan oleh kecepatan penemuan kembali arsip sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dan keputusan. “Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1 menit.”45 Jika waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali sebuah arsip lebih dari 1 menit maka sistem penyelenggaraaan penyimpanan arsip perlu ditinjau kembali.
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip A. Pemusnahan Arsip Arsip tidak selamanya selalu bermanfaat bagi kegiatan kantor, pada masanya arsip akan menjadi sampah. Karena hal tersebut pengelola arsip harus dapat mengidentifikasi arsip. Arsip yang tidak bermanfaat lagi harus dimusnahkan karena pertumbuhan arsip baru sangat cepat. Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan cermat dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam pemusnahan arsip.
44 45
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta hal. 168 Ibid.
34
a. Arsip – arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan ketentuan: Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dengan jalan mengirimkan pertelaan Arsip yang akan dimusnahkan. Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara dengan jalan mengirimkan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan. Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu. Untuk arsip yang diluar butir a, b, dan c diatas langsung dimintakan persetujuan ke arsip nasional. b. Setelah mendapat pertimbangan dari ketua badan pemeriksa keuangan dan kepala badan administrasi kepegawaian Negara, maka pertimbangan bersama daftar pertelaanya dikirim ke arsip nasional untuk dimintakan persetujuan. c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat dimusnahkan.”46
B. Penyerahan Arsip Arsip yang sudah berumur puluhan tahun bukan berarti akan menjadi sampah. Ada beberapa arsip yang akan menjadi arsip yang bersifat abadi dan harus disimpan selamanya. Arsip yang dianggap bernilai tinggi harus diserahkan ke Arsip Nasional RI untuk disimpan lebih aman. “Arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI adalah arsip yang bernilai sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan kegunaanya bagi kepentingan lembaga/ instansi lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga/ instansi pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bukti pertanggung jawaban nasional. Adapun prosedur penyerahannya adalah : a. Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional RI.
46
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang
35
b. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memuat Daftar Pertelaan Arsip yang diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip. c. Lembaga Negara/ Badan Pemerintahan di Tingkat Pusat menyerahkan arsipnya ke Arsip Nasional. d. Sementara menunggu dikeluarkanya Peraturan – Peraturan yang mengatur tentang Arsip Nasional Daerah Lembaga- Lembaga Negara/ dan Badan Pemerintahan di Tingkat Daerah hendaknya : Bila telah terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerahnya menyerahkan arsip-arsipnya ke Perwakilan Arsip Nasional di Daerah ybs. Bila belum terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di Daerah menahan/ menyimpan unuk sementara arsiparsipnya di Unit Kearsipan/ Pusat Penyimpanan Arsipnya masing-masing.”47
2.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik Manajer arsip dinamis dapat menggunakan automatisasi kantor dan alat program bisnis untuk membantu administrasi umum tugas kearsipan. Bantuan tersebut dalam bentuk : 1. Program olah kata untuk menyusun surat (termasuk surat dalam bentuk baku), laporan, formulir, dan dokumen lain 2. Program terbitan diatas meja sehingga manajer arsiparis dinamis dapat membuat panduan, newsletter, dan bahan publisitas lainya 3. Program grafis untuk membuat tanda atau caption untuk pameran 4. Program spreadsheet untuk membuat anggaran belanja dan membuat statistic dan spreadsheet. “48 Seiring dengan perkembangan tekhnologi dan kebutuhan dalam perkantoran, penggunaan komputer sebagai peralatan perkantoran untuk
47
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang 48 Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 188
36
penciptaan dan penyimpanan suatu dokumen semakin popular dan hampir digunakan oleh semua kantor modern. “Meskipun banyak ilmuan yang mengatakan bahwa 70 – 80% dokumen yang dikopi dan disimpan dalam format kertas, jumlah tersebut semakin lama semakin berkurang.”
49
Penyimpanan arsip dinamis elektronik dapat membantu arsiparis dalam hal kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Keuntungan lain yang diperoleh dari penyimpanan arsip elektronik adalah efisiensi biaya percetakan, penggandaan, dan penyimpanan dokumen. Penggunaan media elektronik sebagai media penyimpanan arsip memang tidak dapat digunakan sepenuhnya karena masih banyak dokumen penting yang harus dicetak dalam bentuk kertas. Namun kehadiran media elektronik dalam kegiatan manajemen kearsipan yang dikombinasikan dengan kebutuhan kantor dapat menciptakan efisiensi menuju akses penemuan informasi yang terkandung dalam arsip yang disimpan.
49
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,
hal. 188
37
