BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan diuraikan tentang landasan teori yang sesuai dengan masalah sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan diteliti. Landasan teori akan menjelaskan tentang tinjauan pustaka yang akan diuraikan dalam penjelasan dibawah ini: 2.1. Arsip 2.1.1. Pengertian Arsip Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang penting bagi kantor. Arsip harus disimpan secara teratur agar dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip tersebut dibutuhkan. “Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa Indonesia, arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.” 1 Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah : “ a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan 1
Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk manajer & Staf, Visimedia, Jakarta, hal. 42.
8
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan berbangsa.” 2
2.1.2. Wujud Arsip Wujud arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a. Dokumen adalah “Semua benda yang dapat memberi informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.” 3 b. Warkat adalah “Setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai alat pengingat.” 4
2.1.3. Penggolongan Arsip Menurut penggunaannya arsip dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu: 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan dan tindakan. Menurut PP No. 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis dibedakan dalam dua kategori yaitu: a. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
2
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 1. Ibid, hal. 4. 4 Ibid, hal. 5. 3
9
b. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 2. Arsip Statis “Arsip Statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari.“5
2.1.4. Sitem Penyimpanan Arsip Adapun macam-macam sistem penyimpanan arsip menurut The Liang Gie, adalah sebagai berikut: 1. Penyimpanan menurut abjad Penyimpanan menurut abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip tersebut. Dengan sistem menurut urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langsung dapat ditemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukan. 2. Penyimpanan menurut pokok persoalan Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal adalah penyimpanan arsip menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap arsip bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan dan pokok surat atau subjek.
5
Sulistyo Basuki, Loc.cit, hal. 12.
10
3. Penyimpanan menurut wilayah Penyimpanan menurut wilayah adalah penyimpanan arsip yang didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi. 4. Penyimpanan menurut nomor Penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamnaya tetap sama dan tidak pernah berubah 5. Penyimpanan menurut urutan tanggal Penyimpanan menurut urutn tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urutan-urutan tanggal yang tertera pada tiap arsip tersebut.
Sistem
ini
dapat
dipakai
bagi
arsip
yang
harus
memperhatikan jangka waktu tertentu. a. Penciptaan Arsip/Warkat “Kegiatan
manajemen
warkat
berangkat
dari
penciptaan
arsip/warkat.“6 Sumber arsip PD BPR Bank Solo berasal dari arsip interen dan eksteren, perwujudtannya ketika PD BPR Bank Solo menerima dan memberi kredit pada nasabah. b. Pemilihan Arsip Pemilihan arsip sangat penting untuk menghemat tempat dan waktu pencarian arsip ketika arsip dibutuhkan. Pemilihan arsip adalah
6
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 7.
11
penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar berguna bagi PD BPR Bank Solo. c. Pengendalian Arsip Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain: “Perlu perencanaan penciptaan formulir/warkat antara lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip. 1) Penyimpanan Arsip: arsip harus disimpan dengan menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh peralatan dan tempat yang memadahi serta arsiparis yang menguasai bidangnya. 2) Perawatan Arsip dimaksudkan agar nilai guna informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka waktu tertentu. 3) Penyusutan/Pemusnahan Arsip: arsip yang sudah tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan. Angka pemakaian =
x 100%
patokannya: 15 s/d 20% = arsip aktif >20% = arsip lebih aktif < 15 % = arsip inaktif. “7
2.1.5. Penemuan Kembali Arsip Beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali arsip adalah sebagai berikut: 7
Ibid, hal. 9.
12
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya
diperhatikan
atau
dipenuhi
beberapa
faktor
penunjang, antara lain: a. Kesederhanaan Sistem penyimpanan arsip yang dipilih dan diterapkan harus sederhana, supaya mudah dimengerti. b. Ketepatan Menyimpan Arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. c. Penempatan Arsip Hendaknya
diusahakan
pada
tempat
yang
strategis,
maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang waktu dan tenaga. d. Petugas Arsip Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan. 3. Unit arsip harus mengadakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. 4. Mencatat dan menyimpan data penting yang masuk setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat dijadikan alat bantu
untuk
menemukan
kembali
bila
sewaktu-waktu
diperlukan. 5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
13
2.1.6. Peralatan Penyimpanan Arsip Peralatan penyimpanan arsip adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip. Alat-alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan. Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain: a. Sekat; digunakan sebagai pemisah antara satu pokok urusan dengan pokok urusan lain. b. Folder; map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat terhimpun dalam satu tempat. c. Filling cabinet (alamari arsip); tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, didalam suatu susunan sekat dan folder. Penyusunan filing cabinet selalu dari laci atas ke bawah. d. Rak arsip e. Almari kayu; dapat digunakan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif.
2.1.6.1. Penggolongan peralatan penyimpanan arsip menurut Hendi Haryadi: 1. Peralatan Penyimpanan Manual Dokumen yang disimpan dalam penyimpanan manual adalah dokumen dalam bentuk kertas, sehingga pelaksanaanya memerlukan tempat penyimpanan yang luas. Contoh penyimpanan arsip secara manual: “1. Spindle File adalah alat penyimpanan arsip revolusioner (paling kuno), karena dokumen kertas langsung ditancapkan kealat yang berbentuk paku.
14
2. Vertical Filling Cabinet adalah dokumen disimpan mendatar dan disusun menurut abjad, lalu ditegakkan. 3. Rotary Filling System adalah bentuknya bermacammacam, ada yang berbentuk trolley yang bisa digerakkan atau dipindah-pindahkan. 4. Rotary Cabinet adalah sarana penyimpanan arsip yang sangat efisien, dapat menghemat waktu dan 60% luas ruangan, tanpa risiko kesalahan.” 8 2. Peralatan penyimpanan mekanis/ Retrix indexing “Penyimpanan file atau data dengan sistem penyimpanan arsip menggunakan kantong-kantong yang tersusun secara acak berupa sistem kode lima angka atau enam digit yang mampu menampung hingga 100.000 berkas.“9 Arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah menggunakan alat pencari indeks. Contoh peralatan penyimpanan mekanis adalah punch card dan paper tape. 3. Peralatan Penyimpanan Otomatis Peralatan penyimpanan otomatis adalah penyimpanan file dengan komputer. Penyimpanan semacam ini sangat menghemat tempat dan waktu pencarian data yang diperlukan, namun tidak dapat digunakan sepenuhnya karena tidak semua arsip dapat disimpan dalam bentuk soft file. Data-data penting memerlukan tanda tangan sehingga harus dicetak, maka penyimpanannya pun harus dalam bentuk kertas.
8 9
Hendi Haryadi, Loc.cit, hal. 46. Ibid, hal. 47.
15
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip Informasi yang terkandung dalam arsip sangat penting sehingga arsip harus dijaga dan dikelola sedemikian rupa sehingga informasi tersebut tidak hilang. Arsip harus disimpan di tempat khusus agar kerahasiaan dan perawatanya dapat tercapai dengan baik. “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi dengan baik.”10 Ruang penyimpanan arsip tidak boleh terkena matahari secara langsung dan harus dipastikan tidak bocor ketika hujan. Suhu udara yang paling tepat dalam ruang penyimpanan arsip berkisar antara 65ºF-75ºF. Selain hal-hal tersebut ruang penyimpanan arsip sebaiknya dilengkapi dengan AC yang dipasang 24jam. “AC berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperature udara serta mengurangi banyaknya debu.”11
2.2 Sistem 2.2.1. Arti Sistem Agar arsip-arsip dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, terpelihara dan terawatt dengan baik sehingga tidak mudah rusak dan hilang, maka pengurusan atau pengaturan arsip itu hendaknya mempergunakan suatu sistem. Sistem yang dipergunakan dalam pengurusan atau pengaturan arsip dinamakan sistem filing (filig system). di bawah ini akan diuraikan lebih lanjut pengertian sistem dan sistem filing. “Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu 10 11
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 56. Ibid, hal. 58.
16
fungsi atau sekumpulan unsur/elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.”12
2.2.2. Arti Sistem Filing Istilah sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan, sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer ialah filing sistem. “Sistem filing adalah suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arip (penyimpanan, pemeliharaan) sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.”13 Sebagai suatu sistem mempunyai tiga basis elemen yaitu masukan/input, proses suatu input (process of the input) dan keluaran yang dihasilkan dari suatu sistem (generation of the output system). Penggambaran dapat dijelasksn sebagai berikut:
12 13
Ig. Wursanto, 1991, Kearsipan 2, Kanisius, Yogyakarta, hal. 20. Ibid, hal. 21.
17
INPUT
Information Equipment/supplies people
GOAL
PROCESS
Creation/receipt Distribution Use Maintenance Disposition
Goal; the ability to provide the right records to the right person at time at the lowest possible
OUTPUT
Information
Gambar 2.1. Sistem Kearsipan
Sumber:
Soemartini, Pengantar Kearsipan 2013, http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Pengantar%20kearsipan%20ole h%20dra%20soemartini.pdf, diakses 19 September 2013 jam 09.56 WIB.
18
1. Masukan/input Terdiri dari informasi (arsip), peralatan, dan tenaga, masing-masing sangat penting saling berkaitan. a. Informasi (arsip) sebagai masukan dapat berupa apapun medianya. Arsip di PD BPR Bank Solo berasal dari arsip pinjaman nasabah yang memuat surat-surat penting diantaranya data-data nasabah dan dokumen penting yaitu berupa (sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian sewa, SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran,BPKB, SK pegawai, ijazah, surat permohonan kredit, surat pemberitahuan persetujuan kredit, surat perjanjian kredit, surat pengakuan hutang, surat penyerahan jaminan nasabah yang telah lunas, dokumen pengajuan kredit, dokumen analisis kredit, perjanjina kredit, warkat pencairan kredit. b. Peralatan sebagai suatu masukan dapat berupa piranti keras/hardware dan piranti lunak/software, dan dipergunakan untuk memproses arsip. Piranti ini dapat berupa piranti/peralatan yang manual maupun dengan komputerisasi. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang di arsipkan berupa filling cabinet, almari besi,
buku register,
komputer. c. Tenaga sebagai suatu masukan dalam totalitas sistem diperlukan untuk memberi/menghasilkan suatu arsip yang tetap (yang memerlukan) pada saat tepat dengan biaya rendah. Termasuk faktor tenaga yaitu tenaga pelaksana. System pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR 19
Bank Solo adalah system penyimpanan secara desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya. 2. Proses Merupakan bagian dari total sistem termasuk menjelaskan fungsifungsi dari manajemen kearsipan (aktif) yaitu dari kewenangannya mulai dari arsip (dinamis) dihasilkan atau disusutkan. Ini adalah uraian dari komponen-komponen dari manajemen dinamis yang mengelola arsip dalam daur kehidupannya yaitu dari dibuat/diciptakan sampai dengan disusutkan. Proses dari system kearsipan PD BPR Bank Solo adalah berupa: tahapan pemberian kredit, pemberian kode klasifikasi, peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip/dokumen
berupa filling cabinet,
almari besi, buku register, dan computer. Penataan arsip yang digunakan berderet dari bawah ke atas, tempat yang digunakan untuk penyimpanan arsip berupa brankas dan bagian dana, penyusutan belum pernah dilakukan. 3. Keluaran Konsepsi kesisteman dari sistem manajemen kearsipan adalah informasi yang telah diproses secara cepat, pada saat yang tepat dan pada tempat yang tepat. - Penambahan peralatan berupa filling cabinet dan almari kayu. - Penambahan tempat/ruang.
20
- Pemberian kode klasifikasi, untuk mempermudah pengambilan dan penemuan. - Tenaga yang digunakan secara sentralisasi.
2.2.3. Sistem Kearsipan Sistem kearsipan yang dipilih haruslah disesuaikan dengan kondisi kantor dan jenis arsip yang akan disimpan. Berdasarkan dengan teori ilmu kearsipan, filling sistem kearsipan dibagi menjadi empat sistem yaitu: “1. Sistem Kronologis adalah Penyusunan arsip berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. 2. Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. 3. Sistem nomor /kode klasifikasi persepuluhan adalah Arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan masalah/pokok soal. 4. Sistem Geografis adalah Arsip disusun berdasarkan nama wilayah/daerah.” 14
14
Irra Chrisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 98.
21
Tabel 2.1 Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
Sistem penyimpanan yang sering digunakan
“Jenis arsip dinamis Korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen terkait
Berkas subjek menurut klasifikasi, namun korespondensi dapat merupakan setiap jenis sistem. Berkas korespondensi sering disebut berkas umum untuk membedakanya dari seri arsip dinamis lainya
Arsip dinamis transaksi (formulir dan korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi).
Susunan alfabetis atau numeric berdasarkan nama atau pengenal numeric, misalnya nomor surat atau nomor tagihan. Seringkali jenis dokumen ini bersifat bebas dan tidak dikelompokan berdasarkan folder berkas.
Arsip dinamis proyek (korespondensi, nota, dan data lain yang terkait pada proyek tertentu seperti pengembangan sebuah produk, pelaksanaan kegiatan sebuah proyek atau dokumentasi sistem.
Biasanya disimpan menurut nama proyek atau nomor, seringkali dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan Biasanya menurut nama atau arsip dinamis personil lainnya, kelompok atau diindeks menurut klaim, tuntutan hukum, kontrak, nomor berkas. asuransi, dan berkas sejenis). Biasanya merujuk pada personil tertentu atau properti. Berkas khas (peta dan gambar Biasanya nomor indeks abjad.“ 15 rekayasa atau engineering, pita atau tapes dan gulungan reel, foto sinar x, foto, gambar, kliping dan berkas rujukan tercetak lainnya dan media terbacakan mesin)
15
Sulistyo Basuki, Loc.cit, hal. 168.
22
2.2.4. Sistem Penyimpanan Arsip 1. Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip. Pekerjaan kearsipan seluruh kantor dikelola oleh satu bagian khusus. Kebaikan sistem penyimpanan arsip sentralisasi: “ 1. Mudah menyeragamkan cara kerja. 2. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan. 3.Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat alat kantor dapat lebih hemat pula. 4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel. 5.Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.”16 Kelemahan sistem penyimpanan arsip sentralisasi: “ 1. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. 2. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran. 3. Kurang dapat dirasakan kemanfaatanya bagi organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.”17
2. Desentralisasi Desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi. Masing-masing unit melakukan pengelolaan dan penyimpanan arsip sendiri. Tidak ada bagian khusus yang menangani seluruh arsip kantor. Kebaikan sistem penyimpanan arsip desentralisasi:
16 17
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 13. Ibid, hal. 14.
23
“1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat/gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.”18 Kelemahan sistem penyimpanan arsip desentralisasi: “1. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor 2. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja, 3. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.”19 3. Gabungan/Kombinasi Gabungan atau kombinasi adalah sistem penyimpanan arsip yang mengkombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini berangkat dari kelemahan dan kelebihan yang ada dalam masing-masing sistem. Kombinasi berupaya meminimalisir kekurangan dari masingmasing sistem dan memanfaatkan kelebihan dari keduanya untuk menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. “Kombinasi merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Penerapanya ketika organisasi kantor lebih menitikberatkan pada asas sentralisasi dan pada kesempatan lain lebih menekankan pada penerapan asas desentralisasi, dan pada kesempatan lain mungkin pengurusan teknis sesuatu pekerjaan kantor sepenuhnya diserahkan kepada masingmasing unit tanpa mengurangi akan perlunya bantuan tenaga ahli dalam bidang pekerjaannya.”20 2.3. Manajemen Kearsipan “ Istilah manajemen kearsipan berasal dari bahasa Inggris yaitu records management ada juga istilah recordkeeping. Istilah ini dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi tata arsip dinamis. Tata arsip dinamis artinya
18
Irra Chrisyanti Dewi, Op.cit, hal. 13. Ibid, hal. 15. 20 Ibid, hal. 16. 19
24
penyusunan dan penyediaan bukti transaksi bisnis yang lengkap, tepat, dan handal dalam bentuk informasi terekam.”21 Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis meliputi: “ a. Personil yang relevan (staf managemen arsip dinamis dan
b. c. d. e. f.
pemakainya); Garis haluan, prosedur, dan praktek tata arsip dinamis; Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan praktek tersebut termasuk pedoman dan panduan prosedur; Arsip dinamis itu sendiri; Sistem arsip dinamis dan informasi yang dikhususkan untuk mengontrol arsip dinamis; Perangkat lunak, Perangkat keras dan perlengkapan lain serta alat tulis kantor.”22
2.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas Tempat penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus dipisahkan agar arsip yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah
saat
diperlukan. Secara umum komponen arsip dinamis sebuah badan korporasi yang disimpan dan atau dimusnahkan disusun sebagai berikut: “a. 10 % arsip dinamis dipertahankan karena memiliki nilai
jangka panjang. b. 25 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip aktif. c. 30 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip inaktif. d. 35 % arsip dinamis tidak berguna dan dapat dimusnahkan.“23 2.4. Dokumentasi dan Administrasi Kredit A. Dokumentasi Kredit Dokumentasi merupakan salah satu aspek penting dalam proses perkreditan, sehingga dokumen kredit wajib didokumentasikan dengan baik dan tertib sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 21
Sulistyo Basuki, Op.cit, hal. 15. Ibid, hal. 155. 23 Ibid, hal. 161. 22
25
“ a. jenis dokumentasi kredit:
jenis dokumen kredit yang wajib didokumentasikan disesuaikan dengan kredit yang diberikan, antara lain dokumen pengajuan kredit, dokumen analisis kredit, perjanjian kredit, warkat pencairan kredit, dokumen yang terkait dengan debitur (misalnya dokumen identitas debitur, Kartu Keluarga, NPWP, Legalitas usaha), dan dokumen terkait dengan agunan serta pengikatannya. b. Penyimpanan dan Pengguanaan Dokumen Kredit Setiap dokumen kredit harus disimpan dengan aman dan tertib sesuai dengan undang-undang mengenai dokumen perusahaan. Tatacara penggunaan atau pengambilan dokumen kredit dari tempat penyimpanannya harus diyakini memiliki pengamanan yang memadai.”24
B. Administrasi Kredit Administrasi kredit sangat diperlukan dalam rangka penilaian perkembangan dan kualitas kredit, pengawasan kredit, perlindungan kepentingan BPR dan laporan kepada Bank Indonesia, sehingga seluruh proses perkreditan perlu diatur dan administrasikan dengan baik dan tertib. “
b. Penatausahaan kredit: Seluruh kredit yang diberikan oleh BPR, harus dicatat dan dibukukan secara benar, lengkap dan akurat serta mencakup seluruh informasi yang diperlukan. c. Tata cara pengadministrasian kredit Tata cara pengadministrasian kredit harus mancakup unsur-unsur dalam sistem pengendalian intern yang paling kurang, terdiri atas: 1) Penetapan pegawai dan/atau satuan/unit kerja yang bertanggungjawab dalam pengadministrasian perkreditan. 2) Jenis dokumen/berkas/warkat yang wajib ditatausahakan paling kurang meliputi dokumen pengajuan kredit, dokumen analisis kredit, perjanjian kredit, warkat pencairan kredit, dokumen yang terkait dengan debitur, dan dokumen terkait dengan agunan serta pengikatannya.
24
Surat Edaran Bank Indonesia, 2012, Pedoman Kebijakan dan Prosedur Perkreditan Bagi Bank Perkreditan Rakyat No.14/26/DKBU Tanggal 19 September 2012.
26
3) Tatacara penatausahaannya, termasuk kondifikasi dokumen, masa retensi dokumen sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.”25
2.4.1. Pengurusan Tata Cara Pengadministrasian Kredit A. Dokumen Monitoring Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan dokumen yang akan dan sudah jatuh tempo, dokumen tidak lengkap/ dokumen pendukung tidak lengkap ke masing-masing Sub Bagian Kredit setiap awal bulan untuk di follow up. a. Dokumen jatuh tempo Dokumen yang akan jatuh tempo akan diinformasikan kepada Sub Bagian Kredit dalam waktu 1 (satu) bulan sebelum jatuh tempo. Apabila dokumen telah jatuh tempo, dan Sub Bagian Kredit belum dapat memenuhi perpanjangan/penggantian dokumen tersebut maka: “ a.Sub Bagian Analis dan Administrasi kredit akan
mengirimkan laporan dokumen yang telah dan akan jatuh tempo pada setiap bulan kepada Kepala Bagian Kredit. b.Laporan bulanan Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit yang dibuat secara terperinci akan dikirim ke Kepala Sub Bagian Kredit dengn tembusan kapada Kepala Bagian Kredit dan Direksi. c. Kepala Sub Bagian Kredit wajib segera melengkapi dokumen yang telah jatuh tempo dalam janghka waktu 2 (dua) bulan setelah tanggal jatuh tempo. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib mengajukan permohonan persetujuan perpanjangan waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi.”26
25 26
Ibid, hal. 67. PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 79.
27
b. Dokumen Tidak Lengkap Dokumen tidak lengkap harus dipenuhi sesuai ketentuan pada persetujuan kredit. Dokumen tidak lengkap yang akan jatuh tempo harus dimonitor oleh Kepala Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit dan Kepala Sub Bagian Kredit. Apabila pada waktu yang telah ditentukan dokumen belum dapat diselesaikan, maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib segera melengkapi Dokumen Tidak Lengkap tersebut dalam waktu 1 (satu) minggu setelah tanggal pencairan kredit. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi, maka Marketing wajib mengajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi. c. Penyimpangan Adalah seluruh penyimpangan seluruh prosedur dan dokumentasi serta dokumen untuk pemberian kredit di luar ketentuan Kebijakan dan Prosedur Perkreditan ini. B. Stock Opname dokumen anggunan dan dokumen perjanjian pengikatan a. SPI akan melakukan pemeriksaan dokumen anggunan asli dan dokumen perjanjian/pengikatan
seluruh
account.
Pemeriksaan
dilakukan
ketentuan: “ a. SPI harus mengirimkan list debitur yang akan diperiksa
kepada Kepala Administrsi Kredit. b. Pemeriksaan list dokumen anggunman harus dilakukan dengan sepengetahuan Kepala Bagian Kredit.”27
27
Ibid, hal. 80.
28
dengan
b. Pemeriksaan list dokumen anggunan dilakukan di kantor PD BPR Bank Solo dan tidak diperkenankan membawa dokumen asli keluar. C. Peminjaman Dokumen a. Peminjaman dokumen untuk keperluan perpanjangan bukti hak atas Toko/Kios/Dasaran/Lainnya yang sejenis “ a. Pengurusan perpanjangan atau balik nama hak sewa/hak
pakai Toko/Kios/Konter/Lapak/Dasaran/Lainnya yang sejenis dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Kredit yang membidangi bekerjasama dengan Kepala Pasar Setempat. b. Permohonan peminjaman dokumen anggunan asli ke Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit diajukan oleh Kepala Sub Bagian Kredit yang membidangi minimal 2 (dua) minggu sebelum tanggal jatuh tempo dokumen.”28
2.4.2. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis aktif yang terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis aktif masih digunakan secara terus menerus sebagai berkas kerja dalam unit pengolah di lingkungan suatu organisasi. A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Aktif Penataan berkas adalah cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan berkas : “ a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip
yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapankelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai segera dimusnahkan. 28
Ibid, hal. 80.
29
b. Memeriksa, tindakan ini meliputi: - Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam buku register. - Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan. c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam buku register. d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder. f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. g. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping. h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat.”29
B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Inaktif Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang sudah berkurang frekuensi penggunaanya dalam penyelenggaraan administrasi. Penanganan Arsip Inaktif dapat dilakukan sebagai berikut: Penanganan Arsip Daftar “ Sementara; Penanganan arsip menurut unit kerja/ Pengolah. delapan hal yang harus dilakukan, antara lain: a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan memusnahkan semua bakteri dan serangga. b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja/pengolah disusun menurut kronologi. d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor sementara.
29
Ibid, hal. 82.
30
e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu. f. Membuat daftar pretelan arsip g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks, sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus. h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 30
2.4.3. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Arsip tidak hanya memerlukan sistem penyimpanan yang baik, namun pemeliharaan dan penjagaan yang baik tidak kalah penting untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor. Arsip mudah dan cepat ditemukan tidak ada gunanya jika ditemukan dalam keadaan rusak dan tidak dapat dikenali lagi. Pemeliharaan dan penjagaan arsip dari kerusakan dan kemusnahan sangat penting untuk melindungi informasi yang terkandung dalam arsip. A. Pemeliharaan Arsip dilihat dari penyebabnya a. Kelembaban Kelembaban udara merupakan salah satu penyebab kerusakan arsip dalam bentuk kertas. Seperti yang dikemukakan Basir Bartos “Kelembaban udara yang tidak terkontrol memungkinkan timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit.”31 Udara yang terlalu lembab tentunya harus ditambah edaran udara kering untuk menstabilkan kelembaban. “Kelembaban udara yang baik tidak melampaui 75º.”32 “Di dalam suatu ruangan yang relatif kecil seperti almari, ruang belajar dan lain-lain anhydrous calcium ch. dapat dipergunakan untuk menyerap air dengan 30
Ibid, hal. 9. Basir Bartos, Loc.cit, hal. 52. 32 Ibid, hal. 52. 31
31
menempatkanya didalam mangkok, dengan cara ini air akan terserap oleh panasnya.“33 b. Udara yang terlampau Kering Udara yang terlalu kering dapat merusak arsip dalam bentuk kertas karena kertas akan menjadi kering dan kesat sehingga mudah getas. Hygrometer perlu dipasang didalam ruangan untuk mengukur kelembaban udara. c. Sinar Matahari Sinar matahari langsung dapat merusak arsip berbentuk kertas. Ultraviolet berbahaya untuk keutuhan arsip karena dapat mengancam struktur dan molekul kertas. Arsip dalam bentuk kertas akan berubah warna menjadi kecoklatan dan tintanyapun dapat luntur. “Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung, hendaklah pintu-pintu, jendela-jendela dibuat menghadap utara atau selatan, sehingga ruangan tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Apabila sinar matahari tidak dapat secara langsung dihindari, yang dapat kita lakukan adalah dengan menyaring sinar matahari dengan kaca hijau atau kuning yang tebal.”34 d. Debu Debu yang begitu kecil dan lembut tidak dapat diremehkan karena dapat merusak kertas. Kertas menjadi kotor “Untuk menghadapi debu dapat dipasang jaring-jaring kawat yang halus pada pintu dan jendela.”35 Kawat yang dipasang dapat mencegah serangga dan udara kotor masuk ke ruangan.
33
Ibid, hal. 53. Ibid, hal. 53. 35 Ibid, hal.54. 34
32
e. Kotoran Udara Tempat-tempat di daerah industri selalu terkena dampak pencemaran lingkungan. Udara kotor merupakan salah satu dampak yang tidak hanya berbahaya bagi kesehatan, tapi keselamatan arsip berbentuk kertaspun dapat terancam. “Zat besi yang terkandung dalam kertas atau kulit akan menjadi asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.”36 Penyimpanan arsip pada daerah seperti ini harus menggunakan AC. f. Jamur dan sejenisnya Timbulnya jamur pada kertas arsip ditandai dengan munculnya lapisan tipis yang berwarna putih. Jamur tumbuh karena tempat penyimpanan arsip terlalu lembab. Arsip harus dibersihkan dengan kain bersih dan kering agar jamur tidak meluas. g. Rayap Serangan rayap dan serangga lain sangat berbahaya bagi keselamatan arsip berbentuk kertas, karena rayap memakan kertas dan juga kayu. Serangan rayap harus diwaspadai dan dicegah “yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.”37
36 37
Ibid, hal. 55. Ibid, hal. 55.
33
B. Penjagaan Arsip a. Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya dibersihkan minimal satu minggu sekali agar debu dan serangga tidak dapat berkembang biak. Ruangan harus selalu diperiksa untuk mencegah perkembangbiakan serangga. b. Penggunaan racun serangga “Setiap enam bulan hendaknya ruangan disemprot dengan racun serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama benzenehexa-chloride.”38 Penyemprotan digunakan untuk membunuh serangga, agar tidak merusak arsip hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai terkena arsip. c. Larangan makan dan merokok Sisa-sisa makanan dapat menarik tikus dan serangga yang berbahaya bagi arsip. Rokok tentunya berhubungan dengan api, dan api sangat berbahaya bagi keselamatan arsip dalam bentuk kertas. d. Rak penyimpanan arsip “Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.”39 Rak dari logam dapat mencegah rayap yang biasanya berawal dari kayu. Jarak enam inci dapat mempermudah sirkulasi udara dan mempermudah pembersihan kolong rak. Rak harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. e. Membersihkan arsip
38 39
Ibid, hal. 58. Ibid, hal. 59.
34
Arsip harus dibersihkan secara berkala agar tidak ada serangga yang berkembang biak dan merusak arsip. Arsip yang rusak atau basah harus segera diperbaiki dan dikeringkan agar arsip tidak rusak. f. Arsip-arsip yang sudah inaktif Arsip yang inaktif hendaknya dipisahkan dengan arsip yang masih aktif. Hal ini untuk mempermudah penemuan kembali arsip-arsip yang masih aktif. Penataan arsip yang inaktif juga harus rapi dan bersih sebagaimana arsip aktif.
2.4.4. Penemuan kembali Arsip Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga agar arsip tidak hilang dan atau rusak. Arsip tidak hilang atau rusak saja tidak cukup untuk menunjang kelancaran kegiatan perkantoran. Kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip sangat penting karena setiap keputusan harus diambil dengan cepat, cermat dan tepat agar kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu. Sistem penyimpanan arsip yang baik dapat dibuktikan dengan kecepatan dan kemudahan penemuan kembali arsip yang dicari. Jika arsip yang dicari dapat ditemukan dengan mudah, maka sistem penyimpanan arsip sudah baik. Sebaliknya sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan kurang baik atau harus diperbaiki jika penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama dan tidak mudah. Kecermatan dan Kecepatan penemuan kembali arsip dapat menjadi pengukur penyelenggaraan kearsipan dalam suatu kantor. A. Penggunaan Angka Kecermatan Kecermatan penemuan kembali arsip dapat diukur. Presentase angka perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan dengan warkat 35
yang harus ditemukan akan menghasilkan angka kecermatan penemuan kembali arsip. “Angka Semakin
x100%.”40
kecermatan=
rendah
angka
kecermatan,
membuktikan
semakin
baik
penyelenggaraan arsip dalam suatu kantor. Sebaliknya, jika angka kecermatan semakin tinggi maka semakin kurang baik pula penyelenggaraaan arsip dalam suatu kantor sehingga perlu diadakan perbaikan pada sistem penyimpanan arsip. Sistem kearsipan yang benar-benar baik ditunjukkan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari ½ %. “Sebagai patokan angka kecermatan adalah 3%.”41
Jika penemuan kembali arsip memiliki angka kecermatan
mempunyai prosentase 3% atau lebih, maka penyelenggaraan penyimpanan arsip kurang baik.
B. Penggunaan Jangka Waktu Penemuan Kelancaran kegiatan perkantoran sangat ditentukan oleh kecepatan penemuan kembali arsip sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dan keputusan. “Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1 menit.”42 Jika waktu yang dibutuhkan untuk menemukan kembali sebuah arsip lebih dari 1 menit maka sistem penyelenggaraaan penyimpanan arsip perlu ditinjau kembali.
40
Irra Chrisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 167. Ibid, hal. 168. 42 Ibid, hal. 168. 41
36
2.4.5. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik Manajer arsip dinamis dapat menggunakan automatisasi kantor dan alat program bisnis untuk membantu administrasi umum tugas kearsipan. Bantuan tersebut dalam bentuk: 1. Program olah kata untuk menyusun surat (termasuk surat dalam bentuk baku), laporan, formulir, dan dokumen lain. 2. Program terbitan diatas meja sehingga manajer arsiparis dinamis dapat membuat panduan, newsletter, dan bahan publisitas lainya. 3. Program grafis untuk membuat tanda atau caption untuk pameran. 4. Program spreadsheet untuk membuat anggaran belanja dan membuat statistic dan spreadsheet.“43 Seiring dengan perkembangan tekhnologi dan kebutuhan dalam perkantoran, penggunaan komputer sebagai peralatan perkantoran untuk penciptaan dan penyimpanan suatu dokumen semakin popular dan hampir digunakan oleh semua kantor modern. “Meskipun banyak ilmuan yang mengatakan bahwa 70-80% dokumen yang dikopi dan disimpan dalam format kertas, jumlah tersebut semakin lama semakin berkurang.”44 Penyimpanan arsip dinamis elektronik dapat membantu arsiparis dalam hal kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Keuntungan lain yang diperoleh dari penyimpanan arsip elektronik adalah efisiensi biaya percetakan, penggandaan, dan penyimpanan dokumen. Penggunaan media elektronik sebagai media penyimpanan arsip memang tidak dapat digunakan sepenuhnya karena masih banyak dokumen
43 44
Sulistyo Basuki, Loc.cit, hal. 188. Ibid, hal. 188.
37
penting yang harus dicetak dalam bentuk kertas. Namun kehadiran media elektronik dalam kegiatan manajemen kearsipan yang dikombinasikan dengan kebutuhan kantor dapat menciptakan efisiensi menuju akses penemuan informasi yang terkandung dalam arsip yang disimpan.
38
