7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 SISTEM Sistem merupakan suatu istilah yang umum digunakan dalam berbagai disiplin ilmu. Untuk menerangkan suatu metode atau tata cara yang digunakan pada suatu bidang.Istilah ini digunakan secara luas dan pesat dalam berbagai aspek kehidupan dalam masyarakat sehari-hari maupun di dalam suatu dunia managemen kerja modern yang mempunyai cakupan yang besar
2.1.1 PENGERTIAN SISTEM Istilah system secara umum dapat di defenisikan sebagai sekumpulan unsure atau elemen-elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. System adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagianbagian yang disebut sub system yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu Sedangkan system dalam dunia managemen dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output)
8
2.1.2 ELEMEN-ELEMEN SISTEM Seperti yang telah disebutkan di atas yaitu bahwa system terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan berhubungan dengan satu sama lain. Hubungan dan keterkaitan elemen-elemen tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
INPUT
PROSES
OUTPUT
UMPAN BALIK
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa elemen-elemen yang menyusun sebuah system terdiri dari : a. Tujuan Merupakan tujuan dari system yang dapat berupa: -Tujuan usaha -Kebutuhan -Masalah -Prosedur Pencapaian Tujuan
9
b. Batasan Merupakan batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari system, dimana batasan ini berupa : -Peraturan-peraturan -Biaya-biaya -Personel -Peralatan c. Kontrol Merupakan pengawasan dari pelaksana pencapaian tujuan system yaitu: -Kontrol Pemasukan Data (Input ) -Kontrol Pengeluaran Data (Output) -Kontrol pengoperasian d. Input Merupakan bagian dari system yang bertugas untuk menerima data masukan, dimana data dapat berupa : -Asal masukan -Frekwensi pemasukan data -Jenis pemasukan data e. Proses Merupakan bagaian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, dimana pemprosesan dapat berupa :
-Klasifikasi
10
-Peringkasan -Pencarian f.
Output Merupakan bagian dari system yang bertugas untuk mengeluarkan data , dimana data dapat berupa : -Laporan -Grafik
g. Umpan Balik Umpan balik dapat berupa : -Perbaikan -Pemeliharaan
2.1.3 KRITERIA SISTEM YANG BAIK Kriteria system yang baik antara lain : a. Kegunaan Sistem yang harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan managemen dan personal operasi di dalam organisasi. b. Ekonomis Semua
bagian
dari
system
termasuk
laporan-laporan
pengawasan dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya sebesar biayanya. c. Keandalan
11
Output system harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti pada operasi normal d. Kapasitas Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai utnuk menangani periode-periode operasi puncak e. Kesederhanaan f.
Fleksibilitas
System harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan yang akan muncul sewaktu-waktu.
2.2 INFORMASI Informasi adalah suatu data yang telah diolah sehingga mudah dimengerti oleh para pemakainya dan merupakan proses lebih lanjut dari data yang memiliki nilai tambah. Dari katagorinya informasi dapat dikelompokan menjadi : a.Informasi Strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencangkup informasi eksternal seperti tindakan pesaing dari pelanggan, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. b.Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah seperti informasi trend penjualan yang digunakan untuk menyusun rencana penjualan dan sebagainya. c.Informasi Teknis
12
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari .Dari segi kwalitas , informasi harus dapat memenuhi syarat sebagai berikut : -
lengkap
-
akurat
-
Relevan
PENJUALAN TUNAI Penjualan tunai adalah suatu proses transaksi yang terjadi diantara penjual dan pembeli secara tunai disertai dokumen – dokumen transaksi sebagai inputan system penjualanya. Adapun untuk laporan transaksi dapat dilihat dengan program yang sama dengan program inputan barang maupun program untuk transaksi, jadi data seluruh program satu file.
2.4
DEFENISI VISUAL BASIC 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja
dalam lingkup Microsoft windows. Visual basic merupakan event driven programming( pemograman terkendali kejadian)artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu. (tombol di klik,menu dipilih dan lain – lain). Ketika event terdeteksi , kode yang berhubungan dengan event (prosedur event) akan di jalankan. Berikut ini adalah point –point penting dalam sejarah perkembangan Visual basic, sebagai berikut : - Visual Basic pertama kali diperkenalkan tahun 1991 yaitu program
13
Visual basic untuk Dos dan Windows. - Visual Basic 3.0 dirilis tahun 1993
-
Visual Basic 4.0 dirilis pada akhir 1995 (tambahan dukungan untuk aplikasi 32 bit) - Visual Basic terbaru adalah versi 6.0 yang dirilis pada akhir tahun 1998. Microsoft umumnya membuat tiga edisi Visual Basic yaitu : - Standart Edition merupakan produk dasar. - Profesional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan server OLE automation. - Enterprise Edition adalah edisi client server (Ario Suryo Kusumo ,2000). Visual Basic (yang sering disebut VB )selain disebut sebagai sebuah bahasa pemograman, juga sering disebut sebagai sarana( toolIO, untuk menghasilkan program –program aplikasi yang berbasis Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya, seperti : - Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.
-
Untuk membuat objek – objek pembantuk program seperti misalnya Kontrol ActiveX, file , Help , aplikasi internet, dan sebagainya.
-
Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan (Adi Kurniadi 2000) Sistem informasi yaitu menyajikan manajemen yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Komponen Sistem Informasi terdiri dari : a.Hardware ( Perangkat keras)
14
Merupakan peralatan komputer yang digunakan untuk pengolah system database. b.Software (Perangkat lunak) Merupakan kumpulan perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melakukan tugas tertentu. c.Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d.Manusia Merupakan yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pimpinan system informasi dan sebagainya. e.Prosedur Yaitu seperti dokumentasi prosedur/prosedur system, buku kegiatan di System Informasi mencangkup : a.Input Yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses. b.Proses Yaitu
menggambarkan
bagaimana
suatu
data
diolah
untuk
diolah
untuk
menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c.Output Yaitu
menggambarkan
bagaimana
suatu
data
menghasilkan laporan dari suatu proses d. Penyimpanan Yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
15
e.Control Yaitu suatu aktivitas untuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Model dasar suatu system informasi adalah sebagai berikut :
Model Dasar Sistem Informasi Data
Pengolahan
informasi
Model Dasar Ditambah Penyimpanan Data Penyimpanan data
Masukan
Pengolahan
Keluaran
Gambar 2.2 Model Dasar dari suatu Sistem
2.5 SISTEM INFORMASI MANAGEMEN (SIM) Definisi sebuah Sistem Informasi Managemen (SIM) yang umum dikenal orang,
adalah
sebuah
system
manusia
atau
mesin
yang
terpadu
(integreated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi informasi, managemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM yaitu suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk peralatan pengolahan data (seperangkat elemen) memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali dat (mengoperasikan data dari barang)
16
untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan (mencari tujuan bersama) dengan menghasilkan informasi untuk manager pada waktu mereka dapat menggunakanya dengan paling efisien. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak(software) komputer, prosedur pedoman, modal managemen dan keputusan dan sebuah database.
2.6 NILAI INFORMASI Secara umum nilai informasi adalah nilai perubahan dalam perilaku keputusan yang disebabkan oleh informasi, dikurangi biaya informasi tersebut. Nilai informasi didasarkan atas sepuluh sifat yaitu : 1.Mudah diperoleh 2.Sifat luas dan lengkapnya 3.ketelitian 4.Kecocokan 5.Ketepatan waktu 6.Kejelasan 7.Keluwesan 8.Dapat dibuktikan 9.Tidak ada prasangka 10.Dapat diukur Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari suatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut sehingga
17
manusia dapat membuata suatu keputusan dengan ketidakpastian yang lebih baik dan menguntungkan. Dengan perkataan lain, dengan dihadapkan beberapa kemungkinan keputusan, seorang pengambil keputusan akan memilih salah satu berdasarkan informasi yang
dimiliknya. Bila informasi baru diambilnya
keputusan berbeda, maka nilai informasi baru adalah perbedaan nilai antara hasil keputusan lama dengan keputusan baru dikurangi biaya untuk memperoleh informasi.
2.7
KONSEP DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah merupakan suatu sarana yang digunakan oleh para perancang system untuk mendesain suatu system, terutama system yang beraplikasi kepada metode komputerisasi. Penerapan diagram tersebut sebagai sarana pembantu perancangan suatu system dimaksudkan untuk membantu para pemakai system (user) yang dikurang menguasai komputer dalam memahami system yang sedang dirancang dan dikembangkan. Secara umum Data Flow Diagram (DFD) dapat didefenisikan sebagai penggambaran system secara logika . Gambaran system tersebut tidak tergantung pada perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), struktur data atau organisasi file yang digunakan dalam perangcangan system tersebut. Dalam penggambaranya, Data Flow Diagram diterapkan dalam beberapa bentuk diagram.Diantara bentuk –bentuk diagram tersebut diantaranya adalah Diagram Konteks dan Diagram Level “N”.
18
2.7.1 DIAGRAM KONTEKS Diagram Konteks adalah merupakan penggambaran system secara garis besar di dalam suatu lingkaran dan hubungan dengan entits luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam system yang tengah dirancang. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggabarkan Diagram Konteks adalah: - Jangan memberikan nomor pada Diagram Konteks. - Gunakan hanya satu lingkaran proses. - Beri nama lingkaran sesuai dengan fungsi system tersebut. - Gambarkan arus data dari dan ke entitas luar.
2.7.2 DIAGRAM LEVEL “N” Diagram level “N” merupakan penggambaran system secara lebih terinci dan merupakan perluasan dari Diagram konteks. Huruf “N” pada diagram ini menggambarkan tentang level dari proses di setiap lingkaran proses. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan diagram ini antara lain : - jangan menghubungkan langsung antara satu tempat penyimpnan lainya( harus melalui proses). - Jangan menghungkan langsung tempat penyimpanan data dengan entitas luar( harus melalui suatu proses). -Jangan
menghubungkan
langsung
entitas
penyimpanan data (harus melalui suatu proses).
luar
dengan
tempat
19
- Jangan menghubungkan langsung dengan entitas luar dengan entitas luar (harus melalui proses). - angan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output. - Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima output tetapi tidak pernah digunakan untuk suatu proses. -jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data terbatas(disebut dengan istilah Magic Proses).
2.7.3 SIMBOL – SIMBOL DFD Data Flow Diagram (DFD) dalam prosesnya adalah merupakan kumpulan dari program – program . Di dalam pembuatanya proses pada Data Flow Diagram membutuhkan empat buah komponen penting, yaitu : a.Eksternal Entity atau Boundary Adalah
batasan
yang
memisahkan
suatu
system
dengn
lingkungan.Sistem tersebut akan menerirma masukan (input) dan kana menghasilkan keluaran(output) kepada lingkungan luar sistemnya. Eksternal Entity atau lebih sering pula dikenal sebagai Terminator. Di presentasikan dengan symbol bujur sangkar / persegi panjang.
Gambar 2.3 Simbol Eksternal Entity
b.Data Flow Diagram (Alur Data) Adalah pernyataan dalam bentuk kata benda maupun kata kerja. Data Flow (arus data) ini menunjukan arus dari data yang dapat berbentuk
20
input(masukan) dari system atau pun hasil dari proses system itu sendiri. Data Flow (arus data) mengatur di antara proses.Data Store (simpanan data) dan Eksternal Entity (kesatuan luar). Dengan symbol suatu bentuk anak panah.
Gambar 2.4 Simbol Arus Data c.Proses Adalah merupakan kegiatan yang dilakukan oleh manusia, peralatan / mesin ataupun alat elektronik seperti komputer yang merupakan hasil masukan suatu Data Flow (alur data) yang keluar dari proses dalam system. Proses dipresentasikan dengan simbol berbentuk lingkaran
Atau
Gambar 2.5 Simbol Proses
d.Data Store (Penyimpanan Data) Adalah merupakan sarana yang digunakan untuk mengumpulkan data. Data Store ini dipresentasikan dengan simbol berbentuk dua buah garis parallel. atau
Gambar 2.6 Simbol Data Store
21
Setelah dapat dipahami konsep Data Flow Diagram ,maka di bawah ini akan dijelaskan mengenai syarat – syarat perancangan Data Flow Diagram yaitu : a.Memilih nama yang sesuai dan memiliki arti yang tepat dengan: - Proses - Data Flow (Arus Data) - Data Store (Penyimpanan Data) - Terminator / Boundary b.Membubuhkan nomor pada setiap proses. c.Merancang Data Flow Diagram sebaik mungkin. d.Jangan membuat Data Flow Diagram dengan bentuk yang rumit dan terkesan sulit dimengerti. e. Konsisten secara internal dalam kelompok Data Flow Diagram lainya.
2.8 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) Setiap proses system database dipresentasikan dengan menggunakan beberapa entitas dan setiap entitas terdiri dari beberapa elemen data. Adapun komponen – komponen dari Entity Relationship Diagram yaitu : 1.
Entity atau Obyek Data
Yaitu merupakan suatu kumpulan obyek yang dapat dibedakan secara unik, Entity dapat berupa barang, orang atau peristiwa menggunakan simbol yang panjang.
22
Gambar 2.7 Simbol Entity
2.
Relationship Yaitu merupakan hubungan yang terjadi antara suatu entitas atau lebih yang direalisasikan dengan kunci relasi. Menggunakan simbol Diamond.
Gambar 2.8 Simbol Relationship
Relationship mempunyai tiga derajat yaitu : a.
Unary (Derajat Satu ) Adalah satu buah relationship yang menghubungkan satu buah entity.
b.
Binary (Derajat Dua) Adalah satu buah relationship yang menghubungkan dua buah entity
c.
Ternary (Derajat Tiga)
23
Adalah satu buah relationship yang menghubungkan tiga buah entity. Untuk menjelaskan bahwa batasan pada jumlah entitas yang berhubungan memalui satu relationship digunakan kardinality. Ada tiga jenis kardinality , yaitu : a. One to one (1 : 1) Yaitu relasi antara dua file adalah satu berbanding satu b. One to Many atau Many to One( 1:M atau M : 1) Yaitu relasi antara dua file adalah satu berbanding banyak atau sebaliknya. c. Many to Many ( M : M ) Yaitu relasi antara dua file adalah banyak berbanding banyak atau sebaliknya. 3.
Atribute Merupakan karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Menggunakan simbol Ellips .
Gambar 2.9 Simbol atribut
4.Indicator Type Terdiri dari dua jenis yaitu :
24
a.Indikator Type Associative Yaitu menunjukan type yang berfungsi sebagai obyek dan suatu relationship. b.Indikator Super Type Yaitu terdiri dari suatu obyek atau sub category atau lebih yang dihubungkan dengan suatu relationship yang tidak ternama.
2.9
Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk table / relasi yang menunjukan entity atau relasinya , yang berfungsi untuk menghilangkan redudansi data , sehingga terwujud suatu bentuk database relation sedemikian rupa dan mudah untuk dimodifikasi. Suatu bentuk normalisasi dikatakan sudah berada pada bentuk normalisasi tertentu jika memenuhi beberapa batasan dan tindakan tertentu. Batasan dari tingkatan normalisasi tersebut adalah : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Yaitu kumpulan data yang terekam , tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu , dapat saja dan tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan ke datanganya. b. Bentuk Normal Satu ( 1 NF / First Normal Form ) Yaitu dikatakan Normal satu jika dan hanya jika berisi data yang bernilai atomic atau semua domain yang berisi data unik / tidak ada set atribut yang berulang. c. Bentuk Normal Dua (2 NF / Second Normal Form )
25
Yaitu relasi dalam bentuk Normal Satu dan setiap atributnya bergantung penuh pada primary key. d. Bentuk Normal Tiga ( 3 NF / Third Normal Form ) Yaitu relasi dalam bentuk Normal Satu dan Normal Dua dan setiap atributnya tidak tergantung trantitif pada primary key tetapi tergantung penuh pada primary key.
2.10 HIRARKI PLUS INPUT OUTPUT (HIPO) Hirarki Plus Input Output adalah alat Bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program , sehingga pengguna program dapat dengan mudah memahami bentuk program tersebut HIPO Terdiri dari dua bagian yaitu : 1.Hirarki Chart Yaitu alat Bantu yang digunakan untuk menggambarkan struktur program. 2.Input Process Output ( IPO) Yaitu alat Bantu yang digunakan untuk menjelaskan atau menjabarkan pemasukan , keluaran dan proses yang terjadi pada modul yang bersangkutan.
2.11 FLOWCHART (SIMBOL ) Flowchart merupakan suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu system berjalan dari suatu organisasi atau badan yang memudahkan bagi siapa saja untuk memahami tentang system yang ada sebelumnya maupun yang akan ditetapkan.
26
Dalam hal ini , pengguna flowchart dari suatu badan atau pun organisasi akan berbeda satu sama lain , otomatis penggambaran dari flowchartnya pun pasti berbeda. Dibawah ini akan dijabarkan tentang simbol – simbol flowchart serta penggunaanya. 1.
Flow Direction Simbols
Simbol Arus / Flow : Simbol yang penghubung antara prosedur / proses.
Simbol Communication Link : Simbol transmisi untuk informasi dari satu lokasi ke lokasi ke lokasi lainya.
Simbol Connector : Simbol untuk keluar / Masuk prosedur atau proses dalam lembar / halaman yang sama
27
Simbol Off –Line Connector : Simbol untuk keluar / masuk prosedur atau proses dalam lembar / halaman yang lain.
2.
Processing Simbols
Simbol Proses : Simbol yang menunjukan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Simbol Manual Operation : Simbol yang menunjukan pengolahan yang tidak dilakukan
Simbol Decision : Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban / aksi
28
Simbol Predefined Proses : Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan dalam storage.
Simbol Terminal : Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu Program.
Simbol Key Operation : Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard.
Simbol Marge : Simbol yang menunjukan bahwa data di dalam simbol ini disimpan tetap .
Simbol Extract : Simbol yang menunjukan bahwa data di dalam simbol ini akan tersimpan sementara.
29
Simbol Manual Input : Simbol ini untuk pemasukan data secara manual on –
line keyboard. 3.Input – Output Simbols Simbol input – output : Simbol untuk menyatakan proses input dan output tampa tergantung dengan jenis peralatanya.
Simbol Punced Card : Simbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis di kartu.
Simbol magnetic Unit : Simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic.
Simbol Disk and On-Line Storage : Simbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.
30
Simbol Document : Simbol untuk menyatakan input berasal dari documen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
simbol Multi Document : Simbol yang sama dengan simbol document , tetapi jumlah output yang dicetak ke kertas lebih dari satu.
Simbol Display : Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar , printer dan sebagainya.
Simbol Tambahan : Simbol yang menyatakan komentar.
Simbol Magnetic Disk : Simbol untuk file yang direct access.
