BAB II LANDASAN TEORI
2.1
EIS dan Karakteristik EIS EIS (Executive Information System) merupakan salah satu tipe dari
Management Information System yang dapat memfasilitasi ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan yang dapat diakses secara mudah terkait tujuan dari suatu organisasi (Azad1, Mohammad, & Alauddin, 2012). Sedangkan menurut Mariana, EIS didefinisikan sebagai suatu sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk menyediakan eksekutif dengan informasi internal dan external yang mudah di akses dan relevan dengan kegiatan kegiatan menejemen mereka (Mariana, 2006). EIS yang baik harus mudah digunakan untuk para eksekutif yang awam terhadap penggunaan komputer. Informasi yang ditampilkan pada EIS dapat berupa grafik, menyediakan laporan pengecualian, dan kemampuan untuk menampilkan data secara detail. Selain hal yang disebutkan diatas, EIS harus berfungsi untuk memberikan informasi yang tepat bagi penggunanya sehingga berdampak pada kecepatan indentifikasi masalah, kecepatan pengambilan keputusan, dan ekstensi analisis. Bagi organisasi yang menggunakan system EIS dapat berdampak pada pengambilan keputusan yang lebih efektif.
7
8
Dalam pengembangan, Menurut Christian, EIS harus memiliki fungsi sebagai berikut: (Christian, 2010) Highly Summarized Data, Informasi yang dihasilkan melalui EIS harus merupakan data besar yang sudah di summary dan ditampilkan sedemikian rupa, agar dapat bermanfaat bagi penggunananya. Drill Down and Drill Up, Informasi dari EIS dapat di lihat menjadi data yang lebih detail, atau data yang lebih bersifat summary. Fungsi integrasi data dengan basis data yang berbeda-beda, Informasi yang dibuat oleh EIS dapat berasal dari kolaborasi beberapa sumber data yang berbeda-beda, yang dapat membentuk satu informasi baru bagi penggunanya. Fungsi Trend jangka panjang. Fungsi mengakses data eksternal, dan Fungsi informasi yang disimpan berbentuk CSF.
Gambar 2.1 Bagan Kesuksesan EIS (Mariana, 2006)
9
Menurut Mariana (Mariana, 2006), Kesuksesan EIS yang dibuat dapat diukur dengan menggunakan faktor-faktor pendukung seperti yang dijelaskan pada gambar 2.1 untuk mengukur kesuksesan EIS dapat dilihat dari beberapa variabel yang mendukung yaitu: a
Kualitas informasi (Information Quality) dihubungkan dengan kualitas dari keluaran sistem informasi eksekutif. Variabel ini berhubungan dengan isu-isu semacam relevan (Relevance), ketepatwaktuan (Timeliness) dan akurasi (Accuracy) dari informasi yang dihasilkan oleh EIS (Executive Information System)
b
Kepuasan pengguna (User Satisfaction) dihubungkan ke respon penerima dari penggunaan keluaran dari sistem informasi eksekutif.
c
Penggunaan (Use) EIS didefinisikan sebagai konsumsi penerima dari keluaran suatu EIS. Penggunaan (Use) juga berarti menerapkan sistem informasi eksekutif.
d
Dimensi dampak individual (Individual Impact) didefinisikan sebagai efek dari informasi terhadap perilaku penerimanya. Penelitian in menggunakan tiga variabel untuk menganalisis pengaruh EIS ke individual yaitu :
Kecepatan mengidentifikasi masalah (Speed Of Identification)
Problem
10
Kecepatan pengambilan keputusan (Speed Of DecisionMaking)
e
Perpanjangan dari analisis (Extent Of Analysis)
Dampak Organisasional (Organizational Impact) sebagai efek dari informasi terhadapkinerja organisasional. Penelitian ini menggunakan dua variabel dari Leidner (Leidner & Leal, 2003) untuk menunjukkan manfaat-manfaat dari EIS di organisasi yaitu visi organisasional yang disebarkan
(Shared
Organizational
Vision)
dan
efektivitas
pengambilan keputusan organisasional (Organizational DecisionMaking Effectiveness).
2.2
Model-model dan Metode Pengembangan EIS Terdapat bermacam metode dalam pengembangan Sistem Informasi,
diantaranya mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid (Wedhasmara, 2009). Sedangkan menurut Kimberly (Deutsch, 1993), dalam mengembangkan EIS harus melalui 8 tahapan yaitu: 1. Assure Proponency Kunci kesuksesan dari EIS adalah mendapatkan kewenangan. Dalam melakukan analisa, sebaiknya manager harus didampingi, agar tidak
11
memberikan paparan yang sangat tinggi kepada atasan langsungnya mengenai kegunaan EIS.
2. Hire an EIS Staff Staf ditempatkan dekat dengan manager, hal ini dimaksudkan agar staf lebih mudah dalam mengerti dari permasalahan dan kebutuhan manager. 3. Develop Performance Indicator Tugas pertama yang dilakukan staf pendukung adalah membangun sebuah indikator. Indikator yang dibuat dapat berasal dari modifikasi indikator yang sudah ada. Agar dapat menilai peningkatan performance, indikator yang dibuat harus dapat diukur dengan suatu nilai. 4. Determinine How to Present the Indicator Dalam tahap ini didefinisikan data apa saja yang akan ditampilkan dalam EIS yang dibangun, apakah data dapat di drill down atau di drill up. Detail data yang ditampilkan juga didiskusikan dalam tahap ini
12
5. Choose Development Tools Development tools yang dipilih harus mempertimbangkan beberapa aspek seperti: response time, programmer skill level, implementation time, future growth, system flexibility, dan ease of use 6. Select the User Interface Interface yang dipilih diharuskan memiliki fungsi fungsi dalam EIS yaitu: Transparent Data Access, Quick Response Time, Graphic Interface, Easy to Operate, Easy Expandable, dan Flexible. 7. Program It Pada tahapan ini EIS mulai dibangun sesuai dengan development tools, dan user interface yang ditentukan sebelumnya. 8. Look to the Future Pada tahap ini dilakukan beberapa improvement yang dapat dilakukan seperti:
dependability,
speed,
multidimensional
view,
graphic
capability, hardcopy, download, dan MAC Compatible. Menurut Azad (Azad1, Mohammad, & Alauddin, 2012), EIS terdiri dari 4 Komponen yaitu: Text Base Software, Database, Graphic Base, and Model Base. Text base software merupakan bentuk yang paling umum dalam pengembangan software. Dengan database, eksekutif dapat mengakses baik internal maupun external data. Graphic base dapat mengubah informasi berupa teks yang besar menjadi
13
informasi visual untuk eksekutif. Model Base berisi data statistic, finansial, hasil analisis kuantitatif yang berulang. Berbeda dengan yang dilakukan oleh Majid (Majid, Zakaria, Lamit, Keyvanfar, & Shafaghat, 2012) yaitu: a
Intensive Literature Review Dengan mencari literature review, dapat dipelajari keunggulan dan kelemahan sistem yang sudah pernah dikembangkan, sehingga pada pengembang dapat merasakan apa yang benar-benar dibutuhkan dari EIS yang akan dikembangkannya.
b
Duscussion with expert panels and a questioner survey Hasil yang didapat dalam literature review harus disesuaikan dengan kebutuhan langsung dengan pengguna. Cara yang terbaik dalam mencari informasi tersebut adalah dengan diskusi ataupun dengan menggunakan kuestioner jika EIS yang dibangun akan digunakan oleh banyak pengguna.
c
Use Existing Software Development Life Cycle Pada
penelitiannya
Majid
menyarankan
agar
menggunakan
metode
pengembangan applikasi yang sudah umum digunakan. Seperti yang disebutkan dalam penelitiannya, Majid menggunakan metode Clasic Waterfall. Metode ini mulai dari Identify System Requirement, Dalam tahapan ini, pengembang akan melakukan identifikasi terhadap sistem yang akan dibuat, indentifikasi dapat melalui metode wawancara, metode kuesioner, dan
14
metode lainnya. Product Design, Dari hasil gambaran applikasi yang didapat pada
tahapan
sebelumnya,
dibuat
desain
applikasi
yang
dapat
menggambarkan rancangan applikasi yang dibangun. Detail Design, pada tahap ini, desain applikasi dibuat lebih terperinci lagi mulai dari tampilan, ataupun laporan yang akan dihasilkan. Coding, Logika dari program atau applikasi dibuat pada tahap ini, sehingga menghasilkan applikasi yang siap pakai, dan dapat terintegrasi dengan database. Integration, Applikasi yang siap pakai akan di integrasikan sengan data yang sudah ada sebelumnya. System Testing and Implementation, pada tahap terakhir ini, sistem akan digunakan oleh organisasi dan dicek kebenaran alur informasi yang dibuat. Tahapan yang dilakukan Majid sesuai dengan tahapan yang dilakukan oleh Ngai (Ngai, et al., 2012). Tahapan yang dilakukan oleh Ngai tergambar pada gambar 2.2. Tahapan ini mulai dari pembelajaran mengenai teori dasar dari permasalahan yang terjadi, User Requirement analisa dari kebutuhan dari para pengguna applikasi dan kebutuhan organisasi, sampai dengan Design and Develop Principles, yaitu tahapan pembuatan applikasi dalam bentuk sistem, user interface, struktur database, logika program untuk menghasilkan laporan dalam bentuk normal.
15
Study of Kernel Theory
User Requirement
Design and Develop Principles
Gambar 2.2. Teori pengembangan Sistem (Ngai, et al., 2012)
2.3
Tinjauan Pustaka Pengembangan EIS Penggunaan EIS, sangat diperlukan bagi organisasi dalam upaya mencapai
tujuan organisasi (Whetyningtyas, 2011), EIS harus dapat meliputi basis data yang relefan dengan keadaan dan dikelola oleh Software. Selain itu EIS harus berupa paket software yang berisi model-model finansial, statistic management science, atau model kuantitatif yang menyediakan kemampuan analisa yang sesuai. Isi dari EIS dapat berupa subsistem manajemen pengetahuan, yang merupakan subsistem pendukung sub sistem lain, atau berlaku sebagai komponen yang berdiri sendiri. Selain Subsistem manajemen pengetahuan, Subsistem antarmuka pengguna juga dapat diimplemntasikan pada EIS sebagai sarana yang dipakai oleh pengguna untuk memberikan perintah kepada sistem. EIS digunakan oleh para manajer sebagai alat bantu dalam membuat keputusan, dan tidak berperan sebagai pembuat keputusan ataupun beerperan sebagai
16
pengganti manajer suatu organisasi. EIS berperan sebagai penunjang pengambilan keputusan setengah terstruktur agar lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia (Whetyningtyas, 2011). EIS membantu menejer tingkat menengah dalam mengumpulkan data, menganalisis data, kebiasaan, kejadian serta rekap kegiatan perusahaan pada masa lampau. Dengan terkumpulnya data ini tentunya manajer akan lebih mudah dalam mengambil keputusan. Rancangan EIS perlu menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. Applikasi ini dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer. Dalam perancangan EIS seringkali dibuat dengan ekspektasi yang tinggi dari organisasi, sehingga tidak jarang dijumpai pembuatan EIS yang gagal (Poon & Wagner, 2001). Untuk itu diperlukan evaluasi terhadap sistem untuk para pimpinan yang dapat menilai keberhasilan dari suatu EIS. Menurut Poon, tingkat keberhasilan dapat diukur dari 5 kriteria dasar (Gambar 2.3) yaitu access dalam hal ini akses kepada sistem EIS, apakah menggunakan prosedir yang stadart, atau EIS memiliki prosedur yang rumit untuk para pengguna. Use, faktor kegunaan dari sistem EIS yang dibangun apakah dapat berguna bagi para pengguna. Satisfaction, pimpinan pengguna EIS dari organisasi puas dengan sistem yang ada atau apakah user tidak mau menggunakan sistem ini kembali. Positive Impact, efek positif dihasilkan oleh organisasi yang menggunakan EIS baik secara individu, maupun dari sudut pandang organisasi. Diffusion, faktor terakhir yang menandakan kesuksesan dari suatu EIS adalah jumlah pengguna dari sistem yang sudah ada.
17
Satisfaction Positive Impact
Use
Access
Success of EIS
Diffusion
Gambar 2.3 Kriteria Keberhasilan EIS (Poon & Wagner, 2001)
Sejalan dengan yang dikatakan Poon, DeLone mengusulkan 6 faktor dalam pengevaluasi suatu sistem EIS (Gambar 2.4) dengan melihat kualiatas sistem, Kualitas informasi, Penggunaan, Kepuasan Pemakai, Dampak Individual, Dampak Organisasi (DeLone & McLean, 2003) yaitu:
Kualitas Sistem (System Quality) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Adaptability, Availability. Reliability, Response Time, Usability.
Kualitas Informasi (Information Quality) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Completeness, Ease of Understanding, Personalization, Relevance, Security.
18
Gambar 2.4 Faktor Kesuksesan Sistem Informasi
Penggunaan (Use) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Nature of Use, Navigation Patterns, Number of Site Visits, Number of Transaction Executed
Kepuasan Pemakai (User Satisfaction) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Repeat
Use,
Repeat
Visits, User Surveys.
Dampak Individual (Individual Impact) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Assurance, Empathy, Responsiveness.
Dampak Organisasi (Organizational Impact) Faktor pembentuk dari kriteria ini adalah Cost Savings, Expanded Markets, Reduced Search Cost, Time Saving
