BAB II LANDASAN TEORI
Landasan teori diperlukan dalam menganalisis sistem, karena sebelum kita memahami sistem itu kita harus mengetahui konsep-konsep yang terlihat didalam suatu sistem tersebut. Tanpa konsep yang jelas dari suatu pengertian sudah pasti kita akan menemukan kesulitan-kesulitan didalam memahami sistem yang sedang berjalan. Perancangan atau pembangunan sistem informasi yang akan dilaksanakan adalah mengenai sistem informasi pendataan aset biro perlengkapan provinsi kepulauan riau.Untuk lebih jelasnya, secara teori tentang sistem informasi, dibawah ini akan diterangkan mengenai :
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem Menurut HM. Jogiyanto (Hal : 1) dalam bukunya Analisis dan Design sistem informasi menyatakan sistem didefinisikan menjadi dua pendekatan
yaitu
pendekatan
prosedur
dan
pendekatan
komponen,
pendekatan prosedur adalah : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu1”. Sedangkan pendekatan komponen adalah : “sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” Kumpulan komponen tersebut terdiri dari : perangkat keras, perangkat lunak, sumber daya manusia dan data yang saling berhubungan dan saling melengkapi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
1
HM. Jogiyanto (Hal : 1) dalam bukunya Analisis dan Design sistem informasi
10
11
2.1.1. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik sistem tersebut adalah sebagai berikut : 1. Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem Batas (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. 3. Penghubung Sistem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumbersumber daya mengalir antar subsistem tersebut. 4. Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut beroperasi, sedangkan masukan sinyal yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran 5. Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 6. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau pemroses yang akan merubah masukan (input) menjadi keluaran (Output).
12
7. Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada manfaatnya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sebuah masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan.
2.1.2. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
13
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.2. Konsep Dasar Sistem
Definisi Informasi menurut HM. Jogiyanto (Hal : 8) dalam bukunya Analisis dan Design bahwa : “Informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para penerima dan pemakainya”2.
2
HM. Jogiyanto (Hal : 8) dalan buku Analisis dan Design
14
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan di tangkap sebagai input, dip roses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini Oleh John Burch di sebut dengan Siklus Informasi (information Cycle)3.
Siklus ini di sebut juga dengan siklus pengolahan data ( data
processing cylces) Proses (model)
Input (Data)
Output (information)
Dasar Data
Data (ditangkap)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan tindakan
Gambar. 2.1 Siklus Informasi Data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi, maka data tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus dapat didukung oleh tiga hal yaitu : 1. Relevan (relevance) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dan relevan informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. 3
John Burch, Gary grudnitski, information sistems theori and practice (edisi ke empat: newyork: john wiley & sons, 1986) hal :3
15
2. Tepat Waktu (timeliness) Berarti informasi yang dibutuhkan kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3. Akurat (accurate) Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan sehingga tidak menyesatkan dalam pengambilan keputusan.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam sebuah modul yang berjudul Gambaran Umum Sistem Informasi dan Teknologi yang kami ambil di Internet dari halaman 1-2. menyatakan Definisi sistem informasi dari beberapa pendapat, yaitu : 1. Menurut Alter (1992) bahwa : “Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”. 2. Menurut Gelinas and other (1993) bahwa : “Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai”. 3. Menurut Wilkinson (1992) bahwa : “Sistem Informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi
keluaran
(informasi),
guna
mencapai
saasaran-sasaran
perusahaan”. Dari berbagai definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, data, dan teknologi
16
informasi) yang dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu.
2.4. Konsep Dasar Inventori (Persediaan) Menurut Joel G Siegel dan Jae K. Shim (2005) Inventori adalah barang dagangan atau persediaan yang ada di tangan atau dalam perjalanan pada suatu waktu tertentu. Sedangkan Mulyadi (2005) Persediaan adalah barang yang dimiliki untuk di jual atau untuk diproses selanjutnya dijual. Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa inventori adalah persediaan barang pada suatu perusahaan atau lembaga. Selanjutnya barang tersebut dapat digunakan sendiri atau dijual kembali. Setiap kelompok kerja baik lembaga pemerintah maupun swasta, hampir dipastikan memiliki bagian sarana/prasarana. Bagian ini merupakan yang paling berwenang dalam mengelola peralatan dan perlengkapan yang terdapat dalam kelompok kerja tersebut. Tugas pokok bagian ini yang umum dikenal dengan istilah inventori. Jadi, Inventori adalah suatu sistem pendataan barang pada suatu tempat atau organisasi yang bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan barang.
2.5. Konsep Dasar Basis Data Terdapat beberapa kekangan yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data. Beberapa kekangan itu berhubungan dengan masalah kerangkapan data, inkonsistensi data, data terisolasi, keamanan data, dan integritas data. 1. Data Redudancy, yaitu munculnya data-data yang sama secara berulangulang pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.
17
2. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada medan yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidakkonsistenan data biasanya terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data (data entry) atau update anomaly, yaitu suatu proses untuk meng-update data, tetapi mengakibatkan munculnya data yang tuda konsisten atau kehilangan informasi tentang objek yang ditinjau. 3. Data Terisolasi, disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis data. 4. Security Problem, berhubungan dengan masalah keamanan data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya. 5. Integrity Problem, berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali/kontrol pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh. 2.6. Konsep Permodelan Sistem Untuk membangun sistem informasi yang besar dan kompleks,diperlukan membuat model guna menggambarkan dan mengkomunikasikan secara sederhana rancangan sistem yang dibuatnya kepada pengelola perusahaan,agar sistem dapat dipahami dan dikoreksi. Penggambaran pemeodelan dapat menggunakan sistem flow chart atau blok diagram.melalui penggambaran,dapat dilakukan efisiensi aliran data dan informasi sehingga sistem menjadi efisien. 2.6.1. Diagram Konteks Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement of purpose. Diagram konteks merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Diagram konteks ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistemsistem dan keluaran. Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data
18
utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data - aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Diagram konteks menggaris bawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem: 1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 2. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu dan Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. 3. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. 4. Batasan antara sistem kita dan lingkungan. Diagram konteks dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dan proses tunggal menunjukkan
keseluruhan
sistem.
Bagian
termudah
yang adalah
menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan
eksternal.
Antar
terminator
tidak
diperbolehkan
komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator
19
dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam diagram konteks.
Diagram konteks memiliki aturan sebagai berikut: 1. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukandan keluaran diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#). 2. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah personil yang berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti sedang diagram konteks harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan kedua adalah seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran. 3. Karena fokus utama adalah mengembangkan model, maka penting untuk membedakan sumber resource dan pelaku handler, pelaku adalah mekanisme, perangkat atau media fisik yang mentransportasikan data ke/dari sistem, karena pelaku seringkali familier dengan pemakai dalam implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan sistem baru dengan konsep pengembangan teknologinya membuat pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu digambarkan. Aliran dalam diagram konteks memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari sistem seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem. Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon. Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.
20
Dalam hal ini kita seharusnya menggambar context diagram dengan asumsi bahwa masukan disebabkan dan diawali oleh terminator, sedangkan keluaran disebabkan dan diawali oleh sistem. Dengan mencegah interaksi yang tidak perlu extraneous prompts yang berorientasi
pada
implementasi
masukan-keluaran
dan
mengkonsentrasikan pemodelan pada jaringan aliran data.
2.6.2
Data Flow Diagram
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan Diagram aliran data adalah: 1. External Entity (Entitas)/terminator
Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem. Entitas -entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu kata benda entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalurjalur aliran data.
Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. 2. Orang/sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. 3. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok, dan lain – lain.
21
4. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. 5. Sumber asli dari suatu transaksi. 6. Penerima akhir dari suatu laporan yagn dihasilkan oleh sistem. a) Data Flow / Arus Data
Tanda panah ini menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maka harus digambarkan dalam kata benda. Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Formulir atau dokumen yagn digunakan di perusahaan. 2. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. 3. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. 4. Masukan untuk computer. 5. Komunikasi ucapan. 6. Surat-surat atau memo. 7. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. 8. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. 9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
b) Process / Proses Bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu di dalam sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini.
22
Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan.
Pemberian nama pada proses: 1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses pada level yang lebih tinggi. Contoh: sistem kontrol inventaris. 2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan nama - nama seperti : Sistem pelaporan inventaris atau Sistem pelayanan konsumen internet. 3. Menggunakan format kata kerja – kata sifat – kata benda
untuk
proses-proses yang mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis kegiatn yang seperti ini, misalnya menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak atau menambahkan. Contoh-contoh nama proses yang lengkap adalah: menghitung pajak penjualan, memverifikasi status rekening konsumen, menyiapkan invoice pengapalan, mencetak laporan
yang diurutkan kebelakang,
mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu kredit dan menambah record inventaris. c) Data Store ( Penyimpanan Data ) Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan
penyimpanan
manual,
seperti
lemari
file/sebuah
file/basisdata terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatan/sebuah file komputer sementara tidak dimasukkan kedalam diagram aliran data.
Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual. 3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
23
4. Suatu tabel acuan manual. 5. Suatu agenda atau buku. Dalam penggambaran penyimpanan data perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: 1) Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang mengggunakan/merubah data di simpanan data adalah suatu proses. 2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses: 1.
Menambah/menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data.
2.
Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data.
3.
Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data.
4.
Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.
5.
Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran. 1) Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data sebagai berikut:
2) Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut: Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data/kesatuan luar dapat digambar lebih dari sebuah.
24
2.6.3. Entity Relationship Diagram
Sistem
basis data ini mengenai Pengertian Entity Relation
Diagram (ERD), Notasi ERD, Kardinalitas. 1. Pengertian Entity Relation Diagram (ERD) Merupakan abstrak dan konseptual representasi data. EntityRelationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut EntitiyRelationship diagram, ER diagram, atau ERD.
2. Notasi Entity Relationship Diagram (ERD) Ada sejumlah konvensi mengenai Notasi ERD. Notasi klasik sering digunakan untuk model konseptual. Berbagai notasi lain juga digunakan untuk menggambarkan secara logis dan fisik dari suatu basis data. Notasi-notasi
simbolik
yang digunakan
dalam
Entity
Relationship Diagram adalah sebagai berikut : 1. Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Ada dua macam entitas yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Sedangkan entitas lemah merupakan
entitas
yang
kemunculannya
keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi.
tergantung
pada
25
2. Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberi garis bawah. 3. Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 4. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis. 3. Kardinalitas Menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah: a) One to One relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Kejadian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi
diantara
dua
entitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada kedua entitas. b) One to Many relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi
diantara
dua
entitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas pertama dan dapat terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada entitas kedua.
Gambar 2.2. One to Many Relationship
26
c) Many to many relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara dua entitas yang berhubungan memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam entitas pertama dan entitas kedua.
Gambar 2.3. Many to Many relationship
2.6.4. Perangkat Lunak yang digunakan
a) Mengenal Lingkungan Kerja Borland Delphi 7 Delphi 7 merupakan salah satu perangkat lunak atau program pengembangan aplikasi berbasis object Pascal produksi dari Borland. Sebagai salah satu bahasa pemrograman Delphi 7 mempunyai keunggulan dari segi produktifitas, yaitu : 1. Kualitas dari lingkungan pengembangan visual 2. Kecepatan dari compiler dibandingkan dengan kompleksitasnya 3. Kekuatan
dari
bahasa
pemrograman
dibandingkan
dengan
kompleksitasnya 4. Fleksibilitas dari arsitektur basis data 5. Pola disain dan pemakaian yang diwujudkan oleh framework-nya Delphi 7 dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis aplikasi seperti permainan (games), internet, hingga ke aplikasi database.
Khusus
untuk
pemrograman
database,
Delphi
7
menyediakan fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer dalam membuat program. Format database yang dapat diakses Delphi 7 adalah format database Paradox, dBase, MS Access,
27
ODBC, SyBASE, Oracle, MySQL, MS SQL Server, Informix, Interbase dan lain-lain.
a) Sesaat kemudian akan muncul tampilan lingkungan kerja Delphi 7 (IDE)
Gambar. 2.4. IDE Delphi 7 b) Mengenal IDE Delphi 7 IDE (Integrated Development Environment) Delphi 7 atau lingkungan pengembangan terpadu merupakan lingkungan kerja Delphi 7 yang terbagi menjadi delapan bagian utama, yaitu : a) Component Palette b) Form Designer c) Object TreeView d) Object Inspector e) Code Editor
28
1.
Component Pallete Component
Palette
berisi
kumpulan
icon
yang
melambangkan komponen-komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component Library). Pada Component Palette Anda akan menemukan beberapa page control seperti Standard, Additional, Win32, System, Data Access dan lain-lain seperti pada gambar 1.7. Icon component terdapat di setiap page control. Page control ini dipakai untuk memilih icon component.
1) Form Designer
Form merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai tempat untuk merancang dialog program aplikasi. Form berbentuk sebuah meja kerja yang dapat diisi dengan komponen-komponen
yang
diambil
dari
Component
Palette. Pada saat Anda memulai Delphi 7, Delphi 7 akan memberikan sebuah form kosong yang disebut Form1, seperti gambar 1.8 diatas ini. Sebuah form mengandung unit yang berfungsi untuk mengendalikan form dan Anda dapat mengendalikan komponen-komponen yang terletak dalam form dengan menggunakan Object Inspector dan Code Editor.
2) Object Inspector Object Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan Events seperti gambar 1.9 dibawah ini. Pada awalnya yang kelihatan hanya tab Properties sedangkan tab Events tidak kelihatan, untuk menampilkan klik tab Events
29
Object Inspector digunakan untuk mengubah properti atau karakteristik dari sebuah komponen pada posisi tab Properties, sedangkan pada posisi tab Events digunakan untuk memilih dan membuka events procedure
3) Object Tree View Object TreeView menampilkan diagram pohon dari komponen-komponen
yang
bersifat
visual
maupun
nonvisual yang telah terdapat dalam form, data module, atau frame. Object TreeView juga menampilkan hubungan logika antar komponen. Apabila Anda mengklik kanan salah satu item yang terdapat di dalam diagram pohon, Anda dapat melihat konteks menu komponen versi sebelumnya. Untuk mengakses menu secara penuh, klik kanan pada komponen yang sama dalam form, data module, atau frame
4) Code Editor Pada saat Anda memulai Delphi 7, code editor ini tidak kelihatan. Untuk menampilkannya klik icon Toggle pada toolbar sehingga code editor ditampilkan seperti gambar. Code Editor merupakan tempat di mana Anda dapat menuliskan kode program. Pada bagian ini Anda dapat menuliskan pernyataan-pernyataan dalam Object Pascal. Satu diantara keuntungan bagi pengguna Delphi 7 adalah bahwa Anda tidak perlu menuliskan semua kode-kode program sumber, karena Delphi 7 telah menyediakan kerangka penulisan sebuah program seperti pada gambar.
30
5) Code Explorer Code Explorer merupakan fasilitas baru yang terdapat di dalam Delphi 7 yang tidak ditemukan pada versi-versi sebelumnya. Code Explorer digunakan untuk memudahkan pemakai berpindah antar file unit yang terdapat di dalam jendela Code Editor. Untuk menutup Code Explorer, klik tanda cross yang terdapat di sudut kanan atas, dan untuk membukanya kembali pilih menu View Code Explorer dari menu utama atau klik kanan dalam jendela Code Editor kemudian pilih View Explorer
a) Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan di bawah sistem windows. Database yang dihasilkan oleh Access 2007 dapat diolah Borland Delphi 7 karena tipe data Access 2007 kompitabel dengan tipe data pada Borland Delphi 7 . Nama file database Access 2007 diakhiri dengan .mdb. Dalam mengelola database Microsoft Access 2007 memiliki sarana objek diantaranya sebagai berikut : 1. Tables Berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database. 2. Queries Digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Queri dapat juga digunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. Selain itu queri dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data.
31
3. Forms Dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika anda membuka form, access mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang anda buat melalui form wizard atau dari layout yang anda rancang sendiri. 4. Reports Dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data. Dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data. Anda dapat mencetak sebuah report (laporan) yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Anda juga dapat membuat report (laporan) yang berisi grafik atau label data.
5. Pages Dipergunakan untuk membuat halaman web berupa data access page yang dapat ditempatkan di server jaringan intranet maupun internet.
6. Macros Dapat dipergunakan untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
7. Modules Dipergunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan.
32
2.6.5. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BIRO PERLENGKAPAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU BIRO PERLENGKAPAN
BAGIAN ADMINISTRASI
BAGIAN PENGADAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
BAGIAN PEMELIHARAAN BARANG
Sub Bagian Perencanaan dan tata usaha Barang
Sub Bagian Pengadaan Perlengkapan Dan Alat Tulis Kantor
Sub Bagian Pemeliharaan Barang Bergerak
Sub Bagian Tata Usaha Biro
Sub Bagian Pengadaan Barang Inventaris
Sub Bagian Pemeliharaan Barang Tidak Bergerak
Sub Bagian Inventaris Dan Pengawasan
Sub Bagian Penyimpan Dan Distribusi Barang
Sub Bagian Pemeliharaan Fasilitas Dan Utilitas Kantor
Gambar 2.5. Struktur Organisasi Biro Perlengkapan Sekretariat Daerah Kepulauan Riau
a) Deskripsi Pekerjaan ( Job Description ) Deskripsi Pekerjaan adalah Uraian tugas yang merupakan suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab dan wewenang. Fungsinya harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Adapun uraian tugas tersebut adalah sebagai berikut :
33
1. Biro Perlengkapan Tugas dari Biro Perlengkapan adalah : Biro Perlengkapan mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, standarisasi barang dan harga, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, pengamanan dan pemanfaatan perlengkapan daerah.
2. Bagian Administrasi Barang Tugas dari Bagian Administrasi Barang adalah : 1. Bagian Administrasi Barang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan administrasi perencanaan dan tata usaha barang, inventarisasi dan pengawasan barang daerah serta melaksanakan ketatausahaan biro. 2. Sub Bagian Perencanaan dan Tata Usaha Barang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan perencanaan dan tata usaha barang daerah. 3. Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi surat menyurat, kearsipan, kepegawaian, perlengkapan, keuangan dan rumah tangga biro. 4. Sub Bagian Inventarisasi dan Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan perumusan kebijakan, fasilitasi, koordinasi, pembinaan dan pengendalian pelaksanaan inventarisasi dan pengawasan barang daerah.
3.Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang Tugas dari Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang adalah: 1. Bagian Pengadaan dan Penyimpanan Barang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan pengadaan perlengkapan dan alat tulis kantor, barang inventaris, pendistribusian dan penyimpanan barang daerah.
34
2. Sub Bagian Pengadaan Perlengkapan dan Alat Tulis Kantor mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi, koordinasi, pembinaan pelaksanaan pengadaan perlengkapan dan alat tulis kantor.
3. Sub Bagian Pengadaan Barang Inventaris mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pengadaan barang inventaris daerah. 4. Sub Bagian Penyimpanan dan Distribusi Barang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan pelaksanaan penyimpanan dan distribusi barang. 4.Bagian Pemeliharaan Barang Tugas dari Bagian Pemeliharaan Barang adalah: 1. Bagian Pemeliharaan Barang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pemeliharaan barang daerah, fasilitas dan utilitas perkantoran. 2. Sub Bagian Pemeliharaan Barang Bergerak mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan pelaksaaan pemeliharaan barang bergerak daerah. 3. Sub Bagian Pemeliharaan Barang Tidak Bergerak mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan fasilitasi, koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pemeliharaan barang tidak bergerak daerah. 4. Sub Bagian Pemeliharaan Fasilitas dan Utilitas Kantor Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan dan mengolah bahan perumusan kebijakan,fasilitasi,koordinasi dan pembinaan pelaksanaan pemeliharaan fasilitas dan utilitas kantor daerah.
