BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Globalisasi perdagangan, berkembangnya ekonomi informasi, dan tumbuhnya Internet dan jaringan komunikasi global lainnya telah mengangkat peran sistem informasi menjadi demikian signifikan dalam bidang bisnis dan manajemen. Internet telah menjadi fondasi bagi model-model bisnis baru, proses bisnis baru, dan cara baru dalam penyebaran pengetahuan
(knowledge).
Institusi atau perusahaan telah
dapat menggunakan internet dan teknologi jaringan dalam menyelenggarakan pekerjaan sehari-harinya secara elektronik yang lebih produktif, membuat link antar pusat-pusat
produksi,
antar kantor-kantor,
seluruh kota dan bahkan di sekeliling dunia.
dan
unit-unit pemasaran di
Bahkan lebih jauh lagi beberapa
perusahaan raksasa seperti Coca-Cola, dan Dell Computer telah mengikutsertakan para pemasoknya, para pelanggannya, maupun organisasi-organisasi lainya yang berada di luar perusahaan ke dalam jaringan mereka, sehingga mereka dapat bereaksi secepat mungkin terhadap permintaan pelanggan serta perubahan-perubahan pasar. Integrasi digital di dalam lingkup suatu organisasi seperti ini, mulai dari pabrik di lapangan sampai dengan meja eksekutif sudah mulai menjadi kenyataan. Baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar dapat menerapkan sistem
9
10
informasi dan jaringan untuk menyelenggarakan usahanya secara elektronik yang lebih efisien dan kompetitif. Pada era globalisasi bisnis seperti sekarang ini sistem informasi, internet, dan jaringan global lainnya telah menciptakan suatu kesempatan baru bagi koordinasi organisasi maupun inovasi.
Sistem informasi dapat membantu
perusahaan mengembangkan jangkauan usahanya ke lokasi-lokasi yang jauh, menawarkan produk-produk baru, memperbaharui pola kerja, dan work flows, dan barangkali secara signifikan merubah cara mereka berbisnis. Dalam hal ini, teknologi informasi hanya merupakan salah satu komponen kecil saja dalam format perusahaan. Komponen-komponen lainnya adalah : proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan, dan lain sebagainya. Secara teori, di satu titik ekstrim, suatu sistem informasi yang baik belum tentu harus memiliki komponen teknologi informasi (lihat perusahaan-perusahaan pengrajin kecil dengan omset milyaran) sementara di titik ekstrim yang lain, komputer memegang peranan teramat sangat penting dalam penciptaan produk (perhatikan perusahaan manufaktur Jepang yang mempekerjakan robot untuk seluruh proses perakitan). Jadi, kehandalan suatu sistem informasi dalam perusahaan atau organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen-komponen yang ada, sehingga dapat dihasilkan dan dialirkan suatu informasi yang berguna (akurat, terpercaya, detil, cepat, relevan, dsb) untuk lembaga yang bersangkutan. Sistem merupakan kumpulan beberapa komponen atau bagian yang terpadu (integrated element) serta saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang sama
11
(common purpose/objective). Sedangkan Informasi adalah merupakan hasil pengolahan data; yaitu kegiatan yang dilakukan terhadap data yang diperoleh, misalnya dengan melakukan pengelompokan atau pembuatan tabulasi, agregasi, kompilasi ataupun pemadanan dalam rangka memberi arti dan makna yang lebih baik terhadap data agar mudah dimengerti dan dipergunakan. Hal ini dijelaskan pada gambar 2.1 berikut ini.
SUMBER DAYA INFORMASI •
INPUT (Data)
• • • • •
Sumber Daya Manusia (ahli informasi, pemakai) Hardware Komputer Software Komputer Fasilitas Basis Data Informasi
OUTPUT (Informasi)
Information Processor
Gambar 2.1. Sumber Daya Informasi
Dengan demikian Sistem Informasi adalah suatu integrasi efektif dari semua subsistem informasi yang berupa hasil penyajian dan pengolahan data. Sistem informasi yang merupakan pengelolaan organisasi sering disebut Sistem Informasi Manajemen. Pengertian Manajemen di sini merupakan segala kegiatan yang terkait
12
dengan tugas manager ; dikenal sebagai fungsi manajemen, yaitu meliputi kegiatan : perencanaan (plan), pengorganisasiaan (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan & evaluasi (controlling). Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen adalah suatu integrasi efektif dari semua subsistem informasi fungsi manajemen yang menyediakan informasi bagi beberapa user dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi manajemen ini dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi / komputer Sampai beberapa tahun yang silam, informasi itu sendiri tidak dianggap sebagai suatu asset penting bagi suatu perusahaan/organisasi. Pada masa itu proses manajemen dianggap sebagai hubungan face-to-face, suatu personal art, bukan koordinasi global. Sekarang, telah dimaklumi bahwa pemahaman terhadap sistem informasi adalah sesuatu yang sangat esensial bagi para pimpinan, sebab sebagian besar organisasi memerlukan sistem informasi agar dapat survive dan maju.
2.2. Sistem Informasi Memori Organisasi Memori Organisasi adalah penyimpanan atau perekaman secara elektronik dari data, informasi dan pengetahuan suatu organisasi yang diperlukan untuk transaksi bisnis dan pengambilan keputusan. Tahap-tahap di bawah ini merupakan beberapa komponen dari sistem memori organisasi: 1. Data dibuat, kemudian 2. Data disimpan di sebuah data base atau di sebuah gudang data (data warehouse),
13
kemudian 3. Data dianalisis di dalam sebuah sistem pendukung keputusan (decision support system, DSS) Tahapan tersebut digambarkan pada gambar 2.2 berikut ini: Data
Informasi
Pengetahuan
Gambar 2.2. Tahapan Data menjadi Pengetahuan Seperti dijelaskan di atas memori organisasi terbentuk dari tiga komponen yaitu data, informasi dan pengetahuan. Ketiga komponen tersebut terintegrasi menjadi satu sistem didalam sebuah organisasi / perusahaan sehingga disebut sebagai sistem memori organisasi. Komponen-komponen pembentuk memori organisasi mempunyai format dan bentuk masing-masing, hal tersebut dapat diuraikan pada gambar 2.3 berikut ini.
14
Memori Organisasi Data
Informasi
Angka/bilangan Karakter
Pengetahuan
Teks (Tabel/Laporan)
Budaya Organisasi
Hiperteks Jaringan Sosial Grafik, termasuk Chart Gambar
Model Pemecahan Masalah
Audio Video
Gambar 2.3. Komponen-komponen Sistem Organisasi Memori Suatu sistem yang menginformasikan memori suatu organisasi disebut sebagai sistem informasi memori organisasi (organisational memory information system, OMIS), dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi memori organisasi merupakan salah satu komponen dari memori organisasi.
2.3. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) Menurut Krogh, Ichiyo, dan Nonaka (2000) mengatakan bahwa ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan yaitu: (1)
pengetahuan merupakan justified true believe;
(2)
pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit);
(3)
penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaaan tersebut;
15
(4)
penciptaaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama yaitu: 1. berbagi pengetahuan terbatinkan (tacit); 2. menciptakan konsep, 3. membenarkan konsep; 4. membangun prototype; dan 5. melakukan penyebaran pengetahuan. Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang
mengembangkan sebuah pendekatan sistem yang terintegrasi dalam mengindentifikasi, mengelola dan berbagi semua aset informasi dari sebuah organisasi / perusahaan. Aset dari informasi ini bisa terdiri dari basis data, data warehouse, dokumen, kebijakan dan prosedur dan juga hasil pendapat para ahli dan pemikiran pakar sebelumnya yang tidak terartikulasi dan pengalaman-pengalaman yang diilhami oleh individu pekerja. Dengan
demikian
didefenisikan
bahwa
manajemen
pengetahuan
merupakan proses untuk mengambil dan mengumpulkan keahlian kolektif yang dimiliki sebuah organisasi yang bentuknya dapat berupa database, kertas kerja bahkan keahlian yang ada di masing – masing anggota organisasi kemudian mendistribusikannya kepada seluruh anggota organisasi guna memproduksi pengembalian yang lebih besar lagi. Manajemen Pengetahuan memfokuskan diri pada
bagaiman
menyebarkan
dan
cara
sebuah
mengungkit
organisasi
mengindentifikasi,
mendapatkan,
(leverage) pengetahuan yang ada.
Menurut James J. Stapleton (2003), mengubah informasi menjadi pengetahuan memerlukan 10 langkah terpisah. Masing-masing langkah harus dikelola secara cermat. Sebagian besar langkah mungkin terlihat agak kompleks, dan bisa
16
menyesatkan. Penting untuk diperhatikan bahwa pengetahuan organisasi / perusahaan hanya akan kuat jika seluruh langkah dijalankan secara benar. 1. Pencarian. Proses pencarian informasi dilakukan dengan berbagai cara, melalui internet, media cetak dan sebagainya. Proses ini agak sulit dilakukan karena untuk mencari informasi yang tepat dan bermanfaat sehingga menjadi pengetahuan agak sulit dilakukan, sehingga haruslah secara cermat dan tepat didalam mencari informasi. 2. Mendapatkan. Pada proses mendapatkan informasi perlu diperhatikan adalah sumber informasi yang kita peroleh, sumber sebaiknya yang benar-benar orsinil. Informasi
yang
dianggap
penting
segera
dikumpulkan
sehingga
nanti dapat dijadikan pengetahuan bagi diri sendiri maupun orang lain. 3.
Evaluasi. Setiap bit informasi harus dievaluasi, dari segi kualitas, konteks, dan umur (informasi memiliki usia), dan dalam hubungannya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan.
4. Penyusunan (Compile). Pada proses penyalinan harus benar-benar dilakukan secara teliti dan akurat sehingga informasi yang sudah tersusun menjadi informasi yang benar-benar akurat dan menjadi pengetahuan yang bermanfaat. 5. Pemahaman. Informasi tidak langsung memiliki arah, informasi memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Setiap orang memiliki perspektif tersendiri, setiap orang memiliki tujuan tersendiri, setiap orang mempunyai latar belakang yang berbeda. Semua itu sangat mempengaruhi pemahaman
17
seseorang atas informasi. 6. Analisis. Untuk mencapai satu tingkat yang lebih tinggi dari hanya memahami data, maka informasi harus dievaluasi dalam hubungannya dengan semua faktor lain : pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk berubah, dan lain sebagainya. 7. Menyimpulkan. Informasi harus dikonsolidasikan, kemudian informasi yang telah terkumpul disimpulkan menjadi suatu kesimpulan yang utuh. 8. Mendistribusikan / Menyebarkan. Informasi harus sampai ke orang-orang yang tepat. Ini merupakan masalah besar dalam sebuah organisasi/perusahaan dan merupakan langkah yang paling sulit dari 10 langkah mengubah informasi menjadi pengetahuan. 9. Bertindak berdasarkan informasi. 10. Menggabungkan, Memelihara, dan Memperbarui. Tujuan dari pengembangan pengetahuan merupakan tujuan dari menghasilkan mformasi yaitu untuk mengembangkan dan mengelola pengetahuan yang-berdaya terap dan berguna bagi pembuatan keputusan bisnis / kebijakan organisasi (dapat di lihat pada Gambar 2.4).
18
Gambar 2.4. Bagan Arus Pengembangan Pengetahuan Terdapat tiga sub tujuan kunci didalam pengembangan pengetahuan, yaitu : 1. Mengubah pendapat-pendapat yang berbeda, informasi, dan data menjadi pengetahuan bisnis yang berguna. 2. Memanfaatkan pengetahuan ini untuk memperkuat strategi dan taktik yang dipakai organisasi / perusahaan. 3. Memelihara dan memperbaharui pengetahuan yang telah terakumulasi secara
19
reguler dan teratur. Pengelolaan pengetahuan harus dapat menjelaskan hubungan pengetahuan dengan strategi, suatu organisasi/perusahaan. harus mengembangkan tujuan strateginya, mengidentifikasikan kebutuhan pengetahuannya untuk nantinya dapat benar-benar melaksanakan pilihan strateginya, dan menjelaskan kesenjangan (gaps) knowledge strateginya dengan membandingkan strategi organisasi/perusahaan tersebut dengan asset knowledge yang mereka punyai. Pilihan strategi organisasi/ perusahaan berdasarkan pada teknologi, pasar, produk, jasa dan proses yang mempunyai dampak langsung pada knowledge, keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk dapat bersaing di pasar yang dituju. Pada waktu ini asset terpenting dari suatu industri adalah knowledge. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan di Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan pengetahuan dalam organisasinya (organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan exsplicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke explicit knowledge. Dengan demikian pengertian knowledge di sini adalah pengetahuan, pengalaman, informasi faktual dan pendapat para pakar. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan tacit ke explicit dan kemudian ke tacit kembali yang dapat
20
mendorong inovasi dan pengembangan produk baru. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) perusahaan Jepang mempunyai daya saing karena memahami knowledge merupakan sumber daya. Pengetahuan (Knowledge) ini harus dikelola, karena harus direncanakan dan diimplementasikan. Berhubung organisasi adalah. jaringan dari keputusan, para pengambil keputusan dan pengambilan keputusan, maka perlu dikelola agar menjadi efektif keputusannya dan terintegrasi serta terpahaminya dampak dari keputusan tersebut. Karena keputusan merupakan hasil komitmen terhadap tindakan. Keputusan
juga
memfasilitasi
tindakan
dengan
mendefinisikan
dan
mengelaborasi maksud yaitu dengan mengalokasikan sumber daya yang ada. Tindakan dan maksud organisasi berinteraksi dengan bermacam-macam elemen lingkungan melalui horizon waktu yang lama, para pengambil keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami issue yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu keputusan yang rasional
memerlukan
informasi
di
atas
kemampuan organisasi
untuk
mengumpulkan informasi dan memprosesnya di atas kapasitas manusia untuk melakukannya.
2.4. Ontologi Ontologi adalah suatu ilmu yang merupakan bagian dari ilmu metafisik yang
21
mempelajari struktur bahasa. Ilmu ontologi mempelajari struktur suatu konsep yang umum dengan menitikberatkan pada spesifikasi konsep yang lebih khusus dari konsep sebelumnya. Menurut Gruber (1993), ontologi adalah sebuah spesifikasi khusus dari suatu konseptual. Sedangkan menurut Borst et al (1997) mempunyai defenisi yang merupakan hasil elaborasi dengan pengertian yang disampaikan oleh Gruber, bahwa ontologi merupakan spesifikasi formal dari konseptual yang di-share. Pada intinya ontologi merupakan suatu metode peyederhanaan konsep yang tadmya lebih umum. Pada Proyek Tugas Akhir ini pengertian ontologi mengacu pada pengertian bahwa ontologi merupakan suatu spesifikasi formal dan ekplisit dari konseptualisasi yang dibagi-bagi (di-share) secara bersama-sama dimana spesifikasi tersebut dapat dengan mudah dibaca (readable) oleh komputer. Definisi ontologi tersebut diperoleh dari Gruber (1993), Borst (1997) dan Studer et al (1998). Konseptualisasi ini mengacu pada suatu model abstrak beberapa penomena di dunia, yang diperoleh dengan mengidentifikasi konsep-konsep yang relevan dengan penomena-penomena tersebut. Bagi-bagi (share) ini merefleksikan bahwa sebuah ontologi mendapatkan informasi sebagai pengetahuan yang disepakati bersama yang kemudian diterima oleh sebagaian komunitas (pengguna) yang memang relevan atau memerlukan pengetahuan tersebut dalam rangka aktivitasnya pada organisasi tersebut. Formal mengacu pada fakta bahwa sebuah ontologi merupakan sesuatu yang abstrak, organisasi secara teoritis dari terminologi dan
22
saling berhubungan yang digunakan sebagai alat untuk menganalisis konsepkonsep dari sebuah domain. Ekplisit mengacu pada jenis konsep
yang
digunakan
dan
(type)
konsep-
batasan penggunaannya.
Tujuan utama konsep ontologi ini adalah mereduksi atau mengeliminir teiminologi dan konseptual yang membingungkan dengan cara mendefinisikan pengertian/pengetahuan yang dibagi-bagi (a shared understanding), yaitu sebuah kerangka kerja seragam yang memungkinkan : -
Komunikasi dan kerjasama diantara orang-orang
-
Pengelolaan organisasi yang lebih baik
-
Interoperabilitas diantara sistem-sistem
-
Manfaat rekayasa sistem (reusability, reliability, specification) Apabila konsep ontologi ini dikaitkan dengan suatu sistem informasi, maka
sistem tersebut dianggap sebagai domain konseptual yang nantinya akan dibuat spesifikasi lebih khusus, sehingga informasi-informasi yang terkandung pada sistem tersebut lebih terspesifikasi lagi. Hal tersebut merupakan salah satu keunggulan dari konsep ontologi ini, sebagai contoh proses searching (pencarian) dengan menggunakan konsep ontologi ini maka proses pencarian akan memakan.waktu yang lebih cepat jika dibandingkan dengan metode pencarian konvensional. Mengapa metodelogi ontologi ini digunakan dalam membangun sistem informasi, karena konsep ontologi ini mempunyai beberapa alasan manfaat sebagai berikut:
23
•
Agar sistem yang dibangun dapat men-share pengertian/pengetahuan bersama struktur dari informasi diantara orang-orang atau diantara agen perusahaan perangkat lunaknya (vendor).
•
Agar memungkinkan penggunaan kembali pengetahuan domain yang sudah dibangun.
•
Agar dapat membagi pengetahuan domain dari pengetahuan operasionalnya.
•
Agar dapat membuat domain asumsi-asumsi yang lebih khusus.
•
Agar dapat menganalisis pengetahuan domain.
