BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Just In Time Pada tahun 1970 konsep Just In Time mulai dipopulerkan oleh Mr. Taiichi
Ohno dan rekannya di Toyota Motor Company, Jepang. Akar dari konsep Just In Time dapat ditelusuri ke lingkungan negara Jepang disebabkan oleh keterbatasan wilayah dan sumber alam serta keengganan Jepang untuk melakukan pemborosan baik persediaan, produksi, pembelian maupun waktu pengiriman. Just In Time berarti dalam suatu rangkaian proses produksi, bahan baku, bahan rakitan atau suku cadang yang diperlukan untuk perakitan tiba pada ujung lini rakit pada waktu yang diperlukan dan hanya dalam jumlah yang diperlukan. Perusahaan
yang menerapkan konsep ini pada seluruh lini produksi dapat
mendekati persediaan nol. Dari sudut manajemen produksi, kondisi diatas adalah kondisi yang sangat ideal. Oleh karena itu penerapan Just In Time dapat berhasil dijalankan, bilamana proses produksi hanya menerima barang yang tepat pada saat diperlukan dalam jumlah yang diperlukan. Setiap mata rantai dalam rangkaian Just In Time memiliki hubungan yang sangat erat dan bersifat sinkron. Lubben (1988) mengatakan The philosophy of Just In Time manufacturing is to operate a simple and efficient manufacturing system capable of optimizing the use of man capable of meeting a customers quality and delivery demands at the
12
lowest manufacturing price atau dengan operasi yang sederhana dan efisien, perusahaan diharapkan akan dapat menekan biaya produksi ke tingkat paling rendah, tanpa mengabaikan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Foster dan Horngren mengatakan bahwa Just In Time memiliki aspek dasar yakni: semua aktivitas yang tidak mempunyai nilai tambah bagi produk dan jasa dihilangkan karena 1. adanya komitmen untuk mencapai tingkat mutu yang lebih tinggi. 2. selalu melaksanakan
perbaikan yang berkesinambungan dalam hal efisiensi
aktivitas-aktivitasnya. 3. menyederhanakan dan meningkatkan kemungkinan aktivitas yang memiliki nilai tambah lebih diutamakan. Sedangkan dalam hal penggunaan teknologi informasi, konsep Just In Time ini membutuhkan penerimaan dan penyampaian informasi yang tinggi, lebih cepat dan tepat
agar
tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam proses produksi terhadap
perubahan pesanan dan produksi dapat tercapai. Kebanyakan pelaksanaan konsep Just In Time
pada industri manufaktur
rakitan menggunakan sistem Kanban sebagai media informasi untuk mengirim jumlah bahan rakitan yang tepat pada saat yang tepat pula. Kanban adalah selembar kertas atau kartu yang berperan sebagai pemberi
informasi
proses terdahulu dan belakangan pada setiap tingkat alur produksi
yang menghubungkan
13
2.2
Pengendalian Persediaan Pendekatan
yang
biasanya
dilakukan
perusahaan
mengenai pengendalian berbeda sama sekali dengan
manufaktur
Amerika. Di
Jepang
Amerika ,
pengendalian lebih berkonotasi seseorang atau seorang yang membatasi suatu operasi, proses atau orang. Sedangkan Noriaki Kano,seorang konselor persatuan ilmuwan dan insinyur Jepang, berpendapat pengendalian berarti semua aktifitas yang diperlukan untuk mencapai sasaran dalam jangka panjang secara efisien dan ekonomis (Fernandez, 1996, p.21). Pengendalian juga dapat didefinisikan sebagai keadaan stabil atau variasi yang normal dan dapat diperkirakan serta proses mengatur dan membimbing suatu operasi serta proses-proses dengan menggunakan data kuantitatif. Mekanisme pengendalian juga digunakan untuk mendeteksi dan menghindari potensi dampak yang merugikan akibat adanya perubahan. Persediaan merupakan hal penting dalam kegiatan operasional suatu organisasi
atau
perusahaan dan persediaan juga akan mempermudah serta
memperlancar jalannya operasi suatu perusahaan dari memproduksi produk sampai diserahkan kepada pelanggan. Bahkan, persediaan adalah unsur yang aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah kemudian dijual kembali (Rangkuti, 1996,p.7).
14
Smith dan Skousen (1988, p.281) mendefinisikan persediaan untuk perusahaan manufaktur sebagai berikut : bahan atau barang yang sedang diproduksi atau digunakan dalam produksi. Investasi dalam
bentuk persediaan memberikan kemampuan bagi suatu
perusahaan dalam mengantisipasi perubahan permintaan dan gangguan operasi. Permintaan ini meliputi persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, persediaan bahan pembantu dan komponen-komponen lain yang sering menjadi bagian dari barang keluaran produk perusahaan. Dalam
pengendalian
persediaan
disertai
serangkaian
kebijakan
dan
pengendalian yang memonitor persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus disiapkan, kapan persediaan tersebut ada dan berapa banyak jumlah pesanan yang harus dipenuhi atau pengendalian persediaan bertujuan untuk meminimumkan biaya persediaan. 2.3
Bahan Rakitan Adapun jenis persediaan yang
memiliki cara pengelolaan yang berbeda
antara lain persediaan bahan rakitan (purchased parts/components) yaitu persediaan barang-barang
yang
terdiri
dari
komponen-komponen
yang
diperoleh
dari
perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk (Rangkuti, 1996,p.14).
15
2.4
Pemasok Banyak perusahaan yang membiarkan pemasok mereka berada di luar
lingkaran organisasinya dan memperlakukan pemasok sebagai orang luar serta menganggap pemasok sebagai pelayan yang harus memenuhi syarat-syarat yang diberikan perusahaan. Pemasok adalah salah satu mata rantai yang paling kritis bagi keuntungan, bagian pasar dan kelangsungan hidup sebagian besar perusahaan (Fernandez, 1996, p.7).
Gambar 2.1 Mata Rantai yang Hilang Gambar diatas merupakan suatu rangkaian faktor yang mempengaruhi pencapaian
seluruh
perbaikan
dalam
pasar,
keuntungan
dan
kelangsungan
perusahaan. Artinya suatu perusahaan yang berfokus pelanggan akan bekerja dengan kelompok pelanggannya untuk mendefinisikan kebutuhan mereka lebih baik untuk merundingkan kebutuhan pelanggannya.
Selain gagasan visi dari kepemimpinan
organisasi, informasi tentang ekonomi, pesaing, pasar, benchmark, teknologi dan peraturan pemerintah digunakan untuk mengembangkan visi, misi dan nilai-nilai
16
perusahaan yang akan diintegrasikan ke seluruh unit setiap tingkat yang berbeda dalam perusahaan melalui pengembangan dan pengerahan strategi dan tujuan mutu. Dan menyejajarkan berbagai produk dan layanan yang diberikan perusahaan untuk memastikan bahwa mereka dipusatkan pada arah yang sama. Mereka percaya kalau perusahaan dapat bertahan hidup dengan melakukan fungsi sesuai diatas yang secara otomatis bagian pasar meningkat, keuntungan naik. Mata rantai yang hilang dalam rantai diatas adalah pemasok. Bila pemasok tidak diintegrasikan secara total dalam rantai tersebut, kesempatan untuk sukses secara drastis akan berkurang. Proses internal tidak dapat diperbaiki tanpa mengingat efek dari bahan
yang masuk, hal ini menjadi sumber utama dari variasi yang harus
dibahas untuk mengendalikan variabilitas dan untuk memegang kendali proses keseluruhan. 2.5
Teknologi Informasi Teknologi informasi mencakup komponen teknologi yang dibutuhkan untuk
mengolah, menyimpan dan menyampaikan informasi. 2.5.1 Teknologi Pengolahan Dalam teknlogi pengolahan terdapat komponen-komponen elektronik, optik, mekanis dan lojik program yang dibutuhkan untuk mengolah informasi antara lain perangkat lunak dan perangkat keras.
17
Yang termasuk teknologi perangkat keras adalah elektronik, optik dan mekanik (kasat mata), sedangkan teknologi perangkat lunaknya : program 2.5.2 Teknologi Penyimpanan Teknologi medium penyimpanan informasi dan komponen pengelolaannya yakni: •
Teknologi
media
berupa
komponen
elektromagnetik
dan
optik
untuk
menyimpan data. •
Teknologi data yang mereprensentasikan informasi yang terhimpun dalam rangkuman yang punya makna bagi pihak-pihak terkait.
2.5.3 Teknologi Komunikasi Terdiri dari : •
Teknologi komunikasi data berupa komponen dan kemudahan yang mendukung penyampaian dan penyajian data di antara dua atau lebih piranti pengolah
•
Teknologi penyajian informasi seperti teknik tampilan dan antarmuka antara piranti teknologi dan manusia (T/I di Indonesia, Luhukay, 1995). Pada saat ini EDI atau Electronic Data Interchange mulai dipakai di
beberapa perusahaan yang benar menginginkan suatu yang otomatis, dimana komputer-komputer saling terhubung dengan basis struktur bisnis data seperti order
18
pembelian dan faktur penjualan diantara dua perusahaan yang berhubungan dalam transaksi beli atau jual dari masing-masing pihak. EDI yang
dikembangkan sejak tahun 70 an
serta banyak digunakan oleh
perusahaan yang menginginkan peningkatan efisiensi operasi dengan
pengurangan
biaya persediaan, pekerjaan operasional dan kesalahan-kesalahan yang kapan saja dapat terjadi. EDI mendukung kerja konsep Just In Time , Quick Response Systems serta trend masa sekarang dimana hubungan pelanggan dan pemasok menjadi penting dalam hal penyediaan produk, total quality (up and down the supply chain), hubungan jangka panjang juga pengurangan biaya lebih penting dari harga. (Basic EDI Module, 1997,p1-2) EDI sudah banyak digunakan di industri seperti industri otomotif, retail, institusi keuangan, elektronik, transportasi, industri kimia, serta industri manufaktur lainnya. 2.6 •
Tepat Waktu, Kualitas, Efisiensi dan Efektivitas Tepat Waktu Tepat waktu menurut Fernandez (1996, p.368) pada perusahaan manufaktur adalah penyerahan suku cadang dan bahan baku lainnya oleh pemasok pada saat pabrik membutuhkannya, sehingga mengurangi persediaan yang mahal. Dalam
19
hal ini, pemastian mutu sangat penting karena suku cadang atau bahan baku cacat yang diserahkan pada saat terakhir tidak akan terdeteksi. •
Kualitas. Peranan kualitas dalam perusahaan yang memakai konsep Just In Time akan jauh lebih besar pengaruhnya daripada sekedar efisiensi dari penggunaan bahan. Kualitas yang buruk tidak hanya disingkirkan dan ditolak tetapi juga merupakan pemborosan tenaga kerja yang dipakai untuk mengerjakan lagi dan memerlukan tingkat pemeriksaan yang lebih tinggi dan juga memungkinkan terjadinya kekecewaan dari pihak pelanggan.
•
Efisiensi Efisiensi menurut Prof. Chris A. Voss adalah tingkat keberhasilan maksimum dalam suatu tindakan ekonomi, misalnya dalam memproduksi dan memasarkan barang serta jasa. Semakin efisien suatu perusahaan manufaktur maka produk yang ditawarkan semakin kompetitif. Efisiensi memungkinkan terjadinya biaya rendah karena efisiensi merupakan ukuran kinerja yang membandingkan produksi keluaran dengan biayanya atau penggunaan sumber daya lainnya.
•
Efektifitas. Efektifitas adalah bagaimana tepat dan baik suatu perusahaan melaksanakan dan memilih
sesuatu
tersebut
sesuai
dengan
kriteria
khusus
seperti
jadwal
20
pengiriman,
kemampuan
teknik
gudang
dan
lain-lain. Dalam perusahaan
manufaktur, efektifitas dinilai juga dari jadwal dan waktu kirim yang cepat, tepat dan dapat dipercaya dari persediaan barang si pemasok terhadap proses produksi . 2.7
Pembahasan Teori Ada beberapa faktor yang mempengaruhi suatu metode manufaktur dari
teori manajemen sampai teknologi penanganan bahan baku, yang mana akan menjadi fungsi utama dalam rencana strategi.
Gambar 2.2 Faktor utama yang mempengaruhi metode manufaktur (Sumber : Manufacturing 2000, 1994, p.34) Dengan gambar diatas, terlihat konsep Just In Time adalah suatu teori manajemen yang banyak digunakan dalam pengendalian persediaan informasi nya
dan teknologi
bisa dari komputer, numeric control serta Electronic Data
Interchange atau pertukaran data secara elektronik.
21
Konsep Just In Time yang diterapkan pada pengendalian persediaan sering kali diartikan sebagai otorisasi pembelian karena bahan rakitan yang diterima pada waktu yang ditentukan, dengan jumlah disesuaikan dengan jalur produksi yang telah dijadwalkan pula, kualitas yang baik dan
diperlukan dukungan teknologi
informasi.. Teknologi informasi adalah teknologi pengolahan, teknologi penyimpanan dan teknologi komunikasi yang diwujudkan dengan perangkat keras, lunak dan jaringan komputer yang digunakan (Luhukay, 1995, p3-4). Dengan menggunakan teknologi informasi seperti internet, e-mail, Electronid Data Interchange atau melalui suatu jaringan on line dengan para pemasok, perusahaan
melakukan
pembelian bahan sesuai dengan jadwal produksi yang akan dilakukan bahkan apabila otoritas terhadap pemasok sudah tinggi, si pemasok juga dapat mengetahui tingkat persediaan perusahaan. Oleh karena itu dengan teori diatas, penulis meneliti tingkat teknologi informasi yang seperti apa yang dapat dipakai oleh suatu perusahaan manufaktur rakitan dalam mengendalikan persediaan bahan rakitan untuk tiba tepat pada waktu jalur produksi dengan kualitas yang baik apabila konsep Just In Time yang digunakan.
