BAB II LANDAS AN T EORI
2.1
Pengertian Virtuali sasi
Virtualisasi adalah sebuah teknik untuk menyembunyik an karakteristik fisik dari sum ber daya kom puter dar i bagaim ana cara sistem lain, aplikasi atau penggun a berinterak si den gan sum ber daya tersebut. (ZDNet UK, 2009).
2.2
Virtual Office 2.2. 1
Latar Belakang
Salah sat u faktor terbesar yan g m empengar uhi karyawan dan per usahaan saat ini adalah perubahan teknologi yan g cepat yang terjadi di tempat kerja. Karena m asin g – m asin g in dividu kin i telah semakin men genal teknologi, m aka hal itu m em bawa perubahan pada kehidupan dan pekerjaan m ereka. Sebagai contoh, penggun a internet di Inggr is pada tahun 2002 yang mencapai 228 juta orang, m enghabiskan banyak waktu di chat room s, newsgroup s, dan lin gkun gan virtual lainnya. Ham pir seluruh aspek
dalam karir seorang k aryawan
dipen gar uhi oleh penggunaan teknolo gi, m ulai dari kary awan tersebut diseleksi (melalui website), dilatih (melalui distance lea rning), dan
dievaluasi,
sebagaim ana cara m ereka bekerja, dan dim ana merek a m elak uk an pekerjaan itu (melalui telewo rking, virtual team ), selalu berh ubun gan dengan suatu bentuk teknologi. Jadi, kem ajuan teknologi yang pesat telah mengubah jenis pekerjaan
1
2
seorang karyawan, dan bagaimana mereka menger jakannya (Joy ce Russel, 2003, pp 1-3).
Seir in g den gan perkem ban gan teknologi, jumlah karyawan y ang bek erja di hom e office, atau disebut juga den gan istilah teleworker, semakin menin gkat. Menurut data dari IBM Global Employee Research, pada tahun 1998 jutaan karyawan
telah
menggunakan
alat
kom un ikasi portabel yang
dapat
m eningkatkan f lek sibilitas dalam hal waktu dan tem pat bek erja (Sara Weiner, 1998, pp.51). Pada tahun 2002, men ur ut US Departm ent of Comm erce, 24 hingga 65 juta oran g usia dewasa yan g bek erja yan g m en ggunakan komputer untuk m enyelesaikan pek erjaanny a, menger jakan sebagian peker jaannya dari rumah. Selain itu, jum lah telewo rker diperkir akan mencapai 112 juta p ada tahun 2011 ( Gartner Dataquest Insight, 2007). Data –
data tersebut
m enunjukkan bahwa virtua l office akan sem akin banyak digunakan di m asa m endatan g. Beberapa vendor telah melak ukan riset dan mengeluarkan pro duk yang terkait den gan virtual office, yaitu Nokia yan g m eriset mengenai teknologi m obile terbaru untuk user yan g berp indah – pin dah ( Yu You dan Akerm an, 2007), dan Cisco yan g m engeluarkan pro duk Cisco Virt ual Office ( Cisco Virtual Office, 2009).
Kecender un gan dalam penin gkatan pen ggunaan virtual office m embawa keunt un gan bagi per usahaan, karen a dapat mengur an gi biaya untuk mem ban gun kantor dan fasilitasnya. Selain it u, karyawan m asa kin i tampak sangat m enerima dan tertarik beker ja di lingk un gan yan g informal, dim ana mereka dapat m engurangi biaya tran sportasi, p arkir, m akan, pakaian kerja, dan lain – lain.
3
Menurut penelitian, pen ggunaan virtual office dap at menyebabkan p eningkatan job satisfaction, performa, dan pen urunan tin gkat turnover dan stress dari karyawan ( Ravi S, 2007).
2.2. 2
Sejarah
Virtual o ffice pertam a kali berk embang di Amerika karena dilatarbelakan gi hal – hal berik ut [3]: a. Ekonom i di Amerika men galami per ubahan dar i ekonomi manufakt ur ke ekonom i ber basis informasi dan servis dimana kary awan tidak perlu lagi melaporkan pekerjaan mereka ke kantor pusat. Hal ini didukun g oleh meningkatnya kem ajuan office technologiy yan g dap at menduk un g penerapan virtual office. Pada tahun 1996, diperk irakan jum lah oran g yan g bek erja di luar trad itional office, baik fu ll-tim e atau part-tim e m encapai 60 juta oran g. b. Peristiwa Baby boomer telah m eningkatkan kebutuh an akan integrasi antara waktu di kantor dan di r um ah untuk m em perhatikan anak – anak. c. Terjadinya pen urunan (do wn sizing) skala perusahaan di Amerika secara besar – besaran men doron g para karyawan yang masih berada di perusah aan memikirkan cara untuk meningkatkan pro duktivitas kerja di kantor, yaitu den gan m engerjak an pek erjaan di luar k antor, den gan menghabiskan wakt u bersama client di home office dim ana hanya ter dapat sedik it gan gguan, dan lain – lain.
4
2.2. 3
Pengertian Virtual Offi ce
Sebuah virtual office adalah suatu tempat kerja (worksite) di luar traditional office, dim ana oran g - or an g dapat m engerjak an pekerjaan yan g berh ubungan dengan traditional office. Oran g – orang yan g beker ja p ada sebuah virtual o ffice dap at ber upa telecomm uter, yang bekerja untuk sebuah per usahaan, atau entrepreneu r, yang bek erja unt uk per usahaannya sen dir i. Kata virtua l dari virtual office mengacu pada pen ggun aan teknologi. Virtua l office biasanya dilen gkapi oleh beberapa kombinasi teknologi y an g memungk inkan oran g – oran g y ang bekerja di per usah aan untuk m em buat kembali (re-create) support service dari traditional office.
Komponen – kom ponen dasar dari virtual office adalah : 1. Telepon 2. PC atau laptop 3. Konek si internet 4. Scann er atau fax Sem entara itu, yang merupakan kom ponen penduk ung virtual o ffice adalah : 1. Instant m essaging 2. VoIP 3. Teleconferencing atau Video conferencing
5
4. W eb (portal, net m eeting, discussion board, google apps, skype, sharepoint, groove, exchange)
2.2. 4
Pertumbuhan
Pertum buhan adalah p er ubahan yan g dapat diukur secara kuantitatif. Di dalam dun ia bisn is, pengertian pert umbuhan m en unjukkan sem akin meningkatnya uk uran dan aktivitas per usahaan dalam jangka pan jan g ( Gandung Tri Han doko, 2006, pp. 1).
2.2. 5
Web Portal
Situs web yan g menyediakan kem am puan tertentu y an g dibuat sedemikian rupa m enco ba menur uti selera para pen gunjun gny a. Kem am puan portal yang lebih spesifik adalah peny ediaan kan dun gan inform asi yan g dapat diakses menggunakan ber agam perangkat, misalnya kom puter pribadi, kom puter jinjing (notebook), P DA (Personal Digital Assistant), atau bahk an telepon gen ggam ( wikipedia, 2009).
2.2. 6
VPortal
V-Portal merupakan
teknologi y an g diterapk an oleh PT. Visionet
International yang ber basisk an Sharepo int dan Workflow Fon dation. V-
6
Portal pertama kali dirilis pada tah un 2008 dan m er upak an cikal bakal perkem ban gan teknolo gi pada PT.Visionet International.
2.3
Visi dan Mi si
2.3. 1
Pengertian Vi si
Vision statement : defines the desir ed or inten ded future state of a specif ic organ ization or enterprise in terms of its fundamental objective and/or strategic direction. (W ikipedia,2009)
Visi adalah suatu perny ataan tentang gam bar an keadaan dan karakteristik yan g ingin di cap ai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yan g akan datang. (http://eng. unri. ac.id/ , 2009).
Jadi, visi itu sen diri dapat diartikan sebagai suatu pernyataan m engenai kein ginan y ang dicapai di m asa yan g akan datang.
Visi itu sen dir i tidak dapat dituliskan secara lebih jelas m eneran gkan detail gam baran sistem yang dit ujunya, o leh kemun gkin an kem ajuan clan per ubahan ilmu serta situasi yan g sulit dipredik si selama masa yan g panjan g tersebut. Pernyataan Visi tersebut har us selalu berlak u pada semua kemun gk inan perubahan y an g mungk in terjadi sehingga suatu Visi hen daknya mem punyai sifat / fleksibel.
7
Untuk itu ada beberapa p ersyaratan yang hen daknya dipen uhi oleh suatu pernyataan Visi •
Berorientasi pada masa depan;
•
Tidak dibuat berdasar kon disi atau trend saat ini;
•
Mengek spresik an kreativitas;
•
Ber dasar pada prinsip nilai yang men gan dun g pen ghar gaan bagi masyarakat ;
•
Memperhatikan sejarah, kultur, clan nilai organisasi meskip un ada perubahan ter duga ;
•
Mempunyai stan dard yan g tinggi, ideal serta harapan bagi an ggauta lem baga ;
•
Memberikan k larif ikasi bagi m anfaat lem baga serta tujuan-tujuannya ;
•
Memberikan seman gat clan m endoron g timbulnya dedikasi pada lem baga ;
•
Menggam barkan k eunikan lem baga dalam kompetisi serta citranya ;
•
Ber sif at am bisius serta m enantang segenap an ggota lembaga (Lewis & Smith 1994)
Contoh Visi: “By 2025 my institu tion will have 500 thou sand active stud ents from nine continen ts of th e world studying in a virtual campus about m any cultures of the wo rld a s well a s the latest sciences and technology. Graduates o f my institu tion will bring and encourage peace to the world as a resu lt of their involvem ent with my institution and will find the m eans to help hose who a re unfortunate enough
8
not to have been a graduate of m y institution in order to im prove their living and intellectual conditions. ”
2.3. 2
Pengertian Mi si
Mission statement : def ines the f undamental purpose of an or ganization or an enterprise, basically describing why it exists. (Wikipedia, 2009)
A m ission statement is a brief statem ent of the purpose of a company, organ ization. It is ideally used to guide the actions of the or gan ization. (Wiktionary, 2009)
Misi adalah pernyataan tentang apa yang har us dikerjakan oleh lem baga dalam usahany a m ewujudk an Visi. Dalam operasionalnya or ang berpedoman p ada pernyataan misi yang m erupak an hasil komprom i intepretasi Visi. Misi m erupakan sesuat u yang nyata untuk dituju serta dapat pula m em ber ikan petunjuk gar is besar car a pencapaian Visi. (http://eng. unri.ac.id/, 2009)
Jadi, pen gertian misi itu sendir i berbicara mengenai apa yan g h arus dikerjakan dalam rangka m ewujudkan visi yan g ada.
Pernyataan Misi m ember ikan keteran gan y ang jelas tentan g apa yan g in gin dituju serta kadang kala m ember ikan pula keterangan tentang bagaimana cara lembaga bekerja. Mengingat demikian pentin gnya perny ataan misi m aka selama pembentukannya p erlu diperhatikan masukan-m asukan dari an ggota lembaga
9
serta sumber-sum ber lain yan g dian ggap penting. Untuk secara Iangsun g pernyataan Misi belum dapat Intepretasi
lebih
mendetail
diper gunakan sebagai petunjuk
diperlukan
agar
pernyataan
Misi
bekerja. dapat
diterjem ahkan ke lan gkah lan gkah kerja atau tahapan pencapaian tujuan sebagaim ana tertulis dalam pernyataan Misi. Untuk mem berikan tekanan p ada faktor komprehensif dari pernyataan m isi maka pernyataan tersebut hendaknya m am pu memberikan gam baran yan g m enjawab p ertanyaan pertanyaan sbb (Lewis & Sm ith 1944) : •
Keber adaan lembaga adalah untuk ber buat apa
•
Apa pro duk atau jasa yan g utama dari lem baga
•
Apa yan g bersifat unik dari lembaga
•
Siap a konsumen utam a dari lembaga
•
Mengap a m ereka m er upakan kon sum en utam a
•
Pihak lain mana y ang berkep entingan den gan lem baga dan men gap a
•
Apa "Core Values" / nilai dasar lembaga
•
Apa yan g ber beda pada lembaga 5 th yang lalu dan sekaran g
•
Mengap a berbeda
•
Apa yan g ber beda pada lembaga saat sek aran g dan 5 th dari sek aran g
•
Mengap a hal itu ak an menjadi beda
•
Apa pro duk atau jenis jasa yan g akan diberik an lem baga di masa depan
•
Apa yang har us diker jakan lembaga unt uk menyiapkan produk bar u tersebut
•
Apakah jawaban pertanyaan-pertanyaan di atas mereflek sikan Visi lem baga ?
10
•
Bila tidak, pertanyaan mana yang har us ada dan apa jawabannya
2.4
Balanced Scorecard (BSC)
Menurut Kaplan dan Norton pada buk unya yan g berjudul The Balan ced Scorecard : Tran sla ting Strategy Into Action, Balanced scorecar d ( BSC) adalah suatu perfo rmance management tools yang dapat mentranslasikan visi dan strategi or ganisasi ke dalam aksi - ak si yan g dapat diuk ur den gan m em anfaatkan sek umpulan in dikator finansial dan non-f inansial (Kaplan dan Norton, 2003). Indik ator finansial dan non-finan sial tersebut semuanya terjalin dalam hubun gan sebab akibat. Dar i defin isi tersebut, tam pak bahwa BSC tidak berh enti pada saat strategi selesai diban gun, tetapi terus memonitor proses eksek usinya.
Menurut Suwar di Luis dan Prim a A. Birom o dalam bukunya yan g berjudul S tep by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Sco recard s, Balan ced berarti seim ban g. Dengan dem ikian, BSC adalah suatu m anagement tool yan g digun akan untuk menjaga keseimbangan antara ( Suwardi Luis, 2007) : 1. Indik ator finansial dan non-finansial Umumnya per usah aan, ter utama per usahaan swasta, berorientasi pada profit. Aspek yan g m enjadi pertim ban gan utama dalam pengambilan keputusan adalah aspek finansial saja. Bagaim anapun juga, diperlukan adanya keseim bangan antara aspek finan sial dan non-finansial. Balanced scoreca rd menekankan
bah wa aspek
11
finansial dan non-fin ansial h ar us menjadi bagian dari sistem informasi bagi karyawan p ada sem ua level di p er usahaan. 2.
Indik ator kinerja masa lampau, masa kini, dan masa depan Laporan keuan gan adalah indikator yang menilai kiner ja or ganisasi di m asa lam pau, dan tidak dapat dijadikan p atokan tun ggal untuk m enentukan strategi di masa m endatan g.
3.
Indik ator internal dan ek sternal Keseim bangan dar i faktor – faktor internal dan eksternal berkaitan dengan h ubungan sebab ak ibat. Di sini faktor internal merup akan penyebab (input) dan akibat (output) nya berdampak pada f aktor eksternal. BSC mem un gkinkan keseim ban gan antara faktor internal dan eksternal ini.
4.
Indik ator yang bersifat leading dan lagging (p enyebab dan akibat) Seperti telah dijelaskan di atas, f aktor internal dan f aktor eksternal m em punyai hubun gan sebab
akibat. BSC dapat memetakan
“penyebab” yan g mendorong terciptanya kiner ja yan g baik atau buruk, serta “akibat” yan g dapat ditimbulkan atau dihasilk an dari sebab – sebab tersebut.
Balanced scorecard m em etakan indik ator finansial dan non-fin ansial k e dalam hubungan sebab akibat. Indikator – in dikator tersebut berupa em pat perspektif, yaitu ( Kaplan dan Norton, 2004):
12
1. Perspektif Keuan gan (financial perspective) Pada p erspektif ini, BSC m enggar iskan up aya ap a yan g har us dilak ukan untuk dapat berh asil secara finansial. Keuangan organ isasi dapat dilihat dar i 2 sudut pan dang, yaitu : a. Jangka p endek Dalam pendekatan keuan gan yan g bertujuan jangka pen dek, strategi
yan g
digunakan
adalah
strategi
p enin gkatan
produktivitas, yaitu meliputi upaya – up aya yan g dapat dilak ukan agar pro duktivitas dapat optimal. Strategi pro duktivitas in i dapat dicapai den gan per baik an strukt ur biaya dan pemaksim alan utilisasi aset. b. Jangka p anjan g Dalam pendekatan keuan gan yan g bert ujuan jangka pan jan g dilak ukan strategi khusus yan g disebut strategi pertum buhan. Strategi ini m eliputi
dua hal
utama, yaitu peningkatan
pendapatan, dan pen ingkatan nilai bagi pelanggan. 2. Perspektif pelan ggan (cu stomer perspective) Pada p erspektif ini, BSC m enggar iskan up aya ap a yan g har us dilak ukan agar pelanggan menilai baik terhadap pro duk atau jasa, dan terhadap organ isasi. Untuk m ember ikan nilai yang baik kepada pelan ggan, ada 3 pendekatan (valu e p roposition) y ang berkaitan den gan produk yan g ditawarkan p erusahaan. Pen dekatan tersebut adalah : a. Product leadership, yaitu per usahaan mem punyai produk – produk un ggulan yan g selalu ter depan dalam hal inovasi.
13
b. Operational excellence adalah pro duk – produk yan g diran can g untuk seekonom is mun gkin den gan mengefisiensikan pro ses operasional dalam m anuf akturnya. c. Cu stomer intimacy, yaitu menawarkan produk atau jasa yan g disesuaikan dengan kebutuh an pelan ggan. Adap un hal – hal yang menjadi uk ur an dari pen erapan strategi yan g tepat dar i perspektif pelan ggan in i di antarany a adalah : a. Kepuasan pelanggan (cu stom er satisfaction) b. Daya ingat pelan ggan akan pro duk ( custom er retention) c. Perolehan jum lah pelan ggan (cu stomer acquisition) d. Apakah pelanggan
dapat m em ber ikan keunt ungan kep ada
perusahaan (customer p rofitability) e. Market share f. Account sha re
3. Perspektif proses bisn is internal (in ternal bu siness pro cess) Proses bisnis internal adalah ser an gkaian aktivitas yan g ada dalam bisnis kita secar a internal untuk mengh asilkan suatu produk atau jasa. Pada perspektif ini disusun strategi yan g m emungk inkan aktivitas – aktivitas tersebut berjalan lan car, efisien, ef ektif, dan optim al. Proses – proses internal perusah aan yan g sangat bany ak, dikelom pokkan m enjadi empat bagian, yaitu : a. Proses
manajemen
operasional
processes)
(operations
m anagement
14
Proses op erasional sehar i – har i dim ana per usah aan m enghasilkan produk dan layan an mereka ke p elan ggan. b. Proses manajemen pelan ggan (customer managem ent proceses) Proses ini bertujuan m emperluas dan memperdalam h ubun gan dengan pelan ggan yang telah ditar getkan. c. Proses inovasi (inovvation processes) Proses in i mencakup pen gem bangan produk, proses, dan lay anan bar u, dan m engatur strategi agar pro duk dan layanan tersebut dapat diterim a pasar. d. Proses regulasi dan sosial ( regulatory and social p rocesses) Proses ini m encakup hal – h al yan g harus dilakuk an per usah aan agar tetap m endapat izin di suatu negara. Contohnya adalah m engikuti standar yang ber laku di suatu negara dalam perekr utan, jaminan keselam atan, keseh atan, dan lain – lain.
4. Perspektif pembelajaran dan pertum buhan (learning and growth) Perspektif ini berfok us pada aset – aset yang tidak ber wujud (intangible asset) dar i perusahaan, dan peran aset – aset tersebut dalam strategi perusahaan. Aset – aset tersebut adalah : a. Sum ber daya man usia (hum an capital), yait u keteram pilan, bakat yang dibutuhkan unt uk m enduk ung strategi per usahaan. b. Informasi (inform ation capital), yaitu sistem informasi, jarin gan, dan infrastrukt ur yang dibutuhkan untuk m enduk ung strategi perusahaan.
15
c. Or ganisasi (o rganization capital), yait u kem ampuan or ganisasi dalam m enggerakkan dan mempertahankan per ubahan pro ses yang dibutuhkan unt uk m enduk ung strategi per usahaan. Ber ikut adalah skema dar i em pat perspektif dar i balanced scoreca rd, dim ana antar perspektif tersebut terdapat h ubungan sebab akibat :
Gam bar 2.1 Perspektif Balance Scorecar d
Strategy Map adalah sebuah representasi visual dan alur lo gik a (sebab akibat) dari strategi – strategi per usahaan, m em perlihatkan den gan jelas tujuan (objectives) dari proses – proses internal
p enting yan g berm anfaat bagi
perusah aan, serta aset- aset tak berwujud (in tangible assets) y ang diper lukan
16
untuk m endukun g proses internal tersebut. Strategi – strategi perusahaan tidak dapat den gan m udah dilaksanakan karena tidak dijabarkan secara rinci apa yan g harus dilakukan. Oleh karena itu, p er usahaan har us menjabarkan suat u strategi ke dalam aksi – aksi y ang disebut dengan stra tegic in itia tives. Strategic initia tive mempunyai suat u uk uran (m easure) yang menjadi in dikator tercapai atau tidaknya tar get dari strategic initiative yan g dijalankan, disebut juga Key Perform ance Indicato r (KPI). Jadi, pelaksanaan strategi diatur, dijabarkan, diuk ur m elalui p elak san aan dar i strategic initiatives.
Ber ik ut adalah gam bar an dari pro ses, intang ible a sset, tar get, dan strategic initia tive yang diperluk an untuk m enjalankan suatu strategi, dim ana semuanya itu teran gkum dalam strategic them e :
Gambar 2.2 Strateg ic Them e
17
2.5 Mi crosoft Offi ce Groove 2007
Microsoft Off ice Groove client, dalam bentukny a yang paling sederh ana, m em ungkink an dua atau lebih komp uter unt uk ber bagi dan sinkronisasi data antar PC m enggunakan berbagai tools yang mendukun g produktivitas kerja. Groove menyediak an workspace agar oran g – orang dapat salin g berkolaborasi secara real time. An ggota dari sebuah wo rkspace dapat bekerja secar a interaktif untuk m engumpulk an informasi, ber disk usi, menjadwalkan suatu pertem uan, m em berikan suatu laporan, bertuk ar data, bahkan berkom unikasi m elalui f itur chatting yan g juga tersedia dalam bentuk suara. Kolabor asi tidak harus dilak ukan secar a real time, melainkan anggota dari wo rkspace dapat melak ukan aktivitas di
dalam
workspa ce tersebut
secara offline
dan
kemudian
m ensinkronisasikan hasil den gan y an g an ggota lainnya ketika mereka online. Ketika suatu proyek selesai, hasil ko laborasi dalam suatu wo rkspace dapat diakses m elalui sit us dari Micro soft Office Share Point ( Groove Online, 2006).
Semua kapabilitas dari tools yang ditawarkan Groove dapat digunakan den gan hanya m enggun akan dua m esin dari dua user (Peer to peer) yan g terhubun g m elalui Loca l Area Netwo rk (LAN). Berikut adalah gam bar dar i Peer to peer Groo ve :
Gam bar 2.2 Kon eksi Groov e
18
Di luar LAN, banyak faktor yang m enggan ggu alur inform asi rea l-tim e antar user, contohnya adalah firewall p er usahaan yan g m en ghalangi transm isi, data yang hilan g tanpa sebab, konek si internet yang lam bat dapat m enggan ggu transm isi, dan user – user dari zona waktu ber beda dapat online pada wakt u yang ber beda. Semakin banyak jumlah oran g y an g berkolaborasi, m aka akibat dar i kondisi eksternal m enjadi sem akin jelas, karen a kondisi lin gkungan dari setiap u ser yan g mem pengar uhi jaringan internet menjadi tantangan bagi penggunaan Groove secara p eer to peer. Agar kom unik asi antar bany ak user (peer) berjalan sukses dalam lingkun gan yang dinamis, Groov e m enggunak an serv er yang disebut relay server yan g memungkink an pert ukaran data setiap waktu, tanpa memperhitun gkan firewall, kon disi lalu lintas internet, atau status online/offline dari clien t. Groove client dan server – server pen duk un gny a akan menggunakan protokol – protokol publik yang dapat mengakomo dasi komunikasi dalam cakupan jaringan y ang luas.
Sementara Groov e soft ware didesain untuk memun gk inkan u ser – u ser berko laborasi melalui jarin gan internet, dunia bisnis m em butuhkan level contro l yang lebih tin ggi dan m anajem en terhadap so ftwa re yang digunak an. Suatu divisi IT har us memenuhi tujuan produktivitas dari per usahaan sementara tetap memperhatikan batasan dar i dana dan policies y an g mempengaruhi
banyak
aspek
dar i
penggunaan
software,
term asuk
ketersediaan band width jarin gan, integr itas data, dan keam anan dari resou rce – resource
yan g dimiliki per usahaan. Sebagai so lusi, m aka digunakan
19
Groove Serv er 2007, yang diin stal on site atau dip eroleh m elalui Groov e Enterprise Services. Groove Manager atau Enterprise Service mem un gkinkan administrator untuk mengatur operasional dari Groove. Groov e Manager dap at
diakses melalui
web
b rowser, dan
dapat
digunak an
untuk
mendefin isikan kegunaan Groove dan security policies yan g disesuaikan den gan kebutuhan p er usahaan, user sementara den gan relay server, dan memonitor aktivitas Groove. Ber ik ut adalah gambar Groove client dan server :
Gam bar 2.3 Groov e Client Server
20
2.6 Manfaat Virtuali sa si
Gam bar 2.4 Tahap perkem ban gan p en ggunaan virtualisasi Disini k ita bisa lihat den gan pen ggunaan virt ualisasi banyak hal yan g bisa kita dap atkan, pertama penguran gan biaya(r educe total co st), dari m em aksimalkan pem anfaatan asset, pengujian aplikasi den gan memakai virtual bisa lebih baik dik arenakan kita bisa den gan cepat membuat dan menghapus mesin virt ual kita dibandingkan kita menggun akan fisikal mesin, serta hem at listrik dan tem pat, kedua menin gkatkan availability unt uk mendukun g f un gsi bisn is, ketiga mempunyai kemampuan yan g bar u seperti m igrasi y an g cepat, pembangunan yang dinam is, bisa m emanage sy stem secara dinam is (Wennin ger, 2006, pp 2327).
21
2.7 Teknol ogi yang di gunaka n 2.7. 1
Hardware yang diguna kan
Tabel 2.1 Tabel Hardware yan g digunakan untuk Virtual Off ice Compon en t
Requi rement
Compu ter
Minimum: S erver with processor speed of 2.5
and
gigahertz (GHz) or higher
Processor
Recommended: Dual p rocessor, 3 GHz or higher *32-bit and 64-bit support
Memory
Minimum: 1 gigabyte (GB) RAM Recommended: 2 GB recommended* *F arm depl oyment requires 2 GB R AM; 4 GB recommend ed for S QL and K2 S erver
Hard Disk
3 GB of avail abl e hard di sk
Displ ay
1024x768 or hi gher resolut ion monitor
Connecti on
100 megabits per second (Mbps) connecti on speed required for farm depl oyment 56 kil obi ts per second (Kbps) required for client to server connection
22
2.7. 2
Softw are yang di gunaka n
Tabel 2.2 Tabel Soft ware yan g digunakan untuk Virtual Off ice Op erating S ystem
Windows 2003 Server wit h SP 2 (St andard or Ent erprise) at au Windows 2003 S erver R2 with SP2 (St andard or Ent erprise) *Lat est security pat ches
Windows Comp on ents
1. Int ernet Informati on S ervi ces (IIS) 6.0 2. Distri buted Transaction Coordi nator (DTC ) 3. Untuk server, waji b ada Mi crosoft Message Queueing (MSMQ), umumnya sudah ada pada instal asi MOSS 2007
Addi tional Sof tware
1. Microsoft
. NET
Redist ribut abl e Microsoft
. NET
F ramework
2.0
Package F ramework
3.0
Redist ribut abl e Package 2. Microsoft Visual C++ 2008 R edist ribut abl e Package 3. Microsof t Office SharePoint Server 2007 (Stand ard or Enterprise) wi th SP1 4. Microsoft Report Vi ewer R edist ribut abl e 2005 with SP1 5. Int ernet Explorer 7 6. Untuk dat abase : Mi crosoft SQL Server 2005 with SP2 (St andard at au Ent erprise) 7. Microsoft Visual Studio 2005 (mini mum
23
professional editi on) *jangan lupa di IISRESET dan restart set elah Instal asi Requi red for K2 Web Des
1. Microsoft
ign er for Sh arePoin t
. NET
F ramework
3.5
Redist ribut abl e Package 2. Microsoft Sil verlight 2 (Lat est versi on)
Forms T echnol ogy
Visual Studio 2005 Web Deployment Proj ects http://download.mi crosoft.com/ download/9/ 4/9/ 9 496adc4-574e-4043-bb70bc841e27f13c/W ebDeploymentS etup.msi
Email Notifi cation s
Int ernet Si mple Mail Transfer Prot ocol/Post Offi ce P rot ocol 3 (SMTP/POP3)
2.8
Workflow
Workflow adalah
suat u
proses
(process)
yan g
mendefinisik an
dan
m engen dalikan pro ses pen gerjaan dar i satu atau lebih p ekerjaan (task) untuk dalam rangk a realisasi dari sebuah tujuan (goal) yang sudah ditentukan. Kom ponen – komponen utama dari defin isi tersebut adalah process, ta sk, dan goal yan g sudah ditentukan. Workflo w terdiri dari dua buah k ata, yait u work yang berarti suatu ta sk y an g har us diselesaikan, dan flow yan g m er upakan suatu proses. Istilah lain yan g umum digunak an untuk workflo w adalah busin ess process management atau busin ess process autom ation. Jadi, sebuah workflow m erupakan automasi dari sebuah pro ses bisn is, dim ana dalam sebagian atau keselur uhan workflo w tersebut, dok um en – dokum en dan task – task dilewatkan
24
(passed) dari sat u worker ke worker lainnya untuk dipro ses lebih lanjut sesuai dengan seran gkaian pro sedur. Keuntun gan dari workflo w adalah autom asi dari paper driven p rocesses yang biasanya dikerjak an secara man ual, dan setiap worker dapat ber asumsi bah wa dok um en – dokum en dan ta sk – task sudah siap dipro ses. Saat ini, sebagian besar workflow engin e sudah dapat menangani proses – proses y an g san gat kompleks ( David Mann, 2007).
Workflow p ada dasarny a terbagi atas dua, yaitu : 1. Human-centric : m anusia mer upakan p ihak yan g berp eran utama sebagai participant / worker dan completer dari sebuah ta sk.Workflo w jenis ini dibutuhkan ketika suatu proses dapat didefinisik an den gan baik sehin gga dap at dirum usk an dalam code. 2. Machine-centric : computer m er upakan pihak yan g berperan utama sebagai participant / worker dan completer dari sebuah task. W orkflow jenis ini um umnya m em butuhk an aktivitas m em ban dingkan, advan ced rea soning, atau pemikiran abstrak, dimana hal – hal tersebut tidak dapat dir um uskan dalam code.
Ber dasarkan bagaim ana car a ta sk – ta sk diproses, workflow ter bagi dua jenis, yaitu : 1. Sequential wo rkflo w : workf lo w ini biasanya digam barkan sebagai sebuah flo wcha rt, dim ana proses memilik i sebuah awal, path yan g telah ditentuk an, criteria, branching, dan p erulangan (looping).
25
2. State m achine wo rkflo w : workflo w jen is ini didasarkan pada kon disi dan transisi. Kondisi adalah lingk un gan yan g m engindikasikan status saat ini dar i proses y ang dim odelkan. Even ts terjadi, kem udian menyebabkan sebuah transisi terjadi dar i satu kon disi ke kondisi lainnya. Pada state machine workflow, pa th yan g ada p ada workflo w ditentukan oleh event – event y ang terjadi selama workflo w sedan g dipro ses.
2.9
Window s Workflow Foundati on (WF)
Windo ws Workflo w Fo undation (W F) adalah teknolo gi dari Micro soft untuk mendefinisikan, m en gek sek usi, dan m elakukan pen gaturan p ada workflow (Wikipedia, 2009). W F pertama kali dirilis pada tahun 2006 sebagai bagian dari .NET fram ework 3.0. WF m enyediakan foundation untuk m emban gun aplikasi ber basis workflo w pada Windo ws secara cepat, karena di dalam nya sudah disediakan beberapa p rogram ming m odel , in pro cess workflow engine, serta tools yang len gkap. Pem anfaatan W F saat ini adalah ( Sony Setiawan, 2008, Part 1): a. Workflow Design er di Visual St udio b. Workflow classes dan tipe data c. In Process Workflo w Engine
Sementara itu, terdapat tiga buah cara unt uk m enulis code den gan W F , yaitu : a. Co de – Only Authorin g Mode b. Co de – Sep aration Authoring Mo de c. No – Co de Authoring Mo de
26
WF dapat mem permudah pem buatan ap likasi berbasis workflo w. Berikut adalah hal – hal yan g har us diduk ung oleh sebuah ap likasi ber basis workf low (David Chapp el, 2009): a. Kem am puan untuk mem buat kep utusan ber dasarkan prosedur bisnis seperti kep utusan “ya” atau “tidak” y ang didapatkan dari hasil validasi. b. Kem am puan untuk berkomun ikasi dengan soft war e dan sistem lain di luar workflo w. c. Kem am puan unt uk berinteraksi den gan m anusia. Jadi, workflo w harus dap at m enampilkan user in terface untuk pro ses interak si tersebut. d. Kem am puan untuk m elak uk an state maintain selama workflo w berjalan, khususnya untuk workf low y ang membutuhkan waktu lama dalam penyelesaiannya.
2.10 SharePoint
SharePoint adalah sep eran gkat produk
dan teknologi yan g m enawarkan
kem am puan informatif dan kolaboratif ber basis web, yan g dapat mempermudah dalam pem buatan, or gan isasi, distribusi, dan m aintenance terhadap sto red knowledge ( Vanessa W illiam, 2007). SharePoint menyediakan infrastruktur server untuk menduk un g k ebutuhan dari karyawan dan per usahaan. Kebut uhan ini mencakup kolabor asi, m engetah ui siapa saja karyawan yan g sedang online, penyim panan dok um en, dan kemampuan untuk memberikan dan diber ikan informasi. Informasi per usahaan har us diaudit, dim onitor, dior gan isir, dip elih ara,
27
dan dilindungi. SharePoint dapat men gh ubun gkan k aryawan – kary awannya dim anap un mereka berada m elalui tools yang um um digun akan seperti Office clien t ( seperti Wor d, Excel), Internet b rowser (seperti Internet Explor er), dan email client ( seperti Outlook). Produk dan teknolo gi Shar ePoint m encakup dua platform , yaitu : a. Windo ws SharePoint Service (W SS) WSS m enyediakan sebuah platform untuk kolaborasi, aplikasi, framework untuk m anajem en dok um en, dan tempat penyimpanan untuk sem ua tipe dok umen. WSS m encak up site tem plates untuk Team Site, Document Wo rkspace, Meeting Workspace, blog, dan Wiki. Site – site tersebut dapat disimpan sebagai sebuah tem plate dan u ser dapat mem buat libra ry untuk menyim pan template tersebut agar dapat digunakan kembali. Setiap site WSS berisi do cum ent lib rary, fo rm lib rary, kalen der, task list, issue list, dan custom list. W SS biasanya digunakan untuk m embuat web site untuk kolaborasi tim kerja pada sebuah proyek. b. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) MOSS merup akan infrastrukt ur server-side yan g m engubah Micro soft Office 2007 m enjadi generator dan con sum er dari content dari aplikasi SharePoint. MOSS tersedia dalam dua versi, yaitu Standa rd Edition dan Enterprise Ed ition. MOSS diban gun den gan W SS den gan kemam puan – kem apuan sep erti portal publish ing, en terprise search, enterp rise content management (ECM), business process autom ation, intelligence (BI) repo rting and analysis tools.
dan
busin ess
28
WSS digunakan untuk m em enuhi k ebutuhan perusah aan kecil dan suatu departem en, sementara itu MOSS didesain untuk menjadi enterprise class platfo rm untuk mengatur dan m engontrol kno wledge assets yan g beran eka ragam dari suatu per usahaan.
SharePoint merupakan aplikasi th ree-tier. Presentation layer ada pada aplikasi ASP. NET, sementara itu komponen lo gika terletak pada .NET assemblies, dan data ada pada SQL Server database. Fun gsi utam a dari Sh arePoint disediakan oleh sebuah infr astr uktur dari . NET assemblies dan Windows Service. SharePoint menyim pan semua content dan konfigurasi pada SQL Server database, tetapi tidak dapat diakses atau diubah secara lan gsung.
Ber ik ut adalah gam bar dari ar sitektur Shar ePoint :
Gam bar 2.5 ar sitektur SharePoint
29
2.11 InfoPath
InfoPath merupakan pro duk Micro soft yan g digun akan untuk desain form, yaitu user interface untuk berbagai aplikasi. InfoPath dapat digunakan pada basic form yang menghasilkan XML, sampai aplik asi per usahaan yan g harus m elakuk an submit data m elalui web service, hingga enterprise applica tion integ ration ( EAI) engine seperti BizTalk Server. Salah sat u kelebihan utama dari InfoPath adalah sifatnya yang sepenuhnya XML-centric. Desain form p ada InfoPath berbasis pada XML schema (XSD). Desain er form m em iliki pilihan untuk m endesain form dari awal, atau dar i sch em a yang sudah disediakan. InfoPath memiliki tampilan (view) yan g ber basis XSL transform (XSLT) yan g dihasilkan secara otomatis oleh InfoPath. Semua data InfoPath disim pan sebagai XML. InfoPath m emiliki kelebih an – kelebihan, seperti (Philo Jan us, 2007): c. Adanya XML schema mempermudah pro ses desain dan editin g form yan g user-friend ly, dan menyem bunyikan kom plek sitas dari XML. d. InfoPath m em punyai kemam puan unt uk m enyim pan form data secara local, untuk dibuka lagi di kem udian hari, sekalipun form tersebut ber ada di serv er ketika dibuka oleh user. Jadi, u ser dapat melanjutkan pekerjaan pada form tersebut walaup un pada server, form tersebut tidak tersedia lagi. e. InfoPath m em iliki control yang len gkap, seperti date picker, repea ting section, ch eck box, rad io button, d rop-do wn list, dan lain – lain.
30
f. Bagi perusahaan y an g telah memiliki PKI (Public Key Infrastructu re), InfoPath m enyediakan fit ur tanda tan gan digital pada form . Fitur ini menduk un g authentikasi dan non repudia tion pada fo rm data.
2.12 Web Part
Sebuah web part adalah sebuah ASP. NET server control yan g ditambahkan ke web part zone pada web part page p ada saat run time. Web Part merupakan sekumpulan con tro l terintegrasi untuk pem buatan web site yang mem un gkinkan end user memodifikasi conten t, tam pilan, dan behavio r dari suatu halam an web, langsun g dari b rowser. Web Part dapat digunakan sebagai add-on dari teknologi ASP. NET untuk Windo ws SharePoint Serv ice (W SS) (W ikipedia, 2009).
2.13 Virtual Private Network (VPN)
Virtual Private Network ( VPN) adalah per luasan dari sebuah intranet perusah aan melalui jaringan p ublik ( internet) den gan cara m em buat suatu jalur koneksi yan g am an. Kegunaan dar i VPN adalah untuk m en ghubun gkan remote users, k antor – kantor cabang, dan partner bisnis ke jarin gan per usahaan. VPN m erupakan sebuah kon eksi yan g aman, y ang menawarkan privasi dan ken dali m anajem en terhadap sebuah ded icated point-to-poin t leased line, namun seben arnya beroper asi di atas jaringan p ublik yan g ber sif at shared. Metode yang digunakan untuk membangun VPN adalah enkripsi, authentikasi, dan tunneling. Tunneling adalah sebuah m etode dimana pak et – paket data dalam
31
satu protokol dienkap sulasi ke protokol lainnya, sehingga memungkinkan traffic dari ber bagai sumber untuk m elewati jaringan yang sama, tetapi tidak salin g m enggan ggu, seolah masing – masing tra ffic m empunyai jalurnya m asin g – m asin g. Ber ikut adalah gam baran um um dari VPN ( Regis Bates, 2002):
Gam bar 2.6 Jaringan VPN
