BAB II LANDASAN TEORI

7

BAB II LANDASAN TEORI

2.1

Pendahuluan Pada Bab II ini akan dibahas mengenai landasan teori yang berkaitan

dengan topik penelitian. Landasan teori ini dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan permasalahan yang akan diteliti yaitu faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan terhadap kinerja waktu. Adapun teori-teori yang akan dibahas pada Bab II ini adalah sub Bab 2.2 akan membahas mengenai manajemen pengadaan proyek, sub Bab 2.3 akan membahas teori-teori yang berkaitan dengan kinerja waktu, sub Bab 2.4 akan membahas tentang kerangka berpikir, sub Bab 2.5 akan membahas tentang hipotesa, dan sub Bab 2.6 akan membahas tentang

penelitianpenelitian-penelitian yang yang relevan dengan

penelitian yang akan dilaksanakan

2.2

Manajemen Pengadaan Proyek Pada sub Bab ini akan dibahas hal-hal yang berkaitan dengan manajemen

pengadaan proyek. Sub Bab ini terdiri dari definisi dan tahapan manajemen pengadaan. 2.2.1

Definisi Pengadaaan atau procurement mempunyai pengertian yang lebih luas daripada pembelian atau purchasing karena mengandung arti pembelian, penyewaan, peminjaman, tukar-tambah, transfer dari perusahaan lain, dan sebagainya 5 Menurut Stuckhart, definisi dari proses pengadaan adalah proses-proses yang dibutuhkan untuk menyuplai equipment, material, dan sumber dayasumber daya lainnya dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek. Proses

Faktor-faktor yang ..., Abu Hasan, FT UI., 2009.

Universitas Indonesia

8

ini biasanya terdiri dari akuisisi, pembelian, logistik, pemantauan, quality assurance, dan administrasi kontrak 6 . Sedangkan menurut Huston, proses pengadaan adalah semua aktifitas yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa untuk suatu proyek 7 Imam Suharto, menyatakan bahwa pengadaan material dan peralatan atau procurement bukan hanya meliputi pembelian saja, tetapi mempunyai lingkup yang lebih luas, yaitu mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan. 8 Sedangkan menurut PMI (Project Management Institute), Manajemen Pengadaan Proyek adalah proses-proses yang dilakukan untuk membeli atau mengakuisisi produk-produk, jasa-jasa, atau hasil produksi lainnya yang dibutuhkan oleh team proyek dari pihak luar untuk melaksanakan suatu pekerjaan 9 . 2.2.2

Tahapan Manajemen Pengadaan Proyek Berdasarkan uraian diatas, kita dapat mengetahui bahwa proses pengadaan proyek adalah proses yang dilakukan untuk mengadakan barang, jasa, dan sumber daya-sumber daya lainnya, mulai dari identifikasi kebutuhan, pembelian, menjaga inventori, pemantauan produksi, sampai kepada penerimaan dan penyimpanan barang di lokasi proyek, termasuk juga menyiapkan dan menangani dokumen yang diperlukan. Menurut PMI (Project Management Institute)-2004, tahapan dari proses manajemen pengadaan proyek adalah sebagai berikut: 10 1. Perencanaan Pembelian dan Akuisisi 2. Perencanaan Kontrak 3. Permintaan Respon dari Pemasok 4. Pemilihan Pemasok 5. Administrasi Kontrak 6. Penutupan Kontrak



9

2.2.2.1 Perencanaan Pembelian dan Akuisisi Pada tahap ini, team proyek harus sudah menentukan apa-apa saja yang akan dibeli atau diakuisisi termasuk kapan diperlukan, berapa banyak diperlukan dan bagaimana cara mengadakaannya. Menurut Huston, tahapan pertama dalam proses manajemen pengadaan ini adalah yang paling penting karena jika apa yang dibutuhkan dari pemasok atau subkontraktor tidak dapat ditentukan dengan jelas maka akan besar kemungkinan bagi proyek untuk tidak menerima barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Kejelasan dari apa yang dibutuhkan tersebut termasuk uraian teknis secara lengkap, mutu, jadual kebutuhan, biaya, dan persyaratan kinerja 11 . International Trade Centre menyatakan bahwa dalam menetapkan kebutuhan kita perlu menentukan Spesifikasi Pembelian. Spesifikasi Pembelian adalah semua informasi yang harus dikomunikasikan kepada pemasok dalam rangka mendapatkan kebutuhan sesuai harapan. Komponen Spesifikasi Pembelian dapat dilihat pada Gambar 2.1 12

Gambar 2.1. Spesifikasi Pembelian Sumber : ITC, 2000



10

Setelah Spesifikasi Pembelian dibuat, maka kita sudah dapat mengetahui apa, kapan, dan berapa kebutuhan kita. Proses selanjutnya adalah menentukan bagaimana kebutuhan proyek tersebut diadakan. Untuk menentukan bagaimana mengadakan kebutuhan proyek tersebut perlu dibuat strategi pembelian atau pengadaan. Kraljic menyatakan bahwa kebutuhan dari suatu perusahaan terhadap supply strategy tergantung pada 2 (dua) faktor, yaitu: 13 •

Pentingnya strategi

pembelian berhubungan dengan nilai

tambah yang diberikan kepada lini produksi, persentase dari material terhadap total biaya dan lain-lain •

Kompleksitas dari supply market yang diukur berdasarkan kelangkaan suplai, perkembangan teknologi dan atau materialmaterial pengganti, kendala untuk memasuki pasar, biaya dan kompleksitas masalah logistik, serta kondisi monopoly atau oligopoli.

Selanjutnya Karljick mengklaim bahwa dengan menilai situasi perusahaan dalam kaitannya dengan dua variabel diatas, manajemen puncak, atau senior executing pengadaan dapat menentukan tipe dari suplai strategi yang dibutuhkan perusahaan dalam rangka mengeksploitasi kekuatan daya belinya dengan tetap mempertimbangkan pentingnya peran pemasok dan juga dalam rangka mengurangi resiko bagi perusahaan sampai pada tahap minimal sehingga bisa diterima oleh perusahaan Elemen dasar dalam proses managemen strategi temasuk untuk pembelian adalah seperti terlihat pada Gambar 2.2.



11

Gambar 2.2. Elemen-Elemen Dasar Dalam Proses Manajemen Strategis 14 Sumber : Wheelen & Hunger, 1998

Environmental Scanning, adalah proses pemantauan, evaluasi, dan penyebarluasan informasi dari dalam dan luar lingkungan kepada orangorang yang berkompeten dalam perusahaan. 15 Terdapat banyak pendekatan yang bisa dilakukan dalam Environmental Scanning, diantaranya adalah: •

SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threat) Analysis. Pendekatan ini dilakukan dengan menilai kekuatankekuatan dan kelemahan-kelemahan dari dalam perusahaan sehubungan dengan peluang-peluang dan ancaman-ancaman yang berasal

dari luar perusahaan 16 . Model SWOT analysis untuk

pembelian dapat dilihat di Gambar 2.3



12

Gambar 2.3. SWOT Analysis and Purchasing Sumber : Kenneth Lyson, 1996

•

Porter’s Five Forces Model, seperti terlihat pada Gambar 2.4, Porter mengidentifikasi lima gaya yang saling berkompetisi dan menentukan intensitas kompetisi dalam suatu industri dan nilai total profit atau nilai yang dihasilkan dalam industri tertentu 17



13

Gambar 2.4. Porter’s Five Forces of Industrial Attractiveness Sumber : Kenneth Lyson, 1996

•

The Supply Positioning Model, adalah suatu model yang dikembangkan dengan memetakan produk atau jasa yang dibutuhkan kedalam sebuah matriks yang merupakan fungsi dari besaran nilai expenditure terhadap impact on profit, supply opportunity dan resiko. Tujuan dari pembuatan model ini adalah untuk membantu memprioritaskan usaha yang dilakukan dalam mendapatkan dan memilih pemasok, sebagai masukan dalam menentukan strategi pengadaan, dan menentukan bentuk kerja sama yang akan dibangun dengan pemasok 18 Pemodelan Supply Positioning Model dapat dilihat pada Gambar 2.5



14

Gambar 2.5 The Supply Positioning Model Sumber : ITC, 2000

Strategy Formulation, adalah proses dalam memformulasikan strategi. Strategy Formulation diantaranya adalah hal-hal yang berkaitan dengan: 19 •

Persiapan mission statement

•

Penentuan sasaran-sasaran

•

Penentuan keputusan-keputusan strategis

Strategy Implementation, adalah proses yang akan dilakukan dalam mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan. Hal-hal yang berkaitan dalam thapan ini adalah: 20 •

Struktur Organisasi

•

Pengalokasian Sumber Daya

•

Kebijakan-kebijakan

•

Prosedur-prosedur

Strategy Evaluation and Control, adalah proses yang akan dilakukan dalam rangkan mengevaluasi strategi yang telah diformulasikan dan



15

diimplementasikan.

Termasuk

didalamnya

proses

pengendalian

pengendalian kesesuaian kinerja actual dengan perencanaan. Pada tahap Perencanaan Pembelian dan Akuisisi ini output yang dihasilkan adalah sebagai berikut: 21 1. Procurement Management Plan Procurement Management Plan menguraikan bagaimana prosesproses pengadaan dikelola mulai dari pembuatan dokumen-dokumen pengadaan sampai pengakhiran atau penyelesaian kontrak. 2. Contract Statement of Work Contract Statement of Work menguraikan bagian atau ruang lingkup dari pekerjaan yang akan dibeli atau diperoleh dari luar. Statement of Work (SOW) dikembangkan dari project scope statement, project Work Breakdown Strcuture (WBS), dan WBS Dictionary . 3. Make or Buy Decission Make or Buy Decission adalah dokumen keputusan tentang produk atau jasa apa yang akan dibeli atau diperoleh dari luar, dan produk atau jasa apa yang akan dibuat sendiri oleh team proyek 4. Request Changes Request Changes adalah dokumen yang berisi permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan dokumen terkait lainnya yang disebabkan oleh proses perencanaan pembelian dan akuisisi. 2.2.2.2 Perencanaan Kontrak Perencanaan Kontrak adalah proses penyiapan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung proses Permintaan Respon Pemasok dan proses Pemilihan Pemasok. Hasil atau output dari Perencanaan Kontrak adalah:



16

1. Procurement Documents Procurement Documents digunakan untuk mendapatkan proposal dari pemasok. Istilah-istilah yang sering digunakan untuk Procurement Document ini adalah Invitation for Bid, Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), Tender Notice, Invitation for Negotiation, dan Contractor Initial Respons. Imam Suharto-2001 menyatakan bahwa Procurement Documents atau Paket Lelang atau Request for Proposal (RFP) adalah paket yang terdiri dari dokumen yang dikirimkan kepada peserta lelang yang telah lulus prakualifikasi.

22

Adapun komponen-komponen dokumen lelang,

rancangan kontrak, dan paket lelang adalah seperti terlihat pada Gambar 2.6. 23 .



17

Undangan untuk ikut Lelang Petunjuk lelang

(A) = Dokumen Lelang

Proposal

Pokok-pokok persetujuan (articles of agreement)

Syarat-syarat umum

Syarat-syarat khusus

Lingkup proyek

(B) = Rancangan Kontrak

(A) + (B) = Paket Lelang (RFP)

Gambar-gambar desain dan engineering (C) = Adendum, muncul pada waktu negosiasi

Adendum

Catatan: - Komponen 1,2,4,5,6,7, dan 8 dipersiapkan oleh pemilik proyek - Komponen 3 dipersiapkan oleh pemilik, diisi dan diselesaikan peserta lelang - Komponen 9 adalah hasil interaksi antara pemilik dan peserta sebelum penandatangan kontrak

Gambar 2. 6. Komponen-komponen dokumen lelang, rancangan kontrak, dan paket lelang Sumber : Imam Suharto, 2001

2. Evaluation Criteria Evaluation Criteria adalah serangkaian kriteria yang akan digunakan dalam mengevaluasi proposal dari vendor dalam rangka memilih pemasok. Evaluation Criteria ini biasanya merupakan bagian dari Procurement Document. Kriteria-kriteria yang biasanya digunakan dalam mengevalusi proposal dari calon pemasok adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana tingkat pemahaman calon pemasok terhadap kebutuhan proyek? 2. Apakah harga yang ditawarkan oleh calon pemasok sudah mencakup seluruh life-cycle cost?



18

3. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan dan pengetahuan teknis yang dibutuhkan? 4. Apakah calon pemasok memiliki kemampuan secara menajerial untuk membuat proses manajement dan prosedur-prosedur lainnya untuk memastikan kesuksesan proyek? 5. Apakah para calon pemasok mengajukan metodologi teknis tertentu, teknik-teknik penyelesaian tertentu, solusi, atau pelayanan-pelayanan lainnya dalam rangka pemenuhan tehadap hal-hal yang disyaratkan dalam Procurement Document 6. Apakah calon pemasok memiliki sumber-sumber pendanaan yang cukup sesuai dengan kebutuhan 7. Apakan calon pemasok mempunyai kapasitas produksi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan proyek, dan apakah calon pemasok mempunyai keinginan untuk terus melakukan hubungan bisnis di masa depan? 8. Apakah calon pemasok memiliki skala dan jenis usaha yang memadai sesuai dengan kebutuhan? 9. Apakah calon pemasok memiliki referensi tentang pekerjaan sejenis yang pernah dilakukan sebelumnya kepada pelanggan yang lain? 10. Apakah calon pemasok memiliki hak atas kekayaan intelektual terhadap proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan? 11. Apakah calon pemasok memiliki hak atas proses proses kerja atau jasa-jasa lainnya dalam rangka menghasilkan produk yang ditawarkan? 3. Contract Statement of Works (Updates) Modifikasi terhadap satu atau lebih Statement of Works dapat diidentifikasi selama pembuatan atau pengembangan Procurement Document.



19

2.2.2.3 Permintaan Respon dari Pemasok Permintaan Respon dari Pemasok adalah proses-proses dalam rangka mendapatkan respon dari calon pemasok yang prospektif, seperti penawaran atau proposal yang berisi bagaimana project requirement dapat dipenuhi. Pada tahapan inilah proses lelang dimulai. Pelelangan didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik 24 Beberapa metode atau pendekatan yang dapat digunakan dalam mendapatkan repon atau penawaran dari pemasok adalah: 25 1. Menggunakan Pendekatan Informal Pendekatan ini adalah yang paling sederhana yaitu dengan menggunakan saran-sarana informal seperti telepon untuk mendapatkan

penawaran

harga.

Beberapa

perusahaan

mendelegasikan pembelian informal ini langsung kepada pemakai, biasanya dengan menggunakan purchasing card atau reimbursable cash. Metode ini dgunakan untuk pembelian kebutuhan proyek yang nilainya rendah 2. Menggunakan Pendekatan Enquiry-Quotation Pendekatan

ini

adalah

pendekatan

semi

formal

yang

diaplikasikan ketika team proyek bermaksud untuk melakukan transaksi dengan hanya beberapa pemasok yang telah diseleksi sebelumnya. 3. Menggunakan Formal Tender Formal Tender adalah pendekatan yang paling formal dalam mendapatkan

penawaran


dari

pemasok.

Pendekatan

ini


20

dilakukan untuk pengadaan produk atau jasa yang sangat kompleks dan nilai pembeliannya sangat tinggi. 4. Menggunakan e-Marketplaces Perkembangan penggunaan internet dalam dunia bisnis, telah membuka peluang baru dalam proses pembelian yaitu pembelian melalui e-marketplaces. Keuntungan penggunaan metode ini adalah akses terhadap pemasok yang lebih luas, lebih cepat dan lebih sederhana. Hasil output dari proses Permintaan Respon dari Pemasok adalah: 1. Qualified Seller List Qualified Seller List adalah para pemasok yang diundang untuk mengirimkan proposal atau penawaran 2. Procurement Document Package Procurement Document Package adalah dokumen permintaan formal dari pembeli yang telah dipersiapkan sebelumnya, yang dikirim kepada setiap calon pemasok dan merupakan dasar atau acuan bagi para pemasok untuk menyiapkan penawaran dari produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dan diuraikan dalam procurement documentation. 3. Proposal Proposal adalah dokumen yang telah dipersiapkan oleh pemasok sebelumnya yang menggambarkan kemampuan dan kemauan dari pemasok untuk menyediakan produk atau jasa yang diminta seperti yang telah ditentukan dalam procurement documentation. Proposal dari pemasok ini terdiri dari penawaran formal dan legal yang merupakan respon dari permintaan pembeli.



21

2.2.2.4 Pemilihan Pemasok Proses ini adalah proses pemilihan pemasok dari penawaran atau proposal yang diterima dengan mengaplikasikan evaluation criteria yang sesuai, untuk memilih satu atau lebih pemasok yang qualified dan layak sebagai pemasok. Banyak faktor yang bisa dievaluasi dalam rangka memutuskan untuk memilih pemasok, diantaranya adalah: •

Harga atau biaya dapat dijadikan faktor penentu utama. Namun demikian penawaran dengan harga terendah belum tentu merupakan penawaran dengan total biaya terendah jika penjual terbukti tidak dapat mengirimkan produk atau jasa sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

•

Proposal yang dikirim oleh pemasok sering dibagi menjadi bagian teknis dan bagian komersial, dimana keduanya akan dievaluasi secara terpisah.

•

Sumber yang lebih dari satu terkadang diperlukan untuk produk atau jasa yang kritis untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi menyangkut delivery schedule dan quality requirements.

Evaluasi penawaran dari pemasok dilakukan dengan mempetimbangkan tiga aspek berikut: 26 •

Aspek administrasi

•

Aspek teknis

•

Aspek harga

Beberapa cara yang dapat ditempuh dalam memilih pemasok adalah sebagai berikut: 27 1. Pendekatan dengan Harga Terendah Pendekatan ini adalah menggunakan harga terendah sebagai kriteria utama, namun demikian tidaklah berarti bahwa pemasok yang menawarkan harga terendah akan secara otomatis terpilih



22

sebagai pemenang. Sebelum harga, penawaran dari pemasok akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditentukan 2. Pendekatan dengan Total Cost of Ownership (TCO) Terendah. Dalam pendekatan ini penawaran dari pemasok juga akan diperiksa pemenuhannya terhadap persyaratan minimum yang telah ditetapkan. Selanjutnya pemilihan pemasok didasarkan pada pemasok yang menawarkan Total Cost of Ownership terendah bagi pembeli. 3. Weighted Scoring Pada pendekatan ini, pemilihan pemasok akan dilakukan dengan cara menghitung total nilai dari penawaran yang diberikan terhadap sejumlah criteria-kriteria tertentu yang telah di beri bobot sesuai dengan tingkat kepentingannya Langkah-langkah yang dilakukan dalam pendekatan ini adalah sebagai berikut: 28 1.

Mengidentifikasi criteria-kriteria yang akan digunakan dalam proses pemilihan pemasok

2.

Memberi bobot masing-masing criteria sesuai dengan kepentingannya dalam keputusan pemilihan pemasok

3.

Mengidentifikasi

persyaratan

minimum

yang

harus

dipenuhi oleh pemasok untuk menyaring pemasok yang tidak layak untuk diproses 4.

Menentukan skala penilaian (score)

5.

Dalam Procurement Document, urutan kepentingan dari tiap-tiap kriteria sesuai dengan tingkat kepentingaannya

6.

Melakukan

penilaian

terhadap

penawaran

pemasok

berdasarkan kriteria



23

7.

Menghitung total nilai dari para pemasok dan menentukan pemenang.

Hasil atau output dari poses pemilihan pemasok ini adalah: 1. Pemasok yang Terpilih Permasok yang terpilih adalah para pemasok yang telah dinilai sebagai emasok yang kompetitif berdasarkan hasil dari evaluasi proposal atau penawaran, dan juga merupakan pemasok yang telah dilakukan negosiasi terhadap draft kontrak yang akan menjadi

kontrak

yang

sebenarnya

jika

pemasok

telah

diputuskan. 2. Kontrak Kontrak diberikan kepada pemasok yang terpilih. Bentuk kontrak dapat berupa dokumen yang kompleks atau sebuah Purchase Order (PO) yang sederhana. Proses pembentukan kontrak (contract formation) diawali dengan adanya dua pihak atau lebih yang telah saling menyetujui untuk mengadakan suatu transaksi, umumnya berupa kesanggupan oleh satu pihak untuk melakukan sesuatu bagi pihak lainnya dengan sejumlah imbalan (monetary value) yang telah disepakati bersama 29 Menurut Kerzner terdapat beberapa elemen dasar kontrak, yaitu: 30 •

Mutual Agreement, harus terdapat suatu penawaran dan persetujuan

•

Consideration, harus ada down payment

•

Contract Capability, Suatu kontrak dikatakan mengikat hanya

jika

kontraktor

memiliki

kemampuan

untuk

melaksanakan pekerjaan



24

•

Legal Purpose, kontrak dibuat untuk tujuan hukum

•

Form Provided by Law, kontrak harus merefleksikan kewajiban hukum dari kontraktor untuk menyerahkan produk akhir

Dasar-dasar

pengertian

mengenai

kontrak

mencakup

pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan 31 : •

Proses pembentukan kontrak

•

Proses dan prosedur pelaksanaan kontrak

•

Pelanggaran kontrak

•

Analisa kerugian akibat pelanggaran kontrak

•

Hubungan kontraktual

Beberapa faktor memperngaruhi pemilihan jenis kontrak, sebelum menetapkan pilihan, hendaknya dipertimbangkan halhal berikut: 32 •

Lengkap atau tidaknya definisi lingkup kerja

•

Insentif

•

Eskalasi

•

Kurun waktu penyelesaian proyek

•

Sifat proyek

Sedangkan jenis-jenis kontrak, Imam Suharto menjelaskan sebagai berikut: 33 A. Kontrak harga tidak tetap ditambah upah tetap (cost plus fixed fee. Pemasok menerima pembayaran yang jumlahnya sama dengan pengeluaran ditambah upah dengan jumlah tetap



25

B. Kontrak harga tidak tetap ditambah perangsang Upah dapat berubah-ubah sesuai dengan prestasi pemasok. Pengeluaran sepenuhnya ditanggung oleh pembeli C. Kontrak

harga

tidak

tetap

dengan

resiko

bersama

Upah berubah-ubah sesuai prestasi pemasok D. Kontrak harga tetap (lump-sum contract) Pemasok menerima upah tetap untuk pekerjaan yang tertera pada dokumen lelang. Pemasok menanggung resiko atas segala sesuatu diluar syarat-syarat kontrak. E. Kontrak harga tetap ditambah perangsang Disamping harga tetap, pemasok masih menerima upah untuk kinerja yang dihasilkan, misalnya penyelesaian proyek lebih awal F. Kontrak harga tetap dengan satuan harga per unit (unit price) G. Kontrak harga tidak tetap menjadi tetap Pada awal proyek dipakai kontrak harga tidak tetap, kemudian setelah definisi lingkup kerja menjadi jelas dan lengkap, bentuk kontrak diubah menjadi kontrak harga tetap 3. Perencanaan Pengelolaan Kontrak Untuk pembelian atau akuisisi yang signifikan, perencanaan pengelolaan kontrak dibuat berdasarkan hal-hal yang spesifik dari kontrak, seperti dokumentasi, waktu pengiriman, kinerja yang dipersyaratkan dan hal-hal lainnya yang disepakati oleh pemasok dan pembeli.



26

International Trade Centre menyatakan, elemen-elemen dari perencanaan pengelolaan kontrak adalah: 34 •

Informasi Umum Kontrak dan Strategi Pengadaan

•

Kebijakan dan Prosedur yang terkait dengan kontrak

•

Penjadualan Kontrak

•

Budget Kontrak

•

Perencanaan Mutu Kontrak

•

Sosialisasi hal-hal yang menjadi prioritas pencapaian dalam kontrak

4. Ketersediaan Sumber Daya Jumlah dan ketersediaan sumber daya tertentu yang diperlukan beserta tanggal kebutuhannya harus sudah terdokumentasi denngan baik

5. Procurement Management Plan (Updates) Procurement Management Plan harus di-up date untuk menggambarkan setiap permintaan perubahan yang telah disetujui yang berdampak pada Procurement Management. 6. Permintaan Perubahan (Requested Changes) Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat dari proses pemilihan pemasok. 2.2.2.5 Administrasi Kontrak Pemasok dan pembeli melakukan administrasi kontrak untuk tujuan yang serupa. Setiap pihak ingin memastikan bahwa kedua pihak dan pihak-pihak terkait lainnya akan memenuhi kewajibannya secara kontraktual dan terlindungi hak-haknya secara hukum.



27

Pada tahapan ini dikenal apa yang disebut dengan Kontrak Administrator. Kontrak Administrator bertanggung jawab terhadap pemenuhan kinerja kontraktor terhadap persyaratan-persyaratan yang tertuang dalam kontrak, dan memastikan produk akhir yang dihasilkan akan sesuai dengan penggunaanya 35 . Sedangkan untuk proses peninjauan kembali kesepakatan kontrak, bagian-bagian yang terlibat adalah: 36 •

Proposal

•

Legal

•

Asuransi

•

Perpajakan

•

Manajemen Proyek

•

Engineering

•

Estimating

•

Konstruksi

•

Pengadaan

Hasil atau output dari Administrasi kontrak ini adalah: 1.

Dokumen Kontrak Dokumen Kontrak terdiri dari kontraknya sendiri dan semua dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti schedule, requested unapproved contract changes, dan approved change request. Dokumen kontrak juga termasuk dokumen-dokumen teknis yang dibuat oleh pemasok, dan informasi kinerja pekerjaaan seperti deliverables, laporan kinerja pemasok, garansi, dokumen-dokumen finansial termasuk invoice dan rekaman pembayaran, dan hasilhasil inspeksi yang berhubungan dengan kontrak

2.

Permintaan Perubahan (Requested Change) Permintaan perubahan terhadap Project Management Plan dan perencanaan lain yang terkait, seperti project schedule, dan



28

procurement management plan mungkin terjadi sebagai akibat dari proses administrasi kontrak. Permintaan Perubahan dapat juga termasuk arahan yang dibuat oleh pembeli atau tindakan yang dilakukan oleh pemasok, dan pihak yang lain menganggap bahwa perubahan tersebut adalah perubahan yang konstruktif terhadap kontrak. 3.

Rekomendasi Tindakan Perbaikan Rekomendari Tindakan Perbaikan adalah segala sesuatu yang perlu untuk dilakukan agar pemasok dapat memenuhi persyaratan dalam kontrak

4.

5.

Organizational Process Assets (Updates) •

Korespondensi

•

Permintaan dan Schedule Pembayaran

•

Dokumen evaluasi kinerja pemasok

Project Management Plan (Updates) •

Procurement Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada procurement managemen

•

Contract Management Plan, diupdate untuk merefleksikan setiap permintaan perubahan yang disetujui dan berdampak pada administrasi kontrak

2.2.2.6 Penutupan Kontrak Proses penutupan kontrak ini adalah proses yang mendukung proses penutupan proyek, karena dalam proses penutupan kontrak terdapat proses verifikasi

terhadap semua pekerjaan and deliverables yang disetujui.

Proses penutupan kontrak juga melibatkan aktifitas-aktifitas administratif



29

seperti updating rekaman untuk merefleksikan hasil akhir dan pencapaian untuk kepentingan di masa yang akan datang. Hasil atau output dari proses penutupan kontrak adalah: 1.

Closed Contract Pembeli biasanya melalui Contract Administratornya akan meberikan catatan formal secara tertulis yang menyatakan kontrak sudah diselesaikan oleh pemasok. Persyaratan penutupan kontrak secara formal biasanya ditentukan dalam term of the contract, dan akan dimasukkan dalam contract management plan.

2.

Organizational Process Assets (Updates) •

Contract File, adalah satu set dokumen kontrak yang lengkap

•

Deliverable acceptance, pembeli biasanya melalui Contract Administratornya akan meberikan catatan formal secara tertulis yang menyatakan suatu deliverables telah diterima atau ditolak.

•

Lesson Learned Documentation. Lesson Learned analysis dan rekomendasi-rekomendasi

proses perbaikan dibuat untuk

perencanaan dan implementasi pembelian atau akuisisi dimasa yang akan datang.

2.3

Kinerja Waktu Proyek Bagi kebanyakan orang, waktu adalah sumberdaya, jika waktu tersebut hilang atau dipergunakan tidak sebagaimana mestinya, waktu tersebut tiadak akan pernah kembali lagi. 37 Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan. 38 . Waktu dan jadwal adalah salah satu dari criteria dalam mengukur kinerja suatu proyek. Kinerja waktu yang tidak baik dalam bentuk terlambatnya



30

penyelesaian suatu proyek akan mengakibatkan berkurangnya potensi pendapatan dan keuntungan dari pengoperasian proyek tersebut, lebih jauh lagi hal tersebut akan dapat membawa kepada resiko secara ekonomi dan keuangan seperti meningkatnya biaya yang disebabkan oleh suku bunga dan kehilangan petensi pasar yang ada. Sedangkan dari sisi kontraktornya sendiri, keterlambatan penyelesaian proyek dari waktu yang telah disepakati dalam kontrak akan mengakibatkan meningkatnya biaya yang berasal dari perpanjangan waktu penyelesaian proyek, seperti biaya buruh dan equipment, serta direct dan indirect cost. Bagi kebanyakan orang yang tertarik dalam proyek Anda, patokannya adalah kapan kita menyelesaikan proyek ini. Karena faktor “tepat waktu” adalah salah satu faktor keberhasilan suatu proyek, maka membuat jadual yang akurat adalah sesuatu yang sangat penting untuk pengukuran keberhasilan 39 . Chris Hendrickson & Tung Au menyatakan bahwa penjadualan yang baik akan dapat mengeliminasi permasalahan-permasalahan yang disebabkan oleh bottleneck proses produksi, memfasilitasi pengadaan material yang penting dengan waktu yang cukup, dan memastikan penyelesaian suatu proyek secepatnya. Sebaliknya penjadualan yang tidak baik akan mengakibatkan pemborosan biaya buruh dan equipment karena menunggu ketersediaan sumber daya yang diperlukan atau penyelesaian dari tugas-tugas sebelumnya. Keterlambatan penyelesaian seluruh proyek karena penjadualan yang tidak baik dapat menjadi malapetaka bagi pemilik proyek yang sangat ingin segera memulai untuk menggunakan fasilitas yang dibangun 40 Terdapat beberapa hal yang perlu diketahui dalam pengelolaan waktu, yaitu: 41

1.

Identifikasi Kegiatan, proses pengelolaan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup WBS (Work Breakdown Structure) atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadual. Output dari proses ini adalah daftar kegiatan dan WBS



31

2.

Penyusunan

Urutan

Kegiatan,

setelah

diuraikan

menjadi

komponen-komponen, lingkup proyek disusun kembali menjadi uruta kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja 3.

Perkiraan Kurun Waktu, setelah terbentuk jaringan kerja, masingmasing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlikan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

4.

Penyusunan Jadual, jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dah dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadual proyek. Output dari proses ini adalah jadual induk, milestone, dan jadual untuk pekerjaan di lapangan

5.

Pengendalian Jadual, pengendalian jadual meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengoreksian agar progress pekerjaan proyek sesuai dengan jadual yang sudah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadual induk, milestone, dan jadual lapangan.

Sedangkan untuk pengukuran kinerja waktu proyek, menurut PMI (Project Management Institute)2004, terdapat 2 (dua) cara penghitungan yaitu: 42 1.

Dengan menggunakan Schedule Variance (SV) Schedule Variance (SV)

atau penyimpangan jadual adalah nilai

yang menunjukan selisih antara pencapaian proyek pada saat tertentu dan perencanaan yang ditetapkan sebelumnya.

SV = EV – PV

(2.1)

Dimana : SV = Schedule Variance



32

EV = Earn Value, adalah nilai proyek yang telah dikerjakan pada suatu periode tertentu PV = Plan Value, adalah rencana pembiayaan pekerjaan atau paket pekerjaan yang telah dijadualkan untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu Keterangan: •

Schedule Variance negative (-) berarti pelaksanaan lebih lambat dari yang direncanakan

•

Schedule Variance nol (0), berarti pelaksanaan proyek sesuai dengan yang direncanakan

•

Schedule Variance positif (+), berarti pelaksanaan proyek lebih cepat dari yang direncanakan

2.

Dengan Menggunakan Schedule Performance Index (SPI) Schedule Performance Index (SPI) adalah indeks yang digunakan untuk mengetahui status dari jadual pada suatu periode tertentu, dan juga untuk memperkirakan tanggal penyelesaian proyek. SPI adalah perbandingan antara Earn Value dan Plan Value.

SPI = EV/PV

(2.2)

Dimana: SPI = Schedule Performance Index EV = Earn Value PV = Plan Value Keterangan: •

Jika Indeks < 1, berarti kinerja waktu proyek terlambat dari perencanaan



33

•

Jika Indeks = 1, berarti kinerja waktu proyek sesuai dengan perencanaan

•

Jika Indeks > 1, berarti kinerja waktu proyek lebih cepat dari perencanaan

2.4

Proyek Engineering, Procurement, and Constrcution (EPC) Proyek EPC adalah suatu proyek dimana kontraktor mengerjakan proyek dengan ruang lingkup dan tanggung jawab penyelesaian pekerjaan meliputi studi dan detail desain, pengadaan equipment & bulk material konstruksi, tahapan konstruksi termasuk testing & commisioning serta perencanaan dari ketiga aktifitas tersebut 43 . Pada kontrak EPC, kontrakor diwajibkan untuk menghasilkan/ menyerahkan fasilitas lengkap kepada pemilik pekerjaan, sehingga pemilik pekerjaan hanya “memutar kunci” untuk mengoperasikan fasilitas tersebut, oleh karena itu kontrak EPC disebut juga dengan kontrak turnkey. Sebagai tambahan untuk menghasilkan fasilitas lengkap tersebut, kontraktor menjamin bahwa fasilitas yang dibangun sesuai dengan biaya, waktu dan target performance tertentu. Kegagalan dalam memenuhi persyaratan atau jaminan tersebut akan menjadi beban kontraktor 44

2.4.2

Karakteristik Proyek EPC Kandungan dari kontrak proyek EPC adalah untuk menghasilkan produk dalam satu paket dan merupakan kewajiban dari kontraktor 45 , yaitu : a. Single Point of Responsibility, yaitu kontraktor bertanggung jawab penuh terhadap semua desain, rancang bangun, pengadaan, konstruksi, mengawasi dan melakukan pengujian terhadap fasilitas yang dibangun. Hal ini jika terjadi suatu masalah maka pemilik proyek hanya melihat satu kontraktor saja yang terkait dengan semua masalah secara langsung dengan pekerjaabb ataupun menyangkut kompensasi.



34

b. Fixed Contract Price, risiko yang berhubungan dengan kerugian karena pembengkakan biaya pembangunan ataupun keuntungan yang diperoleh karena penghematan terhadap semua biaya yang muncul menjadi tanggung jawab kontraktor, dalam hal ini kontraktor punya peluang yang yang sangat terbatas/kecil dalam melakukan klaim komersial terhadap keterlambatan dalam pelaksanaan proyek, maupun perbedaan dari volume kerja yang dilaksanakan. c. Fixed Completed Date, dalam kontrak EPC, jaminan penyelesaian akan dituangkan dalam tanggal yang tetap, atau jika terjadi perbaikan tanggal atau periode perbaikan akan ditentukan setelah kontrak EPC ditetapkan. Hal ini jika kontraktor tidak bisa memenuhi terhadap tanggal tersebut akan terkena Delay Liquidated Damages (DLD/denda keterlambatan). DLD ini sebagai bentuk kompensasi kepada pemilik proyek terhadap kerugian yang dikarenakan oleh keterlambatan penyelesaian dari fasilitas tersebut. d. Performance Guarantee, penghasilan dari pemilik proyek diperoleh setelah fasilitas tersebut beroperasi, sehingga performa dari fasilitas tersebut diukur dari sisi kapasitas produksi, kualitas produk dan efisiensi, dalam hal ini kontrak EPC berisi performa guarantee yang didukung dengan Performance Liquidated Damages (PLD/denda yang muncul karena tidak terpenuhinya performa dari fasilitas), dan ini menjadi tanggung jawab kontraktor kepada pemilik proyek. e. Caps on Liability, kewajiban perlindungan dalam kontrak EPC, yaitu kewajiban yang menjadi beban dari kontraktor adalah tak terbatas, dalam hal ini untuk kontrak EPC nilai perlindungan dari kewajiban diukur dari nilai prosentase terhadap kontrak, dan besarnya harus ditegaskan di awal penyusunan kontrak. f. Security, kontraktor harus memberikan performa sekuriti pada pemilik proyek, hal ini bertujuan sebagai pengaman jika kontraktor



35

tidak mampu memenuhi kewajibannya seperti dalam kontrak EPC. Bentuk dari performa security adalah Bank Guarantee, advance payment guarantee jika ada pembayaran uang muka dan parent company guarantee dimana diberikan oleh induk perusahaan (Holding Company) yang memberikan jaminan jika terjadi ketidak mampuan dari kontraktor dalam memenuhi kontrak EPC. g. Variations/changes, pemilik proyek berhak menyetujui ataupun menolak perubahan yang diusulkan kontraktor, aturan mengenai nilai kontrak dari perubahan ini harus dituangkan didalam kontrak, jika kesepakatan harga tidak dicapai maka pemilik proyek berhak menentukan terhadap harga dari perubahan tersebut. Pemilik pekerjaan berwenang untuk memberikan pekerjaan perubahan tersebut kepada kontraktor lain. Dalam hal aturan jaminan performa dan keamanan dari pekerjaan perubahan tersebut harus dituangkan secara jelas dalam pasal kontrak baik pada kontraktor pertama atau yang lain. h. Defect Liability, kontraktor bertanggung jawab terhadap kerusakan yang terjadi selama masa garansi, dan kontraktor harus mengganti atau memperbaiki fasilitas tersebut jika kerusakan dikarenakan oleh kerusakan material ataupun pemasangan. i. Intellectual Property, kontraktor menjamin terhadap kebenaran dari intelektual property yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dan akan melakukan ganti rugi jika terjadi pelanggaran / klaim dari pihak ke tiga. j. Suspension, pemilik mempunyai kewenangan untuk menunda pekerjaan. k. Termination, kontraktor punya hak terminasi yang terbatas, hak terminasi terbatas berlaku jika pembayaran tidak dilakukan oleh pemilik, penundaan yang berkelanjutan atau karena force majeure, hal ini sangat berbeda dengan pemilik proyek. l. Performance Specification, dalam kontrak EPC akan berisi Performance Specification (performa spesifikasi) yaitu merupakan



36

detail kriteria performa dari proyek yang harus dipenuhi oleh kontraktor, dalam hal ini spesifikasi harus tertuang secara detail dalam kontrak agar pemilik mengetahui terhadap fasilitas yang akan diterima saat proyek selesai. Sehingga jika terjadi konflik, kontraktor dapat melakukan argumentasi terhadap ruang lingkup tanggung jawabnya. m. Force Majeure, semua pihak sepakat terhadap tanggung jawab masing-masing jika terjadi Force Majeure (kejadian diluar kendali kedua belah pihak). Jika dilihat dari nilai kontraknya, maka nilai proyek EPC relatif besar dan untuk pelaksanaan sumber dayanya lebih terfokus pada pemakaian sumber daya yang mempunyai keahlian, material/peralatan yang akan dipasang, sehingga pengawasan yang akan dilakukan dalam proyek EPC adalah pengawasan dalam pemakaian dari sumber daya tersebut. Secara ke engineering an harus dipertimbangkan bahwa fasilitas yang dipasang dalam plant tersebut harus dirancang yang mudah dilakukan perawatan, baik perawatan rutin maupun perawatan besar. Dilihat dari uraian diatas dapat ditegaskan bahwa risiko dan tanggung jawab yang harus dikelola oleh kontraktor untuk kontrak EPC sangat besar, sehingga dalam penanganan setiap proyek EPC harus dilakukan secara terencana dengan baik dari saat awal proses tender.

2.4.2

Alur Pekerjaan Proyek EPC Siklus dari pembangunan suatu fasilitas industri meliputi total waktu yang diperlukan dari proses identifikasi kebutuhan sampai dengan pembangunan fasilitas tersebut dioperasikan. Dalam periode tersebut ada 8 (delapan) fase 46 , yaitu : • Client Requirement • Engineering (Basic & Detailed Engineering) • Project Management • Pengadaan (Procurement)



37

• Vendor • Material Control • Pabrikasi/Konstruksi (Fabrication/Construction) • Commisioning Untuk mempercepat proses pemenuhan kebutuhan pasar maka tidak jarang antara fase terkait diatas dilakukan secara over lapping (paralel) hal ini akan menghemat terhadap waktu, sehingga akan berdampak pada penurunan biaya investasi.



38

Gambar 2. 7 Alur Pekerjaan Proyek EPC

Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut: a. Pemilik Proyek (Client) Gambar 2.7. Alur Pekerjaan Proyek EPC Sumber : General Prochedue for Operating Engineering Procurement and Construction PT. X



39

Uraian karakteristik dari setiap fase tersebut adalah seperti penjelasan berikut: a.

Pemilik Proyek (Client) Meskipun pemilik proyek telah menyerahkan wewenang dan tanggung jawab implementasi fisik pembangunan kepada kontraktor dalam suatu kontrak EPC, pemilik harus berperan aktif dalam rangka usaha agar proyek selesai sesuai sasaran yang telah ditetapkan, yaitu memenuhi spsesifikasi, handal, terpercaya, aman (safe), dan efisien serta ekonomis, baik dari segi biaya maupun jadwal. Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap konseptual 47 : • Formulasi gagasan, yaitu mencetuskan gagasan, kemudian melihat kedalam organisasi, mengenai tersedianya perangkat dan keahlian untuk melakukan berbagai studi dan pengkajian • Evaluasi hasil studi kelayakan, setelah laporan studi kelayakan selesai dan diserahkan kepada pemilik, kemudian dikaji hasil-hasilnya dengan melihat perkiraan kasar biaya, jadwal dan aspek ekonomi serta teknis lainnya. • Tujuan dasar, penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera dipergunakan, harga terendah namun memenuhi persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi • Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait erat dengan lingkup kerja konstruksi, karena desain engineering memberikan dan menentukan berbagai parameter dan produk yang akan digunakan sebagai dasar pegangan (referensi) • Pendanaan, pengelolaan keuangan proyek secara menyeluruh meliputi memobilisasi penggunaan dan pengendalian dana untuk proyek. • Memberikan petunjuk dan bimbingan, dalam hal hubungan dengan pemerintah dan masyarakat setempat, prosedur pemasukan barang dan tenaga kerja asing, pemilihan rekanan pembelian maupun subkontraktor, peraturan-peraturan pemerintah yang harus diikuti.



40

• Memberikan masukan, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap Definisi/perencanaan 48 • Menentukan pengambilan

strategi

penyelenggaraan

keputusan

setelah

yang

mengkaji

terkait

dengan

pilihan-pilihanyang

tersedia, berkaitan dengan cara mencapai sasaran proyek. • Menetapkan sasaran yang terkait dengan biaya, jadwal, mutu dan lingkup kerja. • Menyiapkan perangkat peserta tender berupa RFP, paket lelang, MIS, kontraktor dan konsultan • Mengkaji proposal dari peserta lelang pekerjaan • Rencana sumber daya pelaksanaan proyek berupa dana, SDM, material dan peralatan • Negosiasi dan tandatangan kontrak Peranan dan tugas pemilik proyek pada tahap implementasi 49 • Mengelola implementasi fisik : monitor kemajuan pelaksanaan proyek, review laporan, berkoordinasi, change order, inspeksi dan pengetesan • Mengelola administrasi keuangan, seperti menyiapkn anggaran, mencari sumber pendanaan, dasar akuntansi proyek, jadwal penarikan pinjaman, laporan berkala dan laporan akhir keuangan proyek. • Administrasi kontrak, yang meliputi penanganan aspek komersial, seperti meneliti surat-surat pengajuan, pencatatan, progress payment, claim,

evaluasi

laporan,

pengecekan

di

lapangan

untuk

mengumpulkan bukti bahwa syarat-syarat pembayaran sudah dipenuhi. b. Perekayasaan (Engineering) Kegiatan perekayasaan (Engineering) terbagi menjadi tiga tahapan yang meliputi kegiatan desain konseptual, perekayasaan dasar (Basic Engineering) dan perekayasaan rinci (Detail Engineering). Kegiatan



41

Engineering dasar dimulai dengan pengembangan rancang bangun dan perekayasaan proses yang diperoleh dari pemilik teknologi. Kemudian dilakukan optimalisasi terhadap konsepsi desain dan diagram alir proses, yang dilanjutkan dengan pengembangan plot plant atas suatu fasilitas tertentu. Pada tahapan ini konsepsi dasar dari sistem kontrol suatu fasilitas mulai ditentukan, demikian juga dengan pengembangan spesifikasi peralatan-peralatan fasilitas. Sedangkan pada kegiatan engineering rinci dilakukan rancang bangun dan perekayasaan sipil dan struktur, pemipaan, kelistrikan serta instrumentasi. Dengan banyaknya jenis kegiatan. Engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, mekanikal (precess equipment, machinery, furnace), sipil, struktur, piping, elektrikal dan instrument engineering. Kegiatan engineering adalah proses mewujudkan gagasan menjadi kenyataan

dengan

wawasan

totalitas

sistem,

yaitu

dengan

memperhatikan efektifitas sistem menyeluruh sampai pada operasi dan pemeliharaan. Engineering dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, mulai dari konseptual, basic engineering sampai detail engineering 50 .

Perekayasaan Desain Konseptual Desain ini dilakukan pada waktu studi kelayakan, tahapan yang dilalui adalah merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan, dan mengemukakan berbagai alternatif yang didasarkan atas perkiraan kasar, untuk dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lainlain 51 .

Perekayasaan Dasar (Basic Engineering) Basic Engineering adalah proses pengembangan informasi strategi yang sesuai, dimana tim proyek menentukan lingkup pekerjaan awal, prediksi risiko dari proyek dan penentuan kontrak serta strategi pengerjaan yang paling sesuai untuk memaksimalkan



42

hasil pekerjaan. Dalam proses ini dibuat kerangka kerja yang komprehensif untuk perencanaan proyek yang mendetail. Fase basic engineering melibatkan berbagai disiplin ilmu, proses dari berbagai macam satuan kerja yang saling mempengaruhi performa proyek 52 . Karakteristik Fase Perekayasaan Dasar (Basic Engineering) Pada tahap basic engineering diletakkan dasar-dasar pokok desain engineering, dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan material dan energi yang dikonversikan menjadi produk yang diinginkan. Karakteristik dasar untuk fase ini adalah menggambarkan input, troughput, out put, main equipment yang diperlukan untuk mencapai hasil dan keterkaitannya. Tujuan utama dari fase ini adalah memberikan definisi ruang lingkup proyek secara jelas dan meminimalkan perubahan saat detail engineering. Hal ini mengingat pada fase ini merupakan fase untuk mengontrol terhadap dampak biaya yang akan muncul kedepan 53 . Gambar-gambar dan dokumen-dokumen yang dibuat pada tahapan ini diperiksa dengan teliti untuk mengidentifikasi bahan dan peralatan khusus yang dibutuhkan untuk proyek serta perkiraan jumlah untuk setiap itemnya. Kebutuhan waktu untuk masingmasing bahan dan peralatan ditentukan, sehingga tanggal paling lambat untuk dimulainya pengadaan dapat ditentukan. Pengadaan harus dimulai untuk setiap item yang mempunyai suatu waktu permulaan

selama

tahap

ini,

terutama

yang

mempunyai

kompleksitas yang dapat mengakibatkan suatu resiko tinggi, atau yang memerlukan pengembangan dan mempunyai suatu dampak utama atas rancang-bangun terperinci.



43

Input Basic Engineering : Beberapa hal yang menjadi input/masukan pada tahap Basic Engineering antara lain adalah 54 • Formulasi gagasan dari pemilik proyek • Meletakan dasar kriteria desain engineering • Pengumpulan data teknis yang diperlukan untuk desain • Indikasi lingkup kerja, lingkup kerja desain engineering terkait dengan pelaksanaan konstruksi • Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi Proses Basic Engineering Proses yang berlangsung pada Basic Engineering antara lain adalah 55 • Meletakan dasar-dasar pokok engineering • Desain dilakukan pada waktu studi kelayakan • Merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan dan berbagai alternatifnya • Merupakan perkiraan kasar yang masih harus dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran dan lain-lain. • Penjabaran segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek • Penentuan proses yang akan mengatur masukan material dan energi untuk dikonversi menjadi produk yang diinginkan. • Pengecekan ulang dan mengkonfirmasikan masalah fungsi, kualitas, keserasian dan persyaratan pelestarian lingkungan. • Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client) usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur • Melakukan proses pembelajaran (study) untuk memilih konsep terbaik yang akan diterapkan, termasuk study terhadap value



44

engineering, analisa kemampuan konstruksi (constructability), analisa resiko dan analisa pencegahan kerugian (losses). • Menyiapkan diagram alir mechanical, spesifikasi umum rancangan, lembar ringkasan peralatan instrumen, lembar spesifikasi peralatan utama, preliminari tata letak (preliminary lay out) dari peralatan yang dipasang, preliminari ukuran pipa yang digunakan, plot plan, permintaan lain khusus dari pemilik proyek. • Persiapan alur proses, balance material dan performa peralatan Output Basic Engineering Hasil atau output dari basic engineering antara lain berupa 56 : • Informasi spesifikasi material/produk • Desain proses dan desain engineering mekanikal • Memberikan besaran kuantitatif dari berbagai parameter, sehingga dapat dipakai untuk menyusun biaya dengan akurasi lebih baik • Menetapkan strategi operasi dan perawatan • Menetapkan strategi pelaksanaan yang dituangkan dalam rencana pelaksanaan proyek yang dituangkan dalam struktur organisasi dan tanggung jawab dari setiap anggota proyek, meneliti terhadap potensi masalah yang muncul dan rencana kontingensinya, menggambarkan filosopy alokasi resiko dan set terhadap waktunya secara umum.

Perekayasaan Rinci (Detail Engineering) Kegiatan detail engineering meliputi: peletakan dasar kriteria desain engineering; mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain; meembuat spesifikasi material; merancang gambar-gambar

dan perekayasaan berbagai disiplin

seperti sipil dan struktur, mekanikal, piping, kelistrikan serta instrumentasi; membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya reaktor utama, turbin penggerak, generator listrik, dan lain-lain.



45

Spesifikasi ini diperlukan untuk memesan peralatan kepada vendor atau perusahaan manufaktur; mengevaluasi dan menyetujui usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur; membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan. Dengan banyaknya jenis kegiatan engineering yang dilakukan dibutuhkan kemampuan dalam mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu keteknikan seperti proses, sipil dan struktur, mekanikal, piping, elektrikal dan instrumentasi. Produk akhir dari fase ini adalah gambar dan spesifikasi kerja yang dipergunakan untuk mendukung kegiatan pengadaan dan konstruksi dan aktifitas detail engineering ini diawali dari parameter kontrol yang telah didefinisikan pada fase konsep engineering, parameter tersebut diverifikasi dan diperluas dalam fase ini. Dalam fase ini dibagi dalam dua, yaitu : • Menyiapkan dokumen teknis untuk pengadaan • Menyiapkan dokumen untuk konstruksi

Input Detail Engineering Beberapa hal sebagai masukan/input Detail Engineering 57 : • Formulasi gagasan dari pemilik proyek • Output dari Basic Engineering yang sudah ditunjau ulang oleh pemilik proyek • Tujuan pemilik proyek dalam penentuan sasaran proyek agar proyek yang dikerjakan cepat selesai supaya hasil proyek dapat segera

dipergunakan,

harga

terendah

namun

memenuhi

persyaratan teknis dan berfungsi sesuai spesifikasi • Masukan dari pemilik proyek, misalnya data-data pendahuluan perihal lokasi proyek, sifat tanah, iklim dan berbagai macam hasil studi



46

Proses Detail Engineering Proses yang berlangsung pada Detail Engineering antara lain 58 : • Melakukan studi lanjutan terhadap Constructability dari hasil detail engineering sebelum dikeluarkan, hal ini bertujuan untuk mendapatkan biaya yang lebih efektif dari hasil rancangan. • Merinci schedule engineering, untuk meyakinkan terhadap interface dengan fase yang lain. • Memfinalkan rencana eksekusi proyek • Membuat estimasi biaya yang dituangkan dalam Cash flow plan sesuai dengan ruang lingkup kontrak proyek. • Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk desain • Membuat spesifikasi material • Membuat desain proses dan desain engineering mekanikal • Merancang gambar-gambar untuk pabrikasi struktur instalasi, pabrikasi pipa, pekerjaan pondasi dan lain-lain • Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, yang diperlukan untuk

memesan

peralatan

tersebut

kepada

perusahaan

manufaktur • Mengevaluasi dan menyetujui (berkoordinasi dengan client) usulan desain dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur • Menyiapkan pengajuan keperluan material (MR) untuk kegiatan pembelian • Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan. • Membuat perkiraan biaya proyek • Membuat jadwal pelaksanaan proyek • Menyusun program jaminan mutu



47

Output Detail Engineering Hasil atau output dari basic engineering antara lain berupa 59 : • Gambar konstruksi, termasuk gambar yang telah disetujui digunakan untuk konstruksi. •

Spesifikasi teknis dan kriteria peralatan, seperti turbin penggerak, generator listrik, ketel uap, kompresor dan lain-lain.

• Perkiraan biaya proyek • Jadwal pelaksanaan proyek • Prinsip-prinsip

engineering

yang

aman

(safe)

untuk

dioperasikan • Prinsip-prinsip engineering yang memenuhi standar tertentu seperti ASTM, ASME, OSHA dan lainnya. • Dokumen-dokumen

yang

memberikan

informasi

yang

diperlukan, seperti data, diagram, gambar, grafik, dan informasi lainnya • Material Take Off/Bill of Quantity (Including Spare Part) • System Operating Manual (SOM), • Design Changes Clarification • Precommisioning dan Commisioning Manual • Memberikan bantuan teknis/jasa penyeliaan dalam tahap start up pabrik • Menentukan filosofi rancang bangun perekayasaan pendirian pabrik c. Manajemen Proyek (Project Management) Manajemen adalah proses merencanakan,

mengorganisir,

memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan 60 Proyek adalah suatu kegiatan yang sementara dan tidak berulang untuk menciptakan suatu produk yang unik atau jasa 61 . Proyek adalah



48

rencana pekerjaan dengan sasaran khusus dan saat penyelesaiannya yang tegas, bisanya menurut garis dan bukan menurut jabatan 62 . Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk memenuhi persyaratan. Manajemen proyek adalah gabungan antara sarana, sistem, prosedur dan sumberdaya manusia untuk mengendalikan proyek agar memenuhi persyaratan yang ditentukan 63 . Pengertian manajemen proyek menurut Harold Kerzner adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. 64 Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaanpengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu. Konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut 65 : •

Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu

merencanakan,

mengorganisir,

memimpin,

dan

mengedalikan sumberdaya perusahaan yang berupa manusia, dana, peralatan dan material • Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian. • Memakai pendekatan system (System approach to management) • Mempunyai hierarki (arus kegiatan) horisontal disamping hierarki vertikal Input Project Management : Beberapa hal sebagai masukan/input Project Management : • Lingkup pekerjaan (Scope of Work) • Identifikasi sistem (komponen) • Desain dasar dan perubahannya • Validasi data dari pemilik pekerjaan, jika diperlukan



49

• Detail Master Engineering Planning • Informasi material atau produk (Material/Product Information Request & technical Specification) Proses Project Management Beberapa aktivitas pada Project Management antara lain 66 • Membuat daftar kegiatan proyek (activity list) •

Membuat

perencanaan

Requesition

kebutuhan

Plan/MRP)

dan

material

perencanaan

(Material subkontraktor

(Subcontracting Plan) • Menentukan bagaimana perencanaan dibuat • Penentuan organisasi proyek • Memperkirakan waktu dan biaya • Pembuatan penjadwalan pekerjaan (schedule) • Estimasi kebutuhan sumber daya • Membuat anggaran pelaksanaan proyek (budget) • Menentukan tugas dan tanggung jawab • Mengidentifikasi risiko, analisa kuantitatif dan kualitatif risiko, dan perencanaan respon terhadap risiko • Penentuan bagaimana pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan dilakukan • Membuat work breakdown structure (WBS) • Monitor dan Review Fabrication/Construction Progress • Koordinasi dengan Engineering, Procurement, Vendor dan Client untuk setiap perubahan desain, baik yang datang dari lapangan maupun dari client • Monitor dan Review Commisioning Progress pada saat fase commisioning • Melakukan koordinasi dalam proyek secara rutin dan rapat peninjauan yang melibatkan pihak yang berkepentingan atau fungsi untuk memantau progress dan performa dari engineering, procurement, material control, schedule, biaya, safety dan



50

masalah lain. Jika terdapat permasalahan atau jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan perencanaan atau persyaratan proyek, maka tindakan perbaikan dan peningkatan akan diidentifikasi dan diambil oleh departemen / fungsi terkait • Memonitor dan meninjau aktifitas proyek untuk kesesuaian dengan

lingkup

pekerjaan

dalam

kontrak

dan

menyusun/menetapkan prosedur perubahan (Change Order) untuk perubahan lingkup atau perubahan kontrak • Memonitor alur dari data desain, supplier dan informasi proyek untuk memastikan bahwa semua komponen proyek berjalan sesuai rencana Output Project Management : Hasil atau output dari Project Management antara lain berupa 67 • Diagram alur (Network Diagram) • Pembuatan dokumen perencanaan pengadaan • Project Scope Statement • Work Breakdown Structure (WBS) • Penentuan lintasan kritis • Anggaran proyek (budget) • Perkiraan waktu dan biaya • Standar kualitas dan proses • Penentuan kebutuhan untuk berkomunikasi • Faktor-faktor risiko baik secara kualitatif maupun kuantitatif, analisa risiko serta perencanaan respon terhadap risiko • Perencanaan proses perbaikan (improvement) • Daftar kegiatan / pekerjaan • Membuat laporan kemajuan proyek secara rutin sesuai kebutuhan dalam prosedur perusahaan dan klien • Mengambil keputusan atas ketidaksesuaian yang berkaitan antar disiplin dan antar departemen dalam hal pelaksanaan proyek



51

d. Procurement (Pengadaan) Manajemen Procurement (pengadaan) proyek merupakan proses dalam pembelian atau pegadaan produk/barang, jasa atau hasil yang diperlukan dari luar tim proyek untuk manyelesaikan pekerjaan. Dalam hal ini termasuk manajemen kontrak dan proses yang dibutuhkan dalam pengendalian perubahan dalam kontrak atau perintah pembelian yang dilakukan oleh anggota proyek yang berwenang. Karakteristik Fase Pengadaan Kegiatan pengadaan meliputi kegiatan pembelian, ekspedisi, pengapalan dan transportasi, serta inspeksi dan pengendalian mutu untuk seluruh peralatan dan material pabrik. Peralatan dan material yang dibeli bisa berasal dari dalam dan luar negeri. Setelah barang yang dibeli tiba di lokasi proyek kegiatan selanjutnya adalah penyimpanan dan mengeluarkan untuk keperluan konstruksi. Kegiatan pengadaan tidak hanya terfokus pada pengadaan barang saja, tetapi juga pengadaan jasa seperti jasa konstruksi yang perlu dilakukan subkontrak. Dalam fase ini ada tiga aktifitas yang paralel dan over lapping, yaitu 68 : • Pengadaan material dan equipment yang punya waktu supplai terlama/terpanjang (long lead item) • Pengadaan material dan equipment yang lain • Menetapkan kontrak konstruksi Serta di dalam fase ini ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan yaitu, informasi vendor terhadap status keberadaan material sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan dalam detail Schedule, material dan equipment tersebut bisa diterima di area proyek sesuai dengan jadwal konstruksi dan kontraktor bisa melakukan mobilisasi sesuai dengan milestone yang telah tertuang dalam kontrak konstruksi.



52

Input Procurement Process Beberapa hal sebagai masukan/input Procurement proses antara lain 69 • Faktor lingkungan perusahaan, budaya pada perusahaan dan sistem yang telah ada • Project scope statement • Sumber daya yang tersedia • Informasi

permintaan

material/product

dari

fase

basic

engineering • Informasi produk dari vendor • Informasi permintaan material/produk yang telah direview di detail engineering • Rencana permintaan material/Material Requisition Plan (MRP) & perencanaan subcontracting Proses Procurement Proses Manajemen Pengadaan dalam Proyek terdiri dari 70 • Plan Purchases and Acquisition (Rencana Pembelian dan Pengadaan), yaitu penentuan apa yang akan dibeli atau diadakan dan penentuan kapan dan bagaimana pengadaan itu dilakukan. • Plan Contracting (Rencana Kontrak), pembuatan dokumentasi produk / barang, jasa dan hasil yang dipersyaratkan dan identifikasi para penyedia barang/jasa yang potensial • Request Seller Response (Permintaan tanggapan dari penyedia barang / jasa, yaitu permintaan informasi, penawaran harga atau proposal yang sesuai • Select

Sellers

(Pemilihan

Penyedia

Jasa/barang),

yaitu

peninjauan penawaran, pemilihan diantara beberapa penyedia jasa/barang dan negoisasi secara tertulis terhadap kontrak kepada semua penyedia barang/jasa. • Contract

Administration

(Administrasi

kontrak),

yaitu

pengelolaan kontrak dan hubungan antara pengguna dan



53

penyedia jasa, pemeriksaan dan pembuatan dokumentasi bagaimana penyedia jasa melakukan untuk membuat rencana perbaikan yang diperlukan dan membuat dasar untuk hubungan dengan penyedia jasa dimasa datang, mengelola perubahan kontrak dan kapan dibutuhkan, mengelola hubungan kontraktual dengan pengguna jasa lain • Contract Closure (Penyelesaian Kontrak), yaitu pengakhiran dan penyelesaian kontrak termasuk penyelesaian hal-hal yang masih belum selesai dan penakhiran tiap penerapan bagian kontrak sesua dengan proyek atau fase proyek.

Output Proses Procurement Hasil/output dari proses Procurement, antara lain 71 • Perencanaan Manajemen Pengadaan, yang menjabarkan proses pengadaan akan dikelola untuk pembuatan dokumen pengadaan melalui pengakhiran kontrak. • Contract Statement of Work, tiap dokumen kontrak ditentukan hal-hal yang harus di penuhi, seperti produk, jasa atau hasil yang di rencanakan. • Make-or buy Decisions, dokumen keputusan hasil dari produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek. • Requested

Changes

(Permintaan

Perubahan),

permintaan

perubahan ditujukan kepada manajemen proyek. • Dokumen Procurement, seperti undangan untuk penawaran, permintaan proposal, pengumuman tender, undangan negoisasi, dan respon awal dari kontraktor yang akan digunakan untuk mendapatkan penawaran/proposal dari penyedia jasa yang potensial. • Kriteria Evaluasi, untuk penilaian proposal, kriteria evaluasi dapat juga dibatasi hanya pada harga pembelian. • Daftar Rekanan yang potensial,



54

• Paket Dokumen Procurement, yang berupa permintaan resmi dari pengguna jasa kepada rekanan untuk menyediakan produk, jasa dan hasil yang dipersyaratkan dalam dokumen procurement. • Proposal, yang dibuat oleh rekanan yang menggambarkan kemampuan dan kemauan untuk menyediakan produk, jasa dan hasil yang dipersyaratkan pemilik pekerjaan. • Penyedia jasa terpilih, yaitu penyedia jasa yang telah diputuskan dapat berpartisipasi dalam pengadaan barang atau jasa. • Kontrak, dianugerahkan kepada penyedia jasa terpilih. • Perencanaan Manajamen Proyek, •

Ketersediaan Sumber Daya,

• Perencanaan Manajemen Pengadaan (mutakhir), pemutakhiran dimaksudkan untuk mengantisipasi perubahan yang telah disetujui dan dapat mempengaruhi manajemen pengadaan • Permohonan Perubahan, dapat berdampak kepada perencanaan manajemen proyek, penjadwalan dan perencanaan manajemen pengadaan. • Dokumentasi

Kontrak,

termasuk

dokumen-dokumen

:

penjadwalan, garansi, dokumen keuangan. • Permohonan Perubahan, • Rekomendasi Rencana Perubahan, yaitu segala sesuatu yang harus dilakukan agar hasil pekerjaan sesuai dengan persyaratan kontrak • Proses Organisasi yang ada • Pengakhiran Kontrak, Keperluan untuk pengakhiran kontrak umumnya ditentukan dalam persyaratan kontrak dan termasuk dalam perencanaan manajemen kontrak. e. Vendor Masukan/input kepada vendor sebelum memproduksi, antara lain : Input • Penelusuran awal produk (Initial Product Sourcing)



55

• Penetapan produk yang sesuai (Definitive Product Sourcing)

Proses Proses yang dilakukan oleh vendor dalam memproduksi, antara lain • Perencanaan rinci produsen (Detailed Vendor’s Planning) • Informasi produk yang dapat dihasilkan (Product Information) • Pemesanan/kontrak dan pengiriman (Deliver Product/Service as per PO/SO/Contract) • Penyeliaan oleh produsen dan penginstalasian produk (Vendor Supervision and/or Installation) • Pengarahan dari produsen (Vendor Assistance)

Output Hasil yang disampaikan oleh vendor antara lain berupa: • Informasi produk (Product information) • Pengiriman produk/jasa sesuai kontrak (Deliver Product/Service as per PO/SO/Contract) • Manual untuk operasional (System Operating Manual) f. Material Control (Pengendalian Material) Aktifitas pengendalian material (Material Control) dilakukan berdasarkan rencana pengendalian material dan penerapan prosedur dan rencana kerja, seperti pengaturan area penyimpanan material, pengaturan pergudangan, pengeluaran material untuk keperluan konstruksi (issuing), pendataan ketersediaan material dan perencanaan sumber daya. Suatu sistem yang mengacu pada manajemen material adalah suatu cara dalam mencapai suksesnya pekerjaan. Konsep manajemen material yang terintegrasi memerlukan koordinasi yang terpusat pada kegiatankegiatan yang berkaitan, akibatnya penyusunan struktur internal dari berbagai fungsi dan hubungan divisi material dengan divisi-divisi lainnya (teknis, keuangan dan pengadaan) dalam totalitas organisasi menjadi suatu hal yang kritis.



56

Karakteristik Fase Material Control Hal-hal karakteristik dalam fase Material Control antara lain; • Mengatur dan melakukan inspeksi terhadap kedatangan material yang melibatkan pihak-pihak atau orang-orang terkait seperti QC Engineer, Field Engineer, Superintendent atau Supervisor. Jika terjadi ketidaksesuaian antara data pengiriman dan material yang datang, maka akan dicatat dan diambil tindakan seperlunya sesuai dengan prosedur pengendalian material. • Memperbaharui

status

ketersediaan

material

(Inventory)

berdasarkan jumlah material yang diterima (received) dan material yang dikeluarkan (issued). • Pembuatan laporan rutin status material yang diperlukan oleh Project Coordinator, Procurement, Engineering,dan pabrikasi / konstruksi • Apabila terjadi perubahan spesifikasi dan atau jumlah dari material atau peralatan yang disebabkan oleh perubahan desain, material control segera menganalisa status material yang telah diterima, ketersediaan material dan pengeluaran material dibandingkan dengan Bill of Quantity atau Material Take off serta melakukan tindakan yang diperlukan. Input Fase Material Control Data masukan yang diperlukan material control antara lain: • Pengiriman material sesuai Puchase Order/kontrak • Data pemesanan/pembelian barang (Purchase Order) Proses Fase Material Control Beberapa proses yang berlangsung dalam fase material control : • Laporan penerimaan material (Material Receiving Inspectioni) • Penyimpanan dan pemutakhiran data material (Storaging dan Updating Material Status) • Pengeluaran material dari gudang untuk keperluan lapangan (Material Issued)



57

Output Fase Material Control Hasil dari fase material control antara lain • Laporan material yang dikeluarkan (Material issued) • Laporan bulanan Pengelolaan material di proyek (Project Material Management) g. Fabrication and/or Construction (Pabrikasi dan/atau Konstruksi) Pelaksanaan pabrikasi dan/atau konstruksi dilakukan berdasarkan perencanaan proyek, perencanaan kualitas proyek (Project Quality Plan–PQP), engieering, dokumen teknis (gambar, rencana kerja, spesifikasi dan prosedur), persyaratan perundang-undangan, standar atau kode yang berlaku, persyaratan regulasi, prosedur yang berlaku dan persyaratan-persyaratan dari klien. Sebelum pelaksanaan pabrikasi dan/atau konstruksi, terlebih dahulu disusun metode, prosedur atau rencana kerja berdasarkan persyaratan /kebutuhan klien atau keperluan proyek untuk menjamin bahwa aktifitas pabrikasi dan/atau konstruksi dilakukan secara efektif dan efisien. Karakteristik Fase pabrikasi dan/atau Konstruksi Kegiatan konstruksi dilaksanakan dengan menggunakan kombinasi sistem penanganan baik secara langsung (direct hire) maupun subkontrak. Kegiatan ini meliputi perencanaan konstruksi penyiapan lahan, pemancangan, konstruksi pondasi dan struktur baja, instalasi peralatan mekanikal, pemipaan, instalasi listrik, instalasi instrumentasi dan sistem kontrol 72 . Aktifitas pabrikasi dan/atau konstruksi dilakukan berdasarkan rencana, Project Quality Plan/PQP, Engineerng, dokumen teknis (gambar, cutting plan, spesifikasi dan prosedur). Selama pelaksanaan pabrikasi dan/atau konstruksi, Site Management harus melakukan komunikasi dan koordinasi yang erat dengan engineering, procurement, material control, dan klien untuk menjamin/memastikan bahwa



58

pabrikasi dan/atau konstruksi dilakukan berdasarkan rencana proyek, target yang akan dicapai, ketentuan serta persyaratan dalam kontrak 73 . Selama fase konstruksi material dan equipment yang dipasang mengikuti gambar dan spesifikasi yang telah dirancang dalam fase detail engineering, serta material dan equipment tersebut diperoleh dari fase pengadaan. Untuk pelaksanaan konstruksi pada awalnya akan direncanakan mengikuti pendekatan logika dan efektivitas biaya yang disesuaikan dengan waktu dari Start-up, dalam hal ini diasumsikan bahwa program dari engineering dan pengadaan sesuai dengan jadwal konstruksi, mengacu pada list dalam aktifitas pengadaan maka pemilihan dan penentuan kontrak konstruksi menjadi hal yang sangat prioritas dalam penentuan jadwal dari setiap kontraktor. Dalam fase ini juga perlu dipastikan, bahwa keperluan perubahan desain sebagai akibat dari kondisi lapangan dan penyebab lain terdokumentasi dan diserahkan kepada pihak-pihak terkait untuk mendapatkan disposisi atau instruksi lebih lanjut. Identifikasi tindakan dan perbaikan yang akan dilakukan apabila terjadi ketidaksesuaian hasil dari pabrikasi dan/atau konstriksi terhadap target/rencana proyek, Project Quality Plan, spesifikasi teknis dan persyaratan dari klien.

Input Fase Fabrication/Construction Masukkan dalam fase fabrikasi/konstruksi antara lain 74 • Rencana fabrikasi (Detail Fabrication/Construction Planning) • Field Engineering Activities : Review Drawing, Shop Drawing, Spool Drawing • Daftar kegiatan pabrikasi (Fabriction/Construction Activities) • Quality dan Schedule • Perubahan usulan dari lapangan/pemilik (If any Design Changes Coming from Field Fabrication/Construction or client



59

Proses Fase Fabrication/Construction Proses yang berlangsung di fase pabrikasi/konstruksi antara lain 75 • Pengelolaan subkontraktor (Subcontract Managemen) • Manajemen yang kuat (Strong Management) • Pengelolaan kontrak (Contract Administration) • Pengetahuan

teknis

konstruksi

(Technical

Construction

Knowledge) • Aktivitas perekayasaan di lapangan (Field Engineering Activity, Review Drawing, Shop Drawing, Spool Drawing) • Manajemen Proyek (Project Management) • Metode pelaksanaan konstruksi (Construction Method) • Kemampuan

negoisasi

dan

komunikasi

(Negoisation

&

Communication Skill) • Pola pikir (EPC Mindset) • QHSE System, mengerjakan perlengkapan keselamatan dan anti kebakaran • Pengamatan aktivitas kegiatan di lapangan • Penyiapan keseluruhan perencanaan konstruksi • Penyiapan lahan termasuk penimbunan dan pengurukan • Pemancangan, pemasangan struktur baja dan konstruksi sipil lainnya • Instalasi peralatan mekanik • Instalasi peralatan listrik, instrumentasi dan sistem kontrol Output Fase Fabrication/Construction • Sertifikat penyelesaian pekerjaan (Completion Certificate) • Precommisioning & Commisioning h. Fase Start Up/Commisioning (Pengetesan) Aktifitas pengetesan dari hasil pekerjaan dilakukan berdasarkan program pengetesan atau petunjuk/manual yang dibuat oleh klien atau design engineering tergantung dari lingkup pekerjaan yang disebutkan



60

dalam dokumen kontrak. Semua aktifitas pengetesan dicatat dan diserahkan kepada klien dan manajemen proyek, apabila terjadi ketidaksesuaian atau masalah, maka tim pengetesan membuat usulan rencana tindakan yang akan dilakukan kepada manajemen proyek, engineering dan klien untuk persetujuan atau pengaturan/instruksi. Karakteristik Fase Start Up (Commisioning) Industri merupakan suatu sistem yang terdiri atas komponen sipil, mekanikal, elektrikal dan instrumen, pada setiap komponen tersebut harus dilakukan inspeksi dan testing secara individu sebelum dilakukan testing kombinasi dalam suatu sistem. Testing dari sistem tersebut belum bisa dilakukan pada kondisi pengetessan dari setiap komponen yang ada pada sitem tersebut bisa memberikan

kapasiatas

keluaran

(output)

seperti

yang

telah

direncanakan dan untuk melaksanakan testing terhadap sistem ini pekerjaan konstruksi harus sudah selesai secara keseluruhan. Untuk menghemat waktu kadang-kadang testing dari komponen dilakukan setelah komponen tersebut terpasang sempurna. Dalam proses start up diperlukan line temporary yang harus dipasang saat konstruksi dan proses start up bisa dilakukan secara simultan terhadap sistem proses yang ada. Untuk mempercepat proses konstruksi dan start up akan lebih bermanfat jika validasi dan pengecekan terhadap fasilitas yang dipasang dilakukan pada saat konstruksi, dan kegiatan ini bisa dilakukan secara bersamaan. Serah terima terjadi ketika sistem proses telah diterima oleh pemilik, hal ini dapat dilakukan dengan jalan per sistem ataupun secara proyek keseluruhan.

Input Commisioning & Start Up Masukan/input pada tahapan commisioning & start up antara lain 76 : • Sertifikat penyelesaian pekerjaan pabrikasi/konstruksi • Prosedur pelaksanaan commisioning & start up • Sumber daya yang sesuai dan handal



61

• Penyeliaan/pengawasan dari produsen/vendor

Proses Fase Commisioning & Start Up Proses pada tahapan commisioning & start up antara lain 77 • Perencanaan rinci (Detail Commisioning Plan) • Sistem yang akan digunakan (Process System) • Rangkaian atau urutan operasional (Operation Squence) • Trainer • Dibutuhkan kepemimpinan yang kuat (Strong Leadeship) • Manual Editing •

Persiapan pemecahan masalah jika terjadi (Trouble Shooter)

• Pengujian awal (Performance Test) • Pengujian bagian per bagian (Individual Running) • Pengujian sistem secara menyeluruh (Integration & Control System) • Rencana pemeliharaan (Maintenance Planning)

Output Fase Commisioning & Start Up Hasil yang diharapkan dari tahapan ini antara lain : • Dokumentasi (As built Documentation) • Sertifikat serah terima (Project Completion Certificate) • Masa pertanggungjawaban (Warranty Period) • Serah terima akhir pekerjaan (Final Acceptance)

2.5

Manajemen Pengadaan Proyek Konstruksi Terjadinya proses pengadaan pada proyek konstruksi secara sederhana

digambarkan apabila persediaan material di lokasi proyek sudah menipis diukur dari safety stock yang telah ditentukan, atau adanya rencana pemakaian material oleh pihak pengguna di proyek, dan kemudian pihak yang menganalisa kebutuhan mengirimkan catatan kebutuhan yang meliputi jenis, dan jumlah material serta informasi waktu kapan material tersebut dibutuhkan, sehingga pihak pengadaan dapat memperkirakan waktu pembeliannya. 78



62

Persediaan Pengaman

Kebutuhan Material

Pengadaan & Pengiriman Material

Persediaan Material di Lokasi

Distribusi ke Proyek

Gambar 2.8. Aliran Pengadaan Material Proyek Konstruksi Sumber : Huston, 2001

Empat alasan untuk mengadakan rencana pengadaan persediaan material adalah sebagai berikut : 79 1. Untuk melindungi dari ketidakpastian, yaitu ketidakpastian di dalam pemasokan, permintaan, dan tenggang waktu pemesanan (lead time). 2. Memungkinkan produksi dan melakukan pembelian dalam jumlah yang lebih ekonomis. 3. Mengatasi perubahan yang diantisipasi dalam permintaan dan penawaran, misalnya perubahan harga, pasokan dan permintaan yang diramalkan akan terjadi. 4.

Persediaan untuk transit, yang merupakan persediaan yang bergerak pada tahap-tahap pengerjaan proyek.

2.6

Perbedaan Proses Pengadaan Proyek Engineering Procurement and Construction (EPC) dan Proyek Konstruksi (C) Dari uraian pada sub bab 2.5 dan 2.6, maka diketahui perbedaan antara

proyek Engineering Procurement and Constrcution (EPC) dan proyek konstruksi adalah: 1. Pada proyek EPC, informasi permintaan material/product termasuk spesifikasi, jumlah kebutuhan, dan kapan material tersebut harus ada di lokasi proyek dimulai pada

fase basic engineering. Sedangkan pada

proyek konstruksi informasi permintaan material/product termasuk spesifikasi, jumlah kebutuhan, dan kapan material tersebut harus ada di lokasi proyek dimulai pada saat perencanaan konstruksi



63

2. Pada proyek EPC, informasi permintaan material/produk mulai direview pada saat detail engineering. Sedangkan pada proyek konstruksi informasi permintaan material/produk di review pada saat fase konstruksi didasarkan apabila persediaan material di lokasi proyek sudah menipis diukur dari safety stock yang telah ditentukan, atau adanya rencana pemakaian material oleh pihak pengguna di proyek

2.7

Kerangka Berpikir Permasalahan pengadaan barang untuk keperluan proyek merupakan

permasalahan yang kompleks dan memerlukan perhatian khusus. Kontribusi pengadaan dalam sebuah proyek sangatlah signifikan yaitu sekitar 50%-60% dari total nilai kontrak. Permasalahan yang sering terjadi adalah permasalahan keterlambatan

pengiriman

materil

atau

barang

ke

lapangan

sehingga

menyebabkan keterlambatan penyelesaian jadual proyek dari rencana. Dari permasalahan penelitian yang ada, perlu diteliti faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan terhadap kinerja waktu pada setiap tahapantahapan pengadaan. Tahanpan pengadaan yang akan diteliti adalah perencanaan pembelian dan akuisisi, perencanaan kontrak, permintaan respon dari pemasok, pemilihan pemasok, administrasi kontrak dan penyelesaian atau penutupan kontrak. Kerangka berpikir untuk penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 2.9



64

Gambar 2.9 Kerangka Berpikir Sumber : Hasil Olahan



65

2.8

Hipotesa Penelitian Hipotesis yang dikembangkan dalam penelitian ini adalah: ada hubungan

faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan dengan kinerja waktu. Hipotesis ini disebut juga hipotesis a (Ha), sedangkan hipotesis nol (Ho) adalah: tidak ada hubungan faktor-faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan dengan kinerja waktu.

2.9

Penelitian Yang Relevan Proses pengadaan proyek adalah suatu proses yang terdiri dari beberapa

tahap yang terintgrasi satu sam lainnya. Penelitian-penelitian yang relevan dengan permasalahan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.

Penelitian oleh Magnus Blomberg 80 Hasil penelitian dalam tesisinya yang berjudul ”Developing a Strategic Procurement Process”, yang bertujuan diantaranya adalah membuat tools dan templates yang akan digunakan untuk semua proses pengadaan yang relevan di Boliden Mineral AB, sebuah perusahaan pertambangan dan peleburan logam, menunjukkan bahwa prosedur dan standard operasional lainny sangat membantu dalam proses pemantauan, namun hal tersebut juga harus diimbangi dengan kreatifitas dan skill dari orang-orang dalam organisasi.

2.

Penelitian oleh Abdul Rauf Gaffar 81 Hasil penelitian dalam tesisnya yang berjudul ”Pengaruh Kriteria Pemilihan Kontraktor Oleh Pemilik Proyek Terhadap Kinerja Mutu”, yang bertujuan untuk menentukan kriteria yang paling berpengaruh dalam pemilihan kontraktor dalam proses pelelangan dan pengaruh kriteria pemilihan kontraktor terhadap kinerja mutu, menunjukkan bahwa kriteria pemilihan kontraktor oleh pemilik proyek yang teridentifikasi paling dominan adalah ketersediaan dana, keahlian kontraktor

bekerjasama


dengan

pemilik

proyek,

konsultan,


66

pemerintah dan masyarakat, serta penawaran kontraktor secara terperinci merupakan harga bersaing 3.

Penelitian oleh Novi Mukti Rahayu 82 Hasil Penelitian dalam tesisnya yang berjudul, ”Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Kinerja Waktu pada Pelaksanaan Pengadaan Pembangunan Pabrik Biodiesel”, yang bertujuan mendapatkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kinerja waktu pada proyek pelaksanaan pengadaan pembangunan pabrik Biodisel, menunjukkan bahwa faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kinerja waktu pada proyek pelaksanaan pengadaan pembangunan pabrik Biodisel adalah keterlambatan pengiriman peralatan dan mesin dari supplier, ketidak cocokan

desain

dengan

pelaksanaan,

bencana

alam,

kerusakan/kehilangan barang selama pembelian dan pengiriman, ketidaksesuaian spesifikasi spare part peralatan dan mesin, biaya proyek melebihi anggaran, kesalahan estimasi biaya pelaksanaan proyek, dan perubahan design dan lingkup pekerjaan. 4.

Penelitian oleh Yuliana D. Susanto 83 Hasil penelitian dalam tesisnya yang berjudul ”Pengaruh Manajemen Pengadaan Terhadap Kinerja Waktu Proyek Lansekap”, yang bertujuan menghasilkan suaru contoh pengaruh kinerja waktu pada manajemen pengadaan lansekap dengan metode SPSS yang merupakan dasar pertimbangan untuk pengambilan keputusan apabila diinginkan waktu proyek yang lebih pendek dengan biaya yang paling minimum dan dapat dikembangkan khususnya untuk jens proyek dengan kegiatan yang terus menerus dan berulang, menunjukkan bahwa faktor yang paling berpengaruh terhadap kinerja waktu dalam proses pengadaan lasekap adalah keterlambatan pengiriman material tanaman dan kerusakan material tanaman selama pengiriman di lapangan.



67

5.

Penelitian oleh M. Arif Rahmadi Hasil penelitian dalam tesisnya yang berjudul, ”Kajian Penerapan Manajemen Supply Chain pada Proyek Konstruksi (Studi Kasus pada PT. X)”, yang bertujuan mengkaji sejauh mana konsep atau model pendeketan manajemen supply chain dapat diterapkan pada perusahaan konstruksi dan atau proyek konstruksi sehingga dapat menjadi

keunggulan

menunjukkan

bahwa

pada

manajemen

pendekatan

logistik

manajemen

perusahaan,

supply

chain

dimungkinkan untuk diterapkan pada PT. X dalam melakukan proses pengadaan material utama proyek. Penerapan manajemen supply chain lebih efektif kalau dilakukan secara korporat dari pada diterapkan secara khusus pada proyek 2.10

Gambarab Umum PT. X Pada Sub Bab 2.7 ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan

jasa konstruksi PT. X. Penjelasan akan dimulai dengan membahas profil organisasi responden, yang meliputi gambaran umum perusahaan, visi, misi, dan struktur organisasi. Selanjutnya, pembahasan mengenai proses pengadaan secara umum yang dilakukan oleh PT. X yang dilakukan di kantor pusat untuk mendukung kegiatan operasional proyek-proyek di lapangan. Penelitian berupa studi kasus akan dimulai dengan meneliti proses pengadaan yang dilakukan pada perusahaan dan proyek yang diteliti.

2.7.1

Gambaran Umum Perusahaan PT. X Penelitian ini dilakukan dengan melakukan studi kasus di PT. X, yang

merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi (kontraktor) dan berdiri sejak tanggal 8 April 1976. Bisnis inti PT. X adalah bidang Mechanical, Electrical dan Instrument di area Oil and Gas Plant, Power Plant, Industrial and Chemical Plant, Pulp & Paper Mill Plant serta General Industrial Plant. Dalam perjalanannya yakni awal tahun 2001, PT. X ingin meraih pasar konstruksi yang lebih luas dengan mengembangkan unit EPC dan maintenance dengan construction tetap sebagai dasar seperti tertuang dalam pernyataan visi dan misi



68

perusahaan. Visi perusahaan adalah To become a reputable and competitive EPC company in oil and gas, Industrial and Power Plant Through : Optimum engineering Design, Strong Procurement Management, Strategic Partnership and effective & efficient project management. (Menjadi perusahaan EPC terbaik dan kompetitif di area oil dan gas plant, Industrial dan Power Plant dengan melakukan rancang bangun yang optimum, manajemen pengadaan yang kuat, strategi kemitraan dan manajemen proyek yang efektif dan effisien. 84 Untuk pencapaian terhadap visi tersebut, maka misi yang dilakukan adalah : To deliver professional services in EPC, construction and maintenance, focusing on industrial, oil and gas and power plant by using proven methode & technology and effective & effisien project management for stakeholders satisfaction. (Memberikan jasa dalam EPC, konstruksi dan jasa perawatan yang berfokus pada bidang industri minyak dan gas serta pembangkit listrik dengan menggunakan metode dan teknologi yang sudah teruji dan penerapan manajemen proyek yang efektif dan effisien untuk kepuasan stake holder).

2.7.2

Struktur Organisasi Perusahaan PT. X Dalam melakukan penelitian studi kasus ini, peneliti mendapatkan literatur

mengenai struktur organisasi yang ada di lingkungan organisasi perusahaan PT. X. Tipe struktur organisasi di kantor pusat dibuat berdasarkan fungsi masingmasing departemen, seperti departemen operasi, pengadaan, material kontrol, dan lain sebagainya, akan tetapi dalam melakukan tugas operasinya, pada masingmasing proyek struktur organisasi dibuat horisontal atau matrik yang dikelola oleh tim antar fungsi yang diambil dari masing-masing departemen yang dipimpin oleh seorang site manager yang berasal dari divisi operasi dan berfokus pada manajemen proses. Secara umum Struktur Organisasi PT. X digambarkan pada Gambar 2.10. sedangkan struktur masing-masing departemen yang akan berhubungan dengan obyek penelitian akan dilampirkan pada halaman lampiran.



69

Gambar 2.10. Struktur Organisasi PT. X Sumber : Data Sekunder



2.7.3

Struktur Organisasi Pengadaan PT. X Dilihat dari fungsi logistik secara terpadu pada PT. X struktur organisasi

yang berhubungan dengan fungsi logistik ternyata dibuat terpisah, yang terdiri dari struktur organisasi bagian procurement yang meliputi purchasing, subcontract, expediting, dan administrasi , dan struktur organisasi bagian material kontrol yang meliputi bagian tools dan asset, inventory dan material kontrol yang bertugas memonitor pergerakan peralatan dan material. Menurut salah satu sumber dari staff senior procurement, struktur organisasi logistik sebelumnya adalah terintegrasi yang meliputi wewenang atau rentang dari warehouse, material control, pembelian dan expediting. Secara teknis dalam melakukan proses pekerjaan logistik sistem seperti ini lebih efektif dan effisien karena semua fungsi pengadaan dibawah kendali seorang manajer logistik. Akan kalau mengikuti kaedah sistem prosedur yang benar perlu diperhatikan masalah segregation function, yakni pembedaan fungsi antar bagian dalam arus transaksi yang menyangkut penerbitan permintaan material, pembelian, penerimaan barang, dan pengecekan kualitas material. Pembedaan ini dimaksudkan untuk menjaga transparansi dan saling kontrol terhadap masing-masing pekerjaan antar fungsi sehingga akan meminimalkan kemungkinan kecurangan dalam pengadaan barang. Oleh karenanya struktur organisasi untuk logistik dibuat terpisah antara bagian pembelian dengan material kontrol dan bagian gudang, akan tetapi dalam struktur organisasi proyek yang berbentuk matrik atau dengan type horisontal semua fungsi tersebut menjadi satu.

2.7.4

Sistem Pengadaan PT. X Secara Umum. Pengadaan material di PT. X terdiri dari tiga bagian, yakni bagian

pembelian, expediting, dan lalu lintas material. Pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab penuh terhadap pembelian material, yaitu mulai dari penyusunan daftar bidder sampai material terbeli (terbit Purchase Order / PO), sedangkan expediter adalah bagian yang bertanggung jawab dalam memonitor material yang dibeli agar datang tepat waktu dan sesuai dengan permintaan, sedangkan lalu lintas material memiliki tanggung jawab untuk mengatur lalu lintas material, mulai dari dikirim oleh supplier hingga tiba di proyek.

Universitas Indonesia Faktor-faktor yang ..., Abu Hasan, FT UI., 2009.

71

Sebagian besar pembelian material di kantor pusat adalah material untuk proyek EPC, dimana data mengenai jenis kebutuhan dan jadwal pengiriman dikeluarkan oleh pihak enjineering dan site manajemen di kantor pusat. Selain pembelian untuk material EPC, pihak procurement kantor pusat membantu mengadakan pembelian untuk proyek - proyek yang sedang berjalan. Pembelian ini dilakukan atas permintaan dari lapangan, karena kendala stock yang tidak ada di site atau yang kondisi lainnya. Pembelian di kantor pusat di koordinasikan oleh Manajer Pembelian yang akan mendistribusikan setiap RO yang datang ke bagian procurement kantor pusat kepada beberapa orang yang menangani bagian pembelian. Dalam kebijakannya, masing-masing anggota dalam organisasi pembelian dibagi menurut kelompok disiplin material tertentu untuk menangani pembelian material. Contohnya adalah untuk pembelian steel structure ditangani oleh si A, dan pembelian tools dan asset ditangani oleh si B. Pembelian material dilakukan sesuai dengan aturan dan sistem prosedur pembelian yang berlaku di PT. X. Setelah bagian pembelian membuka Purchas Order (PO), perencanaan kedatangan material akan dimonitor oleh bagian expediter sampai dengan material tiba di tempat atau tujuan yang dimaksud daam PO. Dalam proses perencanaan pengadaan Purchasing Manager, meminta pembuatan MRP (Material Requisition Planning) kepada masing-masing site manajemen yang dikoordinasikan oleh purchasing officer di lapangan untuk merencanakan pengadaan material di proyek. Untuk proyek EPC, pembuatan MRP dibuat oleh pihak purchasing dan site manajemen yang dikerjakan di kantor pusat. Pembuatan MRP untuk proyek EPC biasanya dapat direncanaan dengan baik karena semua dokumen penerbitan requisition order melewati bagianhak Departemen Enjineering di kantor pusat. Akan tetapi untuk kebutuhan proyek konstruksi sering terjadi kendala dalam pembuatan MRP, sehingga perencanaan pembelian sering terhambat. Masalah lain yang terjadi pada Divisi Procurement dalam mendukung EPC adalah diperlukannya perbaikan sistem pengadaan material proyeknya agar dapat meningkatkan efektifitas dan effisiensi proses bisnis untuk memasuki pasar EPC. Disamping itu sistem ini harus dapat mengintegrasikan aliran informasi


72

mengenai material proyek sehingga memudahkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai material proyek 85 2.7.5

Sistem Pengadaan Material Proyek Sistem pengadaan material proyek konstruksi pada PT. X, pada umumnya

dibagi menjadi dua yakni proses pengadaan untuk material proyek EPC dan pengadaan material untuk proyek konstruksi. Untuk proses pengadaan material untuk proyek EPC sebagian besar pembelian materialnya dilakukan di kantor pusat, sedangkan untuk proyek jasa konstruksi pengadaan sebagian besar dilakukan di site dengan ketentuan sesuai dengan aturan dan batasan nilai yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Pengadaan material untuk proyek EPC di kantor pusat akan mengikuti prosedur seperti dijelaskan pada Bagian 4.1.3. Untuk proses pembelian yang dilakukan di site dilakukan oleh seorang procurement officer yang bertanggung jawab melakukan seluruh proses pembelian material, proses subcontract dan proses expedite, serta administrasi. Karena semua fungsi tersebut dilakukan di site maka pihak pengadaan memiliki sifat otonom, dimana pihak bagian pembelian site hampir sebagian besar melaksanakan semua aktivitas pembelian untuk mendukung kegiatan proyek dilakukan di site, hal ini tampak dalam informasi laporan audit PT. X yang telah dilakukan, dimana sekitar 70% pembelian materal proyek pada PT. X dilakukan oleh pihak site. Proses

pengadaan

material

pada

masing-masing

proyek

memiliki

karakteristik yang hampir sama, dimana pada organisasi dengan bentuk matrik pihak material control dan user yang biasanya diwakili oleh engineer akan membuka Requisition Order yang kemudian akan dicek terlebih dahulu oleh pihak cost control sebelum di proses oleh bagian pembelian. Aliran proses pembuatan Requisition Order sampai dengan proses pengadaan material di site akan dilampirkan pada Lampiran 13 dan 14. Dari proses tersebut kita bisa melihat bahwa peran pihak warehouse dan user sangat penting karena pembuatan MRP (Material Requisition Planning) yang dibuat berdasarkan jadwal pelaksanaan kerja proyek oleh mereka akan menentukan kelancaran pengadaan material. Berdasarkan MRP inilah proses pengadaan material sebenarnya dimulai. Dalam


73

proses pengamatan untuk pembuatan MRP di site, diperoleh gambaran bahwa pembuatan MRP untuk proyek konstruksi kurang dilakukan dengan baik oleh pihak manajemen site. Akibat yang terjadi pada umumnya adalah kendala dalam kelancaran arus material yang dibutuhkan oleh pihak site, karena perencanaan dan pelaksanaan pengadaan yang seharusnya bisa dilakukan dengan baik dan terjadwal tidak optimal bisa dilakukan. Kelemahan dan kekurangan akuratan dalam pembuatan MRP ini juga mengakibatkan kendala dalam rencana pengadaan yang dibuat oleh kantor pusat.


BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents