BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Integrasi Proses integrasi dan fungsinya pada perusahaan sangat berkaitan dengan batasan cangkupannya yang hanya terjadi pada beberapa unit atau proses pada satu organisasi. Dengan seiringnya perkembangan teknologi dan ketatnya persaingan antar perusahaan, saat ini perusahaan sudah berusaha untuk beralih ke integrasi dengan scala yang lebih besar ( (Markus, 2001), (Porter, 2001)). Menurut Porter (2001), integrasi mengatur value chain dalam seluruh koresponden perusahaan ke tahap keempat dalam evolusi teknologi informasi dalam bisnis, dengan menggunakan integrasi proses pengembangan produk akan menjadi pada tahap yang lebih lanjut. Integrasi ditempatkanpada posisi penting didalam beberapa
bagian,
production/operation
termasuk
management,
management,
dan
strategy, information
organization systems
theory,
(Barki
&
Pinsonneault, 2005). Pada production / operations / logistics, integrasi dipandang sebagai koordinat managemen informasi, material flows, dan logistik melalui set yang umum pada prinsip, strategi, kebijakan dan performance metrics (Chandra & Kumar, 2001). Pada sistem informasi, konsep integrasi dipandang dari dua perspektif. Berdasarkan segi teknis, integrasi digunakan untuk menjelaskan hubungan teknologi informasi antar organisasi dan untuk melihat tingkatan data element
5
6
share pada skema konsep yang umum (Chiang, Lim, & Storey, 2000). Berdasarkan pandangan tersebut, integrasi mempresentasikan jangkauan sistem yang berbeda untuk saling terhubung. Perspektif berikutnya integrasi dipandang sebagai jangkauan dua bisnis proses atau organisasi yang berdiri sendiri yang terstandarisasi dan terkait bergabung melalui komputer dan teknologi komunikasi (Dan, et al., 2001). Konsep integrasi organisasi dapat dijelaskan lebih lanjut dengan memandang 2 karakteristik sistem : perbedaan dari komponen suatu sistem dan kemampuan merespon antara satu dan lainnya (Barki & Pinsonneault, 2005). Efisiensi integrasi didasarkan bagaimana setiap anggota organisasi dapat menerima dan mengartikan pesan yang dikirim oleh anggota yang lain atau lingkungannya, serta dapat merespon dengan benar (Barki & Pinsonneault, 2005). Menurut (Barki & Pinsonneault, 2005) integrasi dapat dikategorikan menjadi 6 tipe: 1.
Internal operational
2.
Internal functional
3.
External operational forward
4.
External operational backward
5.
External operational lateral
6.
External functional
7
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP) 2.2.1 Latar Belakang ERP Sistem ERP adalah sistem software untuk membantu dan untuk mengotomatisasi proses bisnis, memberikan real time dan informasi perusahaan secara akurat untuk pengambilan keputusan. ERP mempunyai cerita panjang pada evolusinya. Production scheduling , material ordering, dan sistem product shipment berkembang dari sistem reorder point yang bersifat manual ke computerized Materials Requirement Planning(MRP) lalu berkembang menjadi sistem Manufacturing Resource Planning(MRP-II) yang mengintegrasikan MRP dan capacity requirement planning ke Manufacturing Execution Systems(MES) yang kemudian terintegrasi dengan MRP-II dan shop floor lalu sistem device control, dan pada akhirnya ke ERP sistem. SAP R/3 modul dan sub-modul mencakup sales dan distribusi. Material management, warehouse management, quality management, production planning untuk proses industri, financial accounting, controlling, project system dan office communication yang diharapkan untuk mengurangi inventories, kenaikan cash management, dan mengurangi biaya operational (Palvia, 2006). Menurut (Alshawi, Themistocleus, & Zairi, 2004) software ERP adalah backbone banyak perusahaan besar didunia saat ini. Menurut (M.Edwards, 2005) kualitas data dan peningkatan bisnis proses adalah dasar business drivers untuk Enterprise resource planning (ERP). Sistem ERP adalah suatu komputasi sistem perusahaan yang terintegrasi untuk mengotomatisasi aliran material, informasi, dan sumber daya keuangan antara semua fungsi dalam
8
perusahaan terhadap database yang umum (Yang, Ting, & Wei, 2006). Menurut (Kumar & Keshan, 2009) sistem ERP adalah sebuah paket sistem software bisnis yang mengijinkan sebuah perusahaan untuk : 1.
Mengotomatisasi dan mengintegrasikan sebagian besar proses bisnisnya
2.
Berbagi data yang umum dan mempraktekan di seluruh perusahaan
3.
Menghasilkan akses informasi secara real – time. (Saatçioğlu, 2009) menyatakan definisi ERP adalah fokus ERP
bersifat sebagai pengintegrasian proses, memungkinkan optimasi pada organisasi, menghilangkan hubungan yang kompleks antara sistem komputer, menyediakan IT
infrastruktur yang umum, berhubungan
dengan Supply Chain yang mengadaptasi industri Best Practice dan management practices untuk menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat dan dengan biaya yang tepat, melacak status kegiatan perusahaan sehari-hari, mencapai konsistensi dan efisiensi melalui standarisasi, meningkatkan nilai pasar dan kinerja perusahaan melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas, menyediakan respon yang cepat untuk kebutuhan pelanggan dan menciptakan langkah-langkah yang umum .
Tujuan penggunaan ERP adalah untuk meningkatkan dan
menyederhanakan proses bisnis internal, dan biasanya membutuhkan reengineering proses bisnis saat ini (Huang, Chang, & Lin, 2004). Menurut M.Edwards, 2005 sistem ERP bertujuan untuk mengelola semua aspek bisnis termasuk perencanaan produksi, purchasing, manufacturing, sales distribution ,accounting dan customer service. Penerapan sistem ERP
9
adalah proyek yang mahal dan berisiko. Biaya implementasi penuh di sebuah organisasi internasional dengan scala besar dapat melebihi $ 100 juta. Sebuah survei terbaru dari 63 perusahaan - dengan pendapatan tahunan mulai dari $ 12 juta ke $ 63 miliar menunjukkan bahwa proyek ERP menelan biaya $ 10,6 juta dan mengambil rata-rata 23 bulan untuk menyelesaikannya. apalagi, lingkungan pelaksanaannya seringkali sangat rumit. Mereka biasanya membutuhkan reengineering proses bisnis skala besar (BPR),
pengaturan teknis yang rumit untuk mengintegrasikan
teknologi core ERP dengan software yang sudah ada atau yang akan datang, serta manajemen perlu berhati-hati dari kontribusi beberapa peserta dalam proyek seperti: departement fungsional, konsultan, mitra bisnis, dan vendor. Semua ada persyaratannya dan memperbesar tantangan manajemen proyek untuk proyek-proyek tersebut, membuat mereka rentan terhadap kegagalan implementasi (M.Kamhawi, 2008). Menurut (Jones & Young, 2006), transisi untuk ERP framework merupakan proses yang panjang, sulit, dan mahal karena sifat dan kompleksitas sistem ERP. Senior IT manager percaya bahwa integrasi dan penerapan sistem ERP adalah salah satu isu yang paling penting bagi mereka yang saat ini menghadapinya.(Cox, 2007). Sistem ERP adalah kompleks off-the-shelf IT solusi
yang menjanjikan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
sebuah organisasi. Sistem ERP sering digunakan untuk menggantikan penuaan pada sistem dan sulit untuk mempertahankan legacy sistem. ERP adalah sistem yang sulit dan mahal untuk diterapkan. Banyak proyek yang gagal diimpementasi telah banyak dikutip dalam pers bisnis dan akademis
10
(bradley & lee, 2007). Penting bagi organisasi yang menerapkan sistem ERP untuk mengetahui bahwa pengenalan ERP akan menghasilkan kemungkinan besar perubahan kunci organisasi, jika tidak dikelola dengan baik, dapat sehubungan
mengakibatkan konflik dalam organisasi khususnya, dengan
pertanyaan
tentang
bagaimana
untuk
mengintegrasikan sistem ERP , legacy systems, dan organisasi proses bisnis. (Maguire, ojiako, & Said, 2009). Isu-isu lain yang timbul dari keputusan untuk menerapkan sistem ERP terkait dengan kompleksitas pilihan yang tersedia untuk implementasi. Sistem ERP terdiri dari berbagai modul, dan bisnis dapat mengadopsi campuran modul untuk memenuhi kebutuhan mereka, sehingga keputusan harus dibuat pada awal proyek oleh manajer proyek yang mungkin belum terbiasa dengan dampak pemilihan, atau tidak memilih, kombinasi tertentu. Apalagi, dalam membandingkan penawaran dari vendor yang berbeda, customer dihadapkan dengan berbagai set produk yang berbeda dan nama-nama modul yang berbeda ketika membandingkan satu vendor dengan yang lain (M.Edwards, 2005). 2.2.2 Kelebihan dan Kekurangan ERP Ada berbagai macam alat dan sistem yang telah berkembang yang memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih kompetitif, salah satu tools adalah ERP. Sistem ERP dapat membantu keinginan perusahaan tentang integrasi yang berarti organisasi tidak perlu mengatur sistem yang terpisah secara independen (Maguire, ojiako, & Said, 2009). ERP juga ditemukan efektif dalam mengurangi biaya persediaan, meningkatkan efisiensi, dan
11
peningkatan profitabilitas. Selain itu, ERP telah diakui dengan mengurangi manufacturing lead times. Manfaat potensial lainnya, ERP dapat melakukan penurunan drastis dalam persediaan, terobosan dalam pengurangan working capital, informasi tentang kebutuhan, kebutuhan pelanggan serta kemampuan untuk melihatnya, perluasan pengelolaan perusahaan pemasok, aliansi dan pelanggan sebagai suatu keseluruhan yang terintegrasi. Jelas, teknologi informasi terpadu dari software ERP memiliki potensi untuk menyediakan perusahaan manufaktur untuk melakukan perluasan kemampuan kompetitif yang baru, terutama karena informasi yang real-time dapat meningkatkan kecepatan dan presisi dengan respon perusahaan ( Muscatello & Chen, 2008). Implementasi ERP tidak datang tanpa tantangan teknis dan manajerial yang signifikan, investasi keuangan yang besar, dan banyak perubahan pada organisasi. Masalah operasional di Hershey Foods, Whirlpool, FoxMeyer Drugs, dan baru-baru ini Hewlett Packard, telah disalahkan pada buruknya implementasi solusi ERP. ERP juga memiliki reputasi sebagai terkenal over-sold dan under-delivered. Melaporkan bahwa 65% dari eksekutif percaya bahwa ERP bisa berbahaya bagi organisasi mereka ( Muscatello & Chen, 2008). Saat perusahaan mengadopsi sistem yang tidak memenuhi strategi bisnis mereka dan berusaha untuk mengkonfigurasi sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri, penyesuaian sistem ini sangat menambah
risiko
mengakibatkan
implementasi
kurangnya
ERP.
keberhasilan
Kesenjangan dalam
ini
pelaksanaan,
dapat dan
12
kehilangan potensi keunggulan kompetitif. Menurut Wagle 1998 ada dua titik lemah utama: kurangnya tanggung jawab yang jelas pada bagian dari unit bisnis untuk menyadari manfaat sistem ERP dan membantu mengelola biaya pelaksanaan. Kurangnya akuntabilitas yang jelas dari unit bisnis pada bagian manajer yang bertanggung jawab untuk memastikan keberhasilan penyelesaian sebuah proyek Keengganan user atau keengganan untuk mengadopsi dan menggunakan sistem baru, sering disebut sebagai salah satu alasan utama kegagalan ERP (sankar, 2010). Kegagalan implementasi ERP, disebabkan oleh tidak dapat menilai dampak perubahan (Edwards & Humphries, 2005). 2.2.3 Keuntungan, halangan dan Resiko ERP (Yang, ting, & Wei, 2006) mengatakan bahwa penerapan sistem ERP banyak membawa manfaat bagi organisasi termasuk pengurangan cycle time, efisiensi mengalirnya informasi, menghasilkan informasi keuangan dengan cepat,
dapat dilajutkan dengan e-business, dan
membantu dalam strategi pengembangan organisasi baru, banyak perusahaan yang menerapkan ERP paket sebagai alat untuk mengurangi biaya operasi, meningkatkan daya saing, meningkatkan produktivitas dan meningkatkan pelayanan pada pelanggan. ERP digambarkan sebagai aplikasi TI
yang paling efektif di seluruh organisasi. motivasi atas
implementasi ERP dibagi dalam tiga kategori seperti teknis, operasional dan strategis. Sistem ERP, paket solusi software yang dapat menghindari terjadinya reinventing wheel. manfaat lain dari sistem ERP adalah
13
integrasi
penuh,
reduksi
data
entry,
upgradability,
portabilitas,
adapatability dan penerapan best practice. Dalam sistem ERP, terdapat dokumentasi yang cukup untuk kemudahan portabilitas, impelementation dan maintenance. Lima hal yang paling penting dari manfaat ERP adalah 1.
Pengaturan managemen dan pengendali fungsi yang lebih baik.
2.
Control terhadap aliran keuangan
3.
Control terhadap aliran informasi
4.
Meningkatkan kemampuan IT infrastructure
5.
Control terhadap aliran goods (Saatçioğlu, 2009) Selanjutnya menurut (Saatçioğlu, 2009) lima hal yang paling
penting dari hambatan impelementasi ERP adalah 1.
Sulitnya perubahan sistem yang lama ke sistem yang baru
2.
Sulit mengestimasi kebutuan proyek
3.
Perlawanan dari Staf terhadap perubahan baru
4.
Biaya implementasi tinggi
5.
Kurangnya laporan terhadap prosedur Namun, lima hambatan penting lainnya adalah: kurangnya
komitmen dari kepemimpinan, turnover orang proyek, arah strategis yang tidak jelas dan visi untuk penggunaan ERP serta kurangnya disiplin. Dan dapat dengan mudah disimpulkan, manajemen puncak memberikan dukungan atas proyek ERP, memberikan arah strategis untuk proyek ERP dan proyek dilakukan dengan baik. Komitmen manajemen diperlukan untuk keberhasilan sistem ERP. Komitmen ini harus dimasukkan ke dalam
14
budaya bisnis dan peningkatan kemampuan karyawan melalui penggunaan program pelatihan, upaya membangun tim serta menjelaskan keberhasilan masing-masing. Risiko yang paling tinggi adalah: tingginya tingkat perubahan pada organisasi dan kurangnya penerimaan pada sisi pengguna sedangkan resiko tidak kalah pentingnya adalah retensi orang terampil. Ketika dirasakan adanya hambatan dan adanya risiko maka akan dievaluasi bersama-sama, dapat disimpulkan bahwa perputaran staf tidak disadari di masa lalu dan di masa mendatang
memungkinkan staf untuk
meninggalkan perusahaan. Ketika hasil hubungan korelasi dipertimbangkan, ada beberapa kesimpulan. pertama-tama, ketika hubungan antara hambatan dan manfaat diperiksa, hanya dua dari hambatan teknis manfaat operasional dan manajerial.
Namun,
orang-orang
terkait
dengan
hambatan
efek
operasional, manajerial, strategis dan manfaat organisasi. (Saatçioğlu, 2009) 2.2.4 ERP Success Factor Sejumlah peneliti telah menggunakan pendekatan Critical Success Factors (CSF) untuk mengidentifikasi berbagai faktor yang penting bagi keberhasilan proses implementasi pada setiap prosesnya. Beberapa faktor utama yang diidentifikasi oleh peneliti antara lain adalah
change
management project, project charter dan project management, business process reengineering dan ERP customization. appropriate IT dan sistem
15
Legacy. Software customization, testing dan troubleshooting. Pelatihan ERP sistem dan penggunannya, serta dukungan manajemen puncak. (Keshan & kumar, 2009). Menurut Sankar 2010, terdapat 13 faktor yang sangat penting untuk kesuksesan ERP antara lain 1.
ERP team work dan komposisinya
2.
Program perubahan manajemen dan budaya management tersebut
3.
Dukungan manajemen puncak
4.
Business plan dan visi perusahaan
5.
Business process engineering dengan minimum customization
6.
Project management yang baik
7.
Evaluasi dan pemantauan performa perusahaan
8.
Komunikasi yang efektif
9.
Software development
10.
Testing dan troubleshooting
11.
Project championing
12.
Appropriate business
13.
IT legacy systems.
16
(Edwards & Humphries, 2005) menggambarkan skala dari empat kelas keberhasilan ERP(tabel 2.1) Class A 1. Management team uses its ERP to run the business. 2. Complete and accurate data (99%).. one set of number 3. Uses the latest versions of ERP software. 4. Company gains the full benefits of an ERP systems Class B
1. Management team not fully using the ERP system 2. Mostly complete and accurate (90% to 95%) data 3. Some informal or non-integrated systems 4. Company gains partial benefits of an ERP system
Class C
1. Partial use of ERP system, such as sales order and accounting 2. Incomplete and inaccurate data (<90%) 3. Not gaining the integrative benefits of an ERP system
Class D
1. System not used by anyone 2. System only running on the computer Table 2.1 : pengelompokan keberhasilan ERP
2.3.5 Faktor – Faktor yang mempengaruhi Implementasi ERP Untuk menghasilkan manfaat yang diinginkan saat implementasi ERP, maka proses bisnis dari perusahaan pelaksanaan harus sejalan dengan yang tertanam dalam ERP. Jika tidak adanya penyelarasan, organisasi harus menyesuaikan proses dari ERP. Sebuah adaptasi sering melibatkan risiko penting. Karena proses yang tertanam dalam sebuah
17
ERP yang sangat terintegrasi, tingkat integrasi proses operasional perusahaan dan manajerial memberikan kontribusi untuk kesiapannya untuk menerapkan jenis sistem (Raymond, Rivard, & Jutras, 2006). Dalam implementasi ERP sangatlah penting untuk memastikan kesiapan sistem dan data perusahaan sebelum ERP tersebut diimplementasi. Mengubah perilaku pribadi akan mendorong efisiensi penggunaan informasi. tetapi, menerapkan sistem baru akan menghadapi perlawanan sejak pelaksanaan biasanya mengharuskan orang untuk menciptakan hubungan baru terhadap pekerjaanya, berbagi informasi, dan membuat keputusan yang mereka tidak pernah lakukan sebelumnya. menerapkan sistem ERP akan mengubah pengguna individu dan prosedur pekerjaan sehari-hari. pengguna sistem akan diminta untuk melaksanakan operasi atau pekerjaan yang berbeda. dan mereka membutuhkan pelatihan lebih lanjut tentang cara sistem yang akan mengubah proses bisnis dan menggunakan sistem. Kunci keberhasilan untuk menerapkan sistem baru harus people-centered. Perencanaan pelaksanaan yang sesuai, termasuk komunikasi yang baik, pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan bagi pengguna akhir untuk memastikan keberhasilan sistem baru (yang, Ting, & Wei, 2006). memastikan
kesiapan
diimplementasi.
Dalam Implementasi ERP sangatlah penting untuk pengguna
sistem
tersebut
sebelum
ERP
18
2.3
Analisis Faktor Faktor analisis adalah salah satu pendekatan multi-variabel analisis.
Seperti disampaikan oleh Hair,1992 “ Factor Analysis is a statical approach that can be used to analyse interrelationship among a large number of variables and to
explain
these
variables
in
term
of
their
common
underlying
dimensions(factors)”. Analisis faktor merupakan suatu cabang dari analisis variabel ganda yang memperhatikan hubungan internal dari sebuah himpunan variabel-variabel dimana hubungan tersebut dapat diartikan sebagai hubungan linier atau mendekati. Dalam analisis faktor ini seluruh
yang ada akan dilihat hubungan-nya (inter-
dependent antar variabel), sehingga akan menghasilkan pengelompokan atau tepatnya abstraction dari banyak variabel menjadi hanya beberapa variabel baru atau faktor. Dengan sedikit faktor ini akan menjadi lebih mudah untuk dikelola dan di interpretasikan. Tujuan utama dari analisis faktor adalah untuk menggambarkan keragaman diantara banyak variabel-variabel yang sebenarnya dapat dibedakan dalam beberapa sifat yang mendasar namun tidak dapat terobservasi kuantitasnya. Sifat yang mendasar namun tak dapat terobservasi kuantitasnya ini yang disebut faktor. 2.3.1 Konsep Dasar Analisis Faktor 1. Bukan mengkaitkan antara dependen variabel dengan independen variabel, tapi membuat reduksi atau abstraksi atau meringkas dari banyak variabel menjadi sedikit variabel.
19
2. Teknik yang digunakan adalah teknik interpedensi, yakni seluruh set hubungan yang interdependen diteliti. Prinsipnya menggunakan korelasi r = 1 dan r = 0. Dipergunakan dalam hal mengidentifikas variabel yang berkorelasi dan yang tidak/kecil korelasi-nya. 3. Analisis Faktor menekankan adanya communality= jumlah varian yang disumbangkan oleh suatu variabel pada variabel lainnya. 4. Kovariasi antar-variabel yang diuraikan akan memunculkan common factors (jumlahnya sedikit) dan unique factors setiap variabel. (faktor - faktor tidak secara jelas terlihat). 5. Adanya koefisien nilai faktor (factor score coefficient), sehingga faktor 1 menyerab sebagian besar seluruh variabel, faktor 2 menyerab sebagian besar sisa varian setelah diambil untuk faktor 1. Faktor 2 tidak berkorelasi dengan faktor 1.
.
