BAB II LANDASAN TEORI Landasan teori merupakan bagian yang akan membahas tentang uraian pemecahan masalah yang akan ditemukan pemecahannya melalui pembahasanpembahasan secara teoritis. Teori-teori yang akan dikemukakan merupakan dasardasar penulis untuk meneliti masalah- masalah yang akan dihadapi penulis pada pelaksanaan pengumpulan data Kerja Praktek pada PT. Nusa Jaya Indofast. 2.1
Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau sub-sub sistem yang
secara phisik ataupun non phisik saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu 1 . Karakteristik
sistem adalah sistem
yang
mempunyai komponen-
komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Karakteristik sistem dapat dibagi menjadi 8 bagian yaitu: 1.
Komponen-komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
1
Prof. Dr. Jogiyanto HM, M BA, Akt . Analisis & Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005 hal 9
11
12
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer. 2. Batas sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem . 4. Penghubung Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
13
subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan dik lasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
14
8. Sasaran atau tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat2. Sumber dari informasi adalah data. Informasi akan dihasilkan melalui proses pengolahan data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata dari masa suatu waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk hingga memiliki nilai guna Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut 2
Prof. Dr. Jogiyanto HM, M BA, A kt. Analisis & Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005 hal 12
15
selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal berikut ini : a.
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti
informasi
harus
jelas
mencerminkan
maksudnya.
Dalam
prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi : 1. Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. 2. Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. 3. Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan. b.
Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus
16
cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologiteknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. c.
Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab- musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
d.
Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya Nilai informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk
mengurangi ketidakpastian didalam pengambilan
keputusan tentang suatu keadaan. Masalahnya adalah berapa yang harus dibayar perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya?. Bila manfaat dari informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan informasi tersebut bernilai. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga
17
tidak memungkinkan untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak dalam suatu perusahaan. Sistem Informasi adalah kumpulan dari elemen-elemen atau sub-sub sistem yang secara phisik maupun non phisik saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna3 . Tujuan dari sistem informasi adalah : 1.
Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan keputusan.
2.
Menyajikan informasi guna mendukung kegiatan operasi harian.
3.
Menyajikan informasi yang berkenan dengan kepengurusan.
2.2
Konsep Pe rmodelan Data 1. Flowchart Flowchart
adalah
bagan-bagan
yang
mempunyai
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
arus
yang
Flowchart
merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Tujuan Membuat Flowchart : a. Menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah. b. Secara sederhana, terurai, rapi dan jelas. c. Menggunakan simbol-simbol standar. 3
Prof. Dr. Jogiyanto HM, M BA, Akt . Analisis & Desain, Andi Offiset, Yogyakarta, 2005 hal 14
18
Simbol-simbol yang di pakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok: a. Flow direction symbols digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain dan disebut juga connecting line. Flow direction symbols terdiri dari symbol arus / flow, symbol communication link, symbol connector dan symbol offline connector. b. Processing symbols menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur. Processing symbols terdiri dari symbol process, symbol manual, symbol decision, symbol predefined process, symbol terminal, symbol keying operation, symbol offline-storage, dan symbol manual input. c. Input / Output symbols menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output. Input / Output symbols terdiri dari symbol input/output, symbol punched card , symbol magnetic tape, symbol disk storage, symbol document dan symbol display. 2. Diagram Alur Data (Data Flow Diagram) Diagram Alur Data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
19
Komponen-komponen yang digunakan dalam Data Flow Diagram, terdiri dari : a. External Entity (Entitas) / Terminator , Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terdapat dua jenis terminator yaitu terminator sumber (source) dan terminator tujuan (sink). Terminator dapat berupa orang, organisasi, departemen didalam organisasi atau system lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Terminator digambarkan dengan bentuk bujursangkar. b. Process / Proses, Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformalkan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja yang membutuhkan objek. Proses digambarkan dengan bentuk bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran. c. Data Flow / Arus data, digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Arus data digambarkan dengan bentuk anak panah untuk menunjukkan keluar dari atau masuk ke suatu proses.
20
d. Data Store / Penyimpanan data digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file hardisk, fita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder dan agenda, yang digambarkan dengan dua garis sejajar. Penyimpanan data ini digambarkan dengan bentuk dua garis parallel, persegi panjang dengan satu sisi terbuka. Tingkatan-Tingkatan dalam Data Flow Diagram, terdiri dari ; a. Diagram Konteks, diagram level yang paling atas, terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup sistem. b. Diagram Zero, diagram level menengah yang merupakan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar terminator atau entity, proses, data flow dan data store. c. Diagram Primitive, diagram level paling bawah yang tidak dapat diuraikan lagi. 3. Entity Relationship Diagram ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
21
a.
Entiti Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat
dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. b.
Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi
untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. c.
Hubungan / Relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang
berbeda. Gambar relasi diwakili dengan simbol berbentuk wajik. 4. Database Relasional Database relational menunjukkan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file, yaitu: a.
Satu ke satu (One to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu
hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. b.
Satu ke banyak (One to many) Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak
hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian
22
pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. c.
Banyak ke banyak (Many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan
dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua. 5. Teknik Normalisasi Proses normalisasi adalah proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi dilakukan pengujian pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada saat menambah/menyisipkan, menghapus, mengubah dan mengakses pada suatu basis data. Bila terdapat kesulitan pada pengujian tersebut maka perlu dipecahkan relasi pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan basis data belum optimal. Tujuan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk menghilangkan kerangkapan data,
mengurangi kompleksitas,
dan
untuk
mempermudah
pemodifikasian data. 6. Kamus Data Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store.
23
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus da ta digunakan untuk merancang input, laporan dan database.
2.3
Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak (software) yang penulis gunakan dalam membuat program aplikasi ini adalah Microsoft Access 2007 sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan VB.Net 2010. 1.
Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 merupakan bagian dari paket Microsoft Office, Microsoft Access 2007 tidak jauh berbeda dengan Microsoft Acccess versi – versi sebelumnya. Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi Database Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access sangat membantu kita untuk mengolah sebuah basis data. Dengan ditunjang oleh interface yang mudah dimengerti, maka dengan menggunakan Microsoft Access ini kita tidak perlu repot – repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship, membuat form, membuat query, dan lain – lain.
24
Gambar 2.1 Microsoft Access 2007
2.
Visual Basic 2010
Visual Basic 2010 (VB2010) adalah satu bagian dari produk pemograman yang dikeluarkan oleh Microsoft, yaitu Microsoft Visual Studio 2010. Sebagai produk perkembangan atau Integrated Development Environment (IDE) andalan yang dikeluarkan oleh Microsoft, Visual Studio2010 berisi beberapa IDE pemograman seperti Visual Basic, Visual C++, Visual Web Developer, Visual C#, dan Visual F#. Semua IDE tersebut sudah mendukung penuh implementasi .Net Framework terbaru, yaitu .NET Framework 4.0 yang merupakan perkembangan dari .Net Framework 3.5. Adapun database standar yang disertakan adalah Microsoft SQL Server 2008 Express.
25
Gambar 2.2 Tampilan VB.Net 2010 2.4
Sejarah Perusahaan PT Nusa Jaya Indofast adalah usaha yang bergerak di bidang perjalanan
pariwisata. Dengan kantor yang beralamat di Jalan Soekarno Hatta No.61 Tanjungpinang, Kepulauan Riau. PT Nusa Jaya Indofast di dirikan oleh Bapak Tan Tju Pu sejak tahun 2013. PT Nusa Jaya Indofast dalam pengolahan data rental, penyewaan dan pengembalian masih menggunakan sistem manual yaitu dengan mencatat menggunakan tulisan tangan. Hal ini menyebabkan sulitnya dalam memperoleh informasi dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu di perlukan suatu sistem informasi yang akurat, tepat, dan relevan.
26
2.5 Struktur Organisasi PT Nusa Jaya Indofast Pimpinan
Kasir
Supir
Pembukuan
Supir
Supir
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Deskripsi Jabatan 1. Pimpinan a. Menyusun perencanaan untuk mencapai sasaran yang di tetapkan perusahaan b. Bertugas dalam pembagian kerja setiap jabatan c. Mengorganisasikan dan mengarahkan kegiatan d. Melaksanakan pengawasan e. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan f.
Mengambil keputusan
2. Bagian Kasir a. Melayani setiap transaksi pembayaran penyewaan dari konsumen b. Mengerjakan proses penagihan piutang 3. Bagian Pembukuan a. Mencatat setiap transaksi penyewaan dan pengembalian
27
b. Memeriksa keuangan kantor c. Membuat laporan pengeluaran biaya-biaya, laporan pemasukan, dan laporan saldo kas kantor 4. Bagian Supir a. Mempersiapkan kelayakan kendaraan operasional b. Mengantar tamu sesuai intruksi dari atasan c. Mengecek atau mengontrol keadaan mesin d. Membantu mengantar ataupun mengirim surat-surat yang berhubungan dengan pekerjaan
