9
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang konsep dan teori yang diperoleh dari kepustakaan yang relevan atau yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Landasan teori dalam penelitian ini yang dibahas antara lain: konsep sistem, pengertian arsip dan arsip dinamis, kearsipan, sistem kearsipan yang baik, Sistem Penyimpanan, Filling Sistem Kearsipan, Ruangan Penyimpanan ,Metode Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip dinamis inaktif, secara rinci adalah sebagai berikut. 2.1.
Konsep Sistem SISTEM SUB SISTEM PROSEDUR METODE
Gambar 2.1 Desain Sebuah Sistem
10
Gambar 2.1 mengilustrasikan hubungan suatu sistem dengan sub sistem, prosedur, dan metode. “Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya.”6 Berdasarkan uraian tersebut ini yang dimaksud dengan konsep sistem adalah prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan.
2.2. Pengertian Arsip Arsip (records) dalam istilah bahasa Indonesia sering juga disebut warkat adalah “setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.”7 Menurut The Liang Gie secara terminologi “arsip berarti faktafakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa dan kegiatan dari
6
Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen, Erlangga, Surabaya, hal.31. 7 Basir Barthos, loc. cit.
11
organisasi.”8 Warkat-warkat itu dapat berbentuk berupa surat, data, barang-barang cetakan: kartu, lembaran-lembaran atau buku-buku dalam mana dicantumkan fakta-fakta. Buku ini juga mengatakan bahwa arsip adalah sesuatu kertas, buku, potret, film kecil, peta lukisan bagan, kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksananya. Berdasarkan tersebut maka yang dimaksud dengan arsip adalah sekumpulan dokumen yang disimpan dengan keadaan dan fungsi tertentu. “Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas: a. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah. b. Arsip dinamis inaktif arsip yang tidak secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.”9
8
The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta, Liberty Offset, hal.115. 9 Barthos Basir, op.cit. hal.4.
12
Penelitian ini yang dimaksud dengan arsip adalah sekumpulan dokumen atau catatan tertulis baik dalam bentuk apapun yang disimpan dengan keadaan dan fungsi tertentu juga masih diperlukan dalam kehidupan pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
2.3. Kearsipan Kearsipan adalah Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta yang selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebaai alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan. “Pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta unuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.”10 Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan kearsipan dalam penelitian ini adalah semua kegiatan di organisasi yang 10
Ibid. hal.3.
13
menyangkut dengan masalah arsip pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
2.4. Sistem Penyimpanan Ada
tiga
sistem
penyimpanan
dokumen
yang
dapat
dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisai, dan kombinasi kedua sistem. Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan fakor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya. Berikut ini tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu: 1. Sistem Sentralisasi Sistem sentralisasi, “semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat
14
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.”11
2.
“Keuntungan dari Sistem Sentralisasi : a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau penyimpanan arsip. b. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. c. Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip. d. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan, sehingga sistem penyimpanan atau penggolongan arsip lebih sederhana. Kerugian Sistem Sentralisasi: a. Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam. c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.”12 Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen
pada masing-masing unit. “Keuntungan Sistem Desentralisasi : a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing. 11
Badri Munir Sukoco, op.cit. hal. 96. Agus Sugiarto, 2005, Manajemen Kearsipan Moderen Dari Konvensional Ke Basis Komputer, Gava Media, Yogyakarta, hal. 22. 12
15
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat. c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian Sistem Desentralisasi: a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan. d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.”13 3. Sistem Gabungan Sistem
kombinasi,
masing-masing
bagian
menyimpan
dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem control dan prosedur
13
Agus, Sugiarto, loc.cit. hal.23
16
operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaan. “Keuntungan Sistem Kombinasi: a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam. seminimum mungkin kesalahan b. Menekan pemberkasan serta dokumen yang hilang. c. Menekan duplikasi dokumen. d. Memungkinkan penggandaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugian Sistem Gabungan: a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud. b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada. c. Masalah yang berasal dari Sistem Sentralisasi dan Desentralisasi akan dibawa ke Sistem Kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.”14 2.4.1. Filing Sistem Penyimpanan Arsip Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
14
Badri Munir Sukoco, op.cit. hal.99.
17
proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem
penyimpanan
arsip
dalam
Tata
Kearsipan
Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai berikut : “1. Sistem Abjad ( Alphabetical Filing System ) Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 2. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal ( Subject Filing System ) Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem ini, harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. 3. Sistem Nomor ( Numerical Filing System ) Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filing sistem (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu 4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu ( Chronological Filing System ) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
18
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). 5. Sistem Wilayah/Regional/Daerah ( Geographical Filing System ) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan, biasanya adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi daerahdaerah atau wilayah lebih dari satu tempat. Organisasiorganisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga menggunakan system geografis ini.” 15 Untuk melaksanakan fiing system geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalahmasalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam wilayah itu selanjutnya baru dikembangkan lebih lanjut dengan nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di daerah eilayah itu, misalnya :
15
Indramayu
Malang
Jakarta
Ahmad
Parno
Irwan
Bahrun
Rahman
Karna
Ibid. hal.89.
19
2.4.2. Ruangan Penyimpanan Kondisi ruang yang tepat merupakan hal penting bagi cantuman arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan kelebaban, cahaya , dan alokasi ruang. “1. Gedung Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara. Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap, alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan. Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar. Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu. 2. Kontrol suhu dan kelembaban Suhu dan kelembaban yang terkendali membantu kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18o sampai 21o Celcius. Kelembaban yang dianjurkan ialah 45 sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi, sekitar 80 sampai 90 persen. 3. Cahaya Radiasi ultraviolet (UV) dn cahaya kasat mata aktif akan menyebabkan kerusakan pada arsip serta mempercepat reaksi kiia. Radiasi ultralembayung terutama berasal dari
20
sinar matahari dan sinar fluoresen merupakan ancaman bagi arsip bila arsip tidak dimaksukkan ke dalam kardus atau bungkusan. Sinar incandesen bukan merupakan ancaman bagi materi arsip serta merupakan cahaya yang disarankan. 4. Ruang Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan kegiatan rujukan yang ada.”16 Berdasarkan sub bab ini ruangan penyimpanan adalah syarat kondisi ruangan yang baik pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. agar arsip dapat aman dan teratur sehingga mempermudah dalam penemuan kembali. 2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan arsip dinamis inaktif Menurut Sulistyo-Basuki memilih tempat penyimpanan yang baik adalah “1. Menggunakan ruang yang ada yang tidak cocok dengan keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inakif. Ruang semacam ini cocok untuk badan korporasi yang memiliki arsip dinamis inaktif dalam olume kecil. Ruang yang tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan
16
hal.340.
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta, Gramedia,
21
arsip dinamis semiaktif, yang jarang diakses namun tetap diperlukan untuk keperluan rujukan segera. 2. ruang gudang untuk menyimpan arsip dinamis, lokasinya mungkin jauh dari badan korporasi namun menghemat karena haga tanah atau sewanya lebih rendah daripada harga kantor pusat korporasi. Pusat arsip dinamis inaktif ini bervariasi, mulai dari pusat yang menyimpan volume arsip dinamis inaktif dalam skala besar, stafnya bekerja penuh waktu serta menyediakan penyimpanan lengkap, jaa rujukn dan temu balik arsip dinamis inaktif oleh tenaga terlatih, sampai dengan penyediaan fasilitas yang memungkinkan masing-masing unit bekerja memiliki ruang tertentu. 3. Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat arsip dinamis komersial yang sepenuhnya dikelola swasta. Jenisnya bervariasi, ada yang sangat sederhana hanya menyimpan boks yang diserahkan pada mereka dan menemu balik sesuai dengan permintaan. Adapula commercial record centre yang menyediakan jasa penyimpanan, temu balikarsip dinamis dalam bentuk dokumen, berkas, atau boks, melacak boks, mendaftar dan mengepak arsip dinamis, menjual boks, mmbuat laporan sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki pemakai dan pemusnahan arsip dinamis yang terjamin keamanannya.”17 Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud memilih tempat penyimpanan arsip inaktif pada penelitian ini adalah syarat yang seharusnya atau sebaiknya sebelum menyimpan arsip inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
17
Ibid. hal. 288.
22
2.4.4. Prosedur Filing Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi atau manual arsip dinamis inaktif, sebagai berikut: “1. Meneliti Arsip 2. Menyimpan Berkas Inaktif 3. Penempatan Boks pada Rak.”18 2.4.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif: “1. Meneliti Arsip 1) Arsip-arsip diterima oleh Unit Pengolah. 2) Sebelum dimasukkan ke dalam boks, perlu diteliti terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku. 2. Menyimpan Berkas Inaktif 1) Untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan petunjuk menyimpan arsip yang tersimpan pada boks yang merupakan berkas yang terdiri atas satu macam masalah. 2) Sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan berkas yang memiliki satu masalah. 3) Persiapan yang perlu dilakukan adalah member tanda-tanda/label/title pada boks mengenai pokok masalahnya disertai pula kode-kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan map dengan judul dan kodenya. 3. Penempatan Boks pada Rak 18
Thomas Wiyasa, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta:Prodya Paramita. hal.71.
23
1) Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak arsip. 2) Boks-boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan samping-menyamping sehingga tidak terpisah-pisah.” 19 2.5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara : “1. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif; 2. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif; 3. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu; 4. Menyerahkan arsip dinamis inaktif ke unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis.”20 Adanya jadwal retensi arsip dinamis, “maka badan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan sebagainya.”21
19
Ibid. hal.72. Sulistyo Basuki, op. cit. hal.309. 21 Ibid. hal. 310. 20
24
2.5.1. Proses Penyusutan arsip dinamis inaktif Pembuatan jadwal retensi arsip dinamis memerlukan penalaran, visi yang luas, kajian mendalam atas berbagai nilai kegunaan arsip dinamis. Dalam menilai arsip dinamis untuk dibuatkan jadwal retensi arsip dinamis perlu penalaran apakah arsip dinamis memang perlu dimusnahkan atau disimpan permanen. “Untuk memusnahkan berkas surat/arsip perlu mengikuti tata cara atau prosedur pemusnahan arsip sebagai berikut: 1. Semua arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk tugas-tugas operasional dapat dimusnahkan oleh Unit Pengolah Arsip yang bersangkutan; 2. Sebelum arsip dimusnahkan, perlu diinventarisasikan guna diadakan penelitian dan menelaah apakah ada terselip arsip yang masih aktif dan dianggap masih diperlukan oleh Pusat penyimpanan arsip; 3. Setelah selesai diinventarisasi dan dirasa sudah tidak ada masalah, daftar inventarisasi berkas surat disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Dalam tata cara pemusnahan arsip diperlukan juga Berita Acara Penyerahan Arsip.”22 Berdasarkan dimaksud dari penelitian ini penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara membuat jadwal retensi arsip.
22
Thomas Wiyasa, op.cit. hal.162.
25
2.5.1.1. Retensi Arsip Jadwal retensi adalah jadwal penyimpanan arsip dinamis inaktif, menyimpannya ke pusat arsip dinamis inaktif (record centre) serta memusnahkannya bila arsip dinamis inaktif tidak lagi memiliki kegunaan bagi badan korporasi dan menyerahkan ke depo arsip untuk disimpan. Pembuatan jadwal retensi mencakup saran dan tujuan penyimpanan,
inventaris
arsip
dinamis
inaktif,
penilaian
dan
penyusutan arsip dinamis inaktif, pembuatan jadwal retensi. Tujuan jadwal retensi arsip dinamis adalah untuk mengetahui keperluan badan korporasi dan memenuhi ketentuan perundangundangan. “Jadwal retensi arsip dinamis mampu menekan biaya pemeliharaan arsip dinamis dengan berbagai cara: 1. Pemusnahan arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi dan penyimpanan arsip dinamis semiaktif dan arsip dinamis inaktif ke pusat penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berada di lokasi yang lebih ekonomis. 2. Perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dan semiaktif lebih murah dibanding lemari atau cabinet yang diperlukan untuk perkantoran 3. Pemusnahan arsip dinamis duplikat disimpan di berbagai bagian, direktorat, dan sebagainya. Yang disimpan di pusat arsip dinamis semiaktif dan inaktif hanya salinan arsip dinamis (record copy).”23
23
Sulistyo Basuki, op. cit. hal. 311.
26
2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis Appraisal atau penaksiran artinya proses menilai aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan guna memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggungjawaban badan korporasi, serta harapan komunitas. “Penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna menentukan niai masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip dinamis menyatakan jadwal retensi dan pemusnahan arsip dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis, dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dengan singkatan JRA. Langkah dalam penetuan jadwal retensi arsip dinamis adalah menentukan seri arsip dinamis, menentukan waktu retensi, menetukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan periode retensi.”24 2.5.1.3. Penentuan seri arsip dinamis Penentuan Seri arsip dinamis merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Seri adalah “dokumen atau lembaran kertas, butir arsip dinamis dalam media lain yang disusun menurut system pemberkasan atau disusun sebagai satu unit tunggal karena dokumen atau butir arsip tersebut bertautan dengan fungsi khusus sebuah badan korporasi atau berkaitan dengan subjek, berasal dari akivitas yang sama, memiliki bentuk khusus karena 24
Ibid. hal.313.
27
hubungan lain yang timbul akibat penciptaan atau penggunaan arsip dinamis tersebut.”25 Misalnya,
sebuah
instansi
pemerintah
RI,
sebuah
departemen.Departemen merupakan unit tertinggi di lingkungan departemen, maka unit tersebut merupakan sebuah seri. Dibawah Direktorat Jendral masih ada unit bawahan disebut direktorat, ini merupakan subkelas. Dibawahnya masih ada lagi unit bawahan dan seterusnya.
2.5.1.4. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan atau kepentingan bagi pengguna arsip. Dibagi menjadi 2 nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai arsip berdasarkan pada keunaan bagi kepentingan lebaga encipta arsip. Nilai sekunderadalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi keentingan umum. “Nilai guna primer 1. Nilai guna administrative Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam menetukan garis haluan(policy) badan korporasi memiiki guna administrative. 2. Nilai guna fiscal 25
Ibid. hal.314.
28
Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang unuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak badan korporasi, arsip dinamis transaksi seperti pembelian dan penjualan, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi. 3. Nilai guna hukum Nilai guna arsip dinamis tersebut bagi badan korporasi menyangkut kepentingan hukum. 4. Nilai guna historis Arsip dinamis berdasarkan kualitas atau isi arsip dinamis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan sebuah kegiatan, disimpan bukan hanya kepentingan bisnis melainkan karena kepentingan historis Nilai guna sekunder 1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, di atur, sera pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. 2. Nilai guna inormasional menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.”26 Berdasarkan Peraturan Pemerintah no. 34/1979 Jadwal Retensi Arsip diatur tentang jenis arsip, jangka simpan dan penyusutannya. Dalam pratek diperluas mencakup: “1. Nomor urut yaitu control jumlah jenis arsip dalam jadwal retnsi arsip dinamis. 2. Jenis arsip artinya deskripsi seri arsip dinamis. 26
Ibid. hal.316.
29
3. Nilai guna yaitu nilai guna tiap seri arsip dinamis bagi operasional badan korporasi 4. Jangka simpan artinya jangka simpan sebagai arsip dinamis aktif untuk kepentingan masing-masing unit pengolah dan jangka simpan waktu kepentingan operasional badan korporasi pencipta 5. Keterangan menyangkut nasib akhir arsip dinamis dalam proses penyusutan. 6. Adapun secara rinci tabel sebagai berikut.”27 Tabel 2.1. Jadwal retensi arsip dinamis No
Jenis arsip (dinamis)
Nilai guna
Jangka simpan Aktif
Keterangan
Inaktif
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif Sejak dokumen diciptakan hingga disingkirkan hendaknya dibuat sebuah pengawasan yang efektif. Pengawasan penciptaan dokumen itu meliputi kegiatan manajemen yang meliputi manajemen fungsi administrasi pengadaan korespondensi, formulir, laporan, dan petunjuk. “Menurut Basuki, ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif yakni. a. Pencacahan. Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menngunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil yang hasil potongannya akan bervariasi 27
Ibid. hal.318.
30
mulai dari 0.8 cm sampai dengan 2,5 cm. Jenis yang lain adalah disintegrator yang menggunakan pemotong berputar sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi b. Pembakaran Metode ini sangat popular di masa lalu karena dianggap paling aman walau terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia yang dapat diketahui oleh pesaing. Saat ini metode pembakaran menjadi kurang diminati karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan. c. Pemusnahan kimiawi Metode ini menggunakan bahan kimia yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang dugunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan. Walaupun metode ini dianggap efisien daripada metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktuwaktu. Volume dokumen yang cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan. d. Pembuburan Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan; walaupun kurang popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukka ke bak penampungan yang diisi air kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini lalu disiram air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang menuntut pengamanan yang tinggi.” 28
28
Sulistyo Basuki, op. cit. hal.321.
31
2.5.1.6. Berita acara pemusnahan Lembaga
pemerintah
dan
swasta
sering
mengharuskan
pembuatan berita acara mangenai pemusnahan arsip dinamis inaktif. Berita acara tersebut membuat deskripsi arsip dinamis inaktif yang dimusnahkan,
tempat
dan
tanggal
pemusnahan,
serta
metode
pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. “Ada kalanya instansi pemerintah ataupun swasta membuat register pemusnahan arsip dinamis inaktif yang membuat daftar arsp dinamis inaktif yang telah dimusnahkan beserta tanggal pemusnahan. Register ini merupakan catatan permanen bilamana dan bagaimana arsip dinamis inaktif dimusnahkan.”29 2.6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. “Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: 1. Spindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung 29
Sulistyo Basuki, op. cit, hal.321.
32
2.
3.
4.
5.
6.
ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan ruang khusus. Hingga kini spindle file tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya. Vertical filing cabinet, digunakan untuk memudahkan dan mempercepat penemuan dokumen. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertikal dua laci sering digunakan di samping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Open-self file, berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran 80cm (lebar bervariasi antara 78110cm) dengan jumlah deretan bertingkat antara 2 sampai 8 tingkat. Lateral file, adalah unit penyimpan dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari jenis kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Lemari ini diopersikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktiv sebelum pemindahannya ke pusat dokumen. Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10cm yang tergantung agak miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Card file, menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat
33
menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan.”30 Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan peralatan dan penyimpanan arsip dinamis di penelitian ini adalah semua alat yang membantu dan mendukung dalam proses sistem kearsipan Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang agar tercapainya kearsipan yang baik. 2.7. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Arsip dinamis inaktif yang ingin digunakan dapat diminta melalui telepon, surat, atau datang sendiri. Apa pun bentuk permintaan yang digunakan, pemohon harus bersedia memberikan informasi kepada petugas pusat arsip dinamis sebagai berikut: “a. Nomor boks ( yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan dicatat pada transfer formulir arsip dinamis yang dikembalikan ke unit pengirim arsip dinamis). b. Judul folder atau deskripsinya. c. Nama, bagian, dan nomor telepon peminta arsip dinamis. d. Perkiraan waktu peminjaman arsip dinamis sehingga waktu penagihan dapat dicatat pada formulir.”31
30 31
Badri Munir Sukoco, op. cit. hal.100. Sulistyo Basuki, op. cit. hal.305.
34
Setelah dipinjam, petugas akan mencatat formulir kemudian menjajarkan formulir menurut tanggal pengembalian. Lazimya berkas arsip dinamis inaktif dipinjamkan selama 2 (dua) minggu namun dapat diperpanjang. Berikut ini tata cara penemuan kembali arsip : “1. Peminjaman Pada prinsipnya setiap peminjaman arsip/surat harus dicatat, dan peminjaman arsip harus dilaksanakan melalui lembar Peminjaman rangkap tiga yang masingmasing berfungsi sebagai berikut: a. Lembar Peminjaman Arsip I sebagai pengingat di Unit Kearsipan atau unit yang menyimpan arsip; b. Lembar Peminjaman Arsip II sebagai pengantar arsip yang dipinjam, yang dimasukkan ke dalam map; c. Lembar Peminjaman Arsip III sebagai tanda bukti pinjam pada peminjam arsip. 2. Pencarian Berkas Peminjam harus mengajukan permintaan dengan menyebutkan masalahnya. Maka petugas akan mencari berkas dengan menempuh langkah sebagai berikut: a. Melihat judul pada tab sekat petunjuk II apabila petunjuk I telah tertempel pada laci lemari arsip. b. Melihat judul pada tab sekat petunjuk III. c. Melihat pada tab judul pada tab map untuk mengambil surat dari berkasnya. 3. Mengembalikan Arsip Apabila peminjaman arsip telah selesai dan telah dikembalikan maka arsip tersebut harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula. Langkahlangkah yang perlu dilakukan oleh petugas pengelola adalah sebagai berikut:
35
a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan; b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar peminjaman II dimusnahkan; c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan untuk pembuatan statistik jumlah surat/arsip yang pernah dipinjam.”32 Berdasarkan penelitian ini dimaksud dari
penemuan kembali
arsip adalah metode atau proses kegiatan mencari kembali arsip dinamis inaktif apabila arsip dinamis inaktif tersebut diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang . 2.7.1. Syarat-syarat pegawai kearsipan Petugas kearsipan diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaiu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian. “1. Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap egawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkatan-perkatan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hamir sama. Factor ketelitian harus didukung oleh: a. Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan enuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tangungjawabnya. b. Kesempurnaan mata, dalam arti tidak caat, tidak buta warna 32
Thomas Wiyasa, op.cit. hal.72.
36
2. Kecerdasan Cerdas berarti semurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikian. Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian, ketajaman pikirannya. Jadi, setiap pegawa kearsipan mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok masalah, serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya. 3. Kecekatan Kecekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja engan cepat, dan mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani. 4. Kerapian Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau beres sehinga kata kerapian berarti keapikan, kebersihan, keberesan atau ketertiban. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan, dan ketertiban terhadap arip-arsip yang di simpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, selain enak dan sedap dipandang mata akan lebih awet, tidak mudah rusak. Mudah dalam pengambilan dan pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukan kepribadian seseorang.”33
33
The Liang Gie, op.cit. hal.39.
37
Berdasarkan penelitian ini setiap pagawai kearsipan harus mempunyai 4 sifat yang menunjang dalam pekerjaanya sebagai pegawai kearsipan yaitu ketelitian,. Kecerdasan, kecekatan, dan kerapian.
2.8. Sistem Kearsipan yang Baik Sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan pada metode penyusunan atau penggolongan, akan tetapi juga bermacam-macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat (dokumen/arsip) “Ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah: 1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu. 2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui selektif secara cermat. 3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.”34 Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus memperhatikan hal-hal berikut ini: “1. Petugas kearsipan harus mahir/professional dan menyenangi dalam mengelola arsip. 2. Prosedur kerja cukup sederhana. 34
Thomas Wiyasa, op.cit. hal.44.
38
3. Perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya. 4. Perlengkapan lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan. 5. Perlu adanya pelaporan berkala secara 35 periodik/teratur.” Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem kearsipan yang baik menurut Sugiyarto dan Wahyono, sebagai berikut: “1. Kepadatan: yang dimaksud kepadatan disini adalah efisiensi tempat. 2. Mudah dicapai: Aspek ini begitu signifikan dalam kegiatan pengelolaan arsip, file cabinet/ almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga, untuk mudah dan mengambil kembali dokumen apabila diperlukan. 3. Kesederhanaan: Faktor ini dimaksudkan agar sistem kategorisasi dan penataan dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pegawai pada umumnya. 4. Keamanan: Faktor ini dimaksudkan agar tinkat keamanan dokumen-dokumen sesuai dengan nilai dan bentuk serta kepentingan arsip, untuk itu dibutuhkan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek ini. 5. Kehematan: Hemat dalam hal ini dimaksudkan system kearsipan harus hemat dalam hal biaya,tenaga kerja dan biaya-biaya lainnya. 6. Elastis: Faktor elastis yang bermaksud bahwa system kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan system penyimpanan di masa yang akan dating.
35
Thomas Wiyasa, op.cit. hal.44.
39
7. Penyimpanan: Faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah benar-benar dokumen yang bernilai. 8. Keterangan-keterangan yang harus diperhatikan apabila perlu dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam heading (kepala). 9. Dokumen-dokumen harus disusun secara up-to date. 10. Harus dipergunakan system penggolongan yang paling tepat tidak ada yang paling baik dalam system kearsipan, yang paling baik adalah system yang paling cocok dan tepat dengn kebutuhan. Dengan demikian pemilihan system harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan, sehingga system tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara efektif.36
36
Sugiarto Wahyono, 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, hal.20.
40
2.9. Kerangka Dasar Penelitian ARSIP DINAMIS AKTIF
ARSIP DINAMIS
ARSIP DINAMIS INAKTIF
SISTEM PENYIMPANAN
FILING SISTEM KEARSIPAN
RUANGAN PENYIMPANAN
PROSEDUR KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS PENEMUAN KEMBALI ARSIP DINAMIS INAKTIF SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK Gambar 2.2. Kerangka Pikir
METODE KEARSIPAN ARSIP DINAMIS INAKTIF
41
Sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif pelaksanaan meliputi penyelenggaraan kearsipan yang baik bagi organisasi, penyimpanan arsip dinamis inaktif, peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis, ruangan penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan serta penemuan kembali arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah.37 , sedangkan arsip dinamis inaktif arsip yang tidak secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
38
Pada penelitian ini difokuskan pada arsip
dinamis inaktif yang tidak secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari pada Bagian Pengolahan dan akuisisi
Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang. Penyimpanan
Arsip
Dinamis
Inaktif
mencakup
Sistem
penyimpanan, Filling Sistem Kearsipan, ruangan penyimpanan dan 37 38
Basir Barthos, op.cit. hal.4. Ibid. hal.4.
42
peralatan serta perlengkapan penyimpanan arsip dinamis, memilih tempat penyimpanan dan metode penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif yang ada pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dinamis adalah peralatan meliputi filling cabinet (lemari arsip), Ordner, Letter Tray (baki surat), rak buku (lemari terbuka), Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact), Rotary Filling System, pelubang kertas (snel hecter), dan setepler, sedangkan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan penanganan arsip yaitu map ordner, penyekat, kode arsip, klip dan buku agenda surat yang ada pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Ruangan penyimpanan yang dimaksud menyangkut pada hal yang perlu dipertimbangkan yaitu control suhu dan kelembaban, cahaya , gedung, dan ruang pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Penyusutan dan pemusnahan pada penelitian ini adalah kegiatan pengurangan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara membuat jadwal retensi arsip. Pada penemuan kembali arsip dinamis inaktif yang dimaksud metode atau proses kegiatan mencari kembali arsip dinamis
43
inaktif apabila arsip dinamis inaktif tersebut diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang. Pengolahan dan akuisisi syarat-syarat pegawai kearsipan harus memiliki 4 syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian. Sistem kearsipan yang baik
adalah pengelolaan arsip yang tepat
digunakan pada waktu yang tepat, sehingga pengelolaan arsip dapat efektif dan efisien pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
