BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR)
2.1.1 Pengertian Rekayasa Ulang Proses Bisnis Menurut Michael Hammer dan James Champy, 1994 (“Reengineering the Corporation, a Manifesto for Business Revolution”, 1993) mengatakan bahwa: “ Bisnis Proses Reengineering atau rekayasa ulang adalah pemikiran ulang secara Fundamental / mendasar dan perancangan ulang secara radikal dari suatu system bisnis secara keseluruhan, yang meliputi : proses-proses bisnis, pekerjaan, struktur organisasi, system manajemen, nilai dan keyakinan, untuk mencapai suatu perbaikan yang dramatis dalam hal ukuran-ukuran kinerja yang penting dan kontemporer yang meliputi biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan. Definisi kedua oleh Prof Skinner yang ditulis kembali oleh Azhar Kasim, 1994, “ Penerapan Corporate Reengineering dan Peranan New Cross Function Teams, majalah usahawan, mengatakan bahwa :” Reengineering merupakan suatu konsep terobosan radikal untuk memikirkan kembali cara-cara kita berbisnis dengan momfokuskan pada proses inti yang memberikan “nilai” pada pelanggan dan kemudian membuat lagi dari awal proses bisnis yang baru sama sekali untuk melipat gandakan kinerja bisnis kita. Dari batasan diatas dapat dilihat bahwa Rekayasa Ulang adalah totalitas upaya kilat yang radikal dari suatu organisasi untuk meraih peningkatan nilai yang berorientasi
pada kepuasan pelanggan. Ini semua harus dimulai dari sisi strategic hingga optimasi arus kerja fungsional untuk perbaikan kualitas produk / jasa dan masalah produktifitas. Sasaran dari rekayasa ulang adalah bagaimana proses berjalan, seperti defnisi dari proses itu sendiri adalah : serangkaian kegiatan hubungan kerja yang mengubah kegiatan awal menjadi kegiatan akhir atau hasil akhir. Proses ini selalu disesuaikan dengan produk yang akan dihasilkan oleh proses tersebut. Henry J Johansson, dkk, 1993 dalam “Rekayasa Ulang Proses Bisnis” menyatakan bahwa proses adalah seperangkat kegiatan yang saling berkaitan yang membutuhkan masukan dan mentransformasikannya untuk menghasilkan suatu keluaran. Idealnya, proses yang terjadi menghasilkan nilai tambah bagi masukan dan menghasilkan keluaran yang lebih berguna bagi penerimanya baik ditinjau dari sisi hilir ataupun sisi hulu. Pada umumnya arus proses yang diciptakan selalu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau demi kesehatan ekonomi perusahaan, penekanan kebutuhan perusahaan tidak selalu sama, sedangkan kesamaan dari semua perusahaan ialah, semua perusahaan berkeinginan mendapatkan laba bukan bagaimana tugas dari masing-masing orang atau fungsi departemen. Jadi pada hakekatnya adalah bahwa setiap proses harus menghasilkan nilai tambah dan berusaha mencari cara baru untuk menghasilkan suatu proses yang mengacu kepada pelanggan. Singkatnya bahwa perekayasaaan ulang perlu menghasilkan suatu tingkat perbaikan yang dramatis, menerobos batas-batas kebijakan manajement lama dan kendala organisasi dengan cakrawala pandangan luas dan mencangkup antar fungsi
2.1.2 Mengapa Perlu Rekayasa Ulang
Ada banyak faktor penentu yang mempengaruhi terlaksananya rekayasa ulang. Faktor- faktor tersebut antara lain : tekanan dari pesaing, tekanan dari pemasok, tekanan dari pemegang saham, dan tekanan dari pelanggan. 1. Tekanan dari pesaing Hampir semua bidang usaha mengalami persaingan yang ketat, kecenderungan ini akan semangkin meningkat pada masa yang akan datang.
Setiap bidang usaha
mempunyai medan laga (competition base) yang berbeda. Misalkan untuk industrial products, medan laganya adalah pembinaan hubungan dan personal selling yang baik dengan pelanggan, karena pada umumnya pelanggan sangat perhatian terhadap mutu dan pelayanan. Persaingan juga seangkin inovatif dalam melancarkan maneuver-manuver bisnis. Hal ini merupakan akibat dari banyaknya peserta “pemain” di pasar, rendahnya tingkat pertumbuhan bisnis yang bersangkutan, produk yang bersifat komoditi, serta kecilnya ekspansi kapasitas. Semua factor tersebut menyebabkan perang harga di antara pesaing.
Tingkat persaingan yang tinggi menyebabkan suatu perusahaan perlu
melakukan terobosan yang radikal untuk melakukan lompatan luar biasa (Leapfrog) dalam rangka meninggalkan pesaing jauh di belakang. Rekayasa ulang memungkinkan hal itu terjadi. 2. Tekanan dari pemasok Bila jumlah pemasok yang handal sangat banyak maka proses bisnis akan terbantu.
Tetapi kalu keadaan adalah sebaliknya, maka pemasok akan mempunyai
potensi tawar menawar yang relative tinggi yang memaksa perusahaan mengikuti irama dari pemasok. Tetapi untuk selanjutnya, seperti apa yang dilakukan oleh Jepang dan
Amerika, Industriawan berusaha memperkecil pemasok yang diberlakukan sebagai patner. Dengan demikian pemasok akan melakukan perancanaan dan pengadalian mutu yang baik dan mengirim barang sesuai dengan jadwal.
Hal ini dilakukan untuk
mengeliminir proses bisnis yang tidak perlu. Hal lain yang menyebabkan tingginya tekanan dari pemasok adalah ketidakadaan subtitusi bahanbaku, tingginya konstribusi komponen biaya dari bahan baku yang dipasok, dan ancaman berikutnya, di mana pemasok akan masuk sebagai pesaing serta tingkat kepentingan kita sebagai pembeli.
Untuk menghadapi pemasok yang
demikian dibutuhkan proses yang tepat waktu sehingga biaya dapat ditekan. Rekayasa ulang memungkinkan hal itu tercapai. 3. Tekanan dari pemegang saham Pemegang saham, pada perusahaan menengah ke atas biasanya mendelegasikan perusahaan kepada eksekutif professional yang mereka percayai.
Pada umumnya
pemegang saham selalu menginginkan suatu pengembalian yang cepat dari setiap proses dalam perusahaannya. Dalam konteks pengimplementasiannya rekayasa ulang pemegang saham merupakan factor penentu terutama apabila tidak puas dengan kinerja perusahaan. Mereka dapat menekan eksekutif untuk melakukan prombakan besar-besaran dalam kegiatan operasionalnya sehingga tujuan perusahaan dan tujuan mereka dapat tercapai. Dalam hal ini rekayasa ulang adalah konsep yang memungkinkan hal itu tercapai karena manajemen eksekutif dapat menciptakan suatu proses bisnis sesuai keinginan pemilik perusahaan.
4. Tekanan dari pelanggan
Pelanggan memerlukan produk bermutu, murah dengan pelayanan yang baik dan cepat. Pada saat ini banyak pelanggan-pelanggan yang setia dengan produk/jasa tertentu mulai bergeser dan berpaling ke produk/ jasa lain yang menjanjikan kemudahan, kemurahan, mutu dan pelayanan.
Hal ini mengakibatkan tingginya tekanan dari
pelanggan, ditambah lagi dengan sedikitnya pelanggan potensi di pasar,dan tidak ada biaya yang mengikat apabila pelanggan pindah ke pesaing. Banyaknya produk subtitusi yang di hasilkan atau pelanggan kita masuk sebagai pesaing baru, serta tingginya konstribusi harga produk kita terhadap biaya produksi dari pelanggan. Tekanan dari pelanggan yang sedemikian tinggi akan mengakibatkan suatu perusahaan memikirkan maneuver-manuver bisnis yang inovatif baik secara strategic maupun operasional Menurut Michael Hammer dan James Champy ada tiga jenis perusahaan yang menjalankan rekayasa ulang : 1. Perusahaan-perusahaan yang sedang mengalami masalah besar, mereka tidak mempunyai pilihan lain, selain dari melakukan rekayasa ulang untuk mengalami peningkatan dalam jumlah besar 2. Perusahaan-perusahaan
yang
belum
mengalami
kesulitan
tetapi
manajemen mereka yang mempunyai pandangan ke depan melihat masalah yang akan segera datang. 3. Perusahaan-perusahaan yang berada dalam kondisi puncak, mereka tidak mempunyai kesulitan-kesulitan yang nampak, baik sekarang maupun di masa datang, tetapi manajemen mereka ambisius dan agresif, dengan memperkuat kinerja mereka berusahan mengangkat palang kompetisi
setinggi mungkin dan membuat hidup setiap perusahaan lain semangkin sulit.
2.1.3 Tujuan Rekayasa Ulang Proses Bisnis Tujuan, proses dan hasil dari rekayasa ulang proses bisnis merupakan sumber efisiensi, produktivitas dan meningkatkan keunggulan bersaing bagi organisasi. Suatu perusahaan yang menganalisa gejala persaingan dan pilihan strategis akan memusatkan pada peningkatan produktivitas, rasio dari input terhadap output, peningkatan pelayanan kepada konsumen, diversifikasi produk dan jasa. Tujuan utama dari rekayasa ulang proses bisnis, menurut Colin Armistead dan Philip Rowland (1996) adalah : •
Pengurangan waktu siklus
•
Pengurangan biaya dan peningkatan keuntungan
•
Peningkatan efisiensi,melalui peningkatan produktivitas dan utilitas dari sumber daya, perencangan ulang yang strategis, cepat dan radikal, menambah nilai proses bisnis dan merubah system, kebijakan dan struktur yang mendukung proses bisnis serta mengoptimalisasi alur kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan utama dari rekayasa ulang proses bisnis perlu dilakukan
perubahan terhadap proses yang ada dengan cara sebagai berikut : •
Menghilangkan bagian proses yang tidak penting
•
Menggunakan teknologi pada bagian yang memungkinkan
•
Memberi kuasa dengan mengalihkan tanggung jawab pengambilan keputusan dan pengawasan kepada tingkat dimana pekerjaan tersebut dilakukan.
•
Memperbaiki alur kerja dengan menekankan pada fungsi yang memberikan nilai tambah
•
Menetapkan criteria pengukuran yang berguna untuk melakukan analisa dan pembuatan rencana strategis.
2.1.3.1 Analisis Internal dan Eksternal Agar perusahaan mampu menghadapi ancaman secara efektif, maka perusahaan perlu menganalisis factor internal dan eksternal, sehingga perusahaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan perusahaan pada masa sekarang dan masa mendatang.
Analisis Internal merupakan proses di mana perencana strategi dapat
menentukan di mana perusahaan mempunyai kemampuan yang penting, sehingga perlu mengkaji bidang-bidang operasional, seperti bidang pemasaran, penelitian dan pengembangan, dan sumber daya manusia. Dengan demikian perusahaan dapat memanfaatkan peluang dengan cara yang efektif dan dapat menangani ancaman di dalam lingkungan perusahaan. Sedangkan analisis eksternal merupakan proses di mana perencana strategi dapat menentukan di mana perusahaan mempunyai kemampuan yang penting terhadap factor di luar perusahaan. 1.
Faktor-faktor analisis internal a.
Pemasaran dan distibusi Pemasaran distribusi adalah memindahkan barang dari produsen ke konsumen. Produsen menginginkan produk/jasa dapat dijual dengan memperoleh laba. Hal ini memerlukan riset pasar, mengidentifikasikan pasar, pengembangan
produk, pengujian reaksi konsumen, perhitungan produksi dan biaya, penentuan keperluan distribusi dan pelayanan, penentuan promosi Faktor –faktor pemasaran dan distribusi : • Struktur persaingan dan pangsa pasar • Sistem riset pasar yang efektif dan efisien • Bauran produk-jasa : kualitas produk • Pandangan positif terhadap perusahaan dan produk serta layanannya kepada konsumen akhir • Strategi harga yang efektif untuk produk • Tenaga penjual yang efektif dan efesien • Kegiatan promosi yang efisien dan efektif • Jalur distribusi yang efektif dan efisien
b.
Faktor penelitian dan pengembangan Penelitian dan pengebangan dapat menjadi keunggulan bersaing, karena dapat menciptakan produk baru yang ditingkatkan untuk di pasarkan, dan dapat menignkatkan proses bahan menjadi efisien,
sehingga akan meningkatkan
margin laba. Faktor-faktor penelitian dan pengembangan • Kemampuan penelitian dasar dalam perusahaan • Kemampuan pengembangan produk • Peningkatan dalam penggunaan material lama dan baru • Kemampuan untuk memenuhi keinginan konsumen
• Teknisi dan ahli yang terlatih dan berpengalaman • Kemampuan unit unutk melaksanakan peramalan teknologi yang efektif
c.
Faktor sumber daya manusia Sumber daya manusia dapat menjadi keunggulan bersaing bagi perusahaan, yaitu dengan menambah kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuan. Banyak perusahaan merekrut dan mempertahankan karyawan dan manajer yang berkualitas tinggi, produktif dan setia.
Karena manusialah yang mengambil
keputusan untuk semua fungsi.. Faktor sumber daya manusia : • Citra dan reputasi perusahaan • Struktur organisasi • Ukuran perusahaan dalam hubungannya dengan industri • Sistem dukungan staff perusahaan yang efektif • Karyawan berkualitas tinggi • Pengalaman kerja dan prestasi manajemen puncak yang seimbang • Kebijakan hubungan kerja yang efisien danefektif • Biaya buruh yang rendah • Informasi manajemen dan system computer yang efektif
2. Faktor – factor analisis eksternal a. Faktor potensi pertumbuhan
Potensi pertumbuhan terhadap bisnis yang digeluti suatu perusahaan adalah sangat penting. Hal ini akan menentukan untuk kelangsungan operasi dari suatu perusahaan. b. Faktor potensi keuntungan Potensi keuntungan akan menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menghasilkan laba, dengan menunjukkan seberapa efektif seluruh perusahaan dikelola, terlebih dengan didukung dengan volume penjualan yang terus meningkat yang dipengaruhi oleh peningkatan penjualan dalam masyarakat. c. Faktor halangan untuk memasuki pasar Bagi pendatang baru yang akan memasuki pasar, selalu dihadapi oleh hambatan dalam memasuki pasar tersebut. Untuk itu diperlukan pengalaman, modal dan investasi. d. Faktor tekanan pesaing. Bagi setiap bisnis yang di jalankan oleh setiap perusahaan selalu terdapat tekanan persaingan, untuk itu perusahaan perlu melakukan langkah- langkah yang efektif agar mempunyai keunggulan bersaing dan daya saing. e. Faktor tingkat harga jual Penentuan harga jual atas suatu produk yang dihasilkan suatu perusahaan tergantung dari permintaaan dan penawaran atas produk tersebut, juga dipengaruhi oleh kualitas produk dan reputasi perusahaan tersebut.
2.1.4 Tahapan dalam Rekayasa Ulang Proses Bisnis : 2.1.4.1 Menurut Manganelli dan Klein (1994)
Metodologi Rekayasa Ulang Proses Bisnis terdiri dari lima tahapan yaitu : 1. Persiapan : Tahapan ini adalah aktivitas untuk memobilisasi dan mengoranisasikan pihak-pihak yang akan melakukan BPR.
Tahapan ini
dimulai dengan mengubah struktur organisasi, membentuk tim BPR dan membuat suatu anggaran dasar untuk tim tersebut. 2. Identifikasi : Tahapan ini adalah aktivitas untuk mengembangkan dan memahami model proses bisnis yang berorientasi pada customer. Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi pelanggan, proses, pengukuran kinerja dan proses yang memberikan nilai tambah bagi customer. 3. Visi : tahapan ini adalah aktivitas untuk mengembangkan proses yang dapat mencapai pemecahan persoalan.
Tahapan ini mengidentifikasilan elemen
proses yang ada saat ini, masalah-masalah, ukuran perbandingan pada kinerja proses saat ini, perbaikan, kesempatan, dan definisi perubahan apa yang diisyaratkan. 4. Solusi : Tahap ini adalah aktivitas dengan mengembangkan solusi yang mempunyai komponen desain teknis dan desain sosial a) Desain teknis dikembangkan dengan menentukan dimensi teknis proses yang baru.
Tahap ini menghasilkan gambaran mengenai teknologi ,
standart, prosedur, system dan pengendalian karyawan, desain interaksi elemen social dan teknik, dan lain-lain. b) Desain sosial dikembangkan dengan menentukan dimensi social proses baru. Tahap ini menghasilkan gambaran organisasi, carrer path, insentif
karyawan, desain interaksi elemen teknik dan social, pendidikan, pelatihan dan lain-lain. 5. Transformasi :
Tahapan ini merealisasikan visi dari proses dengan
mengimplementasikan proses design. 2.1.4.2 Menurut Davenport (1993) : 1. Membuat visi bisnis dan menetapkan tujuan,mencangkup prioritas dari obyektif dan mengevaluasi kemampuan perusahaan dalam melakukan suatu perubahan. 2. Memahami proses yang ada dengan membuat suatu model, mengukurnya untuk dijadikan basis, dan mengetahui letak permasalahan. 3. Mengidentifikasikan proses yang akan diubah, dengan berfokus pada factor sukes kritis yang paling memungkinkan untuk diubah. 4. Mencari peluang pemakaian Teknologi Informasi ( TI ). 5. Membuat model dari proses baru yang lebih efisien dan efektif, diikuti dengan melakukan simulasi untuk memprekirakan kinerjanya
2.1.5 Karaktreristik dari Rekayasa Ulang Proses Bisnis Karakteristik dari rekayasa ulang proses bisnis adalah : • Rekayasa ulang harus dilakukan secara cepat • Rekayasa ulang harus memberikan perubahan yang radikal terhadap hasil yang diharapkan
• Rekayasa ulang harus melakukan perencanaan ulang dengan memperhatikan pada identifikasi dan perbaikan aktivitas yang memberikan nilai tambah dan mencoba menghilangkan semua aktivitas lainnya Rekayasa ulang berbeda dengan perbaikan dan perubahan secara perlahan dalam hal : •
Rekayasa ulang bukan sekedar otomatisasi
•
Rekayasa ulang bukan sekedar reorganisasi perusahaan
•
Rekayasa ulang bukan sekedar pengurangan tenaga kerja
•
Rekayasa ulang bukan sekedar perbaikan kualitas
2.2 Peranan Teknologi Informasi dalam Rekayasa Ulang Proses Bisnis Teknologi informasi memainkan peranan yang penting di dalam rekayasa ulang proses bisnis, dan pengertian akan rekayasa ulang proses bisnis yang didukung oleh teknologi informasi sama dengan otomatisasi adalah salah, pengertian otomatisasi adalah menghasilkan cara-cara yang lebih efisien dalam melakukan hal-hal yang salah atau kurang efektif dan efisien. Seni teknologi informasi modern adalah bagian dari setiap upaya rekayasa ulang yang menurut Champy dan Hammer adalah pemungkin yang esensial. Hal ini cukup beralasan, karena teknologi informasi memungkinkan perusahaan-perusahaan dalam merekayasa ulang proses bisnisnya. Organisasi-organisasi perusahaan umumnya dibentuk oleh tiga pilar utama yaitu: proses (processes), manusia (people), dan teknologi (technology), ketiga pilar utama ini
dapat dilihat pada gambar 2.1, yang disebut sebagai pilar-pilar organisasi oleh Peppard,Rowland(1995,p45)
The Environmet People
Customer
Product Services
Process Technology
Gambar 2.1 : Tiga pilar utama dalam suatu organisasi perusahaan (Peppard,Rowland(1995,p45))
Dalam mendesign proses, ketiga elemen ini harus disesuaikan pada kebutuhan pasar dan para pelanggan satu sama lain. Awalnya perusahaan mengidentifikasikan proses mana yang akan diprioritaskan terlebih dahulu untuk direkayasa ulang, setelah itu perusahaan harus mempertimbangkan factor manusia yang akan mengoperasikan prosesproses tersebut.
Sedangkan elemen ke tiga adalah teknologi, digunakan untuk
mendukung proses-proses dan manusia. Pengetahuan tentang kamampuan teknologi informasi yang inheredan visualisasi aplikasinya mengharuskan perusahaan-perusahaan menggunakan bentuk pemikiran yang biasanya bagi masyarakat bisnis adalah asing dan tidak menyenangkan. Kebanyakan eksekutif dan manajer menggunakan pikiran secara deduktif yang berarti mereka pandai
dalam mendefinisikan masalah-masalah, kemudian membuat dan mengevaluasi berbagai solusi untuk masalah tersebut, tetapi aplikasi teknologi informasi untuk rekayasa ulang proses bisnis menuntut pemikiran yang induktif ysng berarti kemampuan untuk terlebih dahulu mengenali solusi-solusi yang kuat dan kemudian mencari masalah yang mungkin dapat di pecahkan oleh solusi-solusi tersebut
