BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Definisi Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993), mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama1.
2.2
Karakteristik Sistem Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: 1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environtment): Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendali, dan input terhadap suatu sistem.
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, 2007 hal. 3
10
11
3. Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output): Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung
(interface):
Tempat
dimana
komponen
atau
sistem
dan
lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk peyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbeda dari berbagai data yang sama.
2.3
Definisi Neraca Neraca adalah ikhtisar yang memberikan gambaran mengenai posisi keuangan
perusahaan pada suatu saat tertentu, yang disusun secara sistematis2. Pada umumnya bentuk neraca ada dua macam, yaitu bentuk Skontro (Account Form) dan bentuk Vertikal (Report Form). 2
Mardiasmo, Akuntansi keuangan dasar 1 : Dilengkapi dengan Soal dan Penyelesaian Edisi 3, BPFE, Yogyakarta, 2000, hal.29
12
1. Bentuk Skontro (Account Form) Dalam bentuk ini semua harta perusahaan disusun di sisi kiri (debet), hutang dan modal disusun di isi kanan (kredit). Sedangkan di tengah bagian atas di tulis judul yang berisi nama perusahaan, kata “neraca” dan tanggal neraca. 2. Bentuk Vertikal (Report Form) Dalam bentuk ini harta, hutang, dan modal disusun berurutan kebawah.
2.4
Definisi Kliring Kliring merupakan pertukaran warkat atau data keuangan elektronik (alat
pembayaran bukan tunai yang diatur dalam perundang-undangan) antar Bank atas nama Bank maupun nasabah yang hasil perhitungannya diselesaikan dalam waktu tertentu ( pbi no.1/3/1999 pasal 1 ayat 3 ). Kliring diselenggarakan setiap hari jam kerja, sedangkan pertemuan kliring diadakan dua kali sehari yang jadwalnya ditetapkan oleh penyelenggara. Hasil kliring dilakukan setiap hari, hal itu bertujuan untuk mengetahui apakah Bank tersebut menang kliring atau kalah kliring bagi Bank yang menang kliring artinya jumlah tagihan warkat kliringnya melebihi pembayaran warkat kliringnya, sehingga terhadap saldo kemenangan. Sebaliknya bagi Bank yang kalah kliring pembayaran warkat kliring lebih besar dari penerimaan warkat kliringnya. Bagi Bank yang kalah kliring akan menutup sejumlah kekalahan kliring pada hari yang bersangkutan dan apabila tidak ditutupi maka Bank tersebut kalah kliring tersebut dapat memperoleh pinjaman call money.
13
2.5
Warkat Kliring Warkat merupakan alat pembayaran yang bukan tunai yang diperhitungkan
melalui kliring. Jenis warkat yang akan dikliringkan, adalah : 1. Cek Merupakan surat perintah tanpa syarat kepada Bank tertarik untuk membayar sejumlah uang tertentu sesuai dengan jumlah nominal yang tertera didalamnya kepada pemegang atau pembawa cek tersebut. 2. Bilyet Giro Merupakan surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahkan sejumlah dana dari rekening nasabah yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya, baik nasabah pada Bank yang sama maupun nasabah pada Bank lainnya. 3. Nota Debet Merupakan warkat yang digunakan untuk menagih dana pada bank lain untuk keuntungan bank atau nasabah bank yang menyampaikan warkat tersebut.
2.6
Kegiatan Kliring
1. Kliring Penyerahan Merupakan proses penerimaan warkat dari nasabahnya untuk kemudian diserahkan kepada Bank yang dituju. Bagi Bank yang dituju maka warkat tersebut akan diproses untuk diperiksa keabsahannya dan ini lah yang dinamakan dengan kliring penerimaan atau kliring masuk bagi Bank yang dituju.
14
2. Kliring Penerimaan Merupakan proses penerimaan warkat Bank penarik yang berasal dari Bank lain melalui Bank Indonesia. 3. Tolakan Kliring Penyerahan Merupakan proses warkat – warkat Bank tertarik yang diterima dari Bank lain yang tidak memenuhi persyaratan formal / ditolak diserahkan ke Bank Indonesia. 4. Tolakan Kliring Penerimaan Merupakan proses penerimaan warkat dari bank penarik yang berasal dari bank lain yang tidak memenuhi syarat (ditolak) yang diterima melalui Bank Indonesia. 5. Alasan Penolakan Kliring Warkat yang dikliringkan pada umumnya tidak semuanya dapat dikliringkan, ada warkat yang ditolak yaitu dengan alasan sebagai berikut : a. Saldo tidak cukup b. Rekening telah ditutup (termasuk ditutup atas permintaan sendiri) c. Beberapa syarat formal cek / Bilyet Giro tidak terpebuhi d. Tanggal efektif belum sampai e. Cek ditarik kembali oleh nasabah penarik setelah berakhirnya masa waktu f. Telah kadaluarsa g. Coretan atau perubahan tidak ditandatangani h. Bea materai belum lunas i. Tanda tangan tidak sesuai dengan specimen j. Stempel kliring tidak ada
15
k. Stempel kliring tidak sesuai dengan Bank penerima
2.7
Konsep Permodelan Sistem Perancangan sistem yang digunakan berhubungan dengan flowchart, diagram
konteks, dan DFD (Data Flow Diagram). 1. Flowchart Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan uruturutan prosedur dari suatu program. Flowchart membantu analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lanjut. 2. Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram alir yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran, sistem yang dimaksud adalah untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Mengidentifikasikan awal dan akhir data awal dan akhir yang masuk dan keluaran sistem. Digram ini merupakan gambaran umum sistem yang nantinya akan kita buat, secara uraian dapat dikatakan bahwa diagram konteks itu berisi siapa saja yang memberikan data (inputan) kesistem serta kepada siapa data informasi yang harus dihasilkan sistem.
16
3. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi – notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu: a. Proses Menggambarkan bagian dari sistem yang menginformasikan input ke output. Disajikan dengan lingkaran atau bujur sangkar dengan ujung-ujung melengkung. b. Data Flow / Alur Data Pindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya dari suatu sistem. Digambarkan oleh anak panah untuk menunjukkan keluar dari atau masuk ke suatu proses. c. Data Store / Penyimpanan data Sarana untuk mengumpulkan data. Disajikan dalam bentuk dua garis paralel, persegi panjang dengan satu sisi terbuka atau dengan ujung – ujung lengkung. d. Terminator atau Sumber Entity atau sumber atau tujuan data. Dapat berupa suatu orang atau kelompok orang di suatu organisasi, tetapi di luar kendali dengan sistem yang sedang di kembangkan. Digambarkan dalam bentuk bujur sangkar.
2.8
Konsep Basis Data Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi,
karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu
17
database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada saat penggunaan data. Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Redundansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan pengaksesan data. 3. Isolasi data untuk standarisasi. 4. Banyak pemakai (multiple user). 5. Masalah keamanan (security). 6. Masalah kesatuan/integrasi (integration). 7. Masalah kebebasan data (data independence). Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola file, program, yang disebut Database Management System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang yang saling berkaitan antara file yang satu dengan file yang lainnya. 1. Entity Relationship Diagram Adapun komponen ERD sebagai berikut: a. Entity (Entitas) merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak dimana terdapat data entity (entitas) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokan dalam empat jenis nama adalah orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). b. Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
18
c. Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkaran atau elips. 2.
Database Relational Database Relational menunjukkan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu: a. Relasi satu ke satu (one to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. b. Relasi satu ke banyak (one to many) Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapar mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. c. Relasi banyak ke banyak (many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
3.
Kamus Data Kamus data disebut juga sistem data dictionary adalah katalog kata tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
19
2.9
Tool Perancangan Sistem Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan dalam membuat program
aplikasi ini adalah Microsoft SQL Server 2005 sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008. 1.
Microsoft SQL Server 2005 Microsoft SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS)
yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.
Gambar 2.1 Tampilan Microsoft SQL Server 2005
20
2.
Microsoft Visual Studio 2008 Visual Studio 2008 merupakan bahasa pemrograman yang dikembangkan dari
bahasa BASIC (Beginner’s All Purpose Syimbolic Instruction Code). Bahasa basic dirancang untuk programmer pemula dengan sintak-sintak yang mudah dipahami. Bahasa Basic sendiri dibuat oleh John G.Kemery dan Thomas E.Kurtz pada tanggal, 1 Mei 1964 di Dartmouth College. Visual Studio 2008 Merupakan sebuah development tools yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi yang berbentuk native code ( dalam bentuk bahasa mesin berjalan di atas Windows) ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Langguage diatas .NET Framework). Selain itu, Visual Studio 2008 dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi Windows Mobile (yang berjalan diatas .NET Compact Framework). Microsoft Intermediate Langguage adalah sebuah instruksi yang bersifat independen terhadap computer yang digunakan oleh Microsoft .NET Framework, yang dibuat pada saat program-program bahasa .NET (C#, J#, Visual Basic.NET) dikompilasi. Microsoft Intermediate Langguage mengandung instruksi untuk memuat, menyimpan, melakukan inisialisasi, dan memanggil metode-metode terhadap objek. Bahasa pemrograman ini merupakan bahasa yang bersifat CrossLangguage dimana Microsoft Intermediate Language akan menerjemahkan terlebih dahulu kedalam bahasa mesin sehingga dapat dieksekusi oleh mikroprosesor yang digunakan.
21
Gambar 2.2 Tampilan Visual Studio 2008
2.10 Sejarah Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan Bank UOB Indonesia Cabang Pembantu Bintan yang beralamat dijalan Merdeka No. 6c Tanjungpinang ini adalah perusahaan yang bergerak dibidang perbankan yang didirikan pada tahun Desember 1999 di Tanjungpinang. Bank UOB Indonesia Capem Bintan dipimpin oleh Bapak Sani. Bank UOB Indonesia adalah perusahaan Indonesia yang berbentuk perseroan terbatas dan bergerak di bidang jasa keuangan perbankan. Bank ini awalnya bernama "Bank Buana Indonesia" dan didirikan pada tahun 1956. Perusahaan ini mengalami perubahan nama menjadi "Bank UOB Buana" pada tahun 2008 karena saham mayoritasnya dibeli oleh UOB, sebuah perusahaan perbankan dari Singapura. Dengan kepemilikan saham mayoritas yang beralih kepada UOB maka perusahaan yang semula terdaftar di Bursa Efek Indonesia.
22
2.11 Struktur Organisasi Bank UOB Indonesia Capem Bintan
Pimpinan Sani
Supervisor Fifi Sumantri
Customer Service Dewi Susanti
Customer Service Erna Karyana
Back Office Sofian
Teller Cherry Christiana
Satpam Mili Supir Mujarto Cleaner Yati
Gambar 2.3 Struktur Organisasi
Keterangan struktur organisasi: Adapun fungsi dan tugas dari Organisasi adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan a. Memastikan semua transaksi dan aktivitas di Kantor Capem sudah dijalankan sesuai dengan wewenang masing-masing staff yang bertanggung jawab. b. Menyetujui transaksi sesuai dengan wewenang yang ditentukan. c. Melakukan sosialisasi mengenai standar dan prosedur operasional kepada staff Kantor Capem. d. Mendukung tugas Audit internal/eksternal dalam melakukan pemeriksaan Kantor Capem atas kepatuhan pada pengendalian risiko dan standar pelayanan yang telah ditentukan oleh Kantor Pusat.
23
e. Melaporkan semua kejadian bencana alam dan penyimpangan yang terjadi di wilayah Kantor Capem. f. Menyampaikan masalah-masalah yang dianggap signifikan untuk dipecahkan bersama Pimpinan Cabang atau bagian terkait lainnya. g. Melakukan pemantauan saldo kas Kantor Capem. h. Memastikan seluruh laporan harian dan bulanan terkait operasional Kantor Capem dibuat dengan benar dan disampaikan tepat waktu. i. Membantu Pimpinan Cabang dalam mencapai target yang ditetapkan oleh Kantor Pusat. j. Melakukan pemantauan dan penilaian terhadap kapasitas dan produktivitas staff di Kantor Capem. k. Melakukan pemeriksaan dan penilaian kinerja masing-masing staff di Kantor Capem. 2. Supervisor a. Memastikan semua transaksi dan aktivitas di Kantor Capem sudah dijalankan sesuai dengan wewenang masing-masing staff yang bertanggung jawab. b. Melaksanakan tugas-tugas sebagai pejabat KYC (Know Your Customer) di Kantor Capem. c. Melaksanakan pemantauan saldo kas Kantor Capem. d. Memastikan saldo kas Kantor Capem tidak melebihi batas maksimum dan juga tidak berada dibawah batas minimum.
24
e. Memantau pengeluaran dan pemasukan kas ke atau dari Teller. f. Melakukan pengisian untuk mesin ATM sesuai dengan ketentuan yang berlaku. g. Memeriksa laporan dari Teller dan Custemer Service (CS). h. Mendukung tugas Audit internal atau eksternal dalam melakukan pemeriksaan terkait unit kerja Teller, Custemer Service dan Back Office (BO). i. Memahami ketentuan dan prosedur yang berlaku atas produk dan layanan perbankan. j. Memantau persediaan buku cek atau giro, buku tabungan, bilyet deposito, kartu ATM dan pin ATM. k. Menjalankan semua tugas sesuai dengan Standar Kualitas Layanan yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. 3. Customer Service (CS) a. Melayani
permintaan
nasabah
terhadap
produk
dan
layanan
Bank
(pembukaan/penutupan rekening, informasi saldo, permintaan buku cek dan giro, medistribusikan rekening koran, perubahan data nasabah, pemblokiran rekening, surat referensi, suku bunga, kartu dan pin ATM dan fasilitas Bank lainnya). b. Membina dan mempertahankan hubungan baik dengan nasabah. c. Melakukan Cross Selling produk dan layanan Bank. d. Menerima dan menindaklanjuti keluhan nasabah atas produk dan layanan Bank kepada unit kerja terkait.
25
e. Melakukan pengkinian data nasabah sesuai dengan prinsip Know Your Customer (KYC). f. Membuat laporan harian dan bulanan yang terkait. g. Mendukung tugas Audit internal atau eksternal dalam melakukan pemeriksaan terkait. h. Meningkatkan perngetahuan akan produk dan layanan Bank UOB Indonesia serta meningkatkan kualitas layanan kepada nasabah. i. Memastikan bahwa semua tugas sudah dijalankan sesuai dengan Standar Kualitas Layanan yang ditetapkan oleh Kantor Pusat. 4. Back Office (BO) a. Memahami ketentuan dan prosedur yang berlaku atas produk dan layanan perbankan. b. Melaksanakan seluruh proses kegiatan operasional pada unit kerja Back Office telah sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku. c. Melakukan proses verifikasi warkat dan tanda tangan nasabah yang tercantum dalam bukti transaksi. d. Memeriksa kebenaran dan keabsahan warkat Bank (kecuali saham) yang diterima dari nasabah dan atau lembaga kliring. e. Melakukan proses pendebetan rekening nasabah sesuai dengan warkat tagihan kliring antar bank.
26
f. Menatausahakan stok bilyet deposito, materai, buku cek dan biltek giro serta melakukan pencetakan sesuai bukti permintaan dari unit kerja terkait. g. Membuat laporan harian dan bulanan serta jurnal harian kas kecil. h. Mendukung tugas audit internal atau eksternal dalam melakukan pemeriksaan terkait unit kerja. i. Mempersiapkan dokumen kliring, melakukan penyerahan atau penerimaan warkat kliring dan surat keterangan penolakan kliring, kemudian meneruskan dokumen tersebut ke unit kerja terkait. j. Membuat nota debet termasuk dalam hal transaksi yang perlu diperhitungkan ke bank lain dalam wilayah kerja kliring kantor induk. k. Memproses permohonan pengiriman uang nasabah baik dalam bentuk rupiah maupun valas. l. Menjalankan semua tugas unit kerja Back Office sesuai dengan Standar Kualitas Layanan yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. 5. Teller a. Memberikan semua layanan transaksi keuangan tunai dan non tunai nasabah seperti : penyetoran, penarikan, pengiriman uang dan pembayaran tagihan untuk seluruh produk dan jasa Bank. b. Memastikan kebenaran dan keabsahan transaksi tunai dan non tunai. c. Memastikan setiap proses penghitungan uang tunai telah dilakukan dengan benar.
27
d. Mendeteksi uang yang diragukan keasliannya. e. Melaporkan dengan segera kepada Supervisor jika terjadi selisih dan membuat Berita Acara Selisih kas apabila selisih kas yang bukan disebabkan selisih pembulatan. f. Melakukan pengeluaran dan pemasukan kas ke atau dari Supervisor. g. Melakukan pengisian untuk mesin ATM sesuai dengan ketentuan yang berlaku. h. Melakukan Cross Selling produk dan layanan Bank. i. Mendukung tugas Audit internal atau eksternal dalam melakukan pemeriksaan terkait unit kerja Teller. j. Menjalankan semua tugas sesuai dengan standar kualitas layanan yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat.
