BAB II
LANDASAN TEORI
A. Definisi Aplikasi Pengolahan Data Angka Pengenal Importir (API)
1. Definisi Data
Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang hewan, peristiwa, konsep, keadaaan dan sebagainya yang direkam ke dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi diantaranya.
2. Definisi Aplikasi
Aplikasi adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer langsung untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna. Biasanya dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan berbagai kemampuan komputer, tapi tidak secara langsung menerapkan kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan pengguna.
10
11
3. Definisi Pengolahan Data Angka Pengenal Importir (API)
Pengolahan data adalah proses manipulasi data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa informasi dalam bentuk laporan. Jadi secara umum Pengolahan Data Angka Pengenal Importir (API) dapat didefinisikan sebagai manipulasi data API yang diproses menjadi informasi berupa laporan.
B.Definisi Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem 1
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Karakteristik Sistem yaitu terdiri dari beberapa bagian : a. Masukan Sistem Masukan adalah energy yang dimasukkan ke dalam system masukan dapat berupa masukan perawatan dengan tujuan agar system dapat berjalan dengan baik dan dapat berupa masukan signal yaitu energy yang diproses untuk dapat di keluaran. 1
Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis dan Design, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005, hlm. 1
12
b. Pengolahan Sistem Pengolahan Sistem adalah bagian dari system yang mempunyai peran untuk mengubah masukan menjadi keluaran, suatu system akan mengubah masukan berupa bahan baku dan bahan lain-lain menjadi keluaran berupa barang jadi. c. Keluaran Sistem Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
2. Pengertian Informasi
Informasi didapat dari sebuah data, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. 2
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
a. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut, data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi, data dapat berupa simbol-simbol, huruf, alphabet, angkaangka, sinyal dan sebagainya. 2
Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis dan Design, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005, hlm.8
13
Siklus informasi menggambarkan pengolahan data menjadi informasi dan pemakai informasi untuk mengambil keputusan, sehingga akhir dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali. Siklus informasi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Proses Modul
Input Data
Output Dasar Data
Data Ditangkap
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi b. Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal sebagai berikut:
Tata sutabri, S.Kom., MM. Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2004 hal 21
14
1) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada pengguna tidak boleh terlambat karena informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. 3) Relevan berarti informasi tersebut mempunyai arti untuk penggunanya.
c. Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya, kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
3. Pengertian Sistem Informasi
System
informasi
di
definisikan
olah
Robert
dkk
(Jogiyanto,analisis dan desain system informasi,1990) : 3
yang 3
Sistem Informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis dan Design, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005, hlm.11
15
mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
C. Definisi Database Importir
1. Pengertian Database
4
Pangkalan data atau basis data/ database atau sering pula dieja
basisdata , adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam computer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut system manajemen basis data (database management system, DBMS), system basis data dipelajari dalam ilmu informasi. Istilah Basis data berawal dari ilmu computer, meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal diluar bidang elektronika, basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industry, yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.
4
Badan bahasa
16
2. Konsep Database
Basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan atau potongan dari pengetahuan. a. sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini di sebut Skema, Skema menggambarkan objek yang di wakili suatu basis data dan hubungan diantara objek tersebut. b. Model yang sering digunakan sekarang adalah Model Realtional, yang menurut istilah Layman mewakili semua informasi dalam bentuk table-tabel yang saling berhubungan dimana setiap table terdiri dari baris dan kolom. c. Model Hirarkis dan Model Jaringan, menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel, istilah basisdata mengacu pada koleksi data-data yang saling berhubungan dan perangkat lunak nya seharusnya mengacu sebagai Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System/DBMS), jika konteks nya sudah jelas, banyak administrator dan programmer menggunakan istilah basis data untuk kedua basis tersebut.
17
3. Pengolahan Data
5
Pengolahan Data adalah suatu proses perubahan data yang
menggunakan
suatu model proses yang kemudian diubah menjadi
informasi dimana penerima informasi akan membuat keputusan dan mengambil tindakan yang akan membuat sejumlah data.
Siklus Pengolahan Data
Data diorganisir untuk kebutuhan pengolahan data bentuk struktur data, struktr file dan basis data, dalam suatu pengolahan data ada dua hal yang penting yaitu harus ada sistem pengolahan data dan harus ada masalah untuk ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh sistem pengolahan data, dari awal mula sampai menjadi bentuk akhir yang berguna, data melalui sejumlah tahap kegiatan yang disebut siklus pengolahan data.
D. Definisi Importir
Importir adalah perusahaan ayau perorangan yang melakukan kegiatan import, Importir umum adalah badan usaha pemilik Angka Pengenal Importir umum untuk mengimpor barang-barang bukan limbah yang tidak di atur tata niaga impor nya, Importir Produsen adalah badan usaha yang disetujui untuk 5
Prof.Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis dan Design, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005, hlm.9
18
mengimpor sendiri barang bukan limbah yang di perlukan semata-mata untuk proses industry, Importir terdaftar Pemilik Angka Pengenal Importir Umum adalah badan usaha yang mendapat tugas khusus untuk mengimport barangbarang tertentu yang di arahkan, Angka Pengenal Import (API) merupakan tanda pengenal
yang
harus
dimiliki
oleh
setiap
importir
atau
perusahaan
dagang/industry yang melakukan perdagangan import.
E. Tool Perancangan Sistem
Pada Penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, Penyusun Menggunakan tool atau alat bantu sebagai berikut : 1. Bagan Alir Informasi Bagan adalah alat berbentuk garis yang sifatnya umum yaitu yang dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Bagan Alir Informasi adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam system. 2. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sebuah sistem dengan terstruktur dan jelas. Pada Diagram Arus Data terdapat tingkatan yaitu:
19
a. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdapat pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store. b. Diagram Zero ( Overview Diagram) Diagram Zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram atau diagram yang yang berada pada level 1 yang menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran data dan simpanan data. c. Diagram Rinci Merupakan diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi.
DAFTAR SIMBOL DATA FLOW DIAGRAM SIMBOL
ARTI PENGGUNAAN Proses : menunjukan proses yang dilakukan baik secara manual ataupun computer Entitas : Sumber luar ataupun tujuan luar yang dapat berupa orang atau organisasi kemudian melakukan interaksi dengan system Aliran data : menunjukan arah proses Penyimpanan data : menunjukan arah store
20
Gambar 2.2 Simbol Data Flow Diagram
3. Entity Relationship Diagram Adapun Komponen ERD sebagai berikut : a. Entity (entitas) merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak dimana terdapat data entity (entitas) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama adalah orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsure waktu didalamnya). b. Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. c. Atribut secara umu sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkungan atau elips.
DAFTAR SIMBOL DIAGRAM HUBUNGAN ENTITAS SIMBOL
ARTI PENGGUNAAN Menunjukan entitas
Garis pnghubung antara relasi dan entitas
Menunjukan hubungan antara dua entitas
Gambar 2.3 Simbol Diagram Hubungan Entitas
21
4. Database Relationship Database Relationship menunjukkan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relationship dilakukan setelah proses normalisasi, ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu: a. Relasi satu ke satu (one to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
Gambar 2.4 Relasi Satu Ke Satu b. Relasi satu ke banyak (one to many) Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua, Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
Gambar 2.5 Relasi satu ke banyak
22
c. Relasi banyak ke banyak (many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dari sisi yang kedua.
Gambar 2.6 Relasi banyak ke banyak
5. Kamus Data
Kamus data disebut juga sistem data dictionary adalah cabang kata tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
F. Tool Pengembangan Sistem
Dalam pembuatan program ini penyusun menggunakan bahasa pemrograman Visual Studio 2008 adalah perangkat lunak untuk menyusun
23
program aplikasi yang bekerja dalam lingkungan sistem operasi windows. Adapun cara penggunaannya adalah drag and drop (tarik lepas) dan dalam pembuatan aplikasi tidak memerlukan satu baris kode program apapun. Dibawah ini ada beberapa kemampuan dari Visual Studio 2008 antara lain sebagai berikut : 1. Dapat membuat aplikasi window dan web. 2. Dapat membuat objek-objek pembantu program misalnya help dan control active. Menguji program dan menghasilkan program akhir berekstensi EXE, yang dapat langsung dijalankan tanpa program Visual Studio 2008.
1. Visual Studio 2008
Visual Studio 2008 merupakan bahasa pemrograman yang dikembangkan dari bahasa BASIC (Beginner’s All Purpose Syimbolic Instruction Code).Bahasa basic dirancang untuk programmer pemula dengan sintaksintak yang mudah dipahami. Bahasa Basic sendiri dibuat oleh John G.Kemery dan Thomas E.Kurtz pada tanggal, 1 Mei 1964 di Dartmouth College. Visual Studio 2008 Merupakan sebuah development tools yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi yang berbentuk native code (dalam bentuk bahasa mesin berjalan di atas Windows) ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Langguage diatas. NET Framework). Selain itu, Visual Studio 2008 dapat digunakan untuk
24
mengembangkan aplikasi Windows Mobile (yang berjalan diatas. NET Compact Framework). Microsoft Intermediate Langguageadalah sebuah instruksi yang bersifat independen terhadap computer yang digunakan oleh Microsoft. NET Framework, yang dibuat pada saat program-program bahasa .NET (C#, J#, Visual
Basic.NET)
dikompilasi.Microsoft
Intermediate
Langguage
mengandung instruksi untuk memuat, menyimpan, melakukan inisialisasi, dan memanggil metode-metode terhadap objek. Bahasa pemrograman ini merupakan bahasa yang bersifat Cross-Langguage dimana Microsoft Intermediate Langguage akan menerjemahkan terlebih dahulu kedalam bahasa mesin sehingga dapat dieksekusi oleh mikroprosesor yang digunakan.
Gambar 2.7 Visual Studio 2008
25
2. SQL Server 2005
SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. Sistem client/server adalah dirancang untuk memisah layanan basisdata dari client, dengan penghubungnya menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer
yang berdaya
guna,
yang memungkinkan manajeman
tersentralisasi, keamanan, dan berbagai sumber daya. Oleh karena itu, server dalam client/server adalah basisdata dan layanannya. Aplikasiaplikasi client diimplementasikan pada berbagai flatform, menggunakan berbagai perkakas pemrograman.
26
Gambar 2.8 Interface SQL Server
G. Sejarah Perusahaan
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Kepulauan Riau yang beralamat di Jl. Yos Sudarso No.23 D-E Batu Hitam, Tanjungpinang 29133 Kepulauan Riau ini dengan di pimpin oleh Bpk. HS.Muhammad Taufik Bc.Kn dengan jumlah pegawai sebanyak 85 orang pegawai yang terdiri dari : 1 orang eselon II, 5 orang eselon III, 12 orang eselon IV dan selebihnya 67 orang adalah staff . Dinas Perdagangan dan Perindustrian mempunyai tugas melaksanakan sebagian kewenangan desentralisasi, tugas dekosentrasi dan tugas pembantuan di bidang perindustrian dan perdagangan sesuai dengan lingkup tugasnya. Dan mempunyai VISI “Terwujudnya Provinsi Kepulauan Riau sebagai kawasan
27
industry, Perdagangan yang Tangguh dan berorientasi pada Pasar Global” Dinas Perindustrian dan Perdagangan mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Mengembangkan industry-industri yang berbasiskan potensi daerah. 2. Menguatkan struktur industry kecil dan rumah tangga. 3. Mengembangkan perdagangan baik di Dalam maupun di Luar Negeri. 4. Mengoptimalkan kegiatan di bidang kemetrologian yang dapat memberikan perlindungan terhadap konsumen dalam hal peneraan alat ukur. 5. Meningkatkan mutu SDM aparatur dan pelaku dan pelaku industry kecil dan perdagangan kecil menengah.
Mempunyai Sasaran sebagai berikut : 1. Persebaran industry-industry ke sentra-sentra pertumbuhan ekonomi baru. 2. Meningkatkan kemampuan perencanaan dan pengembangan sumberdaya manusia (SDM) pelaku dan aparatur. 3. Menguatnya struktur industry daerah sehingga menjadi bagian dari kekuatan ekonimi kerakyatan. 4. Meningkatnya pelayanan Kemetrologian, pengawasan serta perlindungan konsumen dan produsen. 5. Meningkatnya peran pasar local dengan pola perdagangan dan system distribusi yang makin meluas, lancer dan mantap.
28
6. Meningkatnya partisipasi masyarakat dan dunia usaha dalam menumbuhkembangakan kewirausahaan yang tercermin dari peningkatan jumlah industry dan perdagangan dan perannya dalam Perekonomian.
Dinas Perindustrian dan Perdagangan terdiri dari : 1. Sekretariat ; 2. Bidang perindustrian ; 3. Bidang Perdagangan Luar negeri ; 4. Bidang perdagangan Dalam negeri ; 5. Unit Pelaksanaan Teknis Dinas ;
Diskripsi Jabatan : 1. Pimpinan Eselon II yang diangkat oleh Gubernur sebagai Koordinator dan Penanggung jawab semua bidang yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Kepri mencakup Bidang Sektetariat, Bidang Perdagangan Dalam Negeri, Bidang Perdagangan Luar Negeri, Bidang Perindustrian, dan unit Pelaksanaan Teknis dinas, yang melaksanakan sebagian kewenangan yang telah dilimpahkan dari pusat.
29
2. Sekretariat Pelaksana kegiatan administrasi kesekretariatan untuk melaksanakan tugas umum, kepegawaian, keuangan, perencanaan dan evaluasi. 3. Bidang Perindustrian Bidang Perindustrian mempunyai tugas penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pengembangan Industri logam, mesin dan elektronika serta pengembangan industri kerajinan dan aneka industri. 4. Bidang Perdagangan Dalam Negeri Bidang Perdagangan Dalam Negeri mempunyai tugas menyiapkan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, koordinasi serta pembinaan teknis di bidang pengembangan bina pasar dan distribusi serta usaha perdagangan dan perlindungan konsumen.
5. Perdagangan Luar Negeri Bidang Perdagangan Luar Negeri mempunyai tugas menyiapkan bahan dan perumusan kebijakan teknis, fasilitasi, kordinasi serta pembinaan teknis di bidang ekspor, pengendalian dan penataan Import melalui Angka Pengenal Import (API) serta kerjasama perdagangan internasional.
30
6. Unit Pelayanan Teknis Daerah (UPT) Metrologi Unit
Pelaksana
merencanakan,
Teknis
(UPT)
melaksanakan,
Metrologi
mengawasi,
mempunyai mengendalikan
tugas dan
melaporkan kegiatan penyiapan bahan dan perumusan kebijakan teknis, koordinasi, pengawasan serta pelayanan teknis di bidang Metrologi.
F. Unit yang Menggunakan Sistem
Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Database Importir ini dirancang khusus pada Bidang Perdagangan Luar Negeri Studi Kasus Dinas Perindustrian dan Perdagangan, untuk proses pengentrian pembuatan laporan Angka Pengenal Import (API) sehingga diketahui secara akurat dan up to date setiap bulannya, Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Database Importir ini akan digunakan staff import sebagai single user pada bidang Perdagangan Luar Negeri Provinsi Kepulauan Riau.
