BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Teori Manajemen Kualitas Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup kita seperti kehidupan kerja atau kehidupan sosial maupun kehidupan rumah tangga hendaknya terfokus pada upaya perbaikan terus menerus. Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan beransur. Kebalikan dari inovasi, yang dipakai dalam manajemen barat umumnya dan merupakan perubahaan besarbesaran melalui terobosan teknologi, konsep manajemen, atau teknik produksi mutakhir. Kaizen merupakan alat pemersatu filsafat, system dan alat untuk memecahkan masalah yang dikembangkan di Jepang selama 30 tahun pada suatu perusahaan utnuk berbuat lebih baik lagi. Kaizen dapat dimulai dengan menyadari bahwa setiap perusahaan mempunyai masalah. Kaizen memecahkan masalah dengan membentuk kebudayaan perusahaan di mana setiap orang dapat mengajukan masalahnya dengan bebas (Imai, 1998: 18). Kaizen tidak bersifat dramatis dan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah, menjamin kemajuan beransur yang memberikan imbalan hasil dalam jangka panjang. Jadi kaizen merupakan pendekatan dengan risiko rendah (Handayani, 2005: 5) Dalam Bahasa Jepang, kaizen berarti perbaikan yang berkesinambungan. (continuous improvement). Istilah itu mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang, baik manajer dan karyawan, dan melibatkan biaya dalam jumlah tidak
seberapa. Kaizen (改善) terdiri dari dua kanji yakni 改 (kai) artinya 改める perubahan dan 善 (zen) artinya 良い (yoi) kebaikan. Konsep kaizen cara berpikirnya berorientasi pada proses, sedangkan cara berpikir negara-negara Barat lebih cenderung tentang pembaharuan yang berorientasi pada hasil (Imai, 2005:11). Teori mengenai manajemen kualitas menurut Tazaki Group (2000:69), Kaizen (改 善) dibagi menjadi tiga segmen, menurut kebutuhan masing-masing perusahaan, yaitu :
1. Kaizen (改善) yang berorientasi pada manajemen, memusatkan perhatiaanya pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan momentum untuk mengejar kemajuan dan moral. 2. Kaizen (改善) yang berorientasi pada kelompok, dilaksanakan oleh gugus kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi atau manejemen sukarela menggunakan alat statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan menetapkan standar atau prosedur baru. 3. Kaizen (改善) yang berorientasi pada individu, dimanifestasikan dalam bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau bekerja keras.
Adapun Manfaat manajemen kualitas antara lain: 1. Membantu untuk mengetahui kriteria cacat dari bahan baku, serta output dari tiap proses.
2. Mengetahui faktor-faktor penyebab kecacatan, sehingga kualitas produk yang dihasilkan dapat dikontrol dengan mudah. 3. Mengurangi biaya produksi yang disebabkan rework dari produk yang cacat. Kaizen 改善
berarti penyempurnaan yang berkesinambungan baik dalam
kehidupan pribadi, dalam keluarga, lingkungan sosial maupun di tempat kerja, apabila diterapkan
pada
lingkungan
kerja
Kaizen（改善）berarti
penyempurnaan
berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan (Imai, 1992:4). Kaizen (改善) adalah konsep yang sangat sederhana dibentuk dari dua karakter yaitu kai yang artinya perubahan dan zen artinya baik, sehingga bila digabungkan menjadi satu kata maka secara harfiah berarti perbaikan
( Sheila Cane, 1998:23).
Kaizen telah menjadi bagian dari teori manajeman Jepang di pertengahan tahun 1980an dan para konsultan manajemen di barat dengan cepat mengambil dan menggunakan istilah Kaizen (改善) untuk diterapkan dalam praktek manajemen secara luas. Kaizen ( 改 善) dianggap milik Jepang dan cenderung membuat perusahaan Jepang menjadi kuat di bidang peningkatan yang terus-menerus dibandingkan dengan inovasi. Menurut teori ini, kekuatan besar perusahaan Jepang terletak pada perhatian mereka pada proses dan bukan pada hasil. Mereka memusatkan usaha setiap manusia dalam organisasi untuk secara terus-menerus meningkatkan apa yang belum sempurna dalam setiap tahap proses. Secara jangka panjang, hasil akhirnya bisa lebih dapat diandalkan, kualitasnya lebih baik, lebih maju, lebih menarik bagi pelanggan, dan lebih murah.
Dengan menggunakan Kaizen (改善), perusahaan akan dapat menghasilkan produk yang lebih baik atau pelayanan dengan harga yang lebih rendah, dan lebih memberikan kepuasan kepada pelanggan. (Sheila cane, 1998:26) Menurut Imai (1998:18), terdapat dua macam pendekatan dalam memecahakan masalah, yaitu : 1. Pendekatan dengan inovasi, yang menerapkan teknologi dan berbiaya tinggi. Seperti : komputer canggih dan beberapa perangkat kerja lainnya yang disertai pembelanjaan dengan dana yang besar. 2. Pendekatan dengan akal sehat, teknik-teknik sederhana yang tidak melibatkan banyak biaya. Pendekatan ini dinamakan Kaizen (改善). Konsep kaizen sangat penting untuk menjelaskan perbedaan antara pandangan Jepang dan pandangan Barat terhadap manajemen. Perbedaan yang paling penting antara konsep manajemen Jepang dan Barat adalah Kaizen Jepang dan cara berpikirnya yang berorientasi pada proses sedangkan cara berpikir Barat tentang
pembaharuan yang
berorientasi pada hasil (Imai, 1998:11). Pada Wikipedia diistilahkan sebagai perbaikan berkelanjutan (Continuous improvement). Istilah itu mencakup pengertian perbaikan yang melibatkan semua orang, baik manajer dan karyawan, dan melibatkan biaya dalam jumlah kecil. Gerakan kaizen dibagi 5 (lima) tahap atau yang dikenal 5S atau 5R dalam istilah bahasa Indonesia. Penataan atau 5R ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) merupakan unsur penting bagi manajemen yang baik. Melalui 5R karyawan mempelajari dan mempraktekan
disiplin diri. Karyawan tanpa disiplin diri tidak mungkin akan menghasilkan produk maupun layanan yang berkualitas bagi konsumen (Imai, 1998:18). Sebelum kegiatan 5S dimulai hal yang pertama harus dilakukan adalah mengambil foto di sekeliling tempat kerja. Hal ini akan sangat berguna sebagai perbandingan bilamana 5S dilaksanakan sepenuhnya
( Hirano, 1992:12).
2.2
Definisi dan Kegiatan 5S Seiri ( 整理 ) Sesungguhnya, terdapat banyak barang yang tidak diperlukan di dalam setiap pabrik. Barang yang tidak diperlukan artinya barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan produksi saat ini (Hirano, 1992:13). A. Definisi berarti membedakan dengan jelas barang yang bermanfaat dari barang sisa sampah dan membuang barang yang tidak berguna. Seiri secara langsung berarti mengatur segala sesuatu dengan rapi. Di tempat kerja banyak sekali benda yang seringkali dapat menyebabkan timbulnya gangguan operasional dalam bekerja, antara lain tentang keluhan setiap orang yang mengeluhkan sempitnya ruang kerja mereka karena terlalu banyak barang. B. Aktifitas 1. Melakukan Pemeriksaan a. Periksa Rak-rak.
•
Periksa barang yang tidak dipakai dan tidak berguna.
•
Cek barang lain selain barang yang sudah ditetapkan.
•
Rak paling atas dan bawah merupakan tempat utama menyimpan barang-barang.
b. Periksa Lemari dinding perkakas/laci/kabinet
•
Cek semua perkakas seperti palu, pemotong dan lain-lain.
•
Cek alat pengukur seperti kompas, jangka geser (vernier) dan meteran penunjuk (dial gauge).
•
Periksa barang pribadi yang biasanya tersimpan, seperti seperti majalah, komik kartun dan lain-lain.
c. Periksa Lantai
•
Bagian paling ujung atau sudut lantai merupakan tempat yang perlu mendapat perhatian.
•
Cek alat yang tidak dipakai dan tidak berguna.
d. Cek penyimpanan barang (tinta catridge, alat tulis dan lainnya)
•
Periksa barang-barang yang tidak pernah dipindahkan dan berdebu, perlu diperhatikan.
e. Periksa di luar area kerja
•
Periksa dokumen/barang yang tidak dipindahkan selama 5 tahun dan telah rusak.
•
Periksa peralatan yang tidak dipakai namun masih saja disimpan.
f. Periksa Kantor (termasuk kantor yang terletak di dalam area kerja)
•
Cek rak, lemari dinding tempat dokumen dan lemari dinding tempat dokumen yang tidak dipakai.
•
Cek produk sample atau produk demo.
2. Melakukan Pemilahan a. Pemilahan terhadap status setiap barang, alat, mesin, dokumen, ruang,
pekerjaan dan sebagainya yang diperlukan dan berkaitan dengan fungsi, tugas dan tanggungjawab dalam unit kerja dan terhadap setiap barang bersama dan barang pribadi yang diperlukan. b. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan fungsi atau kegunaannya. c. Pemilahan barang, alat, mesin. dokumen, ruang berdasarkan dan tingkat kebutuhannya ( sering-kadang-jarang ) dipergunakan. d. Pemilahan dan eliminasi barang yang tidak diperlukan pada sumbernya dengan cara pengelompokam barang ke dalam kategori“ diperlukan “ dan “ tidak diperlukan “ serta kelompok lainnya. 3. Melakukan Pembuangan a. Membuang item yang ada nilainya dengan cara :
•
Dikumpulkan menjadi satu dan dikoordinir unit tertentu.
•
Melakukan penawaran
kepada pihak lain atau mencari pembeli
yang menawarkan harga tinggi. b. Membuang item yang tidak ada nilai ekonomisnya dengan segera dan cara aman sesuai peraturan yang berlaku dan tidak mengganggu lingkungan kerja.
Seiton ( 整頓 ) Seiton merupakan kata Jepang yang berarti menyusun benda dengan cara yang rapi. Dalam konteks 5S, ini berarti menentukan tata letak yang tertata rapi sehingga dengan mudah menemukan barang yang diperlukan. Untuk mencapai langkah ini, pelat petunjuk
digunakan untuk menetapakan nama tiap barang dan sehingga setiap orang dapat menemukan dengan cepat (Yasuhiro,1995:249). A. Definisi Seiton berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas. Hal yang penting dalam kegiatan Seiton ini adalah : • Menjaga kerapian dokumen/barang, sehingga jika diperlukan mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah tanpa memerlukan waktu yang lama. • Merapikan tempat kerja. Semua dokumen dan barang yang tidak berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benarbenar bermanfaat di tempatnya. B. Aktifitas 1. Membuang segala sesuatu yang tidak berguna. Dalam aktifitas ini lakukan sesuai dengan fakta-fakta penting yang telah dijelaskan sebelumnya dalam “SEIRI”. 2. Membersihkan rak-rak penyimpanan. Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang telah ditetapkan dalam bagian “SEIRI” harus di-sub kelompokkan kembali. Selain itu rak tambahan (jika diperlukan) dibuat seminim mungkin dengan mempertimbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan yang tepat. 3. Menentukan tempat penyimpanan.
Perlu dibuat kesepakatan di unit kerja untuk menentukan cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan mempertimbangkan beberapa hal sebagai berikut : a. Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna. b. Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi antara bagian siku dan bahu. Barang yang jarang dipakai harus disimpan di tempat lain dengan membedakannya menurut penggunaan (kumpulkan semua barang yang jarang dipakai tersebut di tempat yang sama). Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan. 4. Membuat tanda tempat penyimpanan. Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori. Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label peralatan. a. Tanda Lokasi.
•
Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.
•
Ruang pertemuan atau rapat, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.
•
Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat penyimpanannya.
b. Cara penentuan nomor tanda lokasi.
Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor 1, 2, 3, … dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label dengan huruf A, B, C … secara berurutan secara vertikal. 5. Memberi label pada dokumen dan barang-barang yang disimpan. Dengan label, dapat mengetahui apa yang disimpan serta untuk memastikan kembali apapun yang disimpan pada rak itulah yang kita butuhkan. a. Label Peralatan Label ini membantu orang agar dengan mudah dapat mengidentifikasi barang/dokumen yang dicari dan juga ketika mau mengembalikannya lagi. Sebuah simbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak di mana tempat rak itu berada. b. Cara menempelkan label.
•
Label ditempel pada bagian depan suatu alat, label harus mudah dilihat, dibedakan dan dipahami oleh semua orang termasuk orang luar.
•
Gunakan berbagai warna untuk mempermudah pembedaan.
6. Membuat tabel daftar barang. a.
Lokasi rak harus dicatat dalam tabel.
b. Untuk membedakan secara tepat suatu lokasi untuk menyimpan apa, yaitu dengan mendaftar barang apa saja yang ada pada rak di dalam tabel sesuai dengan jenisnya. Misalnya rak yang berisi buku referensi dan skripsi dibedakan
tabelnya. c. Memudahkan mencari dan memperoleh apa yang dibutuhkan. d. Mempersingkat waktu pencarian apa yang diperlukan, sehingga dapat menghemat banyak waktu pencarian suatu barang. 7. Pemeriksaan bahwa semua dokumen dan barang berada sesuai tempatnya. Semua dokumen dan barang harus ditempatkan sesuai dengan label atau sebagaimana telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan mekanisme untuk memastikan bahwa semua orang di area tersebut memahami mekanisme penyimpanan dan pengembalian barang di area tersebut atau melakukan inovasi atau mencari cara lain demi kemudahan praktis.
Seisou ( 清掃 ) Konsep ini selalu mengutamakan kebersihan dengan menjaga kerapihan dan kebersihan (resik). lni adalah proses pembersihan dasar dimana suatu daerah disapu dan kemudian dipel dengan kain pel. Karena lantai, jendela, maupun dinding harus dibersihkan, seiso setara dengan aktifitas pembersihan berskala besar yang dilakukan setiap akhir tahun di rumah tangga Jepang. Meskipun pembersihan besar-besaran di seluruh perusahaan dilakukan beberapa kali dalam setahun, tiap tempat kerja perlu dibersihkan setiap hari. Aktifitas itu cenderung mengurangi kerusakan mesin akibat tumpahan minyak, abu, dan sampah. Contohnya, kalau ada pekerja yang mengeluh ada mesin yang rusak ini tidak berarti mesin itu perlu penyetelan. Sebenarnya, yang diperlukan mungkin hanya program pembersihan di tempat kerja (Yasuhiro,1995:249). A. Definisi Seiso berarti menjaga tempat kerja dalam kondisi bersih dan rapi sepenuhnya tanpa sisa kotoran dan sampah yang berserakan. Hal yang terpenting dalam melakukan kegiatan seiso adalah : a. Secara langsung melakukan kegiatan kebersihan yang berarti “menyapu dan membersihkan dalam usaha merapikan tempat kerja” termasuk tempat penyimpanan dokumen/barang. b. Area kerja tanpa sampah atau kotoran dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih nyaman. c. Menyeka dan mengelap adalah cara yang paling umum untuk memeriksa adanya kelalaian bekerja karena peralatan dalam kondisi kotor dapat
menimbulkan masalah lebih lanjut. B. Aktifitas 1. Mengelilingi area kerja dengan perasaan nyaman. a. Kebersihan lantai merupakan langkah pertama dalam membentuk hubungan yang baik dengan tempat kerja. Kondisi ini juga mempunyai efek yang besar sehingga setiap orang mau berada dan siap bekerja di tempat kerja. b. Kondisi yang bersih dapat mempengaruhi manusia secara psikologis dengan membuat diri mereka merasa nyaman dan tidak merasa stress. Menyadari pentingnya aspek kerapian, membersihkan lantai merupakan prioritas berikutnya sesudah membuang semua barang yang tidak berguna atau yang tidak diinginkan. 2. Melakukan langkah-langkah penting a. Membersihkan
area kerja sampai tuntas dan membuang semua
dokumen/barang yang tidak berguna. b. Tetapkan batasan untuk membagi area.
•
Garis pemisah untuk tempat berjalan.
•
Tetapkan simbol di lantai misalnya tidak ada penghalang di area tersebut dan sebagainya.
•
Gambar di lantai menunjukkan lokasi yang biasanya terdapat benda berukuran kecil misalnya tempat sampah, tempat dispenser, alat pemadam kebakaran dan sebagainya.
3. Menghilangkan penyebab timbulnya kotoran
Menghilangkan kotoran yang mengotori area lingkungan kerja Misalnya: spidol bekas mengajar di ruang kelas segera dibuang atau diisi ulang agar tidak menumpuk d
i
w
h
i
t
e
b
o
a
r
d
.
4. Membersihkan area kecil yang sering terabaikan. a. Lakukan pengecetan atau gosok dengan lilin untuk mencegah debu menebal. b. Di area di mana ketepatan dan presisi alat kerja dibutuhkan misalnya laboratorium harus diambil tindakan pencegahan yang sangat ekstrim terhadap kotoran seperti debu dan sisa pembuangan. 5. Melakukan pembersihan dengan seksama dan membangun lingkungan yang lebih baik di area-area : a. Di sekitar white board ruang kelas/rapat. b. Di sekitar lantai, partisi dinding, dinding dan sudut. c. Di bagian atas, di atas atap, sudut dan sisi lain. d. Tabung bola lampu dan sudut-sudutnya. e. Di bagian atas dan bawah meja termasuk sekeliling rak.
Seiketsu ( 清潔 ) Seiketsu yaitu usaha yang terus menerus untuk mempertahankan 3S tersebut diatas, yakni Seiri, Seiton dan Seisou. Pada prinsipnya mengusahakan agar tempat kerja yang sudah menjadi baik dapat selalu terpelihara. Di tempat kerja yang rawat, kerawanan dan
penyimpangan dapat segera dikenali, sehingga berbagai masalah dapat dicegah sedini mungkin (Kristianto, 1995: 47). A. Definisi Seiketsu merupakan sebuah kegiatan standarisasi di mana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui Seiri, Seiton dan Seisou. Pada waktu yang sama penerapan kontrol visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi, karena dapat membantu meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah yang benar. Karena itu, Seiketsu dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu: 1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan Seiri, Seiton dan Seisou. 2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan dengan tepat dan memenuhi standar (control visual). B. Aktifitas 1. Untuk mempertahankan 3 (Tiga) S yang pertama, berikut hal yang harus dilakukan; a. Menentukan langkah-langkah dalam standarisasi. Dalam menetapkan standar diperlukan partisipasi seluruh tim kecil (small group) dalam setiap unit kerja. Masing-masing tim kecil akan menetapkan standar masing-masing tim yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Dokumen dan barang, serta area dengan karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap tim kecil. Demikian juga masing-masing unit kerja harus menetapkan standar dan
membahas perbaikan yang diperlukan melalui proses yang sama dengan tim kecil tersebut, yaitu dengan cara :
•
Set standar area.
•
Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing tim kecil dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar unit kerja.
•
Mengumpulkan standar unit kerja untuk dikembangkan sebagai standar bersama di tingkat sekolah.
•
Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru yang ditetapkan oleh administrator (standar sekolah).
•
Menerapkan standar tersebut dalam tim.
b. Prinsip prinsip menetapkan standar.
•
Tetapkan standar pada area-area seperti lantai,
tempat Menerapkan
standar tersebut dalam tim.
•
Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, ruang P3K, laboratorium, tempat penyimpanan dan sebagainya. Contoh: Peralatan yang memerlukan penetapan tandar di dalam kantor antara lain sebagai berikut : o Meja kerja o Kursi. o Lemari dinding dan tempat penyimpanan file.
o Papan tulis. o Telepon. o Mesin tik. o Mesin fotokopi. o Mesin fax. o Rak-rak. o Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan ceret. o Kipas angin. o Pendingin udara (AC). o Gantungan kunci dan sebagainya. Contoh: Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet antara lain o Tempat cuci tangan. o Barang barang yang bersih. o Tisu gulungan. o Cermin. o Pengering tangan. o Tempat sampah. o Sabun dan sebagainya. c. Menjadwal pelaksanaan 5S. Masing-masing unit kerja harus membuat jadwal waktu 5S secara jelas yang
mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day. d. Menjadwal Audit 5S. Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap perbaikan yang dilakukan, perlu dilakukan audit internal dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah karyawan mengabaikan pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten. 2. Menetapkan standar kontrol visual Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat memahami pesan cepat dan akurat. Kontrol visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia guna pencarian dokumen / barang peralatan yang disimpan di suatu tempat. Dengan menerapkan kontrol visual di seluruh unit kerja, maka akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien. Jenis kontrol visual. a. Label ( simbol atau huruf): • Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan barang- barang yang
dicek secara visual. • Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan yang rumit. • Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan pemeriksaan peralatan dalam masa penilaian. • Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggung jawab. • Jenis tanda-tanda lainnya. Contoh: Jenis kontrol visual yang berbeda : • Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan. • Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan. • Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian area • Indikasi kondisi atau keadaan yang tidak biasa. • Label-label pada dokumen, peralatan, dan lokasi. • Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart). • Tanda-tanda yang menunjukkan arah. b. Batas kontrol. • Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran seperti kondisi normal/abnormal dan kondisi yang sebenarnya. • Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti tanda sesuai (Match Mark) • Tentukan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.
c. Ide visual. • Buat sebuah peta yang menyatakan area yang bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan secara hati-hati di sekolah (bila ada). • Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.
Shitsuke ( 躾け) Shitsuke adalah metode yang digunakan untuk memotivasi pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja terbiasa mentaati aturan (rajin). Hal ini dianggap sebagai komponen yang paling sukar dari 5S. Untuk aktivitas ini, pekerja Jepang diharapkan melatih pengandalian diri sendiri, bukan dikendalikan manajemen (Yasuhiro, 1995:266). A. Definisi Kedisiplinan untuk mempraktekan 5S dalam keseharian, membuatnya menjadi kebiasaan dan akhirnya menjadi suatu budaya dalam melakukan pekerjaan seharihari.Aktifitas B. Aktifitas 1. Membuat lembaran pemeriksaan pelaksanaan 5S secara bulanan sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan dalam S4. 2. Melakukan revisi 5S secara ketat setiap bulan dengan merencanakan jadwal tahunan berupa tanggal, waktu, area dan pemeriksa untuk melakukan penilaian (audit). Jangan lakukan pembatalan atau penundaan dan kunjungan kecuali jika kondisi yang amat tidak biasa terjadi. 3. Melakukan pertemuan bulanan small group, unit kerja dan pimpinan sekolah yang memastikan kembali bahwa kegiatan berjalan dengan lancar karena masalahmasalah yang diprediksi terbuka untuk dibahas dengan cara brainstorming. 4. Melakukan Evaluasi (Auditor) a. Prosedur Evaluasi.
Proses evaluasi kegiatan 5S dibuat berdasarkan sistem pembuatan nilai yang berhubungan dengan sasaran yang ditetapkan sebelumnya dengan bobot nilai yang
lebih
tinggi kearah kegiatan yang penting. Proses evaluasi harus
dilaksanakan setiap bulan dengan
menetapkan
tanggal
dan waktu
pemeriksaan. Area yang akan dievaluasi harus memberikan laporan tertulis atas kemajuan yang dicapai pada pemeriksa setiap kali kunjungan dilakukan. Pemeriksa (auditor) akan mengisi formulir penilaian 5S sesuai dengan laporan dan area actual yang diperiksa kemudian membuat rekomendasi dan saran perbaikan jika diperlukan. Selanjutnya nilai yang telah dihitung dikirim ke koordinator 5S untuk dibandingkan hasil yang telah dicapai di unit kerja sebelum membuat kesimpulan akhir atas seluruh kemajuan aktivitas. b. Penilaian standar Seiri, Seiton dan Seisou dibuat berdasarkan penilaian pemeriksa di mana masing-masing auditor akan menilai hasil dan menghitung rata-rata nilai akhir atau melaksanakan pertemuan yang membahas masingmasing sudut pandang pemeriksa sebelum menyimpulkan nilai untuk masingmasing area yang dinilai. Penilaian akan dilaksanakan pada tiga tingkat jabatan yang berbeda yaitu dalam tim kecil , kemudian tingkat kepala unit kerja (middle management) dan tingkat sekolah (top management). Catatan: tim kecil harus menilai kinerja mereka secara konsisten setiap bulan bahkan sesudah melewati pemeriksaan terakhir oleh kepala unit kerja dan pimpinan sekolah guna memastikan kembali standar yang terbaik. c. Formulir evaluasi.
Membuat formulir untuk keperluan evaluasi tersebut di atas. 5. Melakukan Penilaian (Auditor) Penilaian kemajuan untuk 5S akan dilaksanakan setiap bulan melalui akumulasi nilai (angka) kemajuan dari aktivitas yang dilakukan dalam tim kecil dari masingmasing unit kerja, kemudian menyerahkan hasil tersebut kepada pimpinan sekolah engan salinan dikirimkan ke Tim 5S untuk memperoleh kesimpulan secara menyeluruh.
2.3 Konsep PDCA (Plan, Do, Check, Action) Langkah pertama dari kaizen adalah menerapkan siklus PDCA (plan, do, check action) sebagian sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen. Hal ini berguna dalam mewujudkan kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki atau meningkatkan standar. Siklus ini merupakan konsep yang terpenting dari proses kaizen (Imai, 2005: 4). Rencana (plan) berkaitan dengan penetapan target untuk perbaikan, karena kaizen adalah cara hidup, maka harus selalu ada perbaikan untuk semua bidang, dan perumusan rencana guna mencapai target tersebut. Periksa (check) merujuk pada penetapan apakah penerapan tersebut berada pada jalur yang sesuai rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Tindak (action) berkaitan dengan standarisasi prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya (Imai, 2005: 5). Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai siklus PDCA (PDCA Cycle): 1.
Plan (Merencanakan) Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan proses ataupun permasalahan yang ingin dipecahkan, kemudian menentukan Metode yang akan digunakan untuk mencapai Target atau Sasaran yang telah ditetapkan tersebut. Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process Improvement Team) dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang berada di dalam Tim tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk melakukan perencanaanperencanaan yang telah
ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan sumber daya lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam Tahap PLAN ini. 2.
Do (Melaksanakan) Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di Tahap PLAN termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan data (data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.
3.
Check (Memeriksa) Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasilhasil dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan.
4.
Act (Menindak) Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan yang seperlunya terhadap hasilhasil dari tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang dicapainya, antara lain : a) Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupasolusi terhadap masalah yang dihadapi dalam pencapaian Target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya tidak mencapai apa yang telah ditargetkan.
b) Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk menstandarisasi-kan cara ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan, Tindakan
Standarisasi ini dilakukan jika hasilnya mencapai Target yang telah ditetapkan. Siklus tersebut akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process Improvement).
2.4 Konsep Gemba Kaizen Selanjutnya di Jepang dikenal konsep gemba kaizen, suatu budaya yang dijaga ketat sampai sekarang. Gemba Kaizen merupakan salah satu filosofi budaya Jepang yang sampai saat ini masih diterapkan ditempat kerja dan sudah diakui efektifitasnya. Kebanyakan diterapkan di industri-industri berskala kecil dan besar. Banyak juga perusahaan Jepang yang kegiatan produksinya mengalami masalah. Antara lain persediaan atau stok yang berlebihan, barang produksi yang cacat atau tidak layak, jam kerja atau jam operasional yang tidak efisien. Berbagai masalah inilah yang dapat mengakibatkan berbagai peluang yang seharusnya dapat meningkatkan keuntungan atau laba tetapi justru mengalami penurunan laba dalam suatu perusahaan Gemba kaizen sering kali menghasilkan perbaikan dramatis dan mengesankan. Dalam konteks yang lebih khusus gemba adalah tempat dimana produk atau layanan dibuat (Imai, 1998: 11). Gemba adalah ‘real place’ yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi. Di dalam bisnis, gemba adalah tempat dimana suatu aktifitas yang bernilai (valueadding) untuk dapat memuaskan konsumen. Gemba di dalam manufacturing industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan, produksi dan penjualan produk. Didalam ‘service’ gemba adalah tempat dimana customer berinteraksi dengan tempat pelayanan jasa. Gemba adalah guru yang nyata dan memberikan data yang real. Gemba sendiri artinya adalah tempat kerja, bentuknya bisa bermacam-macam, misalnya : pabrik, bengkel, rumah, toko dan lain sebagainya. Dimana tempat tersebut adalah tempat berlangsungnya suatu produksi atau menghasilkan sesuatu. Gemba di dalam
Manufacturing Industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan, produksi dan penjualan produk. Gemba kaizen di Jepang selalu menekankan tindakan dan perbuatan. Berikut ini adalah sepuluh aturan dasar mempraktekkan kaizen di gemba: 1. Tinggalkan gagasan konvensional yang serba kaku. 2. Pikirkan bagaimana caranya, bukan mengapa takdilakukan. 3. Jangan berdalih. 4. Jangan mencari kesempurnaan. Lakukan segera, meskipun kemungkinan berhasil hanya50%. 5. Lakukan koreksi segera bila ada kesalahan. 6. Jangan terlalu mengandalkan dana material untuk kaizen (改善), gunakan hikmat dan kebijaksanaan. 7. Kebijakan berkembang bila menghadapi tekanan dan tantangan. 8. Bertanyalah ”mengapa?” 5 kali sampai sumber masalah utama ditemukan. 9. Kebijaksanaan dari sepuluh orang adalah lebih baik dari pengetahuan satu orang. 10. Ingatlah, peluang kaizen (改善) tidak ada batasnya. Semua orang di dalam suatu perusahaan harus bekerja bersama untuk mengikuti dua pilar dasar pada saat melakukan Kaizen ( 改善 ) di dalam gemba, yaitu : Housekeeping, muda elimination. Housekeeping
Merupakan hal yang sangat diperlukan di dalam good manajement Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk mendapatkan product atau service yang berkualitas Muda elimination atau Sevenwaste Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yang tidak ada atau tidak memberikan tambahan nilai pada produk atau service. Kaizen lebih menekankan muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan cost dibanding meningkatkan investasi. Dibawah ini adalah Muda elimination atau Sevenwaste : Muda of over production yaitu memproduksi melebihi yang diinginkan oleh konsumen sehingga menimbulkan stock. Muda of inventory, ini adalah hasil adanya over production, jika dapat memproduksi sesuai yang dibutuhkan pada proses selanjutnya berarti telah melakukan eliminasi muda ofinventory. Muda of waiting, seringkali ditemukan seorang operator menunggu materil tiba baru kemudian mereka menghidupkan mesin, hal ini merupakan sesuatu yang tidak ada nilainya (non-value added) ketika operator hanya melihat dan menunggu. Muda of motion , ketika operator berkeliling untuk mencari alat-alat atau untuk mendapatkan benda kerja merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no valueadded)
Muda of transportation, ketika material bergerak diatas truk, conveyor, forklift merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no value added). Muda of producing rejects, menghasilkan reject cenderung mengakibatkan rework atau bahkan material terbuang sia-sia (big muda). Muda of processing , dengan menyusun lagi aliran proses dengan baik seringkali dapat menghilangkan beberapa proses yang tidak perlu.
