BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1. Definisi Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsurunsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.1 Model Umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakterisik yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu 1
Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Hal : 10.
11
12
dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem. b. Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut dengan lingkungan luar sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan
penghubung
sistem
atau
interface.
Penghubung
ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. e. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). f. Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
13
g. Pengolah Sistem (Proses) Suatu sistem dapat mempuyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.2 2.1.2. Daur Hidup Sistem Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasisi komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengukui langkahlangkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secra top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Adapun beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem, diantaranya adalah : a) Mengenali adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan
2
Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Hal : 12-13.
14
dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya. b) Pembangunan Sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut. c) Pemasangan Sistem Setelah
tahap
pembangunan
sistem
selesai,
sistem
kemudian
akan
dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana perahlihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. d) Pengoperasian Sistem Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui. e) Sistem menjadi usang Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak lagi
15
untuk
dioperasikan
dan
sistem
yang
baru
perlu
dibangun
untuk
menggantikannya.
Sistem informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. Sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka perubahan lingkungannya yang dinamis hingga kemudian sampai pada kondisi dimana sistem tidak dapat lagi beradaptasi. Sistem baru kemudian dibangun untuk menggantikannya. Tentang duar hidup sistem ini dapat dilihat pada Gambar 2.1 dibawah.
Mengenali Adanya Kebutuhan
Pembangunan Sistem
Sistem Menjadi Usang
Pemasangan Sistem
Pengoperasian Sistem
Gambar 2.1. Daur Hidup Sistem 3
2.1.3. Definisi Data Informasi dan data merupakan satu kesatuan yang sangat erat hubungannya. Sama halnya dengan pendefinisian informasi dan data itu sendiri, banyak orang yang salah mengartikannya antara data dan informasi. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan yang nyata, merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih 3
Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Hal : 15-17.
16
lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Sedangkan informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 2.1.4. Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.4 Informasi harus mempunyai kualitas agar berguna bagi penggunaya. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga (3) hal yaitu :5 a. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat Waktu (timelines) Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila dalam pengambilan keputusan maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 4 5
Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Hal : 18. Ibid. Hal : 30.
17
c. Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda. 2.1.5. Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. 1. Komponen dan Tipe Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yang terdiri dari :6 a. Blok masukan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. b. Blok model (model block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
6
Sutabri, Tata. Analisa Sistem Informasi. Hal : 36-37.
18
c. Blok keluaran (output block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok teknologi (technology block) Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok basis data (database block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. f. Blok kendali (control block) Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabatase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyankinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
19
2.1.6. Definisi Pengendalian Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.7 2.1.7. Definisi Biaya Biaya adalah semua pengorbanan yang perlu dilakukan untuk suatu proses produksi, yang dinyatakan dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang sudah terjadi maupun yang akan terjadi.8 2.1.8. Definisi Pemeliharaan Pemeliharaan atau maintenance adalah sebuah proses yang menjamin suatu barang atau alat terjaga dalam kondisi siap pakai.9 2.1.9. Definisi Kendaraan Kendaraan adalah alat transportasi, baik yang digerakkan oleh mesin maupun oleh makhluk hidup.10
2.2. Konsep Pemodelan Sistem Dalam pembahasan berikut ini akan dibahas tentang konsep-konsep pemodelan sistem yang akan digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA PRATAMA. 7
Nawazir. Pengertian dan Definisi Controlling (Pengendalian). http://id.shvoong.com/businessmanagement/management/2290028-pengertian-dan-definisi-controlling-pengendalian. 12/06/2013. 19.00. 8 http://id.wikipedia.org/wiki/Biaya. [Anonymous]. 12/06/2013. 19.10. 9 http://www.scribd.com/doc/58519001/DEFINISI-PEMELIHARAAN. [Anonymous]. 12/06/2013. 19.15. 10 http://id.wikipedia.org/wiki/Kendaraan. [Anonymous]. 12/06/2013. 19.20.
20
Konsep-konsep tersebut diantaranya adalah flow chart, flow map, diagram konteks (context diagram), data flow diagram, basis data, dan kamus data. 2.2.1. Aliran Dokumen (Flow Map) Flow Map adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flow Map dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal seperti apa yang mengalir, bergerak, berpindah, arah alirannya bergerak dan atau apa sumber dan tujuan tersebut, berapa banyak yang mengalir, yang ditransfer, diangkut, serta informasi umum tentang apa yang mengalir dan bagaimana ia mengalir. Dalam pengertian yang terperinci Flow Map adalah paket perangkat lunak yang didedikasikan untuk menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data.11 2.2.2. Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. 11
Edward, Jhoe. Flow Map dan Data Flow Diagram (DFD). http://pemogramanvb.blogspot.com/2010/12/flow-map-dan-data-flow-diagram-dfd.html. 12/06/2013. 20.00.
21
1. Komponen Data Flow Diagram Terdapat beberapa komponen data flow diagaram, yaitu : a. Komponen Terminator atau Entitas Luar Terminator mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi,
departement di dalam
organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda. b. Komponen Proses Komponen proses menggambarkan bagian
dari sistem
yang
mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan.
Pemberian
nama
proses
dilakukan
dengan
menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek). c. Komponen Data Store Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak.
22
d. Komponen Data Flow atau Alur Data Suatu data flow atau alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data atau informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda.12 2. Tingkatan dalam Data Flow Diagram Didalam DFD terdapat tiga level atau tingkatan, yaitu : a. Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan. b. Diagram Nol (diagram Level-1) Diagram Nol (diagram Level-1) merupakan satu lingkaran besar yang mewakili
12
lingkaran-lingkaran
kecil
yang
ada
di
dalamnya.
Parno. Data Flow Diagram. http://lecturer.eepis-its.edu/~hero/datahero/kuliah/RPL/DFD-1.pdf. 12/06/2013. 20.30.
23
Merupakan pemecahan dari diagram konteks ke diagram nol. Di dalam diagram ini memuat penyimpanan data. c. Diagram Rinci Diagram Rinci merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol.13
2.3. Konsep Dasar Basis Data 2.3.1. Definisi Basis Data Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti : a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. c. Kumpulan file atau tabel atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Basis data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data atau arsip. Dan tujuan
13
Pengertian, Fungsi, dan Contoh dari Data Flow Diagram. http://7enius.wordpress.com/2012/03/11/pengertian-fungsi-dan-contoh-dari-data-flow-diagramdfd/. [Anonymous]. 13/06/2013. 19.30.
24
utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip.14 2.3.2. Komponen Basis Data Komponen basis data terdiri dari beberapa bagian, yaitu : a. Field (medan) adalah unit terkecil pada data, berhubungan dengan atribut pada model logika basis data. b. Record (rekaman) adalah sekumpulan medan (field) yang tersimpan di tempat penyimpanan dan dipanggil bersamaan sebagai suatu unit.15 c. Database (basis data) adalah kumpulan sejumlah objek seperti file atau tabel, indeks, dan lain-lain.16 2.3.3. Model Data Model data dapat didefinisikan sebagai kumpulan perangkat konseptual untuk menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data.17 Dalam model data, terdapat berbagai jenis model
yang dapat
direpresentasikan dan salah satunya adalah Model Keterhubungan Entitas (EntityRelationship Model). a. Model Entity Relationship (Model Keterhubungan Entitas) Model Entity-Relationship merupakan semesta data yang ada di dunia nyata diterjemahkan atau ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang umum disebut
14
Fathansyah. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Hal : 2. Nugroho, Adi. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Hal : 408. 16 Fathansyah. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Hal : 11. 17 Ibid. Hal : 61. 15
25
sebagai Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R). Ada dua komponen utama pembentuk Model Entity-Relationship, yaitu Entitas (Entity) dan Relasi (Relation). Kedua komponen ini dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah Atribut atau Property. 1. Entitas (Entity) dan Himpunan Entitas (Entity Sets) Entitas
merupakan
individu
yang
mewakili
sesuatu
yang
nyata
(eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Sekelompok Entitas yang sejenis dan berada dalam lingkup yang sama membentuk sebuah Himpunan Entitas (Entity Set). Sederhananya, Entitas menunjuk pada individu suatu objek, sedangkan Himpunan Entitas menunjuk pada rumpun (family) dari individu tersebut. 2. Atribut (Attributes atau Properties) Setiap Entitas pasti memiliki Atribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari Entitas tersebut. Penetapan atribut bagi sebuah entitas umumnya memang didasarkan pada fakta yang ada. Pada pembuatan Model E-R yang relevan lebih diperhatikan pada kedudukan atribut dalam entitas. 3. Relasi (Relationship) dan Himpunan Relasi (Relationship Sets) Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas-himpunan, entitas tersebut membentuk himpunan relasi (Relationship Sets).
26
4. Kardinalitas atau Derajat Relasi Kardinalitas Relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitias pada himpunan entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Adapun Kardinalitas Relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa : a) Satu ke Satu (One to One) Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.2. Kardinalitas Relasi Satu ke Satu (One to One)
27
b) Satu ke Banyak (One to Many) Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3
Entitas 2
Entitas 4 Entitas 5
Entitas 3
Gambar 2.3. Kardinalitas Relasi Satu ke Banyak (One to Many)
c) Banyak ke Satu (Many to One) Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
28
A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2 Entitas 3
Entitas 2
Entitas 4 Entitas 5
Entitas 3
Gambar 2.4. Kardinalitas Relasi Banyak ke Satu (Many To One)
d) Banyak ke Banyak (Many to Many) Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. A
B
Entitas 1
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 4
Gambar 2.5. Kardinalitas Relasi Banyak ke Banyak (Many To Many)
29
b. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang ditinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity Relationship (Diagram E-R).18 1. Diagram E-R dengan Kamus Data Objektif utama dari pembuatan Diagram E-R adalah untuk menunjukkan objek-objek (himpunan entitas) apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana hubungan yang terjadi di antara objek-objek tersebut. Pada sebuah sistem yang ruang lingkupnya lebar dan kompleks, penggambaran atribut-atribut dalam sebuah Diagram E-R seringkali malah mengganggu objektif yang ingin dicapai tersebut. Pendeklarasian atribut-atribut ini dapat dipisahkan dari Diagram E-R dan menyatakannya dalam sebuah kamus data. Kamus data berisi daftar atribut yang diapit kurung kurawal (‘{’ dan ‘}’). Atribut yang berfungsi sebagai key juga dibedakan dengan yang bukan key dengan menggarisbawahi atribut tersebut.19
2.4. Perangkat Lunak Yang Digunakan Pada bagian ini akan dibahas tentang perangkat lunak yang digunakan pada saat pembangunan sistem informasi. 18 19
Fathansyah. Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Hal : 64-70. Ibid. Hal : 77
30
2.4.1. Visual Basic .Net 2008 Visual Basic .Net 2008 adalah salah satu salah satu program berorientasi objek, selain itu ada pula program Java dan C++ yang juga berbasis objek. Program Visual Basic .Net 2008 adalah produksi Microsoft Corp. Program ini biasanya dipaket bersama-sama dengan Visual C# 2008 dan Visual C++ 2008 dalam paket Visual Studio 2008. Visual Basic .Net 2008 (disingkat VB.Net 2008) menawarkan banyak kemudahan dibandingkan versi-versi sebelumnya, antara lain teknik pemrograman dapat dibuat lebih terstruktur dan lebih banyak bantuan dalam pemrograman. Jauh lebih mudah untuk menguasainya dibandingkan dengan versinya yang terdahulu, yaitu Visual Basic 6 (disingkat VB6).20
Gambar 2.6. Tampilan Awal Microsoft Visual Studio 2008
20
Pengenalan Visual Basic .Net. http://dosen.narotama.ac.id/wp-content/uploads/2011/12/Membuat-AplikasiBerbasis-Pendekatan-Sistem-dengan-Visual-Basic-Net-2008.pdf [Anonymous]. 14/06/2013. 19.30
31
2.4.2. Database Microsoft Office Access 2003 Microsoft office access adalah salah satu program dari microsoft office yang dijalankan dengan menggunakan sistem operasi windows yang berguna untuk penanganan data dan informasi secara struktural : membuat, menyimpan, merubah dan mengaksesnya kembali dalam sebuah database. Singkatnya microsoft access adalah program aplikasi pembuat database.21
Gambar 2.7. Tampilan Awal Microsoft Office Access 2003
2.5. Latar Belakang PT.STARTMARA PRATAMA 2.5.1. Sejarah Perusahaan PT.STARTMARA PRATAMA merupakan salah satu distributor makanan dan minuman yang cukup besar yang ada di Tanjungpinang. PT.STARTMARA 21
Arranirie, Azhar. Microsoft Access 2003. http://azharsmp13.files.wordpress.com/2008/01/download.ppt. 14/06/2013. 20.00.
32
PRATAMA didirikan pada tanggal 10 Februari 1993 yang beralamat di Jl.D.I.Panjaitan Km.08 No.15, Tanjungpinang. PT.STARTMARA PRATAMA menjual produk seperti indomie, minyak goreng, mentega, rokok club mild, biskuit, kacang garuda dan pokka green tea. 2.5.2. Visi dan Misi 1. Visi Visi dari PT.STARTMARA PRATAMA adalah menjadi perusahaan distribusi makanan dan minuman dengan tingkat distribusi paling tinggi untuk area Kepri. 2. Misi Misi dari PT.STARTMARA PRATAMA adalah : 1. Menciptakan sumber daya manusia (SDM) yang disiplin dan memliki kinerja yang tinggi. 2. Menciptakan coverage distribusi yang luas untuk menjangkau semua channel. 3. Menjalin tingkat kerjasama yang tinggi antara semua divisi di perusahaan. 4. Produk yang didistribusikan bisa dengan mudah dibeli oleh konsumen. 5. Hubungan kerjasama dan komunikasi yang lancar dengan pihak principal dan outlet.
33
2.5.3. Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi dari PT.STARTMARA PRATAMA dapat dilihat pada Gambar 2.8.
DIREKTUR
KEPALA CABANG
REGIONAL ACCOUNTING MANAGER
FINANCE MANAGER
ADMINISTRATION MANAGER
SALES MANAGER
ADMINISTRATION SUPERVISOR
SALES SUPERVISOR
ADMINISTRATION STAFF
SALESMAN
ACCOUNTING SUPERVISOR
ADMIN FINANCE
FINANCE CONTROL
KASIR
ACCOUNTING CONTROL
Gambar 2.8. Struktur Organisasi PT.STARTMARA PRATAMA
2.5.4. Deskripsi Pekerjaan Adapun tugas dari masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT.STARTMARA PRATAMA Tanjungpinang adalah sebagai berikut : a. Direktur 1. Menetapkan Standard Operational Procedure (SOP) perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
34
2. Menetapkan target penjualan perusahaan untuk divisi sales. 3. Mengadakan rapat dengan semua manager. 4. Menentukan kebijakan perusahaan. 5. Approval form purchase request, voucher bank dan kas (termasuk biaya operasional perusahaan) setelah approval finance manager. b. Kepala Cabang 1. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional area. 2. Sosialisasi ketentuan-ketentuan baru atau SOP ke semua divisi area. 3. Manage untuk penerapan sistem administrasi & sales sesuai aturan SOP sehingga adanya keseragaman dan kepatuhan sistem (One System). 4. Menerapkan keseragaman form, template, report untuk semua area (One Format). 5. Menganalisa dan memberi pertimbangan atas reporting yang diberikan oleh AM dan SM scara rutin dan berkala. 6. Menyetujui Usulan Promosi yang diajukan oleh divisi sales melalui form promosi proposal (FPP). 7. Memberi pertimbangan atas MOU antar distributor dengan subdist maupun outlet tertentu 8. Man power planning c. Administration Manager 1. Manage tim admin untuk melaksanakan ketentuan SOP dan aturan perusahaan.
35
2. Memberikan pengarahan dan training kepada tim admin untuk peningkatan SDM. 3. Mengevaluasi kinerja administration supervisor dan tim admin (Key Performance Indicator). 4. Pengaturan dan pengelolaan tim admin. 5. Approval dan otorisasi biaya-biaya operasional cabang sesuai ketentuan perusahaan. 6. Approval usulan promosi dari divisi sales melalui form promosi proposal (FPP). d. Administration Supervisor 1. Memberikan pengenalan dan training kepada karyawan baru divisi administrasi. 2. Monitoring tentang tugas-tugas administration staff. 3. Mengatur penerapan SOP di tim admin. 4. Membuat, memeriksa dan menyerahkan laporan-laporan kepada AM secara rutin dan berkala. 5. Bersama-sama AM menilai kinerja tim admin (KPI). 6. Memeriksa semua laporan yang harus diselesaikan sesuai deadline. 7. Pengiriman data baik fisik maupun softcopy kepada divisi accounting sesuai deadline. 8. Pembuatan dan pelaporan pajak di area (SPT Masa PPN, PPh 21 dan lainnya).
36
e. Administration Staff 1. Membuat laporan penjualan sistem dengan program stocker. 2. Membuat laporan realisasi penagihan piutang (RRPP) harian. 3. Membuat laporan stock vs kartu stock harian. 4. Membuat laporan claim. 5. Membuat laporan penerimaan kas, penjualan dan penagihan piutang. 6. Membuat laporan overdue piutang. 7. Membuat faktur pajak. 8. Membuat voucher atas biaya operasional perusahaan. f. Sales Manager 1. Setiap pagi jam 08.00 wib briefing dengan sales supervisor dan salesman tentang penjualan produk. 2. Setiap sore mengecek dan menyetujui sales order (SO) yang diberikan salesman sesuai dengan ketentuan pengambilan. 3. Monitor, menganalisa serta mengambil tindakan atas pencapaian penjualan salesman per hari. 4. Review dan mapping ulang rute dan outlet per salesman setiap akhir bulan. 5. Setiap akhir bulan review kredit limit outlet dengan bagian administrasi. 6. Monitor pengiriman barang ke outlet. 7. Mengecek aging piutang outlet setiap hari. 8. Membuat business review salesman bulanan.
37
9. Mengajukan form promosi proposal (FPP) sesuai kondisi yang diperlukan. 10. Komunikasi secara lisan maupun tulisan ke pihak principal. 11. Mengadakan briefing setiap sore setelah salesman pulang dagang. g. Sales Supervisor 1. Setiap pagi jam 08.00 wib briefing dengan sales manager dan salesman tentang penjualan produk. 2. Setiap sore mengecek dan menyetujui sales order (SO) yang diberikan salesman sesuai dengan ketentuan pengambilan. 3. Berangkat dagang paling lambat jam 09.00 wib. 4. Memastikan kunjungan salesman sesuai dengan rute yang ditentukan. 5. Monitor, menganalisa serta mengambil tindakan atas pencapaian penjualan salesman per hari. 6. Monitor pengiriman barang ke outlet. 7. Mengecek aging piutang outlet setiap hari. 8. Membuat business review salesman bulanan. 9. Mengajukan form promosi proposal (FPP) sesuai kondisi yang diperlukan. 10. Mengadakan briefing setiap sore setelah salesman pulang dagang. h. Salesman 1. Setiap pagi jam 08.00 wib briefing dengan sales manager dan sales supervisor tentang penjualan produk.
38
2. Melakukan penjualan, cek stock level di tempat outlet, menawarkan program, closing penjualan dan tagihan. 3. Mencairkan produk mendekati expire date dan meminimalkan retur (terkecuali kesalahan produksi). 4. Melakukan penjualan sesuai dengan limit kredit per outlet yang sudah ditentukan perusahaan. 5. Menyetor uang penjualan ke kasir. 6. Membuat laporan penjualan dan realisasi penagihan. 7. Mengikuti briefing dengan sales supervisor dan sales manager. i. Finance Manager 1. Mengelola dana perusahaan. 2. Mengelola dan komunikasi kredit bank. 3. Mengecek dan otorisasi pembayaran. 4. Mengelola aset tanah perusahaan. 5. Mengelola asuransi perusahaan. 6. Mengelola deposito perusahaan. 7. Mengendalikan dan komunikasi surat-surat notaris. 8. Mengendalikan pembelian kendaraan. 9. Membuat kebijakan finance. 10. Mengendalikan investasi perusahaan. 11. Mengontrol budgetting per divisi dan per akun. 12. Approval form purchase request, voucher bank dan kas (termasuk biaya operasional perusahaan) sebelum diajukan ke direksi.
39
j. Finance Control 1. Memeriksa transaksi KU (kirim uang). 2. Pengendalian terhadap jatuh tempo bank garansi, kredit dan asuransi, termasuk proses perpanjangan. 3. Surat menyurat finance. 4. Mengendalikan dokumen finance. 5. Mengatur pindah dana setelah persetujuan finance manager. 6. Bersama administration staff melaksanakan pemeriksaan fisik kas setiap hari sabtu. 7. Mengatur purchase request, voucher kas dan bank untuk proses otorisasi setelah dari finance manager ke direksi dan dikembalikan ke divisi terkait. k. Admin Finance dan Kasir 1. Melaksanakan administrasi cek/bilyet giro untuk transfer. 2. Melaporkan hasil transaksi harian kepada para AM daerah masingmasing. 3. Menyerahkan berkas transaksi KU kepada accounting control. 4. Melaksanakan transaksi keuangan yang telah disetujui (menjalankan transaksi ke bank). l. Regional Accounting Manager 1. Mempresentasikan laporan profit and loss, dan laporan neraca bulanan kepada direksi setiap bulan. 2. Membuat, menganalisa, klarifikasi budgetting per divisi per akun.
40
3. Membuat realisasi budgetting. m. Accounting Supervisor 1. Memverifikasi voucher-voucher jurnal. 2. Mengatur dan memverifikasi kinerja accounting. 3. Memverifikasi dan membantu dalam pembuatan laporan SPT dan laporan keuangan (bulanan dan tahunan). 4. Melakukan pengecekan fisik berkala terhadap stock, kas dan giro, piutang dagang dan inventaris atau kendaraan (aset). n. Accounting Control 1. Verifikasi dan input voucher-voucher buku besar. 2. Memeriksa akun-akun buku besar dengan akun afiliasi, hutang dan lainnya. 3. Menjurnal penjualan, pembelian dan jurnal umum lainnya. 4. Membuat laporan mingguan dan bulanan sesuai target dan deadline. 5. Melakukan pengecekan fisik berkala terhadap stock, kas dan giro, piutang dagang dan inventaris atau kendaraan (aset).
