BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Informasi Menurut McLeod dan Schell (2001, p18), informasi adalah suatu data yang diproses atau yang memiliki arti. Informasi adalah suatu data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi pengguna atau penerima informasi. Dalam penyampaiannya, informasi tidak harus akurat, informasi dapat merupakan suatu kebenaran atau ketidakbenaran akan sesuatu. Secara umum, jika informasi yang diterima semakin banyak, maka semakin besar pula kemungkinan akurasi suatu informasi tersebut. Informasi mempunyai suatu nilai atau makna sehingga dapat membantu seseorang dalam mengambil keputusan. Informasi berasal dari data yang diubah dan diproses sedemikian rupa sehingga menjadi lebih bermakna dan dapat memberikan nilai tambah bagi pihak yang membutuhkannya. Jadi secara umum, informasi adalah hasil dari suatu proses, manipulasi dan penataan data yang dapat menambah pengetahuan bagi penggunanya. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental. Secara singkat, informasi dapat diartikan pesan yang diterima dan dimengerti oleh penerimanya.
6
7
2.2. Teknologi Informasi Berdasarkan definisi dari Information Technology Association of America (ITAA),
teknologi
informasi
adalah
suatu
studi,
desain,
pengembangan,
implementasi, dukungan atau manajemen terhadap sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), khususnya pada aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. Perangkat lunak atau piranti lunak merupakan program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi antara pengguna dengan perangkat keras. Perangkat lunak dapat juga dikatakan sebagai 'penterjemah' perintah-perintah yang dijalankan pengguna komputer untuk diteruskan ke atau diproses oleh perangkat keras. Perangkat lunak adalah program komputer yang isi instruksinya dapat diubah dengan mudah. Perangkat lunak umumnya digunakan untuk mengontrol perangkat keras (yang sering disebut sebagai device driver), melakukan proses perhitungan, berinteraksi dengan perangkat lunak yang lebih mendasar lainnya (seperti sistem operasi, dan bahasa pemrograman), dan lain-lain. Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya. Teknologi informasi berkaitan dengan penggunaan komputer elektronis dan perangkat lunak komputer untuk melakukan konversi, penyimpanan, perlindungan, pemrosesan, transmisi, dan penerimaan informasi dengan cara yang aman.
8
Akhir-akhir ini berkembang istilah ICT (Information and Communication Technology) dengan tujuan mengikutsertakan bidang komunikasi elektronik pada teknologi informasi. Beberapa orang, terutama di Australia juga menyebut ICT dengan istilah IT & T yang merupakan kepanjangan dari Information Technology and Telecommunication. Secara umum, teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Saat ini istilah teknologi informasi sudah mempunyai pengertian yang berkembang sangat luas dan mencakup banyak aspek dari teknologi dan komputer itu sendiri dan lebih dikenal dengan istilah TI atau IT dalam bahasa inggris. Para profesional di bidang teknologi informasi mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang luas dan bermacam-macam, diantaranya adalah instalasi aplikasi komputer, desain dan perencanaan jaringan komputer, dan basis data informasi. Di samping itu, juga terdapat beberapa jenis pekerjaan para profesional di bidang teknologi informasi yang meliputi manajemen data, jaringan komputer dan Internet, rekayasa perangkat keras dan perangkat lunak, serta manajemen dan administrasi sistem secara keseluruhan.
2.3. Sistem Informasi Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yang meliputi operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat
9
lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem informasi adalah sekumpulan perangkat keras, perangkat lunak, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan karena keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling berhubungan dan membentuk suatu komponen yang di dalamnya mencakup inputproses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user). Suatu sistem informasi merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat keputusan manajemen dan para pengguna. Secara umum, sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir antara sekumpulan orang, perangkat keras, rangkaian proses informasi, komunikasi, dan
10
data tersimpan yang menyatukan, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.
2.4. Enterprise Resource Planning (ERP) ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan. Berikut ini adalah sistem ERP yang beredar dan sering digunakan saat ini, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
SAP
ORACLE
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Magic
aLTiUs
Onesoft
IFS
ELLIPS
AGRESSO
11
Dynamics-Axapta
Compiere
2.4.1. Sejarah ERP ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
2.4.2. Karakter Sistem ERP ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lainlain.
2.4.3. Modul Sistem ERP Secara modular, sistem ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.
12
Modul Operasi terdiri dari: General Logistics, Sales and Distribution, Materials
Management,
Logistics
Execution,
Quality
Management,
Plant
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, dan Environment Management. Modul Finansial dan Akunting terdiri dari: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia terdiri dari: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, dan Travel Management.
2.4.4. Keuntungan Penggunaan Sistem ERP Beberapa keuntungan dalam penggunaan Sistem ERP, antara lain:
Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga manajement puncak (top level management) bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi proses operasi Menstandarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
13
Standarisasi data dan informasi Menstandarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak unit bisnis dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Juga terdapat keuntungan yg bisa diukur, yang meliputi: Penurunan inventori Penurunan tenaga kerja secara total Peningkatan service level Peningkatan kontrol keuangan Penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi
2.4.5. Pemilihan ERP Dalam memilih sistem ERP, perlu diketahui latar belakang dari sistem ERP itu sendiri, yakni:
Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain.
Perencanaan harus dilakukan untuk menseleksi ERP yg tepat.
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pemilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki proses bisnis yang ada.
14
Tidak ada keajaiban dalam sistem ERP, keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
Tidak ada perangkat lunak atau sistem informasi yang bisa menutupi strategi bisnis yang cacat dan proses bisnis yang kacau.
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah dan sederhana. Bahkan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal. Dalam memilih sistem ERP, terdapat tiga syarat penting yang harus dipertimbangkan, yaitu: pengetahuan (knowledge), pengalaman (experience) dan metode pemilihan (selection methodology) yang tepat. Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan dengan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Sedangkan experience tanpa knowledge dapat menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Metodologi adalah struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif, yang terpenting adalah terorganisir dengan baik, fokus dan sederhana. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan pesanan pembelian ERP.
15
Berikut ini adalah aktifitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan sistem ERP:
Analisis strategi bisnis, meliputi: -
Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari kustomer?
-
Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
-
Apa strategi bisnis perusahaan dan obyektifitas yang ingin dicapai?
-
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
-
Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
-
Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
Analisis sumber daya manusia, meliputi: -
Bagaimana komitmen dari manajeman puncak terhadap usaha untuk implementasi ERP?
-
Siapa
yg
akan
mengimplementasikan
ERP
dan
siapa
yg
akan
menggunakannya? -
Bagaimana komitmen dari tim implementasi ERP?
-
Apa yg diharapkan para calon pengguna terhadap ERP?
-
Adakah ERP champion yang menghubungkan manajemen puncak dengan tim ERP?
-
Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?
16
Analisis infrastruktur, meliputi: -
Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (keseluruhan jaringan komputer, sistem perkantoran yang digunakan, sistem komunikasi dan sistem pendukung)
-
Seberapa besar anggaran dana untuk infrastruktur?
-
Infrastruktur seperti apa yang harus disiapkan?
Analisis perangkat lunak, meliputi: -
Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
-
Apakah ada dukungan jasa layanan dari supplier, tidak hanya secara teknis tetapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
-
Seberapa banyak waktu yg tersedia untuk implementasi?
-
Apakah perangkat lunak tersebut memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
2.4.6. Implementasi ERP Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
17
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP, ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. Gagalnya ERP biasanya disebabkan oleh:
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran .
Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik.
Strategi operasi tidak sejalan dengan desain proses bisnis dan pengembangannya.
Sumber daya manusia tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru. Kegagalan pada implementasi ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal
berikut ini:
Kurangnya komitmen manajemen puncak.
Kurangnya penegasan terhadap kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis).
Cacatnya proses seleksi perangkat lunak (tidak lengkap atau terburu-buru dalam mengambil keputusan).
Kurangnya sumber daya, baik itu manusia, infrastruktur maupun modal.
Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari karyawan.
Kesalahan penghitungan waktu implementasi.
Tidak cocoknya perangkat lunak dengan proses bisnis.
Kurangnya pelatihan dan pembelajaran bagi pengguna ERP.
18
Cacatnya desain proyek dan manajemen.
Kurangnya komunikasi.
Saran penghematan yang menyesatkan.
2.5. Information Economics Information Economics adalah sekumpulan peralatan komputasi untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi informasi (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p5). Metode ini dikembangkan oleh Marilyn M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985 selama bekerja di International Business Machine (IBM), salah satu perusahaan teknologi informasi terbesar di dunia. Metode Information Economics ini merupakan pengembangan dari Cost Benefit Analysis (CBA) tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari implementasi proyek teknologi informasi. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan, biaya penggunaan, biaya pengembangan, biaya pemeliharaan dan biaya tenaga kerja untuk proyek teknologi informasi. Pengertian cost, benefit dan value dalam konsep Information Economics adalah: 1. Cost (biaya) dapat berupa biaya tetap (fixed cost) dan biaya tidak tetap (variable cost). 2. Benefit (manfaat) dapat berupa penurunan biaya investasi dan peningkatan pendapatan (revenue).
19
3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas implementasi teknologi informasi. Value yang dihasilkan dapat dilihat dari peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun pada masa yang akan datang. Hubungan antara cost, benefit dan value dalam implementasi teknologi informasi dapat dilihat pada Gambar 2.1. Pada gambar tersebut dapat dilihat perbedaan antara biaya dan nilai pada kedua domain. Nilai business domain diperoleh dengan adanya teknologi informasi yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya dan meningkatkan efektifitas, sedangkan nilai technology domain adalah biaya atau investasi yang telah dikeluarkan pada business domain.
Gambar 2.1. Model Dua Domain Information Economics Sumber: (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p76)
20
Latar belakang dari kebutuhan akan Information Economics adalah: 1. Sistem informasi telah menjadi isu yang sangat penting dan mempunyai peranan penting dalam perkembangan perusahaan dan dalam memenangkan persaingan bisnis. 2. Secara umum, sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk membangung sistem informasi sangat terbatas. 3. Perusahaan perlu mengambil keputusan dalam mengalokasikan sumber dayanya dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas alokasi biaya yang dikeluarkan. 4. Analisis cost and benefit secara tradisional kurang memuaskan untuk menunjukkan semua nilai yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi informasi.
2.5.1. Model dan Variabel Dari Information Economics Skor akhir dari proyek teknologi informasi didapat dari penjumlahan bobot Simple Return On Investment (ROI sederhana) ditambah dengan hasil penilaian business domain dan technology domain. Rumus atau perhitungan yang digunakan adalah: Tabel 2.1. Perhitungan Skor Akhir Proyek
Project Score = Weighted Simple ROI + Weighted Business Domain + Weighted Technology Domain
21
2.5.2. Simple Return On Investment Perhitungan simple Return On Investment (ROI sederhana) didapat dari penjumlahan traditional cost and benefit, value linking, value acceleration, value restructuring dan innovation valuation. Tabel 2.2. Perhitungan ROI Sederhana
Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value Restructuring + Innovation Valuation
Perhitungan ROI sederhana ini menggunakan tiga jenis lembar kerja (worksheet), yaitu: 1. Development cost worksheet (lembar biaya pengembangan), meliputi biaya pengadaan peralatan pada saat awal proyek. 2. Ongoing expense worksheet (lembar biaya pemeliharaan), meliputi seluruh biaya selama penggunaan secara detail. 3. Economic impact worksheet (lembar dampak ekonomis), meliputi perhitungan dan analisis cost and benefit (biaya dan manfaat) yang digunakan untuk memperoleh hasil perhitungan ROI sederhana dan skor proyek teknologi informasi. Pada economic impact worksheet terdapat perhitungan biaya yang meliputi biaya pengembangan sistem (development cost) dan biaya pemeliharaan atau operasional sistem (maintenance or on-going expenses).
22
Perhitungan manfaat pada economic impact worksheet dihasilkan dari penjumlahan value linking, value acceleration, value restructuring, dan innovation valuation. Manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi tiga jenis: 1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang tidak kasat mata, berdampak langsung dan dapat dihitung. Misalnya penurunan biaya operasional. 2. Quasi-tangible benefits, yaitu manfaat yang orientasinya pada peningkatan efisiensi perusahaan. 3. Intangible benefits, manfaat yang bersifat kasat mata dan berorientasi pada peningkatan efektifitas perusahaan.
2.5.2.1.
Value Linking And Value Acceleration
Value linking adalah evaluasi secara keuangan terhadap manfaat yang merupakan efek dari penerapan teknologi informasi pada perusahaan secara gabungan, misalnya terciptanya komunikasi antar departemen yang lebih efisien. Value acceleration adalah evaluasi secara keuangan terhadap setiap percepatan waktu yang pengaruhnya meningkatkan produktifitas yang dapat berupa penyelesaian kerja lebih cepat. Manfaat dari value linking dan value acceleration dapat berbentuk penghematan, kinerja yang lebih baik, dan peningkatan keuntungan. (Parker, 1988, p111-120)
23
2.5.2.2.
Value Restructuring
Value restructuring adalah nilai yang berkaitan dengan restrukturisasi fungsifungsi tugas divisional. Penilaiannya diukur dari peningkatan nilai produktifitas yang dihasilkan akibat perubahan organisasi, dari kegiatan yang nilainya lebih rendah beralih menjadi kegiatan yang bernilai lebih tinggi. (Parker, 1988, p122-132).
2.5.2.3.
Innovation Valuation
Innovation valuation adalah manfaat karena terciptanya fungsi baru dalam business domain perusahaan yang mempengaruhi tata cara pemimpin perusahaan dalam memimpin usahanya. Manfaat berupa penyediaan wahana untuk mengubah strategi bisnis perusahaan, terciptanya suatu produk baru atau area bisnis baru.
2.5.3. Faktor-Faktor Dalam Business Domain Nilai manfaat tentunya tidak dapat langsung tampak pada perhitungan ROI, karena sebagian manfaat ini bersifat unik terhadap business domain dan sebagian lagi unik terhadap technology domain. Dalam business domain, masih ada empat faktor yang di luar perhitungan ROI sederhana yang perlu dievaluasi agar pembobotan ini menjadi lebih baik dan skor proyek tampak lebih realistis. Kelima faktor unik dalam business domain adalah: 1. Faktor strategic match, difokuskan pada derajat dukungan atau keselarasan hubungan langsung maupun tidak langsung antara yang dibangun dengan tujuan strategis perusahaan.
24
2. Faktor competitive advantage, memperhatikan evaluasi terhadap kebijakan umum perusahaan yang telah dijalankan dalam kaitannya meningkatkan kemampuan perusahaan dalam berkompetisi. 3. Faktor management information, yang dibobot adalah tingkat dukungan manajemen informasi terhadap kegiatan utama perusahaan. 4. Faktor competitive response mengukur tingkat kegagalan dalam menjalankan sistem yang mengakibatkan kegagalan perusahaan dalam berkompetisi. Hal ini dapat terjadi karena pesaing telah menyediakan jasa layanan, produk atau pertukaran data lebih cepat dari perusahaan yang bersangkutan. 5. Faktor project atau organizational risk, memusatkan pada tingkat dimana organisasi mampu melaksanakan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek sistem informasi manajemen.
2.5.4. Faktor-Faktor Dalam Technology Domain Ada empat faktor technology domain yang mempengaruhi pemilihan investasi di bidang teknologi informasi, yaitu: 1. Faktor strategic IS structure mengevaluasi tingkat keselarasan suatu proyek dengan seluruh strategi sistem informasi yang tercermin dalam IS blueprint. 2. Faktor definitional uncertainty, menganalisis tingkat kompleksitas dari suatu area, kemungkinan perubahan-perubahan yang ada dan spesifikasi suatu pekerjaan. 3. Faktor technical uncertainty menilai tingkat ketergantungan pada risiko kemampuan mengambil alih bidang pengetahuan, ketergantungan pada perangkat
25
keras tertentu, ketergantungan pada kemampuan perangkat lunak dan kemampuan pengembangan aplikasi perangkat lunak. 4. Faktor IS infrastructure risk, adalah evaluasi tingkat investasi di luar proyek yang merupakan risiko dalam mengakomodasi proyek untuk menghindari terjadinya penambahan biaya infrastruktur.
2.6. New Information Economics New Information Economics adalah metodologi praktis dalam menentukan prioritas terhadap investasi teknologi informasi dan menunjukkan bahwa berfokus pada investasi baru untuk memperoleh hasil nyata strategi bisnis dan sistem operasi terbaik akan membantu memaksimalkan dampak pada bottom-line proses bisnisnya. (Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p 5). Dalam
implementasinya,
New
Information
Economics
merupakan
sekumpulan praktek yang terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen teknologi informasi, dan kemudian menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif teknologi informasi. Yang menjadi gagasan utama dari implementasi New Information Economics adalah sebuah perusahaan seharusnya melakukan investasi pada bidang teknologi informasi yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan operasi yang efisien, dan pada saat yang sama meningkatkan dampak bottom-line teknologi informasi
26
dengan cara konsisten dalam menseleksi investasi teknologi informasi yang terbaik dan mengurangi aktifitas dalam teknologi informasi yang kurang penting.
Gambar 2.2. Kemungkinan Pengeluaran Biaya Perusahaan
Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p4), kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan mempunyai ketergantungan pada tujuan berikut ini: 1. Tujuan pengurangan biaya Sasarannya adalah mengurangi biaya, yaitu dengan menggunakan kerangka kerja dan lima prinsip manajemen praktis, perusahaan dapat mengurangi biaya di bidang teknologi informasi dan mempertahankan kontribusi teknologi informasi
27
ke bottom-line, teknologi informasi dapat menghasilkan kinerja yang baik seperti sebelumnya tetapi terdapat pengurangan biaya. 2. Tujuan biaya stabil Sasarannya adalah biaya yang stabil, dimana perusahaan dapat melanjutkan mengembangkan
penggunaan
teknologi
informasi
bersamaan
dengan
pengembangan bisnis sambil mengendalikan biaya di bidang teknologi informasi. Teknologi
informasi
dapat
meningkatkan
dukungannya
terhadap
bisnis
perusahaan dan dampaknya pada bottom-line, tetapi dengan tingkat biaya sekarang. 3. Tujuan “sweet spot” Sasarannya adalah titik ideal “sweet spot” yaitu mencapai kombinasi pengurangan biaya dan memperbaiki dampak pada bottom line. Teknologi informasi dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom line.
2.6.1. Praktek New Information Economics Praktek dalam New Information Economics pada dasarnya terdiri dari dua bagian,
yaitu
lima
praktek
dasar
(Demand/Supply
Planning,
Innovation,
Prioritization, Allignment, Performance Measurement) dan tiga praktek pendukung (IT Impact Management, Portfolio Management, Culture Management).
28
Gambar 2.3. Praktek New Information Economics
Lima praktek dasar dalam New Information Economics menciptakan sekumpulan alat untuk teknologi informasi dan manajer bisnis, mencakup pada proses bisnis untuk menterjemahkan strategi bisnis perusahaan ke program dan inisiatif lainnya yang dapat diimplementasikan teknologi informasi (Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B., 2004, p9-10). Penjelasan dari kelima praktek dasar dalam New Information Economics adalah: 1. Demand/Supply Planning Memberikan gambaran arah yang jelas kepada divisi teknologi informasi mengenai strategi bisnis perusahaan dan apa yang diharapkan perusahaan. Manajer bisnis dan teknologi informasi mendapatkan petunjuk arah dan tujuan perusahaan dan apa yang dapat dilakukan divisi teknologi informasi untuk mendukung hal tersebut. Informasi tersebut dapat menghasilkan agenda dan
29
perencanaan strategi perusahaan untuk kemudian dapat diterapkan menjadi perencanaan dan tindakan di bidang teknologi informasi. 2. Innovation Perubahan pada strategi bisnis melalui kemampuan yang ada pada teknologi informasi. Teknologi informasi biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan tak jarang arah perubahan bisnis tergantung pada apa yang mungkin dapat didukung oleh teknologi informasi. Praktek ini secara eksplisit menggerakkan manajemen bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh teknologi informasi dan juga menyediakan cara mengubah kesempatan tersebut menjadi strategi bisnis. Hasilnya adalah kumpulan kesempatan bisnis yang lebih kompetitif dan kuat. 3. Prioritization Menganalisis dampak bisnis dari inisiatif teknologi informasi, memberi prioritas pada proyek, dan lebih berorientasi pada proyek bernilai tinggi. Perusahaan seharusnya menggunakan uang hanya untuk proyek yang secara langsung berhubungan dengan harapan strateginya. Praktek ini memberikan informasi kepada manajer proyek akan teknologi informasi mana yang secara kuat mendukung strategi bisnis perusahaan dan mengurutkannya berdasarkan dampak bisnis di masa yang akan datang. Sebagai hasilnya, perusahaan bersama dengan manajer bisnis dan teknologi informasi menyetujui keputusan tersebut dan perusahaan dapat menggunakan uang dengan alasan yang tepat.
30
4. Allignment Tidak semua kegiatan operasional yang ada pada saat ini mendukung dan kritis bagi perusahaan. Agar perusahaan dapat menentukan prioritas dan kebijaksanaan yang tepat dalam bidang teknologi informasi, maka setiap aktifitas di bidang teknologi informasi harus sejalan dengan strategi bisnis perusahaan sehingga dapat memudahkan manajer teknologi informasi dan bisnis dalam mengambil keputusan untuk menentukan prioritas perusahaan dalam berinvestasi di bidang teknologi informasi. 5. Performance Measurement Mengukur seberapa besar pengaruh teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis perusahaan. Pada umumnya lebih mudah dalam menghitung kinerja teknologi informasi pada tahap operasional dan taktis, tetapi sangat sulit untuk mengukur kinerja dan dampak teknologi informasi pada tahap bisnis perusahaan. Praktek ini menggabungkan keduanya dan memungkinkan teknologi informasi untuk mengetahui apa yang harus diukur, dan bagaimana mengelola teknologi informasi berdasarkan informasi tersebut. Tiga praktek pendukung dalam New Information Economics adalah manajemen dampak teknologi informasi, manajemen portofolio, dan manajemen pengelolaan budaya. 1. Manajemen Dampak Teknologi Informasi (IT Impact Management) Pengelolaan dampak teknologi informasi bagi perusahaan berhubungan dengan pengelolaan budaya perusahaan dan menawarkan kerangka kerja untuk menegaskan hal apa saja yang penting bagi perusahaan.
31
2. Manajemen Portofolio (Portfolio Management) Pengelolaan
portofolio
memungkinkan
adanya
pertimbangan
terhadap
pengeluaran keseluruhan untuk teknologi informasi dan menyediakan kerangka kerja holistik untuk membuat prioritas dan kebutuhan pengelolaan manajemen. 3. Manajemen Pengelolaan Budaya (Culture Management) Pengelolaan budaya memungkinkan perusahaan untuk berhubungan dengan budaya yang ada di perusahaan dengan tujuan menghilangkan hambatan pada proses perubahan manajemen.
2.6.2. Tujuan New Information Economics Menurut Benson, Bugnitz dan Walton (2004, p68-69), tujuan New Information Economics secara keseluruhan adalah: •
Menyediakan kemampuan melihat secara lengkap pengeluaran di bidang teknologi informasi.
•
Menetapkan sebuah kerangka kerja (framework) untuk perencanaan melalui anggaran dengan tujuan mendukung rantai nilai strategi ke bottom-line (strategyto-bottom-line value chain). Praktek dasar New Information Economics untuk Demand/Supply Planning
dan Innovation bertujuan untuk •
Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan tujuan strategis perusahaan.
32
•
Membuat pondasi untuk mengakses portofolio yang ada dan mendefinisikan portofolio strategi yang akan datang.
•
Membuat istilah-istilah yang konsisten antara teknologi informasi dengan bisnis.
•
Menjelaskan ke arah mana sumber daya teknologi informasi akan diterapkan dan menghubungkannya dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan.
•
Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan teknologi informasi, termasuk pembaharuan dan pertumbuhannya.
•
Membuat hubungan dengan pengukuran kinerja. Praktek dasar New Information Economics untuk Prioritization bertujuan
untuk: •
Menetapkan dasar arahan strategis untuk melakukan alokasi dan prioritas sumber daya yang ada.
•
Menyediakan gambaran untuk kebutuhan investasi di masa yang akan datang.
•
Menyediakan dasar untuk melakukan penaksiran risiko proyek dan manfaatnya. Praktek dasar New Information Economics untuk Allignment bertujuan untuk:
•
Membuat dasar untuk melakukan pelayanan, standard kualitas, kehandalan, dan perkiraan risiko yang akan dihadapi.
•
Menetapkan informasi untuk jangka waktu beberapa tahun ke depan untuk penyetaraan.
•
Mengaitkan
sepenuhnya
pengeluaran
untuk
teknologi
informasi
dan
menghubungkan pengeluaran tersebut ke tujuan strategis dari teknologi informasi.
33
Praktek dasar New Information Economics untuk Measurement bertujuan untuk: •
Menyediakan sebuah kerangka kerja untuk melakukan pengukuran kinerja secara lengkap mengenai biaya teknologi informasi.
•
Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi.
•
Menghubungkan kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh portofolio teknologi informasi.
2.6.3. Pedoman Untuk Mendapatkan Hasil New Information Economics Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p19), untuk mendapatkan hasil dalam New Information Economics dapat digunakan pedoman berupa jawaban dari pihak manajemen atas 2 jenis pertanyaan dasar di bawah ini: 1. Affordability questions -
Apa yang dapat kita peroleh dari investasi di bidang teknologi informasi?
-
Apakah kita dapat mengurangi biaya untuk teknologi informasi yang tidak perlu?
-
Apakah kita dapat menggunakan lagi biaya untuk mendukung kebutuhan proyek?
2. Impact questions -
Apakah investasi terhadap teknologi informasi sudah tepat sasaran?
-
Apakah strategi bisnis mendorong tindakan teknologi informasi dan menghasilkan dampak pada bottom-line?
34
-
Apakah kita mendapatkan dampak bottom-line (hasil nilai nilai yang wajar) dari sumber lights-on?
-
Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan tingkat operasional teknologi informasi?
2.6.4. Portofolio Dalam Praktek New Information Economics Menurut Benson, Bugnitz, dan Walton (2004, p47), portofolio adalah kumpulan sumber daya (resource). Portofolio dalam praktek New Information Economics digunakan untuk menganalisis seluruh sumber daya (resources) yang dimiliki untuk digunakan dalam investasi di bidang teknologi informasi. Portofolio adalah dasar dari praktek New Information Economics.
2.6.4.1.
Empat Konsep Portofolio TI
Menurut Benson, Bugnitz, Walton (2004, pp56-60), Portofolio TI memiliki 4 konsep dasar, yaitu : Konsep 1: Manajemen portofolio diaplikasikan ke seluruh sumber daya TI, yaitu seratus persen dari sumber daya TI, mencakup anggaran operasional dan modal. Konsep 2: Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru (new investment) dan pengeluaran TI yang sudah ada (lights-on). Kategori investasi baru adalah proyek, mencakup modal dan anggaran biaya. Sedangkan lights-on adalah aplikasi-aplikasi yang sudah ada, infrastruktur, service dan aktivitas manajemen.
35
Gambar 2.4. Pembagian Sumber TI ke dalam Portofolio
Konsep 3: Pengeluaran lights-on diklasifikasikan dari perspektif TI dan yang terkait pada portofolio manajemen teknologi. Semua sumber daya lights-on pada TI diklasifikasikan menjadi : •
Aplikasi: aplikasi dioperasikan dan mendukung organisasi bisnis.
•
Infrastruktur: infrasruktur dibangun untuk mendukung aplikasi dan service.
•
Service: service memperluas organisasi bisnis.
•
Manajemen portofolio: sekumpulan aktivitas seperti perencanaan, budgeting dan sumber daya manusia (untuk aktivitas TI).
36
Gambar 2.5. Empat Portofolio Lights-On
Konsep 4: Investasi baru juga diklasifikasikan berdasarkan persfektif bisnis (identik dengan investasi keuangan). Investasi baru terdiri dari strategic, mandatory, new strategic dan factory. Tujuan dari pembagian ini agar pihak manajemen dapat menyeimbangkan investasi diantara kategori investasi, terutama ditujukan pada risiko dan pengembalian investasi
37
perusahaan pada TI dan terlebih lagi pada apa yang perusahaan dapat lakukan.
Gambar 2.6. Empat Portofolio New Investment
2.6.4.2.
Empat Faktor Portofolio Lights-On
Menurut Benson et al (2004, p160), portofolio lights-on memiliki 4 faktor antara lain :
38
1. Tingkat layanan, terdiri dari: •
Ketersediaan: ketersediaan sebagai masalah bagi proses kerja atau proses bisnis.
•
Kecepatan merespon: kecepatan merespon pada kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
2. Kualitas, terdiri dari: •
Fungsionalitas: fungsionalitas dari aplikasi, infrastruktur, layanan, yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
•
Keakuratan: keakuratan data atau layanan yang dihasilkan aplikasi, infrastruktur atau layanan yang berhubungan dengan kebutuhan proses kerja atau proses bisnis.
3. Teknologi, terdiri dari: •
Arsitektur: tingkat pemenuhan standar aturan arsitektur perusahaan
•
Dukungan vendor dan stabilitas: tingkat dimana dukungan vendor menjadi masalah dalam mempertemukan kebutuhan.
•
Dukungan teknis: tingkat dimana dukungan staf teknis diperlukan.
•
Ketersediaan dukungan pasar atau industri: tingkat dimana dukungan yang diperlukan tersedia oleh pasar.
4. Intensitas pengguna, terdiri dari: •
Ketergantungan: tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, atau layanan adalah penting bagi proses bisnis, organisasi ataupun pengguna individu.
39
•
Jangkauan pengguna: seberapa besar pengguna aplikasi, infrastrukur, atau layanan ini dalam organisasi perusahaan.
2.6.4.3.
Dua Faktor Portofolio Proyek TI
Menurut Benson et al (2004, p147), portfolio proyek TI memiliki 2 faktor antara lain: 1. Dampak, nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategi perusahaan. 2. Risiko, nilai-nilai risiko proyek (skala 0-10) yang terbagi atas : •
Risiko proyek atau organisasi: tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung pada keahlian bisnis yang belum dicoba atau pengalaman baru. Risiko ini juga mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek.
•
Ketidakpastian pendefinisian: tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah kedalam informasi dan fungsionalitas aplikasi sistem.
•
Ketidakpastian teknis: tingkat dimana proyek ketergantungan dengan teknologi baru, dan tingkat dimana perusahaan harus melakukan desain dan membuat aplikasi dengan teknologi tersebut.
•
Risiko infrastruktur sistem informasi: tingkat dimana lingkungan teknis membutuhkan beberapa faktor, antara lain administrasi data, komunikasi, manajemen proyek, dan pengembangan.
40
•
Risiko teknis: tingkat dimana penggunaan teknologi tertentu membutuhkan keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor risiko meliputi apakah keterampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang dibutuhkan.
•
Risiko investasi: tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk menciptakan kesuksesan proyek.
•
Risiko manajemen proyek: tingkat dimana manajer proyek tersedia dan mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi.
2.6.5. Value Chain (Rantai Nilai) Menurut Benson et al (2004, p11-12), rantai nilai strategi pada bottom-line merupakan rantai nilai dari proses manajemen mulai dari strategi sampai tindakan. Rantai nilai tersebut diekspresikan dengan 12 pengantar spesifik dari proses manajemen. Setiap proses memberi tambahan nilai dari keseluruhan rantai nilai ini, memastikan proses sebelumnya dan apa yang dihantarkan mereka konsisten dan tetap fokus pada strategi bisnis. Elemen rantai nilai ini dimulai dari perencanaan strategi bisnis dan dilanjutkan dengan perencanaan operasional yang mencakup tindakan dari setiap unit bisnis, baik bisnis maupun teknologi informasi. Hasil pada tahap praktek New Information Economics menghasilkan dasar dan hubungan untuk menghasilkan elemen-elemen rantai nilai ini. Kuncinya, elemen-elemen ini sudah ada pada
41
perusahaan, namun triknya adalah mengkoordinasikan dan menghubungkan mereka melalui praktek New Information Economics.
Gambar 2.7. Strategy-to-Bottom-Line Value Chain
2.6.6. Critical Success Factor Menurut Benson et al (2004, p8), kita dapat mengetahui bagaimana perusahaan dapat menghasilkan proyek yang lebih baik, pilihan proyek yang tepat, pengurangan biaya yang tidak perlu, peningkatan kinerja dari pengeluaran yang sudah ada, dan tindakan manajemen yang tepat dengan menganalisis apakah: •
Proses bisnis dan perencanaan TI telah terhubung secara penuh dan terintegrasi.
42
•
Inovasi teknologi informasi berdampak pada perencanaan bisnis dan hasilnya pada strategi bisnis yang baru dan meningkatkan cara mengimplementasikan strategi bisnis yang ada.
•
Investasi TI menjadi prioritas dalam strategi bisnis.
•
Pengeluaran keseluruhan TI - mencakup pengembangan, operasional, perawatan, dan layanan- setara dengan strategi bisnis.
•
Perencanaan dan proses manajemen berfokus pada keseluruhan investasi TI
•
Manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini.
