BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Pengertian sistem informasi menurut Whitten Jeffrey L. (2004) adalah sebuah sistem yang mengatur orang-orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan keluaran informasi yang diperlukan untuk mendukung suatu organisasi. Menurut O'Brien (2006, P.5), Sistem Informasi adalah merupakan penggabungan dari manusia, software, hardware,
jaringan komunikasi, dan
sumber daya data lain yang telah dikumpulkan, diolah, disimpan, dan disimpulkan menjadi sebuah informasi. Sedangkan menurut Laudon (2009, P.8), Sistem Informasi
merupakan
suatu
bagian
yang
saling
berhubungan
untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mengambil keputusan dan mengendalikan suatu organisasi. Sedangkan menurut UK Academy Information System (Ward and Peppard, 2002, P.3), "information systems as the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, use, and disseminate information". Dengan demikian dapat diartikan berdasarkan Ward and Peppard bahwa sistem informasi sebagai suatu sarana bagi orang-orang dan organisasi yang memanfaatkan teknologi dengan cara mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. 9
10
Walaupun banyak perusahaan yang mencoba melakukan investasi sistem informasi, dikarenakan fungsi sistem informasi semakin kritis untuk perusahaan terutama dalam menghadapi kompetisi yang semakin berkembang serta masih banyak perusahaan yang kurang mengerti akan konsep sistem informasi sebagai suatu keseluruhan. Hal ini menyebabkan perusahaan tidak dapat menentukan dan mengukur sistem informasi secara konsisten (Chen, Mocker, Preston, dan Teubner, 2010). Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi yang mengolah kebutuhan transaksi harian dengan tujuan untuk mendukung fungsi operasional organisasi yang bersifat mengatur segala kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan sebuah informasi yang diperlukan untuk mengambil sebuah keputusan.
2.2 Strategi Sistem Informasi Strategi sistem informasi menurut Ward and Peppard (2002, P.44), "IS Strategy defines the organization's requirement or demmand for information and system to support the overall strategy of business". Sehingga dapat disimpulkan bahwa strategi sistem informasi menentukan kebutuhan organisasi atau kebutuhan informasi dan sistem untuk mendukung semua strategi di dalam bisnis. Sedangkan strategi sistem informasi menurut Chen et al. (2010, P.237), "IS Strategy is an organizational perspective on then investment in deployment, use, and management information system". Sehingga dapat diartikan bahwa strategi sistem informasi adalah bagian dari strategi organisasi yang secara
11
perspektif yang disebarkan, digunakan, dan diatur oleh manajemen sistem informasi. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan, strategi sistem informasi harus mendukung strategi bisnis. Strategi sistem informasi dapat dilihat dari level organisasi daripada level fungsional. Chen et al. (2010, P.237) juga mengidentifikasi tiga konsep strategi sistem informasi, yaitu : 1. Strategi sistem informasi digunakan untuk mendukung strategi bisnis. Konsep ini memberikan saran agar strategi sistem informasi harus berhubungan dengan strategi bisnis perusahaan. Seperti contoh strategi bisnis ingin menjadi cost leadership, maka strategi sistem informasi tersebut berupa inisiatif sistem informasi yang membantu organisasi meningkatkan posisi biayanya. 2. Strategi sistem informasi sebagai rencana utama dari fungsi sistem informasi. Bertujuan untuk mengidentifikasi asset sistem informasi yang dibutuhkan dan mengalokasikan asset sistem informasi yang ada dengan cara yang lebih efisien. 3. Strategi sistem informasi sebagai tinjauan bersama dari peran sistem informasi dalam organisasi. Konsep ini merupakan perspektif organisasi yang memimpin keputusan bisnis dan aktivitas sistem informasi lainnya yang terkaitdengan masa depan.
12
Oleh karena itu, strategi sistem informasi harus berhubungan dengan prioritas pada strategi bisnis dan strategi sistem informasi harus berdasarkan dengan persetujuan yang telah dibuat antara sistem informasi dan bisnis, dimana Chief Information Officer (CIO) dan eksekutif bisnis lainnya harus konsisten dalam penilaian yang diberikan terhadap strategi sistem informasi perusahaan (Chen et al., 2010). Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa strategi sistem informasi adalah strategi organisasi untuk mendukung strategi bisnis yang ada di dalam perusahaan.
2.3 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Perencanaan Strategi Sistem Informasi merupakan rencana jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan (Turban, 2003, P.432).. Untuk mencapai keberhasilan perencanaan strategi sistem informasi dalam implementasinya, perlu pendekatan yang disesuaikan dengan lingkungan organisasi.Tidak ada metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang bersifat universal untuk semua bentuk organisasi, beberapa metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang ada hanya boleh dilakukan sebagai pendekatan. (Malik, Raja, Mohamed, 2003). Aspek utama yang terkandung dalam perencanaan strategi sistem informasi adalah menyelaraskan perencanaan sistem informasi dengan perencanaan bisnis melalui koordinasi antara bisnis dan fungsi perencanaan sistem informasi.
13
Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi sistem informasi adalah rencana strategi sistem informasi jangka panjang untuk mencapai tujuan perusahaan.
2.4 Rumah Sakit Rumah sakit merupakan suatu organisasi yang terdiri dari tenaga medis yang profesional dan terorganisir serta sebuah sarana atau tempat dimana terdapat sebuah pelayanan berupa dokter, perawat, serta diagnosis penyakit dan pengobatan yang diderita oleh pasien (Rahayu, 2009). Rumah sakit adalah sebuah organisasi yang kompleks (Kernick, D., 2004).Namun penggunaan sistem informasi dalam bidang pelayanan kesehatan termasuk lambat (Detmer, D. E. & Steen, E. B, 2005).Pertimbangan organisasi pelayanan kesehatan untuk menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi adalah untuk meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, meningkatkan pelayanan dan keselamatan pasien. Rumah sakit merupakan suatu tempat yang terorganisasi dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien, baik bersifat dasar, spesialistik maupun subspesialistik.selain itu, rumah sakit juga dapat di gunakan sebagai lembaga profesi kesehatan (Adisasmito, 2007:1) Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara keseluruhan yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
14
Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa rumah sakit adalah salah satu lembaga kesehatan bagi semua kalangan masyarakat yang terdiri dari dokter, perawat, dan tenaga medis maupun tenaga non medis dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan yang bermutu dan terjangkau oleh semua kalangan masyarakat.
2.5 Sistem Informasi Rumah Sakit Sistem informasi rumah sakit menurut Sabarguna (2008), menjelaskan bahwa sistem informasi rumah sakit adalah suatu sistem yang berkaitan dengan mengumpulkan, mengelola, menyajikan informasi, analisis, menyimpulkan informasi serta menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua kegiatan rumah sakit. Sistem informasi rumah sakit juga menunjang proses fungsi pada manajemen dan memudahkan pengambilan keputusan dalam memberikan pelayanan kesehatan didalam rumah sakit. Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan sistem komputer yang kompleks yang dirancang untuk mengatur informasi yang dibutuhkan dalam rumah sakit.Sistem ini merupakan alat yang digunakan dalam departemen internal maupun antar departemen dalam satu rumah sakit (Linda Roussel, Rusell C. Swansburg dan Richard J. Swansburg, 2005). Secara garis besar ada dua macam sistem informasi rumah sakit, administratif dan klinis.Kedua macam sistem ini dapat dibedakan dari tujuan dan tipe data yang ada didalamnya.Sistem informasi administratif terutama berisi data administratif atau keuangan yang pada umumnya digunakan untuk menunjang fungsi manajemen dan operasional umum dari rumah sakit, sebagai contoh sistem
15
informasi administratif berisi informasi yang berguna untuk melakukan manajemen sumber daya manusia, keuangan, manajemen barang, billing pasien atau jadwal kerja. Sedangkan
sistem
informasi
klinis
mengandung
informasi
yang
berhubungan dengan klinis dan kesehatan yang digunakan oleh penyedia layanan untuk melakukan diagnosa dan tindakan kepada pasien serta melakukan monitoring untuk kepentingan pasien. Sistem informasi klinis pada umumnya berbeda tiap departemen, seperti radiologi, farmasi, laboratorium, rekam medis elektronik Sistem informasi rumah sakit (SIRS) merupakan suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisis, dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit. (Dr. dr. H. Boy S. et al., 2005). Lebih lanjut (Handoyo et. al., 2011) menjelaskan bahwa sebuah sistem informasi rumah sakit diharapkan terintegrasi dengan fungsi-fungsi medis, keuangan, serta manajemen menjadi subsistem dalam sebuah sistem informasi rumah sakit, subsistem tersebut merupakan unsur dari sistem informasi rumah sakit yang bertugas untuk menyediakan informasi berdasarkan fungsi-fungsi yang telah ada untuk memudahkan pelayanan pada suatu rumah sakit. Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi rumah sakit adalah sebuah sistem berupa data yang telah dikumpulkan, diolah dan disimpulkan menjadi sebuah informasi yang siap digunakan dan dibutuhkan oleh
16
rumah sakit dan telah terintegrasi dengan sistem satu dan yang lainnya sehingga memudahkan rumah sakit untuk memberikan pelayanan kepada pasien.
2.6 Definisi Logistik Logistik menurut Donald J.Bowersox (2002),didefinisikan sebagai Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahaan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari supplier, di antara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan. Manajemen
logistikmerupakan
serangkaian
kegiatan
perencanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi, 2004). Logistik adalah salah satu subsistem di rumah sakit yang memiliki tugas untuk menyediakan barang dan bahan dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien untuk kegiatan operasional rumah sakit. Dari definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa logistik adalah proses pengelolaan mulai dari kegiatan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
17
2.7 Konsep Manajemen Logistik Rumah Sakit Menurut Siagian (2002) menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai
perencanaan
dan
penentuan
kebutuhan
pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat. Manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik, Donald J.Bowersox (2002) menyatakan sebagai berikut: Fungsi logistik: Sarana manajemen:
Fungsi manajemen:
Man
Planning
Money
Organizing
Material Machine
Fungsi Perencanaan Fungsi Penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi Penyimpanan
Actuating Fungsi Penyaluran
Controlling
Method
Fungsi Penghapusan
Markets
Fungsi Pengendalian
Gambar 2.1 Sistem Manajemen Logisik Sumber (Donald J.Bowersox, 2002) Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang
18
ditetapkan.Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orangorang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan. Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai.Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machine atau mesin digunakan
untuk
memberi
kemudahan
menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
atau
19
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan.Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen. Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur manajemen diproses melalui fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi logistik.
2.7.1 Tujuan Manajemen Logistik Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan maupun organisasi tidak mampu
20
mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki, secara umum kegiatan logistik memiliki tujuan, yaitu :
Tujuan operasional : agar barang dan bahan tersedia dalam jumlah yang tepat dan sesuai mutu
Tujuan keuangan : dapat melaksanakan tujuan operasional dengan biaya yang paling rendah
Tujuan pengamanan : agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.
2.7.2 Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustikasari: 2007):
Perencanaan Penghapusan
Penganggaran Pengendalian(control)
Pendistribusian
Pengadaan Penyimpanan Gambar 2.2 Siklus Logistik Sumber (Mustikasari, 2007)
Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu akan dibahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
21
2.7.2.1 Fungsi Perencanaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap organisasi(Donald J.Bowersox, 2002). Donald menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan. Pengelolaan
logistik
cenderung
semakin
kompleks
dalam
pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai
dan
berfungsi
sebagai
umpan
balik
untuk
tindakan
pengandalian terhadap devisi yang terjadi. Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas
22
dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut: a. Rencana jangka panjang (Long range) b. Rencana jangka menengah (Mid range) c. Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci.Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain: a. Rencana Pembelian b. Rencana Rehabilitasi c. Rencana Dislokasi d. Rencana Sewa e. Rencana Pembuatan. Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
23
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat. 2.7.2.2 Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya. Dalam
fungsi
penganggaran,
semua
rencana
dari
fungsi
perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang dapat dipercaya. Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
24
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah: a. Peraturan terkait b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga. Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk obat dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang. 2.7.2.3 Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan
25
sesuatu yang telah ada dalam batas efisiensi. Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah: a. Pembelian b. Penyewaan c. Peminjaman d. Pemberian ( hibah ) e. Penukaran f. Pembuatan g. Perbaikan Proses pengadaan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Penyususnan dokumen tender c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang d. Pemasukan dan pembukuan penawaran e. Evaluasi penawaran f. Pengusulan dan penentuan pemenang
26
g. Masa sanggah h. Penunjukan pemenang i. Pengaturan kontrak j. Pelaksanaan kontrak Mengingat
fungsi
pengadaan
adalah
fungsi
teknis
yang
menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain: a. Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain: 1. Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan 2. Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun. 3. Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika b. Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
27
1. Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab
keuangan,
penanggung
jawab
perlengkapan,
penanggung jawab teknis. 2. Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. 3. Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek 4. Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk 2.7.2.4 Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari:
2007)
Penyimpanan
berfungsi
untuk
menjamin
penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya dengan pemenuhan yang tepat dan biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. Faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
28
a. Pemilihan lokasi Aksesibilitas,
utilitas,
komunikasi,
bebas
banjir,
mampu
menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik. b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam: 1. Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda dan lain-lain. 2. Barang khusus: Obat, alatmedis dan lain-lain. c. Pengaturan ruang Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan. d. Prosedur atau sistem penyimpanan Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan, dan lain-lain. e. Penggunaan alat bantu f. Pengamanan dan keselamatan Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, keamanan.
gangguan
terhadap
penyimpanan
dan
tindakan
29
2.7.2.5 Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainnya. Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain: a. Proses Administrasi b. Proses penyampaian berita (data informasi) c. Proses pengeluaran fisik barang d. Proses angkutan e. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan. 2.7.2.6 Fungsi Penghapusan Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Mustikasari: 2007). Alasan penghapusan barang antara lain: a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan b. Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh
30
dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. c. Surplus dan ekses d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain: a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus. b. Aspek rencana pelaksana teknis Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain: 1) Pemanfaatan langsung: usaha merehabilitasi atau merekondisi komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru. 2) Pemanfaatan kembali: usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain 3) Pemindahan: mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
31
4) Hibah: pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah) 5) Penjualan atau Pelelangan: dijual baik di bawah tangan atau dilelang 6) Pemusnahan:
menyangkut
keamanan
dan
keselamatan
lingkungan 2.7.2.7 Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain: a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan d. Melakukan supervisi Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana pengendalian sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang baik b. Sistem informasi yang memadai
32
c. Klasifikasi
yang
selalu
mengikuti
perkembangan
menuju
standardisasi d. Pendidikan dan pelatihan e. Anggaran yang cukup memadai
2.7.3 Peran Logistik Rumah Sakit Rumah sakit merupakan suatu usaha yang melakukan produksi jasa sehingga logistik dalam rumah sakit bukan logistik pendistribusian barang, tetapi hanya menyangkut manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan untuk memproduksi jasa tersebut. Logistik dalam rumah sakit bermula dari perolehan (procurement) dan berakhir dengan dokumen penuh dari usaha pembedahan dan pengobatan. Sehingga dapat dikatakan bahwa manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses pengolahan secara strtegis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, serta pemantauan persediaan barang (stock, material, supplies, inventory, etc) yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit. Menurut bidang pemanfaatannya bahan dan barang yang harus disediakan di rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi : a.
Logistik Obat Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit.Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik tergolong tinggi.Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.
33
b.
Logistik Alat Kesehatan Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit.Masalah utama yang sering terjadi adalah manajemen inventaris yang kurang baik, sehingga mengakibatkan alat kesehatan yang disimpan berlebihan.
b.
Logistik Food and Baverages Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien atau untuk karyawan rumah sakit. Masalah yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan mutu proses yang bervariasi.
c.
Logistik Bahan Habis Pakai Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan habis pakai.Masalah yang paling sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang berlebihan.
d. Logistik Barang Kuasi Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan barang kelengkapan administrasi rumah sakit.Masalah yang sering terjadi adalah sediaan barang kuasi ynag terlalu banyak. e. Logistik Peralatan Medis dan Non Medis Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non medis
yang
digunakan
dalam
memberikan
pelayanan
kesehatan.Masalah yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat dan persediaan suku cadang. f. Logistik Sarana dan Prasarana Gedung
34
Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit. Nilai sarana dan prasarana gedung rumah sakit dapat mencapai sekitar 40% dari nilai aset total rumah sakit. Masalah yang sering muncul : 1) Pembangunan sarana dan prasarana yang tidak efisien 2) Pemeliharaan saran dan prasarana yang tidak sesuai standar yang tidak ditentukan. g. Logistik Linen Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan kelompok linen. Masalah yang dihadapi adalah sediaan yang berlebihan dan proses yang bervariasi.
2.8 Analisis SWOT Menurut Kurtz (2008, p. 45), SWOT analisis adalah suatu alat perencanaan strategik yang penting untuk membantu perencana untuk membandingkan kekuatan dan kelemahan internal organisasi dengan kesempatan dan ancaman dari external. Menurut Kurtz (2008, p. 46), step dari SWOT analisis dapat dilihat pada gambar 2.3
35
Gambar 2.3 SWOT analisis Sumber (Kurt, 2008 p.46)
Menurut Pearce dan Robinson (2007,134), analisis SWOT perlu dilakukan karena analisa SWOT untuk mencocokkan “fit” antara sumber daya internal dan situasi eksternal perusahaan. Pencocokkan yang baik akan memaksimalkan kekuatan dan peluang perusahaan dan meminimumkan kelemahan dan ancamannya. Asumsi sederhana ini mempunyai implikasi yang kuat untuk design strategi yang sukses. Menurut Robert W.Duncan (2007, 142), menganalisa lingkungan internal dan eksternal merupakan hal penting dalam proses perencanaan strategi. Faktorfaktor lingkungan internal di dalam perusahaan biasanya dapat digolongkan sebagai Strength (S) atau Weakness (W), dan lingkungan eksternal perusahaan dapat diklasifikasikan sebagai Opportunities (O) atau Threat (T). Analisis lingkungan strategi ini disebut sebagai analisis SWOT. Menurut Thompson (2008, p.97), analisa SWOT adalah simpel tetapi merupakan alat bantu yang sangat kuat untuk memperbesar kapabilitas serta
36
mengetahui ketidakefisienan sumber daya perusahaan, kesempatan dari pasar dan ancaman eksternal untuk masa depan agar lebih baik lagi.
2.9 Strategi SWOT Menurut (Jogiyanto MH, 2006, p.47) Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, and Threats) digunakan untuk menilai kekuatan – kekuatan dan kelemahan – kelemahan dari sumber – sumber daya yang dimiliki perusahaan dan kesempatan – kesempatan eksternal dan tantangan – tantangan yang dihadapi. Para analisis SWOT memberikan informasi untuk membantu dalam hal mencocokan perusahaan sumber daya dan kemampuan untuk menganalisa kompetitif lingkungan di mana bidang perusahaan itu bergerak. Informasi tersebut dibuat berdasarkan perumusan strategi dan seleksi yaitu: 1. Analisis Kekuatan/Strength Analisis Strength Untuk mengidentifikasikan kekuatan – kekuatan perusahaan dan kemampuan – kemampuan sumber – sumber dayanya.Suatu kekuatan adalah sesuatu yang baik yang dilakukan oleh perusahaan yang meningkatkan daya saingnya. 2. Kelemahan / Weakness Analisis Weakness untuk mengidentifikasikan kelemahan – kelemahan perusahaan dan kecacatan sumber – sumber dayanya.Suatu kelemahan adalah sesuatu yang perusahaan tidak memilikinya atau yang dilakukan dengan jelek atau kondisi yang meletakan perusahaan ke posisi tidak menguntungkan. 3. Peluang / Opportunities
37
Analisis Opportunities untuk mengidentifikasikan kesempatan atau peluang pasar. Strategi yang baik adalah yang dapat mengarahkan kekuatan – kekuatan dan kelemahan – kelemahan sumber daya perusahaan untuk meraih kesempatan – kesempatan pasar yang ada 4. Ancaman / Threats Analisis Threats untuk mengidentifikasikan ancaman – ancaman yang dihadapi oleh keuntungan masa depan perusahaan (Jogiyanto MH, 2006, p.47). Tabel 2.1Strategi SWOT INTERNAL EKSTERNAL OPPORTUNITIES (O)
STRENGTHS
WEAKNESSES
(S)
(W)
STRATEGI S-O
STRATEGI W-O
Menggunakan kekuatan dengan Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang
THREATS (T)
memanfaatkan peluang
STRATEGI S-T
STRATEGI W-T
Menggunakan kekuatan untuk Minimalkan menghindari ancaman
kelemahan
menghindari ancaman
Langkah-langkah Analisa SWOT Adapun langkah-langkah dalam menganalisa SWOT adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi kelemahan dan ancaman yang mendesak 2. Indentifikasi kekuatan dan peluang yang relevan
dan
38
3. Masukkan kelemahan serta ancaman dan kekuatan serta peluang dalam pola analisis 4. Perumusan strategi penanganan kelemahan dan ancaman 5. Skala prioritas penanganan Saran untuk melakukan analisis SWOT yaitu:
Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgent untuk diatasi secara umum pada semua komponen.
Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi terlebih dahulu pada langkah 1.
Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan langkah 2) kedalam bagan deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukkan, proses, dan keluaran.
Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang dapat direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut.
Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
39
2.10 Critical Success Factor Analysis Menurut Jhon Ward dan Joe Peppard (2003) Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. Manfaat dari analisis CSF menurut Ward & Peppard (2002, p 209) adalah: •
Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen senior dalam menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.
•
Analisis
CSF
menghubungkan
proyek
SI
yang
akan
diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. •
Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu.
•
Dengan
menyediakan
suatu
hubungan
dengan
kebutuhan
informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial. •
Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan
40
perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis. •
Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
Analisis Critical Success Factor ditujukan untuk menentukan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. Tujuannya yaitu untuk menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menetukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.
2.11 McFarlan's Strategic Grid McFarlan's Strategic Griddigunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan kontribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operational, dan support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran kontribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi. Hasil tersebut dapat menjadi dasar bagi penentuan strategi SI dan kemungkinan perkembangan di masa mendatang. Penjelasan tentang empat kuadran dapa dilihat pada Tabel 2.2
41
Tabel 2.2 McFarlan's Strategic Grid Strategis
High Potential
Aplikasi yang krusial untuk Aplikasi yang mungkin berkelanjutan strategi bisnis penting dalam mencapai dimasa depan
kesuksesan dimasa depan
Aplikasi yang pada saat ini Aplikasi yang berharga tapi digunakan enterprise untuk tidak krusial untuk kesuksesan
kesuksesan
Key Operational
Support
2.12 Metode Analisis Four Stage Metodologi Four Stage digunakan agar dimana metodologi tersebut mempunyai tujuan untuk mengidentifikasi sistem informasi yang akan dibangun dan mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan sebuah organisasi. Menurut Turban (Turban et al., 1999), penekanan ini lebih ke sisi teknologi dan kegiatan perencanaan strategis SI/TI yang dibagi menjadi empat aktivitas, seperti terlihat pada gambar 3.2
Strategic Planning
Information Requirements Analysis
Resource Allocation
Gambar 2.4 Metodologi Four Stage
Project Planning
42
Sumber (Turban et al., 1999) Penjelasan masing-masing dari aktivitas pada gambar 3.1 sebagai berikut : 1. Perencanaan strategi IT (Strategic Information Planning) Aktivitas ini mengaitkan rencana keseluruhan organisasi dengan rencana IT, identifikasi portfolio aplikasi yang membantu bisnis dan identifikasi aplikasi IS/IT yang dapat meningkatkan keunggulan bersaing. Perencanaan Strategis yang dilakukan melalui:
Business System Planning (BSP) Berorientasi pada proses bisnis dan kelas data. Business System Planning dilakukan untuk menentukan database perusahaan dan aplikasi yang mendukung strategi bisinis.
Strategic of IT growth Untuk melihat indikator pertumbuhan TI dan pengeluaran organisasi sebagai dasar menentukan peran portfolio aplikasi mendatang, sumber TI (perangkat keras, perangkat lunak, dan Sumber Daya Manusia)
End/Means Analysis Untuk mengetahui kebutuhan informasi di tingkat organisasi, department, individu, atau manajerial.
Critical Success Factor (CSF) Untuk mengetahui kondisi atau faktor-faktor kritikal dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
43
2. Menganalisis kebutuhan informasi (Information Requirements Analysis) Information Requirements Analysis merupakan aktivitas analisis yang dilakukan untuk mencari detil kebutuhan informasi yang diperlukan oleh organisasi secara keseluruhan. 3. Mengalokasi sumber daya (Resource Allocation) Alokasi
sumber
daya
terdiri
merupakan
aktivitas
perencanaan,
pengembangan perangkat lunak, perangkat keras, komunikasi data, fasilitas, personil, dan aspek finansial, sesuai dengan rencana utama yang telah didefinisikan dalam Information Requirements Analysis. 4. Perencanaan proyek (Project Planning) Perencanaan proyek meliputi aktivitas pengembangan sistem sesuai dengan kerangka kerja yang direncanakan, dijadwalkan, dan dikontrol.
44
