BAB II LANDASAN TEORI Dalam landasan teori ini akan menjelaskan tentang teori-teori mengenai sistem berbasis komputer dari teori-teori yang berhubungan dengan landasan teori yang akan dipakai pada tahap analisa sistem tersebut yang dijelaskan secara umum sebagai berikut:
2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi dan Aplikasi 2.1.1 Definisi Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993)
mendefinisikan
sistem
sebagai
seperangkat
elemen
yang
digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama1. Data merupakan nilai, keadaaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti2. Sistem informasi itu
1
2
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, 2007 hal. 3 Ibid hal p. 9
11
12
sendiri didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995)3. 2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: 1.
Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.
2.
Lingkungan (environment): Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendali, dan input terhadap suatu sistem.
3.
Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4.
Keluaran (output): Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5.
Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
3
Ibid hal. 9h
13
6.
Penghubung (interface): Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7.
Penyimpanan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk peyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbeda dari berbagai data yang sama.4
2.1.3 Daur Hidup Sistem Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah langkah pendekatan karena tugas tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian, proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Kita akan melihat beberapa tahapan dari daur hidup suatu sistem, yaitu :
4
Ibid hal. 6
14
1.
Mengenali adanya kebutuhan, sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana
adanya.
Kebutuhan
dapat
terjadi
sebagai
hasil
perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. 2.
Pembangunan Sistem, suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3.
Pemasangan Sistem, setelah tahap pembangunan sistem selesai. Sistem kemudian akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem. Peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4.
Pengoperasian Sistem, program program komputer dan prosedur prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat static, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi. Ia selalu mengalami perubahan perubahan itu karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan, dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi.
15
5.
Sistem menjadi usang, kadang perubahan terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.5
Gambar 2.1. Daur Hidup Sistem
2.1.4 Definisi Informasi Definisi Informasi menurut Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen edisi I bahwa : “Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.6 Data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi, maka data tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk menjadi
5
Ibid, Hal. 14-15
6
Ibid, Hal. 23
16
suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus dapat didukung oleh tiga hal yaitu : 1.
Relevan (relevance) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dan relevance untuk tiap-tiap orang berbeda.
2.
Tepat Waktu (timeliness) Berarti informasi yang dibutuhkan kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.
3.
Akurat (accurate) Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan sehingga tidak menyesatkan dalam pengambilan keputusan.7
2.1.5 Definisi Sistem Informasi Definisi Informasi menurut Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen edisi I bahwa : “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan 7
Ibid, Hal. 35-36
17
pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”. Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1.
Blok masukan (input block), Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
2.
Blok model (model block), Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang dihasilkan.
3.
Blok Keluaran (output block), Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
18
4.
Blok Teknologi (technology block), Technologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis data (database block), Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6.
Blok Kendali (control block), Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan langsung cepat diatasi.8 Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, data, dan teknologi informasi) yang dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu. 2.1.6 Definisi Aplikasi Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai
8
Ibid, Hal. 42-43
19
yang dubuat untuuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. Adapun
beberapa
pengertian
aplikasi
menurut
para
ahli,
diantaranya adalah : 1.
Menurut Hendrayudi Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
2.
Menurut Hengky W.Pramana Aplikasi adalah suatu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti system perniagaan, game palayanan masyarakat, periklanan, atau semua proses yang hampir dilakukan manusia.
3.
Menurut Harip Santoso Aplikasi adalah suatu kelompok file (Form, Class, Report) yang bertujuan untuk melakukan aktivitas tertentu yang saling terkait.
4.
Menurut Ibisa Aplikasi daalah alat bantu untuk mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan dan bukan merupakan beban bagi penggunanya.
20
2.2 Definisi Biaya Menurut beberapa ahli, biaya dapat diartikan sebagai berikut : 1. Menurut Mulyadi (2005:8) biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi yang di ukur dalam uang, yang telah terjadi atau kemungkinan akan terjadi untuk mencapai tujuan tersebut. 2. Menurut Mursyidi (2008:14) biaya adalah suatu pengorbanan yang dapat mengurangi kas atau harta lainnya untuk mencapai tujuan, baik yang dapat dibebankan pada saat ini maupun pada saat yang akan datang. 3. Menurut Armanto Witjaksono (2006:6) biaya adalah pengorbanan sumber daya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sebagai akuntan mendefinisikan biaya sebagai satuan moneter atas pengorbanan barang dan jasa untuk memperoleh manfaat dimasa kini atau masa yang akan datang. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi atau sumber daya berupa barang dan jasa yang diukur dalam satuan uang dengan tujuan untuk memperoleh suatu manfaat yaitu peningkatan laba di masa mendatang. 2.3 Konsep Permodelan Sistem Perancangan sistem yang digunakan berhubungan dengan flowchart, diagram konteks, dan DFD (Data Flow Diagram).
21
2.3.1 Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart membantu analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lanjut. 2.3.2 Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran, sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem. Digram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat, secara uraian dapat dikatakan bahwa diagram konteks itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem. 2.3.3 Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu:
22
1.
Proses Menggambarkan bagian dari sistem yang menginformasikan input ke output. Disajikan dengan lingkaran atau bujur sangkar dengan ujungujung melengkung.
2.
Data Flow / Alur Data Pindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya dari suatu sistem. Digambarkan oleh anak panah untuk menunjukkan keluar dari atau masuk ke suatu proses.
3.
Data Store / Penyimpanan data Sarana untuk mengumpulkan data. Disajikan dalam bentuk dua garis paralel, persegi panjang dengan satu sisi terbuka atau dengan ujung – ujung lengkung.
4.
Terminator atau Sumber Entity atau sumber atau tujuan data. Dapat berupa suatu orang atau kelompok orang di suatu organisasi, tetapi di luar kendali dengan sistem yang sedang di kembangkan. Digambarkan dalam bentuk bujur sangkar.
23
Gambar 2.2. Model Aliran Informasi
2.4 Konsep Basis Data Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalahmasalah yang ada pada saat penggunaan data. Masalah-masalah tersebut antara lain : 2.4.1 Redundansi dan konsistensi data. 2.4.2 Kesulitan pengaksesan data. 2.4.3 Isolasi data untuk standarisasi. 2.4.4 Banyak pemakai (multiple user). 2.4.5 Masalah keamanan (security). 2.4.6 Masalah kesatuan/integrasi (integration). 2.4.7 Masalah kebebasan data (data independence). Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola file, program, yang disebut Database Management
24
System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang yang saling berkaitan antara file yang satu dengan file yang lainnya. 1. Entity Relationship Diagram Adapun komponen ERD sebagai berikut: a.
Entity (Entitas)
merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak
dimana terdapat data entity ( entitas ) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokan dalam empat jenis nama adalah orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). b.
Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
c.
Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkaran atau elips.
2. Kardinalitas atau Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dapat berupa : a.
Satu ke satu (One to One), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. dan begitu juga sebaliknya.
25
A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.3. Kardinalitas One to One
b.
Satu ke banyak (One to Many), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan sengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, di mana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. A
Entitas 1
B
Entitas 1 Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3 Entitas 4
Entitas 3
Entitas 5
Gambar 2.4. Kardinalitas One to Many
c.
Banyak ke satu (Many to One), yang seperti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada
26
himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B. A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3
Entitas 2
Entitas 4 Entitas 5
Entitas 3
Gambar 2.5. Kardinalitas Many to One
d.
Banyak ke Banyak (Many to Many), yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.9
9
Ibid, Hal. 77-79
27
A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.6. Kardinalitas Many to Many
3. Database Relational Database Relational menunjukkan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu: a.
Relasi satu ke satu (one to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
Gambar 2.7. Relasi satu ke satu (One to One)
28
b.
Relasi satu ke banyak (one to many) Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapar mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
nama_dos nama_dos
kode_kul kode_kul
alamat
Dosen
1
N
Mengajar
waktu
nama_kul
Kuliah
tempat
Gambar 2.8. Relasi satu ke banyak (One to Many)
c.
Relasi banyak ke banyak (many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
Gambar 2.9. Relasi banyak ke banyak (Many to Many)
29
4. Kamus Data Kamus data disebut juga sistem data dictionary adalah katalog kata tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. 2.5 Tool Perancangan Sistem Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan dalam membuat program aplikasi ini adalah Microsoft Access 2007 sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008. 2.5.1 Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 merupakan bagian dari paket Microsoft Office, Microsoft Access 2007 tidak jauh berbeda dengan Microsoft Access versi – versi sebelumnya. Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi Database Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access sangat membantu kita untuk mengolah sebuah basis data. Dengan ditunjang oleh interface yang mudah dimengerti, maka dengan menggunakan Microsoft Access ini kita tidak perlu repot – repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship, membuat form, membuat query, dan lain – lain.
30
Gambar 2.10 Tampilan Microsoft Access 2007 2.5.2 Borland Delphi 7 Pada tahun 1992 muncul bahasa pemrograman baru bernama Borland delphi 7 yang merupakan penggabungan dari Turbo Pascal dan Turbo Pascal For Windows. Namun ternyata pemograman tersebut masih sulit untuk digunakan, penggunaan bahasa pemrograman visual untuk membangun sebuah aplikasi telah mendorong Borland membuat bahasa pemrograman baru tahun 1995 diperkenalkan ke pengguna komputer sebuah pemrograman visual yang berbasis bahasa pascal. Delphi versi 7 terbaru yang dikeluarkan oleh Borland , memiliki support yang sangat tinggi terhadap database-database yang sudah terkenal (seperti Microsoft Access, Paradox, Foxpro, Dbase, Oracle, dan lain sebagainya), dan dilengkapi dengan objek-objek yang baru sehingga
31
memudahkan pembuatan database ataupun program lainnya (game, utility, dan lainnya). Borland delphi 7.0 merupakan pilihan bagi sebagian kalangan programmer untuk membuat aplikasi. Hal ini disebabkan kelebihan yang ada pada borland delphi 7.0 berikut ini beberapa kelebihan borland delphi 7.0 antara lain : 1.
Berbasis Objek Oriented programming, seperti bagian yang ada pada program dipandang sebagai suatu objek yang mempunyai sifat-sifat yang dapat diubah dan diatur , sehingga kita dapat membuat tampilan sebuah program dengan desain kita sendiri tanpa harus membuat kode yang panjang.
2.
Suatu file EXE, setelah anda merancang program pada IDE Delphi akan mengkomplikasinya pada sebuah file executable tunggal. Program yang anda buat dapat langsung didistribusikan dan dijalankan pada komputer lain tanpa perlu menyertakan file lain, kecuali file yang beretensi *.exe atau Applikasi tersebut membutuhkan file lain seperti database, koneksi atau file pendukung lainnya, ini merupakan kelebihan yang sangat berarti.
3.
Borland delphi 7.0 hadir bersama borland Kylix 3 yang berbasis Linux, bila ingin berganti flattform dari Windows ke Linux maka aplikasi yang dibuat di
Delphi dapat dijalankan di Kylix 3 yang
dikarenakan kedua produk tersebut merupakan produk Borland.
32
Gambar 2.11 Tampilan Borland Delphi 7
2.6 Sejarah PT KERTA GAYA PUSAKA Berawal dari sebuah pemikiran maju dan berkembang dari Bambang Soemantri dan R.M. Harjono Martodirdjo yang memahami potensi dan kebutuhan masyarakat akan layanan penyampaian barang titipan, logistik, barang berharga atau bahkan dokumen usaha para pebisnis dengan tingkat mobilitas yang sangat tinggi, telah menginspirasi berdirinya sebuah usaha jasa penitipan barang yang dikenal masyarakat dengan nama CV. Karya Pusaka. Perusahaan ini di rintis sejak 1 Maret 1969. Seiring dengan kebutuhan dan peningkatan akan pengiriman maka sejak tanggal 10 April 1972 merupakan tonggak sejarah berdirinya Perusahaan PT. Kerta Gaya Pusaka. Dengan Notaris :
33
Fransiscus Jacobus Mawati dan alamat perusahaan adalah Jl. A.M Sangaji 15 B, Jakarta Pusat. Kebutuhan kiriman yang cepat dan efektifitas biaya bagi pelanggan, telah menginspirasi PT Kerta Gaya Pusaka untuk menyediakan berbagai produk domestik . Nikmati keunggulan varian produk dalam negeri ( domestik ) dalam melayani pengiriman dokumen dan barang ke berbagai wilayah di Indonesia serta penyampaian yang tepat waktu sesuai kebutuhan anda. Varian produk domestik tersebut meliputi : 1. Pengiriman Produk ini melayani kebutuhan kiriman ke seluruh Indonesia secara cepat dan sesuai dengan kesepakatan dari konsumen kami. Jenis kiriman yang kami layani antara lain : Dokumen, Paket, Kargo, Barang pindahan, Kendaraan roda dua maupun roda empat, Perhiasan, dan lain-lain sesuai keinginan konsumen. 2. Pengepakan Produk yang telah kita terima dari konsumen di kemas sesuai standard keamanan dalam pengemasan berupa : kemasan kardus, pipa, kayu, plastik di sertai proses pelabelan dan sortir dari pihak kami yang baik dan aman. 2.7 Struktur Organisasi PT Kerta Gaya Pustaka
34
Gambar 2.12 Struktur Organisasi Keterangan struktur organisasi: Adapun fungsi dan tugas dari Organisasi adalah sebagai berikut: 1.
Direktur a.
Memimpin
perusahaan
dengan
menerbitkan
kebijakan-kebijakan
perusahaan. b.
Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer).
c.
Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
d.
Menyampaikan perusahaan.
laporan
kepada
pemegang
saham
atas
kinerja
35
e.
Mengurus dan mengelola perusahaan untuk kepentingan perusahaan yang sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan.
f.
Menjalankan kepengurusan perusahaan sesuai dengan kebijakan yang tepat (keahlian, peluang, dan kelaziman usaha) yang ditentukan dalam UU Perseroan Terbatas dan anggaran dasar perusahaan.
2.
Manajer Administrasi a.
Menyambut seluruh tamu VIP, klien, konsultan ataupun tamu eksternal lain.
b.
Menjaga
jadwal
kegiatan
seluruh
pengurus
dan
keberadaan
masing‐masing peserta pada saat rapat, perjalanan bisnis, cuti, dsb. c. Menginformasikan kepada Direktur dan pengurus terkait tentang ketidakhadiran peserta pada saat rapat, perjalanan bisnis, cuti, dsb. d. Mencatat dan menyimpan pesan‐pesan penting dari sms/telpon dan menyampaikannya kepada Direktur melalui email. e.
Manajemen
tata
usaha,menjaga
lingkungan
kantor
utk
tertib
administrasi. f.
Mengatur rapat mingguan dan bulanan Pengurusan.
g.
Mencatat
hasil
rapat
mingguan
membagikannya melalui email.
dan
bulanan
Pengurus,
dan
36
h.
Membentuk struktur administrasi tiap acara organisasi, dan me‐update informasi tambahan terkait yang memerlukan tanda tangan Direktur.
3.
Manajer Operasional a.
Memastikan semua transaksi dan aktivitas di Kantor Cabang sudah dijalankan sesuai dengan
wewenang masing-masing staf yang
bertanggung jawab. b.
Melakukan sosialisasi mengenai standar dan prosedur operasional kepada staf Kantor Cabang.
c.
Melaporkan semua kejadian bencana alam dan penyimpangan yang terjadi di wilayah Kantor Cabang.
d.
Menyampaikan masalah-masalah yang dianggap signifikan untuk dipecahkan bersama Direktur atau bagian terkait lainnya.
e.
Memastikan seluruh laporan harian dan bulanan terkait operasional Kantor Cabang dibuat dengan benar dan disampaikan tepat waktu.
f.
Melakukan
pemantauan
dan
penilaian
terhadap
kapasitas
dan
produktivitas staf di Kantor Cabang. g.
Melakukan pemeriksaan dan penilaian kinerja masing-masing Pimpinan di Kantor Cabang.
4.
Manajer Keuangan a.
Mengambil keputusan investasi. Menyangkut masalah pemilihan investasi yang diinginkan dari sekolompok kesempatan yang ada,
37
memilih satu atau lebih alternatif investasi yang dinilai paling menguntungkan. b.
Mengambil keputusan pembelanjaan. Menyangkut masalah pemilihan berbagai bentuk sumber dana yang tersedia untuk melakukan investasi, memilih satu atau lebih alternatif pembelanjaan yang menimbulkan biaya paling murah.
c.
Mengambil keputusan dividen. Menyangkut masalah penentuan besarnya persentase dari laba yang akan dibayarkan sebagai dividen tunai kepada para pemegang saham, stabilitas pembayaran dividen, pembagian saham dividen dan pembelian kembali saham-saham.
d.
Melakukan pengawasan terhadap keuangan perusahaan.
e.
Melakukan pemeriksaan terhadap transaksi keuangan perusahaan.
f.
Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan.
g.
Menyampaikan laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan kepada Direktur.
h.
Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen.
i.
Melakukan evaluasi budget perusahaan.
38
5.
Staf Administrasi a.
Staff administrasi bertanggung jawab pada manajer yang berada di atas mereka.
b.
Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu di balas.
c.
Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alatalat tulis kantor bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan.
d.
Membuat laporan persedian barang.
e.
Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada manajernya.
f.
Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum.
g.
Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat.
39
h.
Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi.
i.
Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan kepada pimpinan.
6.
Staf Keuangan a.
Bertanggung jawab pada manajer yang berada di atas mereka.
b.
Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program.
c.
Melakukan transaksi keuangan perusahaan.
d.
Melakukan pembayaran kepada suplier.
e.
Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan.
f.
Melaukan penagihan kepada customer.
g.
Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.
h.
Menerima dokumen dari vendor internal maupun external.
i.
Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen.
j.
Membuat laporan manajemen.
40
k.
Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu.
l.
Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya.
m. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain.
