BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI

2.1

PENGERTIAN SISTEM,SISTEM AKUNTANSI, dan SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS Sebelum memasuki permasalahan yang sebenarnya,penulis akan

menjabarkan terlebih dahulu beberapa pengertian mengenai Sistem,Sistem Akuntansi,dan Sistem Penerimaan Kas. 2.1.1

Pengertian Sistem Menurut Mulyadi(2001:5)Sistem adalah “Suatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”. Sistem menurut James A.Hall(2001:5)”Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan(Inter Related)atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Pengertian

lain

mengenai

sistem

diungkapkan

oleh

Zaki

Baridwan(1996:1)Sistem adalah”Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan”. 2.1.2

Pengertian Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir,catatan dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memulihkan pengelolaan perusahaan.

7 http://digilib.mercubuana.ac.id/

2.1.3

Sistem Penerimaan Kas Dalam organisasi pada umumnya dijumpai banyak transaksi

penerimaan kas yang biasa atau rutin terjadi pada suatu perusahaan,karena yang dimaksud dengan kas itu sendiri adalah:”Kas adalah pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”(IAI 1994:4) Kas menurut pengertian yang sempit berarti uang.Didalam Akuntansi istilah kas mengandung pengertian yang lebih luas karena meliputi koin(uang logam),uang kertas,cek,wesel,simpanan di Bank dan segala sesuatu yang dapat disamakan dengan uang.Kas adalah Aktiva lancar yang ditulis pertama pada neraca sebagian besar perusahaan,bahkan beberapa perusahaan kecil memiliki rekening Bank dan satu atau lebih dana kas kecil yang dipegang tangan untuk melakukan pengeluaran-pengeluaran kecil. Selain

itu

Kas

adalah

aktiva

yang

paling

likuid(Berubah-

ubah),merupakan media pertukaran standar dan dasar pengukuran serta Akuntansi untuk semua pos-pos lainnya. Elemen-elemen kas terdiri dari: a. Uang Tunai(Uang kertas dan uang logam) Uang Tunai:semua alat pembayaran yang sah yang wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. b. Cek,Wesel,dan Simpanan Bank Cek yang dimaksud disini adalah cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran,dimana cek tersebut setiap saat dapat diuangkan di Bank. Simpana di Bank yang dapat digolongkan sebagai kas adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil atau dikeluarkan untuk pembayaran. Beberapa sumber yang khusus penerimaan kas adalah dari penjualan tunai atau penjualan kredit.


1. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Penjualan Tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli untuk melakukan pembayaran terlebih dahulu sesuai harga barang sebelum barang diserahkan oelh perusahaan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. 2. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit atau Piutang Berdasarkan Sistem pengendalian Intern yang baik,sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan,bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Jadi Penerimaan kas adalahsuatu kejadian atau transaksi yang dapat menyebabkan bertambahnya nilai kas suatu perusahaan baik dari Penjualan tunai atau piutang ataupun transaksi lainnya yang berhubungan dengan kas. Karena

begitu

mudahnya

yang

dialihkan

atau

dipindah

tangankan,maka kas merupakan Aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan.Disamping itu,banyak transaksi entah secara langsung atau tidak mempengaruhi penerimaan atau pembayaran kas,karena itu perusahaan

harus

merancang

dan

menggunakan

pengendalian

untuk

mengamankan kas serta wewenang pengendalian terhadap transaksi.

2.2 PENGENDALIAN ATAS PENERIMAAN KAS Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterima hingga disetor ke Bank.Prosedur semacam itu disebut dengan pengendalian preventif(preventive control)prosedur yang dirancang untuk mendeteksi pencurian dan penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif(detektive control).Dalam pengertian tertentu pengendalian detektif juga bersifat preventif(mencegah)karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyelahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar akan terungkap. Perusahaan bisa menerima kas dari dua sumber utama:


1.

Penerimaan kas dari pelanggan

2.

Penerimaan wesel pembayaran atas penjualan

2.2.1

Pengendalian Kas yang Diterima dari Penjualan Tunai Terlepas dari mana asal penerimaan kas,setiap perusahaan harus

menjaga dan membukukan penerimaan kas sebagai mana mestinya.Salah satu alat pengendalian yang penting untuk mengamankan kas yang diterima counter adalah register kas.Register kas biasanya akan menampilkan jumlah tersebut pada layar yang tersedia.ini merupakan alat pengendalian untuk memastikan bahwa kasir membebankan jumlah yang tepat. 1) Setiap operator register kas diberikan sejumlah tertentu uang tunai dalam laci untuk digunakan sebagai kembalian bagi para pembeli. 2) Setelah giliran kerja tersebut berakhir,setiap petugas register kas dan pengawas menghitung kas yang tedapat pada laci register kas.Jumlah kas tersebut harus sama dengan jumlah awal ditambah penjualan tunai yang dilakukan selama giliran kerja. 3) Setelah kas yang berasal dari register kas masing-masing kasir dihitung dan dibukukan dalam bentu memorandum. 4) Kemudian kas tersebut dimasukkan kelemari penyimpanan didepartemen kasir hingga disetor ke Bank. 5) Pengawas menyampaikan struk atau pita register dari kasir bersangkuatan kedepartemen Akuntansi,dimana hal itu digunakan sebagai dasar untuk mencatat transaksi pada hari tersebut.

2.2.2

Pengendalian Kas yang Diterima Melalui Kiriman Pos Adakalanya pelanggan mengirimkan pembayaran melalui poa.Kas ini

umumnya berupa cek,wesel,atau draft Bank. 1) Bersama-sama dengan pembayaran yang dilakukan karyawan yang membuka surat masuk harus terlebih dahulu membandingkan jumlah kas yang diterima


dengan jumlah kas yang diperlihatkan pada slip pembayaran.Bila pelanggan tidak mengembalikan slip pembayaran maka karyawan harus menyiapkannya. 2) Karyawan yang membuka kiriman pos lazimnya memberi cap semua cek dan wesel dengan tanda”tidak diuangkan”sehinnga cek dan kiriman uang yang hanya boleh dimasukkan kerekening Bank perusahaan tersebut. 3) Semua kas yang diterima melalui pos disampaikan kedepartemen kasir. 4) Karyawan departemen akan menggabungkannya dengan penerimaan dari penjualan tunai dan menyiapkan formulir setoran ke Bank. 5) Slip pembayaran dan hasil penjumlahannya disampaikan kedepartemen Akuntansi. 6) Petugas Akuntansi menyiapkan pencatatan atas transaksi tersebut dan memposkannya ke akun-akun pelanggan. 7) Ketika kas disetorkan ke Bank,Bank lazimnya membubuhkan cap atau cetakan komputer pada salinan formulir setoran. 8) Tanda terima dari Bank lain dikembalikan ke departemen Akuntansi,dimana karyawan akan membandingkannya dengan jumlah total yang harus disetorkan. Cara ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua kas yang distorkan dan tidak ada kas yang hilang atau dicuri dalam perjalanan ke Bank.

2.3

FUNGSI-FUNGSI yang MEMBENTUK SISTEM PENERIMAAN KAS 2.3.1

Fungsi yang terkait Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,fungsi ini bertanggung jawab menerima order dari pembeli,mengisi faktur,mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kapada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2) Fungsi Kas


Dalam transaksi penjualan tunai,fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima dari pembeli. 3) Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang kepada pembeli. 5) Fungsi Akuntansi Dalam

transaksi

penerimaan

kas

dari

penjualan

tunai,fungsi

ini

bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjulan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.

2.3.2 Fungsi yang Terkait Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit atau Piutang 1)

Fungsi Sekretaris Dalam sistem penerimaan kas dari piutang atau penjualan kredit,fungsi ini bertanggungjawab dalampenerimaan cek daan surat pemberitahuan melalui pos dan para debitur perusahaan.

2)

Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan,fungsi penagihan bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi Akuntansi.

3)

Fungsi Kas


Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dan fungsi sekretaris atau dari fungsi penagihan.Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima berbagai fungsi tersebut segera disetor ke Bank dalam jumlah penuh. 4)

Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang dalam kartu piutang.

2.4 PROSEDUR-PROSEDUR yang MEMBENTUK SISTEM PENERIMAAN KAS 2.4.1 Prosedur-prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 1)

Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini,fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjulan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepembeli.

2)

Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini,fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran(berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai)kepada pembeli untuk memungkinkan melakukan pengembalian barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.

3)

Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini,fungsi pengiriman menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. 13 http://digilib.mercubuana.ac.id/

4)

Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjulan tunai dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas.Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual yang terdapat pada kartu persediaan.

5)

Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Sistem Pengendalian Intern ysng bsik terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera uang tunai ke Bank untuk semua kas yang diterima pada hari itu.Fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke Bank dalam jumlah penuh.

6) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari Bank melalui fungsi kas. 7)

Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.Berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini,fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai sumber digunakan dalam pencatatan harga pokok penjualan. 2.4.2

Prosedur-Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit

1)

Prosedur Order Penjulan Dalam prosedur ini,fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli.Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan pada kartu kredit kemudian


mengirimkan kepada fungsi-fungsi terkait untuk memungkinkan fungsi tersebut menerima kontruksi dalam melayani order dari pembeli. 2)

Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini,fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kredit yang diterima oleh fungsi gudang.Pada saat penyerahan barang,fungsi pengiriman meminta tanda tangan dari penerima barang diatas faktur penjualan kredit.

3)

Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kredit dalam kartu piutang.

4)

Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini,fungsi penagihan menerima faktur penjualan kredit dan mengarsipkannya kepada pembeli yang memegang faktur penjualan kredit. Apabila terdapat pembayaran dari pembeli atas uangnya maka fungsi penagihan melaporkannya kepada fungsi kas untuk disetor ke Bank apabila dibayar tunai dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit,fungsi kas melakukan pengecekan kepada pihak Bank.dan juga fungsi penagihan melaporkan kepada fungsi Akuntansi untuk melakukan pencatatan atas piutang perusahaan.

5)

Prosedur Pencatatan Dalam Prosedur ini,fungsi Akuntansi mencatat transaksi penjualan kredit dalam jurnal penjualan dan apabila fungsi penagihan melaporkan adanya pelanggan membayar,fungsi Akuntansi mencatat pada penerimaan kas dan mengurangi piutang yang dimiliki oleh perusahaan yang terdapat pada kartu piutang.


2.5

INFORMASI yang DIPERLUKAN oleh PIHAK MANAJEMEN

2.5.1

Informasi

yang

Diperlukan

oleh Pihak Manajemen

dari

Penerimaan Kas yang Bersumber dari Penjualan Tunai Informasi yang umumnya diperlukan oleh Mnajemen dari penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai adalah: 1) Jumlah Pendapatan menurut jenis produk atau kelompok produk yag dijual selama jangka waktu tertentu. 2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3)

Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4) Nama dan alamat pembeli,informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu,namun pada umumnya informasi ini tidak diperlakukan oleh manajemen dari penjualan tunai. 5)

Kuantitas produk yang dijual.

6) Otorisasi pejabat yang berwenang. 2.5.2

Informasi

yang

Diperlukan

oleh Pihak Manajemen

dari

Penerimaan Kas yang bersumber dari Piutang atau Penjualan Kredit. Informasi yang pada umumnya diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan dari penerimaan kas yang berasal dari pitang atau penjualan kredit. 1) Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk dalam jangka waktu tertentu. 2) Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3)

Jumlah harga pokok produk yang dijual.


4) Nama dan alamat pembeli. 5) Otorisasi pejabat yang berwenang. 6)

Riwayat pelunasan.

7)

Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

2.6 DOKUMEN-DOKUMEN yang DIGUNAKAN Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas adalah: 1)

Surat pemberitahuan,merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahukan maksud dan pembayaran yang dilakukan.

2) Daftar surat penagihan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi manajemen.daftar surat penagihan dikirimkan ke fungsi kas untuk keputusan

pembuatan

bukti

setor

bank

dan

dipakai

oleh

fungsi

Akuntansi.Sebagai dokumen pendukung bukti setot bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas. 3) Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4) Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran hutang mereka.

2.7 CATATAN yang DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS 2.7.1 Catatan yang digunakan Dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai dan Piutang 1)

Jurnal Pemjualan Jurnal Penjualan digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.Jika perusahaan menjual berbagai macam produk


dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu,dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk,guna meringkas informasi penjualan jenis produk tersebut. 2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber,diantaranya penjualan tunai. 3)

Jurnal umum Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,jurnal ini digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4) Kartu Persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,kartu persediaan digunakan oleh fungsi Akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi Akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang. 5)

Kartu Gudang Ctatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.Dalam transaksi penjualan tunai,kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Menurut James A.Hall (2001:198&185) bagan alir Sistem Penerimaan kas atau tunai dan penjualan kredit dapat dilihat pada gambar flow chart berikut:


Gambar II-2 Flow Chart Sistem penerimaan Kas /Tunai Penerimaan Dokumen

Penerimaan Tunai Kredit memo

pelanggan

Piutang Dagang kredit memo

cek

Daftar pembayaran

cek Daftar pembayar

Dokumen Pembayara

Proses penerimaan tunai/kas

Cocokan cek dengan dokumen pembayaran dan siapakan daftar pembayaran

Dokumen pembayaran

Daftar pembayaran

Buku besar pembantu piutang dagang

Dokumen pembayaran

Slip setoran

Daftar pembayaran Dokumen pembayaran

Daftar pembayaran

file cek cek Daftar pembayaran

Bank file


Buku besar pembantu piutang dagang Ringkasan rekening

Gambar II-2(Lanjutan)

Buku Besar umum

Pengawasan Bank

Ringkasan rekening Voucher jurnal

Daftar pembayaran

Update buku besar umum

Ringkasan rekening

Buku besar umum

Ringkasan rekening Voucher jurnal

Voucher jurnal

Slip setoran

Cocokan slip setoran dari bank dengan batch total data dari piutang dan daftar pembayaran

file


Gambar III-3 Flow Chart Sistem penerimaan kas pada penjualan kredit Penjualan

Kredit

Pelanggan

Pesanan pelanggan

Menyiapk an pesanan pelanggan

Salinan dokumen kredit

Kredit cek

Salinan pelanggan Pengeluaran barang Salinan file Slip pengepakan Surat jalan

Salinan dokumen kredit(disetujui)

Salinan file file

tagihan Salinan buku besar Salinan file

Salinan dokumen kredit

Pesanan pelanggan

file File pesanan pelanggan Yang belum selesai


Gambar III-3(Lanjutan)

Penagihan

Buku besar umum

tagihan Salinan buku besar

Jurnal penjualan

Salinan file

Dokumen jurnal

Periksa tambahkan harga dan tagihan ke pelanggan

Surat perintah pengeluaran barang Surat jalan

Salinan buku besar Salinan file tagihan Pemeriksa rekening

file

pelanggan

Surat jalan

file

Surat perintah pengeluaran barang

Control persediaan



Pergudangan Surat perintah pengeluaran barang

Pengiriman Lapoeran Pengeluaran Barang

Slip pengepakan

Salinan file Salinan file

Surat perintah pengeluaran barang Ambil barang

Periksa,siapkan dolumen tagihan bongkar muat barang dan buat surat jalan

Surat perintah pengeluaran barang

Catatan harian pengiriman

Surat perintah pengeluaran barang Surat jalan

file Dokumen tagihan bongkar muat barang

Salinan file

Dokumen tagihan bongkar muat barang Slip pengepakan file

carrier



Penagihan

Pengawasan Persediaan Dokumen pengeluaran barang Buku besar pembantu persediaan Voucher jurnal

Dokumen pengeluaran barang

Update persediaan

Dokumen pengeluaran barang

file



Piutang

Buku besar umum

Ringkasan piutang

Buku besar pembantu piutang Ringkasan piutang

Voucher jurnal

Update catatan piutang

Voucher jurnal Salinan buku besar

Update buku besar umum dari dokumen jurnal Dan periksa

file

Buku besar umum Ringkasan piutang Voucher jurnal Voucher jurnal

File voucher jurnal



BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents