BAB II LANDASAN TEORI
A.
Arti Dan Fungsi Manajemen Personalia Suatu perusahaan tidak akan dapat mencapai tujuannya tanpa adanya manajemen yang baik. Untuk itu seorang manajer dalam hal ini pimpinan perusahaan harus memilih dan menempatkan orang-orang yang sesuai dengan pendidikan dan ketrampilan yang dimiliki agar sasaran / tujuan perusahaan dapat tercapai. Oleh karena itu pimpinan perusahaan perlu memberikan dorongan kepada para karyawannya guna mencapai sasaran tersebut. Sebelum diuraikan arti dan fungsi daripada manajemen personalia, penulis terlebih dahulu akan menguraikan arti dan fungsi dari manajemen. Pengertian manajemen bermacam-macam; seperti yang dikemukakan oleh George R. Terry, sebagai berikut :1 ”Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, controlling, performed to determine and accomplish stated objective by the use of human beings and other resources”.
Artinya : Manajemen adalh suatu proses yang membeda – bedakan atas perencanaan,pengorganisasian, pergerakan, pelaksanaan dan pengawasan,
1
George Terry, Principles Management, www.google.com
9
10
dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan menurut M. Manullang adalah sebagai berikut :2 “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu”. Apabila kita perhatikan definisi-definisi diatas nampaknya ada sedikit perbedaan mengenai pengertian manajemen antara satu dengan yang lainnya, namun pada dasarnya mempunyai inti yang sama. Dengan demikian dapatlah disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan terhadap kegiatan- kegiatan suatu kelompok manusia yang akan dicapai. Sedangkan orang yang melaksanakan kegiatan manajemen lazim disebut dengan istilah manajer atau lebih dikenal dengan pimpinan perusahaan. Dari uraian diatas jelaslah terlihat bahwa unsur manusia memegang peranan yang sangat penting, sehingga sukses tidaknya seorang manajer tergantung dari kemampuannya mengkoordinir orang-orang dengan ditunjang oleh unsur-unsur lain seperti uang, material, mesin dan metode. Karena adanya unsur manusia yang dominan ini maka penerapan prinsipprinsip manajemen tidaklah bersifat mutlak tetapi luwes artinya penerapan dari prinsip-prinsip manajemen tersebut dapat sedikit berubah sesuai dengan keadaan manusia yang bersangkutan. 2
M. Manullang, Dasar-dasar Manajemen, http://m-manullang
11
Dengan kata lain perlu adanya pertimbangan-pertimbangan terhadap unsur manusia yang memiliki martabat, keinginan, perasaan, cita-cita dan temperamen yang berbeda-beda. Seperti telah dikemukakan diatas, bahwa dalam mencapai tujuannya maka perusahaan akan memanfaatkan tenaga kerja yang ada. Pemanfaatan tenaga kerja untuk mencapai tujuan dilakukan dengan rangkaian kegiatankegiatan atau tindakan-tindakan manajemen yang dibagi dalam beberapa fungsi manajemen, mengelompokkan dan membedakan rangkaian kegiatan manajemen dalam 4 (empat) fungsi pokok : 1.
Perencanaan (Planning) Menetapkan apa yang harus dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi untuk menyelesaikan pekerjaan, dalam fase pertama ini perlu juga ditetapkan oleh manajer
2.
Pengorganisasian (Organizing ) Mendistribusikan atau mengalokasikan tugas-tugas kepada para anggota kelompok, mendelegir kekuasaan dan menetapkan kelompok.
3.
Penggerakan (Actuating) Setelah kegiatan planning dan organizing, manajer perlu dapat menggerakkan kelompok ini manajer menggunakan berbagai sarana, misalnya : komunikasi, kepemimpinan, perundingan pemberian instruksi dan lain-lain.
12
4.
Pengawasan (Controlling) Dalam organisasi yang bergerak atau berjalan, manajer harus selalu mengadakan pengawasan atau pengendalian agar gerakan atau jalannya organisasi benar-benar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik mengenai arahnya, maupun mengenai caranya.
Dari rangkaian kegiatan diatas nampak bahwa manajemen adalah suatu proses, yaitu proses yang terdiri dari fungsi-fungsi dasar perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang dilaksanakan secara berantai dalam arti hasil daripada kegiatan pengawasan dapat digunakan untuk dasar atau bahan dalam kegiatan perencanaan, demikian pula sebaliknya hasil daripada kegiatan perencanaan harus dijadikan dasar bagi kegiatan pengawasan. Diantara keempat fungsi tersebut maka fungsi penggerakan merupakan fungsi yang sangat penting karena berhubungan erat dengan orang-orang (unsur manusia) sehingga berhasil tidaknya pelaksanaan fungsi penggerakan tergantung dari kemampuan memberikan dorongan (motivasi) kepada para karyawan. Masalah pemberian motivasi merupakan salah satu bidang manajemen personalia.
13
Adapun definisi manajemen personalia seperti yang dikemukakan oleh Edwin B. Flippo sebagai berikut :3 “Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat”.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen personalia merupakan bagian manajemen yang mengfokuskan diri dalam bidang
personalia
pengembangan,
atau
pemberian
kepegawaian, kompensasi,
yang
meliputi
pemberian
pengadaan,
motivasi
serta
memperhatikan keselamatan dan kesejahteraan pegawai, sehingga pegawai lebih produktif lagi dalam usaha pencapaian target perusahaan. Dalam usaha pemberian motivasi ini perlu terlebih dahulu diketahui kebutuhan, seseorang yang menimbulkan keinginan orang tersebut untuk bekerja, karena pada dasarnya seseorang bekerja untuk memenuhi kebutuhan yang beraneka ragam, sehingga dengan mengetahui kebutuhan seseorang, maka perusahaan akan lebih mudah memotivasi karyawannya. Manajemen personalia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memberikan kepada organisasi sistem kerja yang efektif. Untuk mencapai tujuan ini, studi tentang manajemen personalia akan menunjukkan
3
Edwin B Flippo, Manajemen Personalia, Jilid 2, Jakarta: Erlangga, 2006, hal. 57
14
bagaimana
seharusnya
perusahaan
mendapatkan,
mengembangkan,
menggunakan, mengevaluasi, dan memelihara karyawan dalam jumlah dan kualitas yang tepat.
B.
Sistem Informasi Akuntansi 1.
Pengertian Sistem Menurut Narko dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” sebagai berikut :4 “Sistem diartikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub- sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu“. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut apabila memenuhi dua syarat. Syarat pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem, atau adapula yang menyebutnya sebagai prosedur. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu ; input, proses dan output. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi output.
4
Narko, Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta 2007, hal. 1
15
Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif, subsistem-subsistem
atau
prosedur-prosedur
itu
harus
saling
berinteraksi antara yang satu dengan yang lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem. Namun demikian, biasanya antara satu subsistem dengan subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis pemisahnya secara tegas. Karena interaksi yang terjalin antar subsistem itu demikian kuatnya dan seringkali saling tumpang-tindih. Menurut Tata Sutabri:5 “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang”. Menurut Nugroho Widjayanto, yaitu :6 “Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya pelaksanaan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang saling terjadi”.
2.
Karakteristik Sistem Karakteristik umum sistem dalam buku Joseph W. Wilkinson adalah sebagai berikut :7 a.
5
Sasaran
Tata Sutabiri Skom, Sistem Informasi Akuntansi, ANDI, Yogyakarta, 2006, hal. 18 Nugroho Widjayanto, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta, 2001, hal. 2 7 Joseph W. Wilkinson, Sistem Informasi Akuntans, Binarupa Aksara, Jakarta, 2005, hal .37 66
16
Setiap sistem berupaya mencapai satu atau lebih sasaran, artinya sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu sistem. b.
Masukan – proses – keluaran Masukan terdiri dari semua arus berwujud yang masuk ke dalam sistem disamping juga dampak tak wujud terhadap sistem. Proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau hasil.
c.
Lingkungan Setiap sistem terbatas secara fisik. Alam yang terletak di luar sistem dinamakan lingkungan sistem.
d.
Subsistem Setiap
sistem
berapapun
kecilnya
mengandung
subsistem-
subsistem. Tiap-tiap subsistem menjalakan peran tertentu di dalam sistem yang lebih besar dimana subsistem ini menjadi salah satu bagiannya. e.
Saling ketergantungan Setiap sistem mempunyai saling ketergantungan. Selain memiliki subsistem-subsistem yang erat berkaitan, suatu sistem pada dasarnya merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih besar.
17
f.
Jaringan sistem kerja Jaringan kerja terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem-sistem yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui penghubung atau batas bersama yang dinamakan antar muka.
g.
Kendala Setiap sistem pasti menghadapi kendala yang berupa batasanbatasan intern atau ekstern yang menentukan konfigurasi atau kemampuan suatu sistem.
h.
Pengendalian Pengendalian adalah proses peraturan yang dilakukan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari rangkaian langkah menuju sasaran yang diinginkan.
i.
Pengguna Setiap sistem mempunyai pengguna, meskipun istilah ini harus diartikan secara luas, misalnya pengguna suatu perusahaan dagang meliputi pemilik, pelanggan, dan semua pihak lainnya yang berinteraksi dengan perusahaan.
3.
Pengertian Informasi Informasi adalah informasi yang menunjukan hasil dari pengolahaan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya.
18
Menurut Narko informasi adalah : 8 Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima. Data merupakan bahan yang diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti sehingga informasi
adalah
hasil
pengolahan
data
sehingga
ber6tambah
kegunaannya dan dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisis dan pengambilan keputusan. Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang datanya telah diubah kesuatu bentuk yang berguna bagi pemakai informasi. Informasi yang berkualitas memiliki 3 (tiga) kriteria dalam Wing yaitu :9 a.
Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak menyelesaikan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat jelas mencerminkan maksud dan tujuannya.
b.
Tepat pada waktunya Infromasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan keputusan informasi yang telah usang tidak lagi
8
bernilai.
Bila
informasi
datang
terlambat
sehingga
Narko, Op.cit., hal. 215 Wing Wahyu Winarno, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakam 1, UPP SSTIM YKPN, Yogyakarta : 2006, hal. 2-3
9
19
pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal pada perusahaan. c.
Relevan Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. Disamping karakteristik, nilai informasi ditentukan oleh 2 hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya.
Suatu
informasi
dikatakan
bernilai
bila
manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
4.
Pengertian Akuntansi Beberapa pengertian akuntansi yang dikemukakan oleh para ahli antara lain sebagai berikut : menurut Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel, pengertian dari akuntansi (accounting) adalah : a.
Menurut Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel, pengertian dari akuntansi adalah “Suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwaperistiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pengguna yang berkepentingan”.10
10
Weygandt, Kieso, dan Kimmel., Accounting Principles, Edisi Tujuh, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007, hal 4-5
20
b. Menurut pernyataan dari The Accounting Principles Boards No.4 “Dasar Konsep dan Pinsip Akuntansi yang mendasari laporan Keuangan Perusahaan”. Seperti dikutip oleh Skousen K. Fred, Akuntansi didefinisikan11 sebagai sistem untuk memberikan informasi kuantitatif, tentang keuangan entitas ekonomi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan ekonomi. 5.
Sistem Informasi Akuntansi Sistem yang relevan, akurat dan tepat waktu sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusan oleh management dalam suatu perusahaan. Salah satunya dari informasi yang mendukung dalam pengambilan keputusan adalah informasi akuntansi. Dalam penyusunan informasi
akuntansi
tersebut
memerlukan
suatu
sistem
yang
memberikan panduan dalam pengidentifikasian, pengumpulan, dan pemprosesan dan pengkomunikasian data keuangan perusahaan pada para pengguna informasi tersebut. Maka dikenalah sistem ini sebagai sistem informasi akuntansi.
Sistem akuntansi berkembang melalui suatu proses yang terdiri dari tiga tahap sejalan dengan pertumbuhan dan perubahan perusahaan. a. Tahap satu dalam proses tersebut adalah analisis, yaitu : 1) Mengidentifikasi kebutuhan para pihak yang menggunakan 11
Skousen K. Fred, dkk., Akuntansi Keuangan, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta, 2001, hal 7
21
informasi tentang perusahaan. 2) Menentukan bagaimana menyediakan informasi tersebut. b. Tahap kedua dalam sistem tersebut adalah dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi kebutuhan pemakai. c. Tahap ketiga dalam sistem tersebut adalah pengimplementasian dan penggunaan sistem tersebut untuk mencatat transaksi dan menyusun laporan keuangan. Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasi. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan tersebut adalah merupakan suatu informasi, jadi sebenarnya akuntansi itu sendiri walaupun dilaksanakan secara manual tidak berdasarkan komputer, tetapi tetap merupakan suatu sistem informasi.
C.
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN Dari uraian diatas mengenai sistem akuntansi penggajian adalah :12 “Suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan mengenai penyusunan dan perhitungan penggajian yang dimaksud untuk mencegah terjadinya penyelewengan dalam kegiatan penggajian.”.
1.
12
Sistem Penggajian terdiri dari jaringan prosedur, yaitu :13
Dr. Zaki Baridwan, M.Sc., Sistem Akuntansi (Penyusunan Prosedur dan Metode), Edisi Keenam, BPFE, Yogyakarta, 2002, hal. 9
22
a. Prosedur pencatatan waktu hadir atau absensi Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatat waktu hadirnya diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan “scan finger” pada pintu keluar loker karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukangaji dan upah karyawan dan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahan dalam biasa atau jam lembur (over time) sehingga dapat menggunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima tunjangan-tunjangan. b. Prosedur pembuatan daftar gaji atau upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah adalah membuat daftar gaji dan upah karyawan, data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah bulan sebelumnya. c. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada
masing-masing
karyawan.
Prosedur
pembayaran gaji dan upah melibatkan sistem “Payroll” yang setiap
13
Ibid, hal.11
23
bulannya akan langsung masuk ke masing-masing rekening karyawan dan ini biasanya dilakukan oleh HRD. 2.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang digunakan adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa suratsurat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, mutasi dan lain-lain. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirim ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuat daftar gaji dan upah. b. Absensi jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir karyawan diperusahaan. c. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan karyawan, iuran untuk organisasi karyawan. d. Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah karyawan.
24
e. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
D.
PENGGAJIAN 1.
Pengertian penggajian Suatu perusahaan yang mengalami perkembangan yang cukup pesat dan memperoleh keuntungan, ini akan membuat pimpinan untuk memikirkan tentang kesejahteraan karyawannya. Faktor ini tidak lepas dari orang-orang yang bekerja semaksimal mungkin untuk perusahaan. Atas
sunbangan
prestasi
karyawan
kepada
perusahaan,
maka
perusahaan wajib memberikan suatu balas jasa kepada karyawan dalam bentuk gaji sesuai dengan kedudukan dan prestasinya. Menurut Eddytus Adisu, pengertian Gaji (Salaries) ) adalah :14 “Gaji adalah hak pekerja/ buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/ buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/ buruh dan keluarganya atas suatu pekerja dan atau jasa yang telah atau akan dilakukan”.
14
Edytus Adisu, Hak karyawan Atas Gaji & Pedoman Menghitung : Gaji pokok, Uang lembur, Gaji sundulan, insentif-Bonus-THR, Pajak atas Gaji, Iuran pension-Pesangon, Iuran Jamsostek/Dana sehat, Jakarta : Forum Sahabat, 2008, hal. 2
25
Menurut Putra dalam artikelnya “Accounting, Finance & Taxation“.15 “Gaji yang bahasa inggrisnya payroll, adalah imbalan yang diberikan oleh pihak yang mempekerjakan kepada pihak pekerja, dalam hubungan yang relatif tetap, maupun dalam bentuk kontrak. Besarnya Gaji biasanya sudah ditentukan pada saat kesepakatan kerja dilakukan, dan tidak akan berubah sampai dengan adanya kesepakatan baru. Nilainya relatif tetap”. Menurut Edi Nur dalam artikelnya yang berjudul “Program Penggajian Secara Manual“. 16 “Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara terartur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatan kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedangkan upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut sebagai gaji pokok. Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung pada latar belakang yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya”. Tujuan dari gaji itu sendiri adalah sebagai hak para pekerja dan kewajiban bagi perusahaan yang memakai sarana untuk memelihara, melestarikan, ditetapkan atas dasar nilai-nilai tugas seorang pekerja dengan memperhatikan keseimbangan prestasi, kebutuhan kerja dan kemampuan perusahaan.. Sasaran utama dalam pemberian gaji kepada karyawan adalah :
15 16
Putra, “Accounting, Finance & Taxation”, Http://Feedburner.com. Edi Nur, “Program Penggajian Secara Manual”, Http://edi-nur.dinus.ac.id
26
a. Menarik orang-orang yang berkualitas untuk bergabung dalam suatu organisasi. b. Memperhatikan karyawan agar tetap bekerja. c. Memotivasi karyawan untuk mencapai prestasi yang tinggi. Manusia sebagai tenaga kerja mempunyai potensi individualitas tersendiri, cita-cita, tujuan-tujuan, harapan-harapan dimana dari sekian banyak keinginan atau harapan sebagaian dapat dipenuhi melalui tercapainya tujuan organisasi dan sebagaian lainnya diperoleh dari luar organisasi. Walaupun unsur manusia sebagai tenaga kerja merupakan milik dari organisasi dimana ia bekerja, menjual tenaga, pikiran dan menghasilkan jasa, hal ini disebabkan karena dalam melakukan kegiatan tersebut, mereka mempunyai motif-motif tertentu. Perusahaan berkewajiban mengakui dan menghargai motif-motif tersebut dengan memberikan imbalan sebagai balas jasa atau biasa dikenal dengan kata gaji atau upah. Upah atau gaji pada hakekatnya adalah imbalan yang diberikan perusahaan pada pegawainya. Imbalan jasa ini dapat terwujud dalam bentuk uang yaitu sebagai alat yang bersifat liquid karena mudah untuk ditukarkan dengan barang-barang yang dapat memenuhi atau membiayai kebutuhan hidupnya, lazim dikenal dengan istilah gaji. Dapat juga bukan berbentuk uang, yaitu pemberian kesempatan pengembangan diri dalam organisasi melalui up-grading, promosi dan
27
pemberian jaminan social yang dapat berbentuk bahan-bahan keperluan hidup seperti beras, fasilitas kesehatan, perumahan dan fasilitas kesejahteraan lainnya.
2.
Elemen- elemen Gaji Walaupun begitu banyak variasi elemen yang ada pada biaya gaji, akan tetapi pada garis besarnya ada 4 elemen dasar dan 2 elemen tambahan, yang terdiri dari :17 a.
Gaji Pokok Gaji pokok merupakan elemen utama, yang dijadikan dasar pertimbangan mengapa gaji digolongkan kedalam kelompok biaya operasional. Dimana nilainya relatif tetap paling tidak untuk satu tahun buku). Besarnya nilai pada elemen ini tentunya bervariasi sesuai dengan kemampuan perusahaan, jabatan, masa kerja. Semakin tinggi kemampuan perusahaan, biasanya juga akan menentukan nilai gaji pokok yang relatif lebih tinggi, semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi juga gaji pokoknya, semakin lama masa kerjanya maka kemungkinan kenaikan gaji akan semakin luas yang nantinya berakumulasi menjadi peningkatan nilai dari gaji pokoknya.
17
Putra, Loc.cit
28
b. Lembur Kebijakan mengenai lembur tidaklah sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Akan tetapi, pada umumnya lembur biasanya diberikan hanya pada pegawai di tingkatan (level) tertentu saja, yaitu staff (bukan manajer). c. Tunjangan-tunjangan Ada
berbagai
macam
jenis
tunjangan,
dimana
dalam
pelaksanaannya sangat tergantung dari kemampuan perusahaan. 1) Tunjangan Jabatan Jenis tunjangan ini melekat pada suatu jabatan tertentu. Semakin tinggi suatu jabatan, tunjangan inipun semakin tinggi (sampai pada batas tertentu). 2) Tunjangan Kesehatan Tunjangan kesehatan tergolong tunjangan yang paling banyak disediakan oleh perusahaan setelah tunjangan jabatan. Dalam praktiknya kesehatan ini diberikan dalam bentuk yang berbeda-beda. Misalnya : Penggantian biaya kesehatan, pembebasan biaya pembelian obat, dan lain sebagainya.
29
3) Tunjangan Asuransi Tunjangan asuransi yang paling lumrah dipakai di Indonesia adalah produk-produk asuransi yang disediakan oleh PT. Jamsostek (Persero). 4) Dan Tunjangan lain (yang bervariasi dan tidak umum dipakai). d. Potongan-potongan Potongan atas Gaji yang paling dasar adalah potongan Pajak Penghasilan (PPh), Premi asuransi yang ditanggung oleh pegawai. e. Bonus & Insentif Bonus & insentif merupakan elemen tambahan, biasanya disediakan oleh jenis perusahaan tertentu dan untuk pegawai tertentu saja, yaitu distributor, bank, finance dan perusahaan sejenis yang operasionalnya berorientasikan target. Elemen ini nilainya tidak tetap. Ada 2 (dua) macam kebutuhan pokok dasar minimal manusia, yaitu kebutuhan yang bersifat : a) Material Meliputi kebutuhan yang bersifat fisik, yaitu terdiri dari sandang, pangan dan papan.
30
b) Non material Meliputi kebutuhan-kebutuhan seperti keamanan, sosial, prestasi dan aktualisasi diri. Namun demikian ada pula manusia bekerja karena alasan lainnya, hal ini nampak misalnya pada masa perbudakan dalalm zaman penjajahan dan lain sebagainya. Pada zaman itu besar kecilnya prestasi yang diberikan oleh orang-orang dalam keadaan tersebut umumnya tergantung dari besar kecilnya rasa takut kepada orang yang memerintahnya. Tidak demikian halnya dalam keadaan dimana orang bekerja untuk memenuhi kebutuhannya besar kecilnya prestasi yang diberikan tergantung dari besar kecilnya realisasi pemenuhan kebutuhan. Dengan demikian setiap pemimpin haruslah memberikan kepada bawahannya, hal ini merupakan salah satu motif untuk realisasi apa yang menjadi tujuan organisasi secara keseluruhan. Wajar kalau dinyatakan bahwa para pemimpin itu memperoleh hasil-hasilnya melalui bantuan orang lain. sebagaimana dikemukakan oleh H. Koontz & O’Donnel, dalam bukunya Principles of Management : ”Management involves getting things done through and with people”. Artinya :
31
“Manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain”. Dengan dasar pemikiran tersebut berarti bahwa berhasil tidaknya pimpinan mencapai hasil melalui bawahannya tergantung pada besar kecilnya perhatian yang diberikannya untuk merealisasikan kebutuhan
bawahannya.
Karenanya
setiap
pemimpin
yang
mengharapkan hasil tertentu dari bawahannya, ia harus memperhatikan dan memberikan imbalan yang sepantasnya, pemberian gaji harus menjamin terealisirnya keadilan-keadilan, maka pimpinan bertanggung jawab untuk mengadakan penilaian kerja sehingga dasar pemberian gaji terasa adil. Menurut
Mulyadi
dalam
bukunya
Sistem
Akuntansi
mengungkapkan bahwa pengertian gaji adalah sebagai berikut :18 “Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, yang biasanya secara tetap per bulan.” Menurut Dr. Suparto Adikoesoemo, dalam bukunya yang berjudul Manajemen Rumah Sakit, bahwa : “Untuk gaji idealnya rumah sakit swasta saat ini dimana imbalan jasa dokter/karyawan sesuai dengan prestasi/kontribusi dokter atau karyawan tersebut, diberikan reward/punishment yang jelas”.19
18 19
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Universitas Gajah Mada, Jakarta 2001 Dr. Suparto Adikoesoemo, Manajemen Rumah Sakit, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta 2003
32
Diatas telah dikemukakan perbedaan tentang gaji dan upah, pada hakekatnya memiliki maksud yang sama, perbedaannya hanya pada ikatan kerja dan jangka waktu pemberiannya. Gaji diberikan untuk jangka waktu, sedangkan upah diberikan atas dasar waktu dan hasil. Oleh karena itu dikenal dengan upah harian, upah borongan, upah mingguan dan sebagainya. Baik itu upah atau gaji pimpinan dalam suatu proses produksi, maka dalam penyusunan program pemberian gaji tersebut harus dipakai dasar-dasar yang tepat. 3.
Prosedur Personalia dan Pencatatan Waktu Prosedur personalia dan pencatatan waktu menurut Zaki Baridwan adalah sebagai berikut :20 a.
Prosedur penerimaan karyawan Adapun prosedur penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut : 1) Bagian-bagian
yang
membutuhkan
tambahan
karyawan
mengajukan permintaan karyawan baru kepada bagian personalia. Formulir permintaan karyawan ini dibuat rangkap 2 (dua) dan distribusinya sebagai berikut : a) Lembar 1 (asli) untuk bagian personalia b) Lembar 2 untuk bagian yang membutuhkan karyawan baru
20
Dr. Zaki Baridwan, Op.cit., hal. 211
33
2) Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan melakukan kegiatan mencari karyawan baru dengan langkahlangkah sebagai berikut : a) Mencari karyawan-karyawan yang saat ini sudah bekerja dalam perusahaan yang dinilai mampu untuk mengisi lowongan yang tersedia. b) Jika langkah tersebut diatas tidak dilakukan, bagian personalia mencari karyawan baru dari surat-surat lamaran yang sudah masuk, apabila belum ada lamaran yang masuk, bagian
personalian
menghubungi
mencari
sumber-sumber
karyawan
baru
dengan
tenaga
kerja
kantor
penempatan tenaga kerja, universitas, mengumumkan kebutuhan
karyawan
baru
melalui
media
cetak
&
elektronik, dll. c) Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian personalia menyelenggarakan wawancara dan diserahkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan untuk diwawancarai. d) Berdasarkan hasil wawancara, bagian yang membutuhkan karyawan baru memutuskan calon karyawan yang diterima. e) Calon karyawan yang dinyatakan lulus wawancara, maka calon karyawan diminta mengikuti test tertulis dan pemeriksaan kesehatan
34
f) Bagian personalia berdasarkan keputusan dari bagianbagian yang membutuhkan karyawan membuat surat pengangkatan (Surat perjanjian kerja) rangka 3 (tiga) dan didistribusikan sebagai berikut : i. Lembar 1 untuk karyawan baru ii. Lembar 2 untuk bagian gaji dan upah iii. Lembar 3 untuk arsip bagian personalia g) Bagian personalia membuat kartu pegawai untuk karyawan baru yang menunjukkan informasi tentang karyawan tersebut. b.
Prosedur Pencatatan Waktu Pencatatan waktu hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir karyawan dalam suatu periode pembayaran dan kadang-kadang juga mengenai tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan dalam setiap pekerjaan atau departemen. Catatan waktu kerja ini dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir dan untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk distribusi gaji atau upah serta perhitungan insentif. Bagian pencatat waktu hadir merupakan suatu bagian yang dibawahi oleh controller atau kepala bagian. Pencatatan waktu
35
kerja biasanya diawasi oleh supervisor. Kadang-kadang pencatat waktu kerja adalah karyawan dari bagian controller. Kombinasi antara catatan waktu hadir dan catatan waktu kerja berguna untuk mengumpulkan data yang perlu untuk membuat daftar gaji dan juga untuk membuat distribusi. 4.
Prosedur penggajian Di dalam prosedur penggajian, formulir dan laporan yang digunakan menurut Zaki Baridwan terdiri dari :21 a. Daftar Gaji dan Check Register Daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor kartu hadir, jam kerja biasa dan jam lembur, tariff gaji atau upah, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih. Daftar gaji dan upah ini terdapat pada buku jurnal gaji dan upah. b. Cek Gaji Cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi apabila gaji dibayar dengan uang tunai, maka digunakan amplop gaji. Baik cek maupun amplop gaji harus menunjukkan nama
21
Dr. Zaki Baridwan, Op.cit., hal. 223
36
karyawan dan jumlah gaji bersihnya. Bisa juga diberikan keterangan lain seperti nomor kartu hadir, bagian dan lain sebagainya c. Laporan Gaji Karyawan Merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potonganpotongan serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan kepada karyawan bersama dengan gaji atau upahnya. d. Catatan Gaji Karyawan Merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu, bulanan atau triwulan. Catatan ini dibuat terperinci seperti gaji dan upah. Untuk setiap karyawan yang dibuatkan satu formulir. e. Surat pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini buat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah dalam kegiatan yang terpisah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap pegawai mengenai rincian gaji dan upah yang diterimanya beserta berbagai beban yang berupa potongan-potongan. f. Kartu Penghasilan Karyawan Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongan yang diterima setiap pegawai. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi
37
beban setiap karyawan. Selain itu, kartu ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan mendatangani kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
38
Informasi Waktu Kerja
Departemen Produksi
Perbarui Catatan kuntansi Biaya Bukukan
Catatan WIP
Informasi Waktu Penggajian
Proses Penggajian
Bukukan
Otorisasi Penggajian
Catatan Penggajian Departemen Personalia Rangkuman Penggajian
Siapkan Utang
Cek Gaji
Bukukan
Informasi Rangkuman
Perbarui Buku Besar Umum
Informasi Rangkuman
Akun Pengendali Post Otorisasi Transfer
Catatan Akuntansi
Dana
Karyawan
Siapkan Pengeluaran Kas Cek Gaji
Bank
Cek Transfer Gaji
Bukukan
Akun Dana Gaji Gambar 2.1 Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian
Gambar 2.1 Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian22
22
James A. Hall, Accounting Information Systems (Sistem Informasi Akuntansi), Jakarta, hal 391
39
E. KERANGKA PEMIKIRAN
RS. Omni Alam Sutera
Teori
SOP
PROSEDUR PENGGAJIAN
U
PENGENDALIAN INTERNAL
KRITERIA PENGENDALIAN INTERNAL YANG BAIK
M
P A N
B A
ANALISA & PEMBAHASAN
L I
KESIMPULAN
K
SARAN
Gambar 2.2 Kerangka Pikir Penelitian
