BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Dalam perusahaan suatu sistem dirancang untuk membantu kelancaran aktivitas kegiatan operasional perusahaan. Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem, menurut Wing (2006: 1.3) “Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” Definisi sistem menurut Mulyadi (2001:2) : “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Pengertian sistem menurut Romney and Steinbart (2006:4) : “System is a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal”
5
6
Menurut Gerald, dkk. dalam Jogiyanto (2005:1) : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Sedangkan pengertian sistem menurut Nugroho (2001:2) : “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output”. 1. Pengertian Informasi Informasi merupakan hal yang penting dalam memperlancar kegiatan
perusahaan.
Sebagai
berikut
adalah
beberapa
pengertian mengenai informasi : Menurut Romney and Steinbart (2006:5) “Information is data that have been organized and processed to provide meaning to a user”. Pengertian informasi menurut Davis (2002:4) : Informasi adalah data yang diolah dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
7
Sedangkan pengertian informasi menurut Krismiaji (2002:15) yaitu “Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”. Dari beberapa pengertian di atas, kita dapat mengambil kesimpulan bahwa data merupakan input bagi sistem informasi yang kemudian menghasilkan output berupa informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Informasi yang dihasilkan tersebut harus relevan yaitu dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan membantu
menaikkan
kemampuan
memprediksi
atau
membenarkan ekspetasi. Informasi yang dihasilkan juga harus lengkap (tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh pemakai informasi), tepat waktu (informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya), akurat (informasi harus bebas dari kesalahan yang material) dan dapat di uji kebenarannya (informasi memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independen. 2. Pengertian Akuntansi Akuntansi sangat berguna dalam membantu aktivitas keuangan dalam suatu perusahaan. Dibawah ini beberapa pengertian Akuntansi:
8
Pengertian akuntansi menurut Wing (2006:1.8): “Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan”. Sedangkan menurut Warren et al. (2005:10) : Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi perusahaan. Pengertian akuntansi menurut Belkaoui (2006:50) : “Akuntansi adalah proses pengidentifikasian, pengukuran dan pengkomunikasian informasi ekonomi untuk memungkinkan pembuatan pertimbangan dan keputusan berinformasi oleh pengguna informasi”. 3. Pengertian Sistem Informasi Suatu informasi bisa didapatkan dari output yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Pengertian Sistem Informasi menurut O’Brien (2005:5) : Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi,
9
dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Dimana dalam hal ini orang bergantung pada sistem informasi untuk
berkomunikasi,
antara
satu
sama
lain
dengan
menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Jogiyanto (2005:5) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang
diorganisasikan
menyediakan
informasi
bilamana untuk
dieksekusikan
mendukung
akan
pengambilan
keputusan dan pengendalian dalam organisasi”. Menurut Krismiaji (2002:16) pengertian sistem informasi adalah : “Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyampaikan data dengan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola,
mengendalikan
dan
melaporkan
informasi
sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
10
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi memegang peranan penting dalam menyediakan informasi keuangan bagi pihak internal maupun eksternal. Definisi sistem informasi akuntansi menurut Wing (2006:1.9) adalah : “Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur, dan sebagainya)”. Menurut Bodnar & William S. Hopwood (2006:3) : “Sistem
informasi
akuntansi
merupakan
kumpulan
sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi mewujudkan perubahan ini, baik secara manual maupun dengan bantuan komputer”. Pengertian Sistem informasi akuntansi menurut Romney (2006:3) sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu :
11
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktifitas-aktifitas organisasi. 3. Data, tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Definisi sistem informasi akuntansi menurut Warren et al. (2005:226) : “Sistem informasi akuntansi adalah metode dan prosedur untuk
mengumpulkan,
mengklasifikasikan,
mengikthisarkan dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan”. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson (2006:15) : “Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem informasi formal yang mencakup semua karakteristik tujuan, tahapan
12
tugas, pemakai dan sumber daya yang bersifat menyeluruh yaitu yang menyangkut semua pemakai kegiatan dan semua pihak yang terlibat dalam perusahaan”. B. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2007:18) tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah : 1. Untuk
mendukung
manajemen.
fungsi
Kepengurusan
kepengurusan mengurus
(stewardship)
tanggung
jawab
manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggungjawaban. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan
untuk
melakukan
tanggungjawab
pengambilan
keputusan. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.
13
Dari penjelasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan sistem informasi akuntansi sangat penting bagi perusahaan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang cepat, memadai dan akurat.
C. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Siklus pendapatan merupakan suatu kesatuan sebuah sistem yang mencakup penjualan, piutang dan berakhir pada penerimaan kas. Untuk memahami Sistem informasi siklus pendapatan, penulis terlebih dulu akan membahas mengenai sistem penjualan. Prosedur-prosedur dalam sistem penjualan sebagai berikut : 1. Prosedur Penjualan Menurut
Mulyadi
(2001:209)
jaringan
prosedur
yang
membentuk sistem penjualan sebagai berikut: a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
14
b. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan
oleh
pembeli
dan
fungsi
pengiriman
mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat menyerahkan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pemegang kartu kredit di atas faktur penjualan kartu kredit. c. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit ke dalam kartu piutang. d. Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit. e. Prosedur Pencatatan Penjualan Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu kredit ke dalam jurnal penjualan. Ketika jumlah barang dalam persediaan di gudang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan,
15
dokumen back order akan dibuat. Dokumen ini bisa berupa pesanan penjualan yang baru atas barang yang tersisa atau salinan dari pesanan pelanggan saat ini yang disesuaikan untuk
menunjukkan
produk
yang
belum
dipenuhi.
Dokumen back order kemudian ditempatkan pada file tersendiri sampai barang persediaan tersebut dikirim oleh pemasok. Back order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru diproses.
1. Bagian-Bagian yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penjualan Sistem informasi akuntansi penjualan melibatkan bagian-bagian atau fungsi yang terkait, diantaranya yaitu : a. Fungsi Penjualan Bagian penjualan mempunyai fungsi mengawasi semua pesanan yang diterima, memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau bagian pemasaran dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit, menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman
16
beserta tembusan-tembusannya. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti
pengirimannya
sehingga
diketahui
pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai mutu pelayanan. b. Fungsi Kredit Penjualan terdiri dari penjualan tunai dan kredit. Apabila
ada
pesanan
pembeli
yang
cara
pembayarannya tidak tunai, maka harus mendapat persetujuan dari bagian kredit. Bagian kredit mempunyai
fungsi
melakukan
pengumpulan
informasi mengenai kemampuan keuangan calon pembeli dengan cara meminta data rekening Koran, cash flow dan sebagainya untuk mengurangi resiko piutang tak tertagih, dan memberikan otorisasi sehubungan
dengan
diterima
atau
ditolaknya
persetujuan kredit. c. Fungsi Pergudangan Bagian
gudang
mempunyai
fungsi
untuk
menyiapkan barang atau produk seperti tercantum dalam surat perintah pengiriman dokumen, ini merupakan persetujuan formal bagi petugas gudang
17
untuk mengambil barang dan mengeluarkan sesuai dengan
perintah
pengiriman
barang.
Petugas
kemudian menyesuaikan dengan data catatatn persediaan
untuk
menggambarkan
mutasi
persediaan. d. Fungsi Pengiriman Bagian
pengiriman
bertanggungjawab
untuk
melaukan pengiriman barang atau produk yang telah dipesan oleh pembeli sesuai dengan surat perintah pengeluaran barang dan order penjualan yang berisi informasi tentang kuantitas, jenis barang, mutu, dan spesifikasi lainnya yang tercantum dalam tembusan surat perintah pengiriman barang. e. Fungsi Penagihan Dalam
transaksi
penjualan
kredit
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk membuat dan mengirim faktur
penjualan
menyediakan pencatatan
copy transaksi
kepada faktur
pelanggan, bagi
penjualan
serta
kepentingan oleh
fungsi
akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang
18
timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
2. Formulir atau dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan a. Formulir Order Penjualan b. Formulir persetujuan kredit c. Surat perintah pengiriman d. Faktur penjualan e. Surat jalan f. Surat perintah pengeluaran barang g. Voucher jurnal penjualan Unsur-unsur
pengendalian
internal
yang
berhubungan dengan prosedur penjualan, yaitu sebagai berikut : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi kas.
19
4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. 5. Penggunaan formulir bernomor atau tercetak. 6. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji
ketelitian
catatan
piutang
yang
diselenggarakan oleh fungsi terkait. 7. Secara
periodik
dilaksanakan
rekonsiliasi
piutang antara rekening kontrol piutang dengan buku besar.
3. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penjualan terbagi menjadi beberapa laporan sebagai berikut : a. Laporan penjualan berisi informasi dalam periode tertentu mengenai jumlah penjualan, jenis produk, identitas pelanggan dan sebagainya. b. Laporan Harga Pokok Penjualan Laporan
harga
pokok
produk
merupakan
rekapitulasi dari komponen-komponen produk dan biaya-biaya
yang
dikeluarkan
dalam
rangka
penjualan produk tersebut. Laporan ini digunakan sebagai dasar menetapkan keuntungan penjualan.
20
Kesalahan dalam perhitungan harga pokok akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. c. Laporan Kinerja Laporan manajemen ini dapat menganalisa prestasi dari para pekerja dalam melaksanakan tugas masing-masing. Misalnya banyaknya pesanan yang dikirim tepat waktu dan yang terlambat, rata-rata waktu tunggu dan sebagainya. d. Laporan Analisa Penjualan Analisa penjualan merupakan evaluasi dari proses penjualan yang hasilnya dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja serta kualitas produk dan kualitas pelayanan kepada pelanggan. 4. Flow Chart entri pesanan penjualan Menurut Romney and Steinbart (2006:7) entri pesanan penjualan mencakup 3 tahap, yaitu mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Dalam flow chart entri penjualan juga terdapat kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen terpisah
21
untuk pelayanan pelanggan, yang menjawab permintaan pelanggan.
2. Prosedur Retur Penjualan Pelanggan mungkin mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Hal ini dapat terjadi disebabkan beberapa hal sebagai berikut : a. Penjual mengirimkan barang yang salah b. Barang yang dikirim ternyata rusak atau cacat c. Barang tersebut rusak pada saat pengiriman d. Penjual terlalu terlambat mengirimkan barang atau terjadi keterlambatan karena penundaan saat transit, dan pembeli menolak pengiriman tersebut. Prosedur retur penjualan menurut Hall (2007:235) yaitu sebagai berikut : a. Departemen Penerimaan Barang Ketika barang dikembalikan, staf penerimaan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Barang tersebut dibawa ke gudang bersama dengan salinan slip retur barang. Salinan kedua dari slip retur barang ini dikirim ke departemen penjualan.
22
b. Departemen Penjualan Saat menerima slip retur barang, staf penjualan menyiapkan memo kredit. Dokumen ini merupakan alat yang sah bagi pelanggan untuk menerima pembayaran atas barang yang dikembalikan. c. Departemen Pengendalian Persediaan dan Piutang Dagang Staf pengendalian persediaan menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan memo kredit ke departemen piutang, di mana rekening pelanggan akan
disesuaikan.
persediaan
dan
Departemen
piutang
dagang
pengendalian mengirimkan
rangkuman informasi ke departemen buku besar umum.
Selanjutnya,
departemen
pengendalian
persediaan mengirimkan voucher jurnal yang merangkum persediaan,
total dan
nilai
dari
departemen
pengembalian
piutang
dagang
mengirimkan rangkuman akun dari buku besar pembantu piutang dagang. d. Departemen Buku Besar Umum Staf departemen buku besar umum menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan serta rangkuman akun dari
23
departemen
piutang
dagang.
Staf
kemudian
membukukan voucher jurnal tersebut ke akun pengendali. Staf buku besar umum merekonsiliasi rangkuman buku besar pembantu piutang dagang dengan akun pengendali piutang dagang untuk memverifikasi proses pembukuan. Voucher jurnal dan ikhtisarnya kemudian disimpan. 3. Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas berasal dari penjualan secara tunai dan kredit, yang akan dibahas oleh penulis adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan secara kredit yaitu hasil penagihan piutang pelanggan yang diterima oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:493) penerimaan kas dari piutang melalui penagihan perusahaan dengan prosedur sebagai berikut : a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. b. Bagian penagihan mengirimkan penagihan yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur. c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmitance advice) dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan cek ke bagian kas.
24
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. g. Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
25
1. Prosedur Manual Bagan Alir berikut menunjukkan prosedur manual dan dokumendokumen yang biasanya digunakan pada sistem pesanan penjualan secara manual. Urutan Aktivitas : 1. Departemen Penjualan Departemen
penjualan
menerima
pesanan
pelanggan
yang
menunjukkan jenis dan jumlah barang. Pesanan dapat melalui surat, telepon, atau staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka (customer open order file) untuk referensi kemudian hari. 2. Departemen Kredit Departemen kredit melakukan otorisasi transaksi yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Prosedur Gudang Departemen penjualan mengirim salinan surat pengeluaran barang (stock release) dari pesanan penjualan ke bagian gudang. Dokumen ini mengidentifikasi barang persediaan yang harus dicari dan diambil dari gudang, dan berfungsi untuk memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk mengeluarkan barang tersebut.
26
4. Departemen Pengiriman Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman. Slip pengepakan menginformasikan ke departemen penagihan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. 5. Departemen Penagihan Pada saat persetujuan kredit, departemen penagihan menerima faktur, salinan buku besar, dan salinan file pesanan penjualan dari departemen penjualan. Faktur penjualan (sales invoice) adalah tagihan pelanggan yang menunjukkan barang dan kuantitas yang dikirim, harga per unit, biaya pengiriman, dan total jumlah tagihan ke pelanggan. Jurnal penjualan (sales journal) adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap voucher jurnal mewakili ayat buku besar umum dan mengidentifikasi rekening buku besar umum yang terpengaruh. 6. Departemen Pengendalian Persediaan Departemen
pengendalian
persediaan
menggunakan
dokumen
pengeluaran barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary ledger). 7. Departemen Piutang Dagang Departemen piutang dagang (accounts receivable) akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu
27
piutang dagang (accounts receivable subsidiary ledger). Setiap pelanggan mempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit pembayaran, retur, dan saldo. 8. Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang.
28
29
30
2. Prosedur Penerimaan Kas 1. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan permintaan pembayaran. 2. Departemen Penerimaan Kas Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan permintaan pembayaran. Semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan kas, penerimaan kas lainnya, dan penerimaan atas akun, dicatat pada jurnal penerimaan kas. Selanjutnya, staf menyiapkan slip setoran (deposit slip) bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta dua salinan dari slip setoran ke bank. Pada akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal. Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal ke departemen buku besar umum. 3. Departemen Buku Besar Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan rangkuman akun dari departemen piutang dagang. 4. Departemen Kontroler Secara berkala (mingguan atau bulanan), staf dari departemen kontroler (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas) mencocokan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen salinan dari daftar permintaan pembayaran, slip setoran bank
31
yang diterima dari bank, voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
32
33
D. Pengendalian Internal
1. Definisi Pengendalian Internal Ada beberapa pengertian pengendalian internal dari berbagai sumber yang berbeda, antara lain: Menurut Arens dan Lobbecke yaitu : “Pengendalian intern adalah kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha dapat dicapai dan secara bersama-sama membentuk struktur pengendalian intern suatu usaha”. (Arens dan Lobbecke, 2002 : 258) Pengendalian intern adalah “seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan peraturan (hukum) atau undang-undang, serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan”. (Hery, 2007 : 201) Definisi lain dari pengendalian internal menurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dalam buku standar professional akuntan publik adalah:
34
“pengendalian internal meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan. Untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketetapan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisien usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan”. (IAI, 2001 : 29 ) 2. Struktur Pengendalian Internal Terdapat lima kategori dalam struktur pengendalian intern, yaitu : a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris dan pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian. b. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur seperti pemisahan tugas, otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas, dokumen dan catatan yang memadai, pengendalian fisik.
35
c. Sistem Informasi Kegunaan sistem informasi akuntansi suatu usaha untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi satu satuan usaha dan untuk mengelola akuntabilitas atas aktiva. d. Penetapan Resiko oleh Manajemen Penetapan resiko manajemen adalah identifikasi dan analisis oleh manajemen atas resiko-resiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan. e. Pemantauan Aktivitas
pemantauan
berkaitan
dengan
efektifitas
rancangan dan operasi struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus oleh pihak manajemen. 3. Unsur-unsur Pengendalian Internal Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : i.
Harus ada pemisahan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntasi.
36
ii.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya.
4. Tujuan Struktur Pengendalian Internal Akuntansi Tujuan pengendalian intern akuntansi menurut Mulyadi (2001:178) adalah sebagai berikut : 1. Menjaga kekayaan perusahaan : a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. b. Pertanggungjawaban
kekayaan perusahaan
yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi : a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
37
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi. Tujuan struktrur pengendalian internal secara manajerial, yaitu : 1. Mendorong efisiensi usaha Pengendalian
internal
ditujukan
untuk
mencegah
duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan, dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 2. Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan Untuk
mencapai
menetapkan
tujuan
kebijakan
perusahaan, dan
prosedur.
manajemen Struktur
pengendalian internal ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. E. Prosedur Pengendalian dalam Siklus Pendapatan 1. Entri pesanan penjualan Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan sebagai berikut : a. Pemeriksaan edit entri data b. Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan. Catatan yang akurat atas saldo rekening
38
pelanggan. Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business c. Sistem pengendalian persediaan 2. Pengiriman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan dalam pengiriman yaitu : a. Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis. b. Pengendalian aplikasi entri data. c. Batasi akses fisik ke persediaan. d. Dokumentasi semua transfer internal persediaan, perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 3. Penagihan dan Piutang Usaha Pengendalian yang dapat dilakukan : a. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. b. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik, rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. c. Pengendalian edit entri data daftar harga. d. Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar, laporan bulanan ke pelanggan.
39
4. Penagihan Kas a. Pemisahan tugas. b. Minimalisasi penanganan kas. c. Kesepakatan lock box. d. Konfirmasikan
pengesahan
dan
penyimpanan
semua
penerimaan. e. Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
