BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Kerangka Penulisan Kerangka penulisan pada tesis ini difokuskan kepada beberapa teori yang mendukung penulisan yaitu definisi mengenai supply chain management, proses logistik, proses bisnis dan teknologi informasi. Beberapa teori tersebut merupakan kerangka dasar dalam penulisan tugas akhir ini dimana masing-masing teori akan dibahas lebih lanjut dalam tinjauan pustaka berikut ini.
2.2 Tinjauan Pustaka •
Supply Chain Management Menurut Chase, Aquilano dan Jacobs dalam bukunya yang diberi judul
“Operation Management For Competitive Advantage (2001)”, yang merupakan ide utama dari definisi supply chain management : “ Is to apply a total system approach to managing the flow of information, materials, and services from raw material suppliers trough factories and warehouses to the end customer. ” Definisi lainnya mengenai supply chain management menurut David S.Levi, Philip Kaminsky dan Edith S.Levi dalam buku yang berjudul “Designing & Managing The Supply Chain (2003)” adalah sebagai berikut :
8
9
“ Is a set of approaches utilized of efficiently integrate suppliers, manufacturers, warehouses and stores, so that merchandise is produced and distributed at the right quantities, to the right locations, and at the right time, in order to minimize systemwide costs while satisfying service level requirements. ” Menurut David S.Levi, Philip Kaminsky dan Edith S.Levi dalam buku yang sama, terdapat beberapa kunci pokok dari supply chain management yang adalah sebagai berikut :
1. Distribution Network Configuration Distribution network configuration atau jaringan logistik terdiri dari supplier, warehouse, distribution centers dan retail outlets yang saling terkait dengan bahan baku, work-in-process inventory dan finish product yang mengalir diantara fasilitas-fasilitas bersangkutan. Jadi pembahasan materi pada distribution network configuration difokuskan kepada design dan konfigurasi dari jaringan logistik.
2. Inventory Control Mengelola inventori dengan baik merupakan salah satu hal yang cukup rumit dalam supply chain, sebab dapat berpengaruh terhadap customer services dan supply chain system wide cost. Terdapat tiga kategori yang merupakan bagian dari inventori, yaitu : raw material inventory, work-in-process inventory dan finish product inventory. Masing-masing bagian memiliki inventori kontrol tersendiri yang mempengaruhi efisiensi produksi, distribusi dan strategi dari inventori kontrol yang dapat menurunkan biaya secara keseluruhan.
10
3. Supply Contract Supply contract membahas mengenai kesepakatan kerja sama dan peraturannya antara supplier dan buyer. Persetujuan kerja sama antara buyer dan supplier yang tertulis dalam supply contract biasanya mengatur tentang : a) Harga dan besarnya volume diskon b) Jumlah minimum dan maximum pembelanjaan c) Lead time pada saat pengiriman d) Mutu produk dan material e) Kebijakan pengembalian product Supply contract yang terjadi antara buyer dan supplier adalah pada saat pembelian bahan baku oleh manufacturing dengan suppliernya, maupun pembelian finish good oleh retailer ke manufacturing sebagai supplier.
4. Distribution Strategies Distribution strategies dalam supply chain terletak pada pemilihan strategi apa saja yang paling cocok dalam melaksanakan distribusi outbound atau finish goods. Terdapat tiga macam distribution strategies, yaitu : direct shipment, warehousing dan yang ketiga adalah cross-docing. Masing-masing distribution strategies tersebut memiliki karakteristik berbeda, yang memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung pada penerapannya.
5. Supply Chain Integration
11
Tujuan dari pada supply chain integration adalah melaksanakan koordinasi seluruh aktifitas dalam supply chain sehingga kinerja perusahaan meningkat. Hasil kinerja yang diinginkan dari koordinasi aktifitas dalam supply chain adalah menurunkan biaya, meningkatkan service level, meminimalkan bullwhip effect, penggunaan resource yang lebih baik dan dapat dengan cepat merespon perubahaan permintaan pasar secara efektif.
6. Outsourcing Strategies Outsourcing strategy merupakan suatu bentuk kerjasama dalam melaksanakan koordinasi alur supply chain tanpa harus memiliki fasilitas fisik dari setiap aktifitas supply chain. Misalnya pada industri sepatu olah raga, Nike melaksanakan
outsourcing
untuk
setiap
aktifitas
manufakturing
dalam
menghasilkan product-nya. Dengan mengalihkan aktifitas pabriknya melalui outsourcing, Nike dapat memfokuskan bisnisnya pada research and development, marketing, sales dan distribusi saja.
7. Product Design Salah satu isue kritis dalam supply chain adalah design produk, dimana jika kurang diperhatikan design produk akan berpengaruh terhadap kenaikan biaya inventori maupun biaya transportasi. Design produk dapat memperbesar biaya produksi dan distribusi jika kurang diperhatikan dan jika hal tersebut terjadi maka untuk merubah design produk atau product redesign dibutuhkan biaya yang tinggi dalam merealisasikannya.
12
8. Information Technology Penerapan information technology terhadap supply chain membawa banyak keuntungan terutama dalam melaksanakan kontrol dan pengelolaan supply chain . Beberapa contoh dari keberhasilan penerapan information technology pada supply chain adalah dengan membangun sistem informasi yang terintegrasi. Sistem informasi seperti enterprise resource planning, customer relationship management dan supply chain management merupakan beberapa contoh keberhasilan penerapan information technology dalam supply chain.
9. Customer Value Customer value merupakan kontribusi yang diberikan perusahaan terhadap customer-nya berdasarkan product, service dan penawaran. Customer value merupakan hal penting untuk mengukur efektifitas supply chain management, jika perusahaan berkeinginan untuk memenuhi kebutuhan customernya.
•
Proses Logistik Menurut David S.Levi, Philip Kaminsky dan Edith S.Levi dalam bukunya yang
diberi judul “Designing & Managing The Supply Chain (2003)”, mereka merekomendasikan definisi logistik dari Council of Logistic Management sebagai berikut : “ Logistics is the process of planning, implementing and controlling the efficient, effective flow and storage of goods, service and related information from the point of
13
origin to the point of consumption for the purpose of conforming to customer requirements”. Dalam buku “Logistical Management (1996)” karangan Donald Bowersox dan David Closs, mereka rekomendasikan definisi yang sama mengenai logistik seperti yang telah didefinisikan oleh Council Of Logistic Management diatas. Sedangkan dalam buku “Logistical Management (1996)” juga di jelaskan mengenai cara kerja logistik, dimana keberhasilan proses logistik dicapai dengan mengkoordinasikan Network Design, Information, Transportation, Inventory dan warehousing, material handling and packaging. Terdapat dua point penting dalam cara kerja logistik yaitu :
1. Setiap perusahaan membutuhkan kerja sama dan dukungan dari berbagai bisnis yang berlainan sebagai pelengkap dari keseluruhan proses logistik. Misalnya adalah melalui koordinasi rencana gabungan distribusi atau supply dalam relationship management.
2. Dalam proses logistik, perusahaan harus memberikan service yang baik untuk kepentingan customer, seperti transportasi atau pergudangan. Misalnya dalam melaksanakan outsourcing, kontrak kerja yang mengatur mengenai transportasi dan pergudangan disesuaikan dengan service yang diberikan oleh perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa operasional internal maupun external proses logistik, sangat erat hubungannya dengan customer dan supplier dalam menciptakan suatu aliran supply chain. Hubungan antara proses logistik dari
14
beberapa perusahaan yang berlainan akan menciptakan suatu supply chain dalam suatu industri.
•
Proses Logistik Terintegrasi Proses logistik merupakan hubungan antara perusahaan dengan costumer dan
dengan supplier-nya. Alur informasi dari customer mengalir ke perusahaan melalui aktifitas penjualan, forecast dan pemesanan. Informasi tersebut disaring oleh pabrik untuk dibuatkan rencana pembelian bahan baku. Procurement dalam bentuk bahan baku akan diproses untuk menghasilkan barang jadi yang mengalir sebagai inventori, yang pada akhirnya akan dikirimkan ke customer. Proses logistik yang terintegrasi dalam suatu perusahaan dibagi menjadi dua bagian penting, yaitu proses internal dan external. Proses internal merupakan integrasi antara seluruh fungsi-fungsi logistik yang mendasar dalam suatu perusahaan. Sedangkan proses external merupakan integrasi dari sektor-sektor external perusahaan yang merupakan customer maupun supplier dari proses logistik perusahaan.
A. Arus inventori Management operasi memfokuskan proses logistik kepada perpindahan dan penyimpanan bahan baku (materials) untuk menghasilkan bahan jadi. Proses logistik dimulai dari pengiriman bahan baku dari supplier yang kemudian diproses menjadi barang jadi dan hasil produksi tersebut akan dikirimkan kepada customer. Untuk
15
lebih jelasnya mengenai arus inventori dan arus informasi pada proses logistik dapat dilihat pada gambar 2.1 sebagai berikut.
Gambar 2.1 Arus Inventori Dan Informasi
Arus inventori pada proses logistik dibagi menjadi tiga bagian yaitu : physical distribution, manufacturing support dan procurement. Physical distribution atau distribusi fisik barang merupakan perpindahan barang jadi ke customer secara fisik, dimana customer merupakan tujuan akhir dari marketing channel. Manufacturing support merupakan bagian dari pengelolaan work-in-process inventori. Tugas utama proses logistik pada manufacturing adalah merealisasikan rencana master produksi dan mengatur keberadaan bahan baku, component parts dan work-in-process inventory. Procurment merupakan bagian dari pengadaan inbound logistic yang berupa bahan baku, parts dan finish inventory dari suppliers kepada manufacturing atau pabrik perakitan, gudang maupun retail stores.
16
B. Arus informasi Arus informasi pada proses logistik difokuskan pada tiga area perusahaan yang sama seperti pada arus inventori, yaitu : physical distribution, manufacturing support dan procurement. Untuk setiap area operasional pada proses logistik, arus informasi yang mengalir memiliki perbedaan, yaitu arus informasi mengenai perpindahan barang berdasarkan jumlah pesanan, ketersediaan inventori dan kepentingan pengiriman. Tujuan utama dari arus informasi pada proses logistik adalah untuk membagi informasi yang dibutuhkan secara merata (sharing) untuk setiap area logistik perusahaan. Proses logistik yang terintegrasi memungkinkan dilaksanakannya koordinasi diantara setiap area atau fungsi bisnis yang berbeda dalam proses operasional harian. Dengan adanya informasi yang akurat melalui dukungan sistem informasi yang terintegrasi, maka efisiensi operasional logistik perusahaan dapat tercapai. Secara garis besarnya arus informasi yang mengalir dalam proses logistik terdiri dari dua tipe, yaitu arus koordinasi dan arus operasional.
1. Arus Koordinasi Informasi merupakan tulang punggung dari arsitektur sistem informasi dalam value chain. Arus koordinasi menyediakan informasi yang bersangkutan dengan aktifitas perencanaan dan koordinasi secara rinci. Informasi dari arus koordinasi ini akan memberi dukungan terhadap aktifitas operasional harian perusahaan.
2. Arus Operasional
17
Informasi pada arus operasional diarahkan untuk mendukung proses operasional harian. Yang terdiri dari proses operasional harian adalah pelaksanaan produksi untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan pemenuhan order. Tujuan dari pada arus operasional adalah untuk menyediakan data secara rinci dalam bentuk informasi yang terintegrasi. Informasi bersangkutan akan memberi dukungan operasional dalam hal distribusi secara fisik, support manufacturing dan procurement yang didukung oleh informasi arus koordinasi.
•
Proses Bisnis Pengembangan sistem informasi pada tesis ini sangat erat hubungannya dengan
proses bisnis logistik perusahaan garment. Proses bisnis yang didefinisikan dalam buku “Managing Information Technology” karya Wainright Martin, Carol Brown dan Daniel DeHayes yaitu : “A business process is set of work activities and resource”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa proses bisnis merupakan transformasi dari pendekatan fungsional menjadi pendekatan alur proses kerja secara nyata. Proses bisnis lebih diarahkan pada aliran struktur kerja dalam suatu aktifitas bisnis dibandingkan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh satu fungsi bisnis saja dalam suatu perusahaan. Struktur proses bisnis merupakan logika dari arus kerja yang mengalir diantara beberapa divisi perusahaan atau merupakan gambaran dari aktifitas bisnis yang terhubung dengan aktifitas bisnis lainnya.
18
•
Teknologi Informasi Kecepatan dan akurasi informasi merupakan hal penting yang merupakan salah
satu bagian dari efektifitas yang diperoleh melalui suatu sistem informasi logistik. Menurut Donald Bowersox dan David Closs dalam “Logistical Management (1996)”, terdapat tiga alasan dalam melaksanakan desain sistem logistik, yaitu :
1. Informasi mengenai order status, barang yang tersedia, jadwal pengiriman dan invoice adalah element dari total customer service yang diharapkan oleh konsumen. 2. Untuk menurunkan jumlah inventori dalam alur supply chain dibutuhkan dukungan informasi yang cepat dan efektif. 3. Informasi harus dapat secara fleksible memberi dukungan terhadap alokasi resource dan memberikan keuntungan bagi perencanaan starategis.
Untuk dapat mendukung penerapan teknologi informasi dalam proses logistik dibutuhkan arsitektur sistem informasi yang dapat menghubungkan semua pihak yang terlibat dalam proses logistik. Arsitektur sistem informasi yang akan dibangun harus dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam proses logistik perusahaan dan secara fleksible dapat memberikan keuntungan bagi perencanaan starategis. Dengan demikian penerapan teknologi informasi pada proses logistik yang akan dibahas pada bagian ini diarahkan pada fasilitas-fasilitas teknologi informasi pendukung seperti internet, electronic data interchange dan value added network.
19
A. Internet Definisi internet oleh Allan Afuah dan Christopher L.Tucci dalam buku “Internet Business Models and Strategies (2003)” adalah sebagi berikut : “The Internet is a low cost standard with fast interactivity that exhibit network externalities, moderates time, has a universal reach, acts as distribution channels and reduce information asymmetries between transacting parties”. Secara tradisional pertukaran informasi dilakukan melalui telepon dan fax dengan memperguanakan infrastruktur telekomunikasi. Namun pada saat ini internet telah mengambil alih cara pengiriman data. Dengan mempergunakan internet melalui jaringan telekomunikasi elektronik pengiriman data dapat dilaksanakan tanpa memerhatikan jarak dan waktu. Proses pertukaran data bukan saja dapat dilaksanakan dalam suatu jaringan lokal melainkan dengan adanya internet proses pertukaran data dapat dilaksanakan dengan cepat walaupun dengan jarak yang berjauhan.
B. Electronic Data Interchange Pengiriman data atau dikenal dengan electronic data interchange (EDI) merupakan salah satu pilihan untuk melaksanakan komunikasi elektronik. Menurut Senn, James dalam “Expanding the reach of electronic commerce: The Internet EDI alternative (2000)”, definisi dari EDI adalah : “Is a computer-to-computer communication method whereby trading partners in two or more organizations exchange business transactions. The transactions consist of documents in structured formats that can be processed by the recipient’s application software”.
20
Dengan mempergunakan EDI maka cara berkomunikasi dalam proses logistik dapat dirubah dari tradisional (mempergunakan kertas) menjadi komunikasi elektronik. Komunikasi EDI dilaksanakan dengan bantuan jaringan private melalui third-party yang menyediakan jasa layanan value added network (VAN). Melalui third-party VAN keamanan jaringan private terjamin dan biasanya third-party bersangkutan juga menyediakan perangkat lunak yang mendukung EDI.
C. Value Added Network Definisi value added network VAN menurut Wainright Martin, Carol Brown dan Daniel DeHayes dalam buku “Managing Information Technology (2002)” adalah sebagai berikut : “Is a data-only, private, nonregulated telecommunications network. Some VAN serve a limited audience, while others are available to any organizations that wishes to buy the networking services”. VAN merupakan salah satu bagian dari Wide Area Network (WAN), yang merupakan suatu jaringan yang tidak dibatasi oleh ruang atau waktu dan transfer data tetap dapat dilaksanakan. Dengan demikian misalnya suatu perusahaan memiliki beberapa counter di tiga propinsi di Indonesia, maka melalui VAN data tetap dapat dikumpulkan secara serentak dari tempat yang jauh sekalipun.
