BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Definisi Sistem Definisi sistem menurut buku sistem teknologi informasi sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnyamembentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. dapat dilihat dari dua kelompok pendekatan yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt, Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : “ Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.”(Jogiyanto, H.M, 2003:34)
Karakteristik Sistem : •Memiliki komponen ; Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
5
6
komponen sistem dapat berupa suatu subsistematau bagian-bagian dari sistem.
Setiap
sistem
tidak
perduli
betapapun
kecilnya,
selalumengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi
tertentu
danmempengaruhi
proses
sistem
secara
keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatusistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. •Batas sistem (boundary) ; Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yanglainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistemndipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. •Lingkungan luar sistem (environment) ; Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. •Penghubung sistem (interface) ; Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
7
•Masukan sistem (input) ; Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal
input).
Maintenance
inputadalah
energi
yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal inputadalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistemkomputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikankomputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. •Keluaran sistem (Output) ; Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. •Pengolah sistem (Process) ; Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. •Sasaran sistem ; Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
2.1.2 Definisi Informasi Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau Sebuah sistem terintegrasi atau
sistem
manusia-mesin,
untuk
menyediakan
informasi
untukmendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
8
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasiyang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifatmanajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar
tertentudengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2 Perencanaan Strategi SI/TI Perencanaan
Strategi
adalah
suatu
proses
analisis
yang
menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta strategi yang memanfaatkan keunggulan dan dukungan dari sistem informasi dan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan suatu keunggulan jangka panjang
kepada perusahaan. Yang menjadi sasaran utama dari
penerapan strategi SI/TI dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut ( Ward and Peppard, 2002). 1. Memperbaiki efisien kerja dengan melakukan otomatisasi berbagai proses yang mengelola informasi. 2. Meningkatkan efektivitas manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. 3. Memperbaiki daya saing dan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan mengubah gaya dan cara bisnis. Karakteristik dari strategi SI/TI yaitu, 1. Tugas utama : strategi / keunggulan kompetitif, hubungan dengan strategi bisnis.
9
2. Tujuan T : menngintegrasikaan sistem infformasi dan strategi bisnnis. 3. Pengarah P : ek ksekutif / menejemen m seenior dan usser, koalisis dari user / manajemen m deengan inform masi 4. Pendekatan P : inovasi useer, pengembaangan bottom m-up atau annalisis topdo own yang dillakukan berssama.
Beriikut adalah gambaran bbagian dari formulasi innput dan output dalam peerancangan strategi s SI/T TI.
Gambar 2.1 Perancangan strategi SI/TI.
10
2.3 Definisi Perencanaan Strategi Sistem Informasi Dengan Rencana Bisnis Perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara strategi dalam perusahaan. Perencanaan strategi sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain: - Strategi Bisnis, - Perkembangan Teknis Global, - Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur, - Sumber Daya Manusia, Keuangan dan lain-lain. Semua elemen-elemen ini perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (Rencana TI) merupakan suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Dalam mencapai rencana strategi yang lengkap dan efisien, seorang perencana perlu mengetahui pendekatanpendekatan metodologi (proven method). Oleh sebab itu, pendekatan strategi jangan sampai memberikan rencana yang kaku, tapi dia harusnya menjadi sebuah lingkungan sistem informasi bisnis yang bisa beradaptasi begitu ada perubahan dalam lingkungan (environment). Sistem Informasi dapat mengubah cara berkompetisi dalam bisnis. Membangun strategi Sistem Informasi (SI) atau Teknologi Informasi (TI) dimaksudkan sebagai berpikir strategi dan merencanakan manajemen jangka panjang yang efektif serta pengaruh optimal informasi dalam segala bentuk. Sistem Informasi dan Teknologi
11
Informasi dengan menggunakan sarana manual dan sistem komputer, teknologi komputer, dan telekomunikasi. Termasuk di dalamnya aspek organisasi dari manajemen Sistem Informasi atau Teknologi Informasi. Peran strategi sistem informasi mencakup penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberi keunggulan strategi dalam berkompetisi menghadapi pasar global. Strategi SI membawa bersama tujuan bisnis perusahaan, pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi yang dimaksud. Strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI dalam organisasi.
Perencanaan Strategi Sistem Informasi (Strategic Information System Planning/SISP) digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI). Dengan Perencanaan Strategi SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain. Yang umum dicapai dalam proses perencanaan adalah:
12
Penyelarasan SI/ TI dengan bisnis Competitive
advantage
melalui
SI/TI,
dengan
mengeksploitasi
oportuniti dan melawan ancaman dari faktor eksternal dengan menggunakan kekuatan organisasi membangun pondasi yang rasional dan fleksibel untuk ke depannya membaiknya anggaran dan penggunaan sumber daya dan kemampuan untuk mengembangkan kasus
untuk
cost/benefit
jangka
panjang
atau
pembangunan
infrastruktur.
Manajemen Strategi SI/ TI Pokok bahasan ini adalah mencari dasar untuk strategi tertentu untuk interface antara SI/ TI tertentu dan manajemen organisasi. Strategi ini pada dasarnya membahas pencocokan dan pengintegrasian fungsi SI/ TI ke dalam organisasi bisnis, dan oleh sebab itu hal ini harus didefinisikan oleh manajemen. Jika isu ini tidak dibahas baik pada tingkat korporasi dan pada masing-masing unit bisnis adalah tidak mungkin proses bisnis akan konsisten dengan strategi. Mempunyai strategi saja bukan kunci menuju
sukses
bisnis.
Mengimplementasikan
dan
kemudian
mengupdate strategi sejalan dengan kemajuan bisnis itulah kunci suksesnya.
Strategi untuk Manajemen Informasi Strategi
manajemen
informasi
dimaksudkan
untuk
menjamin
organisasi mendapatkan nilai terbesar yang bisa didapat dari sumber
13
informasinya, dan untuk memungkinkan manajemen yang cost effective. Setelah menentukan kebutuhan SI dari sebuah bisnis, tujuan utama dalam mengelola aplikasi, sumber informasi dan infrastruktur TI dan menyediakan layanan adalah untuk menghasilkan nilai maksimum untuk bisnis, dan memigrasikan mereka dari posisi mereka yang sekarang ke posisi yang dibutuhkan melalui serangkaian tahaptahap yang dikelola dengan hati-hati. Kesuksesan implementasi strategi manajemen informasi ditandai dengan tercapainya kontribusi maksimum untuk bisnis dalam jangka waktu panjang, dengan resiko dan biaya yang bisa diterima, dan dengan komitmen dari komunitas bisnis. IRM (Information Resources Management) adalah salah satu mekanisme utama yang dipakai yang diarahkan untuk mengoptimalkan nilai ini.
Model Strategi SI/TI Model strategi SI/TI yang akan dikembangkan akan menghasilkan perencanaan aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi aplikasi yang ada sekarang. Penjelasan : Lingkungan bisnis internal: strategi bisnis sekarang, tujuan (objektif), sumber daya, proses, dan kebudayaan dan nilai dari suatu bisnis. Lingkungan bisnis eksternal: ekonomi, lingkungan industri, iklim persaingan dimana organisasi beroperasi.
14
Lingkungan SI/TI internal: perspektif SI/TI sekarang di bisnis, kematangannya, ruang lingkup dan kontribusi bisnis, skill, sumber daya dan infrastruktur teknologi. Aplikasi dari sistem yang ada sekarang dan sistem yang sedang dikembangkan, atau sudah dianggarkan tapi belum selesai juga merupakan bagian dari lingkungan SI/TI internal. Lingkungan SI/TI eksternal: tren teknologi dan kesempatan dan kegunaan yang dihasilkan oleh SI/TI pihak lain, terutama customer, pesaing dan supplier. Output yang dihasilkan yaitu: Strategi Bisnis SI: bagaimana setiap unit atau fungsi akan mengembangkan SI/TI dalam mencapai tujuan (objektif) bisnisnya. Strategi manajemen SI/TI: elemen-elemen yang lazim dari strategi yang diterapkan organisasi secara keseluruhan, menjamin kebijakan konsisten yang dibutuhkan. Strategi TI: kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan ahli sumber daya. Dari output-output yang akan dihasilkan dari proses strategi SI/TI tersebut, penulis dalam tugas akhir ini lebih menitik beratkan pada strategi bisnis SI untuk selanjutnya menghasilkan perencanaan aplikasi periode mendatang.
2.4
Definisi Strategi Bisnis Sebuah strategi bisnis biasanya adalah sebuah dokumen yang jelas mengartikulasikanarah bisnis akan mengejar dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.Dalam rencana bisnis
15
standar, hasil strategi bisnis dari tujuan dibentuk untukmendukung misi lain dari bisnis. Sebuah strategi bisnis yang khas dikembangkan dalam tiga langkah: analisis, integrasi dan implementasi. Pada tahap analisis pengembangan strategi bisnis, salah satu dari beberapa
metode
yang
digunakan
untuk
menganalisis
pasar
perusahaan, sumber daya, hambatan untuk kesuksesan dan keuntungan tertentu. Tujuan dari analisis strategi adalah untuk mengidentifikasiapa bisnis ingin capai, kekuatan itu dapat membawa menanggungpada mencapai tujuan dan kelemahan yang perlu ditangani sebelum integrasi danimplementasi. Metodologi penilaian Strategi dapat termasuk mengevaluasi lingkungan bisnis, game skenario berbagai kompetitif, menentukan apa kekuatan pasar berada dipesaing kerja dan penilaian, antara lain.
2.5
Definisi Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menurut Teubner dan Mocker (2005), Perencanaan strategi sistem informasi harus sepenuhnya menyatu dengan perencanaan bisnis perusahaan. Intergrasi akan tercapai pada saat perusahaan melakukan alignment antara perencanaan bisnis dan perencanaan sistem informasi. Perencanaan sistem informasi dapat dimulai dari visi bisnis dari perusahaan yang di break down ke dalam sasaran-sasaran yang dikategorikan dalam empat dimensi seperti yang diusulkan oleh Kaplan dan Norton dalam bentuk balanced scorecard. Penyelarasan stategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan berdampak pada strategi organisasi kedepannya. Ada dua pandangan
16
untuk melihat hubungan antara TI dengan bisnis perusahaan. Ketika driver dari strategi sistem informasi adalah bisnis (BusinessÆIT), dimana portofolio aplikasi di rancang untuk mendukung proses bisnis saat ini dan potensial dari TI tidak diikuti secara penuh. Pada pandangan lainnya, jika driver dari strategi sistem informasi dari sisi kemajuan
TI dimana risiko yang dapat terjadi adalah investasi pada unprofitable applications. Dan hal lain yang mungkin digunakan adalah pendekatan tertimbang, pendekatan ini memungkinkan peluang bisnis dan kemajuan teknologi dari TI dipertimbangkan secara bersamaan untuk memungkinkan timbulnya inovasi, tetapi tentunya realistis dengan perencanaan. (Vitale, Ives, dan Beath, 1986)
Perubahan lingkungan SI/TI sangat cepat sekali, khususnya dalam hal pengembangan teknologi, hal ini membuat perusahaan sulit untuk menetapkan proses perencanaan yang standard dalam konteks perencanaan sistem informasi. Oleh karena itu perencanaan sistem informasi dalam kaitannya dengan proses perencanaan harus dirancang dan diselaraskan dengan perencanaan bisnis/organisasi. (Pollack, 2010)
2.6
Definisi Balanced Scorecard Menurut Robert S. Kaplan dan David P. Norton Balanced scorecard adalah suatu sistem manajemen untuk mengelola implementasi strategi,
17
mengukur kinerja secara utuh, mengkomunikasikan visi, strategi dan sasaran kepada stakeholders. Kata balanced dalam balanced scorecard merujuk pada konsep keseimbangan antara berbagai perspektif, jangka waktu (pendek dan panjang), lingkup perhatian (intern dan ekstern). Kata scorecard mengacu pada rencana kinerja organisasi dan bagianbagiannya serta ukurannya secara kuantitatif.
Pendekatan
Balance
Scorecard
dimaksudkan
untuk
menjawab
pertanyaan pokok, yaitu (Kaplan dan Norton, 1996): 1. Perspektif pelanggan. Perspektif ini menunjukkan seperti apa perusahaan di mata
pelanggan. Pelanggan mempunyai kemampuan
teknis melihat korporasi dari berbagai sisi: waktu, kualitas, kinerja dan jasa, dan biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan untuk memperoleh pelayanan. Dimensi kebutuhan pelanggan demikian pada akhirnya akan menentukan
bagaimana perusahaan dilihat oleh pelanggan. Semakin
baik persepsI pelanggan, semakin baik pula nilai korporasi dimata pelanggan. 2. Perspektif keuangan. Pertanyaan yang harus dijawab korporasi di sini adalah bagaimana kita dilihat oleh pemegang saham baik pada jangka pendek maupun jangka panjang. Korporasi bisa rugi pada waktu tertentu, akan tetapi pemegang saham menyadari bahwa setelah itu korporasi akan mendapat keuntungan, sehingga dividen akandiperoleh. Semakin baik korporasi dimata pemegang saham, semakin aman korporasi memperoleh sumber modal.
18
3. Perspektif proses bisnis internal. Ukuran ini menunjukkan dalam proses produksiseperti apa
korporasi lebih baik. Orientasi kepada
pelanggan memang mutlak, akan tetapi permasalahan bagi manajemen adalah bagaimana caranya menyiapkan kompetensi yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan 4. Perspektif pembelajar dan pertumbuhan. Perspektif ini menunjukkan bagaimana korporasi dapat bertahan dan kmampu berubah sesuai dengan tuntutan eksternal.
Selain itu, Balanced Scorecard juga memberikan kerangka berpikir untuk
Menjabarkan strategi perusahaan ke dalam segi operasional.
Kaplan dan Norton(1996) mengatakan bahwa perusahaan menggunakan focus pengukuran scorecard untuk menghasilkan berbagai proses manajemen, meliputi : •
Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi
•
Mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategi
•
Merencanakan,
menetapkan
sasaran,
dan
menyelaraskan
berbagai inisiatif strategi •
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategi
2.7 Definisi IT Balanced Scorecard IT-Balanced Scorecard adalah salah satu alat untuk mengukur kinerja dari suatu sistem teknologi informasi yang memandang unit bisnis
19
teknologi informasi dari 4 (empat) perspektif yaitu: kontribusi ke organisasi, orientasi pengguna, keunggulan operasional, dan orientasidi masa depan. - Metode IT-Balanced Scorecard tidak hanya digunakan untuk mengukur secara keseluruhan dari proses bisnis dalam satu organisasi, tetapi bisa juga digunakan untuk mengukur proses bisnis dalam satu sub unit dalam sebuah organisasi. - Keunggulan pendekatan balanced scorecard adalah mampu menghasilkan rencana strategi yang memiliki karakteristik sebagai berikut : Komprehensif, Koheren, Seimbang, dan Terukur.Keunggulan balanced scorecard adalah sebagai berikut:
1.Komprehensif Sebelum konsep Balanced scorecard lahir, perusahaan beranggapan bahwa perspektif keuangan adalah perspektif yang paling tepat untuk mengukur kinerja perusahaan. Setelah balanced scorecard berhasil diterapkan, para eksekutif perusahaan baru menyadari bahwa perspektif keuangan sesungguhnya merupakan hasil dari 3 perspektif lainnya yaitu customer, proses bisnis, dan pembelajaran pertumbuhan. Pengukuran yang lebih holistic, luas dan menyeluruh (komprehensif) ini berdampak bagi perusahaan untuk lebih bijak dalam memilih strategi korporat dan memampukan perusahaan untuk memasuki arena bisnis yang kompleks. 2. Koheran
20
Di dalam balanced scorecard dikenal dengan istilah hubungan sebab akibat (causal relationship) . Setiap perspektif (Keuangan, costumer, proses bisnis, dan pembelajaran-pertumbuhan) mempunyai suatu sasaran strategik (strategic objective) yang mungkin jumlahnya lebih dari satu. Definisi dari sasaran strategik adalah keadaan atau kondisi yang akan diwujudkan di masa yang akan datang yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan. Sasaran strategik untuk setiap perspektif harus dapat dijelaskan hubungan sebab akibatnya, sebagai contoh pertumbuhan Return on investmen (ROI) ditentukan oleh meningkatnya kualitas pelayanan kepada customer, pelayanan kepada customer bisa ditingkatkan karena perusahaan menerapkan teknologi informasi yang tepat guna. dan keberhasilan penerapan teknologi informasi didukung oleh kompetensi dan komitmendari karyawan. Hubungan sebab akibat ini disebut koheren, kalo disimpulkan semua sasaran strategik yang terjadi di perusahaan harus bisa dijelaskan. Sebagai contoh mengapa loyalitas customer menurun, mengapa produk perusahaan menurun, mengapa komitmen karyawan menurun dan sebagainya 3. Seimbang Keseimbangan sasaran strategik yang dihasilkan dalam 4 perspektif meliputi jangka pendek dan panjang yang berfokus pada faktor internal dan eksternal. Keseimbangan dalam balanced scorecard juga tercermin dengan
selarasnya
scorecard
personal
staff
dengan
scorecard
21
perusahaan sehingga setiap personal yang ada di dalam perusahaan bertanggungjawab untuk memajukan perusahaan. 4. Terukur Dasar pemikiran bahwa setiap perspektif dapat diukur adalah adanya kenyakinan bahwa ‘if we can measure it, we can manage it, if we can manage it, we can achieve it’. Sasaran strategik yang sulit diukur seperti
pada
perspektif
customer,
proses
bisnis/internal
serta
pembelajaran dan pertumbuhan dengan menggunakan balanced scorecard dapat dikelola sehingga dapat diwujudkan. Kelemahan BSC antara lain: 1. perangkat yang lebih secara efektif mengukur implementasi strategi daripada mengukur penentuan strategi 2. Meski berperan penting dalam memperkuat hubungan antara inisiatif perbaikan
pelanggan
dan
strategi
organisasi,
namun
tidak
mengindikasikan bagaimana pelanggan baru dan pasar baru dapat diidentifikasi. 3. Secara umum BSC menyediakan pada pihak eksekutif bentuk kerangka kerja komprehensif untuk menerjemahkan visi dan strategi organisasi kedalam bentuk set ukuran kinerja.
2.8 Definisi SWOT SWOT adalah memahami seluruh informasi dalam suatu kasus, menganalisis situasi untuk mengetahui isu apa yang sedang terjadi dan
22
memutuskan tindakan apa yang harus segera dilakukan utuk memecahkan masalah (Freddy Rangkuti, 2001:14). SWOT merupakan singkatan dari strengths (kekuatan-kekuatan), weaknesses (kelemahan-kelemahan), opportunities (peluang-peluang) dan threats (ancaman-ancaman). Pengertian-pengertian kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam analsis SWOT adalah sebagai berikut : -
Kekuatan (strengths) Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan atau keunggulan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pasar suatu perusahaan
-
Kelemahan (weaknesses) Kelemahan adalah keterbatasan/kekurangan dalam sumber daya alam,
keterampilan
dan
kemampuan
yang
secara
serius
menghalangi kinerja efektif suatu perusahaan -
Peluang (opportunities) Peluang adalah situasi/kecenderungan utama yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan
-
Ancaman (threats) Ancaman
adalah
situasi/kecenderungan
utama
yang
tidak
menguntungkan dalam lingkungan perusahaan Ada dua metode pendekatan dalam analisis SWOT, yaitu. 1. Pendekatan Kualitatif Matriks SWOT Pendekatan kualitatif matriks SWOT menampilkan delapan kotak, yaitu dua kotak sebelah kiri adalah faktor eksternal (peluang dan ancaman)
23
yang dikenal dengan sebutan External Strategic Factors Analysis Summary (EFAS) dan dua kotak sebelah atas adalah faktor internal (kekuatan dan kelemahan) yang dikenal dengan sebutan Internal Strategic Factors Analysis Summary (IFAS). Empat kotak lainnya merupakan alternatif strategi yang tersedia berdasarkan hasil analisis SWOT yang timbul sebagai hasil titik pertemuan antara faktor-faktor eksternal dan internal. Keempat alternatif tersebut, yaitu strategi SO, WT, ST dan WT.
2. Pendekatan Kuantitatif Matriks SWOT Data SWOT dapat dikembangkan secara kuantatif melalui perhitungan analisis
SWOT
sesungguhnya
untuk
secara
mengetahui pasti.
dimana
posisi
perusahaan
masing-masing
yang
kuadran
mencerminkan strategi yang berbeda-beda. a. Kuadran I (Strength – Opportunities) Posisi ini menandakan perusahaan yang kuat dan berpeluang. Strategi yang diperlukan adalah progresif, dimana perusahaan dapat terus melakukan ekspansi dan meraih kemajuan secara maksimal. b. Kuadran II (Strength – Threats) Posisi ini menandakan perusahaan yang kuat namun menghadapi ancaman yang besar sehingga diperkirakan roda perusahaan akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya. Strategi yang diperlukan adalah diversifikasi,
24
dimana perusahaan diharapkan untuk segera memperbanyak ragam strategi taktisnya. c. Kuadran III (Weakness – Opportunities) Posisi ini menandakan perusahaan yang lemah namun sangat berpeluang. Strategi yang diperlukan adalah ubah strategi, dimana perusahaan diharapkan untuk mengubah strategi sebelumnya sekaligus memperbaiki kinerja internal perusahaan, misalnya mempercepat proses bisnis tertentu. Strategi yang lama dikhawatirkan akan sulit untuk menangkap setiap peluang yang ada. d. Kuadran IV (Weakness – Threats) Posisi ini menandakan perusahaan yang lemah namun dan menghadapi tantangan besar sehingga kondisi internal perusahaan berada pada pilihan dilematis. Stretegi yang diperlukan adalah bertahan untuk mengendalikan kinerja internal perusahaan agar tidak semakin terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil terus membenahi diri.
2.9
Key Performance Indicator Key Performance Indicator (KPI), merujuk pada definisi yang dirumuskan dalam “Performance Indicator Resource Catalogue” yang diterbitkan oleh Australian Government, Department of Finance and administration (2006), adalah ukuran spesifik tentang kinerja organisasi dalam wilayah bisnisnya. Ukuran tersebut dapat berupa financial dan non-financial
yang
strategiorganisasi.
dapat
digunakan
untuk
mengukur
kinerja
25
Key Performance Indicator atau indikator kinerja kunci merupakan Indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah kita tetapkan. Beberapa syarat dari indikator key performance adalah harus bersifat terukur, harus bisa dihitung/diukur, Indikator key performance juga merujuk padahasil kerja kita (output kerja), ukuran keberhasilan harusmenunjukkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable), Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Manfaat dari key performance indicator : Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif bagi perusahaan, diantaranya adalah : • Melalui metode key performance indicator maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering terjadi dalam proses penilaian kinerja pegawai. 47 • Melalui penentuan key performance indicators secara tepat, setiap pegawai juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan. • Melalui penetapan key performance indicators yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis. • Hasil skor key performance indicators yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk pemberian reward dan punishment
26
pegawai. Dengan demikian, pegawai yang kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang baik akan mendapat punishment.
2.10
IT Blue print Blueprint adalah sebuah rancangan yang dirumuskan dengan tujuan memberikan arahan terhadap kegiatan organisasi/ komunitas/ lembaga secara
berkesinambungan
sehingga
setiap
kegiatan
memiliki
kebersesuaian dengan tuntutan, tantangan, dan kebutuhan lingkungan sekitar, merupakan suatu kerangka kerja yang terperinci sebagai landasan dalam pembuatan kebijakan yang meliputi: •
Penetapan tujuan dan sasaran
•
Penyusunan strategi
•
Pelaksanaan program dan fokus kegiatan
•
Langkah-langkah atau implementasi yang harus dilaksanakan oleh setiap unit di lingkungan kerja.
2.11 Critical Success Factor (CSF) Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yangberpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuannya. Untuk itu diperlukan suatu ukuran, yaitu KPI yang dapat menginformasikan kepada perusahaan sejauh mana kinerja perusahaan dalam mencapai faktor-faktor
27
keberhasilan tersebut. CSF dapat ditentukan jika objektif perusahaan telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah. 1. Mengidentifikasi area-area kunci yang perlu diperhatikan 2. Membantu pengembangan perencanaan strategi 3. Mengidentifikasi key focus area untuk masing-masing tahapan pada project lifecycle dan penyebab utama kegagalan proyek 4. Mengevaluasi realibilitas dari sebuah sistem informasi 5. Mengukur tingkat kinerja / produktivitas pekerja
Peranan CSF dalam perencanaan strategi adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI/TI, memfokuskan proses
perencanaan
strategi
SI/TI
pada
area
yang
strategi,
memprioritaskan usulan aplikasi dan mengevaluasi strategi SI/TI , seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 2.2 Critical Success Factor Process Langkah-langkah penyusunan CSF adalah sebagai berikut. 1. Definisikan visi perusahaan
28
2. Definisikan misi-misi perusahaan 3. Pahami core business process 4. Tentukan CSF dari masing-masing core business process 5. Identifikasi KPI untuk masing-masing CSF tersebut
2.12 Analisa PEST Menurut ward and peppard (2002, P70-77). Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Analisa PEST sangat penting dilakukan untuk suatu pertimbangan organisasi dalam melakukan suatu proses marketing terhadap suatu lingkungan. Faktanya, analisis terhadap lingkungan harus dilakukan secara terus-menerus dan memenuhi segala aspek dalam perencanaan. Arah analisis PEST adalah kerangaka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan. Faktor PEST berperan penting dalam menciptkan nilai keuntungan suatu strateg. 1. Faktor politik Meliputi kebijakan pemerintah, masalah - masalah hukum, serta mencakup aturan - aturan formal dan informal dari lingkungan dimana perusahaan melakukan kegiatan. 2. Faktor Ekonomi
29
Meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya beli dari pelanggan dan mempengaruhi iklim berbisnis suatu perusahaan. 3. Faktor Sosial Meliputi semua faktor yang dapat memepengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang ada. 4. Faktor Teknologi Meliputi semua hal yang dapat membantu dalam melengkapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis.
2.13 Peningkatan Pendapatan Menurut Rahmawati (2008: 16) menyatakan bahwa internal perusahaan yang mempengaruhi perkembangan pendapatan pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut : a. Kapasitas produksi dan pengadaaan dan modal kerja Modal dibedakan menjadi 2 macam yaitu, modal tetap dan modal tidak tetap. Modal tetap dapat didefinisikan sebagai biaya yang dikeluarkan dalam proses produksi yang tidak habis dalam sekali proses produksi tersebut. Modal tidak tetap adalah biaya yang dikeluarkan dalam proses produksi dan habis dalam satu kali proses produksi tersebut. b. Kesan pembeli terhadap hasil produksi Kesan baik pembeli tidak hanya menimbulkan harapan mereka untuk membeil lagi di masa yang datang, melainkan juga besar kemungkinan
30
mereka menganjurkan sanak saudara atau kawan mereka supaya membeli barang atau jasa yang bersangkutan di saat mereka membutuhkan. c. Kabijakan harga jual Harga jual hasil produksi dapat menentukkan kedudukan perusahaan dalam persaingan. Pedahal kemampuan perusahaan untuk bersaing akan mempengaruhi besar kecilnya jumlah penjualan atau jasa. Oleh karena itu, di dalam menyusun perkiraan pendapatan, pengusaha harus meninjau kebijakan harga jual yang akan ditetapkan serta besar dan jenis potongan yang akan diberikan, maupun jasa atau layanan yang akan diberikan pada pembeli.
Tambunan (2002) dalam Rahmawati (2008: 20) menyatakan bahwa faktor – faktor yang memengaruhi pendapatan usaha kecil menengah (UKM) yaitu: 1. Permodalan a. Suku buka kredit perbankan masih tinggi, sehingga kredit menjadi mahal b. Informasi sumberpembiayaan dari lembaga keuangan non bank, misalnya dana penyisihan laba BUMN dan modal ventura masih kurang. Informasi ini meliputi informasi jenis sumber pembiayaan serta persyaratan dan prosedur pengajuan. c. Sistem dan prosedur kredit dari lembaga keuangan bank dan non bank rumit dan lama, selain waktu tunggu pencairan kredit yang tidak pasti.
31
d. Perbankan kurang menginformasikan standar proposal pengajuan kredit, sehingga pengusaha kecil tidak mampu membuat proposal yang sesuai e.
Perbankan
dengan kriteria perbankan. kurang
memahami
kriteria
usaha
kecil
dalam
menilai kelayakan usaha kecil, sehingga jumlah kredit yang disetujui seringkali tidak
sesuai dengan kebutuhan usaha
kecil. 2. Pemasaran a. Bargaining power pengusaha kecil dalam berhadapan dengan pengusahasa besar selalu lemah, utamanya berkaitan dengan peraturan harga dan sistem pembayaran, serta pengaturan tata letak b.
Asosiasi
produk usaha kecil di departemen store dan supermarket. pengusaha
atau
profesi
belum
berperan
dalam
mengkoordinasi persaingan tidak sehat antar usaha yang sejenis. c.
Informasi untuk memasarkan produk di dalam maupun di luar negeri masih kurang, misalnya tentang produk yang diinginkan, siapa pembeli, tempat pembelian, atau potensi pasar, tata cara pemasaran produk, serta tender pekerja utamanya pada usaha jasa.
3. Bahan baku a.
Supply bahan baku kurang memadai dan berflutuasi , anata lain dengan adanya kebijakan ekspor dan impor yang berubah – ubah, pembeli
besar
yang
menguasai
bahan
baku,
keengganan
pengusaha besar untuk membuat kontrak dengan pengusahaa kecil.
32
b. Harga bahan baku masih terlalu tinggi dan berfluktuasi karena struktur pasar bersifat monopolistik
atau
dikuasai
pengusaha
besar. c.
Kualitas bahan baku rendah, antara lain, karena tidak adanya standarisasi dan adanya manipulasi kualitas bahan baku.
d.
Sistem
pembelian
pengusaha
kecil,
bahan
baku
sementara
secara
pembayaran
tunai
menyulitkan
penjualan
produk
umumnya tidak tunai. 4. Teknologi a. Tenaga terampil sulit diperoleh dan dipertahankan, antara lain, karena
lemabaga
pendidikan
dan
pelatihan
kurang
dapat
menghasilkan tenaga terampil yang sesuai dengan kebutuhkan usaha kecil. b. Akses dan inforamsi sumber teknologi masih kurang dan tidak merata, sedangkan upaya penyebarluasannya masih kurang gencar. c. Spesifikasi peralatan yang sesuai dengan kebutuhan ( Teknologi tepat guna ) sukar
diperoleh.
d. Lembaga independen belum ada dan belum berperan, khusunya lembaga yang mengkaji tenologi yang ditawarkan oleh pasar kepada
usaha
kecil,
sehingga
teknologi
ini
tidak
dapat
dimanfaatkan secara optimal. e.
Peranan instansi pemerintah, non-pemerintah dan perguruan tinggi dalam
mengidentifikasi,
menemukan,
menyebarluaskan,
dan
33
melakukan pembinaan teknis tentang teknologi baru atau tepat guna bagi usaha kecil masih kurang intensif. 5. Manajemen a. Pola manajemen yang sesuai dengan kebutuhan dan tahap perkembangan
usaha
sulit
ditemukan,
antara
lain
karena
pengetahuan dan marginal skill pengusaha kecil relatif rendah. Akibatnya perusahan kecil belum mampu meyusun strategi bisnis yang tepat. b.
Pemisahaan keluarga
antara
atau
manajemen
rumah
tangga
keuangan belum
perusahaan
dilakukan,
dan
sehingga
pengusaha kecil mengalami kesulitan dalam mengontrol atau mengukur cash flow, serta dalam membuat perencanaan dan laporan keuangan. c.
kemampuan
pengusaha
dalam
mengorganisasikan
diri
dan
karywan masih sangat lemah, sehingga terjadi pembagian kerja yang tidak jelas dan seringkali pengusaha harus bertindak one man show. d. Pelatihan tentang manajemen dari berbagai instansi masih kurang efektif, karena materi
yang terlalu banyak tetapi tidak
sesuai kebutuhan, serta tidak ada kegiatan pendampingan pasca pelatihan. e.
Produktifitas karyawan masih rendah sehingga pengusaha kecil sulit
memuhi
ketentuan
upah
minimum
regional
(UMR).
Rendahanya pendidikan ini antara lain karena tingkat pendidikan,
34
etos kerja, disiplin, tanggung jawab, dan loyalitas karyawan yang masih rendah. 6. Birokrasi a.
Perjanjian tidak transparan, mahal, berbelit – belit, diskriminatif, lama dan tidak pasti, serta terjadi tumpang tindih vertikal (antara pusat daerah) dan horisontal (antar instansi daerah).
b.
Penegakan dan pelaksanaan hukum dan berbagai ketentuan masih kurang serta cenderaung kurang tegas.
c.
Pengusaha kecil dan asosisai usaha kecil yang kurang dilibatkan dalam perumusan tentang kebijakan usaha kecil
d.
Pungutan atau biaya tambahan dalam pengurusan perolehan modal dari dana penyisihan laba BUMN dan sumber modal lainnya cukup tinggi.
e.
Mekanisme pembagian kuota ekspor tidak mendukung usaha kecil untuk mengekspor produknya
f.
Banyak pungutan yang sering kali tidak disertai dengan pelayanan memadai
7. Infrastruktur a.
Listrik, air dan telepon bertarif mahal dan sering kali mengalami gangguan, disamping
b.
pelayanan petugas yang kurang baik
Bounded zone, seperti PIK dan LIK, kurang dilengkapi prasarana yang memadai seperti jalan, listrik, telepon, air, serta fasilitas penggungan limbah dan gangguan.
8. kemitraan
35
a.
Kemitraan antara usaha kecil dengan usaha menengah dan besar dalam pemasaran dan sistem pembayaran, baik produk maupun bahan baku, dirasakan belum bermanfaat.
b.
Kemitraan antara usaha kecil dengan usaha menengah dan besar dalam
transfer teknologi masih kurang
2.14 Knowledge Management Pengertian Pengetahuan
Pengetahuan
(Knowledge) itu dapat dibagi
menjadi dua yaitu:
Explicit Knowledge : Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
Tacit Knowledge : Tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al., 2004). Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh
dari
Pengetahuan
individu
(perorangan).
Pengertian
Manajemen
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
sebagai sebuah konsep dimana perusahaan mengelola pengetahuan
36
organisasi secara efektif guna menciptakan business value dan competitive advantage. Pengetahuan yang semula milik individu, kini menjadi milik perusahaan, dan dapat digunakan serta disebarluaskan untuk kepentingan perusahaan (Peter F. Drucker. Landmark of Tomorrow, 1959).
Manfaat Manajemen Pengetahuan Manajemen Pengetahuan (Knowledge Manajemen) ini dapat dimanfaatkan baik secara pribadi sampai level perusahaan maupun negara.
Pada level
perusahaan, knowledge management merupakan perpaduan dari : •
Strategi bisnis : Bagaimana strategi
pencapaian target
perusahaan di masa yang akan datang. •
IT : Alat yang dipergunakan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan.
•
Manajemen SDM : pelaku utama dari strategi perusahaan.
Adapun tantangan dari Knowledge Management (KM) adalah bagaimana meng-capture pengetahuan dan pengalaman dari karyawan dan bagaimana mengelolanya. Termasuk dalam hal ini ide-ide, best practise, worst practise. Alasan perlunya implementasi konsep ini : •
Mempercepat arus informasi di internal perusahaan / proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah.
•
Efisiensi biaya peningkatan kualitas dan knowledge SDM
•
Menghindari
hilangnya
key
person
perusahaan
menyebabkan hilangnya knowledge perusahaan. •
Membantu perusahaan dlm hal knowledge retention.
yang
37
•
Perusahaan menjadi tidak perlu terlalu banyak mengadakan inclass training, karena proses pelatihan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
contoh : Jika teknisi/ analis mendapat
masalah yang belum pernah ditemui, maka akan mencari contoh kasusnya di sistem database KM (best practise) dengan penanganan masalah dengan cepat, berdampak pada customer satisfaction. •
Manajemen juga bisa mendapat informasi yangg lebih akurat untuk analisis dan mengambil keputusan.
•
Manfaat terbesar KM : merangsang tumbuhnya ide dari setiap karyawan pada bisnis perusahaan. KM memungkinkan karyawan menangkap tacit knowledge, berbagi info aktivitas serta memelihara dan mempercepat penciptaan knowledge.
2.15 Pemetaan jurnal Berikut beberapa jurnal penelitian yang sudah dilakukan yang berhubungan dengan IT Strategic Planning [1] Menurut A.J.Gilbert Silvius dan Jeroen Stoop (2013), The relationship between the process of Strategic Information Systems Planning and its success; An explorative study 46th Hawaii International Conference on System Sciences. Hubunganantara konfigurasi proses Strategi Sistem Informasi Perencanaan (SISP) dan keberhasilan dari SISP.
Kekhususan dan kelengkapan strategi,
tujuan dan keputusan dalam sebuah organisasi memiliki efek positif pada keberhasilan SISP. Peran yang lebih dominan dari IS / IT
38
organisasi
dalam
proses
SISP
mempengaruhi
kualitasdari
penyampaian SISP positif, namun memiliki negatif berpengaruh pada pembangunan kemitraan antara bisnis dan TI dalam organisasi.
[2] Menurut Hannu Salmelaa,Ton A.M. Spilb (2012)Dynamic and emergent
information
systems
strategy
formulation
and
implementation, International Journal of Information Management 22 (2002) 441–460 Dalam sebelumnya perencanaan IS penelitian, tampaknya ada kontradiksi antara perencanaan diterbitkan metode dan pandangan umumnyadiadakan tentang pelaksanaan yang efektif dari proses perencanaan IS. Eksplisit metode yang dijelaskan dalam SI literatur didominasi menganggap komprehensif SI proses perencanaan.
[3] Menurut Fahad N. Al-Aboud (2011)Strategic Information Systems Planning : A Brief Review, IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security, VOL.11 No.5, May 2011. Sistem informasi strategi perencanaan (SISP) merupakan salah satu masalah manajemen yang penting. Penggunaan Teknologi informasi yang terkait dengan perencanaan yang tepat akan meningkatkan keberhasilan bisnis dalam organisasi. SISP dianggap mekanisme terbaik yang akan mendukung organisasi untuk menjamin bahwa kegiatan TI yang selaras dengan orang-orang dari seluruh kebutuhan organisasi.
39
[4] Menurut Yolande E. Chan, Rajiv Sabherwal, and Jason Bennett Thatcher (2006), Penelitian ini juga memberikan dukungan empiris untuk argumen populer bahwa IS keselarasan meningkatkan kinerja organisasi. IS strategis keselarasan diasumsikan untuk memfasilitasi kinerja semua organisasi ,terlepas dari jenis atau strategi bisnis.
[5] Menurut Dragana Velimirović (2011) , Milan Velimirovićb and Rade Stankovića
(2011)ROLE
AND
IMPORTANCE
OF
KEY
PERFORMANCE INDICATORS MEASUREMENTSerbian Journal of Management 6 (1) (2011) 63 – 72 (Received 21 June 2010; accepted 11 October 2010),Indikator kinerja kunci adalah indikator keuangan dan non keuangan yang digunakan dalam organisasi memesan untuk memperkirakan dan memperkuat seberapa sukses mereka. Pilihan yang tepat indikator yang akan digunakan untuk mengukur adalah sebuah terpenting.
[6] Menurut Sukanlaya Sawang (2011)Key Performance Indicators for Innovation Implementation: Perception vs. Actual Usage. Asia Pacific Management Review 16(1) (2011) 23-29 Accepted 7 September 2009, secara signifikan berhubungan antara manufaktur dan non-manufaktur industri. tiga kunciindikator kinerja (KPI) (yaitu penjualan dan pertumbuhan penjualan, kualitas produk dan / atau jasa, dan waktu proses) yang dianggap paling penting di antara
40
manajer manufaktur. KPI yang digunakan untuk pembuatan adalah penjualan dan pertumbuhan penjualan.
[7] Menurut
Ivan
Blecic,
Arnaldo
Cecchini,
Clara
Pusceddu
(2008)Constructing strategies in strategic planning: a decision support evaluation model , Springer-Verlag 2008Received: 9 January 2007 / Revised: 27 August 2007 / Accepted: 27 August 2007 /,banyak alat yang ada dan metode masalah-masalah seperti peringkat portofolio proyek dan memesan, namun berbagai kendala tambahan atau aspek kombinatorial seperti interdependensi proyek meningkatkan kompleksitas masalah.
[8] Menurut Vedabrata Basua, Edward Hartonoa, Albert L. Lederera, Vijay Sethib (2002)The impact of organizational commitment, senior management involvement, and team involvement on strategic information systems planning. Information & Management 39 (2002) 513–524, Accepted 15 May 2001 Komitmen organisasi, keterlibatan manajemen senior, dan keterlibatan tim biasanya diharapkan memiliki dampak positif pada pencapaian sistem informasi perencanaan (SISP) tujuan strategi. Artinya, komitmen yang lebih dan keterlibatan harus menghasilkan sukses yang lebih besar. Namun, mereka juga mungkin memiliki dampak kuadrat, khususnya terbalik-U hubungan tersebut bahwa setelah mereka mencapai optimal, pencapaian tujuan berkurang.
41
[9] Menurut Tamir Bechor, Seev Neumann, Moshe Zviran, Chanan Glezer (2010)A contingency model for estimating success of strategic information systems planning, Information & Management 47 (2010) 17–29, www.elsevier.com/locate/im. Perencanaan strategi sistem informasi (SISP) telah diidentifikasi sebagai masalah manajemen kritis. Sekarang dianggap bymany sebagai mekanisme terbaik untuk menjamin bahwa kegiatan TI adalah kongruen dengan orang-orang dari sisa organisasi dan kebutuhannya berkembang.
[10] Menurut Varun Grovera, Albert H. Segarsb (2004), dua aspek penting telah underemphasized. Yang pertama adalah proses perencanaan atau bagaimana perencanaan dicapai. Yang kedua adalah
merencanakan
evolusi
atau
bagaimana
perencanaan
berkembang sebagai sistem pembelajaran. Kedua perspektif dapat memberikan bimbingan praktis tentang bagaimana organisasi akan mengubah mereka Proses perencanaan dari waktu ke waktu dalam upaya untuk meningkatkan efektivitas mereka serta meningkatkan investasi mereka dalam SISP.
[11] Menurut Mohdzaher B. Mohdzain, John M. Ward (2007)A study of subsidiaries’ views of information systems strategic planning in multinational organisations, Journal of Strategic Information Systems 16 (2007) 324–352,Received 1 September 2004; accepted 22 February 2007 Available online 12 September 2007 Fokus utama dari
42
perencanaan IS, dalam banyak organisasi, adalah untuk mengontrol biaya dan mencapai skala ekonomi. Sebagai sentralisasi TI cenderung meningkat mengontrol proses perencanaan dan, sebagai hasilnya, perencanaan SI menjadi lebih taktis daripada strategi dan didominasi oleh perencanaan infrastruktur TI.
[12] Menurut
Henry
(2006)Incremental Systems
Planning
E. and in
Newkirk
and
Comprehensive an
Albert Strategic
Uncertain
L.
Lederer
Information
Environment,IEEE
TRANSACTIONS ON ENGINEERING MANAGEMENT, VOL. 53, NO. 3, AUGUST 2006. Sistem informasi strategi perencanaan (SISP) adalah tantangan penting untuk organisasi. Beberapa peneliti telah menyarankan bahwa SISP lebih incremental dalam lingkungan yang tidak pasti menghasilkan keberhasilan perencanaan yang lebih besar, sementara yang lain telah menyarankan bahwa SISP lebih komprehensif melakukannya dalam lingkungan tersebut.
Hubungan antara Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis 1. Para eksekutif perusahaan secara bersama dapat memperoleh penjelasan mengenai pengaruh yang mungkin terjadi pada sistem informasi dunia dalam strategi bisnis. 2. Memahami masing-masing unit usaha dalam strategi bisnis. 3. Menentukan siasat sistem informasi yang tepat untuk masing-masing unit strategi.
43
4.Mengenali pentingnya aplikasi untuk mencapai masing-masing siasat sistem informasi dan memprioritaskan penerapannya. 5. Menetapakan tanggung jawab untuk menerapkan aplikasi.
Strategi sistem informasi (SI) dibangun sesuai dengan strategi perusahaan. Pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantu untuk mengintegrasikan data dan meningkatkan kualitas informasi semata, maka saat ini SI telah menjadi strategi bisnis yang hebat. Dengan adanya SIM dapat membuat keputusan yang dapat meningkatkan value bagi perusahaan dapat di putuskan dengan cepat, tepat dan aman dan akurat, agar dapat menghadapi persaingan yang semakin kompleks saat ini. Pemanfaatan SI yang berbasis teknologi informasi dihampir semua bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan atau amsalah yang dihadapi perusahaan, manfaat yang didapat perusahaan dengan pembangunan SI dapat bermanfaat untuk; 1. Integrasi data dan Informasi, dengan SI memungkinkan perusahaan mengintegrasikan data dengan baik baik berupa data setup, maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan jaringan di perusahaan. Sehingga dapat dimanfaatkan untuk membuat laporan manajerial yang dapat digunakan untuk merencanakan, pengorganisasian, dan pengontrolan terhadap kinerja perusahaan secara unit, maupun keseluruhan. 2. Pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundasi data, dengan adanya sfasilitas sistem informasi bahaya duplikasi data dapat
44
dihindari, data menjadi konsisten, sehingga dapat dipakai bersama disetiap departemen. 3. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial, dengan adanya SI manajer dapat mengumpulkan data yang cepat dan akurat, yang dapat digunakan untuk mengolah mereka untuk membuat laporan manajerial. 4. Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan. Daya saing perusahaan dipengaruhi oleh kualitas produk dan keputusann yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah. Semua ini dapat ditingkatkan dengan pembangunan SI, dengan SI semua lini perusahaan (terutama bagian produksi dan persediaan) mendapatkan informasi yang cepat mengenai produk sehingga apabila produk rusak atau mutu kurang baik dapat dilakukan perbaikan ulang atau diafkir. Kecepatan layanan dapat diperoleh dengan waktu yang singkat diperoleh oleh konsumen dalam mendapatkan pelayanan tentang informasi yang dibutuhkan. 5. Efisiensi biaya dan waktu. Pemanfaatan SI yang digunakan seoptimal mungkin akan menurunkan pengeluaran biaya perusahaan dengan pemanfaatan sumber daya teknologi, serta meningkatkan produktifitas perusahaan dengan cepatnya waktu pelayanan. 6. Meningkatkan citra perusahaan. SI dapat meningkatkan citra perusahaan dari susut staf maupun pihak eksternal perusahaan. Karena layanan konsumen yang cepat, dan karyawan menjadi cukup ringan dalam mengelolah transaksi yang terjadi. Kepercayaan masyarakat
45
akan meningkat dan akan mendorong pembelian kembali dari produk perusahaan. Perusahaan yang menyelaraskan antara pengunaan teknologi informasi yang dapat mendukung dan melaksanakan atau mengimplementasikan satu atau lebih strategi kompetisi sebagai berikut: 1. Cost leadership strategy Sistem informasi yang mendukung strategi ini adalah perusahaan sebagai produsen dengan biaya terendah dengan cara; menurunkan biaya dalam proses bisnis melalui rekayasa proses bisnis, menurunkan biaya dari pemasok, menurunkan biaya ke pelangan. 2. Diferentaiation strategy Sistem informasi mendukung strategi ini mampu menyediakan produk/ jasa yang berbeda atau unik dengan nilai yang lebih besar kepada pelangan dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan teknologi informasi untuk membuat produk/ jasa berbeda,
mengunakan
teknologi
informasi
untuk
mengurangi
keuntungan diferensiasi pesaing. 3. Focus strategy Sistem Informasi yang mendukung strategi ini dapat membantu perusahaan memfokuskan produk/ jasa disuatu niche market khusus. 4. Inovation strategy Sistem
informasi
yang
mendukung
strategi
ini
mampu
mendukung perusahaan untuk menemukan produk/ jasa terbaru
46
dibandingkan pesaingnya dengan cara; membuat market baru dengan mengunakan teknologi informasi 5. Aliancy strategy Sistem informasi strategi ini mampu membuat hubungan kerjasama yang menguntungkn dengan pemasok, perusahaan lain dan bahkan dengan pesaing-pesaingnya dengan cara; mengunakan sistem informasi anatar organisasi untuk menghubungkan dengan sistemsistem informasi perusahaan lain. 6. Growth Stretegy Sistem informasi ini dapat mendukung perusahaan membantu dan mengembangkan divesifikasi pasar. Sistem informasi yang mendukung strategi ini dapat meningkatkan kualitas dari produk/ jasa.
Untuk memudahkan menganalisa dari jurnal yang berkaitan maka dibuatkan pemetaan adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Pemetaan Jurnal yang berkaitan No.
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Hasil
1
Hubungan antara proses Sistem Informasi Strategis Perencanaan dan keberhasilannya; Sebuah studi eksploratif. A.J.Gilbert Silvius dan Jeroen Stoop (2013)
hubungan antara konfigurasi proses Strategis Sistem Informasi Perencanaan (SISP) dan keberhasilan dari SISP
Kualitatif, Sistem Bisnis Perencanaa n, Sistem Informasi Studi dan Teknik Informatika
analisis dan struktur data organisasi, Relationships between SISP process configuration variables and the variables of SISP success.
SISP bukan hanya metode, tetapi kombinasi dari metode, proses dan implementasi . untuk variabel'Influ encer', 'SISP
47
No.
2
Judul Jurnal
Dinamis
Deskripsi
dan menggabungkan
Metodologi
CSF,
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Four
Hasil
inisiator' dan 'IS peran'. Ini Hasil dapat diartikan sebagai bahwa peran utama dari IS departemen dalam proses SISP memiliki efek positif pada deliverable dari proses, tetapi tidak menciptakan kerjasama atau kemitraan antara bisnis dan TI. Efek ini sangat dikenali bagi peserta dari diskusi kelompok terfokus. Mereka menyatakan bahwa jika SISP menjadi IT / IS mendominasi , tujuan akhir dari proses, kemitraan dan penyelarasan bisnis dan TI, menderita. cycles penggunaan
48
No.
3
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
muncul informasi strategi sistem formulasi dan implementasi. Hannu Salmelaa,Ton A.M. Spilb (2012)
kekuatan dari SWOT kedua perencanaan yang komprehensif dan incremental untuk dapat mengenali tren dan membuat e-bisnis strategi. Metode ini memberikan jadwal dasar untuk kegiatan perencanaan pengorganisasian. Perencanaan IS dipandang sebagai proses yang berkesinambunga n yang secara berkala disesuaikan dengan harapan para manajer yang berpartisipasi.
Sistem Informasi Perencanaan Strategis: Sebuah Tinjauan Singkat. Fahad N. AlAboud (2011)
Membantu organisasi untuk sukses dalam strategi sistem informasi perencanaan. Banyak organisasi telah menerapkan metodologi SISP rencana mereka tetapigagal
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
method, Potential outcomes of the fourth planning cycle
Hasil
yang tepat perencanaan ISmetode masih relevan untuk mengenali dan membuat strategi ebisnis, baik untuk penelitian danuntuk latihan. Penelitian di masa depan harus fokus pada sifat antarorganisasi ebisnisstrategi . Jika sulit untuk mendapatkan partisipasi manajemen puncak, maka akan lebih sulit dengan lebih organisasi yang terlibat. IS planning CSF, BSP, Perencanaan phases and IE, Value bisnis yang tasks, tepat chain Competitive bersama Analysis, Forces Model Method/1, dengan penggunaan Strategic informasi Systems teknologi Planning membantu (SSP) PRO planner organisasi untuk
49
No.
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
mencapai manfaat maksimal dari itu. Makalah ini telah membahas beberapa alasan kegagalan dan faktor penentu keberhasilan bersama dengan pemilihan model praktik terbaik untuk Informasi Strategis Perencanaan sistem.
4
Anteseden dan Hasil Strategis SI Keselarasan : Sebuah Investigasi Empiris . Yolande E. Chan, Rajiv Sabherwal, and Jason Bennett Thatcher (2006)
Isu – isu strategis yang berkaitan dengan manajemen teknologi dan tidak semua perusahaan sama – sama dilayani dengan baik oleh mengalokasikan sumber daya yang langka untuk meningkatkan keselarasan SI
Model Teoritis, E MPIRICAL DATA
1.Shared Knowledge Between Business and IS Executives 2. Strategic Planning Processes 3. IS Department Track Record 4.R ELIABILITI ES AND CORRELAT IONS. 5. PLS, a structural equa-
Hasil
membuat penggunaan terbaik dari yang sumber daya dan sebagai hasilnya mencapai tujuannya. Tidak ada cara terbaik menggunaka n SISP. Keberhasilan organisasi akan diukur dari seberapa baik organisasi menggunaka n metodologi dan teknik. Kebutuhan untuk penelitian masa depan pada industri – spesifik dan strategi spesifik SI keselarasan dan kinerja tantangan. Hasil empiris memberikan dukungan secara keseluruhan baik untuk efek yang diharapkan pada keselarasan
50
No.
5
Judul Jurnal
PERAN DAN PENTINGNYA KINERJA KUNCI INDIKATOR PENGUKURAN. Dragana
Deskripsi
Metodologi
Organisasi proses Key bisnis yang performanc diperlukan untuk e Indicator membentuk dalam rangka mewujudkan
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Hasil
tion modeling (SEM) technique
dengan aspek yang paling langsung terkait dengan manajemen SI (yaitu, pengetahuan bersama) memiliki efek yang paling konsisten pada keselarasan, diikuti oleh kredibilitas atau rekan jejak SI kelompok (yaitu, sebelum SI sukses), dan kemudian faktor yang paling terpencil untuk SI dan SI manajemen (yaitu, ukuran organisasi dan ketidakpastia n lingkungan). KPI yang digunakan dalam mobil dealer. Contoh grafis dari
Snake Diagram, Wheels Diagram.
51
No.
6
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
Velimirović(2011)
efektif tersebut dan sistem yang efisien atau mengukur kinerja melalui KPI. Proses organisasi juga menyiratkan pelanggan orientasi dan fleksibilitas yang diperlukan di saat ini kondisi persaingan global.
Key Performance Indikator Pelaksanaan Inovasi: Persepsi vs Penggunaan yang sebenarnya. Sukanlaya Sawang (2011)
Mencari proporsi Participant, yang terkait Performanc dengan e metrics pentingnya dirasakan dan penggunaan aktual indikator kinerja dari manufaktur dan non manufaktur industri
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Hasil
KPI diukur dalam Dealer Toyota, juga ditampilkan. angka-angka menunjukka n kesederhanaa n mengukur dan penjelasan yang diberikan hasil, apa yang sering ia Keuntungan yang paling penting dari menggunaka n seperti indikator. menunjukka 1.CRM, n pentingnya ERP,Chipersepsi square. 2.Performanc manajerial terhadapindi e metrics kator kinerja. Namun demikian, telah menyadari bahwa tidak semua indikator kinerja sama-sama diandalkan. Beberapa indikator seperti ROI dapat dianggapseb agai
52
No.
7
Judul Jurnal
Membangun strategi dalam perencanaan strategis: model evaluasi pendukung keputusan. Ivan Blecic, Arnaldo Cecchini, Clara Pusceddu
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Hasil
memperhitungkan kompleksitas perkotaan dan wilayah pembuatan kebijakan, namun memungkinkan pengambil keputusan untuk
indikator lag. Ini berarti gain sebenarnya dapat tertinggal setahun kemudian setelah pelaksanaan inovasi awal. Selain itu, beberapa indikator bisa sulit untuk membuat perbandinga n yang baik dengan lainnya organisasi. Akibatnya, telah direkomenda sikan untuk organisasi menggunaka n beberapa indikator untuk melacak perbaikan dari proyek inovasi. (1) ParetoDalam kepentingan optimal, rangka Kurva Veto- diharapkan untuk pelaku untuk membandin power, proyekgkan urutan Perhitungan proyek, (2) proyek , Statistika, relevansi Metode mereka dari ELECTRE, dievaluasi sehubungan Ratio scale proyek
53
No.
8
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
(2008)
memahami bagaimana model bekerja dan untuk mengeksplorasi secara interaktif ruang solusi.
dengan tiga criteria : The actors, The project relevance criterion, the resources criterion
sehubungan estimation, dengan Economic models for R tujuan dari and D rencana strategis, dan akhirnya (3) sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanaka n proyek.
Kuisioner, Pengumpula ndata, Demografik
CFA (Confirmator y factor analysis) , A regression using ordinary least squares tested each hypothesis, model validation, Chi-square
Dampak dari komitmen organisasi, manajemen senior keterlibatan, dan tim keterlibatan pada perencanaan strategis sistem informasi. Vedabrata Basua, Edward Hartonoa, Albert L. Lederera, Vijay Sethib (2002)
Hasil
Sistem informasi strategis perencanaan adalah penting dan fungsi manajemen menantang. kepala eksekutif, manajer umum perusahaan, dan informasi eksekutif sistem ingin memperbaiki nya. mungkin penilaian hati-hati tingkat praktek perencanaan dapat membantu mereka melakukanny a.
54
No.
Judul Jurnal
Deskripsi
Metodologi
9
Sebuah model kontingensi untuk memperkirakan keberhasilan sistem informasi strategis Perencanaan. Tamir Bechor, Seev Neumann, Moshe Zviran, Chanan Glezer (2010)
Pengambila Keberhasilan SISP sebagai n sampel, fungsi dari faktor Kuantitatif keberhasilan kunci (KSFs) di berbagai konteks dan pendekatan SISP, dalam kerangka yang terintegrasi semua komponen SISP dan memberikan perspektif baru tentang bagaimana konstruksi yang berperan untuk menghasilkan kesuksesan SISP.
10
Evaluasi empiris tahapan informasi strategis sistem perencanaan: pola proses desain dan efektivitas. Varun Grovera, Albert H. Segarsb (2004)
mengacu pada literatur sebelumnya untuk mengidentifikasi dimensi kunci SISP dan efektivitasnya. Evolusi dimensi ini dipelajari sebagai model tiga tahap.
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Hasil
Model ini mengungkap kan teoritis pemikiran bahwa hubungan dasar antara SISP keberhasilan dan SISP KSFs (atau paradoks perencanaan) tergantung pada kesesuaian antara Konteks SISP dan pendekatan SISP. Assumptions Organisasi Planning berkembang comprehens of confirmatory dalam arah iveness, peningkatan factor Planning rasionalformalizatio modeling adaptif n, Planning within LISREL are dalam proses focus, perencanaan model Planning determinacy strategis flow, mereka. ini (or Planning participatio identification memungkink an mereka n, Planning ) untuk consistency, and mengatasi multivariate Planning meningkatny normality. alignment, a metode Planning ketidakpastia pengukuran analysis, n dan pengukuran Planning kompleksitas cooperation, variabel , Pra- sumber daya Planning TI capabilities, pengujian dan validasi Planning contribution langkahKey success factors, Hipotesis, The main statistical techniques for investigating interactions in a contingency model are ANOVA and moderated multiple regression (MMR).
55
No.
11
Judul Jurnal
Sebuah studi anak 'pandangan sistem informasi perencanaan strategis dalam organisasi multinasional. Mohdzaher B. Mohdzain, John M. Ward (2007)
Deskripsi
Pelaksanaan proyek adalah kriteria utama yang digunakan untuk mengukur perencanaan IS sukses. Namun, karena peran dominan TI,bisnis anak perusahaan manajer sering kurang puas denganpendekata n perencanaan IS dibandingkan dengan anak perusahaan IT manajer.Tingkat keterlibatan manajer bisnis dan kepuasan mereka dengan ISSP adalah berkaitan dengan tingkat desentralisasi tanggung jawab perencanaan IS.
Metodologi
1. Background (Personal, Business and IS/IT) 2. Business Orientation (Interdepen dency and Distinctiven ess) 3. IS/IT Orientation (Responsibi lity for IS/IT and Strategic Focus of IS/IT) 4. ISSP Approach (ISSP Objectives, Process and Success Criteria) 5. Perceived Success of ISSP
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
langkah ,profile response IS alignment, Scorecard, Qualitative Data Analysis
Hasil
Untuk menguji pendekatan yang berbeda untuk ISSP diadopsi oleh berbagai anak perusahaan multinasiona l dan memahami sejauh dimana pendekatan tersebut dianggap efektif. Hasil penelitian menunjukka n bahwa adalah mungkin untuk membedakan antara orientasi yang berbeda ISSP dalam hal fokus strategis, tanggung jawab, dan pendekatan untuk ISSP dan bahwa dalam banyak kasus ini
56
No.
12
Judul Jurnal
Informasi Strategis Incremental dan Komprehensif Sistem Perencanaan di Lingkungan Uncertain. Henry E. Newkirk and Albert L. Lederer (2006)
Deskripsi
perencana harus berharap SISP komprehensif menjadi kurang efektif karena berubah-ubah dan meningkatkan ketidakpastian, tetapi lebih efektif karena persaingan meningkat.
Metodologi
Survey Constructio n, Pilot Test, Data Collection and Demograph ics, Nonrespons e Bias, Common Method Variance
Cara Pengujian (Uji/Hitung/U kur)
Partial Least Squares (PLS) Graph version 3.0, berbasis kovarians alat SEM sebagai LISREL dan EQS menggunaka n maxImum fungsi likelihood untuk mendapatkan estimasi parameter dan, dalam melakukanny a, membuat tuntutan yang lebih besar pada timbangan, sampel, dan asumsi distribusi. The psychometric properties, PLS Graph 3.0
Hasil
terutama dipengaruhi oleh orientasi bisnis. untuk menguji pengaruh tambahan terhadap SISP komprehensi f pada keberhasilan SISP dalam lingkungan dari berbagai ketidakpastia n.
Dari cerita jurnal tersebut sebagai study literature dan penelusuran ilmiah tersebut diatas yang saya kerjakan sebagai kontribusi tesis ini adalah
57
ingin menentukan kajian strategi SI/TI terhadap strategi bisnis untuk meningkatkan pendapatan pada PT. Aquanur Powerindo. Agar hal ini mendapatkan hasil maka pada tesis ini akan melakukan pengukuran dengan IT Balanced Scorecard, key performance indicator, Critical Success Factor yang nantinya akan mendapatkan hasil kinerja karyawan terhadap perusahaan serta kinerja SI/TI terhadap perusahaan. Pengkuruan ini akan mengacu kepada analisis SWOT yang bertujuan untuk mengetahui keadaan perusahaan dari berbagai segi. Pada akhirnya perusahaan akan mengetahui perencanaan strategi sistem informasi ini akan dapat menjadi suatu kebutuhan yang wajib, sehingga perusahaan dapat meningkatkan strategi bisnis. Maka dengan begitu akan dibutuhkan kuisioner yang akan di bagikan ke karyawan perusahaan, dengan tujuan mendapatkan hasil penilaian dari karyawan dan pendapat karyawan mengenai strategi SI/TI. Kemudian hasil tersebut akan dianalisa dan dihitung, yang nantinya akan menghasilkan kurva atau grafik yang akan menentukan Strategi SI/TI perusahaan yang sedang berjalan.
2.16 Perbandingan Dengan Penelitian Lain Dalam Penelitian yang dilakukan oleh ANDREAS WINATA & LYDIA THEODORE dalam penelitian yang berjudul PENERAPAN LONG TAIL STRATEGY DALAM IS/IT STRATEGIC PLANNING PADA PT. ANDAL SOFTWARE SEJAHTERA PERIODE 2011-2013 yang menggunakan beberapa tools yaitu Analisis Eksternal & Internal Bisnis, Analisis Eksternal dan Internal SI/TI Penelitian ini juga mengguanakan pengukuran dengan IT Balanced Scorecard, Key Performance Indicator, Critical Success Factor
58
Permasalahan pada Sistem Implementasi saat ini : a. Pencatatan informasi mengenai cara perhitungan Payroll pada customer masih berupa ketikan dalam Ms.Word, sehingga SI harus membaca satu per satu catatan tersebut, untuk diubah dalam bentuk rekap dan konfigurasi aplikasi. Hal ini memakan waktu dan tenaga SI. b. Pengumpulan data-data customer untuk migrasi saat ini masih lama karena belum adanya sistem untuk melakukan pengecekan apakah datadata tersebut telah diisi dengan format yang benar. Selain itu, customer maupun pihak Andal Software kesulitan melakukan tracking dan monitoring proses pengumpulan data. Tracking dan monitoring penting, agar kendala-kendala yang ada dapat terdeteksi secara dini. Jika masalah ini terjadi terus menerus, dan penjualan produk terus meningkat, maka akan banyak implementasi yang pending sehingga cash flow perusahaan tersendat dan customer merasa dirugikan. Prinsip Long Tail Strategi adalah : 1. Lebih ke arah segala sesuatu yang dapat dipublikasikan, disebar luaskan dan diperjualbelikan melalui internet.Misalnya : Mp3, Film dalam bentuk Avi, eBook yang dapat berupa file PDF, maupun software aplikasi yang dapat berupa file exe. 2. Memberikan banyak alternatif bahkan hingga tidak terbatas kepada customer. Misalnya memberikan katalog produk yang ditawarkan pada para customer. Semakin banyak variasi produk, semakin panjang tail nya. 3. Menawarkan sesuatu yang selama ini dianggap tidak begitu bonafit,tidak begitu populer tapi jumlah variasinya sangat banyak dan untuk masing-masing variasi tersebut memiliki setidaknya beberpa orang customer sehingga jika semua jenis produk yang tidak populer tersebut dijumlahkan akan membentuk suatu pangsa pasar yang besar.
59
Gam mbar 2.3 Loong Tail Bussiness Modeel Canvas
Gaambar 2.4 S SWOT yang g ada diperu usahaan
Peta Strategi yanng ada di perrusahaan PT. Andal Softtware Sejahtera
60
Gambar 2.5 Peta Strategi PT. Andal Software Sejahtera
Gambar 2.6 Topologi Perushaaan yang berjalan saat ini
61
Usulan Solusi Masalah Dengan Konsep Long Tail 1 Proses rekap URD Untuk menyelesaikan masalah ini, diperlukan suatu otomatisasi proses rekap maupun pengecekan, sistem ini juga harus bisa diakses calon customer, sehingga perusahaan kurang dari 200 orang dapat langsung mengecek kebutuhan mereka apakah dapat dipenuhi sistem atau tidak memakan waktu dan tenaga. 2 Proses Tracking dan Pengumpulan data migrasi masih lama Jika Andal Software mempunyai jumlah customer yang banyak, tentunya harus ada sistem untuk melakukan pengecekan data sehingga migrasi data tidak lagi dilakukan oleh Data Analyst, melainkan dilakukan seluruhnya oleh sistem yang tentunya harus memanfaatkan media internet secara online. 3 Penyelesaian masalah support belum efektif Pada Long Tail Strategy, harus diperhatikan strategi support, karena tentunya support akan sangat dibutuhkan jika jumlah customer melesat dengan cepat. Untuk menekan support, diusulkan agar dapat membuat suatu sistem untuk memanage knowledge penyelesaian masalah yang sudah ada (Knowledge Management System). 4 Sulitnya pencarian informasi pada database calon customer Hal yang penting agar strategi Long Tail dapat berjalan adalah dapat memanage target customer, sehingga kita dapat memberikan penawaran secara targeted customer. Tentunya hal ini harus dibuat dalam suatu sistem yang di manage oleh sistem. Selain itu, diperlukan seorang dari organisasi yang dapat memaintain database dan menjaga hubungan baik dengan customer ataupun calon customer. 5 Belum adanya produk yang mendukung konsep Future Business Andal ke arah services Kunci dari penjualan services adalah jumlah pemakai yang dapat ditawarkan services. Oleh karena itu dibutuhkan suatu produk yang dapat
62
digunakan secara mudah oleh banyak customer. Tentunya produk ini harus dapat terhubung secara online dengan internet Selain itu, diperlukan sesorang dari organisasi yang dapat memanage dan mengetahui kebutuhan pasar dan customer, sehingga produk yang dihasilkan dapat menjadi customer driven product. 6 Sistem Customer Support belum mendukung support untuk calon customer Untuk dapat mempunyai jumlah customer yang banyak, maka sistem support yang ada harus mendukung support untuk orang-orang yang belum menjadi customer. Berikut adalah rekapitulasi dari apa yang telah dibahas dan discoring : Hasil Rekapitulasi Strategi IS Tabel 2.2 Usulan Teknologi yang Dibutuhkan
63
Tabel 2.3 Usulan Strategi PT. Andal Software Sejahtera
Berikut perubahan design jaringan untuk mendukung aplikasi: 1. Penambahan ISP sebagai backup link
64
Aplikasi yang ada membutuhkan ketersediaan service yang tinggi (Server website dihosting pada kantor Andal), sehingga diusulkan agar Andal mempunyai 1 jalur tambahan untuk backup. 2. Penambahan Bandwidth Perlu adanya bandwidth tambahan sebesar 1 Mbps. 3. Penggunaan Switch Layer 3 Saat ini semua jaringan yang ada di route oleh 1 router, sehingga untuk mendukung struktur organisasi dan kebutuhan aplikasi yang baru, diusulkan agar semua jaringan internal di route oleh switch layer 3. 4. Pemisahan Jaringan Antara Finance dan Marketing Perkembanganan divisi marketing yang pesat menyebabkan jaringan yang saat ini digabung dengan divisi finance & GA akan dipisah.
Protofolio yang diusulkan 1. Cloud Computing Application Aplikasi berbasiskan Cloud Computing diusulkan untuk menjadi produk baru yang akan mendukung penjualan ke arah services dengan menggunakan Long Tail. Aplikasi cloud computing dapat diakses dengan menggunakan website dan dapat dikembangkan untu diakses dengan device-device lainnya. Dengan adanya Aplikasi Cloud Computing, penjualan services menjadi lebih mudah karena aplikasi tersebut online dan dapat memanggil services-services dari tempat lain.Agar dapat menggunakan
Aplikasi
Cloud
Computing,
customer
hanyaharus
melakukan registrasi dan pembayaran sesuai paket yang akandiambil. Paket yang tersedia akan dibagi berdasarkan jumlah pemakaianresources dan jumlah employee yang akan diproses dengan menggunakan aplikasi ini. Untuk memudahkan management, AplikasiCloud Computing akan mengakses Web Service internal dari AndalSoftware, sehingga
65
penyedian resources, pembayaran dan support akanlangsung terintegrasi menjadi satu dan dapat dimonitor melalui AIM.Untuk kedepannya, aplikasi cloud computing dapat menambah modul modul yang disediakan oleh partner Andal Software. Modul-modul yangdimaksud adalah modul tambahan atau servis tambahan yang akandiberikan oleh partner Andal Software.
Contoh
servis
tambahan
yangakan
diberikan
adalah
backup&restore data, modul salary survey, modulekoneksi untuk integrasi dengan aplikasi cloud, dan lain sebagainya.Sistem ini akan dibangun dengan arsitektur cloud computing, dimanauntuk pengelolaan resources akan menggunakan sistem virtualisasi.Nantinya penjualan sistem cloud computing ini akan bekerjasama denganpartner sebagai penyedia infrastrutkur.
Gambar 2.7 Desain Topologi
66
Gambar 2.8 Business Process Cloud Computing Application 2. Community Website Website komunitas diusulkan untuk membantu Andal Software menjaga relasi dengan customer, Calon customer, dan partner. Website komunitas akan digunakan oleh Andal Software sebagai permulaan untuk mengubah bisnis model ke arah services dengan menggunakan long tail strategy. Selain untuk menjaga relasi, nantinya website ini juga akan digunakan sebagai sarana promosi produk yang dijual Andal Software maupun seminar-seminar yang akan diadakan oleh Andal Software.Untuk menghidupkan komunitas ini, nantinya Andal Software akanmeminta beberapa parktisi HR & Payroll untuk menulis artikel, sehinggabanyak orang yang tertarik dan ikut dalam komunitas ini. Selain itu untukkepengurusan website akan dipegang oleh seorang website Administrator yang bertugas untuk mengatur topik dan diskusi yang ada dalam forum, sekaligus membantu memasukkan artikel dan jadwal training/seminar. Website Komunitas akan dibuat dengan menggunakan PHP dan akan dihosting pada perusahaan hosting. Website ini juga akan dikoneksikan dengan website Andal Customer Support, Andal Software dan Andal PayMaster.
67
Gambar 2.9 Website perusahaan
3.
Re-Positioning Website Andal Software
Website Andal Software diusulkan untuk di diperbaiki dan diposisikan sebagai website perusahaan yang akan memberikanbranding/nama andal software sebagai suatu perusahaan software HRdan Payroll. Website ini akan dibuat untuk menggantikan websiteandal yang lama, dimana website yang lama masih terdapat banyakartikel, download peraturan pajak dan hal-hal lain yang tidakberuhubungan dengan branding Andal sebagai suatu perusahaan HRdan Payroll. Untuk kedepannya artikel dan peraturan pajak yang adadi website yang lama, akan dipindahkan ke website komunitas yangberisi hal-hal umum tentang HR dan Payroll. Website Andal Softwareakan dibuat dari awal karena sistem yang sekarang masihmenggunakan Joomla versi lama yang belum mendukung beberapafitur yang ingin dimanfaatkan untuk website baru nanti. Pembuatanwebsite Andal Software yang baru akan menggunakan PHP dan akandihosting pada perusahaan hosting.
68
Gambar 2.10 Positioning Website
4. Online Migration Tracking (ACS Module) Online Migration Tracking adalah suatu website yang dapat diakses oleh calon customer untuk melakukan validasi data-data(data Karyawan, Data Gaji, dan data-data lainnya) yang akan dimigrasi ke sistem Andal Software. Data-data yang di validasi dapat diupload dalam bentuk file excel
atau
file
XML,
sehingga
memudahkan
customer
untuk
mengumpulkannya. Selain melakukan validasi, website ini juga akan menampung jadwal kelengkapan yang diisi oleh customer. Ketika customer sudah selesai memasukan data-data, sistem akan langsung menyiapkan database yang dapat dilakukan langsung oleh Sistem Integrator untuk melakukan migrasi setelah calon customer tersebut menjadi customer. Berdasarkan perbandingan antara CSF dan target aplikasi diatas, maka dapatditentukan grafik prioritas target implementasi sebagai berikut :
69
Gambar 2.11 Grafik Prioritas Implementasi Aplikasi
Keterangan : AIM 2 : Re-Design AIM (AIM versi 2) MM : Marketing Management Cloud : Cloud Computing Application OUR : Online User Requirement OMT : Online Migration Tracking CW : Community Website KM : Knowledge Management RWAS : Re-Positioning Website Andal Software
Tabel 2.4 Kategori Prioritas Usulan Aplikasi
70
Tabel 2.5 Kategori Portofolio Usulan Aplikasi
Hasil dan saran dari analisa yang dijalankan adalah : 1. Berdasarkan Business Model Canvas, Andal Software kedepannya akan menjual services dan menggunakan Long Tail untuk mendapatkan pasar baru (perusahaan dengan karyawan < 200 orang). Dalam mencapai business model tersebut dibutuhkan penambahan produk baru menjadi Cloud Computing Application dan penambahan kegiatan pada marketing produk ke arah komunitas dengan menggalakan seminar, dan komunitas online melalui media website. 2. Telah dihasilkan Strategi SI/TI Planning PT.Andal Software Sejahtera untuk periode 2011-2013 yang menganut Long Tail Strategy, mencakup : Strategi IS, Strategi IT, dan Strategi Manajemen IS/IT. Ketiga strategi tersebut menghasilkan usulan portofolio aplikasi, usulan teknologi dan usulan struktur organisasi yang baru. Dimana penentuan strategi tersebut didapatkan setelah melalui proses analisa baik lingkungan internal eksternal bisnis maupun IS/IT dengan metode SWOT, CSF, BSC, PORTER, Analisis Area Fungsi, dan lain-lain. 3. Berikut adalah Usulan Portofolio Aplikasi yang baru : Cloud Computing Community Website Re-Positioning Website Andal Software
71
Online User Requirement (ACS Module) Online Migration Tracking (ACS Module) Knowledge Management System Marketing Management Re-Design AIM (AIM Versi 2)
Berikut adalah saran yang diberikan 1. Setiap perencanaan, tentu dibutuhkan suatu komitmen dan dukungan dariseluruh lapisan manajemen perushaaan agar perencanaan strategi yangbdiusulkan dapat diimplementasikan sesuai rencana. 2. Setelah mengimplementasi seluruh aplikasi tersebut, perlu ada nya edukasidan training kepada pihak-pihak yang langsung menggunakan sistem yangbaru agar tidak terjadi hal-hal yang menyebabkan human error. 3. Teknologi selalu berkembang dengan sangat cepat, oleh karena itu perluadanya suatu review dan pengembangan secara terus menerus dalambidang IT pada PT. Andal Software Sejahtera, mengingat perusahaan inimerupakan industri software. Pengembangan IT perlu disesuaikan dengankebutuhan yang juga akan terus berubah dari masa ke masa.
