BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Pengenalan Lean
2.2
Sejarah Lean Lean dikenal dengan berbagai nama yang berbeda seperti: Lean Production, Lean
Manufacturing, Toyota Production System, dan lain-lain. Secara singkat awal mula tercetusnya Lean adalah: Pada tahun 1902, Sakichi Toyoda membuat sebuah mesin tenun yang dapat berhenti sendiri jika terjadi gangguan. Yang pada saat ini dikenal sebagai Jidoka Pada tahun 1913, Henry Ford menerapkan produksi dengan lairan yang tidak terputus (the flow of production) dan lini perakitan untuk produksi masal. Namun masalah yang dihadapi adalah ketidakmampuan untuk memproduksi lebih dari satu variasi mobil. Pada tahun 1930-an, setelah perang dunia kedua, Kiichiro Toyoda, Taiichi Ohno, Shigeo Shingo dan keluarga Toyoda menemukan sistem produksi yang fleksibel (one-piece flow) yang didukung dengan ditemukannya sistem tarik (pull system) dimana proses dapat memproduksi sejumlah produk yang dibutuhkan. Pada tahun 1950-an, Shigeo Shingo mengembangkan sistem yang dikenal sebagai SMED (Single Minute Exchange of Dies).
8
Kemudian sistem persediaan Just-in-time dikembangkan dan sistem lain seperti Kanban dan Kaizen yang mendukung terbentuknya sistem produksi Lean.
2.3
Sistem Produksi Lean Sistem produksi lean adalah suatu upaya terus menerus untuk menghilangkan
pemborosan (waste) dan meningkatkan nilai tambah (value added) produk (barang / jasa) agar memberikan nilai kepada pelanggan (customer value). Waste didefinisikan sebagai segala macam hal yang tidak memberi nilai tambah ditinjau dari sudut pandang pelanggan akhir. Kata sederhana yang bisa menggantikan waste adalah mubazir atau sia-sia. Dalam organisasi perusahaan, inisiatif Lean diterapkan ke seluruh lini organisasi dalam rangka mencapai proses yang efektif dan lebih efisien, sehingga produktivitas perusahaan meningkat, menurunkan biaya operational, dan meningkatkan keuntungan bisnis. Lean juga dapat di definisikan sebagai pendekatan sistemik dan sistematis untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan (waste) atau aktivitas yang tidak bernilai tambah melalui peningkatan terus-meneus radikal (radical continous improvement) dengan cara mengalirkan produk (material, work-in-place, output) dan informasi menggunakan system tarik (pull system) dari pelanggan internal dan eksternal untuk mengejar keunggulan dan kesempurnaan. APICS Dictionary (2005) mendefinisikan Lean sebagai suatu filosofi bisnis yang berlandaskan pada minimalisasi penggunaan sumber daya (termasuk waktu) dalam berbagai aktivitas perusahaan. Lean berfokus pada identifikasi dan eliminasi aktivitas tidak bernilai tambah (non-value-adding activities) dalam desain, produksi (untuk bidang manufaktur) atau operasi (untuk bidang jasa), Supply Chain Management, yang berkaitan langsung dengan pelanggan.
9
Lean yang diterapkan pada keseluruhan perusahaan akan disebut sebagai Lean Enterprise. Apabila Lean diterapkan pada manufacturing hal itu disebut sebagi Lean Manufacturing, jika dalam bidang jasa disebut Lean Service. Demikian pula apabila Lean diterapkan dalam fungsi design/development, order entry, accounting, finance, engineering, sales/marketing, production, administration, office, maka akan disebut sebagai Lean Design/Development, Lean Order entry, Lean Accounting, Lean Finance, Lean Engineering, Lean Sales/Marketing, Lean Production, Lean Administration, Lean Office. Demikian pula Lean yang diterapkan pada bank akan disebut sebagai Lean banking, Lean dalam bidang retail disebut sebagai Lean Retailing. Lean dalam bidang pemerintahan disebut sebagai Lean Government, dl. Banyak sekali perusahaan yang telah mendapatkan manfaat yang sangat luar biasa dari implementasi Lean. Dalam sebuah perusahaan, mindset Lean ditanamkan ke semua personel sehingga menjadi budaya sebuah perusahaan. Perusahaan yang memiliki budaya Lean dapat di ketahui dengan melihat beberapa kriteria dibawah ini : Produk yang berkualitas tinggi, Biaya produksi rendah, Semangat kerja tinggi, Area kerja rapi dan bersih, Proses produksi sangat cepat dan efisien, Komunikasi dalam perusahaan berjalan efektif, Layout area kerja streamlined, Jumlah inventori rendah, Karyawan yang selalu meningkatkan ilmu dan skillnya, dan Perusahaan memiliki keuntungan bisnis yang tinggi.
10
Tujuan lean antara lain adalah: 1. Mengeliminasi pemborosan yang terjadi dalam bentuk waktu, usaha dan material pada saat melakukan proses produksi. 2. Memproduksi produk sesuai pesanan dari konsumen. 3. Mengurangi biaya seiring dengan meningkatkan kualitas prosuk yang dihasilkan.
Lima prinsip dasar lean, yaitu: Mengidentifikasi nilai produk (barang/jasa) berdasarkan perspektif pelanggan, dimana pelanggan menginginkan produk (barang/jasa) berkualitas superior, dengan harga yang kompetitif pada penyerahan tepat waktu (ingat prinsip: Q = Quality, C = Cost, dan D = Delivery) Mengidentifikasi value stream process mapping (pemetaan proses pada value stream) untuk setiap produk (barang/jasa). Catatan: kebanyakan manajemen perusahaan industry di Indonesia hanya melakukan pemetaan proses bisnis atau proses kerja, bukan melakukan pemetaan proses produk. Hal ini berbeda dari pendekatan Lean. Menghilangkan pemborosan yang tidak bernilai tambah dari semua aktivitas sepanjang proses value stream itu. Mengorganisasikan agar material, informasi dan produk itu mengalir secara lancar dan efisien sepanjang proses value stream menggunakan system tarik (pull system) Mencari terus menerus berbagai teknik dan alat-alat peningkatan (improvement tools and techniques) untuk mencapai keunggulan (excellence) dan peningkatan terus menerus (continuous improvement).
11
2.3.1 Lean Manufacturing Menurut James Womack dan Daniel Jones untuk menjadi lean manufacturer dibutuhkan cara berfikir yang berfokus untuk menjadikan produk mengalir melalui tahapan yang memberikan nilai tanpa adanya hambatan (one piece flow), sebuah sistem pull yang bersumber dari permintaan pelanggan untuk mencapai interval proses yang pendek, dan membudayakan melakukan continous improvement dengan tekun. Lean manufacturing atau sama dengan Toyota Production System pada intinya merupakan suatu sistem produksi yang bertujuan untuk mengeliminasi pemborosan (waste) di semua aspek produksi, mulai dari aliran bahan baku dari supplier sampai denga aliran produk akhir ke konsumen, melalui metode continous improvement sehingga dapat meningkatkan output dan prosuktivitas. Pemborosan dapat dikurangi dengan melakukan produksi pada jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan tempat yang tepat (konsep just in time). Continous improvement merupakan tindakan perbaikan secara bertahap dan dilakukan terus-menerus. Kegiatan identifikasi terhadap kemungkinan waste yang ada pada keseluruhan tingkat proses perlu dilakukan agar tercipta keadaan yang lean. Parameter yang perlu diperhatikan dalam mencapai kondisi yang lean antara lain Inventory : simpanan cadangan, baik berupa bahan baku, work in process, atau finished goods dalam periode waktu tertentu. Finished goods (FG) : produksi jadi yang telah mengalami proses manufaktur secara lengkap tetapi belum terjual atau terdistribusi kepada konsumen. Work in Process (WIP) : produk yang belum selesai mengalami proses manufaktur secara lengkap. Biasanya karena masih menunggu proses selanjutnya.
12
Raw material : bahan baku yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk. Scrap : hasil sisa produksi yang tidak memiliki nilai ekonomis atau hasil sisa produksi yang tidak dapat didaur ulang. Headcount : jumlah operator yang bertugas pada suatu proses. Transportion : jarak dan waktu ditempuh suatu produk dari lokasi yang satu ke lokasi yang lain. Changeover time : waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perubahan (konversi mesin) dalam memproduksi tipe produk yang satu ke tipe produk yang lain. Setup line : waktu yang dibutuhkan mesin atau operator untuk dari awal setting mesin sampai menghasilkan satu unit produk. Uptime : presentase perbandingan antara jumlah produksi aktual dengan jumlah produksi teoritikal. Cycle time : waktu yang dibutukan oleh mesin atau operator untuk membuat suatu produk. Lead time : waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu prosuk, dari awal kegiatan unloading material sampai loading prosuk jadi.
13
Beberapa prinsip Lean Manufacturing dan Lean Service ditunjukkan dalam Tabel 2.1. Tabel 2.1 Prinsip-Prinsip Lean Manufacturing dan Lean Service No 1
Manufakturing (Produk : Barang) Spesifikasi secara tepat nilai produk yang diinginkan oleh pelanggan
Non - Manufakturing (Produk : Jasa, Administrasi, Kantor Spesifikasi secara tepat nilai produk yang diinginkan oleh pelanggan
2
Identifikasi value stream untuk setiap produk
Identifikasi value stream untuk setiap proses jasa
3
Eliminasi semua pemborosan yang terdapat dalam aliran proses dari setiap produk agar membuat nilai mengalir tanpa hambatan
Eliminasi semua pemborosan yang terdapat dalam aliran proses jasa (Moments of truth) agar nilai mengalir tanpa hambatan
4
Menetapkan system tarik (pull system) menggunakan Kanban yang memungkinkan pelanggan menarik nilai dari prosedur
Menetapkan system anti kesalahan (mistake – proof system) dari setiap proses jasa (Moments of truth) untuk menghindari pemborosan dan penundaan
5
Mengejar keunggulan untuk mencapai kesempurnaan (zero waste) melalui peningkatan terus menerus secara radikal (radical continuous improvement)
Mengejar keunggulan untuk mencapai kesempurnaan (zero waste) melalui peningkatan terus menerus secara radikal (radical continuous improvement)
Pendekatan Lean berfokus pada peningkatan terus menerus customer value melalui identifikasi dan eliminasi aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah yang merupakan pemborosan (waste). Waste dapat didefinisikan sebagai segala aktivitas kerja yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses transformasi input menjadi output sepanjang value stream. Proses transformasi imput menjadi output dari beberapa industry manufaktur dan jasa ditunjukkan dalam Tabel 2.2.
14
Tabel 2.2 Beberapa Contoh System Operasi Jasa dan Produksi Manufaktur No
Sistem
1
Bank
2
Rumah Sakit
3
Rumah Makan
4
Universitas
5
Transportasi Udara
6
Manufaktur
Penyelenggara Pameran
7
Input Karyawan, fasilitas gedung dan peralatan kantor, modal, energi informasi, manajerial, dll Dokter, perawat, karyawan, fasilitas gedung dan peralatan medik,laboratorium, modal, energi, informasi, manajerial, dll Tukang masak, pelayan, bahan, peralatan, ruangan, bumbu, modal,energi, informasi, manajerial, dll Dosen, asisten, mahasiswa,karyawan, fasilitas gedung dan peralatan kuliah, perpustakaan, laboratorium, modal, energi, informasi, manajerial, dll Pilot, pramugari, tenaga mekanik,karyawan, pesawat terbang, fasilitas gedung dan peralatan kantor, energi, informasi, manajerial, dll Karyawan, fasilitas gedung dan peralatan pabrik, material,modal, energi, informasi,manajerial, dll Karyawan, fasilitas gedung dan peralatan kantor, energy, informasi, kegiatan promosi, manajerial, dll
Output Pelayanan financial bagi nasabah (deposito, pinjaman, dll)
Pelayanan medik bagi pasien, dll
Pelayanan makanan, hiburan,kenyaman, dll Pelayanan akademik bagi mahasiswa untuk menghasilkan Sarjana (S1), Magister (S2), Doktor (S3) penelitian, pelayanan masyarakat, konsultasi, dll Transportasi udara bagi orang dan barang dari satu lokasi ke lokasi lain
Barang jadi, dll Pelayanan kegiatan pameran bagi peserta pameran dan pengunjung pameran, serta terlaksananya pameran dengan baik.
Berdasarkan perspektif lean, semua jenis pemborosan yang terdapat sepanjang proses value stream, yang mentransformasikan input menjadi output, harus dihilangkan guna meningkatkan nilai produk (barang/jasa) dan selanjutnya meningkatkan customer value.
15
APICS Dictionary (2005) mendefinisikan value stream sebagai proses-proses untuk membuat, memproduksi dan menyerahkan produk (barang / jasa) ke pasar. Untuk proses pembuatan barang (good), valuestream mencakup pemasok bahan baku, manufaktur dan perakitan barang, serta jaringan pendistribusian kepada pengguna barang itu. Untuk proses jasa (service), value stream terdiri atas pemasok, personel pendukung dan teknologi, “produser” jasa, dan saluran-saluran distribusi jasa itu.
2.4
Metode Kuesioner Penelitian
Salah satu instrumen pengumpul data dalam penelitian adalah kuesioner, atau disebut juga daftar pertanyaan (terstruktur). Kuesioner ini biasanya berkaitan erat dengan masalah penelitian, atau juga hipotesis penelitian yang dirumuskan. Disebut juga dengan istilah pedoman wawancara (interview schedule), namun kita akan menggunakan istilah generiknya yaitu kuesioner.
Sebelum mebuat kuesioner, ada baiknya peneliti mengantisipasi kemungkinan adanya kesalahan yang sering terjadi berkaitan dengan pelaksanaan pengumpulan data dari responden. Beberapa permasalahan yang mungkin dan bahkan sering terjadi dan bagaimana cara memperbaikinya adalah sebagaimana disarankan oleh Bailey (1987), sebagai berikut:
1.
Responden sering menganggap wawancara tidak masuk akal dan bahkan sering menganggapnya sebagai dalih (subterfuge) untuk tujuan-tujuan tertentu misalnya komersial. Alternatif pemecahannya antara lain adalah menyampaikannya dalam pengantar bahwa penelitian yang akan dilakukan benar-benar untuk tujuan nonkomersial. Tentu saja dengan kata-kata yang baik dan sopan.
16
2.
Responden merasa terganggu dengan adanya informasi yang dirasa menyerang dirinya atau kepentingannya, misalnya takut dirilis di media massa. Pemecahannya adalah menghindari pertanyaan yang sensitif, serta diyakinkan bahwa tidak akan ada nama responden di dalamnya.
3.
Responden menolak bekerja sama atas dasar pengalaman masa lalu. Upayakan untuk meyakinkan responden bahwa ini beda, beri pengertian bahwa responden dalam hal ini turut berjasa dalam membantu penelitian ini.
4.
Responden yang tergolong dirinya kelompok minoritas sehingga merasa lelah karena sering dijadikan kelinci percobaan (guinea pig). Ini jarang terjadi di negeri kita. Namun jika hal seperti ii terjadi, peneliti bisa menggunakan instrumen lain., atau bahkan mencari sumber data yang lain.
5.
Responden orang ‘penting’ dan sering merasa tahu akan apa yang akan ditelitinya. Cara pemecahannya adalah dengan metode menyanjung orang penting tadi, misalnya dengan mengatakan bahwa hanya dialah orang satu-satunya yang bisa memberikan informasi tentang masalah ini.
6.
Responden menjawab dengan pertimbangan normatif, berpikir baik atau jelek. Katakan kepadanya bahwa penelitian ini semata-mata untuk pengembangan ilmu, dan bukan untuk kepentingan lain. Selain itu nama responden juta tidak perlu dicantumkan.
7.
Responden merasa takut akan ‘kebodohannya’ dalam menjawab pertanyaan ini. Katakan kepadanya bahwa jawaban apapun dari responden itu penting, dan tidak ada yang salah dalam menjawab.
8.
Responden mengatakan tidak ada waktu untuk menjawabnya, atau merasa itu bukan bidang minatnya. Pemecahannya adalah mengatakan bahwa dialah satu-
17
satunya orang yang bisa memberikan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini.
2.4.1 Persyaratan lain dalam membuat kuesioner
Relevansi kuesioner: Relevansi pertanyaan dengan tujuan studi, relevan pertanyaan dengan responden secara perorangan.
Relevansi pertanyaan dengan studi: betul
Relevansi pertanyaan dengan responden: betul.
2.4.2 Kegagalan-kegagalan dalam membuat kuesioner:
Luncuran pertanyaan ganda: Jangan menanyakan satu masalah dalam satu pertanyaan. Contoh, apakah anda sering menyobek buku di perpustakaan selagi tidak ada pengawas yang melihatnya; dan apakah anda juga sering mencoreti buku milik perpustakaan untuk kepentingan penjelasan secara khusus?.
Pertanyaan yang mengaahkan: Hindari bentuk pertanyaan seperti ini. Contoh, menurut presiden, kita harus mengencangkan ikat pinggang dalam menghadapi krisis ekonomi yang berkepanjangan ini. Anda setuju, bukan?. Pertanyaan seperti ini biasanya dijawab secara langsung dengan kata ‘setuju’. Bisa dibayangkan bahwa jika semua pertanyaan dijawab dengan setuju.
Pertanyaan sensitif: Hati-hati dengan pertanyaan sensitif seperti contoh berikut: Anda pernah melakukan onani?; Anda pernah melakukan hubungan seks sebelum nikah?. Pertanyaan jenis ini termasuk kategori sensitif, bahkan kurang ajar.
18
Pertanyaan yang menakut-nakuti: Contoh. Di daerah ini sering terjadi perampokan dan penodongan di malam hari. Bisa Anda sebutkan orangnya?; atau, Anda tentu mengetahui peristiwa pembunuhan yang terjadi beberapa waktu lalu di daerah ini, karena andalah yang paling dekat dengan tempat kejadian perkara (TKP). Kami datang untuk menyelidikinya, oleh karena itu tolong jawab dengan sejujurnya pertanyaan-pertanyaan kami.
2.4.3 Kuesioner tertutup dan terbuka
Ada dua jenis pertanyaan dalam kuesioner, yakni pertanyaan terbuka, terbuka, dan gabungan tertutup dan terbuka. Pertanyaan dengan jawaban terbuka adalah pertanyaan yang memberikan kebebasan penuh kepada responden untuk menjawabnya. Di sini peneliti tidak memberikan satupun alternatif jawaban. Sedangkan pertanyaan dengan jawaban tertutup adalah sebaliknya, yaitu semua alternatif jawaban responden sudah disediakan oleh peneliti. Responden tinggal memilih alternatif jawaban yang dianggapnya sesuai.
Kuesioner dengan jawaban tertutup: Salah satu keuntungannya untuk kuesioner ini adalah sebagai berikut: (1) jawaban-jawaban bersifat standar dan bisa dibandingkan dengan jawaban orang lain; (2) jawaban-jawabannya jauh lebih mudah dikoding dan dianalisis, bahkan sering secara langsung dapat dikoding dari pertanyaan yang ada, sehingga hal ini dapat menghemat tenaga dan waktu; (3) responden lebih merasa yakin akan jawaban-jawabannya, terutama bagi mereka yang sebelumnya tidak yakin; (4) jawaban-jawaban relatif lebih lengkap karena sudah dipersiapkan sebelumnya oleh peneliti; dan (5) analisis dan formulasinya lebih mudah jika
19
dibandingkan dengan model kuesioner dengan jawaban terbuka. Meskipun demikian, ada juga kelemahannya, yakni: (1) sangat mudah bagi responden untuk menebak setiap jawaban, meskipun sebetulnya mereka tidak memahami masalahnya; (2) responden merasa frustrasi dengan sediaan jawaban yang tidak satu pun yang sesuai dengan keinginannya; (3) sering terjadi jawaban-jawaban yang terlalu banyak sehingga membingungkan responden untuk memilihnya; (4) tidak bisa mendeteksi adanya perbedaan pendapat antara responden dengan peneliti karena responden hanya disuruh memilih alternatif jawaban yang tersedia.
Kuesioner dengan jawaban terbuka: Keuntungannya antara lain adalah: (1) dapat digunakan manakala semua alternatif jawaban tidak diketahui oleh peneliti, atau manakala peneliti ingin melihat bagaimana dan mengapa
Jawaban responden serta alasan-alasannya. Hal ini sangat baik untuk menambah pengetahuan peneliti akan masalah yang diutarakannya; (2) membolehkan responden untuk menjawab sedetil atau serinci mungkin atas apa yang ditanyakan peneliti. Dalam hal ini pendapat responden dapat diketahui dengan baik oleh peneliti.
Kuesioner dengan jawaban tertutup dan terbuka (gabungan): Untuk menjembatani kekurangan-kekurangan seperti tadi, maka sering digunakan pertanyaan model gabungan antara keduanya. Dengan model tertutup dan tebuka, semua kekurangan seperti tadi bisa diatasi. Misalnya dalam satu pertanyaan, disamping disediakan alternatif jawaban oleh peneliti, juga perlu disediakan alternatif terbuka (c. …………… ) untuk diisi sendiri oleh responden sesuai dengan pendapatnya secara bebas. Dalam mengolah data untuk model terakhir ini, bisa dilakukan pengelompokan ulang atas semua jawaban responden pada alternatif terbuka tadi.
20
Atau bisa juga peneliti melihat ulang apakah jawaban responden yang terakhir itu sebenarnya sudah termasuk ke dalam salah satu alternatif jawaban yang tersedia. Dan jika ternyata jawabannya sama dengan salah satu alternatif jawaban yang tersedia namun dalam bahasa yang berbeda, peneliti bisa menganggapnya sebagai jawaban seperti pada alternatif yang tersedia tadi. Contoh sebuah pertanyaan sederhana dengan alternatif jawabannya: Tujuan Anda berkunjung ke perpustakaan adalah: (1) mengerjakan tugas-tugas akademik; (2) mencari informasi akademik untuk
kepentingan
tugas
dari
dosen;
(3)
menambah
wawasan;
(4)
………… menambah pengetahuan. (Responden menjawab dengan tulisan sendiri pada alternatif yang terbuka ini). Kita bisa melihat bahwa sebenarnya jawaban responden tersebut sama atau hampir sama dengan alternatif nomor (3) menambah wawasan.
2.4.4 Susunan pertanyaan
Ada aturan umum dalam menyusun urutan pertanyaan yang dibuat, meskipun tidak mutlak, yakni sebagai berikut:
Pertanyaan sensitif dan pertanyaan model jawaban terbuka sebaiknya ditempatkan di bagian akhir kuesioner.
Pertanyaan-pertanyaan yang mudah sebaiknya ditempatkan pada bagian awal kuesioner.
Susunlah pertanyaan dengan pola susunan yang saling berkaitan satu sama lain secara logis.
21
Susunlah pertanyaan sesuai dengan susunan yang logis, runtut, dan tidak meloncatloncat dari tema satu ke tema yang lain.
Jangan gunakan pasangan pertanyaan yang mengecek reliabilitas. Misalnya, setujukah Anda terhadap aborsi? Sementara itu di tempat lain, ada pertanyaan, tidak setujukan Anda terhadap aborsi?.
Gunakan pertanyaan secara singkat dan jelas, tidak bertele-tele.
2.4.5 Pertanyaan kontingensi
Maksudnya adalah bentuk pertanyaan yang masih ada kelanjutannya. Misalnya, Anda pernah mabuk?. Jika pernah, bagaimana rasanya?. Jenis pertanyaan seperti ini dimungkinkan adanya, namun harus berpatokan kepada kemungkinan adanya hubungan tertentu antara tema yang satu dengan tema yang lain. Selain itu, jawaban-jawaban dari responden atas pertanyaan lanjutan ini akan sangat membantu memperdalam wawasan peneliti.
2.4.6 Kata pengantar kuesioner
Kata pengantar dalam kuesioner banyak pengaruhnya terhadap keberhasilan kuesioner tersebut. Kata-kata yang digunakan juga sangat mempengaruhi responden dalam menjawabnya. Misalnya, kata pengantar yang kasar tentu tidak akan mendapat simpati responden, bahkan mungkin ditolak.
22
Untuk itu, disarankan, gunakan kata-kata yang sopan, wajar, menghormat, dan jangan terlalu panjang. Cukuplah misalnya, beberapa kalimat pengantar, tujuan, dan ucapan terima kasih atas kesediaan responden untuk menjawabnya.
2.4.7 Uji coba instrumen (kuesioner)
Sebelum kuesioner disebarkan kepada responden, ada baiknya dicoba lebih dahulu kepada sejumlah kecil responden. Ini gunanya untuk mengetahui validitas dan reliabilitas alat ukur dimaksud. Selain itu, ini juga bisa digunakan untuk mengetahui kemungkinan diterima atau ditolaknya hipotesis yang telah dirumuskan. Selain itu, jika ternyata dalam uji coba ini terdapat banyak kesalahan, maka peneliti bisa mengubah atau menyempurkannya.
2.5
Konsep Value Stream Mapping (VSM) Value Stream Mapping (VSM) adalah tools atau suatu alat yang ideal sebagai
langkah awal dalam melakukan proses perubahan untuk mendapatkan kondisi lean manufacturing atau lean enterprises (Goriwondo et al, 2011). Value stream di definisikan sebagai aktifitas khusus didalam suatu supply chain yang diperlukan untuk perancangan, pemesana dan penetapan suatu spesifik produk atau value. Value stream mapping (VSM) adalah tools untuk mengidentifikasi aktivitas yang value added dan non-value added pada industri manufaktur, sehingga mempermudah untuk mencari akar permasalahan pada proses. Tool ini mampu menunjukan error dalam suatu gambaran pada current state system dan digunakan untuk membuat kondisi yang ideal pada future state system. Value stream mapping juga merupakan suatu mapping tool yang digunakan untuk menggambar jaringan supply chain.
23
VSM memetakan tidak hanya aliran material tetapi juga aliran informasi yang manandakan dan mengontrol aliran materal. jalur aliran material dari suatu produk ditelusuri balik dari operasi akhir dan perjalanannya ke lokasi penyimpanan raw material. Aliran ini menggambarkan representasi fasilitas proses dari implementasi lean dengan cara membantu mengidentifikasi tahapan-tahapan value-added pada suatu value stream, dan mengeliminasi tahapan-tahapan non-value added atau waste (muda). VSM banyak digunakan sebagai titik awal dalam menerapkan lean manufacturing karena VSM memberikan banyak keuntungan sebagai berikut : VSM memvisualisasikan lebih dari sekedar proses produksi tunggal (single level process) tetapi keseluruhan proses manufaktur. VSM membantu mendeteksi adanya waste dan sumbernya pda proses manufaktur. VSM memudahkan bagi orang awam untuk memahami gambaran proses manufaktur VSM menggabungkan konsep dan teknik lean manufacturing sehingga memudahkan untuk diterapkan dalam proses manufaktur. VSM manunjukan hubungan antara aliran material dan informasi pada proses manufaktur. VSM memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam melakukan improvement pada proses manufaktur.
24
Gambar 2.1 Value Stream Mapping
2.5.1 Tiga Jenis Aktivitas VSM memetakan semua aktivitas yang terdapat dalam proses manufaktur, baik yang memberikan nilai tambah maupun tidak memberi nilai tambah (value added and non-value added). Namun, sering kali kita bisa menemukan dilapangan ada aktivitasaktivitas yang sebenarnya tidak memberikan nilai tambah namun tidak bisa dihilangkan. Berikut ini tiga kategori aktivitas yang dipetakan pada VSM yaitu: a.
Value Added (VA) activities Value Added (VA) activities merupakan aktivitas atau proses yang membawa perubahan atau menambah fungsi pada suatu produk, seperti merubah bahan baku menjadi finished goods. VA activities juga sering didefinisikan sebagai proses utama yang merubah bentuk produk atau jasa menjadi lebih bernilai, dimana konsumen bersedia membayar atas nilai tersebut. Misalnya proses assembly pada perusahaan karoseri, printing pada perusahaan percetakan, packing perusahaan farmasi, dan lain-lain.
25
pada
b.
Non value added (NVA) activities Non value added (NVA) activities merupakan aktivitas atau proses yang tidak membawa perubahan pada suatu produk, dapat menambah fungsi atau nilai pada produk tersebut. NVA activities sering disebut sebagai waste yang tidak digunakan, transportasi yang tidak efisien, dan lain-lain
c.
Necessary but non-value added (NNVA) activites Necessary but non-value added (NNVA) activites merupakan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah tetapi dibutuhkan. Taiichi Ohno menyebut NNVA sebagai incidental work (pekerjaan yang kurang penting). Untuk menciptakan proses manufaktur yang lean, NNVA activites harus dieliminasi. Tetapi, tetap ada salah satu diantara mereka yang dibutuhkan sehingga tidak bisa ditiadakan dalam suatu sistem. Pada kasus NNVA ini yang harus diperhatikan adalah proses apa yang dibutuhkan pada proses manufaktur meskipun tidak memberi nilai tambah tetapi dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Misalnyaproses quality inspection, dokumentasi, sistem kontrol untuk memastikan prosedur proses telah ditaati, dan lain-lain.
2.5.2 Simbol-simbol VSM Tidak ada standar penggunaan simbol-simbol pada VSM. Dibawah ini adalah simbolsimbol yang umum digunakan pada penggabaran VSM. Simbol-simbol tersebut dikelompokan menjadi beberapa kategori sebagi berikut. Simbol yang digunakan untuk menggambarkan proses manufaktur terdapat pada tabel 2.3 sebagai berikut:
26
Tabel 2.3 Simbol-simbol pada proses VSM Process Symbols Icon
Name
Description
Customer/ Supplier
Simbol ini mewakili supplier ketika simbol ini berada pada posisi kiri atas dan digunakan untuk memuai aliran material. Simbol ini mewakili konsumen ketika berada pada posisi kanan atas dan digunakan pada akhir aliran bahan.
Process
Simbol ini menunjukan hanya satu proses, mesin, ata departemen yang dilalui aliran material. Pada kasus dimana terdapat proses perakitan dengan beberapa workstation gabungan, tetap ditampilkan sebagai simbol tunggal. pada kotak ini terdapat lambang yang menunjukan jumlah operator yang bertugas pada proses tersebut.
Production control
Kotak ini menunjukan adanya suatu penjadwalan produksi atau departemen atau pihak yang mengontrol produksi.
Process Box with Information Technology
Proses atau nama kegiatan dibagian atas, departemen/fungsi nama di daerah pusat. teknologi informasi digunakan untuk membantu dalam pengolahan informasi di sudut kiri bawah. Jika sebagian besar atau sepenuhnya manual, mungkin menunjukan "manual" atau "manual" ditambah teknologi informasi yang digunakan.
Data Table
Simbol ini digunakan untuk menampilkan informasi atau data yang dibutuhkan untuk menganalisa dan mengobservasi sistem. Contoh informasi yang ditampilkan pada simbol "manufacturing process" antara lain cycle time (C/T), changeover time (C/O), uptime, scrap rate, dan lain-lain.
27
Material Symbols Icon
Name
Description Simbol ini berhubungan dengan downstream Material Pull process, dimana simbol ini menunjukan adanya pergerakan fisik material. Simbol ini menunjukan adanya pengiriman dari Shipment Truck supplier atau pengiriman kepada konsumen dengan menggunakan transportasi eksternal Simbol ini menunjukan adanya inventori diantara dua proses. pada pembuatan current state VSM, jumlah inventori dapat ditentukan Inventory dengan perhitungan cepat dan jumlah tersebut ditulis dibawah simbol. Simbol ini juga menunjukan inventori dari bahan baku dan finish goods. Simbol ini menunjukan adanya inventori "supermarket". Maksudnya tersedia sejumlah inventori dimana satu atau lebih downstream Supermarket process akan mengambil produk dalam inventori sejumlah yang dibutuhkan. Upstream process akan melengkapi stok sesuai kebutuhan. Simbol ini menunjukan adanya aliran material dari satu proses ke proses selanjutnya dengan sistem push. Sistem push menunjukan bahwa Push Arrow suatu proses tidak memproduksi produk berdasarkan permintaan dari proses sesudahnya (downstream process) Simbol ini menunjukan suatu kegiatan FIFO FIFO Arrow (First In First Out). Misalnya kegiatan pergerakan material pada conveyor. Ini adalah simbol untuk seorang pekerja. hal ini ditambahkan ke kotak proses untuk Operator menunjukkan seorang pekerja menyelesaikan sebagian atau seluruh proses tugas. Simbol ini menunjukan sejumlah kanban yang Load Leveling digunakan untuk meratakan volume produksi dengan cara melakukan penjadwalan. Phone
Kaizen Burst
Ini merupakan pengumpulan informasi menggunakan telepon Simbol ini digunakan untuk menandai adanya rencana perbaikan pada suatu proses secara spesifik untuk mencapai future state VSM.
28
Manual Information
Electronic Information
Go See Schedulling Pull Arrow Shipment or Materials Movement Arrow
Signal Kanban
Timeline Segment
Timeline Total
Rework
Garis ini menunjukan adanya aliran informasi secara manual, dapat berasal dari memo, laporan, atau percakapan. Frekuensi aliran informasi dapat dicantumkan. Garis ini menunjukan adanya aliran informasi dengan menggunakan media elektronik seperti fax, telepon, email, conference call, dan lainlain. Frekuensi aliran informasi dapat dicantumkan. Simbol ini menunjukanadanya kegiatan mengumpulkan informasi secara visual. Simbol ini menunjukan bahwa pelanggan atau proses menarik dari proses sebelumnya. Simbol ini menunjukan pergerakan bahan baku dari supplier menuju unloading dock pabrik/pergerakan dari finish goods menuju loading dock pabrik menuju konsumen. Simbol ini digunakan ketika level inventori pada "supermarket" diantara dua proses berada pada titik minimum. Ketika signal kanban tiba pada proses pensuplai, menunjukanadanya pergantian dan dilakukan produksi sejumlah part yang telah ditentukan sebelumnya pada kanban. Segmen garis waktu menunjukan waktu yang bernilai tambah dan waktu yang tidak memiliki nilai tambah. Waktu yang bernilai tambah merupakan waktu siklus pengolahan, dan waktu yang tidak memiliki nilai tambah adalah waktu menunggu. Merupakan akhir batas waktu. Hal ini termasuk total untuk waktu nilai tambah dan tidak bernilai tambah Simbol ini menunjukan beberapa iterasi atau kebutuhan untuk pengerjaan ulang.
2.5.3 Tahapan Penggambaran Value Stream Mapping Berikut ini adalah tahapan yang dilakukan dalam penggambaran VSM : 1.
Menentukan produk yang akan diamati. Tahap ini juga ditentukan batasan (ruang lingkup) pada saat pengamatan dilakukan. 29
2.
Mempelajari dan memahami proses produksi produk yang akan diamati dan mengidentifikasi waste yang terdapat pada proses produksi tersebut.
3.
Menggambar aliran proses produksi. Penggambarab dilakukan dari belakang, yaitu konsumen diikuti proses. Proses digambar dari proses yang terakhir menuju proses yang pertama.
4.
Menggambar aliran material. penggambaran aliran material maliputi inventory, transportasi, menunggu persetujuan, sistem pull, sistem push dan lain-lain. pada tahap ini juga digambarkan suppliers.
5.
Menggambarkan aliran informasi dan pengamatan. Pada tahap ini dilakukan penggambaran production control, yang meliputi Production Planning and Inventory Control (PPIC) dan tim produksi.
6.
Menggambarkan dan menambahkan kotak data. Kotak data berisi waktu siklus, waktu changover, setup time, waste, uptime, dan lain-lain. data yang diisi adalah data hasil pengamatan dan pengolahan data.
7.
Mencantumkan data waktu proses setiap aktivitas pada timeline yang digambarkan pada bagian bawah VSM. Garis yang menjorok keatas menunjukan value added activity dan garis yang menjorok kebawah menunjukan non-value added activity.
8.
Menjumlahkan total waktu aktivitas untuk mengetahui total waktu value added activity dan non value added activity. Total waktu value added activity dan non value added activity dicantumkan pada ujung kanan timeline.
9.
Melakukan verifikasi pada VSM yang telah dibuat, apakah telah mencerminkan proses produksi yang ada.
10. Melakukan analisis pada VSM.
30
2.6
Value Stream Mapping Analysis Tools (VALSAT) VALSAT merupakan tool yang dikembangkan oleh Hines & Rich (International
Journal of Operations Production Management, 1997) untuk mempermudah pemahaman terhadap value stream yang ada dan mempermudah untuk membuat perbaikan pada waste yang terdapat di dalam value stream. VALSAT merupakan sebuah pendekatan yang digunakan dengan melakukan pembobotan waste, kemudian dari pembobotan tersebut dilakukan pemilihan terhadap tool dengan menggunakaan matrik. Terdapat 7 tools yang bisa digunakan, yaitu: Process Activity Mapping, Supply Chain Response Matrix, Production Variety Funnel, Quality Filter Mapping, Demand Amplification mapping, Decission Point Analysis, dan Physical Structure. Perlu dimengerti bahwa setiap tool mempunyai kelebihan dan kekurangan tersendiri dalam mengidentifikasi suatu jenis waste tertentu. Dengan demikian, tool apa yang akan digunakan sangat tergantung dengan jenis waste yang hendak dianalisis. Secara garis besar Hines & Rich memberikan tabel korelasi antara waste dengan tools sebagai berikut: Tabel 2.4 Matrix Seven Tools dan Seven Waste
31
Setelah mendapatkan bobot dari masing-masing pemborosan, langkah selanjutnya adalah pemilihan detailed mapping tool yang sesuai dengan jenis pemborosan yang timbul pada proses produksi. Pemilihan detailed mapping tool ini dilakukan berdasarkan perhitungan bobot pada value stream analysis tool (VALSAT). Perhitungan bobot pada VALSAT ini dilakukan dengan mengalihkan bobot pemborosan yang diperoleh dari kuesioner dengan faktor pengali hubungan antara pemborosan dengan detailed mapping tool yang dipaki. terdapat 7 macam detailed mapping yang paling umum digunakan yaitu: 1.
Process Activity Mapping Process activity mapping merupakan sebuah tool yang digunakan untuk menggambarkan proses produksi secara detail dari tiap-tiap aktivitas yang dilakukan dalam proses produksi tersebut. dari penggambaran peta ini diharapkan dapat diidentifikasi persentase aktivitas yang tergolong value added dan non value added. Dalam tool ini aktivitas dikategorikan dalam beberapa kategori seperti: operation, transport, inspection, storage dan delay.
2.
Supply Chain Response Matrix Tool ini digunakan untuk mengevaluasi persediaan dan lead time sehingga meningkatkan pelayanan pada jalur distribusi yang dilakukan dengan biaya yang lebih rendah.
3.
Production Variety Funnel Identifikasi titik dimana sebuah produk diproses menjadi beberapa produk yang spesifik. Tool ini dapat digunakan untuk membantu menentukan target perbaikan, pengurangan inventory dan membuat perubahan untuk proses dari produk.
32
4.
Quality Filter Mapping Mengidentifikasi ketiga tipe defects, yaitu: product defect (cacat fisik produk yang lolos ke customer), service defect (permasalahan yang dirasakan customer berkaita dengan cacat kualitas pelayanan), dan internal defect (cacat masih berada dalam internal perusahaan, sehingga berhasil diseleksi dalam tahap inspeksi).
5.
Demand Amplification Mapping Merupakan diagram yang menggambarkan bagaimana demand berubah-ubah sepanjang jalur supply chain dalam interval waktu tertentu.
6.
Decision Point Analysis Merupakan tool yag digunakan untuk menentukan titik dimana aktual demand dilakukan dengan sistem pull sebagai dasar untuk membuat forecast.
7.
Physical Structure Untuk mengetahui sistem operasi suatu supply chain tertentu pada level industri. Pendekatan ini dilakukan untuk mengidentifikasi adanya aktifitas-aktifitas yang berlangsung dalam suatu proses produksi, yaitu: non value adding, necessary but non-value adding, dan value adding.
2.7
Manfaat dan Tujuan Pameran Pameran cecara umum bisa dimanfaatkan untuk mendemonstrasikan dan
menjelaskan sejarah atau suatu kebijakan perusahaan, bidang-bidang yang digeluti, dan tata cara pelaksanaannya. Melalui pamran dapat pula diceritakan secara lugas proses manufaktur, skala, operasional perusahaan, atau kampanye periklanan yang hendak dilancarkan dalam waktu dekat. Sebagaimana diketahui hasil sebuah penelitian
33
menunjukan bahwa seseorang memperoleh pengetahuannya 75% dari penginderaan secara visual, 13%, secara auditif, dan 12% melalui indera lainnya. Hal ini merupakan suatu bukti bahwa event seperti pameran akan berdampak luas bagi pengunjung maupun peserta, karena dengan ikut pameran mereka akan menemukan banyak hal yang dapat dilihat secara langsung. Di bawah ini adalah manfaat pameran bagi perusahaan atau organisasi yang berperan serta dalam sebuah pameran. Ada 3 (tiga) alasan pokok, yaitu : 1. Supaya orang mendapatkan informasi yang benar mengenai produk atau jasa yang baru diluncurkan, yang sifatnya memperkenalkan kepada konsumen secara langsung. 2. Menunjukan eksistensi, keberadaan dari produk atau jasa terus ada dan terjaga kontinuitasnya. Disamping itu, untuk memperlihatkan kekuatan perusahaan dimata perusahaan pesaingnya. 3. Menjaga image produk/jasa. Dengan seringnya berpameran, masayarakat semakin paham positioning produk maupun jasa kita. Dengan image yang tertanam dan terus ditanamkan dalam benak masyarakat, produk atau jasa tersebut tidak mudah terlupakan, yang akhirnya tidak tergeser oleh pesaingnya.
Adapun tujuan pameran adalah untuk memperkenalkan produkproduk untuk mendapatkan pembeli dalam jumlah besar. Biasanya pesanan-pesanan dalam jumlah besar terjadi dalam pameran. Selain itu, didalam pameran, pembeli dan penjual bisa langsung bertemu. Itu berarti perusahaan peserta pameran dan pembeli dapat menghemat waktu dan tenaganya dibandingkan event-event lain. Dengan kata lain, tujuan pameran adalah untuk mendapatkan konsumen potensial, terbuka kesempatan
34
yang cukup besar bagi perusahaan untk membujuk pengunjung yang datang ke acara pameran agar melihat atau membeli sesuatu yang ditawarkan pada pameran tersebut. Pameran juga akan melahirkan banyak kontak yang berharga dan juga membangun kontak baru dalam pasar sasaran dari perusahaan atau organisasi kita. Dengan kata lain, pameran menjadi langkah awal untuk memasuki pasar atau daerah baru. Dengan memperoleh keuntungan yang layak, juga memantapkan perusahaan atau merk menjadi "pemain" utama pasar.
2.7.1 Ragam Pameran Sebelum dijelaskan lebih lanjut mengenai ragam pameran, terlebih dahulu akan dijelaskan tentang jenis dan penggolongan organizer (penyelenggara pameran) yang ada pada kegiatan pameran, yaitu : 1. State - owned Organization Pemerintah Daerah (Contoh : Pekan Raya Jakarta) Asosiasi Dagang (Contoh : Kadin, Tokyo Trade Center, Korean Trade Center). 2. Private organization - Public Corporations. Dimiliki oleh Pemerintah (Contoh : China External Trade Development Council) 3. Trade Association - Asosiasi dagang. Contoh : Gaikindo Motor Show - Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia 4. Profesional Associations - Asosiasi Profesional. Contoh : Hospitals Expo - Ikatan Rumah Sakit Jakarta Metropolitan 5. Independent Private Organizers. Perusahaan Swasta (berbadan hukum)
35
Contoh : ECMI, Pamerindo, Debindo, Dyandra Promosindo dan lain-lain Perusahaan Swasta Perorangan.
2.7.2 Pameran Berdasarkan Target Pengunjung a.
Business to Business Pameran ini diperuntukan terutama untuk kalangan bisnis, contoh untuk pameran
B to B ini adalah pameran JIPPS (Jakarta International Plastics & Packaging Show), yaitu pameran industri plastik dan kemasan yang pernah diselenggarakan di Semanggi Expo. Pengunjung yang diharapkan datang adalah dari kalangan pengusaha dibidang plastik atau yang terkait dengan industri plastik dan kemasannya. Memang tidak terlalu mudah untuk mengatur pameran seperti ini. Menurut pengalaman para penyelenggaraan pameran seperti Event Organizer Napindo Media Pratama, mereka mendapatkan peserta/exhibitor untuk pameran melalui keikutsertaan pada pameran serupa di luar negeri. b.
Business To Customer Pameran seperti ini adalah pameran yang diperuntukan untuk konsumen dan
paling banyak dijumpai. pameran ini diperuntukan untuk pengunjung umum. Contoh : Pameran Komputer, pamera Furniture, Pameran Automotive, dan sebagainya. c.
Government to Government Pameran semacam ini memang terbilang jarang diadakan kalaupun diadakan
menggunakan tempat yang khusus dan terbatas. Contoh: pameran peralatan perang. Para pengunjung yang datang terdiri dari utusan negara-negara.
36
2.7.3 Pameran Berdasarkan jenisnya a.
Pameran Barang Pameran jenis ini mempertunjukkan produk
benda dalam bentuk aslinya,
misalnya pameran automotive, pameran lukisan, pameran hasil kerajinan dan sebagainya. Maksud diadakannya pameran barang adalah untuk memperkenalkan dan menanamkan brand image tentang keunggulan berbagai macam produk kepada publik sehingga pengunjung pameran menjadi mengerti dan termotivasi untuk membeli produk tersebut b.
Pameran Jasa Pada pameran jasa yang terutama dipamerkan adalah proses, maupun pelayanan
yang ditawarkan kepada publik. Contoh pameran jasa ini adalah pameran perbankan, pameran jasa perhotelan, pameran jasa wisata, termasuk di dalam pameran tentang wedding yang memamerkan jasa untuk pernikahan.
2.7.4 Berdasarkan Sifatnya a.
Pameran Umum Pameran umum dapat diikuti oleh siapa saja dan dengan jenis ataupun barang apa
saja. Biasanya pameran ini dikenal dengan paeran multi produk. Pameran yang bertujuan memamerkan berbagai produk. Tujuan dari pameran ini untuk meperkenalkan suatu organisasi, perusahaan atau produk atau suatu hal khusus kepada khalayak umum. Salah satu contoh pameran umum, yaitu pameran yang terbuka untuk umum, seperti pameran yang selama ini diselenggarakan di Jakarta Convention Hall atau di Arena Pekan Raya Jakarta.
37
b.
Pameran Khusus (Tematik) Yakni pameran yang berdasarkan tema tertentu, seperti pameran khusus komputer,
pameran khusus persenjataan, pameran khusus bahan bangunan, pameran khusus properti dan pameran-pameran khusus lainnya yang mulai dilirik oleh Event Organizer. Sehubungan dengan hal ini ada Event Organizer yang mengkhususkan diri menangani pameran tertentu, misalnya pameran buku islami. c.
Pameran Bersama Untuk menghemat biaya, beberapa perusahaan yang bernaung dalam satu grup
organisasi pada bidang yang sama mengadakan pameran bersama, misalnya pameran yang diadakan oleh beberapa perusahaan automotive dari Grup Honda. Pameran bersama para konsultan arsitek yang tergabung dalam Ikatan Arsitektur Indonesia (IAI). d.
Pameran Patungan Pameran patungan ini biasanya gabungan dari perusahaan-perusahaan yang ada
dalam satu negara dan sejenis. Mereka mengadakan pameran diluar negeri. Umumnya perusahaan ini akan membuka perwakilan atau sudah memiliki perwakilan di negara tersebut. Pameran semacam ini dibiayai atau disubsidi oleh pihak ketiga, misalnya pameran yang diselenggarakan Badan Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN).
2.7.5 Berdasarkan Frekuensinya a.
Pameran Berkala Dinamakan pameran berkala karena secara rutin dan berkala diselenggarakan dan
dijadwalkan sudah ditetapkan sama dalam setiap tahun, misalnya pameran Renovation Expo yang rutin diadakan pada bulan April setiap tahun atau pameran komputer di JCC yang diadakan setiap 4 bulan sekali
38
b.
Pameran Insidental Pameran ini sifatnya sewaktu-waktu saja apabila dianggap perlu atau ada
kesempatan, misalnya pameran yang berbentuk bazar di kampus atau di lingkungan tertentu, seperti di kompleks perusahaan atau perumahan.
2.7.6 Berdasarkan Lingkup Geografis a.
Pameran Lokal Pameran lokal bisanya diadakan disebuah kota untuk menginformasikan
organisasi atau hasil produksi daerah setempat. Misalnya, pameran untuk konsultan Ikatan Arsitektur atau Himpunan Ahli Konstruksi Cabang DKI Jakarta, Pameran Pembangunan Daerah Banten. b.
Pameran Nasional Pameran nasional menyajikan kegiatan-kegiatan lembaga bertaraf nasional atau
hasil produksi dalam negeri yang lingkup pemasarannya seluas wilayah negara. Contoh: Pameran Produksi Indonesia yang diikuti oleh hampir seluruh daerah di Indonesia. c.
Pameran Internasional Pameran internasional diikuti oleh berbagai negara di seluruh dunia yang
memamerkan hasil produksi maupun kegiatan dari masing-masing negara. Contoh: International Trade Exhibition.
2.7.7 Berdasarkan Skala a.
Pameran Berskala Besar Pameran yang berskala besar, biasanya diadakan diarea khusus untuk pameran,
contohnya Pameran Dagang Luar Negeri yang khusus diselenggarakan dalam rangka
39
mempromosikan produk-produk buatan suatu negara ke negara lain dan minat para pembeli atau importir setempat. b.
Pameran Berskala Kecil Pameran semacam ini biasanya diadakan pada arena yang tidak terlalu besar
dibawah 100 meter dan diikuti oleh 10 stand pameran dan diadakan ditempat seperti dihalaman hotel, distasiun atau dibandar udara. Barang yang dipamerkan dapat dikemas dalam kotak-kotak atau etalase kaca atau sekedar disusun pada panel pameran. Disamping panel pameran, perangkat lainnya yang hampir selalu digunakan sampel, model, foto-foto, peta dan bagan-bagan.
2.7.8 Berdasarkan Lokasi a.
Pameran diluar ruangan ( Out Door Exhibition) Contohnya pameran kesehatan yang biasanya memadukan acara-acara hiburan
dan pameran dagang. Acara diluar ruangan lainnya yang cukup popular adalah pameran peralan bangunan, pameran berbentuk bazar atau pameran pembangunan dari sebuah daerah. b.
Pameran Terbatas Diadakan di dalam ruangan, misalnya diruangan khusus di dalam hotel atau dalam
sebuah ruangan gedung milik sendiri maupun ruang gedung yang disewa hanya untuk tamu undangan. Pameran di office building,misalnya di Plaza BII, Gedung Menara Jamsostek, World Trade Center, Plaza Bapindo, dan Building-building yang memiliki auditorium atau space khusus untuk pameran.
40
c.
Pameran Keliling (Road show) Pameran ini biasanya dilakukan untuk memamerkan produk atau jasa ditempat-
tempat yang dianggap dapat meraih target pasar yang besar. Pameran seperti ini pernah dilakukan oleh Bank International Indonesia (BII), Citi Bank, dan sejumlah bank lain untuk memperkenalkan program kartu kreditnya.
2.7.9 Berdasarkan Waktu a.
Pameran dengan jangka waktu yang lama Pameran yang berlangsung selama satu bulan (selama waktu yang ditentukan)
atau bahkan pameran selama satu tahun, namun pembayaran sewa stand pameran dilakukan setiap bulan. Bentuk pameran semacam ini sudah ada di Mal dan Plaza di Jakarta, Tangerang, dan Bekasi. Event Organizer membuat kontrak selama satu tahun kepada pihak Mal untuk satu area khusus Pameran Elektronik, Pameran Furniture atau Pameran Home ApplianceI. Peserta stand tidak mutlak harus selalu ikut, bisa saja mereka hanya berpameran selama tiga bulan berturut-turut, tergantung dari omzet yang mereka peroleh masih menguntungkan. b.
Pameran dengan jangka waktu yang pendek Pameran yang berlangsung sekitar kurang lebih satu minggu hingga sepuluh hari
atau bahkan untuk pameran yang ditujukan bagi kaum pekerja, hanya tiga hingga lima hari.
2.8
Publikasi dan Promosi Pameran Publikasi dan Promosi pameran dalam penyelenggaraan pameran, adalah kegiatan
yang paling penting. Dengan adanya promosi yang direncanakan dengan baik, tujuan
41
untuk menarik minat calon peserta pameran untuk turut serta pada pameran dan promosi juga dilakukan untuk mendatangkan pengunjung / pembeli yang sesuai dapat dipenuhi. Oleh karena itu, penyelenggaraan pameran mengalokasikan biaya promosi cukup besar.
Langkah-langkah dalam perencanaan promosi : 1. Mengidentifikasikan pendengar sasaran. 2. Menentukan tujuan-tujuan komunikasi / promosi 3. Merancang pesan. 4. Memilih saluran komunikasi 5. Menentukan anggaran promosi total 6. Memutuskan bauran promosi (Iklan, promosi penjualan, PR dan organisasi penjualan) 7. Pengukuran hasil-hasil promosi 8. Mengelola dan mengkoordinasi proses komunikasi pemasaran Metode promosi 1. Iklan, 2. Promosi penjualan. 3. Penjualan pribadi / kewiraniagaan 4. Hubungan Masyarakat / Publisitas.
Advertising Advertising adalah memberikan informasi tentang priduk jasa tertentu sehingga konsumen dapat menjatuhkan pilihan yang relevan. Suatu hal yang mutlak dalam
42
kegiatan pameran adalah mengadakan kegiatan adverstising. Kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui konsep below the line (BTL) dan above the line (ATL)
2.8.1 Trik Dalam Publikasi dan Promosi Berikut ini adalah beberapa trik untuk melakukan publikasi dan promosi: 1.
Membuat brosur untuk mencari peserta pameran yang berisi tema, waktu, lokasi, denah stand beserta daftar harga stand, cara pembayaran, contact person (Nama Event Organizer, telepon yang bisa dihubungi), fasilitas yang akan diperoleh peserta pameran (partisi standar, lampu TL, meja dan kursi serta karpet)dan acara selama pameran seperti jumpa artis atau seminar kecil mengenai suatu hal, demo masak dan sebagainya. Brosur ini disebarkan pada saat pameranpameran yang akan diadakan dilokasi lain atau pameran yang diadakan oleh Organizer lain dan waktunya jauh hari sebelum pameran berlangsung.
2.
Membuat brosur untuk informasi kepada calon pengunjung/ Khalayak ramai yang bersifat ajakan dan didalam brosur ini berisi keuntungan yang akan diperoleh pengunjung bila datang ke pemaran, seperti discount khusus, bonus hadiah, voucher belanja dan juga daftar acara yang akan disajikan, sebutkan pula pada brosur, bila mendatangkan public figur
yang dapat mengundang daya tarik
tersendiri. 3.
Membuat media iklan di media massa cekat dan elektronik yang gunanya untuk menginformasikan pameran tersebut kepada khalayak ramai. Di dalam materi iklan harus disampaikan point selling atau benefit (keuntungan) yang akan disapat pengunjung. Biasanya iklan brosur dengan iklan surat kabar mempunyai isi serupa, yang membedakan hanya ukurannya saja. Untuk media massa
43
elektronik bentuk iklan bisa beraneka ragam, seperti talk show merupakan cara lebih efektif namun membutuhkan biaya yang lumayan mahal, jenis promosi lain yaitu dengan cara iklan ad libs atau running text yang biasanya lebih ringan. Adapun iklan di media cetak idealnya 4 (empat) kali yang dimuat sebelum dan selama pameran berlangsung dengan perincian : 1 (satu) kali pemuatan tiga hari hingg asatu minggu sebelum pameran, 1 kali pemuatan pada hari pembukaan pameran dan 1-2 kali pemuatan pameran pada saat pameran berlangsung. Bentuknya bisa iklan bersama dengan semua peserta pameran dan para sponsor acara pameran. Untuk pameran berskala kecil, cukup dengan memuat iklan baris di media massa seperti di surat kabar lokal atau tabloid. 4.
Untuk pameran berskala besar biasanya mengadakan konferensi pers bertujuan memberitahukan kepada kalangan publik melalui media massa bahwa Event Organizer kita bermaksud mengadakan sebuah event pameran. Selain itu, Event Organizer juga dapat mengirimkan press release kepada media-media yang dianggap sesuai dengan target pameran itu sendiri.
5.
Membuat undangan khusus kepada target pengunjung potensial yang didalamnya ditawarkan souvenir khusus dengan menukarkan undangan atau dicetak nomor undangan untuk doorprize, atau undangan itu juga memberikan kesempatan untuk mendapatkan diskon khusus. Polaundangan seperti ini memperbesar kemungkinan orang akan mengunjungi pameran yang dibuat.
6.
Membuat direct mail, menurut Amarican Association of Advertising Agencies, promosi dengan direct mail dikirim jauh hari, misalnya 3 bulan sebelum pameran berlangsung atau paling tidak 1 bulan sebelum pameran diadakan. bentuk promosi
44
ini diperuntukan untuk mencari pesrta pameran dan menawarkan beberapa keuntungan, yakni : a.
Selektif. Media ini mampu menjangkau kelompok konsumen tertentu yang dapat dipilih sesuai dengan kepentingan sasaran pasar. Sasaran khalayak dapat dipilih menurut profesi, daya beli, lokasi tempat tinggal atau perkantora, jenis kelamin, usia dan sebaginya.
b.
Ideal. Untuk mendapat tanggapan yang segera, media ini dapat disisipi formulir yang mudah diisi berikut amplop dan stempel perangko berlangganan agar calon peserta pameran dapat segera mengirim balasan atau cara yang lebih modern melalui balasan email atau faksimile.
c.
Pengaruh Personal. Pesan akan dibaca oleh calon pembeli tanpa ada pesaing atau pesan-pesan interupsi. Calon peserta pameran atau calon pengunjung yang dikirimi surat umumnya merasakan sentuhan personal, yakni merasa dikenal dan diperhatikan. Bagi orang-orang tertentu, ini adalah suatu kesenangan tersendiri.
d.
Flexible. Pengiklan dapat menentukan sendiri ukuran kertas yang ingin dicetak dan diedarkan tanpa tergantung pada pihak lain, dalam hal ini media massa.
e.
Dapat diukur. Dengan media ini dapat diukur berapa banyak calon peserta dan berapa banyak yang memberikan respon atau menanggapi.
7.
Iklan lewat Internet / Website Dari divisi promosi gedung pengelola atau pihak Event Organizer sendiri yang mengirim Mailist merupakan target peserta pameran.
45
kepada semua anggota yang
8.
Poster Pameran yang ditempel-tempel pada tempat umum yang strategis seperti halte bus kota dan tempat keramaian lain seperti dilingkungan universitas dan papan pengumuman digedung-gedung perkantoran.
9.
Spanduk-spanduk promosi yang dipasang ditempat-tempat keramaian yang berisikan ajakan untuk mengunjungi pameran. Spanduk ini berisi selain informasi juga keuntungan yang akan diperolah pengunjung pameran.
10.
Stiker promosi yang bisa ditempel dimobil-mobil.
11.
Souvenir promosi dapat digunakan sebagai alat promosi seprti T -shirt, topi, ballpoint, payung, mug, gantungan kunci, tali name tag dan lain sebagainya.
12.
Balon udara juga dapat dijadikan alat promosi berjalan bagi pameran yang diperuntukan untuk keluarga karena balon biasanya akan disukai anak-anak dan remaja.
13.
Billboard pameran yang diletakkan didepan arena pameran.
14.
Baliho (Billboard yang ditaruh dipinggir jalan).
15.
Umbul-umbul promosi atau Hanging Banner dipakai diarea pameran.
16.
Katalog pameran berisi daftar peserta pameran, artikel mengenai profile peserta pameran dan juga berisi iklan produk atau jasa dari peserta pameran dan menyertakan pula daftar sponsor dari paeran tersebut. Katalog ini didistribusikan untuk peserta pameran, undangan pada acara pembukaan, sebvagi dokumentasi, juga dapat dijual kepada pengunjung pameran.
17.
Promosi media lokal setempat, lewat sarana komunikasi setempat seperti radio kampus, majalah atau media internal perusahaan dan lain sebagainya.
46
2.9
Memahami Jenis-Jenis Pemborosan
2.9.1 Penyebab Variasi dan Pemborosan di Tempat Kerja Variasi adalah inkonsistensi atau variabilitas yang terjadi dalam proses sehingga menghasilkan cacat produk. Sedangkan pemborosan adalah segala aktivitas tidak bernilai tambah dalam proses, di mana aktivitas-aktivitas itu hanya menggunakan sumber-sumber daya namun tidak memberikan nilai tambah kepada pelanggan. Beberapa akar penyebab dari variasi dan pemborosan di tempat kerja adalah: Tata letak pabrik dan kantor yang jelek Waktu setup peralatan dan mesin yang panjang (lama) Organisasi tempat kerja yang jelek Pelatihan yang tidak tepat dan/atau tidak cukup Metode kerja yang tidak standar Tidak mengikuti prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi kerja, Kapabilitas proses yang rendah secara statistik Perencanaan yang jelek Masalah-masalah kualitas material dengan pemasok Peralatan pengukuran yang tidak akurat Lingkungan kerja yang buruk (misal: lampu penerangan, panas, kelembaban, kebersihan dan kenyamanan, dan lain-lain)
Untuk mencegah timbulnya variasi dan pemborosan di tempat kerja gunakan metode CHECK Process. CHECK memiliki akronim : Correct, Housekeeping, Equipment, Contain, Keep doing it.
47
Correct: Apakah semua anggota organisasi (operator, staff, supervisor, manajer) benar-benar telah memperoleh pelatihan yang tepat sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya dalam organisasi? Apakah pelatihan yang diperoleh itu telah diverifikasi bahwa itu adalah efektif? Apakah prosedur dan instruksi-instruksi kerja (work instruction) telah tersedia dan tampak secara visual serta telah ditempatkan dekat tempat-tempat kerja? Apakah semua orang dalam organisasi (operator, staff, supervisor, manajer) benarbenar telah mengetahui standar-standar kerja dan persyaratan output yang berkualitas? Apakah peralatan, sekuens operasi atau proses dan metode kerja standar telah ditetapkan dan benar-benar sedang diterapkan atau diikuti oleh semua orang dalam organisasi?
Housekeeping: Verifikasi keteraturan dan kebersihan tempat-tempat kerja Apakah tempat-tempat kerja tampak bersih dan teratur? Pastikan bahwa tidak terdapat benda-benda berbahaya di sekitar tempat kerja Apakah peralatan (tools), alat-alat tulis menulis kantor (ATK) ditempat kerja telah diletakkan pada tempatnya? Apakah telah ditetapkan personel yang bertanggung jawab untuk kebersihan dan keteraturan di tempat kerja? Apakah telah ditetapkan jadwal waktu secara periodik untuk melakukan evaluasi atau penilaian tentang keteraturan dan kebersihan di tempat kerja?
48
Equipment: Apakah telah ditetapkan program preventive maintenance (PM) terhadap mesinmesin dan peralatan? Apakah telah ditetapkan jadwal waktu secara periodik untuk memeriksa kelengkapan dan efektivitas program preventive maintenance (PM) itu? Apakah output dari setiap mesin dan peralatan itu dicatat, didokumentasikan dan dikomunikasikan secara visual melalui papan-papan yang tampak bagi semua orang (visual board)? Apakah ada indikasi bahwa mesin-mesin dan peralatan itu bermasalah karena output yang menurun, cacat, dll?
Contain: Verifikasi bahwa proses berada dalam pengendalian (controllable process) untuk menjamin bahwa tidak terjadi penyerahan output cacat ke proses berikut Apakah ada teknik untuk mengidentifikasi output cacat dan proses berada dalam pengendalian, misal: menggunakan peta-peta kontrol (control charts)? Apakah telah ditetapkan teknik-teknik antikesalahan (pokeyoke or mistake-proofing) yang berfungsi menghentikan produksi apabila timbul kegagalan atau kecacatan proses sehingga mencegah tidak ada output cacat yang diserahkan ke proses berikut?
Keep Doing It: Membuat CHECK process sebagai bagian dari aktivitas rutin setiap waktu
49
Verifikasi secara terus menerus setiap proses atau operasi pada setiap shift menggunakan CHECK process Perhatian yang konsisten adalah kunci untuk menuju kesuksesan!
2.9.2 Jenis-Jenis Pemborosan Pada dasarnya dikenal dua kategori utama pemborosan, yaitu Type One Waste dan Type Two Waste. Type One Waste adalah aktivitas kerja yang tidak menciptakan niai tambah dalam proses transformasi input menjadi output sepanjang value stream, namun aktivitas itu pada saat sekarang tidak dapat dihindarkan karena berbagai alasan. Misalnya, aktivitas inspeksi dan penyortiran dari perspektif Lean merupakan aktivitas tidak bernilai tambah sehingga merupakan waste, namun pada saat sekarang kita masih membutuhkan inspeksi dan penyortiran karena mesin dan peralatan yang digunakan sudah tua sehingga tingkat keandalannya berkurang. Demikian pula, pengawasan terhadap orang, misalnya, merupakan aktivitas tidak bernilai tambah berdasarkan perspektif Lean, namun pada saat sekarang kita masih harus melakukannya, karena orang tersebut baru saja direkrut oleh perusahaan sehingga belum berpengalaman. Dalam konteks ini, aktivitas inspeksi, penyortiran dan pengawasan dikategorikan sebagai Type One Waste. Dalam jangka panjang Type One Waste harus dapat dihilangkan atau dikurangi. Type One Waste ini sering disebut sebagai Incidental Activity atau Incidental Work yang termasuk ke dalam aktivitas tidak bernilai tambah ( non-value-adding work or activity) Type Two Waste merupakan aktivitas yang tidak menciptakan nilai tambah dan dapat dihilangkan dengan segera. Misalnya, menghasilkan produk cacat (defect) atau
50
melakukan kesalahan (error) yang harus dapat dihilangkan dengan segera. Type Two Waste ini sering disebut sebagai Waste saja, karena benar-benar merupakan pemborosan yang harus dapat diidentifikasi dan dihilangkan dengan segera.
Secara umum kita mengenal “Seven plus one” Types of Waste seperti ditunjukkan dalam Tabel 2.5 Tabel 2.5 “Seven plus One” Types of Waste Type
1
2
3
4
Akar Penyebab (Root Causes)
Waste Overproduction: memproduksi lebih daripada kebutuhan pelanggan internal dan eksternal atau memproduksi lebih cepat atau lebih awal daripada waktu kebutuhan pelanggan internal dan eksternal Delays (waiting time): keterlambatan yang tampak melalui orang-orang yang sedang menunggu mesin, peralatan, bahan baku, supplies, perawatan / pemeliharaan (maintenance). Transportation: memindahkan material atau orang dalam jarak yang sangat jauh dari satu proses ke proses berikut yang dapat mengakibatkan waktu penanganan material bertambah Processes: mencakup prosesproses tambahan atau aktivitas kerja yang tidak perlu atau tidak efisien
Ketiadaan komunikasi, sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak tepat, hanya berfokus pada kesibukan kerja, bukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan internal dan eksternal
Inkonsistensi metode kerja, waktu penggantian produk yang panjang (long changeover times), dll
Tata letak yang jelek (poor layout), ketiadaan koordinasi dalam proses, poor housekeeping, organisasi tempat kerja yang jelek (poor workplace organization), lokasi penyimpanan material yang banyak dan saling berjauhan (multiple and long distance storage location) Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yang jelek (poor tooling maintenance), gagal mengombinasi operasi-operasi kerja, proses kerja dibuat serial padahal proses-proses itu tidak saling tergantung satu sama lain, yang seyogyanya dapat dibuat paralel
51
5
6
7
7+1
Inventories: pada dasarnya inventories menyembunyikan masalah dan menimbulkan aktivitas penanganan tambahan yag seharusnya tidak diperlukan. Inventories juga mengakibatkan extra paperwork, extra space dan extra cost
Peralatan yang tidak andal (unreliable equipment), aliran kerja yang tidak seimbang (unbalanced flow), pemaok yang tidak kapabel (incapable suppliers), peramalan kebutuhan yang tidak akurat (inaccurate forecasting), ukuran batch yang besar (large bathsizes), long changeover times
Motions: setiap pergerakan dari orang atau mesin yang tidak menambah nilai kepada barang dan jasa yang akan diserahkan kepada pelanggan, tetapi hanya menambah biaya dan waktu saja
Organisasi tempat kerja yang jelek (poor workplace organization), tata letak yang jelek (poor layout), metode kerja yang tidak konsisten (inconsistent work methods), poor machine design
Defective Products: scrap, rework, customer returns, customer dissatisfaction
Incapable processes, insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar
Defective Design: desain yang tidak memenuhi kebutuhan pelanggan, penambahan features yang tidak perlu.
Lack of customer input in design, over design
52
