BAB II LANDASAN TEORI
2.1. REKAYASA PERANGKAT LUNAK (RPL)
Pengertian Perangkat lunak (software) menurut Pressman (2005) adalah suatu produk yang dibuat oleh pemrogram profesional untuk mendukung kegiatan dalam jangka waktu yang lama.
Model Proses Waterfall nama model ini sebenarnya adalah “Linier Sequential Model” model ini sering juga disebut “classic life cycle” atau waterfall model ini adalah yang pertama yaitu pada tahun 1970 sehingga sering disebut kuno tetap paling banyak digunakan didalam software engineering. Waterfall menutut Mulyono adalah ada lima tahapan utama yaitu menggunkan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari kebutuhan, analisis, desain, pembuatan kode dan perawatan. Disebut waterfall atau air terjun karena setiap proses yang di lalui harus menunggu proses sebelumnya. Secara umum model waterfall dapat dilihat pada Gambar 2.1
Gambar 2.1 Model Air Terjun (The Waterfall Model) (Mulyanto, 2008)
7
8
Menunur Mulyanto (2008) Tahapan dalam pendekatan model Air Terjun (waterfall) secara ringkas adalah sebagai berikut: a.
Tahap investigasi dilakukan untuk menentukan apakah terjadi suatu masalah atau adanya kemungkinan suatu sistem dikembangkan. Pada proses ini studi kelayakan perlu dilakukan untuk menentukan apakah yang dikembangkan dan dibangun tersebut merupakan suatu solusi yang layak.
b.
Tahap analisis bertujuan untuk mencari kebutuhan pengguna dan organisasi serta menganalisa kondisi yang ada sebelum diterapkan sistem baru.
c.
Tahap desain bertujuan menentukan spesifikasi detil dari komponenkomponen seperti manusia, hardware, software, network dan data serta produk-produk yang sesuai dengan hasil tahap analisis.
d.
Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.
e.
Tahap
perawatan
(Maintenance)
dilakukan
ketika
sistem
sudah
dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan pengawasan proses, evaluasi dan perubahan (perbaikan) bila diperlukan. 2.2. DFD (Data Flow Diagram) Dalam menggambarkan proses-proses bisnis dalam organisasi khususnya untuk merepresentasikan grafik dari sistem aplikasi yang akan dibuat, biasa menggunakan diagram alir data dimana komponen-komponen tersebut yang dikenal dengan istilah DFD (Data Flow Diagram). Menunut mulyanto (2008) DFD menyajikan gambaran apa yang manusia, proses dan prosedur untuk mentransformasi data menjadi informasi
9
Gambar 2.2 Notasi Yourdon/DeMarco dan Notasi Gane& Saron A.
Komponen Terminator / Entitas luar Merupakan entitas diluar sistem yang berhubungan langsung dengan sistem
yang biasa disebut “kesatuan luar” yaitu suatu unit kerja/jabatan, atau sejenisnya yang berada diluar sistem secara langsung. Terminator sering juga disebut sumber pemberian data secara langusung. Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada pada lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan sistem dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal 1.
Terminator sumber Merupakan Terminator yang memberi sumber
2.
Terminator tujuan Adalah terminator yang menjadi tujuan data/ informasi sistem.
Terminator Sumber
Terminator Tujuan T. Sumber dan Tujuan
Gambar 2.3 Terminator Tujuan
10
Terminator
dapat
berupa
orang,
sekelompok
orang,
organisasi
perusahaan/departemen yang berada diluar sistem yang akan dibuat, diberi dataflow diagram nama yang berhubungan dengan sistem biasanya menggunakan kata benda seperti dosen, mahasiswa. B.
Komponen Proses Proses adalah suatu tindakan yang akan diambil terhadap data yang masuk.
Karena proses adalah tindakan, maka proses berisi kata kerja. Proses diberikan identifikasi (nomor) agar mempermudah urutan untuk detil diagram. Suatu proses adalah kegiatan suatu kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul. Menurut Mulyanto (2008) Proses adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk memanipulasi data, misalnya pengumpulan, pengurutan, pemilihan, pelaporan, peringkasan, analisis dan lain-lain lebih jelasnya dapat dilihat seperti pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Proses (Mulyanto, 2008) C.
Komponen Data Store Komponen ini digunakan untuk menggambarkan sekumpulan paket data
yang diberi nama kata benda. Data yang disimpan dapat berupa data manual maupun data digital. Untuk data digital, penyimpanan data tersebut kelak
11
dijadikan file data di komputer. Data Store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam harddisk, buku, suatu media lainnya. Menurut Mulyanto(2008) Data store adalah tempat untuk menyimpan data untuk digunakan kemudian. Nama yang ada pada data store ini merupakan abstraksi dari data yang disimpan. Yang perlu diperhatikan pada data store adalah : 1. Data store adalah tempat penyimpanan, yang berarti data store merupakan komponen tujuan. 2. Data store merupakan sumber menuju proses, yang berarti data store merupakan komponen sumber. 3. Alur data dari proses ke data store dan kebalikannya, yang berarti data store merupakan komponen sumber dan sekaligus komponen tujuan.
Gambar 2.5 Data Store Mulyanto(2008)
D.
Komponen Alur Data Alur data untuk menjelaskan perpindahan data /paket data dari satu bagian
ke bagian lain. Digambarkan dengan anak panah yang menunjukkaan arah menuju ke dan keluar dari proses. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud biasanya diberi nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda contoh laporan penjualan. Ada 4 (empat) konsep yang harus diperhatikan dalam menggambarkan alur data, yaiutu: a.
Konsep paket data (Packets of Data) Apabila ada 2 data atau lebih yang mengalir dari suatu sumber yang sama
menuju tujuan yang sama dan memiliki hubungan, dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal. Dapat diperjelas dengan Gambar 2.6.
12
Gambar 2.6 Konsep paket data b.
Konsep alur data menyebar (Diverging Data Flow) Alur data menyebar menunjukkan paket data yang berasal dari satu sumber
yang memiliki tujuan yang berbeda. Lebih jelas lihat Gambar 2.7
Gambar 2.7 Konsep alur data menyebar c.
Konsep alur data mengumpul ( Converging data flow) Data yang berasal dari beberapa sumber bergabung bersama menuju ke tujuan
yang sama. d.
Konsep sumber atau tujuan alur data. Semua alur data harus minimal memuat unsur proses.
13
1. Suatu alur data dihasilkan dari proses dan menuju penyimpanan data (Data store) 2. Suatu data dihasilkan oleh penyimpanan data (Data store) yang menuju proses 3. Suatu alur data yang dihasilkan dari proses ke proses
E.
Levelisasi DFD. Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data atau informasi
dimana di dalamnya terlihat keterkaitan di antara data-darta yang ada. Terdapat banyak simbul yang digunakan dalam pembuatan DFD. Data Flow Diagram (DFD) merupakan salah satu alat analisis dan teknik pemodelan terbaik untuk menggambarkan proses dan kebutuhan fungsional dari sistem. DFD merupakan serangkaian diagram yang menggambarkan kegiatankegiatan yang ada dalam suatu sistem. Teknik pembuatan DFD dimulai dengan menggambarkan sistem secara global (lihat gambar 2.8) dan dilanjutkan dengan analisis masing-masing bagian.( Marimin, 2006) a
c
b
d
1 a
2
c
e b
3 f
b
e
3.2
g
j
3.1
3.3 h
3.4
f
Gambar 2.8 Level DFD .(Marimin, 2006) 2.3. Pemodelan Data 2.2.1. ER (Entity Relationship) Model ER yaitu suatu model yang digunakan untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas, atribut dan hubungan antar entitas. Penggambarannya dengan bentuk diagram. Model ini tidak mencerminkan bentuk fisik yang
14
disimpan ke dalam database melainkan hanya sebagai model konseptual. Notasi yang digunkan dapat dilihat seperti pada Gambar 2.9 dan Gambar 2.10
ATRIBUT
ENTITAS
HUBUNGAN
KARDINALITAS HUBUNGAN
Gambar 2.9 Notasi Pada model ER
SURAT KELUAR
DIVISI
BAGIAN
MEMILIKI
USER
Gambar 2.10 Contoh Model ER A.
Entitas Entitas adalah “sesuatu yang keberadaannya tidak bergantung pada yang
lain (Kadir, 2009). Contoh entitas adalah seorang pegawai dalam suatu perusahaan. Entitas merupakan hal yang nyata dan hal yang abstrak. Seperti contoh pada Gambar 2.11
15
Gambar 2.11 Penggambaran Entitas Model ER B.
Atribut Atribut adalah properti yang terdapat pada entitas. Setiap entitas bisa terdiri
dari atribut-atribut sebagai contoh entitas sepeda motor adalah terdiri dari atribut nomor_mesin, nomor_polisi, nomor_rangka, merek. Dalam pemodelan ER, secara umum atribut dinyatakan dalam bentuk oval seperti pada Gambar 2.12
Gambar 2.12 Penggambaran Atribut model ER C.
Entitas dan Atribut Suatu entitas terdiri dari atribut-atribut, seperti entitas PEGAWAI akan
memiliki
atribut
ID_PEGAWAI,
NAMA_PEGAWAI,
PASSWORD seperti digambarkan pada Gambar 2.13
Gambar 2.13 Entitas dan Atribut
KD_JABATAN,
16
D.
Hubungan (Relationship). Hubungan
adalah
suatu
keterkaitan
antar
entitas.
Tipe
entitas
MAHASISWA dengan DOSEN memiliki hubungan yang menggambarkan seorang mahasiswa memiliki dosen pembimbing akademik. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.14
NO_DOSEN
DOSEN
NAMA
MEMBIMBING
NIM
MAHASISWA
NAMA
Gambar 2.14 Contoh Hubungan Entitas Mahasiswa Dengan Dosen
Jenis-jenis hubungan 1.
Hubungan one-to-one
2.
Hubungan one-to-many
3.
Hubungan many-to-one
4.
Hubungan many-to-many.
2.2.2. Model Data Relasional
Model yang menyajikan database sebagai relasi, yang terdiri atas baris dan kolom, dimana untuk menginterpretasikan arti dari nilai-nilai dalam setiap baris dari tabel.
17
Model ini menunjukkan cara mengelola data secara fisik, yang akan berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokkan data dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang kita buat
Contoh Tabel dan keterhubungannya :
Tabel 2.1 Tabel Mahasiswa NPM
Nama
Alamat
10296832
Nurkoirul
Jakarta
10296126
Erna
Jakarta
31296500
Budiman
Depok
41296525
Yustinus
Bogor
50096487
Pipit
Bekasi
21196353
Jamal
Bogor
Tabel 2.2 Tabel Mata kuliah KDMK
MTKULIAH
SKS
KK021
P. Basis Data
2
KD132
SIM
3
KU122
Pancasila
2
Tabel 2.3 Tabel Nilai NPM
KDMK
MID
FINAL
10296832
KK021
60
75
10296126
KD132
70
90
31296500
KK021
55
40
41296525
KU122
90
80
21196353
KU122
75
75
50095487
KD132
80
0
10296832
KD132
40
30
18
2.2.3. Istilah Dalam Model Data Relasional 1.
Relasi Relasi adalah sebuah tabel yang terdiri dari beberapa kolom dan beberapa baris
2.
Atribut Atribut adalah Kolom pada sebuah relasi (field)
3.
Tupel Tupel adalah baris pada sebuah relasi (record)
4.
Domain Domain adalah kumpulan nilai yang valid untuk satu atau lebih atribut
5.
Derajat (degree) Adalah jumlah atribut dalam sebuah relasi
6.
Kardinalitas Kardinalitas adalah jumlah tupel dalam sebuah relasi (jumlah record)
7.
Kunci primer(Primary Key) Kunci primer adalah kunci kandidat yang dipilih sebagai identitas pembeda yang unik untuk membedakan satu baris dengan baris yang lain. Kunci Primer hanya ada satu atribut pada sebuah relasi.
8.
Kunci kandidat (Candidat Key) Yang disebut kunci kandidat adalah sebuah atribut atau gabungan dari atribut yang digunakan untuk membedakan antara baris satu dengan baris lainnya.
9.
Kunci Asing Yang disebut dengan kunci asing adalah sebuah atribut (atau gabungan beberapa atribut) yang merujuk ke kunci primer relasi lain. Istilah-istilah model relasional dilihat seperti Gambar 2.15 dan Gambar 2.16
19
Gambar 2.15 Model Data Relasional
Gambar 2.16 Data Relasional 2.4. WORLD WIDE WEB
World wide web atau web adalah salah satu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink. (Beetha Sidik, 2006). Web layanan paling populer yang disediakan oleh internet yang menyediakan akses lebih dari 6 miliar halaman web yang diciptakan oleh bahasa pemograman yang disebut HTML dan dapat mengandung teks, grafik, audio, video dan objek-objek lainya seperti Hyperlink yang memungkinkan pengguna dapat berpindah dari satu halaman kehalaman lainnya. Web akan cepat dikenal apabila informasi yang disajikan selalu up to date dan lengkap.
20
2.5. PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN 2.4.1. PHP 2.4.1.1.
Pengertian PHP
PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang menyatu dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embeded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru/up to date. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan. (Betha Sidik, 2006)
2.4.1.2.
Sejarah PHP
Dilihat
dari
perkembangannya
bahasa
pemrograman
ini
memiliki
perkembangan yang sangat pesat dengan jumlah pemakai yang terus bertambah.
PHP/FI PHP/FI adalah cikal bakal PHP yang berkembang sampai saat ini. PHP yang diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995, awalnya sebagai seperangkat sederhana yang diberi nama “Personal Home Page Tool” sebagai fungsional diperlukan lebih banyak lagi, Rasmus menulis sebuah implementasi bahasa pemrograman C yang lebih besar lagi, yang mampu berkomunikasi dengan dengan database, dan memungkinkan pengguna untuk mengembangkan aplikasi sederhana web dinamis.
21
PHP Ver.3 PHP 3.0 adalah pengembangan dari versi sebelumnya yang dikembangkan oleh Andi Gutmans dan Zeev Suraski, pada tahun 1997. Banyak utilitas tambahan yang diprogram untuk menambah kekuatan dari versi sebelumnya. Banyak mendapat dukungan berupa ekstensi dan fungsi dari berbagai library pihak ketiga (thrid party) PHP 4 Pada musim dingin 1998, tak lama setelah PHP 3.0 resmi diluncurkan, Andi Gutmans dan Zeev Suraski. Pada tahun 1999 di luncurkan PHP 4.0 dan ditambah dengan berbagai fitur baru tambahan, secara resmi dirilis pada Mei 2000, hampir dua tahun setelah pendahulunya, Selain kinerja yang sangat baik dari versi ini, PHP 4.0 termasuk fitur utama lainnya seperti dukungan untuk server Web yang lebih banyak, sesi HTTP, buffering dan output. PHP 5 PHP 5 dirilis pada Juli 2004 setelah pembangunan
beberapa versi
sebelumnya. Hal ini terutama didorong oleh intinya, Zend Engine 2.0 dengan model objek baru dan puluhan fitur baru lainnya.
2.4.2. XAMPP XAMPP merupakan free open source perangkat lunak yang sangat penting dalam pengembangan program aplikasi berbasis web. Di dalam XAMPP telah disertai suatu web server yaitu Apache yang digunakan untuk menjalankan web server dan MySQL yaitu suatu database server yang digunakan untuk menyimpan database
22
2.4.3. Web Browser Web Browser adalah Aplikasi yang terinstal di lingkungan client dengan tugas menampilkan atau menterjemahkan bahasa script HTML yang dikirim oleh web server untuk dapat dimengerti oleh client.
2.4.4. MySQL MySQL adalah perangkat lunak untuk database server relasional yang cukup terkenal dibawah General Publik Lisensi. Dengan bersifat open source memungkinkan juga user untuk melakukan modifikasi data pada source code-nya untuk memenuhi kebutuhan spesifik sendiri MySQL merupakan database multiuser dan multithreaded yang tangguh dengan memiliki banyak fitur, MySQL bisa bersaing dengan database komersial sekalipun. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relation Database Management Sistem), sehingga istilah tabel, baris dan kolom tetap digunakan dalam MySQL. Pada MySQL sebuah
database
mengandung beberapa tabel, tabel ini terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang disebut dengan record. Dalam bahasa SQL pada umumnya informasi tersimpan dalam tabel-tabel secara logic merupakan struktur dua dimensi yang terdiri atas baris-baris data (row atau record). Baris pada tabel sering disebut instance dari data sedangkan kolom sering disebut atribut atau field. Adapun kelebihankelebihan yang dimiliki oleh basis data MySQL antara lain: 1.
Mampu menangani jutaan user dalam waktu yang bersamaan.
2.
Mampu menampung lebih dari 50.000.000 record.
3.
Sangat cepat dalam mengeksekusi perintah. Seperti halnya mesin SQL yang lain, MySQL mempunya tiga sub bahasa,
yaitu: 1.
Bahasa Definisi Data (Data Definition Language/DDL) DDL digunakan untuk membuat obyek SQL dan menyimpan definisinya
dalam tabel. Pembuatan tabel, perubahan struktur tabel, perubahan nama tabel, serta perintah untuk menghapus tabel, dilakukan dengan sub bahasa yang
23
tergolong dalam DDL. Perintah-perintah yang digolongkan dalam DDL adalah create, alter, dan drop. 2.
Bahasa Manipulasi Data ( Data Manipulation Language/DML) DML digunakan untuk menampilkan, mengubah, menambah, dan
menghapus baris dalam tabel. Perintah-perintah yang digolongkan dalam DML adalah select, update, insert, dan delete. 3.
Bahasa Kontrol Data (Data Control Language/DCL). DCL digunakan sebagai alat kontrol sekuritas terhadap database dan
tabelnya, seperti memberikan hak akses ke database dan menghapus hak tersebut dari database. Dua perintah utama di dalam DCL adalah grant dan revoke. Grant digunakan untuk mengijinkan user mengakses tabel dalam database tertentu, sedangkan revoke sebaliknya. Revoke mencabut kembali ijin yang sudah pernah diberikan sebelumnya oleh grant.
2.6. ADMINISTRASI SURAT
Kebutuhan akan informasi yang lengkap dan akurat sangat diperlukan oleh suatu perusahaan, dengan menggunakan informasi segala analisa-analisa yang dilakukan akan sangat membantu untuk menentukan keputusan penting bagi kemajuan
suatu
perusahaan.
Informasi-informasi
yang
dibutuhkan
oleh
perusahaan pada umumnya adalah informasi nomor surat, informasi surat masuk, informasi surat keluar dan informasi-informasi pendukung lainya. Salah satu informasi penting yang diperlukan adalah informasi mengenai pemakaian nomor surat, perihal surat dan instansi yang dituju. 2.5.1. Administrasi. Pengertian Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada 2 (dua) : Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha
24
kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973). Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi,
baik
dalam
pengertian
luas
maupun
sempit
di
dalam
penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.5.2. Surat. Surat adalah suatu alat komunikasi yang diperlukan untuk menunjang kegiatan bisnis proses pada suatu perusahaan, seperti kerjasama, persetujuan, permohonan, dll. Surat dinas disebut surat resmi, tidak sama dengan surat yang ditulis kepada teman, keluarga dan pacar. Surat dinas harus ditulis secara praktis, padat dan berisi dan untuk kepentingan yang resmi. Membuat surat resmi harus mematuhi kaidah bahasa dan aturan-aturan yang berlaku. 1.
Klasifikasi Surat Sebelum mengetahui tentang macam-macam surat dinas, maka sebaiknya diketahui klasifikasi surat terlebih dahulu. Adapun surat dapat di klasifikasikan sebagai berikut:
a.
Wujudnya
25
Berdasarkan wujudnya maka surat dinas atau surat resmi dapat dibedakan menjadi beberapa macam. Misalnya seperti kartu pos. kartu pos digunakan untuk mengirim berita sederhana dan singkat. Karena kartu pos tidak dimasukkan ke dalam amplop maka kemungkinan dapat dibaca oleh orang lain. Jadi penggunaan kartu pos untuk pengiriman berita yang bersifat bukan rahasia. Selain itu ada juga wujud surat dinas yang disebut warkat pos yaitu sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat dan dimasukan kedalam amplop. Pesan yang ditulis lebih panjang dibanding dengan kartu pos. warkat pos bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang lain. Warkat pos dikeluarkan oleh PN POS dan Giro.
Selain itu ada juga surat yang disebut memorandum atau nota. Surat ini digunakan untuk keperluan itern kantor yang dilakukan oleh para pejabat kantor yang bersangkutan. Memorandum biasanya disingkat dengan memo dan isinya suatu pokok permasalahan atau pesan yang singkat. Tujuan dari memo antara lain: 1. Meminta informasi 2. Memberikan informasi 3. Meminta petunjuk 4. Memberiakn petunjuk 5. Mementa atau memeberikan informasi yang bersifat memperingatkan b.
Berdasarkan tujuan Berdasarkan tujuannya, maka penulisan surat dapat digolongkan sebagai berikut: 1
Surat pemberitahuan
2
Surat perintah
3
Surat permintaan atau permohonan
4
Surat peringatan atau teguran
5
Surat susulan
6
Surat panggilan
7
Surat pengantar
26
8
Surat keputusan
9
Surat laporan
10 Surat perjanjian 11 Surat penawaran, pesanan dan sebagaianya. c.
Berdasarkan isinya Surat yang berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam di antaranya adalah: 1 Surat dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi pemerintah maupun swasta. 2 Surat pribadi yang ditulis dengan tujuan berkenalan secara resmi atau untuk keperluan-keperluan kedinasan. Seperti lamaran pekerjaan, permohonan kepada instansi pemerintah maupun swasta. 3 Surat niaga yaitu surat yang memuat persoalan bisnis atau perdagangan yang ditulis sesuai dengan perusahaan terkait. 4 Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial dengan maksud kedinasan. 5 Telegram yang terdiri dari telegram melalui telegraf atau telegram melalui surat. 6 Surat pengantar adalah surat berbentuk daftar yang digunakan untuk mengirim sesuatu bersama surat lain. Surat pengantar biasanya disebut dengan surat jalan.
d.
Ditinjau dari jumlah penerima Ditinjau dari penerimaan surat, maka dapat digolongkan menjadi beberapa bagian antara lain: 1. Surat biasa, yaitu surat yang dikirim kepada seseorang, kepada seorang pejabat atau suatu organisasi. 2. Surat edaran, adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu. 3. Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau pejabat, yang namanya sulit untuk dituliskan satu persatu.
e.
Ditinjau dari keamanan isi.
27
Ditinjau dari keamanan isinya, maka surat dapat dibedakan menjadi beberapa bagaian antara lain: 1. urat rahasia adalah surat yang isinya bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang lain yang tidak berkepentingan 2. Surat rahasia hanya ditandai dengan RHS atau R saja. Surat ini digunakan untuk kepentingan dokumen dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. 3. Surat biasa adalah surat yang jika isinya diketahui oleh orang lain tidak berakibat merugikan pengirim atau penerima surat.
28
