BAB II LANDASAN TEORI 2.1 E-Learning “E-learning is a generic term for all technologically supported learning using an array of teaching and learning tools as phone bridging, audio and videotapes, teleconferencing, satellite transmissions, and the more recognized web-based training or computer aided instruction also commonly referred to as online courses” (Soekartawi, Haryono dan Libero, 2002) E-learning adalah pembelajaran yang pelaksanaannya didukung oleh teknologi seperti telepon, audio, videotape, telekonferensi, transmisi satelit, dan pelatihan berbasis web atau instruksi-instruksi yang disampaikan melalui komputer, yang biasa disebut dengan pembelajaran online
2.2 Keunggulan Kompetitif 2.2.1 Definisi Keunggulan Kompetitif “Competitive advantage grows fundamentally from the value a firm is able to create ... Value is what buyers are willing to pay, and superior value stems from offering lower prices than competitors for equivalent benefits or providing unique benefits that more than offset higher prices.” (Porter, 1985, p 3) Keunggulan Kompetitif tumbuh dari nilai yang dapat diciptakan oleh sebuah organisasi ... Nilai merupakan apa yang para pembeli bersedia bayar untuk mendapatkannya, dan nilai lebih yang berasal dari penawaran harga yang lebih
7
8
rendah dari kompetitornya untuk manfaat yang sama, atau menyediakan manfaat yang unik untuk mengimbangi harga penawaran yang lebih mahal.
2.2.2 Tiga Strategi Umum Keunggulan Kompetitif Porter mengemukakan dua tipe dasar dari keunggulan kompetitif: cost leadership dan diferensiasi produk. Kedua tipe dasar keunggulan kompetitif ini, dikombinasikan dengan cakupan aktifitas-aktifitas organisasi, menuntun kepada tiga strategi dasar dalam mencapai keunggulan kompetitif: keunggulan biaya, diferensiasi dan fokus. Strategi keunggulan biaya merupakan strategi yang paling mudah untuk dimengerti. Sebuah organisasi berusaha untuk menjadi produsen berbiaya paling rendah di dalam suatu industri tertentu. Untuk mencapai strategi ini, organisasi hatus mencari dan mengeksploitasi setiap sumber potensi keungguan biaya. Biasanya, sebuah perusahaan akan berusaha menjual produk yang lebih bersifat ekonomis, namun dengan kualitas yang masih dapat diterima di industri tersebut dan mutunya dianggap masih dapat bersaing dengan para kompetitornya. Strategi umum yang kedua adalah diferensiasi. Di sini sebuah organisasi berusaha untuk menjadi penyedia produk dan layanan terbaik di industrinya. Atribut dari produknya harus merupakan sesuatu yang dianggap penting oleh mayoritas customer-nya, dan perusahaan harus memposisikan dirinya secara berbeda untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Namun keunggulan ini tidak boleh mengorbankan faktor harga yang konsumen bersedia bayar untuk mendapatkan produk tersebut.
9
Strategi yang terakhir adalah fokus. Tujuan dari strategi ini adalah memilih target market dari segmen pasar tertentu / khusus. Organisasi yang mengadopsikan strategi ini akan berusaha merancang produknya untuk memenuhi kebutuhan dari grup konsumen dari segmen khusus yang sudah ditentukan
2.3 Strategi Kata “strategi” merupakan turunan dari kata dalam bahasa Yunani yaitu stratēgos; yang merupakan hasil turunan dua buah kata yaitu: •
“stratos” yang berarti pasukan.
•
“ago” yang merupakan sebuah kata dari bahasa Yunani kuno yang berarti memimpin / memandu / menggerakan.
Dari definisi di atas, istilah strategi pada awalnya sebuah istilah untuk sebuah perencanaan yang disusun oleh seorang Jendral dari sebuah pasukan, dan hasil perencanaan tersebut, Jendral tersebut memimpin dan menggerakkan pasukannya untuk mengalahkan musuh. Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, strategi adalah rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus. Strategi dapat diartikan pula sebagai upaya untuk mensiasati agar tujuan suatu kegiatan dapat tercapai. “ A company’s strategy consists of the competitive moves and business approaches that managers are employing to grow the business, attract and please
10
customers, compete successfully, conduct operations, and achieve the targeted levels of organizational performance.” (Thompson et al., 2008, p 4). Strategi dari sebuah perusahaan terdiri dari langkah-langkah kompetitif dan pendekatan bisnis yang di dijalankan oleh para manajer dengan tujuan meningkatkan bisnis, menarik dan memuaskan pelanggan, sukses berkompetisi, menjalankan berbagai operasi, dan mencapai tingkat kinerja organisasi sesuai dengan level yang ditargetkan. Terdapat empat pendekatan strategi yang paling umum digunakan berbagai organisasi untuk melebarkan jarak dengan para pesaingnya, membangun kesetiaan pelanggan, dan mencapai keunggulan kompetitif yaitu: (Thompson et al.,2008, p 6) 1. Berusaha menjadi penyedia produk low cost dalam suatu industri, menggunakan strategi low cost dalam membangun keunggulan kompetitif 2. Mengalahkan para pesaingnya dengan cara melakukan diferensiasi, seperti menyediakan produk dengan kualitas lebih tinggi, pilihan produk yang lebih luas, layanan bernilai tambah (value-added services), model produk yang lebih menarik, keunggulan teknologi, dan nilai produk yang sangat sebanding dengan harganya. 3. Memfokuskan pada target pasar khusus (market niche) dan membangun
keunggulan
kompetitif
dengan
cara
memenuhi
kebutuhan khusus dan selera dari para pembeli dari kalangan terbatas.
11
4. Mengembangkan keahlian dan kekuatan sumber daya yang memberikan kemampuan bersaing pada perusahaan yang tidak bisa secara mudah ditiru atau dimanfaatkan hasilnya oleh para pesaingnya.
Thompson membagi proses menyusun dan menjalankan strategi perusahaan menjadi lima fase yang saling berhubungan dan terintegrasi yaitu: (Thompson et al., 2008, p 19) 1. Mengembangkan visi strategis dari perusahaan. 2. Menentukan tujuan / objektif sebagai tolak ukur kinerja dan kesuksesan perusahaan. 3. Menyusun sebuah strategi untuk mencapai tujuan perusahaan. 4. Mengimplementasikan dan mengeksekusi strategi yang dipilih secata efisien dan efektif 5. Mengevaluasi kinerja dan melakukan penyesuaian korektif.
12
Gambar 2.1 : The Strategy-Making, Strategy-Executing Process (Thompson et al., 2008, p 19)
2.4 Information Systems (IS) dan Information Technology (IT) Ada perbedaan mendasar dari istilah information systems (IS) dengan information technology (IT). Kedua istilah tersebut sangat sering tertukar-tukar dalam penggunaannya dalam suatu kalimat. “IT refers specifically to technology, essentially hardware, software and telecommunications networks. Information systems are the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, use and disseminate information” (Ward & Peppard, 2002, p 3). Jadi, information technology merupakan teknologi spesifik, baik berupa perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi. Sedangkan information systems menjelaskan bagaimana orang-orang dan organisasi memanfaatkan
teknologi
dalam
proses
menggunakan, dan menyebarkan informasi.
mengumpulkan,
memproses,
13
Teknologi informasi (TI) adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. Teknologi informasi menyatukan komputasi komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara. dan video. Contoh Teknologi informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, Televisi, Internet dan telepon seluler. Dengan kata lain jika komputer dan komunikasi digabungkan, hasilnya adalah teknologi informasi atau infotech. Sedangkan sistem informasi dapat dibedakan menjadi dua, berdasarkan elemen dan prosedur. Sistem Berdasarkan Prosedur: Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sistem Berdasarkan Prosedur lebih menekankan pada urutan proses/operasi dalam jaringan kerja (network). Sistem
Berdasarkan
Elemen:
kumpulan
dari
elemen-elemen
yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi Sistem berdasarkan Komponen ini adalah Definisi Sistem yang paling banyak digunakan dan diterima karena Definisi Sistem berdasarkan Komponen ini adalah Definisi Sistem yang luas, sehingga lebih mudah dimengerti dan diaplikasikan. Dapat djelaskan bahwa dalam analisis sistem dibuat dengan mempergunakan sarana komputer dan hasilnya akan diketahui proses komputetrisasi tersebut dijalankan. Menurut Sguire (1992 p 1)
bahwa sistem adalah serangkaian metode,
prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang terpadu. Sejalan dengan pendapat ini, menurut Margianti (1994 p 23) :
14
Sistem informasi harus memberikan gambaran kepada manajer mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, sehingga sekarang dan masa yang akan datang dapat dilihat dalam prespektif yang tepat. Informasi pada aktivitas sekarang harus dilaporkan dengan cepat, sehingga manajer akan dapat mempunyai kesempatan untuk mengambil tindakan berdasarkan informasi tersebut. Lebih dari itu, sistem informasi harus memungkinkan manajer untuk memproyeksikan dampak keputusannya pada keberadaan perusahaan di masa yang akan datang. Menurut Sguire (1992 p 3) analis sistem menyadari bahwa dengan sistem komputerisasi, kebanyakan persoalan tersebut dapat diatasi dengan cepat, antara lain yang menyangkut : a. b. c. d. e.
Kecepatan Ketepatan data Pelayanan non-stop, 24 jam sehari Kapasitas penyimpanan data (storage) Kemampuan peragaan visual (terminal)
Sistem komputerisasi juga berkaitan dengan beberapa perangkat lunak yang canggih (seperti misalnya, program-program yang siap pakai), sehingga meningkatkan kemampuan pemrosesan data yang memungkinkan pelayanan cepat dalam memberikan informasi; pemilihan informasi berdasarkan urutan yang diperlukan; penyediaan laporan-laporan statistic; dan pemeliharaan informasi pada file dan pembaharuan segera jika terjadi perubahan.
Sedangkan pengertian
informasi menurut Jogiyanto (1995 p 7) bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Menurut penulis dapat dijelaskan bahwa Informasi adalah suatu analisa data yang diperoleh berdasarkan fenomena-fenomena atau sekumpulan informasi yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti dan nilai bagi si penerima dan bermanfaat bagi berbagai pihak dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang .
15
Nilai dari informasi (value information) ditentukan dari dua hal penting yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan suatu informasi tersebut, dikatakan informasi tersebut mempunyai nilai apabila manfaat yang diterima lebih efektif bagi pihak manajemen dalam mengambil suatu keputusan berdasarkan nilai informasi tersebut. Menurut Robert et al., (dalam Jogiyanto, 1995 p 11) menjelaskan sistem informasi adalah : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan startegi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sejalan dengan itu McLeod (1996 p 13) menjelaskan pengertian sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian menurut penulis bahwa sistem merupakan serangkaian kegiatan yang berkombinasi dan saling terkait antara satu dengan yang lain kedalam suatu tujuan dengan mempergunakan berbagai sumber daya sehingga menghasilkan output. Dengan kajian tersebut secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Dalam pengertian diatas diketahui bahwa untuk menyampaikan informasi agar proses penyampaian informasi dengan lebih cepat kepada para pengguna informasi tersebut yang bisanya menggunakan teknologi informasi yang berupa teknologi komputer, gelombang ataupun jaringan seluler, sehingga pengguna informasi mendapatkan nilai dan arti serta manfaat sebagai pemenuhan kebutuhanya, baik untuk keperluan individu ataupun kelompok.
16
a. Teori Penguasaan Teknologi Informasi Saat kini hampir semua jenis bisnis memerlukan aktivitas informasi. Aktivitas informasi ini termasuk dalam kegiatan administrasi perusahaan. Semakin luas aktivitas informasi suatu perusahaan berarati semakin luas juga jangkauan aktivitas bisnis perusahaan. Aktivitas informasi dibentuk dari adanya suatu kebutuhan akan informasi (demand) dan adanya pemenuhan kebutuhan akan informasi tersebut (supply). 1) Aspek Demand dan Supply Informasi Istilah ‘teknologi informasi’ mulai dipergunakan secara luas di pertengahan tahun 80-an. Teknologi ini merupakan pengembangan dari teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Definisi kata ‘informasi’ sendiri secara internasional telah disepakati sebagai ‘hasil dari pengolahan data’ yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan dengan data mentah (dalam artikel Indrajit, 2003). Komputer merupakan bentuk teknologi informasi pertama yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Dalam kurun waktu yang kurang lebih sama, kemajuan teknologi telekomunikasi terlihat sedemikian pesatnya, sehingga telah mampu membuat dunia menjadi terasa lebih kecil (mereduksi ruang dan waktu = time and space) (dalam artikel Indrajit, 2003). Dengan kemajuan teknologi komunikasi pada masa sekarang ini sangat dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat sehingga akan lebih cepat pula pelaksanaan pengambilan keputusan. Dalam pengertiannya menjelaskan teknologi informasi adalah : Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa
17
manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama penyimpanannya. http://www.total.or.id/info.php?kk="teknologi_informasi" Teknologi informasi adalah bidang yang bersentuhan erat dengan kehidupan manusia sehari-hari. Oleh karena itu penerapannya dalam rangka penyelesaian masalah (problem solving) sering kali bersifat komprehensif, melibatkan berbagai aspek teknologis. Bahkan dalam dunia nyata, penerapan teknologi informasi sering kali bersentuhan dengan aspek-aspek non-teknologi, seperti sosial, psikologis, atau organisasional. Situasi ini mensyaratkan para profesional teknologi informasi untuk memiliki pengetahuan yang solid dan wawasan yang komprehensif. Kemampuan ini hanya dapat diperoleh melalui pendidikan yang memberikan pengetahuan tentang fondasi konseptual yang kuat dan sekaligus kemampuan untuk berpikir secara integral. http://en.wikipedia.org/wiki/Information_technology Dari sejarah perkembangan teknologi informasi dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu
(artikel Indrajit,
2003). Dengan berpegang pada definisi tersebut, terlihat bahwa komputer hanya merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Modem, Router, Oracle, SAP, Printer, Multimedia, Cabling System, VSAT, dan lain sebagainya, merupakan contoh dari produk-produk teknologi informasi. Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Dalam hal ini, teknologi informasi hanya merupakan salah satu komponen kecil saja dalam format perusahaan. Komponen-komponen lainnya adalah: proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan, dan lain sebagainya. Secara teori, di satu
18
titik ekstrim, suatu sistem informasi yang baik belum tentu harus memiliki komponen teknologi informasi (lihat perusahaan-perusahaan pengrajin kecil dengan omset milyaran); sementara di titik ekstrim yang lain, komputer memegang peranan teramat sangat penting dalam penciptaan produk (perhatikan perusahaan
manufakturing Jepang yang mempekerjakan robot untuk seluruh
proses perakitan). 2) Lingkungan Makro dan Mikro Sistem Informasi Dalam sebuah perusahaan berorientasi profit, bisnis merupakan aktivitas sehari-hari yang bertujuan untuk mengakumulasi kekayaan sebesar-besarnya. Domain
bisnis
memiliki
komponen-komponen
yang
diperlukan
untuk
menjalankan perusahaan, seperti infrastruktur dalam kurun aset, struktur organisasi, proses, sumber daya manusia, budaya perusahaan (cooperate culture), dan lain sebagainya. Sementara domain sistem informasi berisikan komponen pendukung perusahaan yang dalam hal ini sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan manajemen dalam melakukan aktivitas bisnis sehari-hari. Sistem informasi sendiri terbentuk dari komponen hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (perangkat manusia). Dalam teori manajemen modern strategi bisnis dan strategi sistem informasi dalam menjalankan perusahaan harus saling mendukung sehingga mendatangkan suatu keunggulan kompetitif tersendiri. Jika dilihat dari perspeksi makro, diluar perusahaan pun terlihat ada dua domain : bisnis dan sistem informasi. Domain bisnis terdiri dari perusahaan-perusahaan lain (baik para pesaing atau rekanan perusahaan)
yang
memiliki komponen bisnis dan sistem informasinya masing-masing (Indrajit, 2004 p 39)
19
Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan terlebih dahulu dibuat suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem tersebut. Kebijakan sistem (system policy) merupakan landasan dan dukungan untuk membuat suatu perencanaan kebijakan yang akan dipergunakan secara matang. Untuk itu top manajemen menetapkan suatu kebijakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi, partisipasi dan keterlibatan pihak manajemen untuk mencapai keberhasilan sistem yang akan dikembangkan dengan melakukan berbagai tugas yang harus dipersiapkan untuk dapat diimplementasikan, seperti yang dijelaskan oleh Jogiyanto (1995 p 73) yang mengemukakan bahwa : a) Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem,proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya. b) Mengkoordinasikan rencanannya.
pelaksanaan
proyek
sistem
sesuai
dengan
c) Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem. d) Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan. e) Memberikan saran-saran dan petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan,terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi. Selain itu terdapat
komponen
lain
seperti
pemerintah (sebagai
penyusun kebijakan/policy dan peraturan), pasar, pelanggan, perangkat hukum dan lain sebagainya. Komponen bisnis eksternal ini secara langsung maupun tidak langsung berpengaruh terhadap komponen bisnis internal perusahaan. Sementara dari sisi sistem informasi, faktor eksternal yang ada adalah perkembangan teknologi itu sendiri, baik secara hardware maupun software (Indrajit, 2004 p 39) 3) Tiga Aset Utama Teknologi Informasi
20
Ada suatu hasil riset yang cukup menarik dari para peneliti di Amerika Serikat yang melakukan studi di kurang lebih 50 perusahaan yang berhasil memanfaatkan tekologi informasi sebagai senjata utama dalam persaingan (Ross et al. 1992). Dari serangkaian pertanyaan yang diajukan dalam survey, ada tiga jenis aset terpenting yang harus diperhatikan jika perusahaan benar-benar serius ingin menjadikan teknologi informasi sebagai modal persaingan (Indrajit, 2004 p 43) Berdasarkan diatas dapat dijelaskan bahwa teknologi informasi merupakan modal dasar dalam melakukan keputusan yang cepat dengan memperhatikan semua potensi sumber daya yang dimiliki. Sejalan dengan itu McLeod (1996 p 42) menjelaskan bahwa jenis-jenis sumber daya informasi sebagai berikut a) perangkat keras komputer, b) perangkat lunak komputer, c) para spesialisasi informasi, d) pemakai, e) fasilitas, e) database, dan f) informasi. Menurut Indrajit (2004 pp 43-45) Aset-aset tersebut tercakup dalam tiga aspek (The three I/T Assets) : sumber daya manusia, teknologi, dan relasi. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai ketiga aset tersebut dan alasan utama mengapa ketiganya menjadi kunci keberhasilan perusahaan dalam format jangka panjang
a) Aset Sumber Daya Manusia Yang dimaksud dengan SDM disini adalah para staf penanggung jawab perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan, seperti divisi
21
teknologi informasi, departemen sistem informasi, atau bagian sejenis lainnya. SDM menjadi sebuah aset utama jika mereka memiliki sebuah kompetensi untuk memecahkan masalah bisnis yang dihadapi perusahaan sehari-hari, dan selalu mencari celah kesempatan dalam penggunaan teknologi informasi untuk kemajuan perusahaan. Melalui kombinasi seperti pelatihan (training), pengalaman dalam bekerja (on-the-job experience), dan kemampuan manajerial dan kepemimpinan (leadership) yang berkualitas, staf teknologi informasi akan memiliki pengetahuan dan kompetisi yang dibutuhkan. Riset menunjukkan bahwa ada 3 dimensi utama yang harus diperhatikan sehubungan dengan aset SDM ini : keahlian teknis, pengetahuan bisnis, dan orientasi pada pemecahan masalah. Kebutuhan akan SDM yang memiliki keahlian teknis sedemikian kritikal bagi perusahaan karena cepatnya perkembangan teknologi informasi yang terjadi. Terhadap teknologi baru yang terkadang yang masih belum terbukti kehandalannya dan tingkat efektivitasnya di perusahaan (powerful but immature) seorang praktisi teknologi informasi harus dapat mempelajari kemungkinan diimplementasikannya teknologi tersebut di perusahaan, baik secara teknis maupun prinsip. b) Aset Teknologi Seluruh infrastruktur teknologi informasi, termasuk di dalamnya perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) merupakan aset perusahaan yang dipergunakan secara bersama-sama. Teknologi informasi ini sangat esensial bagi perusahaan karena merupakan tulang punggung untuk terciptanya sistem yang terintegrasi dengan biaya seefektif mungkin, baik untuk keperluan pengembangan, operasional, maupun pemeliharaan. Ada dua karakteristik utama
22
yang harus didefinisikan dan ditentukan sehubungan dengan aset ini : arsitektur teknologi informasi, dan kerangka standar. Dalam skala waktu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang perusahaan akan mengembangkan infrastrukturnya. Perangkat keras akan diganti dari waktu ke waktu (upgrade), aplikasi akan di instalasi ulang untuk fersi yang lebih baru, sistem informasi akan disesuaikan dengan kebutuhan jaringan terdistribusi, media transmisi berpita lebar akan mendominasi di kemudian hari, merupakan fenomena yang akan terjadi sejalan dengan keberadaan perusahaan. Hal kedua yang harus dipikirkan adalah masalah standar. Hasil riset memperlihatkan bahwa perusahaan yang berhasil menang dalam persaingan justru yang memutuskan untuk mempergunakan standar dalam hal penggunaan jenis teknologi informasi, artinya bahwa sebagian besar dari infrastruktur yang ada berasal dari sebuah vendor. Alasannya cukup jelas, yaitu dengam mempergunakan komponen teknologi informasi yang diproduksi oleh vendor atau perusahaan yang sama, secara biaya akan jauh lebih murah, kualitas penunjang sistem lebih baik, resiko implementasi cukup kecil, dan mudah melakukan integrasi sistem. c) Aset Relasi Aset ketiga yang dinamakan sebagai relasi ini cukup ini kedengarannya. Yang dimaksud dengan relasi di sini adalah hubungan teknologi informasi sebagai suatu entiti dengan manajemen pengambil keputusan. Menjalin relasi berarti membagi resiko dan tanggung jawab. Setidaknya ada dua manajemen senior yang harus menjalin relasi yang baik dengan teknologi informasi. Pertama adalah manajemen puncak yang menjadi sponsor proyek teknologi informasi di perusahaan biasanya tergolong dalam barisan ini adalah : para anggota direksi
23
atau direktur yang bertanggung jawab terhadap terselenggaranya proyek berbau teknologi informasi. Alasan memperoleh dukungan paling tidak seorang anggota direksi cukup jelas. Kedua adalah para manajemen puncak yang harus dapat memutuskan skala prioritas dan implementasi teknologi informasi. “We don’t have all the money in the world”, begitu kata orang bijaksana yang artinya bahwa sumber daya keuangan perusahaan itu terbatas. 4)
Perkembangan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Secara umum ada lima tahapan evolusi yang biasa dilalui sebuah
organisasi (primozic et al. 1991). Permasalahan pertama yang biasa ditemui oleh para manajer diperusahaan adalah problem efisiensi proses kerja atau aktivitas operasional setiap hari. Permasalahan ini sangat klasik dihadapi perusahaan tradisional sampai modern karena semuanya melibatkan urusan administrasi (Indrajit, 2004 p 16) Tahap kedua dalam evolusi disebut sebagai leveraging investment di mana komputer atau teknologi informasi dipandang sebagai suatu aset perusahaan yang menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan teknologi serupa (value for money) (Indrajit, 2004 p 17) Tahap evolusi ke tiga yang dilalui adalah ketika teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa sehingga secara nature meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. Kriteria cukup jelas di sini untuk mengukur seberapa jauh tingkat efektivitas teknologi informasi yang dimiliki (Indrajit, 2004 p 17) Periode keempat adalah tahapan dimana perusahaan yang sudah nature akan mempertimbangkan untuk memperbaiki kinerja internal perusahaan.
24
Caranya adalah dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan keputusan. Decision support system dan eksecutive information system adalah dua jenis aplikasi teknologi informasi yang mendominasi perusahaan modern yang ingin meningkatkan kualitas manajemen dalam menunjang proses pengambilan keputusan (Indrajit, 2004 p 17) Era kelima yang merupaka evolusi terakhir yang dialami oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Pada tahap ini, perusahaan secara agresif melakukan eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk menjangkau para pelanggan atau calon pelanggan di mana saja, kapan saja, 24 jam sehari, dan 7 hari seminggu (Indrajit, 2004 p 17)
5) Kolaborasi Antar Perusahaan Sistem antar organisasi (IOS = Inter Organizational System) terbentuk jika dua atau lebih organisasi bekerja sama dalam pemakaian teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi). Secara garis besar, menurut Indrajit (2004 p 58), ada tiga jenis sistem (berdasarkan topologi infrastruktur) yang ditawarkan bagi perusahaan yang berniat mengimplementasikan IOS : - Intranet, jaringan internal perusahaan yang menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor cabang yang terpisah secara geografis (lokal maupun internasional). - Internet, jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung perusahaan dengan pelanggan (atau calon pelanggan) atau market dan
25
- Ekstranet, jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar perusahaan dengan rekanan bisnisnya, seperti supplier, distributor dan lain sebagainya. Dari deskripsi rujukan teori teknologi informasi yang dikemukakan pada pendapat Indrajit (2004 pp 43-45) maka dapat diatik pokok pemahaman bahwa bahwa terdapat tiga aset teknologi informasi (The three I/T Assets) yaitu: sumber daya manusia, teknologi, dan relasi.
2.5 Strategy-to-Bottom-Line 2.5.1 Bottom-Line Impact “Bottom-line impact is created when the company improves its strategic and operational effectiveness” (Benson et al, 2004, p 37) Sebuah perusahaan mencapai bottom-line impact-nya dengan cara meningkatkan efektivitas strategi dan operasionalnya. Efektifitas operasional berarti melakukan aktivitas yang sama lebih baik daripada yang dilakukan para pesaingnya. Sedangkan sedangkan efektifitas strategi berarti melakukan aktivitas yang berbeda dengan yang dilakukan para pesaing, atau melakukan aktifitas yang sama dengan cara yang berbeda. Menurut Benson et al (2004, p 33), ada tiga cara yang mendasar untuk menghubungkan pengeluaran IT secara keseluruhan dengan bottom-line perusahaan: 1. Uang yang dikeluarkan perusahaan untuk IT tentu saja merupakan pengeluaran perusahaan. Maka pengurangan project dan light-on cost dapat mempengaruhi bottom-line.
26
2. Investasi IT yang baru dapat secara langsung menghasilkan pemasukan atau mengurangi pengeluaran, maka hal tersebut dapat secara langsung menghubungkan IT dengan bottom line. 3. Pengeluaran IT dapat mendukung aktivitas bisnis yang memberi dampak pada bottom line.
Benson et al menjabarkan tiga prinsip dari IT’s bottom-line impact (2004, p 39), yaitu: 1. IT’s bottom-line impact dilihat berdasarkan kontribusinya secara langsung dalam meningkatkan profit perusahaan 2. Kontribusi IT secara langsung dalam meningkatkan profit dengan cara meningkatkan efektivitas operasional dan strategi perusahaan. 3. IT meningkatkan efektivitas strategi dan operasional perushaan dengan cara menjalankan strategic intentions dari manajemen.
2.5.2 Management’s Strategic Intentions “Management’s strategic and plans to improve strategic and operational effectiveness are its strategic intentions” (Benson et al, 2004, p 37) Yang dimaksud dengan strategic intentions perusahaan adalah rencana manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas strategi dan operasionalnya.
2.6 The New Information Economics Practices Benson et al mengembangkan lima management practices untuk menjabarkan Strategy-to-Bottom-Line Value Chain (2004, pp 8-10). Lima NIE
27
practices ini menjabarkan sebuah set dari tools yang digunakan oleh manajer bisnis dan IT, yang tergabung dalam proses manajemen, untuk menerjemahkan strategi bisnis perusahaan ke dalam program-program dan inisiatif yang dapat diimplementasikan oleh IT. NIE Practice 1: Strategic Demand/Supply Planning – Menerjemahkan strategi bisnis perusahaan ke dalam istilah yang dapat memberikan arah yang jelas pada IT mengenai apa yang ingin dilakukan oleh perusahaan (“strategic intentions” perusahaan).
NIE Practice 2: Innovation – Mengubah strategi bisnis perusahaan melalui kapabilitas IT. Praktek ini mendorong para manajer bisnis untuk membuka kesempatan bisnis dengan memanfaatkan IT dan menyediakan cara untuk memanfaatkan kesempatan itu ke dalam rencana strategis dan operasional bisnis.
NIE Practice 3: Prioritization – Mengukur dampak bisnis dari insiatifinisiatif IT yang diajukan, memprioritaskan proyek-proyek tersebut, dan menempatkan sumber daya kepada proyek yang memiliki value yang tertinggi.
NIE Practice 4: Alignment – Pengukuran dampak bisnis dari aktivitas IT yang ada. Praktek ini memungkinkan manajer IT dan bisnis memutuskan secara bersama-sama proyek IT yang mana yang pantas untuk diberi dukungan sumber daya, dan tidak mengasumsikan semuanya memberi
28
dampak yang sama dan terus mengalokasikan sumber daya kepada semua proyek terus menerus.
NIE Practice 5: Performance Measurement – Mengukur kinerja IT kepada bisnis perusahaan. Dengan melakukan tindakan ini, diharapkan akan meningkatkan kinerja IT dan memperbaiki komunikasi dengan manajemen bisnis.
Gambar 2.2: New Information Economics Practices Sumber: Benson et al, 2004, p 10
2.7 Critical Success Factors Menurut Benson et al (2004, p 8), ada beberapa critical success factors yang menentukan apakah suatu organisasi telah menerapkan perencanaan strategi IT yang selaras dengan strategi bisnisnya, antara lain:
29
•
Proses perencanaan bisnis dan IT telah terhubung dan terintegrasi sepenuhnya.
•
Inovasi
IT-enabled
yang
dapat
memberikan
dampak
pada
perencanaan bisnis dan menghasilkan strategi bisnis yang baru dan pendekatan yang baru dalam mengimplementasikan strategi bisnis yang sudah ada. •
Investasi IT memiliki prioritas yang sama dengan strategi bisnis.
•
Seluruh pengeluaran IT – mencakup pengenbangan, operasional, maintenance, dan service – selaras dengan strategi bisnis.
•
Kinerja IT dari sisi bisnis dan teknis terus dipantau.
•
Tim manajemen bisnis dan IT secara konsisten manjalankan prosesproses manajemen yang meningkatkan kontribusi IT pada kinerja bisnis.
•
Proses perencanaan dan manajemen difokuskan pada keseluruhan investasi IT baik yang bersifat Lights-On dan Projects.
•
Para manajer IT dan bisnisberpartisipasi secara efisien di dalam proses manajemen ini.
