BAB II LANDASAN TEORI

BAB II LANDASAN TEORI

2.

Pengertian Dokumentasi dan Arsip

2.1

Pengertian Dokumentasi Dokumentasi

oleh

merupakan suatu bagian dari kegiatan atau peristiwa yang harus dibuat

suatu organisasi atau lembaga pemerintah Dokumentasi juga merupakan suatu kumpulan

dari catatan hasil kerja baik berupa gambar, tulisan, angka, maupun data. Ditinjau dari jenis-jenisnya dokumentasi pembelajara ada beberapa macam Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan event- event penting baik dengan kamera konvensional maupun digital. Hasilnya berupa gambar-gambar urutan kejadian selama kegiatan berlangsungDokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara di dalam ruangan selama kegiatan

berlangsung. Rekaman ini sangat penting untuk mengkaji kualitas verbal dan

isi instruksi-instruksi yang disampaikan pada saat kegiatan berlangsung. Video, jenis dokumentasi ini sangat menguntungkan apabila digunakan di dalam ruangan. Kedua aspek, yakni visual dan audio akan terekam dalam sekuens yang lebih lengkap dan jelas 2.2

Pengertian Arsip Arsip mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang

sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalamrangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor, lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta. Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. Susan Z. Diamond menyebutnya dengan ”A record is any form of recorded information. The information may be recorded on paper, microfilm, audiotapes, videotapes, or any computer readable medium such Asli a computer tape or disk, a compact disk, or an optical disk” (Susan Z Diamond, Records Management, Second Edition, 1991, hal 1). Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R.Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan

4 http://digilib.mercubuana.ac.id/

sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badanbadan atau pejabat yang bersangkutan. Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaanagar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217)“The term „archivesmay now be defined as follow : “Those records of any public or private institutionwhich adjudged worthy of permanent preservation for reference and researchpurpose and which have been deposited or have been selected for deposit in on 78 archival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut:“warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskansebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan padasuatu badan kearsipan. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan

arsip dengan

mempergunakan

suatu

sistem tertentusehingga

arsip-arsip

dapat

ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan,pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yangsudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahayayang tidak diinginkan. Dari segi bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa Yunani“Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi

“Ta archia” selanjutnya menjadi“Archeon” yang berarti

“Gedung

Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasalatinnya berbunyi “Archifium”. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikanpengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkatmenurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.Menurut

Wursanto

(1991:13)

“Arsip

adalah

kumpulan

warkat

yang

disimpansecara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen dalam corak apapun ( cd, peta, perangko) yang didalamnya memberikan keterangan atau bukti tentang sutau kejadian,sehingga pada saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan


organiosasi Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. 2.1 Fungsi dan Peranan Arsip Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa fungsi dan peranan arsip yaitu : a) Alat utama ingatan organisasi b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik) c) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan d) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan e) Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan. f) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya g) menghasilkan arsip. h) Sebagai pedoman kerja. i)

Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara lagsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan

j)

berbangsa dan berbegara.

k) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya 2.2 Tujuan Arsip Tujuan dari Arsip yaitu 1. agar Dokumen dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan. a) dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna. b) Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat c) ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan system penyimpanan arsip. d) Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.. 2.1.8 Penyimpanan Arsip Sistem Arsip dokumen merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan dokumen atau berkas, sehingga sur at dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pada dasarnya system penyimpanan arsip ada 5 yaitu :Alphabetical filling system ( sistem abjad ) yaitu suatu penyimapan arsip berdasarkan Numerical filling system ( sistem nomor ) Chronological filling system (sistem tanggal atau urutan waktu ) Geographical filling system ( sistem wilayah,daerah, regional ) Subjectical filling system ( sistem perihal atau masalah ).dengan contoh penomeran dokumen C01 =Costumer,F02=Finance,H03=HRD.


Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakankode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni. a) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey b) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut) c) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit. Contoh: 

Sekolah

: Nomor Induks Sekolah



Perguruan Tinggi

: Nomor Induk Mahasiswa



PLN

: Nomor Rekening Listrik



Rumah Sakit

: Nomor Identitas Pasien

2.8.1.1 Sistem Penomoran Arsip Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewe Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja.Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti,sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi. Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey. Masalah utama

Sub Masalah

Sub-sub Masalah

000 Organisasi 100 Kepegawaian 100 Upah 110 Cuti 110 Cuti Melahirkan 111 Cuti Sakit 112 Cuti Tahunan 200 Keuangan 200 Kredit 210 Pajak


210 Pajak Motor 211 Pajak Mobil 212 PBB 213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey. 1. Filing cabinet Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut. Laci 1 Kodenya 000 Laci 2 Kodenya 100 Laci 3 Kodenya 200 Laci 4 Kodenya 300 Laci 5 Kodenya 400 Laci 6 Kodenya 500 Laci 7 Kodenya 600 Laci 8 Kodenya 708 Laci 9 Kodenya 800 Laci 10 Kodenya 900 2. Guide Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut. Guide 1

Kodenya 000

Guide 2

Kodenya 010

Guide 3

Kodenya 020

Guide 4

Kodenya 030

Guide 5

Kodenya 040

Guide 6

Kodenya 050


Guide 7

Kodenya 060

Guide 8

Kodenya 070

Guide 9

Kodenya 080

Guide 10 Kodenya 090 3. Hanging Folder Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut. Hanging folder 1 Kodenya 010 Hanging folder 2 Kodenya 011 Hanging folder 3 Kodenya 012 Hanging folder 4 Kodenya 013 Hanging folder 5 Kodenya 014 Hanging folder 6 Kodenya 015 Hanging folder 7 Kodenya 016 Hanging folder 8 Kodenya 017 Hanging folder 9 Kodenya 018 Hanging folder 10 Kodenya 019 d. Kartu indeks Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan. e. Rak sortir Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya. Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1). Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.


Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya. Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas. 2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut) Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor. Buku Nomoradalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran. Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut. 1 - 100 (kode laci) 1 - 10 (kode guide 11 - 20 11 (kode hanging folder) 12 13 14 15 16 17 18 19 20 101 - 200


Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut. a) Filing cabinet Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3). b) Guide Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci. c) Hanging Folder Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar. d) Kartu Indeks Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C. e) Buku Nomor Perhatikan buku nomor berikut Tanggal

Nama

Nomor File

10 Januari 2013

Muhammad Galih Prasetyo

100

15 Februari 2013

Muhammad Aryo Wibisono

101

25 Maret 2013

Adinda Nur Aisyah

102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut. a) Memeriksa Berkas b) mengindeks Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex. Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.Jika karu


indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi. c) Mengkode Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5. d) Mensortir Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak. e) Menempatkan Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat. Contoh: Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.Mengkode nama tersebut menjadi Ju.Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.Lihat kode pada kartu indeks (kode 208). Beri kode pada surat dengan kode 208.Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file. 3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode Laci 1 kodenya 00 - 09 Laci 2 kodenya 10 - 19 Laci 3 kodenya 20 - 29


Laci 4 kodenya 30 - 39 Laci 5 kodenya 40 - 49 Laci 6 kodenya 50 - 59 Laci 7 kodenya 60 - 69 Laci 8 kodenya 70 - 79 Laci 9 kodenya 80 - 89 Laci 10 kodenya 90 - 99 b) Guide Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut. Guide 1 kodenya 00 Guide 2 kodenya 01 Guide 3 kodenya 02 Guide 4 kodenya 03 Guide 5 kodenya 04 Guide 6 kodenya 05 Guide 7 kodenya 06 Guide 8 kodenya 07 Guide 9 kodenya 08 Guide 10 kodenya 09 c) Hanging Folder Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut. Hanging folder 1 kodenya 00/0 Hanging folder 2 kodenya 00/1 Hanging folder 3 kodenya 00/2 Hanging folder 4 kodenya 00/3 Hanging folder 5 kodenya 00/4 Hanging folder 6 kodenya 00/5 Hanging folder 7 kodenya 00/6 Hanging folder 8 kodenya 00/7 Hanging folder 9 kodenya 00/8 Hanging folder 10 kodenya 00/9 d) Kartu indeks Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya e) Buku Arsip


Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip. contoh. NO.

Tanggal Simpan

Caption/Judul

No. Surat

0000

2 Jan 2014

Andika

-

0001

7 Jan 2014

PT Agung

3/B/1/14

0002

3 Feb 2014

CV Aria

4/C/1/14

Hal. Surat

Ket.

Lamaran kerja Tagihan Tagihan

-

Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut. a) Memeriksa Berkas Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya b) Mengindeks Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan. Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untukmendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya. Contoh kode surat 0456 Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut. Unit I Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56). Unit II Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4). Unit III Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1. Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1. c) Mengkode Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001. d) Mensortir Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak. e) Menempatkan Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit. Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.Tentukan kode surat yang ingin dicarijika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode


surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file. 2.1.9 Pengertian Sistem Dokument Subjek

Sistem Dokumen subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah yang pada umumnya terjadi. Menurut Sedarmayanti (1992) “Sistem Dokumen Subjek adalah salah satu system penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melakukan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat setiap harinya”. Menurut Amsyah (1989:16-30) “Sistem Subjek adalah sistem penyimpanan berdasarkan pada isi dari warkat

yang bersangkutan, berkenaan dengan pokok

permasalahan. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek misalkan masalah yang berkenaan dengan kepegawaian”.

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.5.1 Sistem Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai sebuah kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berintegrasi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. [Tata Sutabri, 2012:10] 2.5.2 Informasi Menurut Tata Sutabri (2012:29) informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengoleh bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.

2.5.3 Sistem Informasi


Menurut Rudy (2012:2) menyebutkan bahwa “Sistem Informasi adalah cara yang terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol dan melaporkannya sehingga dapat mendukung organisasi untuk mencapai tujuan”. Menurut Yakub (2012:17) mendefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi”. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi yang berguna bagi pengguna.

2.6 Pengembangan Sistem Informasi Sebuah sistem informasi bisa dikatakan berjalan dengan baik tentu dengan pengelolaan pelaksanaan yang baik. Dalam pengembangan sistem informasi, ada metode yang paling umum digunakan dengan istilah SDLC (System Development Life Cycle). Inilah acuan untuk bisa membangun dan mengelola sebuah sistem informasi yang baik. 2.6.1 Pengertian SDLC (System Development Life Cycle) Pengertian SDLC adalah suatu proses berkelanjutan dari planning,analisis,desain dan implementasi. Yang pada setiap prosesnya dilakukanperbaikan secara bertahap.[Dennis dkk 2012:39] 2.6.2 Perancangan SDLC (Model Waterfall) Model perancangan SDLC adalah dengan model waterfall. Terdapat 5langkah dalam model waterfall, Adalah :

Gambar 2-1. Metode waterfall (Dennis dkk 2012)


1.

Planning Dalam tahapan ini, menjelaskan dan mengargumentasi untukmelanjutkan proyek yang telah dipilih.Rencana kerja yang matangjuga disusun untuk menjalankan tahapan-tahapan lainnya. Pada tahapini ditentukan secara detail rencana kerja yang harus dikerjakan, durasi yang diperlukan masing–masing tahap, sumber daya manusia,perangkat lunak,dokumentasi, perangkat keras, maupun finansialdiestimasi. Pembuatan perencanaan ini bukan langkah mudah karenauntuk mengestimasi beban kerja dan durasi dari masing-masing tahapdibutuhkan pengalaman yang cukup banyak. Kesalahan pada tahap iniakan mengakibatkan keuntungan yang diperoleh tidak maksimal,bahkan bisa rugi. Pada tahapan ini peran manajemen sistem informasiberpengalaman sangat dibutuhkan.

2.

Analysis Tahap kedua, adalah tahap analisis, yaitu tahap dimana kitaberusaha mengenali

segenap

permasalahan

yang

muncul

pada

pengguna

dengan

mendekomposisi dan merealisasikan komponen-komponen sistem. Tujuan utama dari tahap analisis adalah untukmemahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratanproses dari sistem baru. Menganalisa kebutuhan sebagai bahan dalammembuat spesifikasi di tahapan selanjutnya. 3.

Design Tahap

perancangan

(design),

dimana

kita

mencoba

mencarisolusi

permasalahan yang didapat dari tahap analis.tahapan mengubahkebutuhan yang masih berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yangriil untuk diimplementasikan.Jika pada tahapan analisis (fromrequirement to specification), maka tahapan desain adalah (fromspecification to implementation). Jadi, bagaimana membuatspesifikasi yang detail untuk bisa diimplementasikan. 4.

Implementation Tahap implementasi,dimana

kita

mengimplementasikan perancangan

sistem ke situasi nyata. Di sini kita mulai berurusandengan pemilihan perangkat keras dan penyusunan perangkat lunakaplikasi (pengkodean/coding). 5.

System Pada tahapan sistem dilakukan pengujian (testing) dan pemeliharaan, yang dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem/perangkat lunak yang kita buat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Jika belum, proses selanjutnya


adalah bersifat iteratif, yaitu kembali ke tahap-tahap sebelumnya. Tahap pemeliharaan/perawatan di mana kita mulai melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan melakukan perbaikan-perbaikan kecil. Kemudia jika waktu penggunaan sistem habis, maka kita akan masuk lagi pada tahap perencanaan (design). 2.7

Konsep Dasar Berorientasi Obyek Obyek adalah “benda”, yang secara fisik atau konseptual dapat ditemui di sekeliling kita. Obyek adalah riil. Contoh obyek adalah orang, perangkat keras, perangkat lunak, dokumen, dan lain-lain. Setiap obyek memiliki dua ciri, yaitu atribut (property atau data) yang menjadi ciri khas dari suatu obyek dan method (behavior/function), yaitu apa yang dapat dilakukan oleh obyek. Berorientasi Obyek (object oriented) berarti permasalahan didefinisikan melalui istilah dari obyek yang mengkapsulasi data (atribut) dan perilaku (behavior), yaitu melalui paradigma/pendekatan obyek. Selain object, ada beberapa istilah yang akan membantu untuk memahami pengertian dalam skripsi ini: a.

Class, yaitu kumpulan obyek yang sejenis. Secara lebih lugas obyek adalah instant dari sebuah class, atau dengan pengertian lain dengan class kita menggambarkan property dan behavior dari tipe obyek.

b.

Inheritance, adalah penurunan atribut atau method dari suatu obyek class ke obyek class lainnya.

c.

Polymorphisme, berasal dari bahasa Yunani yang berarti banyak bentuk. Dalam konsep ini memungkinkan digunakannya suatu interface yang sama untuk

memerintah suatu obyek untuk melakukan suatu aksi atau tindakan yang mungkin secara prinsip sama tetapi secara proses berbeda. Secara sederhana bisa juga disebut : satu interface, banyak aksi. Metodologi adalah cara sistematis untuk mengerjakan pekerjaan analisis dan desain. Metodologi berorientasi obyek adalah metode penyelesaian masalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi obyek. 2.7.1

Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek

Analisa dan desain berorientasi obyek berarti merumuskan dan menyelesaikan masalah serta menghasilkan suatu hipotesa dan diagnosa (solusi), memodelkannya dengan pendekatan/paradigma obyek (obyek adalah riil punya atribut/data dan perilaku). 18 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Object oriented analysis adalah suatu metoda analisis yang memeriksa syaratsyarat dari sudutpandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui pada ruang lingkup permasalahan. Pada tahap ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut: 

Menganalisa sistem yang ada dan mempelajari apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada.



Menspesifikasikan sistem, yaitu spesifikasi masukan yang digunakan oleh database, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan.



Mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan sistem melalui skenario atau penggunaan kasus-kasus.Kemudian, membuat suatu model obyek dengan kemampuan memenuhi kebutuhan-kebutuhan.

Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek penulis menggunakan UML (Unified Modelling Language) untuk memodelkannya. 2.8

Analisis dan Perancangan Sistem

2.8.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi pada kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2.8.2 Fungsi Analisis Sistem Fungsi Analisis Sistem adalah: 1. Mengidentifikasikan masalah-masalah dari pengguna 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pengguna 3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah 4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan pengguna 2.8.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem diawali dengan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang akan dibutuhkan oleh sistem, siapa yang mengambil


langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan. Umumnya perancangan sistem bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem yang terdiri dari report dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi, harus dibatasi dengan jelas 2.8.4

Model Use Case Model use case memberikan informasi rinci tentang perilaku dari sistem atau aplikasi yang sedang dikembangkan. Di dalamnya terdapatuse case diagram dan activity diagram yang menggambarkan bagaimana pengguna berinteraksi dengan sistem. Model use case mengidentifikasi persyaratan sistem dalam hal fungsi yang harus ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan oleh pengguna atau untuk memecahkan masalah yang diidentifikasi

oleh

pengguna.Use

Case

menggambarkan

perilaku

utama

yang

mengidentifikasikan pengguna dalam persyaratan dan menggambarkan hasil yang diberikan kepada pengguna,use case tidak menggambarkan bagaimana sistem beroperasi secara internal. Aktor adalah pengguna sistem dan mewakili peran yang berbeda bahwa orang dan sistem lain bermain ketika mereka berinteraksi dengan sistem.. 2.8.5

Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standard

dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. Menurut ( Adi Nugroho, 2010 : 6). UML adalah ‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi objek’. Pemodelan ( modelling ) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan – permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami. Menurut Rosa A.S.-M.Shalahuddin (2011:118) UML

merupakan bahasa visual untuk

pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan syntax / semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya: Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented Software Engineering). UML diaplikasikan untuk masuk tertentu, diantaranya : 

Merancang perangkat lunak



Sarana komunikasi antara perangkat lunak dengan proses bisnis



Menjabarkan sistem secara rinci untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan sistem.


Mendokumentasikan sistem yang ada, proses – proses dan organisasinya.



2.8.6 Diagram UML Pada UML 2.3 terdiri dari 13 macam diagram yang dikelompokkan dalam 3 kategori. Pembagian kategori dan macam-macam diagram tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah. UML 2.3 Diagra m

Structure Diagrams

Behaviour Diagrams

Intraction Diagrams

Use Case Diagra m

Class Diagram

Sequence Diagram

Activity Dia gram

Object Diagram

Communication Diagra m

State ma chine Diagram

Component Diagram

Timing Diagram

Composite Structure Diagra m Interaction Diagram Package Diagram

Deployment Diagram

Gambar 1 Diagram UML ( Sumber : Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:121 ) 2.8.1

Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang pengguna. Digunakan untuk menggambarkan hubungan antara internal sistem dan eksternal sistem atau hubungan antara use case dan aktor. Simbol

Deskripsi

Use Case

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar

Nama Use Case

pesan antar unit atau aktor. Biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case Orang, proses atau sistem lain yang

Aktor / Actor

berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di

luar sistem

informasi yang akan dibuat itu sendiri. Jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan

orang,

biasanya

menggunakan kata benda di awal frase Nama aktor

Asosiasi / Association

nama aktor. Komunikasi antara actor dengan use case yang berpartisipasi pada use case


atau use case memiliki interaksi dengan actor Ekstensi / extend

Relasi

use

case

tambahan

ke

sebuah uses case dimana use case <extends>

yang

ditambahkan

sendiri

walau

dapat

tanpa

berdiri

use

case

tambahan itu, mirip dengan prinsip inheritance

pada

pemrogaman

berorientasi objek, biasanya use case

tambahan

memiliki

nama

depan yang sama dengan use case yang ditambahkan Generalisasi / Generalization

Hubungan

generalisasi

dan

spesialisai (umum-khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya. Include / uses

Ada dua sudut pandang yang cukup besar mengenai include di use case :



Include berarti uses case yang ditambahkan akan selalu dipanggil saat use case tambahan dijalakan.

Include

bearti

uses

case

yang

tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakah use case yang ditambhkan sebelum

telah use

case

dijalankan tambahan

dijalankan.

Gambar 2.8.1 : Notasi Use Case Diagram (Dennis dkk 2012)


catat booking

<>

resepsionis batalkan booking

<>

tampilkan booking staf

<> transfer meja

catat kedatangan

pelayan

<>

<>

catat yg datang langsung

Gambar 2 contoh use case sistem restoran (Sumber: Munawar, 2011:69)

2.8.7

Class Diagram

Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi.( Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:122 ) 

Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas.



Operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.

Class Diagram digunakan untuk menampilkan beberapa kelas serta paket-paket yang ada dalam sistem / perangkat lunak yang sedang dikembangkan. Diagram kelas (Class Diagram) memberi gambaran (diagram statis ) tentang sistem / perangkat lunak dan relasirelasi yang ada di dalamnya. Class memiliki tiga area pokok : 1. Nama (dan stereotype) 2. Atribut 3. Metoda Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :  Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan


 Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya  Public, dapat dipanggil oleh siapa saja. Kelas-kelas yang ada pada struktur sistem harus dapat melakukan fungsi-fungsi sesuai dengan kebutuhan sistem. Susunan struktur kelas yang baik pada diagram kelas sebaiknya memiliki jenis-jenis kelas berikut :  Kelas main  Kelas yang memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan.  Kelas yang menangani tampilan sistem  Kelas yang mendefinisikan dan mengeatur tampilan ke pemakai.  Kelas yang diambil dari pendefinisian use case  Kelas yang menangani fungsi-fungsi yang harus ada, diambil dari pendefinisian use case.  Kelas yang diambil dari pendefinisian data  Kelas yang digunkan untuk memegang atau membungkus data menjadi sebuah kesatuan yang diambil maupun akan disimpan ke basis data. Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram kelas : Simbol Kelas

Deskripsi Kelas pada struktur sistem

nama_kelas -attribute +operation()

Antarmuka / interface

Sama dengan konsep interface dalam pemrogaman berorientasi objek

Nama_interface Asosiasi / association

Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai multiplicity.


Asosiasi berarah / direction Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu association

digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga disertai dengan multicplicity.

Generalisasi

Relasi

antar

kelas

dengan

makna

generalisasi-

spesialisasi (umum-khusus)

Kebergantungan

/ Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar

dependency

kelas.

Agregasi / aggregation

Realsi antar kelas dengan makna semua bagian (wholepart). (Sumber: Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:123) pelanggan +nama +no_telp +tambah(nama, no_telp) 1 * Reservasi +tanggal: Date Pertunjukan +nama

Reservasi Langganan

Reservasi Mandiri

1

+jumlah 0..1 0..1 1..*

1

1 Tiket +Ketersediaan +penjualan

Penampilan 1

1

+tanggal +jam +jumlah_kursi

Gambar 3 contoh class diagram ( Sumber : Adi Nugroho, 2010:) 2.8.8

Activity Diagram

Diagram aktifitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa 25 http://digilib.mercubuana.ac.id/

diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem, bukan apa yang dilakukan actor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan sistem ( Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:134). Diagram aktivitas juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut: 

Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.



Urutan atau pengelompokkan tampilan dari sistem / user interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan.



Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas : Tabel 1 simbol Activity Diagram

Simbol

Deskripsi

Status awal

Status awal diagram aktivitas sistem

Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya diawali dengan kata kerja.

Percabangan / decision

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu

Penggabungan / join

Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu aktivitas digabungkan menjadi satu.

Status akhir

Status akhir yang dilakukan sistem

Swimlane

Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi. 26 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Nama swinlane

(Sumber: Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:134) customer

sales

pemrosesan pesanan

permintaan pesanan

warehouses

pencarian bahan baku

pengiriman pesanan

menerima pesanan

pembayaran tagihan

tagihan pelanggan

penutupan pesanan

Gambar 4 contoh activity diagram ( Sumber : Adi Nugroho, 2010 : 61) 2.8.9

Sequence Diagram

Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada

use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antarobjek. Oleh karena itu, untuk menggambar diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diintansiasi menjadi objek itu. Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang men-trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. 27 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Banyaknya diagram sekuen yang harus digambar adalah sebanyak pendefinisian use case

yang memiliki proses sendiri atau yang penting semua use case

yang telah

didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah dicakup pada diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak. Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sequence : Tabel 2 simbol sequence diagram Simbol Actor

Deskripsi Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri. Jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang,

Top Package::nama aktor

tapi aktor belum tentu merupakan orang, biasanya menggunakan kata benda.

Garis hidup / lifeline

Menyatakan kehidupan suatu objek

Objek

Menyatakan objek yang berinteraksi pesan

nama objek : nama kelas

Waktu aktif

Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi pesan

Pesan tipe create

Menyatakan suatu objek membuat objek yang


lain, arah panah mengarah pada objek yang dibuat

<>

Pesan tipe call

Menyatakan suatu objek memanggil operasi /

1 : nama_metode()

metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri, arah panah mengarah pada objek yang memiliki operasi/metode, karena ini memanggil operasi/metode

maka

operasi/metode

yang

dipanggil harus ada pada diagram kelas sesuai dengan objek yang berinterksi Pesan tipe send

Menyatakan

1 : masukan

bahwa

suatu

objek

mengirim

data/masukan/ informasi ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian.

Pesan tipe return

Menyatakan bahwa suatu objek yang telah

1 : keluaran

menjalankan

suatu

operasi

atau

metode

menghasilkan suatu kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian. Pesan tipe destroy

Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang diakhiri, sebaiknya jika ada create maka ada

<<destroy>>

destroy.

X

(Sumber: Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:138)


petugas perpustakaan

login

main

1 : create() 2 : username dan passsword()

3 : validasilogin()

4 : true / false validasi() 5 : pesan tidak valid jika tidak valid()

Gambar 5 contoh Sequence Diagram (Sumber: Rosa A.S.-M.Shalahuddin, 2011:164 ) 2.9

Pengertian Basis Data Basis data (database) diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data-data yang saling berhubungan, disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Selain itu, untuk mengelola dan memanggil query basis data agar dapat disajikan dalam berbagai bentuk yang dibutuhkan perangkat lunak yang disebut Sistem Manajement Basis Data atau disebut juga Database Management System (DBMS).

2.9.1 Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Langkah-langkah dalam perancangan basis data, yaitu: a)

Mendefinisikan

kebutuhan

(Requirements

definition)

tujuannya:

untuk

mengidentifikasikan dan mendeskripsikan data yang dibuat oleh user dalam sebuah organisasi. b)

Rancangan konseptual (Conceptual Design) tujuannya: untuk membuat sebuah model data konseptual (atau arsitektur informasi) yang akan mendukung perbedaan kebutuhan informasi dari beberapa user dalam sebuah organisasi.


c)

Rancangan Implementasi (Implementation Design) tujuannyal: untuk memetakan model data logis (logical data model) kedalam sebuah skema yang dapat diproses oleh DBMS tertentu melalui transformasi ER-D ke Relasi.

d)

Rancangan fisik (Physdical Design). Pada tahap terakhir ini, logical database structured (normalized relation, trees, network, dll) dipetakan menjadi physical storage structure seperti file dan tabel. Rancangannya seperti: 

Model detail oleh Database Specialist



Diagram Entity-Relationship



Normalisasi



Spesifikasi hardware/software

2.9.2 Tujuan Perancangan Basis Data a)

Untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya.

b) 2.2.

Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek penampilan.

Php PHP adalah singkatan dari "PHP: Hypertext Prepocessor", yaitu bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah situs web dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML. PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pertama kali tahun 1994. Pada awalnya PHP adalah singkatan dari "Personal Home Page Tools". Selanjutnya diganti menjadi FI ("Forms Interpreter"). Sejak versi 3.0, nama bahasa ini diubah menjadi "PHP: Hypertext Prepocessor" dengan singkatannya "PHP". PHP versi terbaru adalah versi ke-5. Berdasarkan survey Netcraft pada bulan Desember 1999, lebih dari sejuta site menggunakan PHP, di antaranya adalah NASA, Mitsubishi, dan RedHat.

2.3.

Mysql MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License(GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.


BAB II LANDASAN TEORI

Recommend Documents