BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Whitten et. al. (2009, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi. Menurut Stair et. al. (2010, p10), sistem informasi adalah serangkaian elemen-elemen/komponen-komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, menyebarkan (output) data dan informasi dan menyediakan sebuah reaksi pembetulan (feedback mechanism) untuk mencapai tujuan.
Gambar 2.1 Sistem Informasi 8
9
Simpulannya adalah sistem informasi merupakan sekumpulan/serangkaian elemen-elemen/komponen-komponen yang terdiri dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menghasilkan output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
2.2
Proses Bisnis Menurut Brady et. al. (2001, p3), sebuah proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan-kegiatan yang melakukan satu macam atau lebih input dan menciptakan sebuah output yang adalah nilai untuk pelanggan.
Gambar 2.2 A Bussiness Process
2.3
Enterprise Resource Planning (ERP) 2.3.1
Pengertian ERP Menurut Sumner (2005, p2), sistem ERP adalah software yang digunakan untuk mengelola data perusahaan. Sistem-sistem ERP membantu
perusahaan
untuk
berurusan
dengan
rantai
pasokan,
penerimaan, pengelolaan persediaan, pengelolaan pesanan pelanggan, perencanaan produksi, pengiriman, akuntansi, pengelolaan sumber daya manusia dan fungsi bisnis yang lainnya. Menurut Brady et. al. (2001, p2), ERP adalah program software
10
yang membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan menggunakan sebuah database umum dan alat pelaporan manajemen bersama. Menurut Wikipedia, Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang terintegrasi yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal, termasuk aset berwujud, sumber daya keuangan, material dan sumber daya manusia. Tujuannya adalah untuk memudahkan aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam
batas-batas
organisasi
dan
mengelola
hubungan
dengan
stakeholder luar. ERP dibangun pada database terpusat dan biasanya menggunakan
platform
komputasi
yang
umum,
sistem
ERP
mengkonsolidasikan seluruh kegiatan usaha ke lingkungan yang seragam dan sistem enterprise-wide. Suatu sistem ERP bisa berada pada server terpusat atau akan didistribusikan ke seluruh modular hardware dan software unit yang menyediakan "jasa" dan berkomunikasi pada jaringan area lokal. Desain yang didistribusikan memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk penempatan beberapa salinan sistem komputer yang kompleks dan mahal di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh. (http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning) Menurut sebuah jurnal karangan Klcova et al. (2009), sistem ERP dapat meningkatkan koordinasi dan kontrol yang lebih baik untuk
11
organisasi karena sistem ini dapat menyediakan dan memenuhi data dengan lebih cepat, sistem ini melalui berbagai bagian di dalam organisasi. Dengan hal tersebut, beban operasi dapat dikurangi dan memfasilitasi rencana strategis yang dikembangkan dengan mengizinkan manajer untuk mengakses data yang lebih tepat pada waktunya dan akurat. Dalam
kutipan
tersebut
dikatakan
bahwa
sistem
ERP
diimplementasikan di dalam perusahaan untuk menggantikan sistem yang secara teknologinya sudah kurang sesuai, tidak terintegrasi, ketinggalan jaman
dan
kualitasnya
rendah
di
dalam
perusahaan.
ERP
diimplementasikan guna menurunkan biaya dan untuk mencukupi kebutuhan customer. Simpulannya, sistem ERP adalah software yang membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan yang mengintegrasi seluruh bagian yang ada pada perusahaan yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal, termasuk aset berwujud, sumber daya keuangan, material dan sumber daya manusia.
2.3.2
Sejarah ERP Menurut Wijaya et. al. (2009, p15), sejarah ERP adalah sebagai berikut:
12
Tabel 2.1 Sejarah ERP Tahun
Peristiwa Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian
1960an persediaan (Inventory Control). Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi 1970an kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku. MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi 1980an
produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang
1990an
melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP).
2000an - sekarang Extended ERP menjadi ERP-II.
13
2.3.3
Konsep dalam ERP Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut : 1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen. 2. Sistem
ERP
adalah
paket
sistem
informasi
yang
dapat
dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
Gambar 2.3 Konsep Sistem ERP
2.4
SAP Aplikasi ERP SAP adalah software perencanaan sumber daya perusahaan yang terintegrasi (ERP) dibuat oleh SAP AG yang menargetkan kebutuhan
14
perangkat lunak bisnis dari organisasi menengah dan besar di semua industri dan sektor. Hal ini memungkinkan untuk komunikasi yang terbuka di dalam dan di antara semua fungsi perusahaan. (http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning)
2.4.1
Sejarah SAP Menurut Wijaya et. al. (2009, p151), SAP merupakan salah satu sistem ERP yang popular di Indonesia. SAP didirikan sekitar 1975 di Jerman oleh 5 orang mantan karyawan yang bekerja di IBM. Singkatan SAP sebenarnya dari bahasa Jerman, yaitu Systeme Andwendumgen Produkteinder Datenverarbeitung atau dalam bahasa Inggris singkatan SAP adalah Systems Applications Product in Data Processing.
2.4.2
Produk-produk SAP Menurut Wijaya dan Darudiato (2009, p151), SAP terdiri dari modul-modul yang terintegrasi, meliputi SAP ERP Enterprise Core, yaitu merupakan solusi aplikasi ERP dan SAP Business Suite, yaitu merupakan paket
aplikasi
Management,
e-business SAP
seperti
Supply
Chain
SAP
Customer
Management,
Relationship
SAP
Supplier
Relationship Management dan SAP Product Lifecycle Management. Pengguna aplikasi sistem ERP pada umumnya adalah perusahaanperusahaan menengah besar. SAP merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penguasa pasar mencapai 65%. SAP kini menyediakan
15
paket solusi ERP untuk perusahaan menengah kecil, seperti SAP Business One dan SAP All in One.
Fungsi utama dalam SAP ERP adalah sebagai berikut : • Akuntansi Biaya • Akuntansi Manajemen • Penjualan • Distribusi • Manufaktur • Perencanaan Produksi • Pengadaan Sumber Daya Manusia, Penggajian
Gambar 2.4 SAP R/3 System (http://www.crawfordsoftware.com/SAP_ModulesMMPPSD.jpg
16
2.4.3
SAP ECC 6.0 SAP AG, perusahaan yang menyediakan solusi perencanaan sumber daya perusahaan telah meningkatkan paket dan meluncurkannya dengan nama SAP ECC 6.0 pada tahun 2005. ECC merupakan singkatan dari ERP Central Component. Tujuan dari posisi sebagai ECC adalah untuk memungkinkan SAP untuk membangun dan mengembangkan lingkungan produk lain yang dapat berfungsi di atas dasar komponen pusat. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP)
2.4.4
Material Management pada SAP Material Management dalam SAP digunakan untuk memastikan bahwa perusahaan telah mendapatkan produk yang benar, di tempat yang tepat, pada jumlah dan harga yang sesuai. Selain itu juga digunakan untuk menekan modal berjalan dengan mengawasi stok bahan baku dan kemasan dalam waktu yang berkelanjutan. Pada modul Material Management dilakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan material dimana hasil dari kegiatan tersebut dicatat pada software ERP tepatnya pada Vendor Master File, Material Master File, Bills of Material, Warehouse, Report dan Stocktake yang ada pada software SAP. (http://www.auditnet.org/docs/SAP_Materials_Management.pdf)
17
Proses Pengadaan (The Procurement Process) Tabel 2.2 Proses Pengadaan (Sumner, 2005, p95) Kegiatan
Desripsi Menentukan keperluan, yang didasarkan pada
Menentukan kebutuhan ROP (Re-Order Point), pemeriksaan reguler (Determine pada stok, dan meramalkan berdasarkan requirements) penggunaan. Menentukan sumber
Mengidentifikasi sumber potensial untuk
(Source Selection)
pasokan. Menggunakan informasi dari Purchase
Pemilihan vendor Requisition (PR) untuk membuat sebuah (Vendor Selection) Purchase Order (PO). Memproses Purchase Order (Purchase Order
Menyediakan status dari PO.
Processing) Penerimaan Barang dan mengelola persediaan
Mengkonfirmasi penerimaan dari barang-
(Goods receiving and
barang.
inventory management) Verifikasi faktur
Mencocokkan faktur-faktur dengan informasi
(Invoice Verivication)
dari barang yang telah diterima.
18
2.5
Evaluasi Menurut Umar (2005, p36) evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. Kata evaluasi berasal dari Bahasa Inggris “evaluation” yang berarti penilaian atau penaksiran, sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh simpulan. Evaluasi mengandung pengertian suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilai dari sesuatu. Dalam proses penilaian, dilakukan perbandingan antara informasi-informasi yang telah berhasil dihimpun dengan kriteria tertentu, untuk kemudian diambil keputusan atau dirumuskan kebijakan tertentu. Kriteria atau tolak ukur yang dipegang tidak lain adalah tujuan yang sudah ditentukan terlebihdahulu sebelum kegiatan pendidikan itu dilaksanakan. Dari
aspek
pelaksanaan,
evaluasi
adalah
keseluruhan
kegiatan
pengumpulan data dan informasi, pengolahan, penafsiran dan pertimbangan untuk membuat keputusan. Evaluasi adalah kegiatan atau proses untuk mengukur dan selanjutnya menilai sampai dimanakah tujuan yang telah dirumuskan sudah dapat
19
dilaksanakan. Evaluasi adalah proses memahami atau memberi arti, mendapatkan dan mengkomunikasikan suatu informasi bagi petunjuk pihak-pihak pengambil keputusan. (http://wakhinuddin.wordpress.com/2009/07/14/definisi-evaluasi/)
2.6
Fit/Gap Analysis 2.6.1.
Pengertian Fit/Gap Analysis Fit/Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional di dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Analisis ini mencakup kegiatan mengidentifikasi data kunci atau komponen-komponen yang sesuai (fit) di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi-solusi. Teknik ini berpusat pada beberapa objektif, seluruhnya berfokus pada pengukuran komponen-komponen kunci yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang terbaik (best practice) di dalam sebuah organisasi. (http://www.ehow.com/about_6311789_fit-gap-analysis.html) Dokumen Fit/Gap Analysis mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek-proyek dan mengidentifikasi berbagai kesenjangan dalam fungsionalitas yang disediakan software. Alternatif akan disediakan ketika kesenjangan dalam fungsi ditemukan. Setiap gap akan ditangani dengan adanya perubahan pada proses bisnis, laporan yang disesuaikan atau melakukan penyesuaian pada perangkat lunak. (http://www.uofaweb.ualberta.ca/vpfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
20
2.6.2.
Tujuan Fit/Gap Analysis Tujuan utama Fit/Gap Analysis pada setiap proyek adalah untuk memastikan bahwa setiap proyek diekseskusi/dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien. Analisis ini juga merekomendasikan perintah-perintah, seperti key issues dan tampilan yang membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk menjamin hasil yang sesuai dengan target. (http://www.ehow.com/about_6311789_fit-gap-analysis.html)
2.6.3.
Peringkat Kebutuhan pada Fit/Gap Analysis Kebutuhan
harus
diidentifikasi untuk menentukan tingkat
prioritas. Hal ini memungkinkan tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan bahwa semua proses bisnis yang penting dapat ditampung selama implementasi sistem baru. Selain itu juga memungkinkan tim proyek untuk fokus pada bidang-bidang yang paling penting untuk organisasi dan menyoroti di mana fungsi yang baru dapat menambah nilai pada bisnis saat ini untuk meningkatkan proses-proses bisnis, menyadari efisiensi atau meningkatkan pelaporan. Legenda berikut mengidentifikasi kode yang digunakan dalam kolom peringkat Fit/Gap Analysis Report.
21
Tabel 2.3 Peringkat Kebutuhan Fit/Gap Analysis Peringkat
Penjelasan HIGH/Mission Critical Requirements – adalah kebutuhan-kebutuhan yang sangat penting dalam misi,
H
dibutuhkan untuk operasi dan tanpa kebutuhan-kebutuhan tersebut organisasi tidak dapat berfungsi; juga termasuk kebutuhan pelaporan penting untuk internal dan eksternal. MEDIUM/Value Add Requirements – adalah kebutuhankebutuhan yang jika bertemu dapat secara signifikan memperbaiki proses-proses bisnis perusahaan; kebutuhan-
M
kebutuhan ini adalah proses-proses sistem bisnis saat ini yang bukan merupakan misi penting untuk bisnis perusahaan, tetapi jika bertemu dapat menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan kepada perusahaan. LOW/Desirable Requirements – adalah kebutuhankebutuhan yang baik untuk dimiliki dan dapat
L
menambahkan sedikit nilai kepada proses-proses bisnis perusahaan dan mungkin bertemu melalui workarounds atau merubah proses-proses bisnis.
22
2.6.4.
Degree of Fit Langkah berikutnya dalam
tahap analisis adalah untuk
menentukan tingkat Fit antara kebutuhan pengguna dan software. Legenda berikut menguraikan kode yang digunakan dalam menentukan tingkat fit untuk Fit/Gap Analysis Report.
Tabel 2.4 Degree of Fit/Gap Analysis Kode F
Penjelasan Fit – kebutuhan dapat sepenuhnya dipenuhi oleh software. Gap - software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar disediakan dan alternatif yang disarankan
G
diidentifikasi dan rekomendasi dibuat; dapat menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software. Partial fit – software memiliki fungsi yang memuaskan kebutuhan. Workarounds, custom report atau customization
P akan dan diidentifikasi ketika diperlukan untuk sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
23
2.7
Identifikasi dan Analisis Risiko Kualitatif 2.7.1
Pengertian Risiko Proyek Menurut Marchewka (2010, p207), Schwalbe (2010, p425) dan Fuller et. al. (2008,p314), risiko proyek adalah suatu kejadian atau kondisi yang tidak tentu yang jika terjadi memiliki efek positif atau negatif terhadap tujuan proyek.
2.7.2
Identifikasi Risiko Menurut Marchewka (2010, p207), identifikasi risiko pada tahap proses manajemen risiko adalah menentukan risiko mana yang mempengaruhi proyek. Identifikasi risiko biasanya termasuk project stakeholder dan membutuhkan sebuah pemahaman dari tujuan proyek juga lingkup, jadwal, anggaran, dan tujuan kualitas proyek. Menurut Schwalbe (2010, p434), identifikasi risiko adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial lebih cepat, tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan proyek. Di dalam identifikasi risiko terdapat penentukan risiko mana yang mungkin
mempengaruhi
sebuah
proyek
dan
mendokumentasi
karakteristik dari masing-masing risiko. Output utama dari proses ini adalah permulaan dari sebuah risk register.
24
Simpulan dari pengertian yang ada, identifikasi risiko adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek tertentu dan menentukan risiko mana yang mempengaruhi proyek.
2.7.3
Alat dan Teknik untuk Identifikasi Risiko Teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan memahami dasar dari risiko proyek adalah dengan melakukan tanya-jawab dengan beberapa stakeholder. Teknik ini dapat membuktikan kegunaan untuk menentukan alternatif dari pandangan seseorang, tetapi kualitas informasi yang diperoleh tergantung dari keahlian pihak penanya dan pihak yang ditanya.
2.7.4
Analisis dan Penilaian Risiko Menurut Marchewka (2010, p217), analisis dan penilaian risiko menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk mengevaluasi risikorisiko yang telah diidentifikasi oleh stakeholders. Tujuan dari analisis risiko adalah untuk menentukan kemungkinan dan dampak dari masingmasing risiko pada proyek. Penilaian risiko, pada sisi lain, fokus pada memprioritaskan berbagai risiko sehingga sebuah strategi risiko yang efektif dapat diformulasikan. Secara ringkas, risiko mana yang harus
25
direspons? Untuk derajat yang tinggi, ini akan ditentukan oleh toleransi stakeholders’ project terhadap risiko. Terdapat dua dasar pendekatan untuk menganalisis dan menilai risiko proyek. Pendekatan pertama lebih kualitatif sifatnya karena terdiri atas penilaian subjektif yang didasarkan pada pengalaman atau intuisi. Analisis kuantitatif, berdasarkan pada teknik matematika dan statistik. Masing-masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelemahan ketika dihadapkan pada ketidakpastian, maka kombinasi dari metode kualitatif dan kuantitatif menyediakan wawasan yang bernilai ketika melakukan penilaian dan analisis risiko, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif.
2.7.5
Pendekatan Kualitatif (Qualitative Approach) Menurut Marchewka (2010, p207), analisis risiko kualitatif pada tahap proses manajemen risiko difokuskan pada analisis kualitas yang berkenaan dengan dampak dan kemungkinan dari risiko-risiko yang telah diidentifikasikan. Analisis risiko kualitatif fokus pada analisis risiko yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari project stakeholder. Walaupun teknik-teknik untuk menganalisis risiko proyek secara kualitatif dapat dilakukan oleh masing-masing stakeholder, tetapi dapat menjadi lebih efektif jika dilakukan secara berkelompok. Proses
26
berkelompok
ini
memperkenankan
masing-masing
stakeholder
mendengarkan pandangan yang lain dan mendukung komunikasi yang terbuka diantara berbagai stakeholder. Sebagai hasilnya, pandangan yang luas dari ancaman, kesempatan, isu-isu dan sudut pandang dapat didiskusikan dan dimengerti. Menurut Schwalbe (2010, p464), analisis risiko kualitatif menilai kemungkinan dan dampak atas risiko-risiko yang teridentifikasi untuk menentukan tingkat dan prioritas.
2.7.6
Matriks Peluang/Dampak (Probability/Impact Matrixes) Menurut Schwalbe (2010, p464), seorang manajer proyek dapat menuangkan dalam grafik peluang dan dampak risiko pada Matriks Peluang/Dampak.
Sebuah
Matriks
Peluang/Dampak
mendaftarkan
peluang dari sebuah risiko yang muncul pada satu sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan risiko pada sisi lainnya. Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik sederhana ini untuk membantu mereka mengidentifikasi risiko yang perlu mereka perhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, project stakeholders mendaftarkan risiko-risiko yang mereka perkirakan mungkin muncul atas proyek yang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah risiko tersebut termasuk dalam kategori High (Tinggi), Medium (Sedang), atau
27
Low (Rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika risiko tersebut muncul. Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam Probability/Impact Matrix. Tim proyek dapat memposisikan risiko pada matriks, mengkombinasikan semua risiko umum, dan memutuskan dimana risiko-risiko tersebut diletakkan pada matriks. Tim proyek harus fokus pada setiap risiko yang termasuk pada kategori High dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka merencanakan untuk merespons risiko-risiko tersebut jika terjadi.
Gambar 2.5 Probability/Impact Matrix
Mungkin akan berguna jika dibuat Probability/Impact Matrix yang terpisah untuk risiko negatif dan risiko positif untuk meyakinkan
28
bahwa kedua tipe risiko telah ditempatkan secara tepat. Beberapa tim proyek juga mengumpulkan data berdasarkan peluang dan dampak risiko yang mempengaruhi secara negatif atau positif terhadap lingkup, waktu, dan tujuan biaya. Analisis risiko kualitatif normalnya dapat diselesaikan dengan cepat sehingga tim proyek harus memutuskan tipe pendekatan apa yang paling cocok dengan proyek mereka.
