BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Produksi 2.1.1 Difinisi Sistem Produksi Untuk melaksanakan fungsi-fungsi produksi dengan baik, maka diperlukan rangkaian kegiatan yang akan membentuk suatu system produksi. Sistem Produksi merupakan kumpulan dari sub system yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi. Input produksi ini dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja , modal dan informasi. Sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya, seperti limbah, informasi, dan sebagainya. Adapun transformasi input –output sistem poduksi dapat dilihat pada gambar 2.1 Sub-sub sistem dari sistem produksi tersebut antara lain adalah Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Pengendalian Kualitas, Penentuan Standar-standar Operasi, Penentuan Fasilitas Produksi, Perawatan Fasilitas Produksi, dan Penentuan Harga Pokok Produksi. Sub-sub sistem tersebut akan membentuk konfigurasi Sistem Produksi. Keandalan dari konfigurasi Sistem Produksi ini akan tergantung dari produk yang dihasilkan serta bagaimana cara menghasilkannya (proses poduksinya). Cara menghasilkan produk tersebut dapat
7
berupa jenis proses produksi menrut cara menghasilkan produk, operasi dari pembuatan produk, dan variasi produk yang dihasilkan.
LINGKUNGAN
INPUT - Tenaga Kerja - Modal - Material - Energi - Tanah
PROSES
OUTPUT
-PROSES TRANSFORMASI NILAI TAMBAH ( Operation Management , System Design , Operation Planning & Control)
PRODUK ( Barang dan / Jasa)
- Informasi - Manajerial
Umpan Balik untuk Pengendalian Input, Proses dan Teknologi
Gambar 2.1 Skema Sistem Produksi
2.1.2 Konsep Dasar Sistem Produksi Konsep Dasar Sistem Produksi terdiri dari : a. Elemen Input dalam Sistem Produksi Pada dasarnya input dalam sistem produksi dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu : Input tetap (fixed input) dan input variabel (variable input). Input tetap didefinisikan sebagai suatu input bagi sistem
8
produksi yang tingkat penggunaan input itu tergantung pada jumlah output yang akan diproduksi. b. Proses dalam Sistem Produksi. Suatu proses sistem produksi dapat didefinisikan sebagai integrasi sekurensial dari tenaga kerja, material, informasi, metode kerja, dan mesin atau peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilakan nilai tambah bagi produk agar dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. c. Elemen Output dalam Sistem Produksi Output dari proses dalam sistem produksi dapat berbentuk barang dan / atau jasa. Sistem Produksi Manufaktur terdiri dari : a. Model Input-Output Produksi adalah segala proses
yng dirancang untuk
mengubah
(mentransformasikan) suatu susunan elemen masukan (input) menjadi suatu susunan elemen keluaran (output) yang spesifik. b. Parameter Sistem Produksi Parameter-parameter Sistem Produksi adalah : 1. Produksi, adalah kegiatan menghasilkan barang atau jasa 2. Produktivitas, adalah pemanfaatan sumber daya yang efisien (masukan) untuk menghasilkan barang atau jasa (keluaran). 3. Efesiensi, adalah rasio keluaran yang dihasilkan terhadap keluaran yang diharapkan. 4. Efektifitas, adalah tingkat pencapaian tujuan
9
5. Utilitas, adalah kemampuan sebuah barang atau jasa dalam memenuhi kebutuhan manusia 6. Kualitas, adalah suatu ciri, sifat, derajat, jenis , pangkat, standar atau penilaian yang membedakan suatu hal dari hal yang lainnya 7. Kapasitas, adalah jumlah keseluruhan yang mungkin dicapai oleh pabrik dan perlengkapan yang ada.
2.1.3 Siklus Aktivitas Manufaktur A. Pemasaran dan Penjualan Perintah untuk melaksanakan kegiatan produksi yaitu kegiatan untuk mengolah material menjadi sebuah produk yang diinginkanumumnya akan diformulasikan oleh Departemen Pemasaran dan Penjualan dari sebuah perusahaan. Hal ini akan direalisasikan melalui tiga cara berikut: 1. Customer (pelanggan) akan memesan untuk dibuatkan suatu rancangan produk sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya. 2. Customer akan membeli satu atau lebih produk yang dibuat secara bebas (standar) atau tidak perlu menunggu datangnya pesanan terlebih dahulu. 3. Suatu pesanan yang didasarkan pada suatu ramalan kebutuhan dari suatu produk tertentu di masa yang akan datang. Di sini peramalan akan dibuat oleh staf bagian pemasaran yang bekerja secara koordinatif dengan bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
10
B. Perancangan Produk Bilamana produk harus dibuat dengan spesifikasi khusus yang dikehendaki oleh pemesan , maka disini rancangan produk akan sangat tergantung atau harus disiapkan oleh pemesan itu sendairi, hal ini bisa dijumpai pada kassus job order. Sebaliknya , bilamana rancangan produk tersebut merupakan patent atau hak milik, maka disini industri manufaktur berkewajiban dan bertanggung jawab untuk merancang dan mengembangkannya. Rancangan produk didokumentasikan dengan gambar-gambar kerja (baik berupa gambar lengkap maupun detail komponen-komponennya) , identifikasi menjadi standar maupun spesifikasi teknisnya, serta bill of material yang akan menunjukkan berapa jumlah masing-masing komponen yang dibutuhkan oleh setiap produk. Untuk melihat aspek kelayakan teknis maupun ekonomis seringkali dibuat sebuah prototype dan rancangan produk yang akan dibuat maupun dipasarkan tersebut.
C. Teknik Produksi Bagian Teknik Produksi dari sebuah industri manufaktur akan memiliki 4 (empat) tanggung jawab pokok, yaitu : 1. Memberikan
saran dan rekomendasikan teknis
bagi
departemen
perancangan produk (R&D) tentang bisa/ mudah tidaknya sebuah rancangan produk pada saat akan diwujudkan. Rancangan produk yang baik adalah yang bisa dengan mudah dibuat (machine ability) dengan biaya produksi yang kompetitif.
11
2. Menetapkan langkah-langkah proses produksi yang diperlukan untuk membuat sebuah produk / komponen. Istilah yang dimaksud ini dibuat dalam sebuah route sheet yang berisikan daftar langkah–langkah operasional
dan sekaligus menyebutkan mesin atau perkakas yang
digunakan. 3. Menetapkan spesifikasi dan rancangan teknis dari perkakas dan alat-alat baru lainya yang diperlukan dalam proses produksi. 4. Bertindak
sebagai
trouble
shooting
bilamana
dijumpai
adanya
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi selama proses berlangsung atau setelahnya, seperti : Material tidak memenuhi standar yang ditetapkan. Perkakas/ peralatan produksi tidak bisa dioperasikan sesuai dengan yang dikehendaki . Komponen-komponen yang dibuat menyimpang dari batas-batas toleransi yang diberikan yang berakibat sulit untuk dirakit.
D. Teknik Industri Fungsi dari departemen ini adalah untuk menetapkan metode kerja dan waktu standar untuk setiap aktivitas produksi. Maksud dari penetapan metode kerja di sini adalah untuk mendapatkan cara terbaik untuk melaksanakan suatu tugas , kemudian menstandarkannya.Dengan penentu waktu standar , hal ini diartikan sebagai penetapan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dengan metode yang sudah dibakukan tersebut. Waktu standard tersebut selanjutnya dapat dimanfaatkan untuk membuat rencana/ dasar
12
kerja dasar, penetapan intensif atau bonus kerja, dan sebagainya. Selain menetapakan metode kerja dan waktu standar, maka fungsi dan tanggung jawab dari Departemen Teknik Industri menyangkut pula masalah program pengurangan biaya, perbaikan atau peningkatan priduktifitas , studi tentang tata letak fasilitas produksi , proyek-proyek riset operasional dan lain-lain.
E. Perencanaan dan Pengendalian Poduksi Kewenangan untuk membuat produk seperti yang telah diputuskan haruslah diterjemahkan dalam bentuk master schedule yang mana secara spesifik master schedule ini akan memberi beberapa informasi tentang berapa banyak jumlah unit dari masing –masing produk /komponen yang harus dibuatkan dan kapan masing-masing harus dikirim. Master schedule harus diterjemahkan dalam bentuk order pembelian untuk raw material, pemesanan untuk pembelian komponen dari luar , dan jadwal produksi untuk komponen –komponen yang dibuat sendiri. Hal-hal tersebut harus ditetapkan waktunya secara ketat , dan dikoordinasikan untuk menjamin agar pengiriman (delivery time) dai produk akhir bias tepat waktu. Periode penjadwalan dalam penyusunan sebuah master schedule umumnya dibuat per bulan. Master schedule harus konsisten dengan kapasitas produksi dai pabrik. Dengan demikian master schedule tidak boleh disusun melebihi kapasitas produksi, yaitu jumlah maksimum yang mampu dibuat oleh pabrik dan tenaga kerja tertentu. Selain menyusun master schedule , aktivitas-aktivitas dari departemen Perencanaan dan Pengendalain Produksi adalah:
13
1. Perencanaan Kebutuhan (Requirement Planning) Berdasarkan master schedule , maka komponen-komponen yang diperlukan untuk sebuah produk harus direncanakan kebutuahankebutuahannya. Bahan baku ini harus dipesan untuk pembuatan berbagai macam komponen yang diperlukan, demikian pula dengan komponenkomponen yang dibeli langsung dari luar. Semua aktivitas ini harus dikenal
dengan
perencanaan
kebutuhan
material
atau
Material
Requirement Planning (MRP).
2. Penjadwalan (Scheduling) Dari hasil penyusunan MRP, maka tugas selanjutnya adalah penjadwalan produksi (Production Scheduling). Hal ini meliputi tugas-tugas unuk membuat jadwal produksi kapan mulai dan kapan ditargetkan harus selesai pembuatan berbagai macam komponen yang harus dilaksanakan dengan fasilitas produksi yang ada. Disini akan dijumpai beberapa faktor yang mengakibatkan proses penjadwalan produksi menjadi sangat kompleks seperti jumlah komponen yang besar, aliran proses produksi yang tidak sama untuk setiap komponen yang memerlukan ataupun penggunaan mesin yang berbeda-beda, baik jenis maupun kapasitasnya, dan lain-lain.
14
3. Penyebaran Berdasarkan jadwal produksi, fungsi penyebaran akan berkepentingan dengan penyebaran order individual ke operator. Hal ini meliputi penyebaran route sheets, gambar kerja, instruksi kerja dan sebagainya. 4. Ekspedisi Sekalipun rencana dan jadwal kerja telah dibuatkan secara baik , tetapi tidak menutup kemungkinan masih dijumpai hal-hal yang salah dalam pelaksanaannya. Tugas atas fungsi dari aktivitas ekspedisi ini adalah membandingkan kemajuan /penyelesaian yang nyata dengan jadwal produksiyang dibuat., maka petugas ekspedisi harus segera mengambil tindakan koreksi. Hal ini menyangkut pengaturan kembali jadwal yang lebih sesuai lagi.
F. Proses Manufacturing Proses
Manufacturing
merupakan proses
untuk
merubah
bentuk
(transformasi) bahan baku menjadi produk jadi. Di sini akan meliputi berbagai macam aktifitas produksi. Termasuk dalam aktifitas manufacturing ini, selain proses fabrikasi ataupun perakitan, adalah aktifitas pemindahan bahan , yaitu aktifitas untuk menggerakkan / memindahkan bahan baku dari satu proses menuju ke proses produksi yang lain, dan perawatan mesin, seperti perbaikan perabotan, preventive maintenance, dan lain-lain.
15
G. Pengendalian Kualitas Departemen Pengendalian kualitas bertanggung jawab antuk menjamian agar kualitas dari produk dan komponen-komponennya bisa memenuhi standar yang telah dispesifikasikan oleh peracangnya. Fungsi pengendalian kualitas ini harus dilaksanakan secara total dan terpadu pada setiap langkah yang ditempuh spanjang siklus manufacture berlangsung. Hal ini sering disebut sebagai langkah Pengendalian Kualitas Terpadu (Total Quality Control). Pada langkah ini material ataupun komponen yang diterima dari pemasok luar harus diperiksa dan diuji kualitasnya sebelum diproses (phase incoming quality control). Selanjutnya produk-produk yang dibuat dalam proses fabrikasi harus pula diperiksa secara seksama selama langkah-langkah operasi produksi berlangsung dan pemeriksaan akhir dari produk yang selesai dibuat harus pula dilakukan lewat pengujian untuk melihat kualitas fungsi dan performansi kerjanya apakah sudah selesai dengan standar atau kepuasan si pemakai atau tidak. Langkah pengendalian kualitas adalah mengupayakan agar setiap produk yang dibuat bisa sesuai dengan apa yang diminta oleh pemakai. Konsep ini lazim dikenal dengan fitness for use.
H. Pengiriman dan Pengendalian Persediaan Langkah terakhir adalah berupa aktivitas Pengiriman (shipping) dan pendistribusian produk langsung ke konsumen yang memerluakan
atau
menyimpan produk tersbut di dalam gudang sebagai persediaan (inventory). Maksud dari pada pengendalian persediaan di sini adalah untuk memberi jaminan agar produk selalu tersedia setiap saat untuk memenuhi permintaan konsumennya. Fungsi pengendalian persediaan ini tidak saja harus diaplikasikan dan ditunjukkan
16
kepada produk akhir (finished good) melainkan juga terhadap bahan baku atau bahan setengah jadi termasuk komponen-komponen. Dalam setiap kasus, perencanaan dan pengendalian harus dicapai suatu keseimbangan antara resiko menyimpan persediaan dalam jumlah terlalu sedikit dengan kemungkinan terjadi stock out dan besarnya investasi yang macet/ berhenti akibat persediaan yang terlalu besar. Optimisasi persediaan, sekali lagi ,
2.2. Bill of Material (BOM) Bill of Material (BOM) merupakan daftar dari semua material, parts, dan subassemblies, serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk atau parent assembly. BOM juga didefinisikan sebagai cara komponen-komponen itu bergabung ke dalam suatu produk selama proses produksi. Struktur produk typical akan menunjukkan bahan baku yang dikonversi ke dalam komponen-komponen fabrikasi, kemudian komponenkomponen itu bergabung secara bersama untuk membentuk subassemblies, kemudian subassemblies saling bergabung membentuk assemblies, dan seterusnya sampai membentuk produk akhir. Berdasarkan definisi di atas maka BOM juga dapat digunakan sebagai suatu standar susunan komponen produk untuk digunakan lebih lanjut untuk perhitungan biaya produk. Struktur produk pada umumnya ditampilkan dalam bentuk gambar (Gaspersz, 2001). Menurut Scott (1994), Bill of Material memliki arti yang lebih luas lagi, BOM merupakan sebuah kunci dalam manufaktur dalam menghubungkan struktur produk dan materials planning systems. Produk yang akan dibuat atau dirakit sebaiknya dipresentasikan oleh Bill of Material produk tersebut. BOM adalah
17
penggambaran komponen-komponen atau part produk dalam sebuah hubungan parent atau child, atau penggambaran komponen dengan level-level yang lebih rendah lagi. Jadi BOM merupakan gambaran hirarki, dimana terdapat banyak level untuk subassemblies dari produk. Hubungan parent/child tersebut menunjukkan jumlah setiap komponen child untuk satu komponen parent. Pada umumnya material yang harus dibeli atau sebagai bahan baku merupakan level yang paling rendah dalam struktur BOM. BOM juga merupakan suatu struktur yang dapat digunakan oleh Master Production Schedule dalam penentuan gross requirement subassemblies, komponen, dan part untuk suatu produk. Dalam BOM juga berhubungan dengan part numbering system yang menjadi identitas yang akan membedakan antara produk jadi, atau antara komponen, atau antara subassemblies, sehingga dapat memudahkan dalam database BOM (Scott, 1994). BOM tidak hanya menspesifikasikan produksi, tapi juga berguna untuk pembebanan biaya, dan dapat dipakai sebagai daftar bahan yang harus dikeluarkan untuk produksi atau perakitan. BOM juga dapat dipakai sebagai daftar bahan yang biasanya juga dinamakan sebagai daftar pilih (Dwiningsih, n.d.). Contoh penggambaran BOM dapat dilihat pada Gambar 2.1. Gambar tersebut mengilustrasikan sebuah BOM untuk produk A. Produk A terdiri dari assembly B, komponen C dan D, dan material E. Assembly B terdiri dari material F dan G serta komponen H. Sebuah komponen bisa saja terbentuk dari kompoenkomponen lainnya (misal komponen D pada gambar) atau sebuah komponen juga dapat dibuat dari bahan baku (misal C dan H).
18
Gambar 2..2 Contoh Bill of Matereial dalam Bentuk Bagan Sumber: Dwiningsih (n.d.)
Cara lain untuk menunjukkan struktur dari suatu produk dan penggambarannya ke dalam Bill of Material dapat dilihat di Gambar 2.2. Pada gambar tersebut terlihat bahwa setelah mengetahui struktur dari produk, maka selanjutnya dapat dirincikkan ke dalam list BOM, yang mana susunannya mengikuti level-level yang sesuai (Vollmann, 1997).
2.3 Pengertian Kualitas Ada banyak difinisi dan pengertian kualitas, yang sebenarnya definisi atau pengertian yang satu hampir sama dengan definisi atau pengertian yang lain. Pengertian kualitas menurut beberapa ahli yang banyak dikenal antara lain:
19
Juran (1962) “kualitas adalah kesesuaian dengan tujuan atau manfaatnya .” Deming (1982) “kualitas harus bertujuan memenuhi kebutuhan pelanggan sekarang dan dimasa mendatang.” Feigenbaum (1991) “kualitas merupakan keseluruhan karakteristik produk dan jasa yang meliputi marketing, engineering, manufacture, dan maintenance, dimana produk dan jasa tersebut dalam pemakaianya akan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Ada beberapa dimensi kualitas untuk industri manufaktur dan jassa. Dimensi ini untuk melihat dari sisi manakah kualitas dinilai. Yang dimaksud dimensi kualitas telah diuraikan oleh Garvin (1996) untuk industri manufaktur, meliputi: Performance, yaitu kesesuaian produk dengan fungsi utamaproduk itu sendiri atau karakteristik operasi dari suatu produk. Feature, yaitu ciri khas produk yang membedakan dari produk lain yang merupakan karakteristik pelengkap dan mampu menimbulkan kesan yang baik bagi pelanggan. Reliability, yaitu kepercayaan pelanggan terhadap produk karena kehandalanya atau karena kemungkinan kerusakan yang rendah. Conformance, yaitu kesesuaian produk dengan syarat atau ukuran tertentu atau sejauh mana karakteristik desain dan operasi memenuhi standar yang telah ditetepkan. Durability, yaitu tingkat ketahanan / awet produk atau lama umur produk.
20
Serviceability, yaitu kemudahan produk itu bila akan diperbaiki atau kemudahan memperoleh komponen produk tersebut. Aesthetic, keindahan atau daya terik produk tersebut. Perception, yaitu fanatisme konsumen akan merek suatu produk tertentu karena citra atau reputasi produk itu sendiri. Kualitas pada industri manufaktur selain menekankan pada produk yang dihasilkan , juga perlu diperhtikan kualitas pada proses produksi. Sehingga bila diketahui ada cacat atau kesalahan masih dapat dipebaiki.
2.4 Total Quality Management (TQM) 2.4.1 Definisi Total Quality Management Seperti halnya dengan kualitas, definisi TQM juga ada bermacam-macam.TQM diartikan sebagai perpaduan semua fungsi dari perusahaan ke dalam falsafah holistik yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan (Ishikawa dalam Pawitra, 1993, p. 135). Pendekatan total quality hanya dapat dicapai dengan memperhatikan karakteristik TQM berikut ini: -
Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal
-
Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
-
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
-
Memiliki komitmen jangka panjang
-
Membutuhkan kerja sama tim
-
Memperbaiki proses secara berkesinambungan
21
-
Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
-
Memberikan kebebasan yang terkendali
-
Memiliki kesatuan tujuan
-
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
2.4.2 Prinsip dan Unsur Pokok Dalam TQM TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perusahaan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi menurut Hensler dan Brunell (dalam Scheuing dan Christoper. 1993, pp. 165-166). Ada empat prinsip utama dalam TQM. Keempat prinsip tersebut adalah:
a. Kepuasan pelanggan Dalam TQM, konsep mengenai kualitas dan pelanggan diperluas. Kualitas tidak lagi hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi kualitas tersebut ditentukan oleh pelanggan. Pelanggan itu sendiri meliputi pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Kebutuhan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, termasuk di dalamnya harga, keamanan dan ketepatan waktu. Oleh karena itu segala aktivitas perusahaan harus dikoordinasikan untuk memuaskan para pelanggan.
b. Respek terhadap setiap orang Dalam perusahaan yang kualitasnya kelas dunia, setiap karyawan dipandang sebagai individu yang memiliki talenta dan kreatifitas tersendiri
22
yang unik. Dengan demikian karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu setiap orang dalam organisasi diperlakukan dengan baik dan diberi kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan
c. Manajeman berdasarkan fakta Perusahaan kelas dunia berorientasi pada fakta. Maksudnya bahwa setiap keputusan selalu didasarkan pada data, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Ada dua konsep pokok berkaitan dengan hai ini. Pertama, Prioritas yakni suatu konsep bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh karena itu dengan menggunakan datamaka manajemen dan tim dalam organisasi dapat memfokuskan usahanya pada situasi tertentu yang vital Konsep Kedua, variasi atau variabilitas kinerja manusia. Data statistik dapat memberikan gambaran mengenai variabilitas yang merupakan bagian yang wajar dari setiap sistem organisasi. Dengan demikian manajemen dapat memprediksi hasil dari setiap keputusan dan tindakkan yang dilakukan
d. Perbaikan berkesinambungan Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah siklus PDCA (Plan-do-Check-Action), yang terdiri dari langkah-langkah perencanaan, pelaksanaan rencana, pemeriksaan hasil pelaksanaan rencana, dan tindakkan korektif terhadap hasilyang diperoleh.
23
2.5 PDCA ( Plan, Do, Check, Action ) Konsep PDCA cycle pertama kali diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards Deming yang kemudian dikenal dengan ” The Deming Wheel”. PDCA cycle berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem.
Gambar 2.3 Gambar PDCA
Ada beberapa tahap yang dilakukan dalam PDCA cycle, yaitu: a. Plan 1) Mengidentifikasi output pelayanan, siapa pengguna jasa pelayanan, dan harapan pengguna jasa pelayanan tersebut melalui analisis suatu proses tertentu. 2) Pendeskripsikan proses yang dianalisis saat ini
24
Pelajari proses dari awal hingga akhir, identifikasi siapa saja yang terlibat dalam prose tersebut.
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
3) Mengukur dan menganalisis situasi tersebut
Menemukan data apa yang dikumpulkan dalam proses tersebut
Bagaimana mengolah data tersebut agar membantu memahami kinerja dan dinamika proses
Teknik yang digunakan : observasi
Mengunakan alat ukur seperti wawancara
4) Fokus pada peluang peningkatan mutu
Pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan
Kriteria masalah : menyatakan efek atas ketidakpuasan, adanya gapantara kenyataan dengan yang diinginkan, spesifik, dapat diukur.
5) Mengidentifikasi akar penyebab masalah
Menyimpulkan penyebab
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
Alat yang digunakan : fish bone analysis ishikawa
6) Menemukan dan memilih penyelesaian
b.
Mencari berbagai alternatif pemecahan masalah
Teknik yang dapat digunakan : brainstorming
Do 1) Merencanakan suatu proyek uji coba Merencanakan sumber daya manusia, sumber dana, dan sebagainya. Merencanakan rencana kegiatan (plan of action)
25
2) Melaksanakan Pilot Project Pilot Project dilaksanakan dalam skala kecil dengan waktu relatif singkat (± 2 minggu) c. Check 1) Evaluasi hasil proyek Bertujuan untuk efektivitas proyek tersebut Membandingkan target dengan hasil pencapaian proyek (data yang
dikumpulkan dan teknik pengumpulan data harus sama) Target yang ingin dicapai 80% Teknik yang digunakan: observasi dan survei Alat yang digunakan: kamera dan kuisioner
2) Membuat kesimpulan proyek Hasil menjanjikan namun perlu perubahan Jika proyek gagal, cari penyelesaian lain Jika proyek berhasil, selanjutnya dibuat rutinitas
d.
Action 1) Standarisasi perubahan Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan Revisi proses yang sudah diperbaiki Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan
yang dilakukan. Lakukan pelatihan bila perlu Mengembangkan rencana yang jelas
26
Dokumentasikan proyek
2) Memonitor perubahan Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur
2.6 Seven Tools Quality ( Tujuh Alat Bantu Kualitas) Statistik adalah seni pengambilan keputusan tentang suatu proses atau populasi berdasarkan suatu analisis informasi yang terkandung didalam suatu sampel dari populasi itu. Metode statistik memainkan peranan penting dalam jaminan kualitas. Metode statistik itu memberikan cara – cara pokok dalam pengambilan sampel produk, pengujian serta evaluasinya dan informasi didalam data itu digunakan untuk mengendalikan dan meningkatkan proses pembuatan. Lagipula statistik adalah bahasa yang digunakan oleh insinyur pengembangan, pembuatan, pengusahaan, manajemen, dan komponen – komponen fungsional bisnis yang lain untuk berkomunikasi tentang kualitas. (Montgomery, 1993) Untuk menjamin proses produksi dalam kondisi baik dan stabil atau produk yang dihasilkan selalu dalam daerah standar, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap titik origin dan hal-hal yang berhubungan, dalam rangka menjaga dan memperbaiki kualitas produk sesuai dengan harapan. Hal ini disebut Statistical Process Control (SPC). Dalam pengendalian proses statistik dikenal adanya “seven tools”. Seven tools dari pengendalian proses statistik ini adalah metode grafik paling sederhana untuk menyelesaikan masalah. Seven tools tersebut adalah:
27
1) Lembar Pengamatan (Check Sheet) Lembar pengamatan adalah lembar yang digunakan untuk mencatat data produk termasuk juga waktu pengamatan, permasalahan yang dicari dan jumlah cacat pada setiap permasalahan.
2) Stratifikasi (Run Chart) Stratifikasi adalah suatu upaya untuk mengurai atau mengklasifikasi persoalan menjadi kelompok atau golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan.
3) Histogram Histogram adalah diagram batang yang menunjukkan tabulasi dari data yang diatur berdasarkan ukurannya. Tabulasi data ini umumnya dikenal sebagai distribusi frekuensi. Histogram menunjukkan karakteristik-karakteristik dari data yang dibagi-bagi menjadi kelas-kelas. Pada histogram frekuensi, sumbu x menunjukkan nilai pengamatan dari tiap kelas. Histogram dapat berbentuk “normal” atau berbentuk seperti lonceng yang menunjukkan bahwa banyak data yang terdapat pada nilai rata-ratanya. Bentuk histogram yang miring atau tidak simetris menunjukkan bahwa banyak data yang tidak berada pada nilai rataratanya tetapi kebanyakan datanya berada pada batas atas atau bawah. Fungsi dari histogram adalah sebagai berikut: Menentukan apakah suatu produk dapat diterima atau tidak. Menentukan apakah proses produk sudah sesuai atau belum. Menentukan apakah diperlukan langkah-langkah perbaikan.
28
4) Grafik Kendali (Control Chart) Grafik pengendali adalah suatu alat yang secara grafis digunakan untuk memonitor apakah suatu aktivitas dapat diterima sebagai proses yang terkendali. Grafik pengendali terkadang disebut dengan Shewhart control charts karena grafik ini pertama kali dibuat oleh Walter A. Shewhart. Nilai dari karekterisik kualitas yang dimonitor, digambarkan sepanjang sumbu y, sedangkan sumbu x menggambarkan sampel atau subgroup dari karakteristik kualitas tersebut. Sebagai contoh karakteristik kualitas adalah panjang rata-rata, diameter rata-rata, dan waktu pelayanan rata-rata. Semua karakteristik tersebut dinamakan variabel dimana nilai numeriknya dapat diketahui. Sedangkan atribut adalah karakteristik kualitas yang ditunjukkan dengan jumlah produk cacat, jumlah ketidaksesuaian dalam satu unit, serta jumlah cacat per unit. Terdapat tiga garis pada grafik pengendali. Center line atau garis tengah adalah garis yang menunjukkan nilai rata-rata dari karakteristik kualitas yang diplot pada grafik. Upper limit control atau batas pengendali atas dan lower limit control atau batas pengendali bawah digunakan untuk membuat keputusan mengenai proses. Jika terdapat data yang berada di luar batas pengendali atas dan batas pengendali bawah serta pada pola data tidak acak atau random maka dapat diambil kesimpulan bahwa data berada di luar kendali statistik.
5) Diagram Pareto Diagram pareto pertama kali diperkenalkan oleh Alfredo Pareto dan digunakan pertama kali oleh Joseph Juran. Fungsi diagram pareto adalah untuk mengidentifikasi atau menyeleksi masalah utama untuk peningkatan kualitas.
29
Diagram ini menunjukkan seberapa besar frekuensi berbagai macam tipe permasalahan yang terjadi dengan daftar masalah pada sumbu x dan jumlah/frekuensi kejadian pada sumbu y. Kategori masalah diidentifikasikan sebagai masalah utama dan masalah yang tidak penting. Prinsip Pareto adalah 80 % masalah (ketidaksesuaian atau cacat) disebabkan oleh 20 % penyebab. Prinsip Pareto ini sangat penting karena prinsip ini mengidentifikasi kontribusi terbesar dari variasi proses yang menyebabkan performansi yang jelek seperti cacat. Pada akhirnya, diagram pareto membantu pihak manajemen untuk secara cepat menemukan permasalahan yang kritis dan membutuhkan perhatian secepatnya sehingga dapat segera diambil kebijakan untuk mengatasinya.
6) Diagram Sebar (Scatter Diagram) Scatter diagram adalah grafik yang menampilkan hubungan antara dua variabel apakah hubungan antara dua variabel tersebut kuat atau tidak yaitu antara faktor proses yang mempengaruhi proses dengan kualitas produk. Pada sumbu x terdapat nilai dari variabel independen, sedangkan pada sumbu y menunjukkan nilai dari variabel dependen.
7) Diagram Sebab Akibat (Cause and Effect Diagram) Diagram sebab akibat merupakan salah satu dari tujuh alat bantu pengendali mutu. Diagram ini digunakan untuk menganalisa suatu masalah dan factor-faktor yang menimbulkan persoalan tersebut dengan prinsip sebab akibat atau tiap masalah pasti ada penyebabnya. Diagram sebab akibat juga disebut diagram Ishikawa Diagram karena dikembangkan oleh Dr Kaoru Ishikawa.
30
Diagram tersebut juga disebut Fishbone Diagram karena berbentuk seperti kerangka ikan. Dalam proses produksi diperusahaan didukung beberapa faktor antara lain : Material (Bahan baku) Man ( Tenaga Kerja) Machine ( Mesin) Methode ( Metode keja ) Environment (Lingkungan kerja) Manfaat diagram sebab akibat : Dapat menggunakan kondisi sesungguhnya untuk tujuan perbakan kualitas produk. Dapat mengurangi dan menghilangkan kondisi yang menyebabkan ketidaksesuaian produk dan keluhan pelanggan. Dapat membuat suatu standarisasi operasi yang ada maupun yang direncanakan. Dapat memberikan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan dalam pembuatan keputusan dan melakukan tindakan perbaikan. Langkah-langkah untuk membuat diagram tersebut adalah : Tentukan karakteristik mutu, mengingat masalah mutu pada perusahaan sangat banyak, karakteristik ini yang akan diperbaiki dan dikendalikan , tulis karakteristik mutu tersebut disisi kanan. Kemudian tuliskan factor utama yang menjadi penyebabnya dipengan mengelompokkan faktor-faktor penyebab yang mempunyai kemungkinan besar tehadap kejadian dalam item-item seperti bahan baku, mesin, metode
31
kerja, pekerja dan lingkungan. Dimana setiap group individu akan membuat cabang, kemudian disetiap cabang dituliskan kedalamannya faktor-faktor rinci yang dianggap sebagai penyebab. Setelah semua selesai, priksalah untuk memastikan bahwa semua item yang mungkin menjadi penyebab telah tercantum dan hubungan sebab akibat telah digambarkan dengan tepat. Keluaran (output) hasil proses dapat ditandai oleh beberapa macam factor dan hubungan sebab akibatnya dapat ditemukan diantara factor-factor tersebut. Faktor tersebut dapat menetapkan struktur atau suatu kelipatan hubungan sebab akibat dengan mengamatinya secara sistimatis. Akan sulit memecahkan masalah rumit tanpa mempertimbangkan struktur karena terdiri dari suatu rantai sebab akibat dan surat diagram sebab akibat. Case and Effect Diagram : A diagram which shows the relation between a quality charactheristic and factor. Sekarang penggunaan diagram sebab-akibat bukan hanya untuk perlakuan karakteristik mutu produk saja, tetapi juga dalam bidang lainnya dan telah digunakan diseluruh dunia.
32
LAIN-LAIN
ALAT/MESIN
ORANG Keterlambatan awak
Cuaca
Pesawat lambat Keterlambatan datangnya penumpang Kegagalan mekanik
Keterlambatan Penerbangan pesawat Keterlambatan bahan bakar Keterlambatan prosedur check in Keterlambatan bagasi Pengumuman kedatangan buruk
BAHAN
PROSEDUR
Gambar 2.4 Cause and Effect Diagram Sumber : Krajewski dan Ritzman, 1999 (modifikasi)
33
