BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan berfungsi mewujudkan bagaimana suatu organisasi
dapat meningkatkan sumber daya informasi serta pengetahuannya dengan mencari, mengingat dan menerapkan pengalaman yang sudah ada. Hal ini yang menjadi dasar bagi daya saing suatu perusahaan di masa depan. 2.1.1 Pengertian Pengetahuan Pengetahuan secara pasti tidak dapat diasumsikan sepadan dengan suatu kumpulan data. Diatas itu semua, pengetahuan tidak bisa dipertimbangkan sama dengan informasi. Pengetahuan dapat diuraikan sebagai sesuatu yang dapat mengendalikan informasi dan data. Definisi pengetahuan menurut Microsoft (1999) adalah: “Pengetahuan adalah susunan dari pengalaman tasit, ide, pikiran, nilai dan keputusan dari perorangan. Pengetahuan bersifat dinamis dan hanya bisa diakses melalui kolaborasi dan komunikasi langsung dengan ahli yang memiliki pengetahuan” 2.1.2 Pengertian Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan merupakan sesuatu strategi optimisasi bisnis yang dilakukan dengan sistematis dengan memilih, menyaring, menyimpan, mengorganisir, menggabungkannya dan mengkomunikasikan informasi yang penting bagi bisnis di 7
8
dalam suatu perusahaan sebagai cara untuk meningkatkan kemampuan karyawan dan daya saing perusahaan(Bergeron, 2003, p8). Dengan manajemen pengetahuan memungkinkan terjadinya
penciptaan,
penyebaran dan penerapan pengetahuan dalam segala hal untuk meningkatkan kemampuan dari karyawan ataupun untuk keunggulan bersaing dari organisasi. Pengetahuan secara umum dari manajemen pengetahuan merupakan kemampuan dalam memilih, menangkap, mengarsip, dan mengakses praktek yang terbaik dari pengambilan keputusan dan pengetahuan yang terkait dengan kerja dari karyawan dan para manajer baik individu maupun perilaku kelompok. Dalam praktek, kebanyakan manajemen pengetahuan jauh dari ideal. Ini terutama semata adalah hampir mustahil untuk menangkap pemikiran, kepercayaan, dan perilaku seorang karyawan atau manajer dengan cara yang lengkap, sehingga cukup informasi untuk
membuat keputusan yang sama, memperlihatkan prinsip
kepemimpinan yang sama, atau melaksanakan tugas yang kompleks dengan hasil yang sama. Pada dasarnya, manajemen pengetahuan mewujudkan proses-proses di dalam organisasi dengan mencari sinergi kombinasi data dan kapasitas pemrosesan informasi dari TI, kreatifitas dan kemampuan inovasi manusia. 2.1.3 Data, Informasi, Pengetahuan, Kecerdasan Walaupun memiliki perbedaan, keempat konsep dari data, informasi, pengetahuan
dan kecerdasan cukup dekat hubungannya, sehingga seringkali
9
membingungkan. Untuk memperjelas perbedaan dan hubungan keempat konsep diatas akan didefinisikan menurut Skyrme(1999) dan dapat dilihat pada Gambar 2.1. 1
Data adalah fakta atau angka-angka. Sebagai contoh: 1234567890
2
Informasi adalah data dengan konteks. Sebagai contoh: suhu udara saat ini 30 derajat celcius.
3
Pengetahuan adalah informasi dengan suatu arti. Sebagai contoh: Menurut pengalaman saya dengan cuaca seperti ini akan mengakibatkan tertundanya keberangkatan pesawat.
4
Kecerdasan adalah pengetahuan dengan wawasan yang dalam. Sebagai contoh: Saya akan memakai kereta api melalui terowongan itu sebelum semua penumpang mengetahui bahwa ini merupakan alternatif yang terbaik.
Gambar 2.1 Hirarki Pengetahuan Sumber: Skyrme(1999) 2.1.4 Modal Intelektual Dalam manajemen tradisional, modal berkaitan dengan pemanfaatan maksimal dari tenaga kerja, komponen, dan sumber daya phisik lain, modal terbatas
10
pada pabrik-pabrik, mesin, dan buatan manusia lainnya yang masuk ke dalam proses produksi itu. Sedangkan di dalam manajemen yang maju dengan suatu prakarsa manajemen pengetahuan, konsep modal diperluas meliputi modal intelektual sementara dan dampaknya pada perilaku keorganisasian dan individu. Ketiga komponen utama dari modal intelektual (Bergeron, 2003, p17) adalah: 1. Modal Manusia. Pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan menyangkut orangorang di dalam organisasi itu. Modal manusia ini biasanya dimiliki oleh para manajer dan karyawan yang memilikinya. Tanpa suatu sistem manajemen pengetahuan yang benar, bila para manajer dan karyawan meninggalkan perusahaan, mereka akan membawa keterampilan mereka, kemampuan, dan pengetahuan dengan mereka. 2. Modal Pelanggan. Nilai dari hubungan organisasi dengan
pelanggannya,
mencakup kesetiaan pelanggan, saluran distribusi, merek, perijinan, dan monopoli. 3. Modal Struktural. Proses, struktur, sistim informasi, dan kekayaan intelektual yang adalah tidak terikat pada para manajer dan karyawan yang memilikinya. Kekayaan intelektual kadang-kadang diperlakukan sebagai suatu komponen terpisah, bagian keempat dari modal intelektual. Menurut Bergeron (2003, p18) untuk tujuan manajemen pengetahuan, modal manusia dibagi atas tiga macam pengetahuan: tasit, implisit dan eksplisit. 1. Pengetahuan tasit adalah pengetahuan untuk mengukur yang berasal dari bawah sadar dan oleh karena itu sukar untuk dijelaskan ke orang lain. 2. Pengetahuan implisit secara khas dikendalikan oleh tenaga ahli. Bagaimanapun, tidak sama dengan pengetahuan tasit, pengetahuan implisit dapat diambil dari
11
orang
yang
ahli
melalui
suatu
proses
yang
disebut
rancang-bangun
pengetahuan(knowledge engineering). 3. Pengetahuan eksplisit dengan mudah disampaikan dari seseorang yang pandai pada suatu tugas ke orang lain melalui komunikasi lisan atau tertertulis. Berbeda dengan pengetahuan tasit dan implisit, pengetahuan eksplisit sering dapat ditemukan di dalam suatu buku atau manual operasi.
2.2
Modal Manusia sebagai Sumber Strategis Pada kenyataannya, dalam segala situasi kompetisi, sumber yang bersifat
tidak dapat diukur atau dilihat memberikan nilai lebih karena biasanya sangat jarang dan lebih susah untuk ditiru oleh para pesaing. Sumber-sumber yang dapat dilihat seperti bangunan, mesin. Dalam kompetisi secara tradisional merupakan sumber untuk meningkatkan daya saing. Akan tetapi dengan majunya teknologi, sehingga bangunan pabrik bisa dimodernisasi, proses distribusi secara efisien serta campur tangan manusia di dalam proses produksinya, membuat manusia sebagai sumber tak terlihat menjadi faktor yang penting. Menurut Jackson, et al (2003, p6) suksesnya perusahaan dengan menggabungkan sumber daya yang ada dalam satu kesatuan dan adanya kesulitan untuk meniru hal tersebut merupakan sumber utama untuk meningkatkan daya kompetisinya dalam dunia bisnis. Akan tetapi dengan mobilitas yang tinggi dari modal manusia ini akan merupakan ancaman tersendiri bagi perusahaan, dengan menggabungkan modal manusia ini dengan sumber lainnya dan menggunakan penggabungan pengetahuan ini untuk menciptakan kemampuan perusahaan,
12
kehilangan satu atau beberapa orang karyawan ini tidak akan menghilangkan daya saing perusahaan. Menurut Jackson, et al (2003) modal manusia adalah individu yang memberikan kontribusi terhadap perusahaan, baik secara fisik, pengetahuan, sosial, maupun reputasi. Dalam lingkungan yang selalu berubah, mengelola sumber-sumber pengetahuan (keahlian, kemampuan, dan kapasitas belajar) merupakan kunci utama suksesnya perusahaan. Dan sumber-sumber pengetahuan ini dapat dibangun melalui pengalaman serta training.
2.3
Tujuan Strategis Apakah yang harus dikerjakan untuk mencapai keunggulan bersaing dengan
memanfaatkan pengetahuan yang ada. Oleh karena itu menurut Skyrme(1999) ada 7 tujuan strategis yang biasa dipakai untuk mencapai tujuannya: 1. Pengetahuan Mengenai Pelanggannya Membangun pengetahuan yang dalam melalui hubungan dengan pelanggan dan digunakan untuk meningkatkan produk dan servis yang ada kepada pelanggan. 2. Pengetahuan di dalam Produk dan Jasa Dengan memasukkan pengetahuan kedalam produk, sehingga dapat memberikan jasa yang terbaik sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya. 3. Pengetahuan di dalam Orang Mengembangkan kemampuan manusia serta pemeliharaan dalam suatu budaya dimana proses belajar dihargai dan adanya pembagian pengetahuan bersama.
13
4. Pengetahuan di dalam Proses Menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis dengan memberikan akses seseorang yang memiliki keahlian tertentu ke suatu permasalahan yang bersifat kritis. 5. Memori Organisasi Pengalaman yang sekarang ada disimpan untuk digunakan di masa depan, kedalam penyimpanan
yang berbentuk pengetahuan eksplisit dan sebagai dasar
untuk mengembangkan keahlian. 6. Pengetahuan dalam Hubungan Meningkatkan pengetahuan yang mengalir dari berbagai pihak: dengan para penyalur, pelanggan, karyawan, dan lain lain. 7. Pengetahuan Aset Untuk mengukur modal
intelektual dan mengatur penyerapan serta
pengembangannya.
2.4
Konversi Pengetahuan Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam bukunya The Knowledge-Creating
Company(1995), telah membuat teori mengenai pengetahuan dan bagaimana proses terjadinya
pengetahuan
tersebut.
Didefinisikan
empat
proses
dasar
untuk
mengkonversi antara pengetahuan tasit dan eksplisit dimana ini merupakan dasar untuk menciptakan nilai.. Seperti terlihat pada Gambar 2.2, 4 tipe dari penciptaan pengetahuan adalah:
14
1. Dari pengetahuan tasit ke tasit (=socialization/sosialisasi): terjadinya pemindahan pengetahuan yang berbentuk tasit ke orang lain, dimana masing-masing individu memperoleh pengetahuan baru secara langsung dari orang lain melalui pengamatan ataupun dialog. 2. Dari pengetahuan tasit ke eksplisit (=externalization/eksternalisasi): pengetahuan yang berbentuk tasit dapat berubah menjadi eksplisit dengan mengartikan pengetahuan yang ada ke dalam fakta yang nyata melalui diskusi atau dokumentasi, sehingga mudah dimengerti oleh orang lain. 3. Dari pengetahuan eksplisit ke eksplisit (=combination/kombinasi): merupakan penciptaan pengetahuan dengan menggabungkan berbagai bentuk pengetahuan eksplisit, seperti dalam dokumen ataupun database. 4. Dari pengetahuan eksplisit ke tasit (=internalization/internalisasi): adalah suatu proses belajar sambil bekerja, dimana individu melakukan suatu tugas secara rutin dengan didampingi oleh individu lain yang lebih pintar sampai individu tersebut bisa melakukan tugas tersebut tanpa dampingan.
Gambar 2.2 Model Spiral Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka.
15
Sumber: Skyrme(1999)
2.5
Model Manajemen Pengetahuan Menurut Probst, et al (2000) proses utama dari suatu manajemen pengetahuan
adalah untuk menghasilkan suatu gambaran yang menyangkut permasalahan operasional yang muncul karena pemanfaatan pengetahuan sebagai sumber daya. Timbulnya berbagai kesulitan jika suatu perusahaan gagal untuk menggabungkan penanganan pengetahuannya didalam suatu keseluruhan strategi. Secara operasional harus dibuat didalam suatu kerangka oleh manajemen yang dapat mengkoordinasi dan memberi arah bagi kegiatan operasional. Oleh karena itu manajemen harus dapat menciptakan kerangka seperti itu yang merupakan tujuan pengetahuan dan proses penilaian pengetahuan. Tujuan pengetahuan memperjelas arah strategis manajemen pengetahuan dan sasaran yang lebih spesifik. Sedang proses penilaian pengetahuan digunakan untuk melengkapi sistem tersebut. 2.5.1 Tujuan Pengetahuan Tujuan pengetahuan memberi arah ke manajemen pengetahuan, sehingga dapat ditetapkan keterampilan apa yang diharapkan untuk dikembangkan dalam berbagai tingkatan. Tujuan pengetahuan diarahkan pada menciptakan suatu kebiasaan untuk sadar akan pentingnya pengetahuan melalui budaya perusahaan dimana ketrampilan individu maupun kelompok dikembangkan.
Secara strategis tujuan
pengetahuan menggambarkan pengetahuan inti dari organisasi dan menetapkan
16
keterampilan mana yang akan diperlukan di masa datang. Sedang secara operasional tujuan pengetahuan berkaitan dengan implementasi manajemen pengetahuan. 2.5.2 Proses Pengukuran Pengetahuan Dengan KMAT Untuk mengukur pengetahuan yang ada, diperlukan metode berdasarkan norma, operasional dan strategis. Mutu dari tujuan dapat dilihat dari penilaian yang dilakukan.
Manajemen pengetahuan menggunakan sumber daya, maka harus
ditunjukkan agar sumber daya tersebut efektif.
Proses memantau penting bagi
penyesuaian yang efektif mengenai proses manajemen pengetahuan jangka panjang. Rencana untuk meningkatkan proses pengetahuan yang tersebar dapat diperoleh dari profil pengetahuan yang ada. Profil pengetahuan ini dapat diperoleh dari bagian perusahaan itu, dari kelompok ataupun dari masing-masing individu. Teknik untuk menganalisis pengetahuan yang ada disuatu perusahaan menurut Probst, et al (2000) salah satunya adalah dengan menggunakan Knowledge Management Assessment Tool(KMAT) dapat dilihat pada Gambar 2.3, yang dikembangkan oleh ARTHUR ANDERSEN yang bekerja sama dengan AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER(APQC). Metode ini adalah dengan memberikan beberapa daftar pertanyaan mengenai topik yang berhubungan dengan pengetahuan kepada beberapa manajer. Daftar pertanyaan ini dapat dilihat pada lampiran A. Hasil dari daftar pertanyaan ini akan menentukan berada diposisi mana perusahaan ini berada berkaitan dengan 5 dimensi yang berbeda: Kepemimpinan, Budaya, Pengukuran, Teknologi, dan Proses Kebiasaan Belajar. Analisis ini juga
17
dapat dijadikan tolok ukur mengenai proses perkembangan pengetahuan dari perusahaan ini berdasarkan atas penilaian yang terdahulu.
Gambar 2.3: Alat Penilaian Pengetahuan yang Dikembangkan oleh ARTHUR ANDERSEN Sumber : Probst, et al, 2000
2.6
Proses Utama dari Manajemen Pengetahuan Dalam mengidentifikasi dari mana asal pengetahuan itu, maka perlu diadakan
pengelompokan berdasarkan problem yang ada pada perusahaan (Probst, et al, 2000). Hal ini digunakan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terkait dengan proses utama dari manajemen pengetahuan ini, dimana masing-masing proses utama ini dapat berhubungan antara satu sama lain. Dari Gambar 2.4 dibawah dapat kita lihat bahwa masing-masing proses utama saling mempengaruhi proses utama lainnya,
18
sehingga
perlu
diperhatikan
bahwa
seorang
manajer
tidak
boleh
hanya
memaksimalkan pengetahuannya dalam suatu lingkup yang kecil akan tetapi perlu juga dipertimbangkan mengenai efek yang akan terjadi.
Gambar 2.4
Proses utama dari manajemen pengetahuan. Sumber : Probst, et al (2000)
2.6.1 Identifikasi Pengetahuan Tak seorangpun di dalam perusahaan dapat mengetahui semuanya secara pasti, akan tetapi perusahaan perlu untuk mengetahui dimana harus mencari pengetahuan yang mereka butuhkan. Adalah sangat mudah untuk kehilangan jejak oleh karena pengetahuan yang selalu berubah dan bertambah serta timbulnya hal-hal yang baru. Untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, maka perusahaan harus tahu dimana mencari seorang yang ahli dalam kasus tertentu baik itu di dalam maupun di luar perusahaan. Berapa proyek yang sedang ditangani oleh perusahaan, dan untuk tujuan apakah proyek tersebut. Apakah perusahaan mempunyai akses ke pihak luar untuk mendapatkan informasi yang akurat dari perusahaan penyedia pengetahuan lainnya
19
melalui internet. Dalam hal ini pemetaan pengetahuan dan intranet menjadi faktor penting dalam mengidentifikasi pengetahuan. 2.6.1.1
Pemetaan Pengetahuan
Pemetaan pengetahuan dalam hal ini digunakan untuk menentukan lokasi dari si pemilik pengetahuan.
Dalam definisinya pemetaan pengetahuan merupakan
gambaran secara grafik dari seorang yang ahli, pemilik pengetahuan, sumber pengetahuan, struktur pengetahuan ataupun aplikasi dari pengetahuan. Dimana akan meningkatkan keterbukaan dan bantuan yang tepat dari seseorang yang ahli dalam suatu tugas tertentu, ataupun dapat untuk mengklasifikasikan karyawan baru sebagai sumber pengetahuan yang baru atau menjadi bagian dari pengetahuan yang sudah ada. Semua informasi yang ada ini dapat diklasifikasikan dalam berbagai kriteria dan diolah secara komputerisasi serta disajikan dalam bentuk grafik melalui komputer, sehingga informasi mengenai pengetahuan yang ada dapat diakses oleh orang-orang dalam organisasi kapan dan dimanapun mereka berada. Pemetaan pengetahuan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara: 1. Topografi Pengetahuan Untuk mengidentifikasi seseorang yang memiliki keahlian serta pengetahuan tertentu dengan memberikan bobot pada penilain tersebut. Dengan cara ini dapat dengan mudah untuk mencari orang di dalam organisasi yang menguasai hal tertentu beserta dengan tingkatan kemampuannya 2. Pemetaan Sumber Pengetahuan
20
Digunakan untuk mencari dimana sumber pengetahuan itu dan dimana sumber pengetahuan itu disimpan. Apakah di dalam komputer server, komputer personal, disket, kertas atau ada dipikiran orang yang sudah pensiun. 2.6.1.2
Celah Pengetahuan
Dalam proses mengidentifikasi pengetahuan perlu juga diperhatikan adanya kekurangan pengetahuan di dalam organisasi ataupun adanya celah pengetahuan secara internal. Sumber pengetahuan diluar dapat dievaluasi, sehingga dapat diambil sebagai pengetahuan di dalam perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Dalam Gambar 2.5 dapat dilihat mengenai celah pengetahuan yang ada dan bagaimana untuk mengadopsinya, sehingga pengetahuan itu ada diperusahaan.
Gambar 2.5 Tipe dari celah pengetahuan. Sumber : Probst, et al (2000)
21
2.6.2 Perolehan Pengetahuan Jika membangun pengetahuan tidak memungkinkan untuk dilakukan sendiri, salah satu cara adalah dengan mencari pengetahuan yang berasal dari luar perusahaan. Dalam memperoleh pengetahuan untuk menutupi celah pengetahuan yang ada di dalam perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan yaitu dengan melihat keluar dan membeli pengetahuan tersebut. Misal dalam pencarian seorang yang ahli dalam hal tertentu yang tidak dimiliki oleh perusahaan dimana keahlian itu tidak dapat dibuat oleh perusahaan itu secara internal.
Ada banyak faktor yang perlu
diperhatikan dalam menggabungkan antara pengetahuan yang berasal dari luar kedalam sumber pengetahuan di dalam perusahaan tersebut, bagaimana perusahaan dapat menggunakan pelanggan sebagai sumber informasi, dan kesulitan yang dihadapi dalam mencari orang yang ahli sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa cara yang dapat diambil dalam memperoleh pengetahuan yang berasal dari luar adalah sebagai berikut: 1. Merekrut orang yang ahli dibidangnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk menutupi celah pengetahuan yang ada 2. Menggunakan jasa konsultan. 3. Mengambil pengetahuan yang ada dipasar untuk digunakan dalam perusahaan. Pengetahuan itu antara lain: Pengetahuan dari seorang ahli diluar perusahaan, pengetahuan dari perusahaan lain, pengetahuan dari stakeholder(pelanggan, pemasok, lingkungan karyawan, pengetahuan politik, media masa, masyarakat
22
umum ataupun masyarakat ekonomi), pengetahuan mengenai produk yang ada dipasaran 4. Melakukan aliansi strategis baik diproduk maupun pengetahuan 5. Membeli media perangkat lunak ataupun video yang berisi tentang pengetahuan dari suatu perusahaan atau produk. 2.6.3 Pengembangan Pengetahuan Berdasarkan pada perbedaan antara pengetahuan yang dibutuhkan dengan pengetahuan yang tersedia di dalam perusahaan, hal ini dapat ditentukan untuk mengembangkan pengetahuan yang sudah ada diperusahaan oleh perusahaan itu sendiri. Pengembangan pengetahuan ini bisa melalui cara riset dan pengembangan, pelatihan dan proses belajar ataupun melalui studi kepuasan pelanggan. Perusahaan diharapkan tidak terlalu menggantungkan pada seorang yang ahli dibidangnya tetapi harus berusaha untuk membangun pengetahuan yang ada secara bersama seperti dalam pemecahan suatu masalah dalam kelompok yang berbeda.
Diharapkan
pengembangan dari pengetahuan baik itu produk maupun kemampuan seseorang tidak hanya milik departemen riset dan pengembangan saja akan tetapi juga dapat menjadi milik semua departemen, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi suksesnya suatu perusahaan. Pendekatan yang digunakan dalam pengembangan pengetahuan biasanya: 1. Gudang Ilmu Metode ini dimana suatu kelompok yang dipilih oleh perusahaan sebagai kelompok yang memiliki kecerdasan yang dapat dipercaya untuk memiliki
23
pengetahuan dan keahlian yang bersifat kritikal bagi perusahaan secara keseluruhan. Biasanya proses ini dalam bentuk pengembangan melalui universitas milik perusahaan. 2. Belajar Sambil Bekerja Pengetahuan didapat melalui proses pekerjaan yang dilakukan sehari-hari. 3. Tempat Belajar Perusahaan menyediakan tempat untuk belajar bagi karyawannya. 4. Pelajaran yang Didapat dari Suatu Kasus Pengetahuan didapat melalui pelajaran-pelajaran dari kasus yang ditangani dalam setiap proyek. 5. Belajar dari Pengetahuan Masa Lalu Pengetahuan didapat dari dokumentasi yang dimiliki perusahaan berdasar pada kejadian yang terjadi diperusahaan baik yang sukses maupun gagal. 2.6.4 Distribusi dan Pemberian Pengetahuan Aspek yang terpenting dari manajemen pengetahuan ini adalah bagaimana pengetahuan yang ada itu dibagikan antara sesama karyawan dimana masing-masing merasa saling diuntungkan, antara karyawan dan atasan, antara departemen atau lainnya.
Adalah sangat penting untuk mendapat pengetahuan yang tepat dari
seseorang yang tepat dan dengan waktu yang tepat. Pemberian pengetahuan ini sangat terkait erat dengan budaya dari suatu perusahaan. Informasi dan pengalaman yang ada seharusnya digunakan untuk kepentingan perusahaan khususnya dalam proses pengambilan keputusan.
Akan tetapi seringkali karyawan menyimpan
24
pengetahuannya di dalam dirinya sendiri untuk menjaga kekuatan dan gengsi atau martabat karyawan tersebut. Distribusi dan pemberian pengetahuan dapat berarti proses yang tersentralisasi dalam mendistribusikan pengetahuan diantara kelompok karyawan atau dapat juga sebagai pemindahan pengetahuan antara masing-masing karyawan atau antara kelompok atau lingkungan kerjanya. Untuk mengontrol distribusi pengetahuan yang ada adalah tidak mungkin dilakukan oleh pihak manajemen secara langsung. Pembuatan jaringan pengetahuan merupakan salah satu cara untuk membatasi pemberian dan distribusi dari pengetahuan. Adalah benar bila karyawan tidak dapat dipaksa untuk memberikan pengetahuan mereka kepada lainnya, tetapi dengan adanya infrastruktur yang ada dapat memungkinkan hal itu menjadi mudah. Pendekatan yang dilakukan untuk membatasi penyebaran pengetahuan ini adalah: 1. Strategi “Push” dimana keputusan dibuat secara terpusat untuk menentukan pengetahuan mana yang harus didistribusikan serta kepada siapa pengetahuan itu boleh diberikan. 2. Menciptakan infrastruktur yang memungkinkan untuk pencarian pengetahuan yang diperlukan karena tidak semua pengetahuan tersedia dalam satu departemen, sehingga diperlukan strategi “Pull” karena informasi yang disebar tidaklah mungkin bersifat hirarki.
25
2.6.5 Pemanfaatan Pengetahuan Pemanfaatan pengetahuan merupakan bagian terpenting dari proses manajemen pengetahuan.
Pemanfaatan pengetahuan ini dapat dilakukan tanpa
adanya rangsangan dan motivasi dari pihak manajemen. Salah satu fungsi dari manajemen pengetahuan ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memakai pengetahuan yang mereka miliki secara tepat dan cepat. Kebiasaan pekerja adalah hanya menerima pengetahuan baru yang berasal dari luar, atau membangun keahlian baru, ketika mereka melihat keuntungan yang jelas dari pengetahuan tersebut. Pemanfaatan pengetahuan ini merupakan tolok ukur di dalam suksesnya suatu manajemen pengetahuan di dalam suatu perusahaan, oleh karena itu semua proses dalam manajemen pengetahuan itu harus diarahkan ke arah penggunaan pengetahuan secara individu ataupun kelompok untuk tujuan mencapai tujuan perusahaan. Untuk mendorong pemanfaatan pengetahuan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain: 1. Infrastruktur yang mudah digunakan. 2. Pendekatan yang terintegrasi. 3. Selalu menggunakan pengetahuan yang baru. 4. Pembangunan pengetahuan dalam pekerjaan. 5. Menyajikan dalam bentuk dokumen yang gampang dilihat dan terstruktur.
26
2.6.6 Pemeliharaan Pengetahuan Seringkali terjadi hilangnya ingatan dari suatu organisasi baik secara sementara maupun untuk selamanya sebagai akibat dari adanya rancang bangun proses, ataupun adanya perubahan kebijaksanaan dari perusahaan. Bagaimana bila karyawan yang ahli dibidang tertentu pergi meninggalkan perusahaan, bagaimana untuk menjaga suatu pengetahuan yang telah dipelajari oleh perusahaan, dan masih banyak pertanyaan lainnya yang berkaitan dengan ingatan suatu perusahaan. Proses untuk memelihara pengetahuan yang ada, sehingga perusahaan tersebut dapat mengatur pengetahuan yang ada untuk dapat digunakan dikemudian hari harus setidaknya harus melalui suatu proses. Pertama, memilih dari beberapa kejadian, orang atau proses dimana layak untuk dipelihara. Kedua, pengetahuan tersebut harus dapat disimpan dalam suatu bentuk yang layak. Ketiga, harus diyakinkan bahwa ingatan perusahaan itu harus selalu yang terakhir.
2.7
Manajemen Pengetahuan Berdasarkan TI Menurut Tiwana (2000), TI memungkinkan proses di dalam manajemen
pengetahuan dilakukan dengan menggunakan alat bantu. Keunggulan yang didapat dengan menggunakan TI adalah antara lain: 1. Dapat mencari sumber yang lebih banyak 2. Menyaring berdasarkan kriteria tertentu 3. Informasi yang singkat dan jelas 4. Data ditampilkan berdasar keinginan pengguna 5. Mencari kasus yang sudah lama
27
6. Memungkinkan pencarian kasus dengan kombinasi 7. Mengurangi biaya penyimpanan 8. Menyimpan informasi terkini 9. Sebagai satu-satunya sumber informasi sebagai referensi 10. Memungkinkan adanya aliran kerja 11. Mengingatkan user akan adanya perubahan 12. Sebagai alat pembuat keputusan Adalah sangat susah untuk memisahkan antara TI dengan manajemen pengetahuan. TI mempunyai andil yang besar sebagai pemberdaya dari proses yang terjadi dalam manajemen pengetahuan. Jumlah data, informasi dan pengetahuan yang ada dalam manajemen pengetahuan biasanya berjumlah besar, sehingga sangat sulit untuk mengelolanya secara konvensional.
Apalagi bila perusahaan itu sudah
berkembang lebih dari satu tempat melainkan banyak tempat, kota, daerah bahkan diberbagai negara. Dalam sistem manajemen pengetahuan komponen pemberdaya adalah infrastruktur TI seperti jaringan, perangkat keras dan perangkat lunak. Dan biasanya sistem manajemen pengetahuan memanfaatkan infrastruktur TI yang ada di dalam perusahaan. Peran TI dalam manajemen pengetahuan seperti dilihat pada Gambar 2.6 meliputi: 1. Mengalirkan Pengetahuan: komponen ini menyediakan fasilitas pengaliran pengetahuan dalam sistem manajemen pengetahuan.
28
2. Pemetaan Informasi: memetakan informasi yang ada diperusahaan, sehingga dalam penggunaannya dapat dikonversi menjadi pengetahuan 3. Sumber Informasi: sumber data dan informasi merupakan sumber utama dari sistem manajemen pengetahuan 4. Pertukaran Informasi dan Pengetahuan: fasilitator yang memungkinkan terjadinya pertukaran pengetahuan baik tasit maupun eksplisit, membantu pembuatan dan pertukaran konteks 5. Mencari dan Menambang Pengetahuan: membantu dalam proses pencarian dan penambangan pengetahuan
Gambar 2.6 Peranan TI dalam Manajemen Pengetahuan Sumber : Tiwana (1999)
29
Dari peranan TI dalam manajemen pengetahuan dapat diintegrasikan seperti terlihat pada Gambar 2.7, dan Fasilitas teknologi yang dapat digunakan dalam manajemen pengetahuan antara lain: 1. Document Management. Informasi yang sebagian besar masih dalam bentuk kertas, dikonversi menjadi format elektronik, sehingga mempermudah dan mempercepat dalam proses pencarian dan pengaksesan dokumen. 2. Groupware. Memungkinkan terjadinya kolaborasi, penangkapan pengetahuan, pertukaran dokumen serta komunikasi antar pekerja. 3. Intranet. Dengan intranet memungkinkan terjadinya distribusi informasi, publikasi dan penyediaan direktori. Informasi dan pengetahuan yang sudah terdokumentasi dapat disajikan melalui intranet ini. 4. Data Warehouse. Data atau pengetahuan yang ada disimpan dalam suatu media sehingga sangat membantu dalam proses pengambilan, validasi serta pemeliharaan.
30
Gambar 2.7 Fasilitas dalam Sistem Manajemen Pengetahuan
2.8
Tahapan Pengerjaan Adapun tahapan pengerjaan tesis ini dapat dilihat pada Gambar 2.8
1. Analisis Model dan Aktivitas Perusahaan. Dengan melakukan analisis terhadap model bisnis dengan model Porter’s Competitive Force dari Michael Porter dapat dilihat situasi perusahaan dalam kompetisi persaingan bisnis. Dengan ini dapat dilakukan analisis mengenai kebutuhan TI guna meningkatkan keunggulan bersaingnya.
31
2. Proses Penilaian Pengetahuan yang Ada Digunakan untuk menilai pengetahuan apa yang ada diperusahan dan apa yang tidak ada, sehingga dapat diperoleh adanya kesenjangan antara pengetahuan. 3. Menentukan Kebutuhan dari Proses Penilaian Berdasarkan pada kesenjangan pengetahuan dari proses penilaian, dapat ditentukan pengetahuan mana yang harus dibangun, atau diambil dari luar, sehingga perusahaan dapat meningkatkan kemampuan bersaingnya 4. Pengkajian Infrastruktur yang Ada. Pengkajian infrastruktur yang ada apakah bisa untuk pengembangan sistem manajemen pengetahuan atau bila tidak akan diusulkan perubahan infrastruktur yang ada. 5. Penentuan Teknologi Berdasarkan pada Kebutuhan dan Infrastruktur yang Ada Dalam proses ini akan ditentukan teknologi apa yang digunakan untuk masingmasing kebutuhan yang diperlukan. 6. Pembuatan Prototipe Sistem Manajemen Pengetahuan. Pembuatan prototipe ini dimulai dengan melakukan integrasi dari berbagai komponen yang dibutuhkan dalam proses sistem manajemen pengetahuan. Kemudian dilakukan proses pembuatan antar muka untuk pengguna sesuai dengan skenario yang ditetapkan.
32
Gambar 2.8 Tahapan Pengerjaan Keseluruhan
