BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Evaluasi Penelitian ini berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada PT Hero Supermarket. Hal pertama yang harus dilakukan adalah memberikan definisi atau pengertian yang jelas mengenai evaluasi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:272), kata ”evaluasi” didefinisikan sebagai ”hasil yang telah ada atau suatu hasil”. Dengan demikian evaluasi berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan suatu hasil yang dapat dikoreksi kembali dalam suatu keadaan tertentu.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi 2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Mengacu pada pendapat Jones Rama (2003, p4) Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan sama seperti perolehan informasi yang berasal dari pengolahan transaksi akuntansi rutin. Namun McLeod (2001, p304) berpendapat bahwa Sistem Informasi Akuntansi bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan,
7
mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Dapat disimpulkan pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan dan mengumpulkan informasi akuntansi dan keuangan bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
2.2.2
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi •
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi agar pihak manajemen, pegawai dan pihak pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.
•
Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
•
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset organisasi termasuk data organsiasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal.
2.2.3
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Dari buku Jones Rama (2003, p6) ada 5 tujuan Sistem Informasi Akuntansi, yaitu :
8
1. Menghasilkan laporan eksternal Bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan khusus untuk mencukupi kebutuhan informasi investor, kreditur, pegawai pemungut pajak, agen regulator, dan lainnya. Laporan ini meliputi laporan keuangan dan laporan yang diperlukan oleh pihak bank. Sebagai hasilnya, ketika informasi yang diperlukan telah direkam, laporan eksternal dapat diproduksi jauh lebih cepat dan mudah dibanding masa lalu. 2. Mendukung aktivitas rutin Manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasional perusahaan. Contohnya menerima pesanan pelanggan, mengirim barang dan jasa menagih pelanggan dan mengumpulkan kas. Ada banyak paket software akuntansi yang mendukung fungsi rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk menscan kode produk dan meningkatkan efisiensi proses bisnis. 3. Mendukung keputusan Informasi juga diperlukan untuk mendukung keputusan tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya pengetahuan mengenai produk mana yang terjual paling laku dan pelanggan mana yang sering melakukan pembelian. Informasi ini penting untuk perencanaan produksi baru, memutuskan produk yang disimpan untuk stok, dan memasarkan produk ke pelanggan.
9
4. Perencanaan dan pengendalian Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran ke jumlah yang sebenarnya. Penggunaan scanner untuk merekam hasil item yang dibeli dan yang dijual untuk mengumpulkan informasi dalam jumlah yang sangat besar pada biaya yang rendah, mengijinkan pemakai merencanakan dan mengendalikan pada tingkatan terperinci. Sebagai contoh, analisa pendapatan dan biaya bisa dilakukan ditingkat produk individu. 5. Menerapkan pengendalian internal Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau korupsi dan untuk memelihara data keuangan akurat. Sebagai contoh, suatu sistem informasi dapat menggunakan password untuk mencegah individu mempunyai akses ke form masukan data dan laporan yang tidak diperlukan untuk tugas pekerjaan mereka.
2.2.4
Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Wilkinson (2003, p19) ada 3 siklus transaksi utama dalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu : 1. Siklus Laporan keuangan dan buku besar (The General Ledger and Financial Reporting Cycle).
10
2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cyle). 3. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle). Dalam pembahasan penelitian ini siklus yang terkait adalah Siklus Pengeluaran (Expenditure Cyle) dan Siklus Pendapatan (Revenue Cycle).
2.3
Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah
sistem pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok. Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang. Berikut akan dijelaskan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut.
11
•
Pemasukan barang Pemasukan barang merupakan proses penambahan persediaan. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak. Harus ada Quality Control (pemerikasaan stok), Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misalnya per triwulan namun bisa juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap memiliki penjualan yang baik.
•
Pengeluaran barang Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada outlet sesuai dengan pesanan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan.
•
Pemeriksaan Stok Pemeriksaan stok merupakan proses untuk mengetahui jumlah stok terakhir digudang dan memeriksa kondisi fisik dari barang. Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik artinya terdapat waktu yang telah ditentukan untuk melakukan pemeriksaan stok, misalnya seminggu sekali dan lainnya.
12
2.3.1
Tujuan Siklus Pengeluaran
Adapun tujuan dari expenditure cycle adalah : -
Memastikan semua barang dan jasa yang diminta sesuai dengan yang diinginkan.
-
Menerima semua penerimaan barang dan memastikan kondisinya sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
-
Memastikan barang dalam keadaan baik sampai diterima.
-
Memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima benar dan tepat.
-
Merekam dan mengklasifikasi pengeluaran secara tepat dan cepat.
-
Memposting semua kewajiban dan pengeluaran uang kepada akun supplier dalam akun jurnal hutang.
-
Memastikan bahwa pengeluaran uang merupakan pengeluaran yang terotorisasi.
-
2.3.2
Merekam dan mengklasifikasikan pengeluaran kas yang tepat dan akurat.
Dokumen Yang Relevan Dengan Siklus Pengeluaran – Penerimaan Barang Dalam expenditure cycle terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam memberikan informasi dan otorisasi. Dokumen – dokumen tersebut antara lain :
-
Surat Permintaan Pembelian
-
Purchase Order
-
Laporan Penerimaan
-
Surat Tagihan
13
2.3.3
Pengendalian Internal Pada Siklus Pengeluaran – Penerimaan Barang 1. Otorisasi Transaksi -
Subsistem Pembelian Departemen kontrol persediaan memonitor tingkat persediaan secara kontinu. Ketika tingkat persediaan jatuh ke titik pemesanan kembali, kontrol persediaan secara resmi mengotorisasi pengisian kembali persediaan dengan suatu permintaan pembelian. Memformalkan proses otorisasi mempromosikan manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi transaksi pembelian. Tanpa langkah
ini,
agen
pembelian
dapat
membeli
berdasarkan
pertimbangannya semata, karena berada pada posisi untuk mengotorisasi sekaligus memproses transaksi pembelian. Pembelian yang tidak diotorisasi dapat menghasilkan tingkat persediaan yang berlebihan untuk item-item tertentu, sementara item lainnya kekurangan. Kedua situasi tersebut akan merugikan perusahaan. Persediaan yang berlebih mengikat cadangan kas organisasi, dan kehabisan persediaan menyebabkan hilangnya penjualan.
-
Subsistem Pengeluaran Kas Departemen utang mengotorisasi pengeluaran kas melalui voucher pengeluaran kas. Untuk menyediakan kontrol yang efektif terhadap arus kas dari perusahaan, petugas administrasi pengeluaran kas tidak boleh menulis cek tanpa otorisasi eksplisit. Jurnal pengeluaran kas berisi
14
nomor voucher yang mengotorisasi setiap cek, karenanya menyediakan jejak audit untuk verifikasi otentiksitas setiap cek yang ditulis. 2. Pemisahan Tugas -
Pemisahan Kontrol Persediaan dari Gudang Dalam susbsistem pembelian, aktivasi fisik utama adalah persediaan. Kontrol persediaan menjaga catatan rinci setiap aktiva, sementara gudang diawasi.
-
Pemisahan Buku Besar Umum dan Utang Dagang dari Pengeluaran Kas Aktiva yang rentan terhadap kondisi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengontrol aktiva ini adalah buku besar pembantu utang dagang dan akun kas dalam buku besar umum. Individu dengan tanggung jawab kombinasi untuk menulis cek, memposkan ke akun kas, dan memelihara akun utang dagang dapat melakukan fraud terhadap perusahaan. Dengan melakukan pemisahan fungsi-fungsi ini, kita dapat mengurangi eksposur jenis ini.
3. Supervisi Area yang paling menguntungkan dari supervisi dalam siklus pengeluaran adalah departemen penerimaan. Arus aktiva mengalir melalui area ini menuju gudang. -
Inspeksi Aktiva Ketika barang diterima dari pemasok, petugas penerima harus menginspeksi item-item tersebut untuk kuantitas dan kondisinya (kerusakan, kecurian dan lainnya). Untuk alasan ini, petugas penerimaan
15
menerima satu blind copy dari pesanan pembelian orisinal dari bagian pembelian. -
Pencurian Aktiva Departemen penerimaan kadang-kadang ramai dan berantakan selama periode sibuk. Dalam lingkungan ini, persediaan yang masuk retan terhadap pencurian sampai mereka semua disimpan aman dalam gudang. Prosedur inspeksi yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi konduktif bagi pencurian persediaan yang diangkut.
4. Catatan Akuntansi Tujuang kontrol dari catatan akuntansi adalah memelihara jejak pemeriksaan yag memadai untuk menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumbernya ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran mempengaruhi catatan akuntansi berikut ini: buku besar pembantu utang dagang, register voucher, register cek, dan buku besar umum. 5. Kontrol Akses -
Akses Langsung Dalam siklus pengeluaran, suatu perusahaan harus mengontrol akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Kontrol akses langsung meliputi kunci, alarm dan akses terbatas ke area-area yang berisi persediaan dan kas.
-
Akses Tidak Langsung
16
Suatu perusahaan harus membatasi akses ke dokumen-dokumen yang mengontrol aktiva fisiknya. 6. Verifikasi Independen -
Verifikasi Independen oleh Utang Dagang Departemen utang dagang berperan penting dalam verifikasi pekerjaan yang dilakukan oleh pihak lain dalam sistem ini. Salinan-salinan dokumen sumber kunci mengalir ke departemen ini untuk diperiksa dan dibandingkan. Setiap dokumen berisi fakta-fakta unik tentang transaksi pembelian,
dimana
merekonsiliasi
petugas
sebelum
administrasi
perusahaan
utang
mengakui
dagang
suatu
harus
kewajiban.
Verifikasi meliputi: permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
2.4
Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Secara umum siklus pendapatan terdiri dari : 1. Credit Sales Processing System Credit sales processing system terdiri dari order entry, shipping, preparing analyses and reports, handling sales return and allowances and processing back order.
17
2. Credit Receipts Processing System Credit receipts processing system terdiri dari remiitance entry, depositing receipts, posting receipts, preparing analyses and reports and collecting delinquent account.
2.4.1 Tujuan Siklus Pendapatan Adapun tujuan dari revenue cycle adalah : -
Merekam data order penjualan secara cepat dan tepat.
-
Memverifikasi pelanggan dan kreditnya.
-
Menjaga pengiriman barang atau jasa tepat waktu.
-
Penagihan terhadap produk dan jasa secara tepat dan akurat.
-
Merekam dan mengklasifikasi penerimaan kas.
-
Memposting penjualaan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat dalam jurnal piutang.
2.4.2
-
Menjaga produk sampai diterima oleh pelanggan.
-
Menjaga uang kas sampai disimpan.
Dokumen Yang Relevan Dengan Siklus Pendapatan – Pengeluaran Barang Dalam revenue cycle terdapat dokumen-dokumen yang digunakan dalam memberikan informasi dan otorisasi. Dokumen – dokumen tersebut antara lain :
-
Customer Order
-
Sales Order
18
2.4.3
-
Order Acknowledgement
-
Packing List
-
Packing Slip
-
Bill of Lading
-
Shipping Notice
-
Sales Invoice
Pengendalian Internal Pada Siklus Pendapatan – Pengeluaran Barang 1. Otorisasi Transaksi -
Pemeriksaan Kredit Tujuan pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Pemilik sangat berkepentingan dengan prosedur pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit mungkin akan menggunakan berbagai macam teknik dan tes. Kompleksitas dari prosedur pemberian kredit akan sangat bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan dan materialitas dari transaksi. Diperlukan persetujuan khusus untuk keadaan yang sangat khas (misalnya untuk pelanggan yang mengajukan permohonan kredit) memerlukan waktu yang agak lama. Sekali kredit disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
19
-
Kebijakan Retur (Pengembalian barang) Depertemen kredit mengesahkan proses pengembalin barang dagangan. Penentuan ini didasarkan atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian barang. Konsep persetujuan yang bersifat khusus dan yang bersifat umum juga berpengaruh pada aktivitas ini. Kebanyakan organisasi mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk rekening pelanggan.
-
Daftar Pembayaran Tunai Daftar pembayaran tunai menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek pelanggan dan bukti pembayaran sudah benar. Terdapatnya kelebihan pada bukti pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaan tunai sudah seharusnya dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, bukti pembayaran merupakan alat persetujuan untuk dilakukan proses posting bukti pembayaran ke rekening pelanggan.
4. Pemisahan Tugas -
Kebijakan 1 Bagian yang melakukan penegsahan transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Depertemen kredit terpisah dengan seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas yang independen.
20
-
Kebijakan 2 Pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Pada proses sistem pesanan penjualan, gudang persediaan mempunyai pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen persediaan) yang memelilhara pencatatan.
-
Kebijakan 3 Organisasi seharusnya terstruktur sehingga tindak penipuan melakukan kolusi lebih dari dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus lebih hati-hati dalam pemisahannya. Khususnya buku besar pembantu (piutang dan persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan tunai), dan buku besar umum harus terpisah.
5. Supervisi Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Perusahaan-perusahaan seperti ini bergantung pada supervisi sebagai kompensasi dari bentuk pengawasan. Dengan melakukan supervisi kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak selaras, perusahaan dapat melakukan antisipasi dalam sistemnya. Supervisi dapat juga menyediakan kontrol pada sistem yang terpisah. Sebagai contoh, pada sistem penerimaan, bagian penerimaan
dokumen
merupakan
titik
rawan
bagi
pengungkapan
kecurangan untuk beberapa perusahaan. 7. Catatan Akuntansi -
Penomoran Dokumen Sumber (nomor tercetak pada dokumen)
21
Secara berurutan diberi nomor yang unik untuk setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penelusuran atas suatu kejadian melalui sistem akuntansi. -
Jurnal Khusus Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok
-
Buku Besar Pembantu Dua buku besar pembantu digunakan untuk mengangkap transaksi rincian kejadian dalam siklus pendapatan : buku besar pembantu persediaan dan piutang. Pencatatan pada pembantu menyediakan hubungan timbal balik antara catatan jurnal dan sumber dokumen yang ditangkap pada kejadian ini.
-
Buku Besar Umum Rekening
kontrol
mempersiapkan
buku
laporan
besar
umum
keuangan.
berupakan
Transaksi
dasar
siklus
untuk
pendaatan
mempengaruhi rekening buku besar pembantu seperti, penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, piutang dan kas. -
Pengarsipan Siklus penjualan memakai arsip semetara dan permanen untuk menunjang jejak audit. Arsip – arsip ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen.
22
8. Pengendalian Akses Pengendalian akes mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut meliputi : a. Keamanan gudang b. Menyetorkan kas secara harian ke bank c. Menggunakan kotak deposit yang aman untuk kas 9. Varifikasi Independen Tujuan dari verifikasi yang dilakukan secara independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh sistem lainya. Untuk menjadikannya lebih efektif, verifikasi ini harus dapat menunjuk ke tahapan dimana perusahaan dapat dideteksi dengan cepat dan benar. Kontrol verifikasi yang independen dalam tahapan siklus pendapatan melliputi : a. Depertemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya. b. Depertemen penagihan pencocokan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan yang ditagih untuk barang yang sudah dikirmkan. c. Departemen buku besar juga memegang peranan penting dalam pengaturan verifikasi.
23
2.5
Pengendalian Internal
2.5.1
Pengertian Pengendalian Internal Mengacu pada pendapat Weber (1999, p35) pengendalian internal adalah suatu sistem untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi kejadian yang timbul. Menurut Mulyadi (1998, p171) Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: - Keandalan pelaporan keuangan. - Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. - Efektifitas dan efisiensi operasi. Dapat disimpulkan, pengertian Pengendalian Internal adalah suatu proses yang dijalankan untuk mencegah, mendeteksi dan mengkoreksi suatu kejadian untuk memberikan keyakinan yang memadai atas sistem yang berjalan dalam suatu perusahaan.
2.5.2
Tujuan Pengendalian Internal Dalam buku Sanyoto (2006, pp145-146) tujuan sistem pengendalian internal direncanakan atau dirancang dengan tujuan untuk:
24
1. Mengamankan aset organisasi. 2. Memperoleh informasi yang akurat dan dapat dipercaya. 3. Meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan ekonomisnya kegiatan. 4. Mendorong
kepatuhan
terhadap
pelaksanaan
kebijakkan
organisasi/pimpinan.
2.5.3
Jenis Pengendalian Internal a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Ada beberapa komponen dalam pengendalian lingkungan antara lain : 1. Filosofi manajemen dan gaya operasi 2. Integritas dan nilai-nilai etis 3. Komitmen terhadap kompetensi 4. Dewan direksi dan panitia audit 5. Struktur organisasi 6. Tugas tanggung jawab dan otoritas
25
7. Kebijakan SDM 8. Pengaruh eksternal Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Manajemen dan pegawai/karyawan seharusnya mempunyai komitmen dan sikap yang positif dan konstruktif terhadap pengendalian internal dan kesungguhan manajemen. kunci lingkungan pengendalian adalah: i. Integritas dan etika. ii. Komitmen tehadap kompetensi. iii. Struktur organisasi. iv. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. v. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia yang baik. 2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat diperkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Sebuah pengendalian internal yang baik memungkinkan penaksiran resiko yang dihadapi oleh
26
organisasi baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi. Langkah-langkah dalam penaksiran resiko adalah sebagai berikut: •
Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi resiko
•
Menaksir resiko yang berpengaruh cukup signifikan
•
Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage resiko.
3. Aktifitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan, prosedur, teknik, dan mekanisme yang digunakan untuk menjamin arahan manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian seharusnya efesien dan efektif untuk mencapai tujuan pengendalian itu sendiri. Aktivitas pengendalian meliputi : - Pemisahan fungsi/tugas dan wewenang yang cukup - Otorisasi transaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai - Pendokumentasian dan pencatatan yang cukup - Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan - Evaluasi secara independen atas kinerja - Pengendalian terhadap pemrosesan informasi - Pembatasan akses terhadap sumber daya dan catatan.
27
6. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian
intern
perusahaan.
Informasi
tentang
lingkungan
pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, monitoring untuk menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. 7. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.
2.5.4
Unsur Pengendalian Internal Unsur pengendalian internal meliputi : i. Preventive control, merupakan pengendalian pencegahan terhadap peristiwa yang kurang baik seperti kerugian atau kesalahan yang terjadi.
28
ii. Detective
Control,
merupakan
aktifitas
untuk
menemukan
kejadian/peristiwa yang kurang baik seperti pemborosan operasional. iii. Corrective
Control,
merupakan
aktifitas
yang
dirancang
untuk
memperbaiki masalah – masalah yang ditemukan melalui Detective Control
2.6
Persediaan
2.6.1 Pengertian Persediaan Menurut Assauri (2004, h169) persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih ada dalam pengerjaan/proses produksi. Menurut Standart Akuntansi Keuangan (2004), persediaan adalah aktiva tersedia untuk di jual dalam kegiatan usaha normal, persediaan meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesain yang sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi. Jadi dapat di tarik kesimpulan persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual kembali.
29
2.6.2 Jenis-jenis persediaan Mengacu pada Assauri (2004) persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari fungsinya dan dilihat dari jenis dan posisi barang dalam urutan pengerjaan produk. Dilihat dari fungsinya: 1. Batch Stock atau lot inventory Adalah persediaan yang muncul karena pembelian atau pembuatan barang dalam jumlah besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada suatu waktu tertentu untuk mendapatkan potongan harga pembelian, biaya pengangkutan yang lebih murah per unit nya dan penghematan dalam biayabiaya lain nya yang mungkin di peroleh. 2. Fluctuation Stock Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Jadi apabila terjadi fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan yang dibutuhkan sangat besar juga untuk menjaga kemungkinan naik turun nya permintaan tersebut. 3. Anticipation stock Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan yaitu berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Disamping itu dimaksudkan pula untuk
30
menjaga kemungkinan sukarnya di peroleh bahan-bahan sehinggan tidak mengganggu jalan nya produksi atau menghindari kemacetan produksi.
2.6.3
Metode Pencatatan Persediaan Mengacu pada Dedhy Sulistiawan dan Yi eke Feliana (2006) terdapat dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu: 1. Metode Pencatatan periodik Pada metode ini, nilai persediaan ditentukan secara periodik dalam kurun waktu tertentu. Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnal nya adalah mendebet rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang. Jika terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebet rekening kas atau piutang dagang dan mengkredit penjualan. Untuk mengetahui persediaan akhir dilakukan inventarisasi atau stok opname pada akhir periode. 2. Metode Perpetual Pada metode ini, nilai persediaan selalu diperbaharui, sehingga perusahaan bisa mengetahui nilai persediaan dan harga pokok produksi setiap saat. Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di pembukuan Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan
31
neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Dari kedua metode di atas, metode persediaan periodik lebih sederhana dan lebih mudah penyelengggaraanya bila di bandingkan dengan metode perpetual. Namun bila di tinjau dari segi ketepatan dan kecepatan informasi yang dihasilkan, metode persediaan perpetual jauh lebih unggul karena setiap saat persediaan akhir dapat di ketahui.
2.6.4
Metode Penilaian Persediaan Mengacu pada Assauri (2004) ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk menilai persediaan, diantaranya dengan : 1. First In First Out (FIFO) Metode FIFO (First In First Out) pertama kali dikenal dalam akuntansi keuangan sebagai salah satu metode dalam penilaian persediaan barang. Harga yang digunakan sebagai dasar dalam menilai persediaan barang dapat memakai harga lama atau harga baru. Pada metode FIFO, persediaan barang yang dikeluarkan untuk produksi atau dijual, nilainya didasarkan pada harga menurut urutan yang pertama masuk. Jadi, untuk penilaian pada persediaan barang yang tersisa, berarti harganya didasarkan pada harga baru atau harga menurut urutan yang terakhir. Metode ini juga mengasumsikan bahwa barang yang terjual karena pesanan adalah barang yang mereka beli. Oleh karenanya, barang-barang yang dibeli pertama kali adalah barang-barang pertama yang dijual dan
32
barang-barang sisa di tangan (persediaan akhir) diasumsikan untuk biaya akhir. Karenanya, untuk penentuan pendapatan, biaya-biaya sebelumnya dicocokkan dengan pendapatan dan biaya-biaya yang baru digunakan untuk penilaian laporan neraca. Metode ini konsisten dengan arus biaya aktual, sejak pemilik barang dagang mencoba untuk menjual persediaan lama pertama kali. FIFO merupakan metode yang paling luas digunakan dalam penilaian persediaan. Metode FIFO seringkali tidak nampak secara langsung pada aliran fisik dari barang tersebut karena pengambilan barang dari gudang lebih didasarkan pada pengaturan barangnya. Dengan demikian meode FIFO lebih nampak pada perhitungan harga pokok barang. Dalam metode FIFO, biaya yang digunakan untuk membeli barang pertama kali akan dikenali sebagai Cost of Goods Sold (COGS). 2. Last In First Out (LIFO) Cara penilaian persediaan berdasarkan atas asumsi bahwa barang yang telah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada di nilai berdasarkan harga pembelian barang yang terdahulu. Metode LIFO mengasumsikan bahwa pembelian terbaru item adalah akan menjadi yang pertama dijual dan sisa persediaan akhir terdiri item yang pertama kali dibeli. Dengan kata lain, pesanan yang barangnya dijual adalah kebalikan dari pesanan yang dibeli. Tidak seperti FIFO, metode LIFO mengkhususkan bahwa biaya persediaan ditangan (persediaan akhir) ditentukan oleh pekerjaan diawal dari persediaan awal
33
juga pembelian sampai dengan terpenuhinya unit yang diperoleh untuk memperoleh persediaan akhir, tepat berlawanan dengan metode FIFO. Kekurangan metode LIFO adalah tidak mewakili fisik aktual dari barang dalam transaksi usaha, sebagai usaha tidak menunjukkan pembelian terbarunya. Perusahaan membolehkan metode ini karena ada kesesuaian antara biaya pembelian terbaru dengan pendapatan saat ini, karena itu, menjaga pendapatan dari penyimpangan yang besar oleh kenaikan atau penurunan fluktuasi harga. 3. Rata-rata Tertimbang Adalah cara penilaian persediaan yang berdasarkan atas harga-harga dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada masing-masing harganya. Metode rata-rata tertimbang didasarkan pada anggapan bahwa barang tersedia untuk dijual adalah homogen. Metode ini tidak mudah untuk menentukan berapa unit yang harus keluar terakhir, dengan demikian pengalokasian harga perolehan barang yang tersedia untuk dijual dilakukan atas dasar harga perolehan rata-rata.
2.6.5
Pengawasan Persediaan Menurut Assauri (2004, h176) Suatu sistem pengawasan persediaan harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut : •
Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu.
34
•
Suatu sistem pencatatan dan pemerikasaan atas penerimaan bahan atau barang.
•
Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang.
•
Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan, yang dibagikan atau dikeluarkan dan yang tersedia digudang.
•
Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalan persediaan secara langsung.
•
Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang, barang-barang yang sudah usang dan ketinggalan zaman.
•
2.6.6
Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnya kegiatan rutin.
Biaya-biaya dalam persediaan Mengacu pada Freddy Rangkuti (2004), perhitungan total biaya persediaan secara keseluruhan dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor pembentuk biaya seperti : 1. Biaya penyimpanan Biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Yang termasuk adalah biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya keusangan, biaya perhitungan fisik, biaya asuransi persediaan, biaya pajak
35
persediaan, biaya pencurian, kerusakan atau perampokan dan biaya-biaya penanganan. 2. Biaya pemesanan atau pembelian Biaya-biaya ini meliputi: pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi, upah, biaya telepon, pengeluaran surat menyurat, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan, biaya pengiriman ke gudang, dan biaya utang lancar. 3. Biaya penyiapan Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik perusahaan, biaya-biaya tersebut terdiri dari biaya mesin menggangur, biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan, biaya ekspedisi. 4. Biaya penghabisan atau kekurangan bahan Biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk adalah biaya kehilangan penjualan, kehilangan pelanggan, biaya pemesanan khusus, biaya ekspedisi, selisih harga, terganggunya operasi, dan tambahan pengeluaran kegiatan manajerial.
2.6.7
Titik Pemesanan Kembali (Re-Order Point) Menurut McLeod (2001, p475) Re-Order Point adalah sebuah pendekatan reaktif yang menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai
36
tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau atas suatu proses produksi. Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengertian Re-Order Point di atas adalah pemesanan kembali barang bila saldo barang sudah mencapai tingkat tertentu. Apabila jangka waktu antara pemesanan barang dengan datangnya barang tersebut ke gudang berubah-ubah (tenggang waktunya tidak pasti) maka perlu ditentukan waktu pesanan sampai barang tiba (lead time) yang paling optimal dipergunakan untuk menentukan titik pemesanan kembali. Karena jika ada kesalahan dalam melakukan pemesanan barang maka akan menimbulkan akibat sebagai berikut : a. Jika barang tersebut sampai lebih cepat dari yang diperkirakan maka akan mengakibatkan penimbunan persediaan. b. Jika barang tersebut sampai lebih lambat dari yang diperkirakan maka akan mengakibatkan habisnya persediaan. Re-Order Point menjelaskan tentang suatu titik/tingkat persediaan tertentu dimana perusahaan harus memesan kembali. Jadi pada saat itu jumlah persediaan yang ada adalah jumlah persediaan yang paling rendah yang telah ditentukan sebelumnya dan jumlah persediaan yang sekarang tersisa adalah merupakan cadangan untuk pemesanan barang yang dilakukan. Rumus: Re-Order Point (ROP) = (LD x AU) + SS
37
Dimana ROP : Titik pemesanan kembali LD
: Rata-rata waktu penggantian kembali (lead time)
AU
: Rata-rata permintaan
SS
: Safety Stock
2.7
Flowchart
2.7.1
Definisi Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu.
2.7.2
Simbol-Simbol Flowchart
Simbol
Nama
Keterangan
Dokumen
Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi
Dokumen rangkap
Menggambarkan
dokumen
asli
dan
tembusannya
13
Berbagai dokumen
Menggambarkan berbagai jenis dokumen
A
yang digabungkan bcrsama dalam satu paket Catatan
Menggambarkan
caiatan
akuntansi
yang
digunakan untuk mencatat data vang direkam
38
sebelumnya di dalam dokumen Penghubung
pada Menggambarkan
halaman yang sama
alir
dokumen
dibuat
mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
Simbol
penghubung
yang
memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama. Penghubung
pada Untuk menggambarkan bagan alir dokumen
halaman
yang suatu sistem diperlukan lebih dari satu
berbeda
halaman.
Kegiatan manual
Untuk seperti
menggambarkan :
kegiatan
manual
order,
mengisi
menerima
formulir,membandingkan dll Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas
Arsip sementara
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut.
Arsip permanent
Menunjukkan
tempat
penyimpanan
dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi
39
On-line
computer Menggambarkan pengolahan komputer secara
process
on-line
Keying, Typing
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal
Pita magnetic
Menggambarkan
arsip
komputer
yang
komputer
yang
berbentuk pita magnetik On-line storage
Menggambarkan
arsip
berbentuk on-line (di dalam memori komputer) Ya
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol |
Garis alir
Menggambarkan arah proses pengolahan data
Persimpangan garis Jika dua garis alir bersimpangan, untuk alir
menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung
Pertemuan garis alir
Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya
40
Mulai/berakhir
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
Masuk ke sistem Dari pemasok
Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem
Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) Ke sistem penjualan
keluar dari sistem
41
