5
BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi Akuntansi Penyelenggaraan sistem akuntansi akan menyediakan informasi keuangan mengenai harta, kewajiban, dan modal perusahaan. Berdasarkan informasi-informasi tersebut, berbagai pihak yang berkepentingan dapat memeperoleh gambaran mengenai keadaaan atau posisi keuangan perusahaan yang bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari unsure sistem, unsure informasi, dan unsur akuntansi. Masing-masing unsure tersebut memiliki pengertian yang berbeda. Untuk memperoleh pemahaman yang lebih jelas, maka sebelum menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi terlebih dahulu akan diuraikan pengertian masing-masing unsur tersebut. 1)
Pengertian Sistem Pada dasarnya sebuah sistem merupakan rangkaian dari dua atau lebih
dari komponen-komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem hampir selalu terjadi dari beberapa subsistem kecil yang masingmasing melakukan fungsi khusus yang penting sebagai pendukung bagi sistem yang lebih besar di tempat mereka berada.
5
6
Romney, et al (2006 : 4) menyatakan “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen komponen yang saling berhubungan, yang bernteraksi untuk mencapai suatu tujuan” Menurut George H. Bodnar (2005) “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu” Menurut James A. Hall (2007) “Sistem adalah suatu kelompok dua atau lebih komponen komponen yang saling berkaitan (Interrelated) atau subsistem subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).” Pada dasarnya sebuah sistem harus terdiri dari atau satu bagian dengan tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem walaupun fungsi setiap bagian bersifat independent satu sama lainnya, semua bagian mendukun tujuan yang sama. Dari pengertian diatas maka dapat kita simpulkan karakteristik atau ciri-ciri suatu sistem adalah : 1.
Komponen lebih dari satu, sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian
2.
Tujuan, sistem harus mempunyai tujuan, minimal satu tujuan
3.
Keterkaitan, suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem
7
4.
Subsistem, sistem terdiri dari subsistem – subsistem yang saling berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan.
5.
Adanya lingkungan dan batasan, baik dari dalam system maupun dari luar sistem
6.
Adanya pengendalian (control)
Dengan demikian berdasarkan pendapat diatas mengenai sistem dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian komponen yang saling berkaitan dan berulang untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. 2. Pengertian Informasi Informasi menurut Hall (2001 : 6) ”Salah satu sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis kontemporer. Setiap hari dalam bisnis, arus informasi dalam jumlah besar mengalir ke pengambilan keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal dan eksternal.” ”Informasi terdiri dari data yang datur dan diproses untuk memberikan pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran” (Marshall 2004). Karakteristik informasi menurut Krismaji (2002 : 1) adalah sebagai berikut : a.
Relevan, menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menekankan
8
kemampuan untuk memprediksi, atau mengaskan/membenarkan ekspektasi semula. b.
Dapat dipercaya, bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktifitas organisasi.
c.
Lengkap, tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh pemakai.
d.
Tepat waktu, disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan.
e.
Mudah dipahami, disajikan dalam format yang mudah dimengerti.
f.
Dapat diuji kebenarannya, memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independen.
3. Konsep Akuntansi Definisi akuntansi menurut AICPA yang dikutip oleh Jay M Smith, Jr. and K. Fred Skousen (2002:2) adalah sebagai berikut : Akuntansi adalah suatu aktifitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif , terutama yang bersifat keuangan, tentang saluran-saluran ekonomis yang dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomis untuk menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai tindakan alternatif. Dari definisi diatas dapat dilihat bahwa akuntansi merupakan suatu kegiatan jasa, yang fungsinya adalah untuk menyediakan informasi kuantitatif terutama yang berifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomi
9
yang dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis antara berbagai tindakan alternatif. 4.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Dalam informasi akuntansi dijelaskan hal hal yang berkaitan dengan
data keuangan suatu perusahaan. Data keuangan itu perlu disusun dalam bentuk bentuk yang sesuai dengan kebutuhan masing masing perusahaan untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi. Sistem tersebut dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari sistem yang tentunya mempunyai sebuah definisi. Definisi sistem informasi akuntansi menurut Mardhani (2005) : Sistem informasi manajemen berkepentingan dengan penyediaan informasi yang menyeluruh dan terintegrasi untuk membantu pengambilan keputusan bagi berbagai tingktan manajemen dalam suatu orgaisasi atau perusahaan. Ditinjau dari hal tersebut, maka sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen. Suatu subsistem yang menghasilkan informasi keuangan baik untuk kepentingan manajerial maupun eksternal berbasis data akuntansi biasanya disebut sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) adalah: Sekumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambilan keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini, baik secara manual ataupun dengan bantuan komputer. Sedangkan definisi sistem informasi akuntansi menurut Chasing (2000:5) yang diterjemahkan oleh Kosasih adalah : Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan manusia dan sumber sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari
10
pengumpulan dan pengelolaan data transaksi. Informasi disediakan untuk dipakai oleh semua tingkat manajemen merencanakan pengendalian atiitas organisasi.
ini selanjutnya dalam
Dari definisi diatas, sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai suatu jaringan prosedur yang terdiri dari sumber daya eperti manusia, organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi dan diatur oleh manajemen guna memudahkan penglolaan perusahaan. 5. Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Marshall B. Romney Steibart (2004 : hal 3) fungsi dari sistem informasi akuntansi adalah : a). Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh oraganisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh akivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang halhal yang terjadi. b). Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen ntuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c). Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan ahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan handal. Masih menurut Marshall B. Romney dan Steibart (2004 : 17) peran sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi menghadapi dan mempetahankan posisi strategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data dari tiap aktivitas. Hal lain yang juga penting adalah sisem informasi akuntansi harus mengumpulkan dan menginterkasikan baik data keuangan, maupun non keuangan dari aktivitas-aktivitas oganisasi.
11
Tujuan utama dari Sistem Informasi Akuntansi adalah : “Menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan “ RomneySteibart (2004 : 04) Modem untuk SIA beserta elemen-elemen yaitu pemakai akhir, sumber data, pengumpulan data, pemrosesan data, penghasil informasi (James A Hall 2001) digambarkan sebagai berkut : Gambar 2.1 : Model umum untuk Sistem Informasi Akuntansi Lingkungan Eksternal Sistem Informasi
Sumber Data Eksternal
Pengumpulan Data
Manajemen Database
Pemrosesan Data
Penghasil Informasi
Pemakai Akhir Eksternal
Umpan Balik Sumber Data Internal
Pemakai Akhir Informasi
Organisasi Bisnis Umpan Balik
Pemakai akhir (End user) terbagi dalam dua kelmpok umum yaitu eksternal dan internal. Pemakai eksternal meliputi para pemegang saham, para investor potensial, agen-agen pembuat peraturan, otoritas pajak, para pemasok, dan pelanggan. Pemakai internal adalah pihak manajemen di setiap tingkat organisasi, juga personel operasi
12
Sumber data adalah transaksi keuangan yang memasuki sistem informasi akuntansdari sumber ineternal dan eksternal, misalnya : penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas dan pengeluaran kas. Pengumpulan data merupakan tahapan operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah data-data yang memasuki sistem itu sah (valid), lengkap dan bebas dari kesalahan material, dan terdapat dua aturan yang mengatur desain prosedur pengumpulan data yaitu : relevan dan efisien. Pemrosesan data, tugas dalam pemrosesan data bervariasi dari yang sederhana sampai yang kompleks, misalnya : alogaritma matematika (seperti model program linear), teknik-teknik statistik untuk peramalan penjualan, dan prosedur-prosedur untuk memposkan dan merangkumkan yang digunakan dalam aplikasi akuntansi. Manajemen database, merupakan tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non-keuangan yang dalam artian umum dapat berupa filling cabinet atau sebuah disket komputer. Penghasil
Informasi,
merupakan
proses
mengumpulkan,
mengatur,
memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai.informasi dapat berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, suatu laporan yang terstruktur, atau pesan dilayar komputer. Dari pengertian diatas dapat dikatan bahwa tujuan setiap organisasi harus menyesuakain sistem informasi dengan kebutuhan pemakainya. Oleh
13
karena itu, tujuan informasi yang spesisifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun demikian, terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : 1) Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardwship) manajemen. Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber
daya
perusahaan secara benar.
2) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen Sistem informasi memberikan manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. 3) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka
melakukan tugasnya setiap hari dengan efisien dan
efektif. Sistem akuntansi adalah salah satu sistem iformasi diantara berbagai sistem informasi lainya yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem akuntansi ini tentunya memiliki komponenkomponen utama. menurut Romney Stebart (2004 : 04) komponen-komponen itu diantara lain : a. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
14
b. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam pengumpulan data, memproses, dan menyimpan data tentang aktivits organisasi. c. Data tentang proses-proses bisnis organiasi. d. Software ang dipakai untuk memproses data organisai. e. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk computer, perlatan pendukung dan peralatan komunikasi jaringan.
B. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian 1. Pengertian Sistem Pembelian Sistem yang terkait dalam siklus pengeluaran diantaranya adalah sistem pengadaan dimana didalamnya terdapat sistem pembelian dan sistem penerimaan barang. Sistem pembelian menurut krismaji (2002 : 12) “merupakan aktivitas pembelian bahan baku, suplay, mesin dan gudang yang diperlukan untuk mendukung kegiatan perusahaan”. Aktivitas yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan pembelian barang, dimulai dari fungsi pengawas persediaan atau unit organisasi yang membutuhkan barang. Jika membutuhkan barang maka akan membuat dokumen permintaan pembelian (Krismaji : 2002)
15
Aktivitas pokok yang kedua dalam bisnis penjualan adalah pemesanan suplay dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukang oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departemen pembelian. Dengan demikian diterimanya permintaan pembelian, maka bagian pembelian akan memproses dengan membuat order pembelian (purchase order). ”Aktivitas ketiga dari siklus pengeluaran adalah menerima dan meyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok” (Krismaji 2002). Dari prosedur diatas kita bisa melihat asanya kemandirian tiga fungsi, yaitu : a.
Fungsi operasional ata pelaksanaan dilaksanakan oleh bagian pembelian,
b.
Fungsi pengelolaan yang dihasilkan olh bagian penerimaan barang dan bagian gudang, serta
c.
Fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh bagian utang dan
petugas pencatat
persediaan.
2. Fungsi-Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Sembelian Mulyadi (2001 : 30) mengatakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem pembelian bahan adalah :
16
1) Bagian Gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan pembelian sesuai dengan psisi persediaan yang ada digudanguntuk menyiapkan barang yang telah diterimaoleh fungsi penerima. 2) Bagian Pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih untuk pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Bagian
Penerimaan,
bertanggung
jawab
untuk
melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok, guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Bagian penerimaan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi penjualan. 4) Bagian Akuntansi, bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatatan utang dan pencatat persediaan. Bagian pencatat utang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian kedalam register bukti keluar dan untuk menyenggarakan kartu utang sebagai bukti pembantu utang. 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Mulyadi (2001 : 35) mengatakan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian baan baku adalah
17
1) Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh gudang atau pemakai barang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu.
Surat
permintaan
biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu
pembelian lembar
ini
untuk
bagian pembelian dan tembusannya untuk baigan arsip yang meminta barang (bagian gudang) adapun gambarnya sebagai berikut : Gambar 2 yang bersumber
dari Mulyadi (2001 : 305)
No. SPP 475689 Tanggal : ….../….. SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap bang yang saudara minta Dari Bagian : ………………………digunan untuk …….……………………. Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak
Kirim ke ………………………………….. Kuantitas Kirim Ke.........
No. Part/No. Katalog
Diisi Oleh Bagian Bembelian Ukuran
Penjelasan Lengkap
Bebankan ke Dept……..No. Rek….……… Ki Tanggal diperlukan …….../............/……… Diperlukan Oleh …………………………. Disetujui Oleh ……………………………
Pemasok
Per Unit
Harga
Per unit Harga
Harga Total
Perunit
Nomor SOP
Harga
Harga yang lalu………………………………………………….. Pemasok yang lalu ………………………………………………. Ya untuk dibeli …………………………………………………..
Gambar 2.2. Surat Permintaan Pembelian
18
2) Surat Permintaan Penawaran Harga (Purchase Price Quation) PT. Dirgantara Jl. Sawa CT 8/4 Jogjakarta, 55281……………………………………… Telp. (0274) 86104 Fax. (0274) 86104 SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Kepada YTh
Catatan Permintaan penawaran harga ini bukan merupakan order Tgl SPPH
Silahkan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia mempertimbangkan barng subtitusi
Kuantitas
No. Part
Harga Perunit
Keterangan
Harga Bersih
Potongan
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat FOB……………dan syarat pembayaran………dengan jangka waktu pengiririman…………setelah order pembelian kami terima Kirimkan kembali formulir ini ke bagian Pembelian pada alamat diatas
Nama Perusahaan
Tanda Tangan
Gambar 2.3. Surat Permintaan Penawaran Harga (Mulyadi 2001:305) 3) Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang barang kepada pemasok yang dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan bagian sebagai berikut : a. Lembar pertama dikirim ke pemasok. b. Lembar kedua dikirim ke pemasok lalu dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian serta kesanggupan.
19
c. Lembar ketiga dikirim kepada gudang. d. Lembar keempat disimpan oleh bagian pembelian (menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan). e. Lembar kelima, kepada bagian Pembelian. f. Lembar keenam, kepada baigan Penerimaan. g. Lembar ketujuh, kepada bagian Akuntansi. 4)
Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas, seperti yang tercantum dalam Surat Order Pembelian.
20
5)
Surat Perubahan Order Pembelian PT. Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94. Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 86104 SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN
Kepada
No. Surat Perubahan Order Pembelian
Tgl.
No. Surat Order Pembelian
Tgl.
Yth
Kode
Kuantitas
Satuan
Keterangan
Harga
Total
Persatuan
Harga
Menurut order pembelian kami yang lalu :
diubah menjadi : Penjelasan :
Manajer Bagian Pembelian
Gambar 2.4. Surat Perubahan Order Pembelian (Mulyadi 2001) 6)
Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi untuk dasar pencatatan transaksi-transaksi
pembelian oleh bagian akuntansi, dan juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. Selain itu juga berfungsi sebagai
surat
pemberitahuan
kepada
kredit
mengenai
maksud
pembayaran.
C. Kokomputer dan Sistem Informasi Akuntansi Komputer
merupakan
hasil
penemuan
teknologi
yang
dapat
memproses data dalam jumlah yang banyak menjadi informasi secara cepat dan tepat, menyimpannya dalam suatu media, dan menyajikannya kembali jika
21
diperlukan. Ada beberapa konsep dasar yang harus diketahui oleh auditor dalam melakukan audit atas laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi berbasis komputer (Donald A Water 2000 ; 30-31). Konsep-konsep tersebut: 1.
Perangkat Komputer Sistem akuntansi berbasis komputer terdiri dari perangkat keras,
perangkat lunak, prosedur-prosedur dan personil yang menjalankannya. 1)
Perangkat Keras Perangkat keras adalah semua alat yang dipergunakan untuk
melaksanakan fungsi-fungsi dalam suatu sistem yang biasanya terdiri dari sebagai berikut : a) Unit pengolahan pusat (center processing unit/CPU) yang mempunyai fungsi sebagai unit penyimpanan utama, unit aritmatika dan logika, dan unit pengendalian. b) Penyimpanan sekunder yang mempunyai fungsi sebagai penyimpanan data atau instruksi perlengkapan yang belum diperlukan langsung oleh unit pengolahan pusat (CPU). c) Perangkat masukan yang mempunyai fungsi untuk membaca data yang hanya dibaca oleh mesin (machine readable).
22
d) Perangkat keluaran yang mempunyai fungsi untuk menampilkan data yang dapat dibaca dengan mesin dan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. e) Unit pengendalian masukan dan keluaran, yaitu unit yang mempunyai fungsi sebagai penghubung perangkat masukan dan keluaran dengan penyimpanan utama. f) Unit penghubung masukan dan keluaran yang mempunyai fungsi sebagai jalur penghubung data masukan dan keluaran dari dan kedalam penyimpanan utama. 2) Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat dibedakan dalam 2 kelompok besar, yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem berupa seperangkat program/instruksi yang mengkordinasikan dan mengendalikan penggunakan perangkat keras dan mendukung pemakaian program-program aplikasi. Perangkat lunak ini terdiri dari seperangkat sistem operasi, utility compliler, assembler, dan sistem manajemen database. Perangkat lunak aplikasi atau uang lazim didisain untuk kebutuhan yang lebih khusus seperti program palikasi persediaan yang digunakan untuk mengolah data persediaan.
23
3) Prosedur Prosedur mencakup seluruh prosedur yang diisyaratkan agar fungsi otomatis perangkat keras dan perangkat lunak dapat berjalan dengan efektif. Prosedur ini seperti prosedur pengoperasian komputer, prosedur pengendalian kualitas keluaran, dan prosedur atas penanganan kesalahan dan gangguan. 4) Personalia Perangkat sistem akuntansi berbasis komputer yang terakhir adalah personal yang menangani fungsi-fungsi sistem. Personal-personal yang menangani sistem, pemrograman sistem, aplikasi, operator komputer, perpustakaan, petugas pengasawan sistem. Dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer dalam pengolahan datanya, terdapat dua macam sistem penyimpanan data yaitu sistem peyimpanan data arsip konvensional (conventional file system) dan sistem pangkalan data (database system). Dalam sistem arsip konvensional masing-masing aplikasi mempunyai dan menyimpan arsip (file) datanya sendiri. Misalnya sistem penjualan dan piutang, sistem pembelian dan pengeluaran kas, sistem buku besar, masing-masing mempunyai datanya sendiri yang terpisah. Sedangkan dalam suatu sistem pangakalan data hanya terdapat satu unit sistem penyimpanan data dan kebutuhan penyimpanan data untuk semua aplikasi dilayani dari suatu sumber tersebut. Pelaksanaan penggunaan pangkalan data memerlukan suati
24
sistem yang mengatur penggunaan arsip dan program, yang disebut sistem manajamen pangkalan data (database mamagement system) dan untuk tugas mengawasi dan menjalankan pangkalan data diperlukan adanya Database Administrator. Dengan demikian bahwa dalam sistem data, data dimiliki oleh sistem secara keseluruhan, sedangkan dalam sistem arsip konvensional kepemilikan data tetap pada masing-masing aplikasi.
2. Fungsi-fungsi dalam Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Semua perangkat sistem kerja akuntansi bersama-sama melakukan fungsi-fungsi dalam sistem. Fungsi-fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi pengolahan data, fungsi keluaran yang semuanya identik dengan siklus akuntansi (Donald A. Watne:2000,33). 1)
Fungsi masukan Fungsi masukan meliputi fungsi penyiapan dokumen transaksi perubahan bentuk dokumentasi dari bentuk dasar ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable), pemberian kode transaksi, dan pemasukan data kedalam sistem komputer secara kumpulan (banch system), atau secara langsung (online system).
2)
Fungsi pengolahan
25
Fungsi pengolahan meliputi fungsi validasi data, perhitungan (calculation),
perbandingan
(summarization),
(comparation),
pemutakhiran
file
perangkuman
(file
updating),
pemeliharan file (maintenance file), dan perbaikan kesalahan (correction). 3)
Fungsi keluaran Fungsi keluaran merupakan fungsi hasil pengolahan data transaksi yang dapat berupa bentuk yang telah diperbaharui (uodated file) dalam penyimpanan sekunder, tayangan visual atau dalam bentuk cetakan (hard copy). Keluaran ini dapat dibuat untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai sengan rancangan fasilitas yang ada dalam sistem.
3.
Metode pemasukan dan pengolahan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer. Ada 3 metode pemasukan dan pengolahan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer, yaitu sebagai berikut : 1) Pemasukan dan pengolahan data secara kelompok (batch), dimana dokumen transaksi dikumpulkan untuk periode tertentu sebelum dimasukan.
26
2) Pemasukan data secara langsung (online) dan pengolahan secara berkelompok (batch) dimana pemasukan data secara langsung, tetapi pengolahan data secara berkelompok sesuai dengan kondisi yang dirancang. 3) Pemasukan dan pengolahan data secara langsung (online and realtime). (Donald A. Watne:2000,46).
Dalam batch input/batch processing, transaksi dikumpulkan terlebih dahulu selama periode tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan kemudian baru dimasukan ke dalam omputer dan diproses. Sedangkan dalam on-line input/batch processing, transaksi langsung
dimasukan
ke
dalam
komputer,
namun
proses
pemutakhirannya tidak seketika dilakukan. Proses pemutakhiran dilakukan pada akhir periode tertentu, misalnya malam hari, akhir minggu, atau akhir bulan. Dalam metode on-line input time processing arsip induk (master file) dimutakhirkan seketika, begitu juga data transaksi dimasukan ke dalam komputer.
27
D. 1.
Sistem Pengendalian Intern Pengendalian Intern Suatu sistem informasi merupakan subjek terjadinya kesalahan baik yang disengaja maupun yang idak disengaja,. Hal itulah yang menjadikan pengendalian intern suatu sistem informasi mutlak diperlukan. Pengendalian internal menurut B. Romney San Paul John Steibart (2005 : 229) adalah : Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mempromosikan efisiensi operasi, serta mendorong kkesesuaian dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Menurut James A Hall (2001 : 150) pengendalian internal adalah : Kegiatan merangkum kebijakan, praktik dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan, yaitu menjaga aktiva, memastikan akurasi dan informasi yang handal, mempromosikan efisiensi operasi, serta mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.
Tujuan Pengendalian Intern Pengendalian intern dalam suatu sistem informasi meliputi struktur oganisasi metode dan ukuran yang dikoordinasikan untk mencapai suatu tujuan. Tujuan dari pengendalian intern menurut Mulyadi (2001 : 163) adalah : 1)
Menjaga kekayaan organisi
2)
Mengecek ketelitian dan dapat dipercaya data akuntansi
28
3)
Mendorong efesiensi
4)
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Tujuan nomor 1 dan 2 merupakan tujuan sistem pengendalian akuntansi sedangkan tujuan nomor 3 dan 4 merupakan tuuan sistempengendalian administrative. Suatu sistem
informasi yang baikselalu dilengkapi dengan
sistem tersebut. Pengendalian intern itu sendiri, mempunyai beberapa elemen pokok yang akan mendukung keluasan desain 3.
sisem tersebut.
Unsur-unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Didalam sebuah sistem tentunya diperlukan suatu pengendalian intern. Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi
pembelian
dirancang
untuk
mencapai
tujuan
pokok
pengendalian intern antara lain : menjaga kekayaan (persediaan), dan kewajiban perusahaan (hutang dagang atau buku kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengedalian inte akuntansi yang diterapkan dalam sistem
akuntansi pembelian, unsur pokok sistem
pengendalian intern yang terdiri dari :
29
a.
Organisasi 1)
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
2)
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3)
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
4)
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b.
Sistem otoritasi dan prosedur pencatatan 1)
Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2)
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3)
Laporan
penerimaan
barang
diotorisasi
oleh
fungsi
penerimanaan barang. 4)
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
30
5)
Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat oder pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktr dari pemasok.
6)
Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c.
Praktik yang sehat 1)
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2)
Surat
order
pembelian
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertangungjawabkan oleh fungsi pembelian. 3)
Laporan peneriamana barang bernmor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggujawabkan oleh fungsi permintaan.
4)
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
5)
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
6)
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yag diterima
dari
pemasok
dengan
cara
menghitung
dan
31
menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan tembusan surat order pembelian. 7)
Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
8)
Catatan yang berfungsi sebagai bukti pembantu utang secara periodic direkonsiliasi dengan rekening control utang dalam buku besar.
9)
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
10)
Buku kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah dikirimkan ke pemasok.
4.
Pengendalian Interen dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik Dalam pengolahan data elktronik, pengendalian akuntansi dipisahkan menjadi dua, yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum merupakan tugas-tugas yang sudah ada pada umumnya dalam PDE di suatu perusahaan. Pengendalian umum dipisahkan menjadi lima elemen sebagai berikut :
a.
Struktur organisasi dan operasi.
32
b.
Prosedur-prosedur untuk membuka dokumentasi, review, test dan pesetujuan atas sistem atau program dan perubahan-perubahannya.
c.
Pengendalian yang dibuat oleh pabrik dalam mesin (hardware controls).
d.
Pengendalian penggunaan mesin dan data files.
e.
Prosedur dan data pengendalian lain yang mempengaruhi kegiatan PDE. Pengendalian aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang
dijamin oleh PDE. Fungsi dari pengendalian aplikasi ini adalah untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data
sudah
dilaksanakan
dengan
benar.
Pengendalian
aplikasi
dikelompokan menjadi pengendalian masukan, proses, dan keluaran. Definisi pengendakian masukan, proses, dan keluaran menurut AICPA yang dikutip oleh Zaki Baridwan (2002,214) adalah : Pengendalian masukan direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa data yang diterima untuk proses EDP sudah diotorisasi, diubah kebentuk yang dapat dibaca oleh mesin dan diindetifikasikan, dan data-data into (termasuk data yang dikirimkan lewat jalur komunikasi) tidak ada yang hilang, berkurang, bertambah, diduplikasi, atau diubah tanpa izin. Pengendalian masukan termasuk pengendalian yang berhubungan dengan pemeriksaan, koreksi, dan memasukan kembali data yang sudah dikoreksi. Pengendalian proses direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bawah EDP telah direncanakan sesuai dengan tujuan dari aplikasi tertentu, misalnya, bahwa semua transaksi diproses seperti
33
yang direncakan, bahwa tidak ada transaksi yang sah yang hilang, dan bahwa tidak ada transaksi yang tidak sah yang ditambahkan. Pengendalian keluaran direncakan untuk menjamin ketelitian dalam memproses hasil (seperti daftar rekening atau display, laporan-laporan, file dalam pita amgnetis, faktur atau cek yang akan digunakan untuk membayar) dan menjamin hanya pihak yang berhak saja yang menerima output itu.
E.
Laporan Sebagai Output Sistem Informasi Sistem
informasi
akuntansi
menghasilkan
dokumen,
laporan,
ikhtisar/rekapitulasi, dan keluaran-keluaran akun yang dinyatakan sekuruhnya atau setidak-tidaknya sebagian besar dalam satuan keuangan. Keluaran yang berorientasi pada keuangan ini menyediakan informasi catatan prestasi. Laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang penting karena dapat membantu manajemen dalam rangka membuat perencanaan, pengoperasian, operasi sehari-hari, dan sebagai pengendalian seluruh kegiatan perusahaan agar suatu laporan bermanfaat bagi penerimanya makan laporan harus mengandung prinsip-prinsip yang menurut Zaki Baridwan (2001) : 1.
Pertanggung jawaban laporan harus disusun dengan tanggung jawab bagian-bagian dalam perusahaan.
2.
Pengecualian laporan harus menunjukan hal-hal yang menyimpang dari standar/budget.
34
3.
Perbandingan : laporan harus dapat dibandingkan dengan kriteria tertentu.
4.
Ringkas : laporan untuk bagian yang lebih tinggi harus lebih ringkas agar dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas.
5.
Komentar : laporan berisi beberapa komentar dari pihak yang menyusun laporan.
2.5
FLOWCHART PEMBELIAN BATCH
Pembelian
A
Permintaan Pembelian
Sistem Pemrosesan Data Pembelian
Penerimaan
Pesanan Pembelian
File Pembantu Persediaan
D
Utang Dagang
Laporan Penerimaan
B
Permintaan Pembelian
C
Pesanan Pembelian
D
Laporan Penerimaan
Prosedur Penjualan Pemasok Buat PO
Perbaruipersediaan dan identifikasi barang yang berbeda di titik pemesanan ulang. Program ini membuat file permintaan pembelian terbuka.
Perbarui Program
Slip Pengepakan
Buat RR
Persediaan yang Diperbarui
Urutkan Berdasarkan Pemasok dan Buat Permintaan Terbuka
Pesanan Pembelian
File Pemasok
RR RR Laporan Penerimaan
RR
D
E
A
Pemasok
Persediaan yang Diperbarui
Faktur Pemasok File PO Terbuka
Laporan Penerimaan
Total Batch Buku Besar
B
Cocokan Faktur Dengan File Tunda Utang Dagang dan Bukti Kas Keluar
Tutup PO Terbuka File PO Tertutup
Pemasok
Voucher Batch
Pesanan Pembelian
Pesanan Pembelian
Voucher
Step 2
Permintaan Pembelian
Terminal
Step 4 PR
Terminal File Permintaan Pembelian Terbuka
Laporan Penerimaan
File Permintaan Pembelian Tertutup File PO Terbuka
PO PR Faktur Voucher
File Voucher
Perbarui Program
File
Buku Pembantu Persediaan
File Laporan Penerimaan
Step 1 C
Terminal
File Laporan Penerimaan
File Permintaan Pembelian Terbuka PO PO PO PO
Step 3
Catat Voucher Dalam Daftar Total Batch Buku Besar
File Pemasok File Voucher Terbuka Daftar Voucher
File AP Terbuka
35
35
Sistem Pemrosesan Data Pengeluaran Kas
Utang Dagang
Salinan
PR
Cari File Voucher yang Jatuh Tempo, Tulis Cek, Catat Dalam Daftar Cek
Salinan Cek
PO PR Faktur
Daftar Voucher
Pengeluaran Kas
Salinan
Voucher Total Batch Buku Besar
Daftar Transaksi
FIle Voucher Terbuka
Match Cocokan Cek dengan Dokumen Pendukung dalam File Voucher Terbuka
Daftar Transaksi
Daftar Transaksi
A Daftar Cek
File Utang Dagang Tertutup
(Jurnal Pengeluaran Kas)
A
Cek
PR PO PR Faktur Voucher
Salinan Salinan Cek
Salinan Salinan Cek
Cek File
Prosedur Akhir Hari : Pembaruan Buku Besar Umum
Buku Besar Umum
Persediaan
FIle Voucher Tertutup
Tanda Tangan Cek
AP Terbuka Perbarui GL Dari Total Batch
Daftar Transaksi
AP Tertutup
Diperbarui
Pemasok
Pengeluaran Kas
Sumber : James A. Hall (2008)
36
36
37
Prosedur Pembelian Berbasis Komputer Menurut James A. Hall (2008) 1.
Bagian pembelian menerima pesanan pembelian
2.
Setelah menerima pesanan pembelian maka bagian pembelian kemudian melakukan peninjauan dan ditangani.
3.
Bagian pembelian membuat pesanan pembelian dan ditandatangi yang terdiri dari lima bagian. Bagian salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.
4.
Pada bagian pemrosesan data, pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.
5.
Ketika barang tiba dari pemasok, staff administarsi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan, membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan. Salinan dari laporan penerimaan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.
6.
Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan memperbarui kemudian menutup catatan yang
38
terkaot dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pembelian tertutup. 7.
Ketika staff administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsisliasikannya dengan bagian dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.
Staf
administrasi
kemudian
akan
mebuat
voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data. 8.
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem : a.
Jumlah barang yang diterima akan dicocokan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dengan nilai “Y” akan dimasukan kedalam field yang terkait untuk menunjukan penerimaan persediaan tersebut.
b.
Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
c.
Record buku besar pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut.
d.
Aku pengendali persediaan di buku besar akan diperbarui.
e.
Record dan file
pesananan pembelian terbuka akan
dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.
