6
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Jeffrey L. Whitten, pada bukunya yang berjudul Systems Analysis and Design Methods (Whitten, 2001), secara umum sistem dapat diartikan sebagai suatu rangkaian prosedur, metode, dan cara kerja yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah mengalami pengolahan lebih lanjut sehingga mempunyai kegunaan tertentu. Pengertian data sendiri adalah suatu keterangan yang masih bersifat mentah dan memerlukan pengolahan lebih lanjut jika ingin dimanfaatkan. Bagaimana cara mengolah dan jenis data apa saja yang akan dimanfaatkan, semuanya tergantung kepada bentuk dan kebutuhan dari tiap organisasi. Organisasi yang dimaksud didalam tulisan ini adalah kumpulan dari orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai satu tujuan tertentu. Dari penjabaran diatas, pada akhirnya Whitten menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur, metode dan cara kerja dari sekumpulan orang yang bertujuan untuk mengolah dan memanfaatkan data yang tersedia guna menghasilkan suatu informasi yang bisa digunakan didalam mencapai tujuan tertentu. Keberhasilan suatu sistem informasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan biasanya diukur dengan efektifitas, dimana efektivitas itu sendiri berhubungan dengan faktor kualitas dan kuantitas yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan user dan kualitas layanan dari Sistem Informasi KRS On
7 Line. Pengukuran efektifitas ada beberapa pengertian terhadap efektifitas, sebagai contoh suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif jika memenuhi syarat sebagai berikut, yaitu: -
Sesuai dan memenuhi tujuan dan objektifitas
-
Implementasi sistem yang tepat waktu
-
Memiliki aturan dan prosedur yang jelas
Untuk meningkatkan potensi dan kemampuan dari suatu Sistem informasi, didalam perkembangannya semakin banyak digunakan teknologi informasi yang merupakan gabungan dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi komunikasi (data, gambar dan suara) sebagai suatu alat pendukung berjalannya sistem pada pengembangan berbagai jenis aplikasi yang digunakan untuk berbagai tujuan yang berbeda.
8
2.2 Proses Pengembangan Sistem 2.2.1 Siklus Sistem Suatu sistem selalu mengalami suatu kondisi yang dinamakan sistem life cycle yang bisa dilihat pada gambar berikut : Conversion
LIFE CYCLE STAGE
LIFE CYCLE STAGE
SYSTEM DEVELOPMENT
Lifetime of a System
Using System Development Methodology
SYSTEM OPERATION AND SUPPORT
Using Information technology
Obsolescence
Gambar 2.1 Siklus Sistem (Whitten, 2001)
Berdasarkan gambar diatas bisa dilihat bahwa proses pengembangan suatu sistem merupakan bagian dari suatu siklus yang berlangsung terus menerus selama organisasi yang menggunakan sistem tersebut masih beroperasi. Pengembangan suatu sistem bisa didasari atas berbagai permasalahan yaitu antara lain kebutuhan akan kecepatan proses dan keakuratan yang lebih tinggi atau adanya peningkatan jumlah data yang harus diproses dan lain sebagainya. Meskipun permasalahan tersebut dapat diatasi dengan pengembangan suatu sistem informasi, kenyataannya
9 bahwa ketika sistem tersebut diimplementasikan akan timbul permasalahan baru yang menuntut terus diadakannya proses pengembangan terhadap sistem tersebut. Alasan itulah yang menyebabkan pemilihan suatu metodologi yang tepat didalam mengembangkan suatu sistem informasi akan sangat menentukan kehandalan sistem yang dihasilkan, berapa lama sistem tersebut akan bertahan, seberapa efektif sistem tersebut akan memberikan keunggulan tertentu dan apakah pengembangan telah disesuaikan dengan kondisi internal dari organisasi.
2.2.2 Metodologi Pengembangan Sistem Menurut Whitten (Whitten, 2001), system development methodology adalah serangkaian aktivitas, metode, panduan, hasil dan alat bantu yang digunakan oleh pengembang sistem didalam mengembangkan dan menjaga sebagian atau keseluruhan sistem informasi dan software yang dikembangkan, agar selalu didalam kerangka konsistensi dan terdokumentasi secara benar. Saat ini banyak terdapat metodologi yang bisa digunakan didalam membantu pengembangan suatu sistem informasi. Metodologi-metodologi tersebut antara lain adalah : (Whitten, 2001) a. Classic Problem Solving Approach Merupakan serangkaian tahapan yang dilakukan didalam pengembangan suatu sistem informasi. Tahapan-tahapan tersebut adalah : 1. Study and understand the problem and its context. 2. Define the requirements of a suitable solution. 3. Identify candidate solutions and select the “best” solution. 4. Design and or implement the solution.
10 5. Observe and evaluate the solution’s impact and refine the solution accordingly. Pendekatan klasik ini merupakan dasar yang digunakan didalam mengembangkan metodologi-metodologi lainnya. b. Waterfall Methodology Pengembangan yang dilakukan didalam metodologi ini berdasarkan tahapan-tahapan yang dijalankan secara Top–Down yang dapat dilihat pada gambar berikut ini: PLANNING
ANALYZIN
DESIGN
IMPLEMENTA
SUPPORT
Gambar 2.2 Waterfall Methodology Didalam penggunaannya, masih ditemukan beberapa kelemahan mendasar yaitu antara lain didalam setiap tahapan diperlukan suatu ketelitian yang sangat tinggi, karena tidak ada peluang untuk kesalahan yang terjadi, tidak ada proses error correction setelah requirement ditetapkan. Metode prototyping yang biasa digunakan untuk memberikan gambaran bentuk sistem kepada user terkadang bahkan menjadi bumerang bagi pengembang, penjelasan lebih lanjut mengenai metode prototyping ini akan dibahas lebih lanjut disub bab berikutnya. Bahkan didalam suatu pengembangan sistem yang bergerak secara cepat (dimana prototyping tidak dilakukan) konsumen sama sekali tidak diberikan kesempatan
11 untuk memberikan feedback terhadap pengembangan, sehingga terjadi kondisi dimana keinginan konsumen dengan produk yang diberikan sepenuhnya berbeda. c. Spiral Methodology Metodologi spiral ini telah memperbaiki beberapa permasalahan yang sebelumnya menjadi hambatan didalam metodologi waterfall, tahapan-tahapannya tetap sama, tetapi didalam metode ini keempat tahapan (planning, analyzing, design, dan implementation) akan dilakukan secara berulang dengan cakupan permasalahan yang diperkecil (hanya akan dilakukan sebagian saja dari setiap tahapan tersebut). Setiap tahapan akan memberikan hasil yang tidak jauh berbeda secara struktur tetapi isi dari rancangan mengalami perbaikan pada setiap iterasinya, sehingga mencapai suatu titik dimana sistem tersebut telah siap untuk diterapkan. PLANNING
ANALYZIN
DESIGN
IMPLEMENTA
SUPPORT
Gambar 2.3 Spiral Methodology Metodologi ini memungkinkan adanya feedback dari tiap tahapan, serta adanya suatu kesempatan dimana kesalahan tersebut bisa diperbaiki. Selain itu jika ada perkembangan lebih lanjut bisa langsung disesuaikan dengan sistem yang tengah dirancang. User akan diberikan kesempatan melihat hasil sementara dari project dan memberikan masukan-masukan.
12 Kelemahan yang terdapat didalam metodologi ini adalah tidak ada batasan atau petunjuk pasti dimana proses iterasi harus dihentikan, semakin banyak masukan
baru
atau
kebutuhan
yang
diberikan
didalam
setiap
putaran
mengakibatkan proses pengembangan semakin lama dan semakin menjauhi rencana pengembangan awal. Selain itu adanya kemungkinan perbaikan pada iterasi berikutnya menimbulkan suatu kebiasaan bagi pengembang untuk tidak menyelesaikan pekerjaan pada siklus pertama.
2.3 Efektivitas Sistem Informasi. Menurut Northcraft & Neale (1994, p.5), efektivitas adalah kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan atau misi perusahaan. Manajemen yang efektif tercermin dalam pemilihan pekerjaan yang benar untuk dilaksanakan dan kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Dalam survey tentang efektifitas sistem informasi umumnya faktor-faktor yang diteliti adalah kesesuaian sistem dengan kebutuhan user, kesesuaian output yang dihasilkan program aplikasi dengan sesuatu yang diperlukan oleh user, kemudahan penggunaan sistem, kepuasaan user terhadap sistem informasi yang digunakan. Faktor-faktor tersebut mendasari pengukuran kepuasan user. Jika user merasa puas dengan sistem informasi yang digunakan maka sistem informasi tersebut dapat dikatakan efektif. Penerapan sistem informasi yang efektif menurut Remenyi (1995, p.70) membutuhkan hubungan yang harmonis antara manajemen level atas, user dan staf sistem informasi. Selain itu, untuk mengukur kepuasaan user terhadap system informasi yang digunakan, Remenyi
13 (1995, p.117) menekankan perlunya diketahui persepsi user terhadap beberapa variabel, antara lain prosedur input dan output, kemampuan sistem memproses data, kecepatan respon, kualitas servis, kualitas staf IT (Information Technology), pelatihan, kualitas dokumentasi dan juga perlu diketahui persepsi terhadap faktorfaktor organisasi seperti keterlibatan manajemen level atas dan partisipasi dari user. Menurut Weber (1999, pp.892-893), terdapat 6 langkah dalam mengevaluasi efektifitas dari sistem informasi yaitu: 1. Identifikasi tujuan dari sistem informasi. Kadang sebuah tujuan telah diidentifikasikan terlebih dahulu dengan jelas sebelum sistem dibangun untuk pertama kali. Namun, kadang sebuah tujuan dapat juga diidentifikasikan dengan tidak jelas. Pengguna yang berbeda-beda terhadap suatu sistem informasi dapat juga membuat perbedaan tujuan terhadap suatu sistem informasi. Namun demikian, seorang peneliti tidak perlu merisaukan semua tujuan dari setiap pengguna sistem informasi tersebut sehingga mereka dapat menentukan kemana tujuan penting yang harus dicapai terlebih dahulu. 2. Pilih alat pengukur efektifitas yang akan digunakan. Peneliti perlu mengukur nilai dari setiap tujuan yang ingin dicapai terhadap suatu sistem informasi. Dalam beberapa kasus, mereka dapat menggunakan alat ukur kualitatif seperti wawancara dan penelitian terhadap user. 3. Identifikasi sumber data Setelah menentukan alat ukur yang akan digunakan, peneliti harus menentukan sumber data yang terbaik untuk pengukuran ini. Dalam beberapa kasus, dapat menggunakan berbagai tipe dari user. Disamping ini, dapat juga
14 menggunakan data seperti data produktifitas perusahaan manufaktur, dan lain sebagainya yang didata secara rutin oleh perusahaan. 4. Tentukan nilai sebelum sistem diimplementasikan untuk pengukuran Peneliti telah mengidentifikasikan alat ukur dan sumber data yang akan digunakan, mereka harus menetukan nilai untuk pengukuran sebelum sistem yang dievaluasi akan diimplementasikan. Peneliti memerlukan dasar untuk menentukan dampak dari sistem yang akan diimplementasikan. Kecuali nilai awal sebelum sistem diimplementasikan sudah dikumpulkan, hal ini akan sulit bagi peneliti untuk menentukan nilai sebelum sistem diimplementasikan jika sistem ini sudah berjalan. 5. Tentukan nilai sesudah sistem diimplementasikan untuk pengukuran. Setelah sistem diimplementasikan, peneliti kemudian harus mengumpulkan data untuk pengukuran untuk mengevaluasi efektivitas. Salah satu hal sulit yang akan mereka hadapi adalah bagaimana menentukan jangka waktu yang diperlukan sebelum pengukuran dilakukan. Hal ini akan memerlukan waktu sebelum pengaruh dari sistem informasi didalam perusahaan menjadi stabil. Selain intu diperlukan juga pengumpulan data untuk pengukuran secara berulang-ulang jika peneliti tertarik dengan pola perubahan yang terjadi. 6. Perkiraan pengaruh dari sistem informasi Setelah peneliti mempunyai nilai pengukuran untuk sebelum dan sesudah sistem diimplementasikan mereka dapat memperkirakan pengaruh dari sistem dengan membandingkan nilai dari kedua pengukuran tersebut. Hal ini penting agar mereka dapat melihat setiap pengukuran untuk dapat mengerti setiap perubahan
15 yang mereka teliti. Laporan mereka akan berguna bagi manajemen jika mereka bisa mengukur setiap perubahan yang mereka identifikasikan.
2.4 Model Efektifitas Sistem Informasi Model Delone & Mclean IS Success menjadi sebuah standar untuk spesifikasi dan proses dalam pengukuran variabel yang saling bergantung satu sama lain dalam melakukan penelitian suatu sistem informasi. Pengukuran terhadap kesuksesan dan keefektifan suatu sistem informasi adalah sangat penting kaitannya dengan pengertian akan nilai dan kepercayaan akan kemampuan dalam melakukan manajemen sistem informasi. Delone & Mclean menyusun sebuah sistem dan sebuah model interaktif sebagai dasar kerja untuk membentuk suatu konsep dan kegiatan terhadap kesuksesan suatu sistem informasi dimana didasarkan pada model Delone & McLean IS Success. Model D&M IS Success terdiri dari 6 dimensi yang saling berhubungan yaitu System Quality, Information Quality, System Use satisfaction, Individual Impacts and Organizational Impacts. Berikut adalah gambar model D&M IS Success, Delone & Mclean.
16 Gambar 2.4 Model D & M IS Success
Gambar 2.5 Model Faktor - faktor yang mempengaruhi Efektifitas Sistem Informasi Weber (1999, pp.893-894) memperkenalkan model efektifitas sistem informasi yang diharapkan dapat menjadi suatu petunjuk dalam meneliti efektifitas suatu sistem informasi dimana model ini juga telah diperkenalkan oleh gabungan beberapa peneliti. Model yang diperkenalkan oleh Weber ini dapat dikatakan merupakan modifikasi dari model D&M IS Success yang diperkenalkan oleh DeLone dan McLean. Model ini menunjukan beberapa hipotesa yang berhubungan antar faktor – faktor yang diperkirakan mempunyai pengaruh terhadapefektifan suatu sistem informasi. Dari segi pertama, kualitas dari sistem dan informasi yang dihasilkan
17 adalah hipotesa yang mempengaruhi persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan penggunaan dari sistem. Kedua persepsi tersebut juga dipengaruhi oleh keyakinan user terhadap kemampuan mereka dalam menggunakan komputer dengan baik (self-afficacy). Persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan sistem akan mempengaruhi frekuensi dan kemahiran user menggunakan sistem. Aktifitas user dalam menggunakan sistem kemudian akan mempengaruhi kemampuan mereka dalam pengisian KRS Online dan mempengaruhi tingkat keberhasilan dalam pengisian KRS pada Universitas Bina Nusantara secara keseluruhan. Berikut akan dijelaskan evaluasi terhadap masing - masing komponen di dalam model efektifitas sistem informasi: 1. Evaluasi kualitas sistem Pada dasarnya banyak karaktenstik dari komponen hardware dan software dan sistem informasi yang dapat mempengaruhi persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan penggunaan dari sistem tersebut. Satu kelompok karaktenstik yang jelas terlihat oleh user setelah mereka berinteraksi dengan sistem dalam jangka waktu yang pendek, yaitu: •
Waktu respon
•
Waktu prosess
•
Stabilitas sistem
•
User friendly
•
Kemudahan dalam mempelajari sistem
•
Kegunaan fungsi yang disediakan oleh sistem
•
Kualitas dokumentasi dan fungsi bantuan
18 •
Mudah berintegrasi dengan sistem lain
2. Evaluasi kualitas dari informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem Kualitas dari informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi mempunyai pengaruh yang penting bagi persepsi user terhadap kegunaan dan kemudahan penggunaan dari sistem. Beberapa atribut dari kualitas informasi yang peneliti perlu ketahui untuk pengukuran efektifitas sebagai berikut: •
Keabsahan / keaslian
•
Keakuratan / ketepatan
•
Kelengkapan
•
Mudah dipahami
•
Keringkasan
•
Informatif Kemudian peneliti mengevaluasi kualitas dari informasi yang dihasilkan
oleh sistem, mereka pada dasarnya berusaha untuk mengetahui seberapa baik informasi tersebut dalam membantu pekerjaan user. 3. Evaluasi kegunaan terhadap kemudahan penggunaan sistem. •
Peningkatan layanan bekerja
•
Peningkatan kecepatan bekerja
•
Peningkatan kemudahan dalam bekerja
•
Peningkatan efektifitas dalam pengisian KRS
•
Peningkatan penggunaan dalam membantu user dalam pengisian KRS
4. Evaluasi kemudahan penggunaan sistem informasi •
Kemudahan untuk belajar mengoperasikan Sistem Infomasi KRS On Line
19 •
Kemudahan penggunaan Sistem Infomasi KRS On Line dapat mempermudah user dalam melakukan pengisian KRS
•
Mudah dimengerti dan jelas dalam Sistem Infomasi KRS On Line
•
Kemudahan penggunaan Sistem Infomasi KRS On Line dapat memperbanyak informasi yang didapatkan oleh user sehingga dapat meningkatkan kemampuannya.
5. Evaluasi Efektivitas akan sistem informasi Kepuasan terhadap suatu sistem informasi telah banyak digunakan untuk menentukan pengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem informasi. Kepuasan terhadap sistem informasi akan dipengaruhi oleh jumlah dan cara penggunaan sistem tersebut. Beberapa hal yaag dapat digunakan untuk mengukur kepuasan terhadap sistem informasi sebagai berikut: •
Ketepatan waktu dari informasi
•
Relevansi dari output
•
Kualitas dari dokumentasi yang disediakan.
