BAB II LANDAS AN TEORI II.1
Sistem Akuntansi
II.1.1 Pengertian Sistem Untuk mencapai tujuan suatu perusahaan dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola sumber data keuangannya. Namun sebelum membahas definisi dari s istem akuntansi perlu diketahui terlebih dahulu pengertian dari sistem. M enurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Fitriasari, D. dan Kwary, D.A. (2007) dalam bukunya menyatakan, “Sistem adalah kelompok dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.” Ditambahkan lagi oleh Gelinas dan Dull (2008) yang menyatakan bahwa, “A system is an asset of interdependent elements that together accomplish specific objectives. A system must have organization, interrelationships, integration, and central objectives.” Berdasarkan dua pengertian di atas, maka dapat di simpulkan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur, unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang berhubungan erat satu dengan lainnya untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan sistem. II.1.2 Pengertian Akuntansi M engacu pada pendapat Weygandt, Kieso, Kimmel (2005) pengertian akuntansi adalah “Accounting is an information system that identifies, records, and communicates the economic events of an organization to interested users.” M enurut Horngren, C.T., 9
Harrison Jr, W.T., dan Bamber, L.S. (2002) menjelaskan bahwa “Accounting is the information system that measures business activities, processes that information into reports, and communicates the results to decision makers”. Sementara itu Reeve, Waren, dan Duchac (2007) menyatakan, “Accounting is an information system that provides reports to stakeholder about the economic activities and condition of bussiness.” Dari tiga definisi di atas, dapat di simpulkan bahwa dalam sistem akuntansi terdapat
aktivitas
seperti
mengidentifikasi,
mengumpulkan,
mengklarifikasi,
menganalisa, mencatat, dan melaporkan informasi keuangan yang di butuhkan manajemen untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. II.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi M enurut Bodnar and Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A (2000) menyatakan, “Sistem Akuntansi sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi,
mengumpulkan,
menganalisis,
mengklasifikasi,
mencatat
dan
melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan untuk menjaga pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban.” Sedangkan menurut Warren, Reeve, dan Fess yang diterjemahkan oleh Farahmita, A, Amanugrahani, dan Hendrawan, T (2005), “Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan”. Dari dua pengertian diatas sistem akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengumpulkan, mengorganisisr, dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan secara efisien yang di gunakan untuk membantu manajemen dalam menangani operasi perusahaannya. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir,
10
catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan yang di hasilkan. II.1.4 Unsur Sistem Akuntansi Terdapat 5 (lima) unsur sistem akuntansi. M enurut M ulyadi (2003) unsur sistem akuntansi pokok tersebut adalah sebagai berikut : a.
Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan.
b.
Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
c.
Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d.
Buku Pembantu (susbsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.
11
e.
Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
II.2
Sistem Pengendalian Internal
II.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal The committe of Sponsoring Organization (COSO) dalam buku M oscove, Simkin dan Barganoff (2001) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut: “A process, effect by entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding to achievement of objectives in the following categories-effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations.”
Sedangkan menurut Romney and Steinbart (2003) “Internal Control is the plan of organizations and the method of business use to safeguard assets, provide accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribe managerial policies.” Berdasarkan dua pengertian dan penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal memiliki beberapa tujuan pokok yaitu menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. II.2.2 Unsur Sistem Pengendalian Internal
12
Unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah : A. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2. Persetujuan
pembelian
kredit
diberikan
oleh
fungsi kredit
dengan
membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan surat order pengiriman). 3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
13
5. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). 7. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dengan surat muat. C. Praktik Yang Sehat 1. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur utuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 4. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. II.3
Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
II.3.1 Pengertian Penjualan Kredit Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak 14
kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli. M enurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 23 paragraf 2 (2009) menyatakan, ”Barang meliputi barang yang di produksi oleh entitas untuk di jual dan barang yang di beli untuk di jual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan properti lain yang dimiliki untuk di jual kembali.” M engacu pada pendapat Epstein dan Jermakowicz (2007), revenue atau pendapatan di definisikan ”as income arising from the ordinary activities of an entitiy and may be referred to by a variety of names including sales, fees, interest, dividends and royalties.” Berdasarkan pada pernyataan-pernyataan diatas, maka dapat di simpulkan bahw a penjualan, khususnya penjualan barang, merupakan kegiatan menjual barang yang di produksi sendiri atau di beli dari pihak lain untuk di jual kembali kepada konsumen secara kredit maupun tunai. II.3.3 Fungsi-fungsi yang Terkait M engacu pada pendapat James A. Hall (2004) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pejualan kredit adalah : 1. Fungsi Penjualan (Sales Department) Proses penjualan berasal dari Fungsi Penjualan, dengan menerima pesanan pelanggan yang meminta tipe dan kuantitas barang tertentu. Pesanan pelanggan tidak hanya dalam format standar dan mungkin saja tidak berupa dokumen fisik. Pesanan dapat melalui e-mail, telepon, atau mewakili kantor-kantor perwakilan usaha milik perusahaan. 2. Fungsi Kredit (The Credit Department)
15
Langkah pertama pada fungsi ini adalah mengotorisasi transaksi, yang didalamnya termasuk pengujian terhadap kelayakan kredit pelanggan. History penjualan terhadap pelanggan akan menentukan sifat atau dasar dari pemeriksaan kredit. 3. Fungsi Gudang (Warehouse Procedures) Fungsi Penjualan mengirimkan stock release (disebut juga picking ticket) copy atas pesanan penjualan kepada gudang. Dokumen ini mengidentifikasikan unit persediaan yang harus ditempatkan dan dikeluarkan dari rak-rak gudang. Fungsi penjualan juga mengeluarkan otorisasi formal kepada petugas gudang untuk mengeluarkan
harta tertentu
(biasanya persediaan).
Setelah
persediaan
dikeluarkan, petugas menandai stock release copy untuk menunjukkan bahwa pesanan sudah komplit dan akurat. Satu copy dari stock release disertakan dengan barang yang dikirimkan ke Fungsi Pengiriman (Shipping Department), dan yang lainnya diarsipkan di Gudang untuk melengkapi catatan transaksi. Kemudian petugas gudang akan menyesuaikan catatan persediaan untuk menggambarkan pengurangan didalam persediaan. Tetapi catatan persediaan tersebut bukanlah catatan formal akuntansi atas persediaan perusahaan. 4. Fungsi Pengiriman (Shipping Department) Sebelum barang dan stock release tiba di Fungsi Pengiriman terlebih dahulu menerima Packing Slip dan Shipping notice copies dari Fungsi Penjualan. Packing Slip akan disertakan dengan barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan yang menjelaskan isi dari pesanan. Sementara itu, Shipping Notice memberitahukan ke Fungsi Penagihan bahwa pesanan pelanggan telah dipenuhi 16
dan dikirimkan. Dalam beberapa sistem Shipping Notice dibuat petugas pengiriman. Setelah menerima barang dari gudang, petugas pengiriman mencocokkan jumlah fisik barang dengan jumlah yang ada di stock release document, packing slip, dan shipping notice untuk membuktikan kebenaran dari jumlah pesanan. Ini adalah tahapan penting dan kesempatan terakhir untuk mendeteksi kesalahan sebelum pengiriman barang. Petugas pengiriman mengepakkan barang pesanan, menyertakan packing slip pada kotak pengiriman, melengkapi shipping notice dan mempersiapkan bill of lading. Bill of lading adalah perjanjian formal antara penjual dan perusahaan pengiriman (kurir) untuk mengantarkan barang pada pelanggan. 5. Fungsi Penagihan (Billing Department) Fungsi Penagihan memainkan peran penting dalam sistem penjualan kredit. Fungsi ini mengumpulkan informasi tentang transasksi penjualan dan mencocokkan, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi tersebut ke fungsi lainnya. Sebelum kredit disetujui, Fungsi Penagihan menerima invoice, ledger copy, dan sales order copy dari Fungsi Penjualan. Sales invoice adalah tagihan kepada pelanggan yang menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan, harga per unit, ongkos kirim dan total jumlah yang dikenakan ke pelanggan. Ledger copy dan file copy berisikan informasi yang sama untuk kebutuhan internal. Jurnal penjualan adalah jurnal khusus untuk mencatat transaksi penjualan. Setiap sales invoice dimasukkan ke dalam jurnal terpisah. Pada akhir periode, petugas 17
menyimpulkan catatan-catatan jurnal tersebut dan menyiapkan journal voucher yang dikirimkan ke Fungsi Buku Besar untuk di-posting sebagai berikut : DR Account receivable
CR
xxxxx
Sales
xxxxx
6. Fungsi Pengendalian Persediaan (Inventory Control Department) Fungsi Pengendalian Persediaan menggunakan stock release document untuk mengupdate akun buku besar pembantu persediaan. Pada akhir periode, nilai atas total pengurangan dalam persediaan disimpulkan dalam journal voucher dan dikirmkan ke Fungsi Buku Besar dengan akun: DR Cost Of Good Sold Inventory
CR
xxxxx xxxxx
7. Fungsi Piutang (Account Receivable Department) Fungsi Piutang mencatat dari Ledger Copy atas pesanan penjualan ke akun masing-masing pelanggan yaitu ke dalam buku besar pembantu piutang (account receivable subsidiary ledger). Buku besar pembantu piutang berisi informasi antara lain: nama, pelanggan, alamat pelanggan, catatan kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, dan angsuran pembayaran, serta retur dan pencadangan. 8. Fungsi Buku Besar (General Ledger Department) Di akhir periode, Fungsi Buku Besar menerima journal vouchers dari Fungsi Penagihan dan Fungsi Pengendalian Persediaan serta account summary dari Fungsi Piutang. Informasi yang diperoleh digunakan untuk: 18
1. Fungsi Buku Besar menggunakan journal voucher untuk mencatat akun: DR Account receivable
xxxxx
Cost of good sold
xxxxx
CR
Inventory
xxxxx
Sales
xxxxx
2. Account Summary secara independen dibuat oleh Fungsi Piutang untuk membuktikan akurasi internal atas proses secara keseluruhan. Dengan mencocokkan journal voucher dan kesimpulan akun yang diterima dari Fungsi Operasional, Fungsi Buku Besar dapat menemukan berbagai error. II.3.3 Prosedur Penjualan Kredit Ada beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit. M enurut M ulyadi (2001), terdapat 7 (tujuh) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit, yaitu : a. Prosedur order penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. b. Prosedur persetujuan kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
19
c. Prosedur pengiriman. Dalam prosedur ini, biasa dirangkap oleh fungsi gudang dalam mengupayakan pengiriman sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman, dikirim secepat mungkin dan dengan biaya serendah mungkin. d. Prosedur penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. e. Prosedur pencatatan piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur distribusi penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Jadi, kesimpulannya dalam sistem akuntansi penjualan kredit terdapat 7 (tujuh) prosedur, yaitu prosedur order penjualan, persetujuan kredit, pengiriman, penagihan, pencatatan piutang, distribusi penjualan, dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan. II.3.4 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan M engacu pada pendapat James A. Hall (2004) Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : 20
1. Customer Purchase Order (Pesanan Pelanggan) Pesanan pelanggan adalah dokumen yang diterima dari pelanggan yang memuat nama, kuantitas, satuan, harga per unit, serta total amount dari barang yang dipesan. 2. Sales Order (Pesanan Penjualan) Pesanan penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian penjualan yang memuat informasi mengenai nama dan alamat customer, nomor customer, nama, nomor, dan deskripsi atas barang yang terjual, kuantitas, dan harga per unit masing-masing barang yang terjual, dan informasi keuangan lainnnya seperti pajak, diskon dan ongkos kirim. 3. Stock Release Copy (disebut juga Picking Ticket) Dokumen ini mengidentifikasikan unit persediaan yang harus ditempatkan dan dikeluarkan dari rak-rak gudang. 4. Packing sleep (Slip Pembungkus) Slip pembungkus adalah dokumen yang akan disertakan dengan barangbarang yang akan dikirimkan ke pelanggan yang menjelaskan isi dari pesanan. 5. Shipping notice (Pemberitahuan Pengiriman) Dokumen ini berguna untuk memberitahukan ke fungsi penagihan bahwa pesanan pelanggan telah dipenuhi dan dikirimkan. Dalam beberapa sistem, shipping notice dibuat oleh petugas pengiriman. 6. Bill of lading
21
Bill of lading adalah perjanjian formal antara penjual dan perusahaan pengiriman (kurir) untuk mengantarkan barang kepada pelanggan. 7. Sales invoice (Faktur Penjualan) Faktur penjualan adalah tagihan kepada pelanggan, yang menunjukan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan, harga per unit, ongkos kirim, dan total jumlah yang dikenakan ke pelanggan. 8. Ledger copy dan file copy Ledger copy dan file copy berisikan informasi yang sama untuk kebutuhan internal. 9. Journal voucher (voucher jurnal) Voucher jurnal memuat ayat jurnal yang merupakan total keseluruhan kelompok (batch total) dari faktur-faktur penjualan. Catatan akuntansi yang di gunakan dalam penjualan kredit: 1. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Pada sistem periodik: DR Piutang Usaha
CR
xxx
Penjualan
xxx
Untuk mencatat penjualan kredit. Pada sistem perpetual: DR
CR 22
Harga Pokok Penjualan
xxx
Persediaan Barang Dagang
xxx
Untuk mencatat harga pokok penjualan. 2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan utuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. II.3.5 Unsur Pengendalian Internal Atas Penjualan Kredit Untuk merancang sistem akuntansi penjualan kredit yang baik, diperlukan adanya unsur pokok pengendalian internal penjualan kredit yang baik. M enurut M ulyadi (2001), unsur pokok pengendalian internal terdiri dari 3 (tiga) hal, yaitu : A.
Organisasi. Yang unsur pokok sistem pengendalian internalnya adalah sebagai
berikut: 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 23
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. B.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Unsur pokok sistem pengendalian internalnya adalah sebagai berikut : 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat jual, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 9. Terjadinya
piutang
diotorisasi
oleh
fungsi
penagihan
dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
24
dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. C.
Praktik yang Sehat. 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. II.4
Sistem Akuntansi Piutang
II.4.1 Pengertian Piutang Warren, Reeve, dan Fess yang diterjemahkan oleh Farahmita, A., Amanugrahani, dan Hendrawan, T (2005) mendefinisikan piutang sebagai berikut : Istilah piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya. Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjulaan barang dagang atau jasa secara
25
kredit. Piutang usaha (account receivable) semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari. Berdasarkan dua pengertian di atas, maka dapat di simpulkan bahwa piutang adalah klaim dalam bentuk uang terhadap suatu entitas, biasanya hasil dari penjualan kredit. II.4.2 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan Dalam prosedur dokumen dan pencatatan piutang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : Dokumen Yang Digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang dagang: M engacu pada pendapat Widjajanto (2001) dokumen yang di gunakan sebagai input pencatatan piutang adalah : 1.
Faktur (invoice). Hubungan antara dokumen faktur, jurnal, kartu piutang masingmasing pelanggan (subsidiary ledger).
2.
surat pernyataan (statement) dalam proses pencatatan piutang akan tergantung pada metode yang di gunakan. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut
piutang adalah : 1. Jurnal Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Retur Penjualan
26
Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal Umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal Penerimaan Kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur. II.4.3 Metode pencatatan yang digunakan M engacu pada pendapat Widjajanto (2001) metode pencatatan piutang yang digunakan antara lain adalah : 1. M etode Biasa M etode ini merupakan metode yang lazim digunakan. Faktur dicatat pada jurnal dan kemudian dipindahkan (posting) ke kartu piutang masing-masing pelanggan (subsidiary ledger). 2. M etode Pencatatan Langsung Dengan metode ini faktur dicatat secara langsung ke kartu piutang masingmasing pelanggan (subsidiary ledger) dan surat pernyataan, sementara jurnal diisi dengan angka-angka total harian saja. Angka total harian diperoleh dari 27
Bagian Penagihan dalam bentuk daftar harian disertai dengan angka total kelompok (batch total) dari daftar tersebut. 3. M etode Tanpa Kartu Piutang (Buku Pembantu) M etode ini diterapkan dengan jalan menggunakan faktur sebagai pengganti kartu piutang atau buku pembantu. Faktur disimpan dalam file map (binder) secara sistematis menurut klasifikasi nama atau kode debitur. Sedangkan pembukuan ke jurnal dan buku besar dilakukan berdasarkan angka total kelompok harian seperti biasa. Kumpulan faktur yang sistematis itu berfungsi sebagai buku pembantu atau kartu piutang, sehingga metode ini disebut ledgerless bookkeeping (metode pembukuan tanpa buku pembantu). Apabila seorang debitur melunasi hutangnya, faktur bersangkutan dikeluarkan dari map tersebut untuk kemudian di cap “Lunas”. Faktur yang sudah bercap itu kemudian disimpan pada file atau map faktur yang sudah lunas. Untuk mengetahui saldo piutang seorang debitur pada suatu tanggal tertentu, map debitur bersangkutan dapat ditarik dan faktur-faktur debitur bersangkutan dijumlahkan nilainya. II.5
Sistem Retur Penjualan
II.5.1 Pengertian Retur Penjualan M enurut James A. Hall (2001) Retur Penjualan adalah kemungkinan pengembalian barang yang dibeli oleh pelanggan sewaktu-waktu, yang terjadi karena disebabkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Penjual mengirimkan barang dagangan dengan tidak sesuai. 2. Barang dagangan rusak atau cacat. 28
3. Barang dagangan rusak pada saat pengangkutan. 4. Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan, dan pembeli menolak pengiriman. Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat pengkreditan sebesar sejumlah barang yang dikembalikan pada piutangnya. II.5.2 Fungsi-fungsi yang terkait Berikut ini Fungsi-fungsi yang terkait terhadap retur penjualan yaitu : 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Penerimaan 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Akuntansi 5. Fungsi Penagihan II.5.3 Prosedur Retur penjualan Jaringan prosedur dalam sistem Retur Penjualan meliputi : 1.
Prosedur pembuatan memo kredit Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.
2.
Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas 29
penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi. 3.
Prosedur pencatatan retur penjualan Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan ke dalam buku pembantu persediaan.
II.5.4 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan Dokumen akuntansi yang digunakan dalam sistem Retur Penjualan yaitu : 1. M emo kredit 2. Laporan penerimaan barang Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem Retur Penjualan yaitu: 1. Jurnal Retur Penjualan 2. Kartu Piutang 3. Kartu Persediaan 4. Kartu Gudang II.5.5 Unsur Sistem Pengendalian Internal atas Retur Penjualan Unsur Sistem Pengendalian Internal yang diterapkan dalam Retur Penjualan yaitu : 1. Organisasi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. 3. Praktik yang sehat. II.6
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 30
II.6.1 Pengertian Penerimaan Kas M enurut S. M unawir (2004) “Kas atau uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan.” Pengertian berbeda diberikan oleh Delaney, Epstein, Nach, dan Weiss Budak (2003), “Cash. Coins and currency on hand and balances in checking accounts available for immediate withdrawal”. Dalam penerimaan kas, sebaiknya perusahaan menyisihkan sebagian dananya untuk membiayai operasional sehari-hari agar lebih efektif dan efisien, seperti dana kas kecil yang didefinisikan oleh Soemarso (2004) “Sejumlah uang tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)” Berdasarkan tiga pengertian diatas, kas adalah uang dalam bentuk tunai maupun rekening bank yang dipunyai perusahaan. Yang dapat di uangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Yang dimaksud tanpa mengurangi nilai simpanan yaitu kas tersebut mengalir dalam suatu daur yang dimulai dari digunakannya kas tersebut untuk member aktiva, aktiva tersebut kemudian digunakan untuk menghasilkan keuntungan (laba), dan pada akhirnya modal dan keuntungan tersebut kembali lagi dalam bentuk kas. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : 1. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara: 31
a.
M elalui penagihan. Penagihan dapat dilakukan baik oleh juru tagih perusahaan, maupun oleh bank.
b.
M elalui transfer bank. Dalam hal ini pelanggan yang membayar, melakukan pengiriman uang langsung ke rekening perusahaan. Pelanggan kemudian mengirimkan fotokopi bukti transfer bank.
c.
M elalui pembayaran langsung. Hal ini biasanya terjadi pada penjualan tunai di toko-toko eceran.
d.
M elalui pos. Pengiriman kas melalui pos disini bukan pengiriman uang melalui poswesel, melainkan benar-benar mengirimkan cek dengan cara memasukkan cek ke dalam amplop, kemudian mengirimkannya seperti mengirim surat biasa.
2. Pelanggan melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari pelanggan yang berhutang, yang ceknya atas nama perusahaan. (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. II.6.2 Fungsi-fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : a.
Fungsi Sekretariat. Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para pelanggan perusahaan. Fungsi ini juga bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para pelanggan. 32
b.
Fungsi Penagihan. Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada pelanggan melalui penagih perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para pelanggan perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c.
Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera kebank dalam jumlah penuh.
d.
Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
e.
Fungsi Pemeriksaan Intern. Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
II.6.3 Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah : a. Surat pemberitahuan.
33
Dokumen ini dibuat oleh pelanggan untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Dokumen ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. b. Daftar surat pemberitahuan. Daftar ini merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang di buat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. c. Bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. d. Kuitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para pelanggan yang telah melakukan pembayaran utang mereka. e. Bukti kas masuk. Dokumen ini dibuat oleh bagian piutang sebagai tanda terima uang yang dikirimkan kepada perusahaan dan sebagai bukti dasar untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang dalam jurnal penerimaan kas. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah: 34
a. Jurnal penerimaan kas. Digunakan oleh bagian akuntansi untuk meringkas dan mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber. b. Buku besar. Buku besar merupakan ringkasan akun- akun yang sudah dicatat dalam jurnal yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. c. Kartu piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap- tiap debiturnya. d. Kartu gudang. Catatan ini dibuat oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. II.6.4 Prosedur Penerimaan Kas Prosedur yang digunakan sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Penerimaan piutang mengirimkan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. 2. Bagian penagihan mengirimkan penagih untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. 3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dalam surat pemberitahuan dari pelanggan. 4. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 5. Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada pelanggan. 35
6. Bagian kas menyetor ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 7. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Sistem pengendalian intern yang baik mengharuskan agar semua penerimaan kas dari pelanggan harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. II.6.5 Unsur Sistem Pengendalian Internal atas Penerimaan Kas Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut : A. Organisasi 1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan Fungsi Penerimaan kas. 2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi. B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Pelanggan diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro). 2. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari perusahaan. C. Praktik yang Sehat 1. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. 2. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). 36
3. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan. II.7
Persyaratan Kredit Seperti yang dikemukakan oleh Lawrence J. Gitman mengenai piutang yaitu
sebagai berikut : “Debt capital includes all long-term borrowing incurred by a firm, including bonds.” Hutang menurut jangka waktu pembayaran dibagi kedalam dua bagian yaitu : bagian hutang jangka pendek (current liabilities) dan hutang jangka panjang (long term liabilities). Lawrence J. Gitman (2006), menyebutkan tentang pengertian piutang jangka pendek yaitu : “Short-term liabilities, expected to be paid within 1 years or less.” Sedangkan hutang jangka panjang menurut Lawrence J. Gitman (2006) adalah : “Long-term debt is debts for which payment is not due in the current year.” Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka panjang adalah hutang yang jangka waktunya lama, umumnya lebih dari 10 tahun. Hutang jangka panjang ini pada umumnya digunakan untuk membelanjai perluasan perusahaan (ekspansi) atau modernisasi dari perusahaan, karena kebutuhan modal untuk keperluan tersebut meliputi jumlah yang besar. II.7.1 Kebijakan Kredit Credit terms (persyaratan kredit) adalah persyaratan penjualan untuk pelanggan yang yang mendapatkan kredit dari perusahaan. Sebagai contoh syarat kredit 2/10 net 30 artinya penjual akan memberikan cash discount sebesar 2% jika tagihan dibayar dalam tempo 10 hari dari awal periode kredit, atau dapat dibayar dengan nilai penuh sesuai 37
dengan nilai yang tertera dalam invoice dalam tempo 30 hari. Beberapa komponen kebijakan kredit yaitu : 1. Cash Discount Cash discount merupakan persyaratan kredit yang popular sebagai cara untuk mempercepat penagihan tanpa menekan pelanggan. Cash discount ini memberi insentif kepada pelanggan untuk membayar lebih cepat. Dengan percepatan penagihan, discount ini menurunkan investasi perusahaan pada accounts receivable (memang ini tujuannya), tetapi juga menurunkan profit per unit. Selain itu, pemberian cash discount juga menurunkan bad debt karena pelanggan akan mebayar lebih cepat dan hal ini juga akan meningkatkan volume penjualan karena pelanggan yang mengambil discount membayar harga lebih rendah untuk produk yang dibelinya. Selanjutnya, perusahaan yang memberikan cash discount perlu mengadakan analisis benefit-cost untuk menentukan apakah pemberian cash discount tersebut menguntungkan atau tidak. Efek dari Peningkatan Cash Discount ---------------------------------------------------------------------------------------------------Variabel
Arah Perubahan
Efekt terhadap Profit
---------------------------------------------------------------------------------------------------Sales volume
Naik
Positif
Investment in A/R
38
Due to nondiscount Takers paying earlier
Turun
Positif
Customer baru
Naik
Negatir
Bad-debt expense
Turun
Positif
Profit per Unit
Turun
Negatif
Investasi pada A/R
---------------------------------------------------------------------------------------------------2. Periode Cash Discount Periode cash discount adalah jumlah hari setelah awal periode kredit di mana cash discount tersedia. Periode ini dapat diubah oleh manajer keuangan. Perubahan ini misalnya memperpanjang periode cash discount, dari 2/10 net 30 menjadi 2/20 net 30. Efek dari perubahan ini yang diharapkan adalah: 1) sales akan meningkat, atau efek pada profit positif; 2) bad-debt expense akan menurun, atau efek pada profit positif; dan 3) profit per unit akan menurun karena banyaknya pelanggan yang mengambil cash discount, atau efek pada profit negatif. M anajer keuangan perlu mengevaluasi hal ini, yaitu pengaruhnya terhadap investasi pada accounts receivable. Bila perubahan yang dilakukan adalah memperpendek periode discount, maka efek yang terjadi adalah sebaliknya.
39
3. Periode Kredit Periode kredit adalah jumlah hari setelah awal periode kredit sampai dengan pembayaran penuh jatuh tempo. Pengubahan periode kredit dari 30 hari menjadi 45 hari akan meningkatkan sales, atau membawa efek positif bagi profit. Tetapi investasi pada accounts receivable dan bad-debt expense juga akan meningkat, sehingga keduanya membawa efek negatif bagi profit. Penurunan periode kredit tentunya akan membawa efek yang sebaliknya. II.7.2 Kebijakan Penagihan Kredit Kebijakan penagihan adalah prosedur untuk mengumpulkan piutang usaha pada saat jatuh tempo. Efektifitas kebijakan penagihan dapat dievaluasi dengan melihat tingkat biaya piutang tidak tertagih yang juga dipengaruhi oleh kebijakan kredit perusahaan. Setiap tambahan biaya penagihan akan mengurangi resiko piutang tidak tertagih. Untuk mengevaluasi kebijakan kredit dan penagihan maka pendekatan yang popular digunakan dalam penagihan, sebagai berikut : 1. Average Collection Period Average collection period (ACP) adalah rata-rata jumlah hari penjualan secara kredit yang belum dibayar (outstanding). Average Collection Period mempunyai 2 komponen, yaitu: 1) waktu dari saat penjualan sampai dengan pelanggan melakukan pembayaran dengan surat, dan 2) waktu untuk menerima, memproses dan menerima pembayaran yang telah dikirim pelanggan. Rumus Average collection period adalah :
40
Accounts receivable Average collection period = ----------------------------Average sales per day Dengan mengetahui Average Collection Period, perusahaan dapat mengetahui apakah ada masalah dengan accounts receivables atau tidak. 2. Aging Of Accounts Receivable Aging of accounts receivable adalah sebuah teknik pemantauan kredit yang menggunakan
jadwal yang menunjukkan persentase terhadap total sisa account
receivable yang masih belum dibayarkan untuk periode waktu tertentu. Tujuan teknik ini adalah untuk dapat mengetahui problemnya secara tepat. Efek dari Perubahan Usaha Penagihan ---------------------------------------------------------------------------------------------------Variabel
Arah Perubahan
Efekt terhadap Profit
---------------------------------------------------------------------------------------------------Sales volume
Naik
Positif
Investment in A/R Bad-debt expense
Turun
Positif
Biaya Penagihan
Turun
Negatif 41
II.8
S tandar kredit Kredit merupakan suatu fasilitas keuangan yang memungkinkan seseorang atau
badan usaha untuk meminjam uang untuk membeli produk dan membayarnya kembali dalam
jangka
waktu
yang
ditentukan.
dalam
memberikan
kredit
harus
mempertimbangkan beberapa hal yang terkait dengan itikad baik (willingness to pay) dan kemampuan membayar (ability to pay) pelanggan untuk melunasi kembali pinjaman beserta bunganya. Hal-hal tersebut terdiri dari Character (kepribadian), Capacity (kapasitas), Capital (modal), Colateral (jaminan), dan Condition of Economy (keadaan perekonomian), atau sering disebut sebagai 5C (5K) : a. Karakter. M engacu kepada probabilitas bahwa pelanggan memenuhi kewajiban kreditnya. b. Kapasitas. Berkaitan dengan kemampuan pelanggan untuk membayar kewajiban kreditnya. Untuk mengukurnya, kreditur dapat meneliti kemampuan pelanggan dalam bidang manajemen, keuangan, pemasaran, dan lain-lain. c. Kapital (M odal). M engacu kepada kondisi umum bisnis pelanggan seperti yang diperlihatkan oleh laporan keuangan. d. Kolateral (jaminan). Jaminan dibutuhkan untuk berjaga-jaga apabila pelanggan tidak dapat mengembalikan pinjamannya. Biasanya nilai jaminan lebih tinggi dari jumlah pinjaman. e. Kondisi. M engacu kepada tren-tren ekonomi nasional dan regional yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar
42
