7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Arti dan Fungsi Persediaan 2.1.1 Pengertian Persediaan Pengertian persediaan menurut Handoko (1996) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumberdaya-sumberdaya organisasi yang disimpan
dalam
antisipasinya
terhadap
pemenuhan
permintaan.Menurut
Prawirosentono (1997) persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/raw material), barang setengah jadi (work in process) dan barang jadi (finished goods). Sistem persediaan merupakan serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan, kapan persediaan harus diisi, dan berapa pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menentukan dan menjamin tersedianya sumberdaya yang tepat, atau dengan kata lain sistem dan kebijakan persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya total melalui pesanan yang dilakukan secara optimal (Handoko, 1996).
8
2.1.2 Fungsi Persediaan Menurut Assauri (2004) dilihat dari fungsinya, persediaan dapat dibedakan atas: 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungan yang akan diperoleh antara lain (a) memperoleh potongan harga pada harga pembelian, (b) memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya operasi atau production run yang lebih lama, (c) adanya penghematan didalam biaya angkutan. 2. Fluctuation Stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. (3) Anticipation Stock yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan/permintaan yang meningkat. 2.1.3 Biaya-Biaya Persediaan Biaya-biaya yang timbul akibat persediaan antara lain: biaya penyimpanan (holding cost), biaya pemesanan (ordering cost), biaya kehabisan stok (stockout cost) dan merupakan yang tidak dapat dihindari, tetapi dapat diperhitungkan tingkat efisiensinya di dalam menentukan kebijakan persediaan (Tampubolon, 2004). 2.1.4 Biaya Penyimpanan (Holding Cost/Carrying Cost) Menurut Tampubolon (2004), biaya penyimpanan merupakan biaya yang timbul di dalam menyimpan persediaan, di dalam usaha mengamankan persediaan dari kerusakan, keusangan atau keausan, dan kehilangan. Biaya yang termasuk
9
dalam biaya penyimpanan antara lain: biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya keusangan, biaya kehilangan barang, biaya asuransi persediaan, biaya penanganan persediaan dan lain-lain. 2.1.5 Biaya Pemesanan (Ordering Cost) Biaya pemesanan adalah biaya yang berkaitan dengan pengeluaran surat pesanan atau kontrak pembelian. Biaya pemesanan ini tidak tergantung dari jumlah barang yang dipesan, tetapi tergantung dari jumlah surat pesanan yang dikeluarkan (Indrajit dan Djokopranoto, 2005). Menurut Assauri (2004), biaya pemesanan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim oleh penjual, sampai bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau daerah pengolahan (process areas). Biaya yang termasuk dalam biaya pemesanan adalah semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan pemesanan bahan tersebut, diantaranya biaya administrasi pembelian dan penempatan order, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan biaya pemeriksaan. 2.1.6 Biaya Kehabisan Stok (Stockout Cost) Biaya kehabisan stok adalah biaya yang timbul akibat kehabisan persediaan yang timbul karena kesalahan perhitungan. Biaya tersebut terdiri dari: biaya kehilangan penjualan, biaya kehilangan langganan, biaya pemesanan khusus, danlain-lain (Tampubolon, 2004). Menurut Handoko (1996) bahwa biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek, terutama karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunitycost, yang sulit diperkirakan secara akurat.
10
2.1.7 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Bahan Baku Menurut Ahyari (1999) dalam Fadlilah (2002), faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan bahan baku ada beberapa macam dan masing-masing faktor-faktor
tersebut
saling
berkaitan,
sehingga
secara
bersama-sama
mempengaruhi persediaan bahan baku. Adapun faktor-faktor yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Perkiraan pemakaian, perkiraan kebutuhan bahan baku merupakan perkiraan tentang berapa besar/jumlahnya bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan untuk keperluan produksi pada periode yang akan datang. 2. Harga bahan baku, merupakan dasar penyusun perhitungan neraca besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dana persediaan bahan baku. 3. Biaya-biaya persediaan. Di dalam perhitungan biaya persediaan ini dikenal ada dua tipe biaya, yaitu biaya-biaya yang semakin besar dengan semakin besarnya rata-rata persediaan, serta biaya yang justru, semakin kecil dengan semakin besarnya rata-rata persediaan. 4. Kebijaksanaan pembelanjaan, seberapa besar persediaan bahan baku akan mendapatkan dana dari perusahaan akan tergantung kepada kebijaksanaan pembelanjaan dalam perusahaan tersebut. 5. Pemakaian yang sebenarnya, seberapa besar penyerapan bahan baku oleh prosesproduksi perusahaan serta bagaimana hubungannya dengan perkiraan pemakaian yang sudah disusun harus senantiasa dianalisis. 6. Waktu tunggu, merupakan tenggang waktu yang diperlukan (yang terjadi) antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri.
11
2.1.8 Pengendalian Persediaan Bahan Baku Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting,karena persediaan fisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah yang besar. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi dapat mengakibatkan terjadinya kekurangan bahan (Handoko, 1996). Menurut Usry (1996) dalam Lestari (2004) untuk mencapai pengendalian persediaan yang efektif, maka harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: (a) menyediakan bahan baku dan suku cadang yang dibutuhkan bagi operasi yang efisiendan lancar, (b) menyediakan cukup banyak stok dalam periode kekurangan pasokan dan dapat mengantisipasi perubahan harga, (c) menyiapkan bahan dengan waktu dan biaya penanganan yang minimal serta melindunginya dari kebakaran, pencurian, dan kerusakan selama bahan tersebut ditangani, (d) mengusahakan agar jumlah persediaan yang tidak terpakai, berlebih, atau usang sekecil mungkin dengan melaporkan perubahan produk secara sistematik, dimana perubahan tersebut mungkin akan mempengaruhi bahan dan suku cadang, (e) menjamin persediaan bagi pengiriman yang tepat waktu kepada pelanggan, (f) menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan berada pada tingkat yang konsisten dengan kebutuhan operasi dan rencana manajemen. Menurut Subagyo (2000) persediaan barang (bahan baku) biasanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan barang jika : (1) permintaan konsumen begitu
12
banyak sehingga produksi melonjak tinggi, atau (2) suplai bahan baku berkurang sehingga perusahaan sulit mencari bahan baku, sedangkan kebutuhan tetap seperti biasanya. 2.1.9 Model Economic Order Quantity Berdasarkan metode manajemen pengendalian persediaan, alat yang paling terkenal untuk menganalisis bahan baku yang optimal adalah Economic OrderQuantity (EOQ). Metode ini dapat digunakan untuk barang-barang yang dibeli maupun diproduksi sendiri. Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan. Model EOQ dapat diterapkan bila anggapan-anggapan sebagai berikut ini dipenuhi (Handoko, 1996) : 1. (a)
permintaan
akan
produk
konstan,
seragam
dan
diketahui
(deterministik) (b) hargaper unit produk konstan (c) biaya penyimpanan per unit per periode konstan (d) biaya pemesanan per pesanan konstan (e) waktu antara pesanan dilakukan dan barang diterima (lead time) konstan (f) tidak terjadi kekurangan bahan atau “backorders”. 2. Husaeni (2003) dalam penelitiannya di PMT KUD Jatinom Klaten menyatakan bahwa penghematan biaya-biaya pengadaan bahan baku dapat dilakukanbila kondisi optimal. Penghematan biaya untuk dedak, pollard bungkil kopra danonggok merupakan selisih antara biaya aktual yang dikeluarkan PMT KUD Jatinom dengan biaya meurut metode EOQ. Adanya penghematan-penghematan ini menunjukkan bahwa kebijakan
13
pengadaan persediaan bahan baku yang dilakukan oleh PMT KUD Jatinom belum optimal. Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya persediaan.Parameter penting dalam model ini adalah biaya penggudangan dan biaya pemesanan. Biaya tahunan Kurva Biaya Biaya Persediaan Minimum Kurva Biaya Total Penyimpanan
Kurva Biaya Total Pesanan
Jumlah Pesanan Jumlah Pesanan Optimal
Kurva tersebut menggambarkan hubungan antara berbagai biaya dengan jumlah pesanan. Ketika jumlah pesanan naik, jumlah kegiatan pemesanan menurun, hingga menyebabkan biaya total pertahun untuk memesan menurun. Akan tetapi, ketika jumlah yang dipesan anik, rata-rata persediaan yang dimiliki akan naik, hingga menyebabkan biaya penggudangan persediaan tahunan total akan naik. Oleh karena harga pembelian total persediaan konstan (asumsi 6), maka biaya persediaan total akan diminimalkan dengan meminimalkan biaya penggudangan total serta pemesanan total. Titik yang menggabungkan kurva biaya total yang diminimalkan adalah perpotongan antara kurva biaya pemesanan dengan kurva biaya total yang diminimalkan adalah perpotongan antara kurva biaya pemesanan
14
dengan kurva biaya penggudangan. Ini adalah yang disebut dengan jumlah pemesanan ekonomi. 2.1.10 Persediaan Pengaman (Safety Stock) Menurut Assauri (2004) persediaan penyelamat adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out). Kemungkinan terjadinya stock out dapat disebabkan karena penggunaan bahan baku yang lebih besar dari pada perkiraan semula, atau keterlambatan dalam penerimaan bahan baku yang dipesan. Suatu perusahaan memerlukan cadangan penyelamat, maka diperlukan keadaan sebagai berikut (Prawirosentono, 1997): (1) waktu pemesanan bahan tidak tentu, sering berubah karena pengaruh berbagai hal atau faktor, (2) jumlah pemakaian bahan untuk produksi selalu berfluktuasi tidak dapat diramalkan secara tepat, (3) keadaan di mana waktu pemesanan tidak menentu dan pemakaian bahan untuk proses produksi juga sangat berfluktuasi.
2.1.11 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) Titik pemesanan kembali merupakan suatu titik atau batas dari jumlah persediaaan yang ada pada suatu saat di mana pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini, harus memperhatikan besarnya penggunaan bahan selama bahan-bahan yang dipesan belum datang dan persediaan minimum. Besarnya penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima ditentukan oleh dua faktor, yaitu lead time dan tingkat penggunaan rata-rata (Assauri,2004).
