BAB II LANDASAN TEORI
2.I. PENDAHULUAN Dalam melakukananalisisterhadappengendalianintem perlu dilakukan suatu pemahamanatas prosedur-prosedtr yang terdapat didalamnya. Prosedur yang tidak berjalan sebagaimanamestinya akan mengakibatkan tidak memadainya sistem pengendalianintern yang akan dihasilkan. Dalam era teknologi sekarangini, hampir semuaperusahaanmengolah informasi berupa data dan dokumen yang dimilikinya dalam suatu sistem informasi yang didukung oleh sebuah atau beberapa software. Karena obyek penelitian dalam thesis ini adalah sediaanobat-obatanmaka dalam melakukan analisis, selain perlu melakukan pemahamanatas sistem pengendalian intern sediaan obat-obatan, perlu juga dilakukan pemahaman atas sistem pengendalian aplikasi sistem informasi komputer, karena semua informasi dan data yang berkaitan dengan sediaan obat-obatan diolah dalam sebuah software. Jadi memadai atau tidaknya sistem pengendalianintern atas sediaanjuga ditentukan oleh memadai atau tidaknya sistem pengendalianintern dalam aplikasi sistem informasi komputer dalam hal ini software yang digunakan dalam mengolah informasi yang berkaitan dengan sediaan obat-obatan.Disamping itu untuk memudahkananalisis terhadap sistem pengendalian intern atas sedieanobat-obatan perlu juga dilakukan
pemahamanatas sediaanobat-obatanitu sendiri, jenis-jenis obat yang dikelompokkan kedalamsediaandan kapansuatuobat diakui sebagaisediaan.
Amlisis Sistem Pengedali s lntem ds scdioan obot{babn
+l'x*
Tingkrl Memrdei Sisbn
Intdrn als sediean
Gambar2.1(KerangkaTeori)
2.2. PENGERTIANPENGENDALIANINTERN Pengendalianintern yang memadai sangat diperlukan bagi setiap perusahaan dalam usahanyauntuk mencapaitujuan perusahaandan meningkatkanefisiensi serta efektifitas kinerja perusahaan.Menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart (1999,pp254) "Pengendalian intern adalah perencanaanorganisasi dan metode yang digunakan oleh perusahaanuntuk menjaga asset,memberikan informasi yang akurat dan dapat drpercay4 memajukan dan meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorongkepatuhanataskebijakan manajemen". Selain itu J.B Heckert (1996,pp 122) mendefinisikan pengendalianintern sebagai berikut: " Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua
metodesertatindakanyang digunakandalamperusahaan harta, untuk mengamankan mengecekkecermatandan keandalandari data akuntansinya, memajukanefisien operasi dan memastikanpentaatanpada kebijaksanaanyang telah ditetapkan manajeman. Definisitersebutmungkinlebihluasdari padapengertianyangkadangkadang diberikan untuk istilah ini. Definisi ini mengakuibahwa suatu "sistem" pengendalian intern bukan saja terbataspadahal-hal yang langsungberhubungan denganfungsi-fungsidari departemen akuntansidankeuangan".
23.
PROSEDURPENGENDALIANINTERN kosedur pengendalianintern merupakankebijakan dan prosedur-prosedur
jaminan yang memadai yang harusditetapkanoleh manajemenuntuk memberikan bahwatujuantertentuakandapatdicapai.MenurutBodnarand William S.Hopwood ( I 996,ppI 82),prosedurpengendalian internmemilikibeberapa komponen :
I
Pembuasmakseste*adap aktiva
I
I
Pengc€*an independent atas kinerja
I
Gambar 2.2 (Prosedur Pengendalian Intern)
l0
23.1 OtorisasiTransaksidan Aktivitas-Aktivitasyang Memadai Otorisasi membatasiaktivitas fransaksiatau kinerja - kinerja hanya pada omng yang terpilih. MenurutArens and Loebbecke(2000,pp296), Otorisasidapat menyusun berbenhrkumumdan Khusus.Otorisasiumumberartibahwamanajemen kebijakanbagi organisasiunhrk ditaati. Bawahandiinstruksikanuntuk menerapkan otorisasiumum ini dengancara menyetujuiseluruhtansaksi dalam batasyang ditentukanoleh kebijakan.Otorisasikhususdilakukanterhadapfransaksiindividual. Manajemenseringkali tidak dapat menyusunkebijakan umum otorisasi untuk beberapatransaksi.Selainitu, adaperbedaanantaraotorisasi(authorizatlon)dengan persetujuan(approval).Otorisasiadalahkeputusantentangkebijakanbaik untuk fransaksiyangbersifatumummaupunkhusus.Persetujuan dari adalahimplementasi keputusan otorisasiumummanajemen. 2.3.2 Pemisehan Tugas Pemisahantugasdiperlukanuntuk mengrrangikemungkinanbagi seseonrng untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesanserta mengoreksinya sendiri. Pemisahantugas diimplementasikan denganmemberikan tanggungjawab otorisasitransaksi,pencatatan fisik aktiva fransaksi,danpenanganan kepadaorang yang berbeda.Untuk mencapaipemisahantugas,tanggungjawab otorisasitansaksi, pencatatantansaksi dan penanganan fisft aktiva dilakukanoleh fungsi-fungsiyangterpisah. 2.3.3 Dokumendan CatatanYang Memadai Prosedur-prosedur harus mencakupperancangandan penggunaandokumen dancatatanyangmemadaiuntuk membanfumeyakinkanadanyapencatatan fransaksi
ll
dan kejadian-kejadian secara memadai. Menurut Arens and Loebbecke (2000, pp297), dokumen dan catatansebaiknya: a' Berseri dan prenumbered sehingga memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen, dan sebagi alat bantu dalam penempatandokumen kalau
mereka
diperlukan
dikemudian
hari.
(secara signifikan
mempengaruhitujuan kelengkapan). b' Disiapkan pada saat hansaksi terjadi, atau sesegerasesudahnya. Kalau selangwaktunya semakin lama, catatanmenjadi kurang dapat dipercaya dan ada kemungkinan besar terjadi kekeliruan. (mempengaruhi tuluan tepat waktu) c' Cukup sederhana unhrk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengertidenganjelas. d- Dirancang sedapatmungkin untuk multiguna, sehingga meminimalkan bentuk dokuman dan catatanyang berbeda-beda. e' Dirancangdalam bentuk yang mendorongpenyajianyang benar. Ini dapat dilakukan dengan memberikan derajat pengecekaninterndalam formulir atau catatan. 2.3.4 PembatasanAkses Terhadap Aktiva Akses ke aktiva hanyadiperbolehkansesuaidenganotorisasimanajemen. FIal ini mensyaratkanpengendaliandan penjagan fisik atas aktiva dan penggrrnaanaktiva dan pencatatan, seperti fasilitas yang aman dan otorisasi untr* akses ke progr:rm komputer dan file-file data.
t2
2.3.5 PengecekanIndependent Atas Kinerja Pertanggungjawaban tertulis atas aktiva harus dibandingkan dengan aktiva yag ada, dalam suatu interval yang memadai dan tindakan yang tepat harus diambil sesuai dengan perbedaan-perbedaan yang terjadi. Fungsi rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseoran g yang independent.
2.4
PENGENDALIAN
APLIKASI
SISTEM
INFORMASI
KOMPUTER Menurutlkatan Akuntan Indonesia(2001,pp314.5),Pengendalian aplikasi atassisteminformasikomputermencakup:
PENGENDALIANAPLIKASI SISTEM INFORMASIKOMPUTER
Gambar2.3 ( KomponenPengendalianAplikasi sistemInformasi Komputer)
l3
2.4.1 PengendalianAtas Masukan Ddesain unhrk memberikan keyakinan memadai bahwa : l.
Transaksidiotorisasi sebagaimanamestinya sebelumdiolah dengankomputer.
2.
Transaksidiubah dengan cermat kedalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan dicatat dalam file data komputer.
3.
Transaksitidak hilang, ditambahdigandakan,ataudiubah tidak semestinya.
4.
Transaksiyang keliru ditolak, dikoreksi dan jika perlu, dimasukkankembali secaratepatwakfu. Bodnar and Hopwood (1996,pp189),dalarn bukunya mengemukakanbahwa
pengendalianatas data masukanyang umum dilalcukanadalah: l.
Pengecekanatasdatayang hilang/6lanlcs,
2.
Pengecekanformat ( data harusberupaalphabetic/numerics),
3.
Pengecekanbataslrange
4.
Pengecekanatasdigit
5.
Pengecekansekuensialatasrecord
6.
Pengecekanvalid sign numerics/alphabetic
7.
Pengecekansekuensialatasbatch serial number
8.
Pengecekanvaliditas
9.
PengecekanDuplikasi
I4
2.4.2 PengendalienAtas Pengolahan File Data Komputer Didesainuntuk memberikankeyakinanyang memadaibahwa : l.
Transaksi,termasukfransaksiyang dipicu melalui sistem,diolah semestinya olehkomputer.
2.
Transaksitidak hilang di tambah,digandakan,atau diubah tidak semestinya.
3-
Kekeliruanpengolahandiidentifikasi dan dikoreksi secaratepatwaktu. Menurut Bodnar and Hopwood (1996,pp192),pengendalianpemrosesanyang
umum mencakuphal-hal berikut ini: 1.
Standarisasi- Prosedur-proseduryang seragam,terstruktur dan konsisten telah dikembangkanunhrk seluruhpemrosesan.
2.
saldo batch - Pembandinganpos-pos atau dokumen-dokumenyang sedang diprosesdenganpengendalitotal yang telah ditenhrkan
3.
Pilihan default - pemanfaatanotomatis terhadapnilai yang ditentukan pada situasi dimana fransaksi tertentu memiliki nilai masukan yang dibiarkan kosong.
4.
Pemadanan- memadankan(matching) antarapos yang satu denganpos yang lain yang diterima dari sumber yang independent unhrk mengendalikan pemrosesanfransaksi.
5.
Redundatprocessing - pengulanganpemrosesandan pembandinganyang berhubungan,dari hasil-hasil individual untuk penyamaan.
6.
Run-to-run totql - pemanfaatanpengendalitotal keluaran yang berasaldari satu proses sebagai pengendali total masukan bagr proses berikutnya. Pengendali total digunakan sebagai penghubung dalam rantai untuk
15
mengaitkan satu proses dengan lainnya dalam urutan proses selama periode waktu. 2.4.3 PengendalianAtas Keluaran Didesainuntuk memberikankeyakinanmemadaibahwa: 1.
hasil pengolahanadalahcermat
2.
Akses terhadapkeluarandibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi.
3.
Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang mendapatkan otorisasisemestinya. Menurut Weber (2000, pp6l9), pengurdalianataskeluaranmencakuphal-hal
berikut ini: 1.
PengendalianataspembatasanI restriction control
2.
Pengendalianataseksekusireporuprogrom
3.
Printing controls
4-
Pengendalianatasdistribusi laporan / report distribution control
5.
Pengendalianataspenyimpananraporan/ report collection controls
6.
Storagecontrols
2.5
PENGUJIANATAS SISTEMPENGENDALIANINTERN Menurut Arens and roebbecke (2000,pp320)pengujianatas pengendalian
intern merupakansuatu prosedtr untuk menguji efektivitas yang mendukung pengurangantingkat resiko pengendalianyang ditetapkan. Tujuan dilalarkannya pengujianatassistempengendalian intern adalahuntuk memastikanbahwasistem
t6
pengendalian intern telah didesain dengan benar dan dioperasikan sesuai dengan perencanaan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001,pp 327.2), dalam melakukan pengujian atas pengendalian aplikasi
sistem informasi
komputer biasanya
menggunakantransaksi uji dengan cara menciptakan "dummy unit" , kemudian fransaksiuji di posting ke dalamdummyunit dalamsiklus pengolahannormal entitas.
2.6
SEDIAAN Sediaan atau sediaan barang dagang menurut Smith dan Skousen
(1995pp155) pada umumnya diterapkan untuk barang-barangyang dimiliki oleh perusahaandagang,baik perusahaandagang besar maupun eceran,apabila barang tersebutdiperolehdalamkeadaanyang siap untuk dijual kembali.
2.6.1 Kelompok Sediaan Dapat dftelompokkan sebagaiberikut: l.
Bahan baku merupakan barang-barangyang diperoleh untuk digunakan dalamprosesproduksi.
2.
Barang dalam proses terdiri dari bahan baku yang sebagiantelah diproses dan perlu dikerjakanlebih lanjut sebelumdapatdijual.
3.
Barang jadi merupakanproduk yang telah diproduksi dan menungguuntuk dijual.
t7
2.6.2 Pos-PosYang Dimasukkan Dalam Sediaan Menurut kaidah umum, pihak-pihak yang memeganghak milik atas barang bersangkutanakan mencatatnya sebagai sediaan.Perpindahanhak merupakan suatu istilah hukum yang digunakanuntuk menyebutsaat terjadinya perubahanpemilikan. Hal ini akan diterangkan seperti berikut ini: 1. Jika syarat penjualan adalatrprangko gudang penjual FOB {free on board) shipping point, hak atas barang dipindahkankepadapembeli ketika barang dimuat kealatpengangkutketika akandiangkut. 2. Jika syarat penjualannyaprangko gudang pembeli (FOB destination), maka hak atas barang berpindah ke pembeli ketika barang diterima pembeli di gudangpembeli. 3. Barang-barangacapkaliditransferke pedagang penyelur (consignee)dengan basis konsinyasi. Pengirim (consignor) tetap menahan hak atas barang dan mencantumkannilai barang tersebut dalam sediaan sebelum dijual oleh pedagangpenyalur.
2.7
PENGENDALIANINTERN TERIIADAP SEDIAAN Menurut Heckert (1996,pp449), ada beberapa caru ydng dapat dilakukan
unfirk
menghindarkan kekurangan dan koreksi
sediaan karena kelemahan
pengendalianfisik atau karena kelemahansistempengendalianintern, yaitu: l. Memeliharatempat yang amanbagi bahan;semuabahanyang tinggi nilainya harus mendapatperhatian yang khusus.
l8
2. Pemindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain harus dilakukan sesuai dengan persetujuan manaj emen, bahan-bahanhanya boleh dikeluarkan berdasarkanbon permintaan yang telah disetujui oleh atasanyang berwenang. 3. Pemisahan tugas sehingga mereka yang menyelenggarakan catatan pembukuantidak menanganipenerimaanataupunpengeluaranbahan. 4. Mengadakan inventarisasi sediaan secara rotasi dan
hasilnya di
rekonsiliasikandengancatatansediaan. 5. Mengharuskanauditor intern untuk melalarkan penilaian secara mendalam mengenaisistempengendalianintern. 6. Menilai dan menganalisiscatatansediaanuntuk menetapkansetiapkelemahan yang mungkin terjadi. 7. Mengevaluasi tenaga kerja yang menangani sediaan dan mengecek latar belakangmereka(apabilaperlu). 8. Melakukan survey periodik mengenaikeamanansediaandan mengeliminasi kesempatanberbuat curang.
