BAB II LANDASAN TEORI
A. PENGENDALIAN INTERN 1.
Definisi Pengendalian Intern Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang
digunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Marshall B. Romney, Paul John Steinbart: 2006). Didalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Pengendalian Intern di definisikan sebagai sebuah Sistem Pengendalian Intern yang meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, mendorong di taatinya kebijakan manajemen yang telah di gariskan. Sedangkan menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization) Internal Control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding to achievement of objectives in the following categories: Effectiveness and efficiency of operations, Reliability of Financial reporting, Compliance with applicable laws and regulations. Dari beberapa pendapat diatas penulis dapat menyimpulkan Pengendalian Internal adalah suatu sistem yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang
6
7
diciptakan oleh manajemen untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan yang dimaksud adalah efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kesesuaian hukum dan peraturan yang berlaku. 2.
Tujuan Pengendalian Internal Menurut Arens, Elder dan Beasley (2008) dalam Buku Jasa Audit dan
Assurance, tiga tujuan umum dari Sistem Pengendalian Intern antara lain: a. Keandalan laporan keuangan Manajemen memiliki tanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan serta memiliki tanggung hukum maupun profesional untuk meyakinkan bahwa informasi disajikan dengan wajar dan sesuai dengan ketentuan dalam pelaporan. b. Efisiensi dan efektifitas kegiatan operasi Adanya Pengendalian Intern dalam suatu perusahaan akan mendorong penggunaan sumberdaya perusahaan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Adanya akurasi atas informasi keuangan dan non keuangan mengenai kegiatan operasi perusahaan akan sangat berguna dalam pengambilan keputusan oleh para pengguna laporan. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
Perusahaan serta organisasi diharuskan mematuhi beragam ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku.
8
3.
Komponen Pengendalian Internal Menurut Arens, Elder dan Beasley (2008) yang dijelaskan dalam Buku Jasa
Audit
dan
Assurance, Committe
of
Sponsoring Organization (COSO)
menjabarkan 5 komponen Pengendalian Intern: a. Lingkungan pengendalian Merupakan tindakan kebijakan dan prosedur yang menggambarkan keseluruhan sikap manajemen, direksi, dan pemilik dari suatu entitas atas Pengendalian Intern dan pentingnya Pengendalian Intern tersebut terhadap entitas. Adapun sub komponen dari lingkungan pengendalian antara lain: 1) Integritas dan nilai etika Kedua hal ini merupakan produk dari standar etika dan sikap sebuah entitas yang dalam praktiknya harus dikomunikasikan dan di terapkan dalam entitas tersebut. Integritas dan nilai-nilai etika mencakup tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi godaan yang mendorong pegawai untuk terlibat dalam prilaku ilegal, tidak jujur, dan tidak etis selain itu integritas dan nilai etika juga mencakup komunikasi mengenai nilai-nilai yang dianut dalam entitas dan standar perilaku kepada setiap pegawai melalui sebuah pernyataan kebijakan kode etik dan melalui contoh. 2) Komitmen terhadap kompetensi Merupakan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mencapai tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap pegawai sesuai dengan uraian tugasnya. Komitmen terhadap kompetensi
9
merupakan pertimbangan manajemen terhadap tingkat kompetensi untuk suatu pekerjaan serta bagaimana kompetensi tersebut dibuktikan lewat pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan. 3) Partisipasi dewan direksi dan komisaris atau komite audit Keberadaan dewan direksi dan komisaris sangat penting bagi tata kelola perusahaan yang baik karena mereka memiliki tanggung jawab untuk memberi keyakinan bahwa manajemen telah melakukan Pengendalian Intern dan proses pelaporan keuangan secara tepat. Untuk membantu dewan dalam melakukan pengawasan, dewan membentuk komite audit dengan tanggung jawab untuk melakukan pengawasan terhadap pelaporan keuangan. Komite audit juga bertanggung jawab untuk menjaga komunikasi yang telah berjalan dengan internal auditor maupun eksternal auditor. 4) Filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen Melalui aktivitas-aktivitas atau tindakan-tindakannya memberi petunjuk yang
jelas
mengenai
signifikansi
Pengendalian
Intern
kepada
karyawannya. 5) Struktur organisasi Adanya struktur organisasi mendefinisikan jalur tanggung jawab dan otoritas yang ada sehingga dapat diketahui bagaimana Pengendalian Intern dapat diterapkan di dalam sebuah organisasi. 6) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Dikarenakan aspek Pengendalian Intern yang penting adalah personel
10
maka dibutuhkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya sehingga Pengendalian Intern yang baik dapat dilaksanakan dengan efektif. Metode yang digunakan dalam merekrut, mengevaluasi, melatih, mempromosikan dan memberikan kompensasi merupakan bagian yang penting dalam hal ini. b. Penilaian resiko Laporan keuangan penilaian risiko merupakan proses identifikasi dan analisis manajemen terhadap risiko-risiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan. Sementara itu manajemen melakukan penilaian risiko sebagai suatu bagian dalam perancangan dan pelaksanaan Pengendalian Intern untuk meminimalisasi kesalahan dan kecurangan. c. Aktivitas pengendalian Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu untuk meyakinkan bahwa tindakan yang penting telah dilakukan untuk mengatasi risiko dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun bentuk aktivitas pengendalian yang perlu dilakukan oleh organisasi antara lain: Pemisahan tugas yang memadai, Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas, Dokumentasi dan catatan yang memadai, Pengendalian fisik atas aset dan catatan-catatan serta Pengecekan terhadap pekerjaan secara independen. d. Informasi dan komunikasi Tujuan dari sistem informasi dan komunikasi suatu entitas adalah untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi-transaksi yang terjadi sehingga akuntabilitas terhadap aset-aset sebuah organisasi dapat
11
terjaga dengan baik. e. Pengawasan Aktivitas pengawasan berkaitan dengan penilaian yang berjalan atau penilaian berkala atas kualitas Pengendalian Intern oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian dijalankan sesuai dengan tujuannya dan dimodifikasi jika diperlukan atau terjadi perubahan kondisi.
B. PERSEDIAAN 1.
Pengertian Persediaan Persediaan menurut Pernyataan Standar Akuntansi Pemerintahan (PSAP) No.
5 paragraf 4 menyebutkan persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan/atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Selanjutnya yang dimaksud dengan persediaan menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 14 paragraf 05 (2010:14.2), persediaan adalah aset, dimana: a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. Selanjutnya PSAP No. 05 paragraf 05 (2010:05.2), menyebutkan persediaan merupakan aset yang berupa:
12
a. Barang atau perlengkapan (supplies) yang digunakan dalam rangka kegiatan operasional pemerintah; b. Bahan atau perlengkapan (supplies) yang akan digunakan dalam proses produksi; c. Barang dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat; d. Barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat dalam rangka kegiatan pemerintahan. 2.
Pengelolaan Persediaan Barang Bantuan Berdasarkan Basic Logistic Training Palang Merah Indonesia (2007), dalam
perencanaan pembangunan, demikian halnya dengan upaya penanggulangan bencana, masalah jarak dan waktu selalu menjadi faktor yang dipertimbangkan dalam upaya mencapai effisiensi dan efektifitas tujuan organisasi. Mengacu pada tujuan Manajeman Penanggulangan Bencana PMI yaitu “Menyediakan bantuan yang tepat waktu dan effektif kepada korban bencana dan konflik” berikut beberapa komponen yang menjadi acuan dalam pengelolaan persediaan barang bantuan dalam penanggulangan bencana: a.
Jenis Persediaan Barang Bantuan Klasifikasi jenis Persediaan Barang Bantuan berupa: 1)
Bahan pangan – Beras, mie instant, food parcel
2)
Bahan bukan pangan – family kits, hygiene kits, terpal, dan kantong mayat
3)
Obat – obatan
13
b.
4)
Bahan kimia
5)
Peralatan lain – lain – watsan items, peralatan medis, oksigen
6)
Bahan bakar
Penyimpanan Persediaan Barang Bantuan Penyimpanan Persediaan Barang Bantuan adalah rangkaian kegiatan yang
diawali dengan perhitungan kembali, penempatan barang dan kegiatan administrasi logistic yang diperlukan. Tujuan Penyimpanan persediaan Barang Bantuan adalah untuk memastikan bahwa penempatan barang telah sesuai dengan alokasi tempat yang disediakan, keamanan, ruang gerak dan kerapihan. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan barang: 1)
Batas pemisahan harus jelas antara barang yang baru dengan barang yang lama walaupun jenis barang sama (pertimbangkan kapasitas gudang)
2)
Rencanakan jumlah dan teknis panumpukan barang (Stacking), pastikan setiap tumpukan barang aman
3)
Penempatan Bin Card harus tampak jelas pada setiap tumpukan barang
4)
Pisahkan dengan jelas antara kelompok pangan (food) dan bukan pangan (non food)
5)
Penyimpanan bahan pangan yang mendekati kadaluarsa ditempatkan pada posisi yang mudah diakses, sehingga memudahkan melaksanakan sistem FEFO (First Expired First Out)
6)
Sedangkan bahan bukan pangan mempergunakan sistem FIFO (First In First Out)
14
c.
Personil Penyimpanan/Gudang Persediaan Barang bantuan Jumlah personil gudang sebaiknya dipertahankan pada jumlah tertentu,
tergantung dari seberapa besar beban kerja yang ada. Untuk memudahkan kegiatan dan pengamanan, personil yang diperlukan adalah sebagai berikut:
d.
1)
Manajer
2)
Administrator
3)
Penata Barang (storekeeper) dan Asisten
4)
Bagian pengepakan Petugas Kebersihan (housekeeping)
5)
Security
6)
Tenaga bongkar-muat barang (biasanya personil harian)
Ketentuan Dasar Pengawasan Stok Persediaan Barang Bantuan Tujuan dan kegunaan dari sistim pengawasan stok persediaan barang bantuan
adalah untuk mengetahui setiap saat barang yang tersedia didalam gudang. Sistem pengawasan yang baik dapat menyajikan informasi secara cepat, bahkan untuk keperluan laporan, serta didukung oleh dokumen – dokumen terkait. Petunjuk – petunjuk berikut ini merupakan dasar – dasar pengawasan dan pelaporan untuk semua tingkatan dan tahapan proses pergerakan barang: 1)
Semua masukan data masuk atau keluar barang, dari dan ke Gudang harus dicatat diatas kartu stok barang dan Bin Card dan didukung dengan dokumen terkait seperti tanda penerimaan barang (good received note/GRN) dan nota pengiriman barang (waybill).
2)
Masukan data pada Kartu Stok Barang dan Bin Card berdasarkan pada informasi yang berasal dari dokumen – dokumen terkait.
15
3)
Bin Card harus tetap berada pada timbunan barang yang disebut dalam kartu
4)
Apabila ada kekeliruan, tidak diperkenankan adanya perubahan – perubahan, baik pada Kartu Stok maupun Bin Card. Perubahan dilakukan pada baris berikutnya dengan mengambil angka semula dengan penjelasan tertentu karena kekeliruan, kemudian pada baris selanjutnya dimasukkan informasi yang benar.
5)
Dokumen asli maupun tebusan yang sudah ditanda tangani harus dijaga/disimpan, baik untuk keperluan pengawasan maupun alasan keamanan.
6)
Jumlah dan kualitas barang yang keluar/masuk harus diperiksa sebelum barang tersebut diterima atau dikirim. Perbedaan/kejanggalan angka harus dinyatakan secara tertulis diatas dokumen yang semestinya.
7)
Semua barang dari gudang dapat dipindahkan hanya setelah diterima perintah tertulis atau diatas Nota Permohonan (requisition note).
8)
Laporan Stok Barang harus dibuat perbulan, dan apabila diperlukan, per mingguan. Laporan ini merupakan kompilasi atas informasi dari kartu stok dan perhitungan secara fisik.
9)
Inventarisasi secara fisik diselenggarakan perbulan atau dapat lebih sering apabila situasi setempat mengharuskan demikian. Hasil inventarisasi dicatat dalam Bin Card dan Kartu Stok. Secara teratur diadakan rekonsiliasi antara Bin Card, Kartu Stok Barang dan inventarisasi fisik. Setiap perbedaan harus diselediki oleh petugas yang
16
berwenang. e.
Alur Pengadaan Persediaan Barang Bantuan Alur pengadaan Persediaan Barang Bantuan sebagai berikut:
Gambar 2.1: Alur Pengadaan Persediaan Barang (Basic Logistic Training PMI, 2007)
1)
Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa, umumnya pengadaan barang dan jasa dilaksakan oleh bagian logistic, akan tetapi pembelian juga dapat dilakukan oleh Program Manager hanya pada saat situasi darurat tertentu dan harus memperoleh otorisasi dari pimpinan diatasnya. Melalui Surat Keputusan Pengurus, akan menetapkan kriteria permohonan pembelian baik secara formal maupun tidak formal.
17
2)
Petugas Logistik akan memilih sejumlah pemasok yang potensial yang terdapat dalam daftar database supplier (paling sedikit 5 pemasok), masing – masing akan menerima surat Permohonan Harga Penawaran.
3)
Bagian Logistik akan mengumpulkan seluruh penawaran yang telah diterima sampai tanggal terakhir permintaan penawaran harga, penawaran harga yang diterima sesudah tanggal yang ditentukan tidak berlaku. Bagian Logistik kemudian menyiapkan analisis perbandingan harga (APH).
4)
Komisi pembelian barang harus dibentuk dari perwakilan bagian yang berbeda – beda: perwakilan dari keuangan, divisi yang memerlukan barang, bidang logistic dan bagian yang ahli mengenai barang yang diminta (bila dibutuhkan).
5)
Setelah Pemasok dipilih dan harga penawaran disetujui, bagian logistic akan menyiapkan rancangan kontrak yang kemudian diajukan kepada kepala bagain logistic atau sekretaris jenderal (tergantung dari sistem dalam kantor tersebut) untuk memperoleh persetujuan.
6)
Setelah kontrak ditanda tangani oleh kedua belak pihak, Pemasok mengirimkan barang, penerimaan barang menandatangani Nota Pengiriman sebagai pernyataan barang sudah diterima dengan lengkap dan dalam keadaan baik.
7)
Setelah seluruh dokumen yang diperlukan dalam kontrak, seperti nota penerimaan barang, nota pengiriman barang dari pemasok, faktur telah lengkap, maka pembayaran dapat dilakukan.
18
C. PENANGGULANGAN BENCANA 1.
Definisi Penanggulangan Bencana Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, bencana mempunyai arti sesuatu
yang menyebabkan atau menimbulkan kesusahan, kerugian atau penderitaan. Sedangkan bencana alam artinya adalah bencana yang disebabkan oleh alam (Purwadarminta, 2006). Undang-Undang No. 24 Tahun 2007 pada Pasal 1 Angka 1 menyatakan bencana sebagai peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor nonalam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis. Sementara Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) mendefinisikan bencana dalam formulasi “The serious disruption of the functioning of society, causing widespread human, material or environmental losses, which exceed the ability of the affected communities to cope using their own resources” (Abarquez dan Zubair, 2004). Definisi bencana seperti dipaparkan sebelumnya mengandung tiga aspek dasar, yaitu: a. Terjadinya peristiwa atau gangguan yang mengancam dan merusak (hazard). b. Peristiwa atau gangguan tersebut mengancam kehidupan, penghidupan, dan fungsi dari masyarakat.
19
c. Ancaman tersebut mengakibatkan korban dan melampaui kemampuan masyarakat untuk mengatasi dengan sumber daya mereka. Menurut Qanun Aceh No. 5 Tahun 2010 Tentang Penanggulangan Bencana pada Pasal 1 Angka 16 mendefiniskan penanggulangan bencana sebagai suatu rangkaian kegiatan yang bersifat pencegahan, tanggap darurat, rehabilitasi dan rekonstruksi yang diselenggarakan secara koordinatif, konprehensif, serentak, cepat, tepat dan akurat dengan melibatkan lintas sektor dan lintas wilayah. Selanjutnya yang dimaksud dengan penyelenggaraan penanggulangan bencana menurut UU No. 24/2007 Pasal 1 Angka 5 adalah serangkaian upaya yang meliputi penetapan kebijakan pembangunan yang berisiko timbulnya bencana, kegiatan pencegahan bencana, tanggap darurat, dan rehabilitasi. 2.
Tujuan Penanggulangan Bencana Berdasarkan UU No. 24/2007 pada Pasal 4, tujuan dilakukannya penanggulangan bencana adalah untuk: a. Memberikan perlindungan kepada masyarakat dari ancaman bencana; b. Menyelaraskan peraturan perundang-undangan yang sudah ada; c. Menjamin terselenggaranya penanggulangan bencana secara terencana, terpadu, terkoordinasi, dan menyeluruh; d. Menghargai budaya lokal; e. Membangun partisipasi dan kemitraan publik serta swasta; f. Mendorong
semangat
kedermawanan; dan
gotong
royong,
kesetiakawanan,
dan
20
g. Menciptakan perdamaian dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3.
Mekanisme Tanggap Darurat Logistik
Gambar 2.2: Mekanisme Tanggap Darurat Logistik (Logistic Basic Training PMI, 2007)
a. Asesmen Asesmen adalah serangkaian kegiatan dilakukan untuk medapatkan informasi dan data yang berguna untuk melakukan tindakan intervensi. b. Rencana aksi logistik Berikut merupakan bagian dari kerangka acuan rencana distribusi yang dilakukan sesuai dari hasil asesmen: 1) Itervensi , kenapa kita melakukan distribusi bantuan. 2) Jenis dan jumlah bantuan. 3) Kriteria penerima bantuan. 4) Penerima bantuan melihat sekala prioritas misalnya kelompok rentan.
21
5) Metode distribusi. c. Fase Bantuan Merupakan Fase pemberian bantuan dari proses pemilihan lokasi bencana, penerima bantuan, kebutuhan jenis barang, dengan tetap menjaga akuntabilitasi dan transparasi serta melakukan manajemen bantuan antara lain: 1) Berhubungan dengan logistik. a) Penerima barang di lapangan. b) Distribusi barang. c) Perawatan barang/pengecekan. 2) Berhubungan dengan penerima bantuan. a)
Pemilihan penerima bantuan.
b) Regestrasi penerima bantuan. c)
Keriteria penerima bantuan. 1.
Korban bencana berdampak langsung yang menempati kamp pengungsian.
2.
Adanya pegelola atau coordinator pengungsi.
3.
Terdaftar sebagai penerima bantuan.
d) Daftar penerima bantuan. e)
Pengecekan daftar penerima bantuan.
3) Berhubungan dengan Distribusi. a) Prinsip dasar (distribusi dilakukan secara langsung diterima oleh yang bersangkutan)
22
b) Pengawasan dan pemantauan pendistribusian. 1. Kartu penerima bantuan. 2. Kupon distribusi. a) Laporan. d.
Fase Rehabilitasi. Merupakan fase pembangunan kembali Infrastruktur, ekonomi, social
budaya dan mental atau pola piker untuk dapat kembali pada kondisi normal. e.
Meningkatkan kapasitas dan pengalaman. Dalam pelaksanaan tanggap darurat bekerja sambil belajar merupakan
metode yang efekrif dalam mengarahkan dan melakukan pendampingan untuk setiap pelaksanaan kegiatan bagi relawan yang belum mendapatkan pengalaman dan ilmu untuk itu terkadang perlu juga dilakukan orientasi tentang mekanisme tangggap darurat logistik. f.
Kesiap siagaan logistik. Menyiapkan
kebutuhan
logistik
kedepan
untuk
menghadapi
kemungkinan terjadinya bencana yang akan datang. D. KERANGKA PEMIKIRAN Kerangka pemikiran merupakan model konseptual tentang teori yang dihubungkan dengan hal yang terjadi di lapangan yang telah diidentifikasikan sebagai suatu masalah yang penting. Kerangka pemikiran yang melandasi penelitian ini adalah evaluasi sistem pengendalian internal persediaan barang bantuan dalam penanggulangan bencana pada PMI Provinsi Aceh, apakah sistem tersebut sudah efektif dan efisien ataukah belum untuk dijalankan.
23
Dengan
menghubungkan
evaluasi
suatu
sistem
khususnya,
unsur
pengendalian internal persediaan barang bantuan dengan teori – teori yang telah ada, yang kemudian dianalisis secara deskriptif tentang bagaimana keefektifan dan efisiensi sistem pengendalian internal itu dijalankan.
Gambar 2.3: Kerangka Pemikiran (Penulis, 2014)
