BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Sistem Informasi M enurut O’Brien (2005, hlm.5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
M enurut Whitten, Bentley, Dittman (2007, hlm.10), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
dan
menghasilkan output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
M enurut Williams & Sawyer (2005, p452), sistem informasi berbasis komputer adalah sistem informasi untuk menyediakan para manajer (dan berbagai kategori karyawan) dengan jenis informasi yang tepat guna membantu mereka membuat keputusan.
Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan pengaturan atas pengguna sistem, data, proses, serta
8
9
teknologi informasi untuk menghasilkan suatu informasi yang berguna dalam pembuatan keputusan.
2.2. Definisi ERP M enurut O’Brien (2005, hlm.216), ERP berperan sebagai tulang belakang
lintas
fungsi dalam
perusahaan
yang
mengintegrasikan
serta
mengotomatisasi banyak proses bisnis dan sistem informasi dalam fungs i manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia pada perusahaan.
M enurut Haag, Cummings, M cCubbrey (2005, p203), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah istilah yang mengacu pada metode untuk mendapatkan dan menjaga gambaran atas seluruh bagian dari bisnis, yaitu produksi, pengembangan produk, penjualan, dan pelayanan barang dan jasa akan seluruhnya dikoordinasikan untuk mencapai tujuan perusahaan.
M enurut Thompson & Cats-Baril (2003, p354), sistem Enterprise Resource Planning dirancang untuk menggantikan sistem informasi warisan perusahaan yang lama dengan sekumpulan modul perangkat lunak yang terintegrasi secara penuh. Sistem ERP berfokus pada operasi back-office, seperti keuangan, produksi dan logistik, dan pengelolaan sumber daya manusia.
10
Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa ERP merupakan suatu metode yang menggabungkan berbagai sistem informasi serta sebagian besar proses bisnis dalam perusahaan, yang mencakup fungsi logistik, produksi, penjualan dan distribusi, pelayanan, keuangan, dan sumber daya manusia untuk memberikan nilai lebih dalam mencapai tujuan perusahaan.
2.3. Infrastruktur ERP M enurut Wijaya & Darudiato, (2002, hlm.22-24), infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : 1. People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki (sense of belonging), keterlibatan (involvement), semangat (spirit), dan rasa perlawanan yang minimum (resistance). Hal ini dimulai saat pemilihan sistem ERP, pelaksanaan, penyelesaian, pemeliharaan (maintenance).
2. Process Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis dengan adanya penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP, harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam proses yang merupakan acuan
11
utama dalam melakukan implementasi sistem ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan sistem ERP, maka perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi sistem ERP.
3. Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, software, dan database.
TECHNOLOGY
PROCESS
PEOPLE OPERATION
Gambar 2.1. Komponen Infrastruktur ERP (Sumber: Wijaya & Darudiato, 2009, hlm.24)
12
2.4. Manfaat ERP M enurut Wijaya & Darudiato (2009, hlm.33-35), penerapan sistem ERP memiliki banyak manfaat, yaitu sebagai berikut: • Kualitas dan efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi. • Penurunan biaya. Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP. • Pendukung keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah tugas-tugas management sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi management
yang
pengorganisasian,
meliputi
pengawasan,
diantaranya dan
di
pengendalian.
bidang Sistem
perencanaan, ERP
dapat
menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk level managerial dan pengambil keputusan agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan secara tepat waktu pada lintas bisnis perusahaan. • Kelincahan perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan
perbedaan
budaya
antar
departemen,
sehingga
dapat
diintegrasikan. Dan menghilangkan dinding departemen dan fungsi berbagai proses bisnis sistem informasi dan sumber daya informasi, sehingga
13
menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab managerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan struktur organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis. • Sistem terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem terintegras i dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. • Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah. • Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi, tidak hanya memonitor operasional saja tetapi mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik. • Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi, untuk menghasilkan analisa dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan sebagia decision support system. • Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif, misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cash flow, perencanaan penjualan, dan perencanaan biaya. • Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh
14
fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan sehingga dapat
menghilangkan
pekerjaan-pekerjaan
rangkap
dan
menggunakan
standarisasi data untuk seluruh departemen. • Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan efektif. • Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi dan
sistem yang terintegrasi dapat
dihindari kebocoran,
pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan, dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.
2.5. Kegagalan Sistem ERP M enurut Wijaya & Darudiato (2009, hlm.129-131), kegagalan penerapan sistem ERP, biasanya disebabkan oleh integrasi sistem, dimana tidak ada kesesuaian antara orang, proses, dan teknologi sehingga harus mengeluarkan nilai investasi yang relatif sangat besar. Untuk itu perlu diketahui beberapa peluang kegagalan penerapan sistem ERP, yaitu sebagai berikut: • Implementasi yang didasari oleh sistem tanpa disertai perubahan proses bisnis yang jelas, salah dalam menterjemahkan kebutuhan perusahaan. Penerapan sistem ERP hanya sekedar mengikuti tren saja, tanpa disertai perubahan secara
15
radikal cara kerja proses bisnis dan sistem informasi yang tidak sesuai kebutuhan perusahaan. • Penerapan sistem ERP yang lebih didasari oleh sistem akan berpeluang gagal lebih besar dibanding dengan implementasi yang didasari pada bisnis. Dimana inisiatif penerapan sistem ERP hanya menekankan pada isu-isu sistem, seperti mengganti sistem lama, meningkatkan integrasi sistem, tanpa disertai oleh perubahan proses bisnis yang jelas. • Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan sistem ERP. Dimana pengguna kurang terlatih dan kurang terlibat secara aktif dalam proses implementasi sistem ERP. • Pengguna masih dibebankan oleh penyelesaian target pada pekerjaan – pekerjaan sistem berjalan, sehingga pengguna tidak memiliki waktu yang cukup untuk terlibat dalam program pelatihan dan terlibat secara aktif dalam implementasi sistem ERP. • Pengguna tidak memahami bagaimana aplikasi ERP dapat mengubah proses bisnis dan tidak siap untuk mengikuti disiplin sistem baru dan integrasi yang diisyaratkan oleh sistem ERP. • Pengguna belum menyadari bahwa setiap tindakan yang dilakukan sistem dapat berpengaruh langsung pada aspek operasional perusahaan. • Pemilihan teknologi yang tidak sesuai dengan tren perkembangan industri. • Investasi sistem informasi menggunakan target jangka pendek dan tidak selarasnya strategi teknologi informasi dengan strategi perusahaan.
16
• M elakukan banyak perubahan dengan cara yang terlalu cepat dalam proses konversi data dan pengujian terhadap data. • Sistem ERP yang bersifat tidak fleksibel (not user friendly) sehingga pengguna mengalami kebingungan dan takut dalam menggunakan sistem ERP. • Budaya yang tidak berubah, menunda pekerjaan seperti saat menggunakan sistem manual, seharusnya setiap hari seluruh transaksi telah diinput, sehingga setiap saat pihak management dapat mengetahui kondisi perusahaan dan dapat mengambil keputusan dengan cepat. • Mental karyawan yang mudah menyerah, begitu menemui beberapa masalah dan kegagalan dalam menggunakan aplikasi program, langsung menyerah dan menyatakan bahwa software atau aplikasi program ini tidak bisa dipakai. • Cara berpikir yang keliru, bahwa software ini sangat pintar sekali dan dapat menggantikan manusia secara total layaknya dewa penolong, padahal software hanyalah alat bantu, tetap dibutuhkan nalar dan kecerdikan dari penggunanya untuk memanfaatkan semua fasilitasnya secara menyeluruh. • Sistem dan prosedur di perusahaan yang tidak mendukung, dengan adanya software akan banyak staf yang merasa terancam dan merasa mudah digantikan, ini salah besar. Dengan adanya software, justru keahlian dan ilmu yang selama ini terpendam dapat diaplikasikan seperti analisa laporan keuangan yang sesuai industrinya,
analisa Activity Based
Costing (ABC),
dan
Accounting
Management, dimana semua itu belum dapat digantikan oleh software. Untuk itulah diperlukan pemberdayaan karyawan yang lebih baik.
17
• Menuntut kesempurnaan saat ini juga, meskipun konsultan IT telah berusaha sebaik dan seteliti mungkin terhadap software, tapi akhirnya produk ini adalah buatan manusia yang tidak luput dari kesalahan, pasti ada saja kesalahan seiring dengan bertambahnya fasilitas baru, perkembangan teknologi, kompatibilitas dengan sistem operasi dan hardware komputer. Untuk itu, komunikasi yang baik antara pengguna dan konsultan IT menjadi syarat mutlak, jangan menunda-nunda untuk melaporkan masalah dan kesalahan agar tidak bertumpuk-tumpuk dan akhirnya menjadi kumpulan kekecewaan (menjadi snow ball), maka konsultan IT akan memberikan solusi terbaik. • Tidak mau menyesuaikan diri dengan sistem baru, justru mengharapkan agar software yang menyesuaikan diri. mereka terbiasa menggunakan spreadsheet dimana data dapat disusun dan diolah sebebas mungkin.
2.6. Definisi Evaluasi Dikutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002), evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi, pengenalan permasalahan dan pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan.
M enurut Akmal (2009, hlm.9), evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-faktor pendukung yang dimiliki, untuk mencapai tujuan.
18
Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan proses penilaian atas proses dan hasil agar mampu memberikan manfaat sebagaimana diharapkan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.7.
Definisi Proses Bisnis M enurut Weske (2010, p.5), suatu proses bisnis terdiri dari kumpulan aktivitas yang dilakukan secara terkoordinasi dalam lingkungan organisasional dan teknikal. Aktivitas-aktivitas ini bergabung untuk mewujudkan tujuan bisnis.
M enurut Jones & Rama (2008, hlm.3), proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa.
M enurut Whitten, Bentley, Dittman (2007, hlm.23), proses bisnis adalah kerja, prosedur, dan aturan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis, independen terhadap sembarang teknologi yang digunakan untuk mengotomatisasi atau mendukung mereka.
Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah serangkaian aktivitas, kerja, prosedur, dan aturan yang terjadi di dalam perusahaan untuk menangani berbagai transaksi serta kebutuhan perusahaan guna mencapai tujuan akhir perusahaan.
19
2.8.
IFCA Software Diambil dari website IFCA Consulting Group (www.ifca.com.my), PT. IFCA Consulting Indonesia, sebuah anggota dari IFCA Consulting Group, dibentuk pada tahun 1994 untuk berfokus dan berspesialisasi dalam menyediakan solusi komputerisasi yang komprehensif, terintegrasi secara penuh, dan menyeluruh bagi organisasi di Indonesia yang bergerak dalam bidang properti (pengembangan dan manajemen), konstruksi dan mesin, keuangan dan sewa, serta industri rumah sakit.
IFCA SoftwareTM Property Management memiliki fungsionalitas lengkap
untuk
mengelola pusat perbelanjaan,
apartemen,
kondominium,
perkantoran, layanan apartemen, dan masih banyak lagi bisnis yang terkait dengan manajemen perusahaan. Solusi ini juga digunakan oleh banyak manajer aset dalam industri REIT (Real Estate Investment Trust).
• Product Management M enentukan tipe unit yang tepat, pemberian harga untuk setiap tipe, profil penjual, manajemen agen penjualan, pengaturan komisi, dan evaluasi penghuni adalah fitur kunci modul ini. • Project Profiling M enciptakan kesadaran yang tepat kepada pasar tujuan akan menentukan peluang yang akan berubah menjadi pendapatan. M odul ini melayani perencanaan pemasaran, pencarian properti, pengelolaan peluang, manajemen
20
peluang akses, manajemen penawaran dan persetujuan, serta manajemen pemesanan dan persetujuan.
• Profit (Revenue) Sharing Management Fitur ini memungkinkan untuk secara efisien mengelola dan mengawasi persetujuan pembagian pendapatan dengan para penyewa. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat tabel matriks untuk membagi keuntungan atau pendapatan berdasarkan pada Sales Turn-over atau dengan kategori penjualan atau kombinasi keduanya. Kategori penjualan dapat didefinisikan oleh pengguna dan dihubungkan dengan tabel tarif denda yang telah didefinisikan terlebih dahulu pada persetujuan penyewa. Data penjualan dari sistem POS (Point-of-Sales) pihak ketiga dapat diimport ke dalam sistem melalui file Text atau Excel. Integrasi dengan modul Accounts Receivable untuk memudahkan penagihan. Sistem memungkinkan
pengguna untuk
menghitung denda dengan
kombinasi jumlah dari biaya sewa dasar dan Sales Turn-over atau yang mana yang tertinggi di antara keduanya.
• Contract Management Contract management meliputi entri kontrak, persetujuan kontrak, adendum kontrak, perbaruan kontrak, kontrak untuk ekspansi unit dan perpindahan kontrak yang telah selesai.
21
• Renovation Management Setiap renovasi dalam lokasi penyewaan akan membutuhkan persetujuan sebelum dimulainya. M odul ini menangani aplikasi sewa, biaya renovasi, persetujuan renovasi, pendaftaran pekerja dan inspeksi renovasi. • Tenant Administration M odul ini mengelola keluar masuknya penyewa, pemutusan kontrak, informasi pelanggan, pemrosesan pembagian keuntungan, pengolahan biaya promosi, konsesi sewa, manajemen komisi dan kontrak sewa. • Accounts Receivables M odul AR ini agak berbeda dibandingkan dengan AR akuntansi pada umumnya. Fitur dari modul ini adalah jadwal penagihan, pemberitahuan pembayaran, manajemen restitusi, persetujuan restitusi, penyesuaian tagihan, bunga keterlambatan pembayaran, beban sementara, beban pihak ketiga, otomatisasi auto-debet dan profil debitur yang komprehensif. • Promotion Campaign M odul ini memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan menganggarkan promosi, menelusuri jadwal event berdasarkan minggu, bulan dan tahun. Biaya dapat dibebankan kembali ke semua penyewa dengan jumlah tetap, berdasarkan built-up area atau dengan persentase pembagian. Survei dapat dipantau secara elektronik. • Information Centre M odul ini terdiri dari evaluasi penyewa, informasi peluang, entri data salesman, entri data pesaing, entri data penyewa dan agen penjualan.
22
• Lease Back Management Fitur dari modul ini meliputi manajemen unit yang disewakan kembali, rencana penyewaan kembali rencana, persetujuan penyewaan kembali, dan biaya penyewaan kembali. • Meter Management M odul ini menangani pembacaan sub-meter, data master pembacaan meter, spesifikasi biaya meter dan histori pembacaan meter. • Customer Service CS telah menjadi fokus penting dan berikut ini adalah fitur-fitur untuk modul ini. M anajemen item layanan, customer service centre, manajemen pelayanan, manajemen penanganan, service quotation, persetujuan service quotation, kontrak jasa dan persetujuan kontrak jasa. • Owner Management M odul ini menangani profil pemilik, manajemen serah terima, pemeriksaan serah terima, dokumen serah terima, diskon bagi pemilik, persetujuan diskon bagi pemilik dan manajemen penghuni yang masuk dan/atau pindah. • Facility Management M odul ini membantu memastikan perawatan yang efektif dan tepat waktu atas peralatan dan aktiva tetap perusahaan. Sistem memantau kontrak pemeliharaan atas peralatan & tugas
yang telah ditetapkan. Hal ini juga termasuk jejak
anggaran dan biaya aktual pemeliharaan, menghasilkan Work Order (Perintah Kerja) dan memantau pekerjaan dalam proses. Akhirnya, seluruh histori
23
komprehensif atas biaya yang digunakan dalam memelihara seluruh peralatan dibuat layak. • Car Park Management M odul ini menangani pengaturan penagihan, pengaturan jenis tagihan, manajemen kartu parkir, manajemen kendaraan dan biaya parkir mobil. • Cleaning And Greening M odul ini melayani kebutuhan untuk membuat pengaturan atas area kebersihan serta membuat jadwal pembersihan. • Fire Security Guard M odul ini terdiri dari pengaturan pos, manajemen shift penjaga keamanan, manajemen perangkat pemadaman kebakaran dan pengelolaan perlindungan terhadap kebakaran.
2.9. Fungsi Marketing & Sales M enurut Whiteley (2004, p23), fungsi Marketing & Sales meliputi 4 tahap esensial, yaitu: • Pre-sale: menemukan pemasok, menyepakati ketentuan-ketentuan, serta melakukan promosi. • Execution: menerima pesanan dan melakukan pengiriman barang. • Settlement: meminta dan menerima pembayaran. • After-sales: kegiatan dukungan yang menyusul setelahnya.
24
M enurut O’Brien (2005, hlm.350), fungsi bisnis dari pemasaran dan penjualan berhubungan dengan perencanaan, promosi, dan penjualan produkproduk yang ada dalam pasar yang ada, serta pengembangan berbagai produk baru dan pasar baru untuk dapat dengan lebih baik menarik serta melayani pelanggan lama maupun calon pelanggan.
Dari berbagai definisi di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi Marketing & Sales adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh aktivitas pendapatan, yang dimulai dari kegiatan prajual (promosi dan perencanaan), kegiatan penjualan hingga pembayaran diterima dari pelanggan, dan kegiatan purnajual (layanan yang diberikan kepada pelanggan setelahnya).
2.10. Aktivitas Pengendalian M enurut Jones & Rama (2008, hlm.155), aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
M enurut Hall (2006, p152), aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk meyakinkan bahwa tindakan tepat telah diambil untuk mengatasi resiko organisasi yang telah teridentifikasi.
M enurut Gelinas & Dull (2008, p211), aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang meeyakinkan bahwa respon terhadap resiko telah dilaksanakan.
25
Dari berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memberikan respon serta mengatasi resiko-resiko yang ada guna mencapai tujuan organisasi.
2.11. Pengendalian Arus Kerja M enurut Jones & Rama (2008, hlm.155-166), pengendalian arus kerja meliputi: 1. Pemisahan Tugas Organisasi dapat mengupayakan pemisahan (a) otorisasi kejadian, (b) pelaksanaan kejadian, (c) pencatatan data kejadian, dan (d) pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian. 2. Penggunaan Informasi M engenai Kejadian Sebelumnya untuk M engendalikan Aktivitas Informasi mengenai kejadian sebelumnya dapat berasal dari dokumen atau record komputer. 3. Urutan Kejadian yang Diharuskan Di banyak kasus, organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses
untuk
mengikuti
urutan
tertentu.
Namun,
perusahaan
dapat
mengharuskan suatu urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan, dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan selama tidak terdapat kendala dari kejadian tersebut.
26
4. M enindaklanjuti Kejadian Kejadian yang memerlukan tindak lanjut diidentifikasi melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai. Laporan seperti itu terkadang dikenal sebagai laporan pekerjaan “terbuka” atau laporan umur. 5. Dokumen Bernomor Urut M emberi nomor urut pada dokumen memberikan peluang untuk mengendalikan kejadian.
Dokumen
bernomor
urut
dibuat
selama
satu
kejadian
dipertanggungjawabkan di kejadian berikutnya. M emeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat. 6. Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses Agen internal ditunjuk sebagai penanggung jawab sebagian besar kerjadian. Di organisasi-organisasi besar, cukup
mudah untuk mempertahankan agar
karyawan bertanggung jawab jika nomor identitas karyawan tercatat pada waktu pencatatan kejadian. 7. Pembatasan Akses ke Aset dan Informasi Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi dan sarana lain. 8. Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya.
27
2.12. Pengendalian Input M enurut Jones & Rama (2008, hlm.336-341), pengendalian input berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data: • M enu pencarian yang menyediakan daftar nilai-nilai yang mungkin untuk dimasukkan. • Pemeriksaan record untuk menentukan apakah data yang dimasukkan konsisten dengan data yang dimasukkan di tabel terkait. • Konfirmasi data yang dimasukkan oleh pengguna dengan menampilkan data terkait dari tabel lain. • Pemeriksaan format untuk membatasi data yang dimasukkan ke teks, nomor, dan tanggal. • Aturan validasi untuk membatasi data yang dapat dimasukkan ke nilai-nilai tertentu. • Penggunaan default dari data yang dimasukkan di sesi sebelumnya. • Pembatasan terhadap dibiarkannya field yang kosong. • Pembuatan field yang berfungsi sebagai kunci utama. • Nilai yang dihasilkan oleh komputer yang dimasukkan ke dalam record. • Total pengendalian batch dilakukan sebelum entri data dibandingkan dengan pencetakan setelah entri data. • Peninjauan laporan edit atas kesalahan-kesalahan sebelum posting. • Laporan pengecualian yang mendaftar kasus-kasus di mana default ditolak atau di mana nilai-nilai tidak biasa dimasukkan.
28
2.13. Definisi Bagan Alir Dokumen (Flowchart) M enurut M ulyadi (2001, hlm.57), bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perancangan sistem informasi yang kompleks dan pengembangan program komputer. Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar, proses pengolahan data, dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan aliran data melalui sistem, oleh karena itu bagan tersebut tidak menunjukkan disk, pita magnetik, printer, komputer, atau alat fisik lain.
2.14. Definisi Analisis Fit/Gap M enurut Charles A., analisis fit/gap adalah suatu analysis tool yang melibatkan identifikasi kesenjangan antara kondisi sekarang dengan kondisi mas a depan yang diharapkan. Analisis tersebut merupakan titik awal dalam proses implementasi untuk kegiatan perbaikan proses. Fit/gap dapat digunakan untuk meyakinkan bahwa proses perbaikan tidak langsung berpindah dari identifikas i area-area permasalahan ke solusi yang diusulkan tanpa memahami kondisi yang sedang berlangsung saat ini.
2.15. Fit/Gap Requirement Requirement (kebutuhan) harus diidentifikasi berdasarkan level prioritasnya. Hal ini memungkinkan tim dan sponsor proyek untuk memastikan
29
bahwa seluruh proses bisnis yang penting diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ini memungkinkan tim proyek untuk berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi dan menekankan dimana fungsionalitas dapat menambah nilai kepada bisnis yang tengah berjalan guna meningkatkan proses bisnis, mewujudkan efisiensi atau memperbaiki pelaporan. Tingkatan kebutuhan di bawah ini diambil dari Projects Implementation Requirements Document.
Inisial-inisial di bawah ini mengidentifikasikan kode yang digunakan pada kolom Rank dari laporan analisis fit/gap:
Tabel 2.1. Fit/Gap Requirement dalam Analisis Fit/Gap Rank
Penjelasan
H
HIGH/ Kebutuhan Kritis atas Tujuan – adalah kebutuhan yang sangat penting terhadap tujuan, diperlukan untuk operasi dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; kebutuhan ini juga mencakup pelaporan internal dan eksternal.
M
MEDIUM/ Kebutuhan Nilai Tambah – adalah kebutuhan yang, jika dipenuhi,
akan
meningkatkan
proses
bisnis
secara signifikan;
kebutuhan ini seringkali merupakan proses bisnis yang sedang berjalan dan tidak penting terhadap bisnis organisasi, namun jika dipenuhi akan memberikan manfaat biaya yang signifikan bagi organisasi. L
LOW/ Kebutuhan yang Diinginkan – adalah kebutuhan yang baik jika
30
dimiliki dan hanya akan menambah sedikit nilai terhadap proses bisnis dan dapat dicapai melalui berbagai solusi atau perubahan atas proses bisnis.
(Sumber: http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
2.16. Degree of Fit Inisial-inisial berikut ini menjelaskan kode yang digunakan dalam menentukan tingkatan kesesuaian (fit) atas laporan analisis fit/gap.
Tabel 2.2. Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap Kode
Penjelasan
F
Fit – kebutuhan telah dipenuhi seutuhnya oleh perangkat lunak.
G
Gap – perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan ini sama sekali. Komentar
ditambahkan
dan
alternatif
yang
diusulkan
akan
diidentifikasi serta suatu rekomendasi dibuat; dapat berujung untuk mengusulkan customization atas perangkat lunak. P
Partial fit – perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang mencukupi kebutuhan. Solusi, pelaporan modifikasi atau customizations akan tetap diidentifikasi apabila diperlukan untuk memenuhi kebutuhan secara penuh.
(Sumber: http://www.uofaweb.ualberta.ca/pvfinanceais/pdf/proj_fit_gap.pdf)
31
2.15. Teknik Perbaikan dalam Proses Bisnis M enurut
Page (2010,
p12),
teknik
perbaikan
proses
bisnis
menyediakan suatu pendekatan bagi organisasi untuk memperbaiki proses bisnis dengan memperkenalkan metode kunci yang digunakan, meliputi: • Eliminating bureaucracy. Dalam suatu proses bisnis, birokrasi membutuhkan sederetan aktivitas kompleks yang “menjauhi” proses yang efektif dan efisien. Biasanya, penyebab birokrasi adalah kebutuhan untuk pengendalian yang berlebihan, ketakutan dalam membuat kesalahan, keinginan untuk melakukan back up seandainya terjadi kesalahan atau memang merupakan sesuatu yang tumbuh seiring waktu. • Evaluating value-added activities. Analisa nilai tambah meninjau bagaimana setiap aktivitas dalam proses bisnis menyumbang nilai bagi klien atau pelanggan. Pertanyaan utama ketika menerapkan analisa nilai tambah adalah, “Akankah klien atau pelanggan membayar lebih untuk aktivitas ini?” • Eliminating duplication and redundancy. Duplikasi atau redundansi muncul ketika beberapa kelompok ikut terlibat di dalam proses bisnis dan terjadi silos tanpa adanya integrasi di antara mereka. • Simplifying the process, reports, and forms. Penyederhanaan
berarti
mengurangi atau mengeliminasi kompleksitas suatu aktivitas dalam proses bisnis agar proses menjadi lebih mudah dimengerti dan lebih efisien. • Reducing cycle time. Cycle time adalah waktu yang digunakan untuk melengkapi seluruh proses, mulai dari langkah pertama hingga terakhir, termasuk waktu tunggu atau jeda. Klien dan pelanggan memperhatikannya
32
karena mereka merasakannya, seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menerima hasil. Perusahaan memperhatikannya karena dengan menguranginya dapat meningkatkan produktivitas serta mengurangi sumber daya. • Applying automation tools. Terapkan kelima metode di atas terlebih dahulu, baru kemudian tinjau proses bisnis yang baru untuk poin-poin dimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi proses.
