BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem
System operasi adalah program-program computer yang mengendalikan sumber daya piranti keras dan piranti lunak computer (Raymond McLeod, Jr. George P Schell, Management Information System, Edisi 10) dan berfungsi sebagai suatu antar muka yang menghubungan pengguna, piranti lunak operasi dan piranti keras sedangkan pengertian system itu sendiri mempunyai perkembangan sesuai dengan konteksnya antara lain : (Murdick dan Ross, 1993) mendefiniskan system sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama sementara definisi system dalam kamus Websters Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Sedangkan menurut Scott (1996) system terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (Processing) serta keluaran (output) ciri pokok system menurut Gapspert ada empat yaitu system itu beroperasi dalam suatu lingkaran terdiri atas unsur-unsur ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama
Masukan (Input)
Pengolahan (Processing )
Gambar Model Sistem (hanif Al Fatah), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Keluaran (Output)
Gambar diatas menunjukan bahwa system atau pendekatan system minimal harus mempunyai empat komponen yaitu : Masukan, Pengolahan, Keluaran dan balikan atau control. Sementara Mc.Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control, untuk lebih jelasnya elemen system tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut : Tujuan t Mekanisme Kontrol t Input
Transformasi
Output
t Gambar Model Elemen-Elemen Sistem (hanif Al Fatah), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Sedangkan sistem operasi ( Abas Ali Pangera, M.Kom. & Dony Ariyus, Sistem Operasi) menjelaskan bahwa : sistem operasi merupakan penghubung antara pengguna mesin dengan perangkat keras yang dimiliki mesin tersebut. Pengertian sistem operasi secara umum adalah pengelola seluruh sumber daya yang terdapat pada sistem komputer dan menyediakan sekumpulan layanan (System Call ) ke pemakai sehingga memudahkan dan menyamankan pengguna serta pemanfaatan sumber daya sistem komputer.
2.2. Definisi Sistem Informasi System informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut “ Sistem Informasi adalah : suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan “ laporan-laporan yang diperlukan “. System informasi (information system ) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpanan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi serta membantu manejer dalam mengambil keputusan (Kent, 2008).
Sistem Informasi (S.I) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manjemen, dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data dan teknologi.
Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyiman, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. ( Ferdinand, 2012 : Sistem Informasi)
Sedangkan Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:
a. Perangkat Keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat Lunak yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer c. Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga muda diakses pengguna sistem informasi d. Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif e. Manusia yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, Programme, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
2.3. Analisis Sistem Analisis Sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh system.sementara system desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagianbagian dari system informasi informasi diimplementasikan.dengan demikian analisis dan desain system informasi bias didefinisikan sebagai proses organisional komplek dimana system informasi berbasis computer diimplementasikan atau bias diringkas sebagai berikut : Analisis : mendefinisikan masalah Design : memecahkan masalah
2.4. Internal Kontrol Pengendalian intern ( Internal Control ) didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan system teknologi informasi yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu, pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Pengendalian intern berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud maupun tidak berwujud.
2.4.1. Elemen dalam pengendalian Intern Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendali intern yang meliputi : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Salah satu factor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajeman dan gaya operasi manajemen struktur organisasi serta praktik kepersonaliaan. 2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Suatu resiko yang telah diidentifikasi dapat dianalisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. 3. Prosedur Pengendalian (Control Procedure) Prosedur pengendalian ditetapkan untuk standarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya fraud dan kesalahan. 4. Pemantauan (Monitoring) Pemantauaan terhadap system pengendali intern akan dapat menemukan kekurangan serta meningkatkan efektifitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. 5. Informasi dan Komunikasi (Information and Comunication) Informasi dan komunikasi merupakan elemen yang penting dalam pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hokum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi ini juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standart eksternal (Ullrich J Galinas, Richard B Dull, 7 edition COSO, Internal Control Framework)
2.5. Metode Pengembangan Sistem Beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem kedalam sejumlah urutan yang berbeda-beda tetapi semuanya akan mengacu pada prosesproses standar berikut : a. Analisis ( mendefinisikan masalah ) b. Desain ( memecahkan masalah ) c. Implementasi d. Pemeliharaan ( Hanif Al fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi). Metode RAD (Rapid Application Development ), Menurut James Martin “ Rapid Application Development (RAD) merupakan pengembangan siklus yang dirancang untuk memberikan pengembangan yang jauh lebih cepat dan hasil yang lebih berkualitas tinggi daripada yang dicapai dengan siklus hidup tradisional. Hal ini dirancang untuk mengambil keuntungan maksimum dari pengembangan perangkat lunak yang telah berevolusi baru-baru ini “. Sedangkan menurut Profesor Clifford Ketemborough dari College Whitehead, Universty of Redlands mendefinisikan Rapid Application Development sebagai “ Pendekatan untuk membangun sistem komputer yang menggabungkan Computer-Assisted Sofware Engineering (CASE) tools dan teknik, user-driven prototyping, RAD meningkatkan kualitas sistem secara drastis dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk membangun sistem “
2.5.1. Model Rapid Application Development (RAD) RAD adalah kumpulan strategi, metodologi dan alat integrasi yang terdapat dalam suatu kerangka kerja yang disebut informasi engineering (IE) keseluruhan pendekatan pengembangan sistem, pendekatan yang digunakan adalah banyaknya keikutsertaan user dalam tahap pengembangan antara lain : perencanaan persyaratan (user berperan), desain pengguna (user berperan), konstruksi (user kurang) dan serah terima (user berperan)
2.5.2. Empat unsur penting RAD 1. Manajement adalah sebagai experimenter cara baru atau Early adapter metodologi baru. 2. Orang adalah pengguna tim-tim khusus SWAT (Skilled with advanced tools) 3. Metodologi adalah siklus hidup RAD 4. Alat-alat adalah bahasa pemograman generasi ke empat Computer Aided Software Engineering (CASE) yang memfasilitasi prototyping dan penciptaan kode.
2.5.3. Tahapan-Tahapan RAD
Gambar 1. Tahapan RAD Jurnal Informatika vol.3
Tahapan-Tahapan pada RAD
Metode RAD mempunyai 3 tahapan utama seperti yang terlihat pada gambar 1. 1. Rencana Kebutuhan (Requirment Planning) Pada tahap ini user dan analis melakukan semacam pertemuan untuk melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai kebutuhan. Pada tahap ini hal terpenting adalah adanya keterlibatan dari kedua belah pihak bukan hanya sekedar persetujuan akan proposal yang sudah dibuat, keterlibatan user bukan hanya dari satu tingkatan pada suatu organisasi melainkan beberapa
tingkatan organisasi sehingga informasi yang dibutuhkan untuk masing-masing user dapat terpenuhi dengan baik. Pada tahap ini dilakukan penggalian kebutuhan yang diinginkan user mengenai informasi atau data persuratan yang dapat ditampilkan bila sewaktu-waktu dibutuhkan disertai dengan pengarsipan yang sistematis agar dokumen yang dibutuhkan mudah didapatkan, pada tahap ini melibatkan user dari staf sampai dengan pejabat dengan melakukan wawancara informal melalui aktifitas seharihari di Sub.Bagian Tata Usaha
2. Proses Desain (Design Workshop) Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikanperbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analis. Di tahap desain ini analisis dilakukan dengan melibatkan user mengenai desain aplikasi yang diinginkan dalam proses pencatatan atau input surat masuk dan surat keluar serta dalam hal pencarian arsip surat masuk dan surat keluar di Sub.Bagian Tata Usaha.
3. Implementasi (Implementation) Setelah desain dari system yang akan dibuat sudah disetujui baik oleh user dan analis, maka pada tahap ini Programmer mengembangkan desain menjadi suatu program setelah program selesai baik sebagian maupun secara keseluruhan maka dilakukan proses pengujian terhadap program tersebut apakah terdapat kesalahan atau tidak sebelum diaplikasikan pada suatu organisasi.
4. Tahapan Keseluruhan Dengan berdasarkan kepada tahapan-tahapan tersebut diatas maka proses utama pengembangan suatu system dengan menggunakan metode RAD adalah sebagai berikut : Pengembang membuat prototype berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang sudah diidentifikasi sebelumnya. Desainer melakukan penilaian terhadap prototype
User melakukan uji coba pada prototype dan memberikan masukan mengenai kebutuhan-kebutuhan yang kurang. User dan Developer melakukan pertemuan untuk memberikan penilaian terhadap produk secara bersama-sama menyesuaikan kebutuhan serta memberikan komentar apabila diperlukan perubahan. Semua kebutuhan akan system dan perubahan-perubahan yang terjadi dilakukan proses-proses “timeboxed” dengan mempunyai 2 kemungkinan 1. perubahan yang tidak dapat di tampung.seperti yang sudah direncanakan harus dihilangkan 2. jika diperlukan kebutuahan-kebutuhan yang bersifat sekunder ditiadakan. Studi analisis Rapid Aplication Development sebagai salah satu alternative, Agustinus Noeritjahyana)
2.6. UML Menurut Adi Nugroho (2010) dalam Buku Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP menjelaskan bahwa UML adalah : bahasa pemodelan untuk system atau perangkat lunak
yang berparadigma “
Berorientasi Objek “ 2.6.1. Definisi UML (Unified Modeling Language) “Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah system dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung 2.6.2. Model UML (Unified Modeling Language) Menurut Widodo (2011:10), “Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi”. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:
2.6.3. Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language) Menurut Adi Nugroho, (Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP : Berikut ini adalah definisi mengenai 5 diagram UML:
1. Use Case Diagram Menurut Maimunah (2010:30), “Use case adalah adalah deksripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna”. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai. Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi. Dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak ( Rosa A.S & M. Salahuddin, 2013) dinyatakan ada dua hal utama pada Use Case yaitu pendefinisian apa yang disebut actor dan Use Case ~ Actor merupakan orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.jadi simbol dari actor adalah gambar orang tapi actor belum tentu merupakan orang. ~ Use Case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau actor. Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram Use Case :
Tabel 1 : Simbol Use Case Diagram
Simbol Use Case
Deskripsi Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama Use Case.
Actor/ Aktor
Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang tapi aktor belum tentu merupakan orang biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama aktor.
Asosiasi/
Komunikasi antar aktor dan Use Case yang berpartisipasi
Association
pada Use Case atau Use Case memiliki interaksi dengan aktor. Relasi Use Case tambahan ke sebuah Use Case dimana Use Case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walaupun
Ekstensi/ Extend
tanpa Use Case tambahan itu, mirip dengan prinsip
<<extend>>
inheritance pada pemograman berorientasi objek, biasanya Use Case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan Use Case yang ditambahkan.
Generalisasi
Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum-khusus)
/Generalization
antara dua buah Use Case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya.
Include
Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit
System
Menspesifikasikan paket yang menampilkan system secara terbatas
Note
Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi
Tabel 1 : Simbol Use Case Diagram
Contoh Use Case Diagram
KELOLA SURAT KELUAR Memberikan Nomor Surat Keluar
Stafi Persuratan Tata Usaha
-End8 -End7 *
*
Meminta Nomor Agenda Surat Keluar
Buat Konsep Surat
Staff
Mengajukan Konsep Surat Keluar
Ka.Sie Koreksi Konsep Surat Keluar
Kasubbag
Menerima dan Menyetujui Konsep Surat
Direktur
Menyetujui dan Menandatangani Surat Keluar
Kasubdit
Gambar 1. Use Case Diagram
2.
Class Diagram Menurut Murad (2010:30), Class diagram adalah “Class
yang
menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan
untuk
memanipulasi
keadaan
tersebut
(metode/fungsi)”.
Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut. Sedangkan Dalam buku Rekayasa Perangkat Lunak ( Rosa A.S & M. Salahuddin, 2013) dinyatakan Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki atribut dan metode atau operasi.
Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas
Operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
Diagram kelas dibuat agar pembuat program atau Programmer membuat kelaskelas sesuai rancangan di dalam diagram kelas agar antara dokumentasi perancangan dan perangkat lunak sinkron.susunan struktur kelas yang baik pada diagram kelas sebaiknya memiliki jenis-jenis kelas berikut :
Kelas Main Kelas yang memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan
Kelas yang menangani tampilan sistem (view) Kelas yang mendefinisikan dan mengatur tampilan ke pemakai
Kelas yang diambil dari pendefinisian Use Case (Controller) kelas yang menangani fungsi-fungsi yang harus ada diambil dari pendefinisian Use Case, kelas ini biasanya disebut kelas proses yang menangani proses bisnis pada perangkat lunak.
Kelas yang diambil dari pendefinisian data (Model) Kelas yang digunakan untuk memegang atau membungkus data menjadi sebuah kesatuan yang diambil maupun yang akan disimpan ke basis data.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram kelas
Tabel 2 : Simbol Class Diagram
Simbol Kelas
Deskripsi Kelas pada struktur sistem
ClassName
Antar Muka /Interface
interface name
Sama dengan konsep interface dalam pemograman berorientasi objek
Asosiasi/ Association
Relasi antar kelas dengan makna umum asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity
Asosiasi berarah
Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu
/Direkted
digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga
Association
disertai dengan multiplicity.
Generalisasi
Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum-khusus)
/Generalization
antara dua buah Use Case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya.
Kebergantungan /dependency
Agregasi /Aggregation
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas.
Relasi antar kelas dengan makna semua bagian (whole – parit)
Tabel 2 : Symbol Class Diagram
Contoh Class Diagram SURAT_MASUK -Id_Surat_Masuk :Interface4 string -No-Surat_Masuk : char -Asal_Surat : byte -Tanggal_Surat : char -Perihal_Surat : byte ++Add()() ++Input()() ++Search()() ++Edit()()
*
-End3 * End1
SURAT_KELUAR -Id_Surat_Keluar Interface5 : string -No_Surat_Keluar : char -Asal_Surat : byte -Tanggal_Surat : char -Perihal_Surat : byte -Catatan_Surat ++Add()() ++Input()() ++Seacrh()() ++Edit()()
-End1
-End2 -End4
**
USER -Id_User : byte -Password : string ++Add()() ++Input()() ++Log_Out()()
End2
Gambar 2. Class Diagram
3. Sequence Diagram Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi. Untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah Use Case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada Use Case. Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen
Tabel 3 : Simbol Sequence Diagram
Simbol
Deskripsi
Aktor
Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang tapi aktor belum tentu merupakan orang biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama aktor.
Garis Hidup/Lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek
Objek
Waktu Aktif
Menyatakan objek yang berinteraksi pesan
Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan berinteraksi semua yang terhubung dengan waktu aktif ini adalah sebuah tahapan yang dilakukan didalamnya
Pesan Tipe Create
Menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang dibuat.
Pesan Tipe Call
Menyatakan suatu objek memanggil operasi/ metode yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri
Pesan Tipe Send
Menyatakan
bahwa
suatu
objek
mengirimkan
data/masukan/informasi ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang dikirimi Menyatakan bahwa suatu objek yang telah menjalankan Pesan Tipe Return
suatu operasi atau metode menghasilkan suatu kembalian ke objek tertentu, arah panah mengarah pada objek yang menerima kembalian
Pesan Tipe Destroy
Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang diakhiri, sebaliknya jika ada create maka ada destroy
Tabel 3 : Simbol Sequence Diagram
Contoh Sequence Diagram KELOLA SURAT MASUK
<
> Surat_Masuk windows
Pegawai Tata_Usaha
Surat_Masuk
Surat_Masuk Handler
Surat_Masuk DA
Surat_Masuk New_Surat_Masuk_Add (Id_Nomor_Srt, Asal,Tgl)
Start_Surat_Masuk (Id_Surat_Masuk) Create_Surat_Masuk (Id_Surat_Masuk)
Input Surat_Masuk
Read Surat_Masuk
Id.SrtMasuk GetSrtMasuk
Save ()
Save ()
Save ()
Gambar 3. Sequence Diagram
4. Activity Diagram Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkanaction yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dariaction tersebut. Diagram aktivitas banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut :
Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan
Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan.
Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.
Rancangan menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas.
Tabel 4 : Simbol Activity Diagram
Simbol
Deskripsi
Status Awal Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal Aktifitas Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya diawali dengan kata kerja Percabangan /Decision Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu
Status akhir
Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.
swimlane Fu nction
Memisahkan organisasi bisnis yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi.
Digunakan untuk menunjukan kegiatan yang dilakukan secara pararel Fork
Digunakan untuk menunjukan kegiatan yang digabungkan Join
Tabel 4 : simbol Activity Diagram
Contoh Activity Diagram Staf Persuratan T.U
Kasubbag T.U
Sekretaris Direktur
Direktur
Terima Srt Masuk
Buat Disp Dan catat dalam Buku agenda srt masuk
Terima srt masuk Dan catat dalam Buku agenda srt masuk
Disampaikan ke Direktur
Disampaikan ke Direktur
Terima srt masuk dari Direktur Untuk Di distribusikan sesuai Catatan Direktur
Terima srt masuk, Cermati dan berikan Catatan disp Diserahkan ke Sekretaris Direktur Untuk di Distribusikan
Terima Disp.srt masuk Dari Direktur untuk Di distribusikan Untuk di arsipkan Atau file Sekretariat Direktur
Distribusikan srt Sesuai catatan Direktur Untuk KTU Agar dicermati/ Ditindaklanjuti/File T.U Untuk semua Subdit Sebagai arsip/ File T.U
Tindaklanjut disp Oleh KTU
Gambar 4. Activity Diagram
2.7. PHP 2.7.1.
Pengenalan PHP
Pada mulanya, interface tersebut diberi nama Personal Home Page yang memiliki kemampuan untuk mencatat seluruh informasi dari pengunjung situs Online-nya. Kemudian interface atau parser tersebut dimodfikasi dengan mendukung database mSQL atau Mini Structure Query Languege dengan menggunakan parser SQL, pengembangan ini diberi nama FI (Forum Interpreter), kemudian PHP/FI version 2.0 diluncurkan dan merupakan awal kelahiran dari PHP yang saat ini sudah mencapai versi 5.x.x.. selanjutnya PHP ini dikembangkan oleh tim untuk memberikan kemampuan yang seimbang dengan aplikasi lainnya.
Apa itu PHP ? Menurut (Betha Sidik, Ir. “ Pemograman Web PHP “, 2012) menyatakan PHP merupakan secara umum dikenal sebagai Bahasa Pemograman script-script yang membuat dokumen html secara on the fly yang dieksekusi di server web, dokumen html yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen html, yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor html dikenal juga sebagai Bahasa Pemograman server side. PHP merupakan salah satu aplikasi eksternal yang bias digunakan oleh server web, sehingga server web tidak sekedar untuk memberikan layanan dokumen html saja, tetapi bias juga menjadi program yang menerima masukan dari luar dan memberikan keluaran yang berasal dari database ataupun sumber data lainnya menjadi dokumen html. Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat mudah dapat dilakukan. Berikut adalah daftar database yang didukung oleh PHP antara lain : Adabas D, dBase, Empress, FilePro (read only), FrontBase, Hyperwave, IBM DB2, Informix, Ingres, Interbase, MSQL, Direct MS SQL, MySQL, ODBC, Oracle (OCl7 dan OC18), Ovrimos, PostgreSQL, Solid, SQlite, Sybase, Velocis, Unix DBM. PHP juga mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP. Dan lainnya yang tidak terhitung. Pemograman juga dapat membuka soket jaringan secara mentah dan berinteraksi dengan menggunakan protokol lainnya.
2.7.2. Model Penulisan Tag PHP
Output :
2.7.3. Variabel dan Tipe Data Variable adalah : tempat menyimpan data, variable mewakili nama. Didalam PHP nama variable diawali dengan karakter $ diikuti dengan huruf sebagai karakter pertama setelah $, kemudian kombinasi karakter dan angka. Tidak boleh ada spasi dan tanda baca dalam penamaannya kecuali karakter _(garis bawah/under score). Contoh : Tipe Data Data yang diolah oleh suatu program memiliki berbagai macam jenis, ada data yang menunjukan jumlah, yang menunjukan nilai benar atau salah atau tulisan, jenis atau tipe data dalam PHP secara mendasar dibedakan menjadi 3 macam yang disebut dengan tipe data primtif, tipe data primitive yang dapat diolah oleh PHP adalah :
Numeric
String
Boolean
Tiipe data Numeric dibedakan menjadi tipe data Integer dan Floating Point Tipe data Compound terdiri atas : tipe data Array dan tipe data Objek. Tipe Data Integer adalah tipe data numeric yang digunakan untuk menyatakan bilangan bulat. Tipe data integer dapat dituliskan dengan notasi desimal, oktal atau hexadesimal. Contoh : Decimal
: [1-9] [0-9]* |
Hexadecimal : 0[xX] [0-9a-fA-F]+ Octal
: 0[0-7]+
Tipe data Floating Point adalah tipe data yang digunakan untuk menyatakan data numeric berupa bilangan pecahan. Contoh : 2001.25 23e25 Tipe data String adalah : tipe data yang berjenis string atau teks. Teks atau tulisan adalah semua data yang dinyatakan dengan huruf dan tanda baca, termasuk didalamnya ada data berupa angka. Data angka yang ada dalam suatu teks atau tulisan akan dianggap karakter, karena data tersebut tidak dapat dioperasikan dalam operasi matematika. Contoh data numeric yang menjadi data String adalah nomor rumah, nomor rumah bersatu dengan nama jalan. Tidak digunakan oleh operasi matematika. contoh : “ Teks dengan apostrope’
tanda petik tunggal
“ Teks dengan Quote (kutip)”
tanda petik ganda
Tipe data Boolean adalah : tipe data yang digunakan untuk menyatakan nilai benar atau salah, atau nilai Boolean.nilai Boolean sangat diperlukan terutama pada pengendalian struktur program, seperti pada if/else atau pada while, do/while. Pada PHP maka nilai Boolean secara otomatis akan disertakan pada setiap variabel, artinya bahwa suatu variabel akan secara otomatis akan bernilai true ata false tergantung pada nilai yang disimpan pada variabel tersebut. Contoh nama Script : Boolean_01.php
Tipe data Objek merupakan tipe data baru, merupakan pengembangan PHP untuk mendukung pemograman berorientasi objek. Tipe data objek adalah tipe data yang didalamnya mempunyai
data dan method. Data yang
dipunyai oleh suatu objek populer dengan nama atribut dan method suatu objek umumnya berupa suatu fungsi. Data objek didefinisikan dengan membuat definisi kelas terlebih dahulu. Suatu variabel yang bertipe objek diinisialisasi ( dideklarasi) dengan menggunakan perintah new kemudian nama objek (berupa nama kelas objek).
Contoh :
Tipe data Array tipe data yang juga menyangkut tentang masalah variabel yang khusus.
2.7.4. Produk Aplikasi dengan PHP Banyak produk aplikasi yang telah sukses dikembangkan dengan menggunaan PHP, baik untuk aplikasi portal web 1. aplikasi portal web. Aplikasi Portal web yang dikenal dengan aplikasi CMS ( Content Management System) yang dikembangkan dengan menggunakan PHP diantaranya adalah : a. Joomla! (http://www.joomla.org) b. Wordpress (http://wordpress.org) c. Drupal (http://drupal.org/) d. SilverStripe (http://www.silverstripe.org/) e. ModX (http://www.ModX.org/) f. phpNuke (http://phpnuke.org/)
2. beberapa CMS kreasi Indonesia : AuraCMS (http://auracms.org/) Endonesia (http://endonesia.net/project/endonesia/)
3. Aplikasi untuk pengelolaan database : phpMyAdmin (http://www.phpmyadmin.net/home_page/) phpPgAdmin (http://phppgadmin.sourceforge.net/doku.php), aplikasi berbasis web untuk mengelola database PostgreSQL.
4. Beberapa situs web yang pernah dibuat oleh penulis menggunakan PHP dengan database PostgreSQL, MySQL dan Interbase adalah : http://www.kamuskita.com http://www.pustakakita.com http://www.opencontent.or.id http://www.parijsvanjava.com
2.7.5. MySQL
MySQL adalah multi user database yang menggunakan bahasa Structured Query Language (SQL) sedangkan SQL adalah bahasa standart yang digunakan untuk mengakses database server, dan ada beberapa kelengkapan program untuk melakukan akses kepada server database MySQL adalah sebagai berikut :
MySQL
show merupakan program untuk menampilkan informasi
tentang database dan tabel yang dimiliki oleh server database MySQL yang sedang berjalan di server.
MySQL dump merupakan paket yang digunakan untuk melakukan backup database dan datanya.
Sedangkan client MySQL adalah software yang digunakan untuk melakukan interaksi dengan server MySQL dan nama software ini adalah MySQL.lexe yang terletak pada c:\mysql\bin.
2.7.6. XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas yang mendukung banyak system operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemograman PHP dan Perl, nama XAMPP merupakan singkatan dari X (Apache, MySQL, PHP dan Perl)
2.8. Konsep dasar Tata Persuratan
2.8.1. Pengertian Surat Surat menurut Bathos (2009.36) adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Surat (Wursanto, 1991) adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.fungsinya mencakup lima hal : sarana
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja. Surat masuk (Wursanto, 1991) adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (Kantor Pos), maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Menurut Hidayat dalam bukunya “ Pembimbing Administrasi dan Surat Menyurat “ Surat ialah : sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain. Surat keluar ialah : surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.
2.8.2. Pengertian Surat Masuk Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.
2.8.3. Pengertian Surat Keluar Surat Keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantumkan pada tulisan dinas atau pada sampulnya.Mengenai sifat dan derajat surat yang bersumber dari Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia.adalah sebagai berikut:
2.8.4. Sifat dan Derajat Surat
a. Sifat Surat terdiri atas : Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan
keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Surat biasa adalah merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
b. Derajat Surat terdiri atas kilat atau sangat segera, segera dan biasa Kilat atau Sangat Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin. Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. Biasa adalah derajat surat yang penyampaiannya dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.
2.8.5. Bentuk Surat a. Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak. b. Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahaan. c. Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. d. Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasaan dari atasan kepada bawahan.
e. Surat Undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan f. Surat Tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. g. Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen barang dan atau bahan lain yang dikirimkan. h. Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakah atau perbuatan hokum yang telah disepakati bersama. i. Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. j. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. k. Surat Pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. l. Surat Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. m. Berita Acara naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut. n. Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan. o. Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat. (sumber Biro Hukum dan Organisasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Tahun 2013).
2.8.6. Pengertian Tata Usaha Pengertian Tata Usaha menurut beberapa ahli secara Estimologi adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Menurut (The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern) memberikan pengertian bahwa Tata Usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja. Adapun pengertian yang menyangkut ketatausahaan persuratan adalah sebagai berikut : 1. Buku Agenda Surat Masuk (dijelaskan) 2. Lembar Disposisi (dijelaskan) 3. Buku Agenda Surat Keluar (dijelaskan) 4. Buku Ekspedisi (dijelaskan).
A. Buku Agenda Menurut Agus Sugiarto (2005.27) pencatatan dengan buku agenda dilakukan oleh instansi Buku Agenda Surat Masuk adalah buku agenda sebagai pencatatan secara tertulis mengenai penerimaan surat masuk instansi meliputi asal surat, nomor surat, tanggal surat, dan perihal surat masuk. Buku Agenda Surat Keluar adalah buku agenda sebagai pencatatan secara tertulis mengenai surat keluar instansi B. Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah C. Buku Ekspedisi adalah buku pengantar surat yang berfungsi untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain.
2.8.7. Pengertian Arsip Menurut
(Amsyah,
2005)
menyatakan
“Arsip”
adalah
setiap
catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka/gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas foto copy, berdasarkan uraian diatas dapat didefiniskan bahwa arsip adalah : naskahnaskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila apabila diperlukan kembali.
