BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Manajemen Pengertian Manajemen kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang artinya seni melaksanakan dan mengatur. Menurut Follet (2000:8): Manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut
Griffin
(2003):
sebuah
proses
perencanaan,
pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu:
Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
7
Manajemen dapat diartiluaskan dari pengertian diatas yaitu: 1. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. 2. James A.F. Stoner (2006:Organisasi.org) “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya 3. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.
Fungsi-Fungsi Manajemen Menurut Vickyindiarto (2010) Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat didalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:
8
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. 2.
Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3.
Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha dengan memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
9
4. Pengendalian (Controling). Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula Menurut Vickyindiarto (2010) 2.1.1
Pengertian Manajemen Perusahaan Manajemen Perusahaan dikenal sebagai alat bagi manajemen untuk mencapai tujuan. padà hakekatnya berarti proses pelaksanaan tugas-tugas yang harus dilaksanakan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk itu manajemen perusahaan sedapat mungkin menganut fungsi-fungsi manajemen baik yang bersifat organik dan fungsional. Perusahaan yang menganut manajemen modern selalu berdasarkan pada fungsi - fungsi antara lain: James A.F. Stoner (2006:Organisasi.org) 1. Perencanaan 2. Pengorganisasian 3. Penggerakan 4. Pengawasan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan agar usahanya dapat dikelola dengan baik dan tujuan yang dimaksud dapat dicapai, adalah meliputi aspek-aspek manajemen sebagai berikut: George R. Terry (1994) 10
1. Manajemen Bahan Baku Pengadaan bahan baku disesuaikan dengan rencana dan pola produksi, sehingga dapat ditentukan sistem inventory yang baik dan teratur. Sedangkan untuk menjamin kelancaran proses produksi, persediaan minimal didasarkan pada persentase rata-rata produksi normal. 2. Manajemen Tenaga Kerja Manajemen perusahaan direncanakan akan dikelola oleh tenaga-tenaga lokal yang cukup profesional dengan pendidikan minimal Sarjana Muda (D3) yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Untuk tenaga kerja pelaksana akan diutamakan yang berpendidikan minimal SLTA ditambah dengan pengetahuan khusus yang pernah diikuti, sedangkan untuk tenaga buruh diusahakan minimal berpendidikan SD. Untuk menekan biaya recruitment pegawai, maka pengadaan tenaga kerja diusahakan dari daerah sekitar lokasi. 3. Manajemen Pemasaran Pasaran produksi ditentukan dengan melihat sampai sejauh mana permintaan dan penawaran terhadap produk yang dihasilkan. Sedapat mungkin saluran distribusi yang ditempuh tidak terlalu lama untuk menghemat biaya transportasi dan efisiensi. Harga jual ditentukan dengan memperhitungkan biaya produksi
11
2.1.2
Fungsi-fungsi Manajemen Perusahaan Pada
hakekatnya
fungsi-fungsi
Manajemen
perusahaan
dapat
dikombinasikan menjadi 6 fungsi yaitu: Follet (2000:8) 1. Forecasting (ramalan) Kegiatan meramalkan memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan. 2. Staffing
atau
Assembling
Resources
(penyusunan
personalia)
Penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi. 3. Leading Pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 4. Coordinating (koordinasi) Menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan. 5. Motivating (motivasi) Pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela. 6. Reporting (pelaporan) Penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan. proses pelaksanaan kegiatan manajemen, maka fungsi manajemen
12
yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan. Ini adalah fungsi-fungsi ke dalam perusahaan,
2.2
Manajemen Operasional 2.2.1
Pengertian Manajemen Operasional Manajemen operasional adalah bentuk pengelolaan secara menyeluruh dan optimal pada masalah tenaga kerja, barang-barang seperti mesin, peralatan, bahan-bahan mentah, atau produk apa saja yang sekiranya bisa dijadikan sebuah produk barang dan jasa yang biasa dijual belikan.Sesuai dengan definisinya sendiri, manajeman yang berasal dari kata manage yang berarti mengatur penggunaan. Jika disandingkan dengan kata operasional, artinya dalah pengaturan pada masalah produksi atau operasional baik dalam bidang barang atau jasa. Menurut para ahli, pengertian Manajemen Operasional yaitu: 1. Pengertian Manajemen Operasional menurut Draft (2006:216) adalah: “Manajemen Operasioanal adalah bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang dan jasa, serta menggunakan alat-alat dan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalahmasalah produksi”. 2. Pengertian Manajemen Operasioanal menurut Subagyo (2000:2) adalah: “ Manajemen Operasional adalah penerapan ilmu manajemen untuk
13
mengatur kegiatan produksi atau operasi agar dapat dilakukan secara efisien”. 3. Pengertian Manajemen Operasional menurut Handoko (1997:8) adalah: “Manajemen Operasional adalah pelaksanaan kegiatan-kegiatan manajerial yang dibawakan dalam pemilihan, perancangan, pembaharuan, pengoperasian, dan pengawasan system-sistem produksi”. 2.2.2
Struktur Manajemen Operasional Manajer Operasional Manajer adalah seseorang yang mengarahkan orang lain dan bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Manajer adalah mereka yang menggunakan wewenang formal untuk mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol para bawahan yang bertanggungjawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan Tanembaum (2012) Kedudukan dan tanggung jawab Manajer Operasional : a. Manajer Operasional adalah pembantu Direktur Utama dalam melaksanakan kegiatan operasional. b. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Operasional bertanggung jawab kepada Direktur Utama. c. Dalam melaksanakan tugasnya, Manajer Operasional dibantu oleh Staff pelaksana bidang operasional.
14
Tugas-tugas Manajer: Tanembaum (2012) a. Siklus pengambilan keputusan, penilaian dan pelaporan. b. Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya mendapatkan kepuasan dalam bekerja. c. Harus berusaha agar para bawahannya bersedia memikul tanggung jawab. d. Harus membina bawahannya agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Proses Tugas dari strukturial Pelaksana Operasional : a. Melaksanakan koordinasi dengan cabang dan melaporkan secara rutin kegiatan operasional kepada Direktur Utama. b. Untuk kepentingan Principal / Floating Owner mengurus dan menyelesaikan persoalan dan masalah dokumentasi yang berhubungan dengan masalah. c. Mengecek laporan harian mingguan dan bulanan yang telah dibuat oleh pelaksana kegiatan operasional. d. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan operasional foreman diatas kapal – kapal keagenan seoptimal mungkin sesuai yang ditetapkan oleh Principal / Floating Owner. e. Melaksanakan koordinasi dengan departemen Keuangan dalam melaksanakan administrasi keuangan antara Principal / Floating Owner dengan PT. Bintang Kartika Segara. 15
Staf Operasional Staf yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahlian nya untuk melaksanakan suatu tugas yang dibebeankan kepadanya. Tugas Staf Memberikan layanan dan nasehat kepada manager/pimpinan sesuai dengan keahlian nya Fungsi Staf 1. Dengan mendiferensasikan kegiatan ke luar dari komando 2. Membantu dan memerlancar kerja Manajer operasional Kriteria seorang staf yaitu a. Memiliki Pengetahua yang luas tentang operasional b. Mempunyai sifat-sifat kepribadian seperti kesetiaan, tenaga yang besar kesehatan, inisiatif, pertimbangan yang baik dan pandai bergaul c. Mempunyai semangat kerja sama dan ramah tamah
2.2.3
d.
Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan
e.
Kesederhanaan serta kemampuan baik dan optimis
Tujuan Operasional Tujuan Operasional adalah sebagai berikut : Griffin (2003) 1. Acceptable Goods Acceptable goods adalah bahwa barang yang di produksi itu harus sesuai dengan kebutuhan atau keinginan konsumen. Baik jumlahnya, warnanya, bentuknya, kualitasnya, modenya maupun harganya.
16
2. On Time On time adalah tepat waktu. Dalam memproduksi suatu barang itu harus tepat waktu. Mulai dari kapan dikerjakan, kapan diselesaikan dan sampai kapan di distribusikan kepada konsumen 3. Economically Economically adalah barang yang diproduksi itu harus ekonomis. Ekonomis disini dalam artian terkait mengenai harga ( p r i c e ) harus terjangkau Operasional memegang kendali yang sangat penting dalam sebuah perusahaan dan demi jalan nya sebuah instasi perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang ingin dicapai. Karena operasional ini bertindak langsung terjun kelapangan , mengetahui apa yang sedang terjadi di pasaran , dan apa yang memang perlu diperbarui dalam system sebuah perusahaan. Tanpa mengurangi Hak dan Kewajiban sebuah staff operasional. 2.2.4 Langkah – Langkah Manajemen Operasional Manajemen operasional juga meliputi langkah-langkah dalam pengambilan keputusan sebagaimana telah disebut di awal. Jika melihatnya dari segi pengambilan keputusan, sedikitnya ada empat langkah dalam pengambilan keputusan dalam manajemen operasional Griffin (2003)
a. Pengambilan keputusan dari peristiwa yang pasti, b. Dari peristiwa yang mengandung risiko, c. Dari peristiwa yang belum pasti, d. Dan peristiwa yang lahir dari pertentangan-pertentangan dari keadaan lain.
17
Tenaga kerja yang meliputi pemilihan tenaga kerja lewat seleksi, rekrutmen, pemberian gaji, pemberian kompensansi atau promosi, hingga PHK. Selain itu, mesti juga memastikan kualitas atau mutu Dari beberapa kriteria yang dimaksud adalah langkah sebagai salah satu jenis pengambilan keputusan dalam manajemen operasional. perencanaan formal sehingga mampu menghasilkan pola pengambilan keputusan yang konsisten serta menjadi keunggulan saat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain. 2.2.5 Dokumentasi Operasional Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real. Renier (University Collage London 1997;104)
Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen. Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan
hal-hal
yang
membuktikan
adanya
suatu
kegiatan
yang
didokumentasikan.
Dokumentasi Operasional 18
Time Sheet merupakan dokumentasi operasional yang merupakan laporan kegiatan aktifitas pemuatan batubara diatas kapal yang dicatat sebagai laporan harian yang dilaporkan atau disebarluaskan melalui email sebanyak dua kali dalam sehari yaitu pada pagi dan sore hari oleh foreman ( Petugas pencatatan kegiatan pemuatan diatas kapal ), laporan tersebut bertujuan agar kantor pusat dapat mengetahui aktifitas yang sedang terjadi diatas kapal. Setelah kegiatan pemuatan batubara selesai diatas kapal, seluruh data diinput menjadi time Sheet yang kemudian ditanda tangani oleh Master, pemilik barang dan foreman. Time Sheet yang berupa hard copy tersebut dikirimkan dari kantor cabang ke kantor pusat. Dengan dokumentasi setiap anggota karyawan menjadi lebih mudah untuk mengambil sebuah keputusan terkait dengan peran dan tanggung jawabnya. Dengan dokumentasi secara tertulis, proses pengendalian terhadap komponen system informasi juga akan menjadi lebih mudah. Jadi, dengan dokumentasi yang baik sebuah perusahaan akan mampu meningkatkan kualitas kinerja, khususnya dalam bertindak dan mengambil sebuah keputusan. Dokumentasi dapat digambarkan menggunakan fiagram alir, aliran system, flowchart yang menjelaskan prosedur dan proses kegiatan operasional. 2.2.6
Keunggulan dari Fungsi Operasional 19
Adapun keunggulan dan fungsi Operasional dapat dilihat dari system penanganan manajemen operasional, yaitu : 1. Sebagai penanggung jawab atas pelaksanaan pembinaan Principal Floating
Owner
dalam
rangka
meningkatkan
pelayanan
dan
mempertahankan kerjasama. 2. Menangani Permasalahan yang terjadi dilapangan maupun di Unit kantor 3. Sebagai Kunci utama berjalannya kegiatan lapangan 4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi 5. Melindungi aset dari kegagalan yang tidak terduga 6. Memberikan informasi dan Menyebarkan informasi.
20
