BAB II Landasan Teori
2.1
Definisi Data, Informasi, hingga Knowledge
Organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data, mengumpulkan, dan menghasilkan informasi, akan menghadapi risiko kondisi seperti berikut : •
Tidak tersalurkannya informasi dengan baik dalam organisasi,
•
Sering bersifat berlebihan,
•
Tersebar luas sehingga mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file kertas maupun file komputer),
•
Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas dan
•
Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu organisasi
memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang dimiliki. Karena tanpa data dan informasi tidak akan dapat menghasilkan knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data, informasi dan knowledge, perlu diketahui perbedaan di antara ketiganya, seperti berikut : •
Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai dengan analisis dan interpretasi data.
7
8
•
Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan keputusan.
•
Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupuk kelompok dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak.
2.1.1
Tipe Knowledge dalam Organisasi Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge.
Jika
ditinjau lebih lanjut, terdapat dua tipe Knowledge sebagai berikut 1.
Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam organisasi. Tacit knowledge adalah sesuai yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit Knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya.
2.
Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
9
Klasifikasi Knowledge
Mudah dikomunikasikan?
Terdokumentasi?
Tidak
Tidak
Explicit
Ya
Ya
Implicit atau tersembunyi
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Tacit
Premium
Tabel 2.1 : Tipe Klasifikasi Knowledge 2.1.2
Sifat Knowledge dalam Perusahaan Untuk membangun knowledge menjadi asset perusahaan, perlu diketahui sifat-
sifat knowledge seperti yang terdapat pada tabel di bawah ini Diantara tacit dan explicit knowledge ada yang disebut implicit knowledge atau knowledge yang tidak tampak. Premium Knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing yang tinggi dalam rangka menghadapi para pesaing. Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit knowledge para ahli dalam perusahaan yang terdokumentasi. Misalnya, komunikasi para ahli yang menghasilkan knowledgebase dan prima. Melalui premium knowledge perusahaan harus dapat menciptakan sistem pertahanan bagi knowledge nya agar tidak mudah ditiru dan berguna untuk memperpanjang umur daya saing bisnis.
10
2.1.3 Perubahan Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge Memadukan seluruh tacit, implicit, explicit, dan premium knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh Knowledge Management. Perpaduan itu, akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan, dan dilakukan kodifikasi. Akhirnya knowledge itu setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh semua orang untuk diterapkan. Tacit knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi dalam tim kerja (teamwork) dan pelatihan penyuluhan (coaching).
Kemudahan
seseorang untuk menghubungi rekan sekerja yang mempunyai kompetensi atau keahlian dalam satu bidang (connect people to people), juga merupakan sesuatu yang penting dalam organisasi. Setelah itu kita menerima dan membagikan knowledge kepada orang lain agar knowledge menjadi explicit. Proses tersebut dinamakan eksternalisasi. Knowledge yang telah diterima dan diserap, kemudian disusun secara sistematis dan dikelompokkan. Tahap ini dinamakan kombinasi. Pada akhirnya knowledge yang bersifat explicit tersebut dapat dipelajari, dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu. Proses ini disebut internalisasi. Knowledge yang telah mengalami proses internalisasi, kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah menjadi explicit knowledge demikian seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu aset knowledge organisasi akan menjadi semakin kaya dan berkembang.
11
2.1.4
Tantangan Perubahan dalam Knowledge Management Ada dua tantangan dalam perubahan yang terjadi. Tantangan pertama
perubahan dari tacit ke explicit knowledge, yakni membentuk budaya organisasi untuk saling berbagi pengetahuan (knowledge-sharing) diantara semua anggota organisasi. Tantangan berikutnya adalah membiasakan diri untuk selalu membuat dokumentasi dari seluruh aktivitas yang ada. Jika seluruh pengetahuan telah terdokumentasi, maka akan menjadi mudah bagi organisasi untuk mendistribusikan dan membagikan seluruh pengetahuan yang ada ke semua pihak yang berkompeten. Jika budaya knowledge-sharing dan dokumentasi telah terbentuk, barulah penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu dalam : •
Penyimpanan dokumentasi teks, suara, grafik, gambar, dan video;
•
Mempercepat akses pengambilan informasi (information retrieval);
•
Memperlancar dan mempercepat komunikasi knowledge-sharing; dan
•
Melakukan simulasi dan analisis keputusan
2.2
Definisi Knowledge Management
Belum ada definisi standar dari Knowledge Management. Setiap pakar Knowledge Management mempunyai pendekatan yang berbeda terhadap Knowledge Management. Berikut adalah definisi knowledge Management dari berbagai tokoh : 1.
Knowledge Management is an integrated systematic approach to identifying, managing, and sharing all of an enterprise’s information assets, including
12
databases, documents, policies and procedures, as well as previously unarticulated
expertise
and
experience
held
by
individual
workers.
Fundamentally it is about making the collective information and experience of an enterprise available to individual worker. (Regina Yu-July 2002). 2.
The systematic process of finding, selecting, organizing, distiling and presenting information in a way that improves an employee’s comprehension in a specific area of interest. Knowledge Management helps an organization to gain insight and understanding from its own experience. Specific knowledge Management activities help focus the organization on acquiring, storing and utilizing knowledge for such things as problem solving, dinamic learning, strategic planning and decision making. It also protect intellectul assets from decay, adds to firm intelligence and provides increased flexibility. (A Paulson, June 23, 1999)
3.
Knowledge Management is the conceptualising of an organisation as an integrated knowledge system, and the Management of the organisation for effective use of that knowledge. Where knowledge refers to human cognitive and innovative processes and the artefacts that support them. (University of Technology Sydney).
4.
Knowledge Management can be defined as a way to create a continous earning organization by means of increasing the chances of knowledge capturing and sharing, thus facilitating correct interpretation, decision making ang forecasting, (www.knowledgeclicks.com)
13
Dari berbagai konsep itu dapat dirangkum bahwa Knowledge Management merupakan
sistem
menggolongkan
yang
dibuat
untuk
menciptakan,
mendokumentasikan,
dan menyebarkan knowledge dalam organisasi. Sehingga,
knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi. Pengelolaan elemen sistem Knowledge Management ditujukan agar perusahaan menjadi selalu kreatif, inovatif serta efisien. Sehingga, mempunyai daya saing tinggi untuk jangka waktu yang panjang. Dengan sistem tersebut perusahaan akan dapat
semakin cepat menyusun
strategi dan bertindak untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Melalui sistem itu pula, perusahaan akan dapat terus meningkatkan nilai (value) bisnisnya sesuai dengan kompetensi inti yang dimiliki. Karena knowledge organisasi selalu berkembang dari waktu ke waktu.
2.2.1
Kekuatan Sumber Daya Manusia dan Teknologi Dari rangkuman berbagai pendapat dan pendekatan oleh berbagai kalangan
yang
menerapkannya,
Knowledge
Management
juga
membawa
kesadaran
manajemen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah teknologi digunakan dalam organisasi. Knowledge Management juga memperjelas
14
pengertian bahwa teknologi dan strategi organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya. Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki oleh suatu organisasi, kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada di belakang. Knowledge Management juga memperjelas pengertian bahwa teknologi dan strategi strategis organisasi memerlukan pemahaman yang utuh dari keduanya.
2.2.2
Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis Lima manfaat KM menurut Chase International Survey (1997) yang dapat
menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu : •
Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan .
•
Meningkatkan respons terhadap pelanggan .
•
Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses .
•
Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi .
•
Meningkatkan jumlah produk atau jasa . Dari sinilah inovasi dapat terus dilakukan. Inovasi tidak lagi hanya tanggung
jawab bagian penelitian dan pengembangan, melainkan semua orang/kelompok dalam organisasi. Selanjutnya, orientasi dan respons terhadap pelanggan tidak lagi hanya menjadi tanggung jawab bagian pemasaran dan customer service, namun menjadi nafas seluruh organisasi. Efisiensi cara kerja dan proses yang selalu dievaluasi akan membuat organisasi dapat bekerja lebih cerdas dalam memanfaatkan sumber daya yang ada dari waktu ke waktu. Tidak adanya media dan forum komunikasi di semua
15
lini yang transparan membuat evaluasi cara kerja dalam organisasi jarang dibahas secara khusus. Karena, semua orang hanyut dalam kesibukan rutin. Semua manfat Knowledge Management dapat dipetik, karena adanya kemudahan mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi pengalaman terdahulu.
Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu
bertumpu pada dokumentasi yang tersimpan dalam komputer, namun karena adanya budaya organisasi untuk melakukan knowledge-sharing melalui media dan forum yang bersifat formal maupun informal. Muara dari semua teknik dan metode manajemen (termasuk Knowledge Management) bagi kebutuhan bisnis, yakni bagaimana perusahaan dapat melayani kebutuhan pelanggan dengan melakukan beberapa hal berikut. •
Menangkap informasi.
•
Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan.
•
Beroperasi dengan fixed assets dan overhead.
•
Sumber Daya Manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal.
•
Menciptakan, berbagi knowledge, dan terus belajar.
•
Memberdayakan karyawan.
•
Melakukan inovasi.
•
Memperpendek waktu produksi.
•
Menghasilkan produk yang bermutu.
•
Mempercepat pelayanan.
tetap
16
Pelayanan kebutuhan pelanggan mustahil dapat dilakukan, apabila perusahaan tidak terus menerus memfokuskan diri, dalam memperbarui dan meningkatkan mutu knowledge karyawan maupun tim dalam pekerjaannya.
2.3 Tujuh Langkah Menyelaraskan Knowledge Management dengan Tujuan Perusahaan
Setelah bisnis inti teridentifikasi secara lengkap dengan visi dan misi yang telah dimiliki oleh perusahaan, langkah strategis berikutnya yakni menyelaraskan Knowledge Management dengan tujuan organisasi. MENDIAGNOSIS TINGKAT KNOWLEDGE PERUSAHAAN
T U J U A N O R G A N I S A S I
MENGADAKAN SHARING VISION SECARA PERIODIK
MEMBENTUK ORGANISASI PEMBELAJAR
MEMBANGUN BUDAYA KNOWLEDGE SHARING
MENGUBAH SETIAP KNOWLEDGE MENJADI TINDAKAN
D O K U M E N T A S I
MENGUKUR EFEKTIVITAS KM
MELEMBAGAKAN KM
Gambar 2.1: Langkah Menyelaraskan Knowledge Management dengan Tujuan Perusahaan
17
2.3.1
Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan Untuk menyikapi setiap tuntutan perubahan, diperlukan kecerdasan perusahaan
untuk menyikapi semua tuntutan itu. Lalu bagaimana perusahaan dapat mengetahui tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence) untuk dapat meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi, dan time to market yang pendek dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data tentang tingkat knowledge dari setiap orang guna mencari jawaban pada setiap diagram dalam diagram Delphi Group ini. Sumber Informasi
Tahu
Tidak Tahu
Tahu
Tidak Tahu
I
II
Tahu apa yang
Tahu apa yang
diketahui
tidak diketahui
III
IV
Tidak tahu apa
Tidak tahu apa
yang diketahui
yang tidak diketahui
Gambar 2.2: Diagram Delphi Group Penjelasan : Kuadran I
Tabel 2.2: Tabel Tingkat Knowledge dan Kesadaran Menggambarkan Tingkat Knowledge dan Kesadaran Adanya sumber daya knowledge perusahaan dan secara efektif telah digunakan.
II
Mengetahui kekurangan knowledge apa yang diperlukan
18
III
Memiliki Sumber daya knowledge namun tidak mengetahuinya dan tidak digunakan secara efektif.
IV
Tidak mengetahui sumber daya knowledge yang sebenarnya diperlukan dalam organisasi
2.3.2
Mengadakan Sharing Vision Secara Periodik Aktivitas sharing vision adalah menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi, dan
nilai yang dianut organisasi, dalam bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh lapisan organisasi.
Untuk menuju perusahaan yang bertumpu pada knowledge,
sharing vision mempunyai penekanan membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh karena itu data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisis dan keputusan tindakan selanjutnya.
2.3.3
Membentuk Organisasi Pembelajar Jika knowledge merupakan penerapan dari informasi melalui pengalaman yang
nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk melakukan tindakan.
Belajar
merupakan proses meningkatkan kemampuan atau mengisi ‘amunisi’ untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar. Konsep learning organization atau organisasi pembelajar, yang antara lain diawali riset Christ Arygris dari Harvard tahun ‘70an, adalah metode untuk membentuk organisasi pembelajar. Konsep ini menjadi semakin populer dan
19
diaplikasikan sejak munculnya pemikiran Peter Senge pada tahun 1990-an, dalam buku The Fifth Discipline (Lima Disiplin). Menurut Senge, untuk menciptakan organisasi pembelajar, diperlukan lima disiplin, yaitu sebagai berikut : 1. Keahlian pribadi (personal mastery). Mengembangkan keahlian pribadi yang selaras dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan. 2. Berpikir sistem (system thinking). Kemampuan untuk memandang setiap masalah secara komprehensif. Selain itu, juga mengerti hubungan antara satu hal dengan hal lain dan hubungan sebab akibat dalam organisasi. 3. Membangun visi bersama (shared visioning). Kemampuan organisasi untuk menciptakan makna yang dalam dan penuh arti agar dicapai oleh semua orang. Orang belajar dan mengatasi masalah bukan karena diindoktrinasi, tetapi karena mereka ingin melakukannya. 4. Pembelajaran tim (tim learning). Mengembangkan kemampuan tim secara bersama untuk mencapai tujuan organisasi. 5. Model mental (mental modeling). Mengembangkan model mental kita, tentang bagaimana gambaran kita dalam memandang dunia dan bagaimana kita mengambil tindakan. Kita sering tidak menyadari bahwa cara bersikap dan bertindak sangat dipengaruhi oleh bagaimana cara pandang kita terhadap sesuatu.
20
Pengertian belajar adalah berbagi informasi dan pengetahuan yang diperoleh semua pelaku organisasi melalui berbagai media dan cara. Belajar secara individual dalam organisasi merupakan sesuatu yang bermanfaat. Namun, apabila dilakukan melalui kerjasama tim, maka akan menghasilkan kekuatan yang luar biasa. Dalam organisasi pembelajar, pelatihan yang dilakukan dalam organisasi, merupakan aktivitas yang dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan sesuai dengan visi dan misi organisasi. Meningkatnya penggunaan teknologi, sering berakibat pada penciutan tenaga kerja. Namun di sisi lain teknologi sangat memerlukan keahlian dan ketrampilan manusia penggunanya. Budaya belajar akan memberi peluang bagi semua karyawan yang mampu dan mau belajar, untuk dapat tetap bekerja di perusahaan. Organisasi yang selalu belajar , akan mempunyai
kemampuan untuk
menyelesaikan diri dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian diri yang cepat akan membuat perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya di antara para pesaing. Hal itu, tentu akan sangat teoretis, jika kita ingin menerapkan organisasi pembelajar namun tidak mengetahui apa saja aktivitas dalam organisasi pembelajar ini. Organisasi pembelajar merupakan kepiawaian organisasi yang dilakukan melalui lima aktivitas berikut. 1. Memecahkan masalah secara sistematis 2. Melakukan percobaan 3. Belajar dari pengalaman masa lalu 4. Belajar dari yang lain 5. Berbagi knowledge
21
2.3.4
Membangun Budaya Knowledge-Sharing Dalam organisasi knowledge-sharing merupakan napas dari organisasi. Dalam
penerapan Knowledge Management sebagai proses berbagi pengetahuan dalam organisasi, yang paling menentukan adalah Sumber daya manusia dan budaya perusahaan.
Yang lainnya adalah Sistem Informasi dan strategi informasi serta
Struktur organisasi . Namun kendala dalam knowledge-sharing adalah sumber daya manusianya yang enggan melakukan knowledge-sharing.
Alasan mengapa orang tidak mau
melakukan knowledge-sharing, yakni sebagai berikut : 1. Mau berbagi pengetahuan, namun tidak cukup waktu untuk itu. 2. Tidak mempunyai ketrampilan dalam Knowledge Management. 3. Tidak mengerti tentang Knowledge Management dan manfaatnya. 4. Tidak ada komitmen dari manajer senior. 5. Tidak ada dana untuk Knowledge Management. 6. Kegagalan untuk mendorong knowledge-sharing sebagai budaya. Tabel Amrit Tiwana (2001) dibawah ini menunjukkan mengapa orang enggan melakukan knowledge-sharing dan solusinya. Tabel 2.3: Tabel Alasan dan Solusi Orang Segan Melakukan Knowledge Sharing Sebab Solusi Budaya Knowledge
merupakan
keamanan posisi/kedudukan
Penghargaan Ya
22
dalam pekerjaan Takut tidak mendapat nilai Ya
Ya
dan adanya rasa kecurigaan Kehilangan
kepemilikan
Ya
dalam hal keahlian Takut melakukan kesalahan Kurangnya
Ya
pemahaman Ya
akan pentingnya nilai untuk meningkatkan pengetahuan secara terus menerus. Kurangnya
mekanisme Ya
knowledge sharing Kurangnya
waktu
untuk Ya
melakukan tukar menukar pengetahuan
dan
pengalaman Tidak
adanya
menggunakan
kemauan Ya teknologi
untuk berbagi pengetahuan
Ya
23
2.3.5
Mengubah setiap Knowledge Menjadi Tindakan Budaya organisasi pembelajar, telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
organisasi namun akan sia-sia jika pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. Penerapan Knowledge Management bagi organisasi yakni untuk memperkecil dan menghilangkan kesenjangan antara kekayaan knowledge dengan tindakan (action). Lalu mensejajarkan jumlah kekayaan knowledge dengan kekayaan tindakan yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran organisasi. Kerangka Kerja Zack untuk menganalisis kesenjangan knowledge dan tindakan yang diperlukan : APA YANG HARUS DIKETAHUI PERUSAHAAN
HUBUNGAN STRATEGY KE KNOWLEDGE
KESENJANGAN KNOWLEDGE
APA YANG HARUS DILAKUKAN PERUSAHAAN
KESENJANGAN STRATEGY
APA YANG HARUS DIKETAHUI PERUSAHAAN
HUBUNGAN KNOWLEDGE KE STRATEGY
APA YANG HARUS DILAKUKAN PERUSAHAAN
Gambar 2.3: Kerangka Kerja Zack Untuk menganalisis antara knowledge dan tindakan diperlukan pemetaan yang dapat dilakukan dengan mengetahui tiga klasifikasi knowledge berikut. 1. Core knowledge merupakan knowledge inti yang diperlukan sebuah organisasi.
24
2. Advanced knowledge, adalah knowledge yang membuat keunggulan bersaing sehingga perusahaan, sekaligus mampu berhadapan langsung dengan pesaingnya. 3. Inovative knowledge, merupakan knowledge yang membuat perusahaan dapat mengubah ‘ aturan main ‘ yang digeluti dan membuat perusahaan menjadi pemimpin di jalurnya.
2.3.6
Mengukur Efektivitas Knowledge Management Efektif atau tidaknya seluruh aktivitas Knowledge Management, perlu
dievaluasi melalui pengukuran efektivitas. Berikut ini beberapa tehnik yang dapat dipakai untuk mengukur keluaran dari aktivitas Knowledge Management : a. Melakukan survey untuk mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat dari diterapkannya Knowledge Management. b. Menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam organisasi yang akhirnya dapat dihindari/diselesaikan dengan Knowledge Management. c. Seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan ketika bekerja.
2.3.7
Melembagakan Knowledge Management Jika Knowledge Management telah diterapkan perusahaan, melembagakan
knowledge Management baik secara formal maupun informal menjadi suatu kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi seluruh aktivitas Knowledge
25
Management sejak strategi perencanaan, penerapan, hingga pengukuran tingkat efektivitas Knowledge Management. Beberapa pendekatan untuk melembagakan Knowledge Management : 1. Membentuk komunitas praktisi (Community of practice) guna memfasilitasi knowledge-sharing, sebagai wujud aktivitas organisasi pembelajar. Dapat dibedakan menjadi tiga golongan berikut : Komunitas Praktisi dalam satu departemen Komunitas Praktis lintas departemen/fungsi Komunitas Praktis antar perusahaan 2. Memasukkan knowledge Management sebagai program departemen sumber daya manusia. 3. Mengaplikasikan langsung Knowledge Management tools dengan teknologi informasi. 4. Membentuk departemen khusus Knowledge Management.
2.4 Peran
Teknologi
Informasi
dalam
Knowledge
Management
Teknologi modern telah memungkinkan setiap orang untuk mendapatkan informasi atas semua topik. Internet sebagai salah satu media yang memungkinkan informasi dapat diakses oleh setiap orang. Kemudahan akses terhadap informasi membuktikan bahwa masyarakat sedang berada pada abad informasi.
Dengan
26
menyadari bahwa pentingnya informasi dan pengetahuan, serta didukung oleh teknologi web, membuat perusahaan-perusahaan sekarang ini tertarik pada knowledge Management. Adapun
teknologi-teknologi
informasi
yang
mendukung
knowledge
Management adalah sebagai berikut : Intranet Intranet adalah jaringan yang beroperasi di dalam organisasi dengan menggunakan protokol TCP/IP, yang merupakan protokol yang sama digunakan untuk internet. Oleh karena protokol yang digunakan sama maka organisasi dapat menggunakan WEB browser dan WEB server yang sama seperti yang digunakan dalam internet. Intranet merupakan jaringan di dalam organisasi, sehingga tidak dapat diakses oleh orang di luar organisasi. Penggunaan intranet mendatangkan keuntungan yang cukup besar kepada organisasi yang menyediakan fasilitas internet seperti World Wide Web, surat elektronik dan penggunaan dokumen secara bersama-sama. Dengan hanya menggunakan WEB browser para pengguna dalam perusahaan mengakses semua informasi atau pengetahuan perusahaan. Situs WEB sangat berguna untuk mendapatkan dan mengelola isi yang secara berkala berubah dan dapat dihubungkan dengan situs-situs yang lain. Contoh aplikasi web base yang memanfaatkan teknologi intranet dan internet adalah Corporate Portal dimana semua informasi yang diperlukan perusahaan dimanage dalam satu halaman portal. Jadi di dalam halaman tersebut terdapat semua channel yang berkaitan dengan aktifitas dan informasi yang berhubungan dengan karyawan perusahaan.
27
Dengan
menggunakan
Corporate
portal,
para
pekerja
pengetahuan
(knowledge worker) di perusahaan dapat berkolaborasi satu sama lain dan juga memungkinkan adanya partisipasi pihak luar/eksternal, dengan memberikan akses kepada mereka untuk masuk ke dalam sistem ERP perusahaan guna mengetahui progress dari order mereka (outstanding receipts, delivery updates), dalam hal ini Corporate Portal berfungsi sebagai front-end sistem berfungsi sebagai front-end sistem yang menjadi jembatan dalam mengakses back-end sistem (sistem ERP perusahaan).
Dan karena karakteristiknya yang Web enable dengan koneksi
internet, maka para karyawan dapat dengan mudah dari mana saja dan kapan saja mengakses sitem ERP melalui halaman Portal ini untuk melakukan tukar menukar informasi. Document Management Systems Sistem pengelolaan dokumen merupakan penyimpanan dari dokumen penting perusahaan dan juga merupakan penyimpanan dari pengetahuan explicit. Sistem ini merupakan alat yang sangat berharga dalam penciptaan dan proses dokumen yang kompleks. Sistem pengelolaan dokumen unggul dalam pengendalian suatu proses dari pembuatan dokumen, pemrosesan dan peninjauan.
Beberapa
organisasi menerapkan sistem manajemen pengetahuan dengan menggunakan sistem pengelolaan dokumen karena dengan berkembangnya organisasi maka semakin banyak dokumen atau pengetahuan explicit yang dihasilkan dalam perusahaan, sehingga akan semakin sulit dalam mengelola dan mencari dokumen yang diinginkan . Information Retrieval Engines
28
Mesin pencari informasi ini dapat ditemukan dalam bentuk search engine di internet dimana information retrieval engines menggunakan natural language query dalam menemukan informasi yang kita butuhkan. Mesin pencari menjadi pendukung sistem manajemen pengetahuan dalam pencarian informasi baik yang berupa dokumen, presentasi, gambar, video, diskusi, situs-situs dan sebagainya. Relational and Object Databases Object databases dan object relational databases banyak diterapkan di dalam perusahaan-perusahaan
dalam
bentuk
sistem
informasi
seperti
aplikasi
transaction processing system. Teknologi berbasis obyek (object oriented) ini menjadi sangat penting dalam mendukung sistem knowledge Management. Untuk dapat memaksimalkan penggunaan teknologi database object, diperlukan sebuah standar komunikasi seperti SQL (Structured Query Language) dan ODBC (Open Database Connectivity) supaya pengguna dapat mengakses informasi melalui relational database mereka. Electronic Publishing System Dengan kehadiran internet, intranet, atau extranet menyebabkan manajemen dan distribusi dari pengetahuan menjadi lebih kompleks. Perusahaan-perusahaan yang terdepan berusaha mengintegrasikan sistem penerbitan elektronik ke dalam sistem manajemen pengetahuan mereka. Dengan mengintegrasikan sistem penerbitan elektronik ke sistem manajemen pengetahuan mengijinkan pemakain untuk
menampilkan
informasi
dengan
format
yang
konsisten
tanpa
memperdulikan sumber, penerbit ataupun lokasi penerbitan. Sebagai bahasan yang independen untuk sebuah isi, HTML (Hyper Text Markup Language)
29
menjadi sangat penting dalam aplikasi sistem manajemen pengetahuan. Ia menyediakan sebuah presentasi yang kaya dan menampilkan struktur dari isi yang asli dengan mengijinkan pengaksesan melalui WEB browser. Groupware and Work Flow System Organisasi menggunakan sistem groupware ketika pemakai dalam sebuah kelompok atau departemen membutuhkan kolaborasi atau komunikasi dalam bertukar pikiran. Hal ini menjadikan Groupware menjadi teknologi yang sangat penting dalam pertukaran pengetahuan tacit. Groupware mengijinkan percakapan yang formal dan khusus dimana pemakai tidak dapat melakukan suatu komunikasi secara real time. Proses transfer pengetahuan sering terjadi pada suatu keadaan khusus dimana kebutuhan akan pengetahuan yang spesifik timbul pada suatu tempat di dalam organisasi, tetapi organisasi juga mempunyai jumlah besar dari proses formal yang membutuhkan pengaturan dalam penggerakan informasi. Workflows system memungkinkan pemakai untuk menyusun proses transfer pengetahuan ketika mereka membutuhkan sebuah metode penyebaran informasi yang baku. Data Warehouse dan Data Mining Tools Organisasi-organisasi sekarang ini sedang membentuk gudang data dan melengkapi manajer bisnis mereka dengan alat pencarian data untuk mengoptimalkan pelanggan, penyedia dan proses-proses internal yang ada sekarang ini dan juga untuk menemukan hubungan kerja sama yang baru dengan mereka.
Penerapan dan penggunaan gudang data menjadi semakin luas
diterapkan sejak setiap orang yang terdapat dalam organisasi berbasis
30
pengetahuan membutuhkannya dalam membuat keputusan berdasarkan sejumlah data yang komplek. Sistem manajemen pengetahuan harus menyediakan suatu cara untuk menjelaskan dan menyediakan akses ke laporan yang umum sehingga pemakai tidak perlu mengenal lebih baik tentang alat pecarian data secara teknik dalam menentukan data secara teknik dalam menentukan data dan juga akses ke laporan pada topik yang mereka cari.
